1 KOSTENERSATZ FÜR EINEM PROJEKT DIREKT ZUORDENBARE INFRASTRUKTUR INVESTITIONEN AUS PROJEKTMITTELN... 2

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Harry Amsel
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1 INHALTSVERZEICHNIS 1 KOSTENERSATZ FÜR EINEM PROJEKT DIREKT ZUORDENBARE INFRASTRUKTUR INVESTITIONEN AUS PROJEKTMITTELN KOSTENERSATZ FÜR ZENTRALE DIENSTLEISTUNGEN (VERWALTUNGSOVERHEAD) VERRECHNUNG KOSTENERSATZ PROJEKTMELDUNG VERWENDUNG DER KOSTENERSÄTZE GÜLTIGKEITSBEREICH SONDERREGELUNGEN INKRAFTTRETEN... 4 ANLAGE... 5

.. 2 3 KOSTENERSATZ FÜR ZENTRALE DIENSTLEISTUNGEN (VERWALTUNGSOVERHEAD).

2 Kostenersatzregelung für Drittmittelprojekte an der KUG (KoErsR) (Beschluss des Rektorats vom ) Für Drittmittelprojekte an der KUG gelten folgende Kostenersatzregelungen: 1 Kostenersatz für einem Projekt direkt zuordenbare Infrastruktur (1) Laufend in Anspruch genommene Infrastruktur a. Zur laufend in Anspruch genommenen Infrastruktur zählen insbesondere die Anmietung von zusätzlichen Räumlichkeiten inkl. Betriebskosten und die Instandhaltung, EDV und Büroausstattung, Betriebsaufwände wie Telefon, Porto und Büromaterial, sofern diese nicht aufgrund eines unüblich großen Umfangs aus Projektmitteln zu bedecken sind. b. Generell kommt der volle Kostenersatz nach tatsächlichen Aufwendungen zur Verrechnung. c. Die konkrete Höhe der Richtsätze für laufend in Anspruch genommene Infrastruktur ist in der Anlage zur Richtlinie festgelegt. d. Wenn durch eine Projektmitarbeiterin/einen Projektmitarbeiter ein zusätzlicher oder bereits eingerichteter Arbeitsplatz benützt wird und dieser ausschließlich für das Projekt verwendet wird, erfolgt eine monatsweise Verrechnung des Arbeitsplatzes auf Basis der im Anhang angeführten Richtsätze. e. Wenn der zusätzliche oder bestehende Arbeitsplatz teilweise für den regulären Institutsbetrieb verwendet wird, gelten für das Projekt die aliquoten Richtsätze für den Kostenersatz, die Verrechnung erfolgt wiederum monatsweise. f. Wenn die EDV-Hard- und Software eines Arbeitsplatzes durch das Projekt selbst finanziert werden, wird der reduzierte Kostenersatz ohne EDV (siehe Anhang) verrechnet. g. Die monatlichen Beträge sind vor Projektbeginn mit der Projektleiterin/dem Projektleiter festzuhalten. (2) Zeitlich befristet in Anspruch genommene Infrastruktur a. Zur zeitlich befristet in Anspruch genommenen Infrastruktur zählen insbesondere das technische Equipment (die Kosten für Aufstellung und Betreuung sind inkludiert), Instrumente, Räumlichkeiten (Labors, Studios, Sitzungszimmer, Festsäle, etc.). b. Zur Verrechnung kommen die aktuell gültigen Vermietungssätze der Kategorie A. 1

Zur laufend in Anspruch genommenen Infrastruktur zählen insbesondere die Anmietung von zusätzlichen Räumlichkeiten inkl.

3 2 Investitionen aus Projektmitteln (1)Grundsätzlich sind die Betriebs- und Instandhaltungskosten von Investitionsgütern während und nach Ablauf des zugehörigen Projektes durch Projektmittel bzw. Überschüsse aus Drittmitteln der betreffenden Organisationseinheit abzudecken. (2)Sofern eine Anlage bereits während des Projektes oder nach Projektende maßgeblich für den Lehrbetrieb verwendet werden soll, ist im Vorfeld der Anlagenanschaffung abzuklären, ob ein Teil der Investitionskosten sowie die Betriebs- und/oder Instandhaltungskosten während der Projektlaufzeit und nach Projektende von der Universität übernommen werden. Voraussetzung ist eine provisorische Aufwandsschätzung. 3 Kostenersatz für zentrale Dienstleistungen (Verwaltungsoverhead) (1)Zu den zentralen Dienstleistungen zählen insbesondere die Drittmittel- Personalverrechnung und die Drittmittel-Verwaltung, Rechnungswesen (inkl. laufende Buchhaltung, Unterstützung bei Kostenplanung, Kostenrechnungsauswertungen), Versicherungen, die Bibliotheksnutzung, die Nutzung der allgemeinen universitären Infrastruktur (bspw. Unterstützung durch die Öffentlichkeitsarbeit, Veranstaltungsabteilung, etc.). (2)Die Berechnung des Kostenersatzes ergibt sich wie folgt: Gesamtsumme der Projekterlöse minus Investitionsanteil (dazu zählen Ausgaben über 400,--) minus Beträge, die an institutionelle Partner weitergeleitet werden (institutional subcontracting) minus Kostenersatz für laufende und zeitlich befristet in Anspruch genommene Infrastruktur ergibt Bezugsbasis für Verwaltungsoverhead (3)Der Kostenersatz für den Verwaltungsoverhead beträgt 15% der Bezugsbasis. 4 Verrechnung Kostenersatz (1)Die Verrechnung des Kostenersatzes laut 3 erfolgt halbjährlich jeweils zum Stichtag und im Nachhinein auf Basis der im jeweiligen Halbjahr angefallenen Umsatzerlöse. Sofern die Umsatzerlöse nur einmal jährlich bzw. am Projektende erfolgen, werden die Bezugsbasis vermindernden Tatbestände (siehe 3 Z2) rückwirkend berücksichtigt. (2)Die Verrechnung des Kostenersatzes laut 2 erfolgt halbjährlich jeweils zum Stichtag und im Nachhinein. (3)Der Personalaufwand für Projekte wird monatlich entweder direkt zu Lasten eines Projektes verbucht ( 27 UG) oder ist monatlich rück zu erstatten ( 26 UG). 2

(2)Sofern eine Anlage bereits während des Projektes oder nach Projektende maßgeblich für den Lehrbetrieb verwendet werden soll, ist im Vorfeld der Anlagenanschaffung abzuklären, ob ein Teil der

4 5 Projektmeldung (1)Projekte sind unter Verwendung der auf der Homepage der KUG befindlichen Meldeformulare für Projekte gemäß 26 UG 2002 oder 27 UG 2002 unter Beilage der Projektanträge an den/die FördergeberInnen spätestens sechs Monate vor dem geplanten Projektstart 1 dem VRKW bekanntzugeben. (2)Für die Projektkalkulation sind hinsichtlich der Infrastrukturkosten die in der Anlage angeführten Richtsätze als Mindestsätze für die Kosten eines Standardarbeitsplatzes pro Monat zu verwenden. (3)Für die Projektkalkulation sind hinsichtlich der Personalkosten die in der Anlage angeführten Mindestsätze zu verwenden. (4)Das Projektende ist in der Projektmeldung mit einem Datum zu definieren, das drei Monate nach dem Abschluss der definierten inhaltlichen Arbeit liegt. Innerhalb dieser drei Monate ist das Projekt vollständig abzurechnen. Danach wird das entsprechende Kontierungsobjekt geschlossen und das Projekt gilt damit auch für sämtliche administrative Abläufe KUG-intern als beendet. 6 Verwendung der Kostenersätze (1)10% der eingehobenen Kostenersätze für Infrastruktur gem. 1 und Verwaltungsoverhead gemäß 3 verbleiben im Globalbudget der Universität. (2)Der Rest wird vom Rektorat zur Förderung von Forschung, Entwicklung und Erschließung der Künste sowie zur Anbahnung von Drittmittelprojekten verwendet. 7 Gültigkeitsbereich 1 bis 3 gelten für: (1)EEK- und Forschungsförderung durch die öffentliche Hand und andere Dritte (2)Aufträge für die Entwicklung und Erschließung der Künste durch die öffentliche Hand und andere Dritte (3)Forschungs- und Entwicklungsaufträge durch die öffentliche Hand und andere Dritte (4)EU-Projekte (5)Gutachter-, Planungs-, Messaufträge (6)Betreuung von Diplom- und Masterarbeiten sowie Dissertationen 8 Sonderregelungen (1)Für Projekte, die durch den FWF, den Jubiläumsfond der Österreichischen Nationalbank sowie im Rahmen spezieller EU-Programme unterstützt werden, ist die Kostenersatzregelung eingeschränkt gültig. Wenn die von diesen Organisationen 1 D.h. Start der Projektvorbereitung, der Symposiumsvorbereitung, der Fertigstellung der Publikation. 3

(2)Für die Projektkalkulation sind hinsichtlich der Infrastrukturkosten die in der Anlage angeführten Richtsätze als Mindestsätze für die Kosten eines Standardarbeitsplatzes pro Monat zu verwenden.

5 bereitgestellten Mittel einen Anteil zur Abdeckung von Overheadkosten enthalten, ist ein entsprechender Kostenersatz zu leisten. (2)Lizenzeinnahmen für Patente, Software etc. gehen zu 80 % an die jeweiligen ErfinderInnen und die Organisationseinheiten, denen die ErfinderInnen angehören (siehe Richtlinien des Rektorats betreffend den Aufgriff und die wirtschaftliche Verwertung von Diensterfindungen und urheberrechtlich geschützten Werken). Auf die verbliebenen 20 % wird 6 angewendet. (3)Bei Einnahmen aus Seminaren (z.b. Sommerkurse), wissenschaftlichen Tagungen (Symposien) und Publikationen ist kein Kostenersatz zu leisten, diese Veranstaltungen sind ausdrücklich als KUG-Veranstaltungen auszuweisen und zu promoten. (4)Bei künstlerischen Veranstaltungen verbleiben grundsätzlich 75 % der Einnahmen beim veranstaltenden Institut, 25 % verbleiben dem zentralen Universitätsbudget zur Finanzierung von Instandhaltungs- und Verbesserungsmaßnahmen in den Veranstaltungsräumen sowie des administrativen Aufwands. 2 (5)Einnahmen aus Sponsoring unterliegen ebenfalls nicht der Kostenersatzregelung. 9 Inkrafttreten Diese Regelung tritt mit in Kraft und ist auch auf alle zu diesem Zeitpunkt bereits laufenden Projekte anzuwenden. Für das Rektorat: Höldrich 2 Gegebenenfalls sind für ausgewählte Projekte oder Organisationseinheiten abweichende Regelungen zu vereinbaren. 4

Verwertung von Diensterfindungen und urhebe

6 Kostenersätze gem. 1 Abs. 1 lit c: ANLAGE (gültig ab ) Richtsätze für die Kosten eines Standardarbeitsplatzes pro Monat (a) Infrastruktur inkl. IT (EDV Hardware u. Software, AfA, Telefongrundgebühren, etc.) 120,00 (b) Infrastruktur exkl. IT (AfA, Telefongrundgebühren, etc.) 50,00 Die Mietanteile werden aufgrund der Kosten der tatsächlich benutzten Räume berechnet. Kostenersätze gem. 5 Abs. 2: Personalkategorie Mindest Kalkulationssätze pro Stunde ohne Nebenkosten wie bspw. Reisekosten, Prämien, etc. ProfessorIn 125,00 DozentIn + Senior Postdoc 100,00 AssistentIn, künstlerisch-wissenschaftliche MA 80,00 Sekretariat 43,00 Bühnentechn., Orchesterwarte,etc. 41,00 Portiere 32,00 5

) 50,00 Die Mietanteile werden aufgrund der Kosten der tatsächlich benutzten Räume berechnet. Kostenersätze gem. 5 Abs.

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