PRÄAMBEL... 1 A) DER GÜLTIGKEITSBEREICH DER NACHFOLGENDEN REGELUNG UMFASST DIE FOLGENDEN DREI BEREICHE:... 1

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1 INHALTSVERZEICHNIS PRÄAMBEL... 1 A) DER GÜLTIGKEITSBEREICH DER NACHFOLGENDEN REGELUNG UMFASST DIE FOLGENDEN DREI BEREICHE:... 1 A)I) Drittmittelprojekte des Rektorats: Innenaufträge Bankkonto A) II) Drittmittel für Forschungsförderung oder Förderung zur EEK A) III) 26 Forschung und EEK Bankkonto B) ABLAUF FÜR ALLE DRITTMITTELPROJEKTANTRÄGE... 2 B) I) VOR Projektbeginn... 2 B) II) NACH Projektende... 3 C) SONDERBESTIMMUNG ZUR DURCHFÜHRUNG DER 50% REGELUNG BEI SYMPOSIEN UND PUBLIKATIONSFÖRDERUNGEN... 4 Inhaltsverzeichnis RL zur Drittmittelabwicklung Stand: März 2010

2 Richtlinie zur Drittmittelabwicklung (Beschluss des Rektorats vom gültig ab 01. Juli 2010) Präambel Durch die gesteigerte Zahl der Drittmittelprojekte an der KUG ergibt sich die Notwendigkeit einer Regelung der damit verbundenen administrativen und inhaltlichen Abläufe. Diese Richtlinie dient der optimalen Abwicklung von Antragstellung und Abrechnung und der Unterstützung der ProjektleiterInnen aus dem künstlerisch-wissenschaftlichen Bereich bei der Umsetzung ihrer Projekte. Die Stabsstelle des VRKW ist in ihrer Funktion als EEK- und Forschungsservice zentral in die Abwicklung involviert. A) Der Gültigkeitsbereich der nachfolgenden Regelung umfasst die folgenden drei Bereiche: A)I) Drittmittelprojekte des Rektorats: Innenaufträge Bankkonto 101 a. Stadt Graz Oststipendien b. Stadt Graz Wettbewerbe c. Stadt Graz KUG-Projekte (wie z.b. Dr. artium-programm, Redoute etc.) d. Land Steiermark Musikstipendien e. Land Steiermark Wettbewerbe f. Land Steiermark KUG-Projekte (wie z.b. Redoute etc.) g. Land Burgenland: Grundsubvention für Sachaufwand in Oberschützen h. Land Burgenland: Subvention für Projekte in Oberschützen A) II) Drittmittel für Forschungsförderung oder Förderung zur EEK 27 Institute: Drittmittelantrag/PSP/Bankkonto 102 Gemeinsamer Rechnungskreis mit dem Globalbudget (im Rechnungsabschluss der KUG integriert) a. 7. RP b. Zukunftsfonds c. Land Steiermark d. Stadt Graz e. FFG f. Symposien/Kongresse g. Sommerakademien h. Publikationsförderungen i. Auftragsforschung A) III) 26 Forschung und EEK Bankkonto 103 Verantwortung Projektleiter, vollkommen eigener Rechnungskreis (Abwicklung durch die KUG nur treuhändisch, kein Rechnungsabschluss) a. FWF b. PEEK-FWF c. Jubiläumsfond der Österreichischen Nationalbank 1

3 d. Auftragsforschung (ad personam) B) Ablauf für alle Drittmittelprojektanträge B) I) VOR Projektbeginn a) Beratungstermin bei der Stabsstelle des VRKW Dieser Termin soll mindestens zwei Monate vor der geplanten Einreichung des Antrags stattfinden. Der Antrag muss bei den FördergeberInnen zu einem Zeitpunkt eingereicht werden, der es (je nach Förderstelle ist das Prozedere unterschiedlich) möglich macht, eine Antwort vor dem geplanten Projektbeginn zu erhalten. Der Termin bei der Stabsstelle des VRKW dient der Recherche möglicher FördergeberInnen und der Hilfestellung bei der Antragserstellung. b) Proofreading durch die Stabsstelle des VRKW (je nach Projekt und FördergeberIn drei bis sechs Monate vor Beginn des Projektes, des Symposiums bzw. der Fertigstellung der Publikation) Hierfür sind folgende Unterlagen von den AntragstellerInnen mitzubringen: i. Antrag auf Förderung (Land, Stadt, FWF, sonstige öffentliche FördergeberInnen) ii. Drittmittelmeldung iii. Kalkulation Die Drittmittelmeldung und die Kalkulation sind nach dem Proofreading online an die Stabsabteilung Controlling/Kostenrechnung zur Überprüfung weiterzuleiten. c) Überprüfung der Drittmittelmeldung und der Kalkulation Diese erfolgt durch die Stabsabteilung Controlling/Kostenrechnung, die einen Vorschlag an die Stabsstelle des VRKW darüber abgibt, ob das Projekt kostenersatzpflichtig ist. d) Entscheidung des VRKW Der VRKW entscheidet über die Kostenersatzpflicht. e) Meldung des Drittmittelprojekts Die Stabsstelle des VRKW teilt dem Antragsteller/der Antragstellerin die Entscheidung des VRKW mit und übersendet online die Drittmittelmeldung, die von der Projektleitung unterschrieben umgehend im Rektorat abzugeben ist. f) Der Antragsteller/die Antragstellerin leitet den fertigen Antrag und die Kalkulation an die Stabsstelle des VRKW weiter. g) Absenden des Antrags Die Stabsstelle des VRKW sendet den Antrag an die FördergeberInnen. Kopien ergehen an die Stabsteilung Controlling/Kostenrechnung, die Finanzbuchhaltung, den Antragsteller/die Antragstellerin. Ablage einer Kopie erfolgt bei der Stabsstelle des VRKW. 2

4 h) Verteilung der Antwort der FördergeberInnen Sobald eine Antwort der FördergeberInnen eintrifft, ist sie bei der Projektleitung abzulegen. Kopien ergehen an die Stabsstelle des VRKW, im positiven Fall auch an die Stabsabteilung Controlling/Kostenrechnung und an die Finanzbuchhaltung. i) Ablage der Förderverträge Die unterzeichneten Originale werden bei der Stabsstelle des VRKW abgelegt (laut Gebarungsrichtlinie). Eine Kopie des Fördervertrags ergeht an den Antragsteller/die Antragstellerin. j) Eintrag in die KUG-Leistungsdatenbank Spätestens nach Unterzeichnung der Förderverträge hat die Projektleitung das Projekt in die KUG-Leistungsdatenbank einzutragen. B) II) NACH Projektende a) Die Abrechnung mit den FördergeberInnen erfolgt durch die Projektleitung. i. Im Fall von Drittmittelprojekten gemäß A)I) sind Belegsaufstellung und Originalbelege für Sachkosten in der Abteilung Finanzbuchhaltung anzufordern. Im Bedarfsfall kann eine Einnahmen-/Ausgabenrechnung von der Stabsabteilung Controlling/Kostenrechnung angefordert werden. ii. Im Fall von Drittmittelprojekten gemäß A)II) und A)III) sind Belegsaufstellungen und Einnahmen-/Ausgabenrechnungen von den ProjektleiterInnen zu erstellen. Originalbelege für Sachkosten können in der Finanzbuchhaltung angefordert werden und sind nach Entlastung durch den/die FördergeberIn wieder an die Finanzbuchhaltung zu übermitteln. Im Bedarfsfall kann für die Erstellung der Einnahmen-/Ausgabenrechnung Unterstützung in Stabsabteilung Controlling/Kostenrechnung angefordert werden. iii. Im Fall von FWF-Projekten hat der Projektleiter/die Projektleiterin rechtzeitig alle notwendigen Unterlagen betreffend Sachmittel in der Finanzbuchhaltung anzufordern. Es sind dies üblicherweise: Abrechnungsblatt eine lückenlose und aussagefähige Aufstellung der für das jeweilige Projekt im Abrechnungszeitraum getätigten Ausgaben der Sachmittel (Excel-Liste) Kopien aller Rechnungen über EUR 5.000,00 und Kopien aller Werkverträge über EUR 750,00. b) Die Projektleitung sendet die unterschriebene Abrechung an die FördergeberInnen. 3

5 Kopien der kompletten Abrechnungsunterlagen sind durch die Projektleitung an die Stabsstelle des VRKW, die Stabsabteilung Controlling/Kostenrechnung und die Finanzbuchhaltung zu senden. c) Gegebenenfalls erfolgt eine Abrechnungsprüfung vor Ort an der KUG durch die FördergeberInnen. Die Personalkosten werden im Personalservice geprüft. Die Prüfung der Belege für Sachaufwand erfolgt in der Finanzbuchhaltung. Die Kostenersätze können in der Stabsabteilung Controlling/Kostenrechnung geprüft werden. d) Entlastungsschreiben der FördergeberInnen Sobald das Entlastungsschreiben der FördergeberInnen eingetroffen ist, verbleibt das Original bei der Projektleitung, die jeweils eine Kopie an die Stabsstelle des VRKW und an die Finanzbuchhaltung weiterleitet. C) Sonderbestimmung zur Durchführung der 50%-Regelung bei Symposien und Publikationsförderungen a) Für jedes Symposium ist von der Projektleitung eine Drittmittelmeldung abzugeben und von der Stabsabteilung Controlling/Kostenrechnung ein PSP- Element anzulegen. Die Projektleitung hat eine Kopie der Drittmittelmeldung mit der PSP-Nummer der Stabsstelle des VRKW vorzulegen. Daraufhin wird umgehend der in der Budgetaufteilung vorgesehene Maximalbetrag vonseiten der KUG auf das PSP umgebucht, um eine effektive Vorbereitung auch finanziell zu ermöglichen. 1 b) Für die Publikationen gelten dieselben Regelungen, allerdings ist pro Schriftenreihe nur ein PSP-Element anzulegen und der Start der Vorbereitung einer Publikation an die Stabsstelle des VRKW zu melden, um das vorgesehene Budget umgebucht zu bekommen. Durchrechnung und somit Kontrolle, ob die vorgegebenen 50 % Drittmittel eingeworben wurden, erfolgen am Ende der Zielvereinbarungsperiode, erstmals also Ende Für das Rektorat: Schulz 1 Eine Umbuchung von Gastvortragsbudgets aus den Institutsbudgets zugunsten der Symposien ist nicht zulässig. 4