Richtlinie über die Kostenersatzregelung für Drittmittelprojekte (KoErsR)

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1 Richtlinie über die Kostenersatzregelung für Drittmittelprojekte (KoErsR) INHALTSVERZEICHNIS 1 KOSTENERSATZ FÜR EINEM PROJEKT DIREKT ZUORDENBARE INFRASTRUKTUR INVESTITIONEN AUS PROJEKTMITTELN KOSTENERSATZ FÜR ZENTRALE DIENSTLEISTUNGEN (VERWALTUNGSOVERHEAD) VERRECHNUNG KOSTENERSATZ PROJEKTMELDUNG VERWENDUNG DER KOSTENERSÄTZE GÜLTIGKEITSBEREICH SONDERREGELUNGEN INKRAFTTRETEN... 3 ANLAGE... 4

2 Richtlinie über die Kostenersatzregelung für Drittmittelprojekte (KoErsR) (Beschluss des Rektorats vom ) Gemäß 26 Abs Abs. 3 UG sind Drittmittelprojekte kostenersatzpflichtig. Für Drittmittelprojekte an der Universität für Musik und darstellende Kunst Graz (KUG) gelten folgende Kostenersatzregelungen: 1 Kostenersatz für einem Projekt direkt zuordenbare Infrastruktur (1) Laufend in Anspruch genommene Infrastruktur a. Zur laufend in Anspruch genommenen Infrastruktur zählen insbesondere Räumlichkeiten (inkl. Betriebskosten und Instandhaltung), EDV und Büroausstattung, Telefon, Porto und Büromaterial, sofern die Ausgaben hierfür nicht aufgrund eines unüblich großen Umfangs aus Projektmitteln zu bedecken sind. b. Generell kommt der volle Kostenersatz nach tatsächlichen Aufwendungen zur Verrechnung. c. Die konkrete Höhe der Richtsätze für laufend in Anspruch genommene Infrastruktur und Raummiete von universitätsinternen Arbeitsplätzen ist in der Anlage zur Richtlinie festgelegt. d. Wenn durch eine Projektmitarbeiterin/einen Projektmitarbeiter ein zusätzlicher oder bereits eingerichteter universitätsinterner Arbeitsplatz verwendet wird, erfolgt eine monatsweise Verrechnung des Kostenersatzes für Infrastruktur und Raummiete aliquot zum Beschäftigungsausmaß im Projekt auf Basis der im Anhang angeführten Richtsätze. e. Die monatlichen Beträge sind vor Projektbeginn durch das für Forschung zuständige Rektoratsmitglied und in Absprache mit der Stabsabteilung Controlling/Kostenrechnung (CoKo) mit der Projektleiterin/dem Projektleiter festzuhalten. (2) Zeitlich befristet in Anspruch genommene Infrastruktur a. Zur zeitlich befristet in Anspruch genommenen Infrastruktur zählen insbesondere das technische Equipment (die Kosten für Aufstellung und Betreuung sind inkludiert), Instrumente, Räumlichkeiten (Labors, Studios, Sitzungszimmer, Festsäle etc.). b. Zur Verrechnung kommen die aktuell gültigen Vermietungssätze der Kategorie A. 2 Investitionen aus Projektmitteln (1) Grundsätzlich sind die Betriebs- und Instandhaltungskosten von Investitionsgütern während und nach Ablauf des zugehörigen Projektes durch Projektmittel bzw. Überschüsse aus Drittmitteln der betreffenden Organisationseinheit abzudecken. (2) Sofern eine Anlage bereits während des Projektes oder nach Projektende maßgeblich für den Lehrbetrieb verwendet werden soll, ist im Vorfeld der Anlagenanschaffung abzuklären, ob ein Teil der Investitionskosten sowie die Betriebs- und/oder Instandhaltungskosten während der Projektlaufzeit und nach Projektende von der Universität übernommen werden. Voraussetzung ist eine von der Projektleitung vorgelegte und von der CoKo auf Plausibilität überprüfte provisorische Aufwandsschätzung. 1

3 3 Kostenersatz für zentrale Dienstleistungen (Verwaltungsoverhead) (1) Zu den zentralen Dienstleistungen zählen insbesondere die Drittmittel-Personalverrechnung und die Drittmittel-Verwaltung, das Rechnungswesen (inkl. laufende Buchhaltung, Unterstützung bei Kostenplanung, Kostenrechnungsauswertungen), Versicherungen, die Bibliotheksnutzung, die Nutzung der allgemeinen universitären Infrastruktur (bspw. Unterstützung durch die Öffentlichkeitsarbeit, Veranstaltungsabteilung, etc.). (2) Die Berechnung des Kostenersatzes ergibt sich wie folgt: Gesamtsumme der Projekterlöse minus Investitionsanteil (dazu zählen Ausgaben über 400,--) minus Beträge, die an institutionelle Partner weitergeleitet werden (institutional subcontracting) minus Kostenersatz für laufende und zeitlich befristet in Anspruch genommene Infrastruktur ergibt Bezugsbasis für Verwaltungsoverhead (3) Der Kostenersatz für den Verwaltungsoverhead beträgt 15% der Bezugsbasis. 4 Verrechnung Kostenersatz (1) Die Verrechnung der Kostenersätze erfolgt halbjährlich jeweils zum Stichtag und im Nachhinein auf Basis der im jeweiligen Halbjahr angefallenen Umsatzerlöse. Sofern die Umsatzerlöse nur einmal jährlich bzw. am Projektende erfolgen, werden die Bezugsbasis vermindernden Tatbestände (siehe 3 Abs. 2) rückwirkend berücksichtigt. (2) Der Personalaufwand für Projekte wird monatlich entweder direkt zu Lasten eines Projektes verbucht ( 27 UG) oder ist monatlich rückzuerstatten ( 26 UG). 5 Projektmeldung (1) Projekte sind entsprechend den Regelungen in der Richtlinie zur Drittmittelabwicklung zu planen, zu melden, durchzuführen und abzurechnen. (2) Für die Projektkalkulation sind hinsichtlich der Infrastrukturkosten die in der Anlage angeführten Richtsätze als Mindestsätze für die Kosten eines Standardarbeitsplatzes pro Monat zu verwenden. (3) Für die Projektkalkulation sind hinsichtlich der Personalkosten die in der Anlage angeführten Mindestsätze zu verwenden. (4) Das Projektende ist in der Projektmeldung mit einem Datum zu definieren, das drei Monate nach dem Abschluss der definierten inhaltlichen Arbeit liegt. Innerhalb dieser drei Monate ist das Projekt vollständig abzurechnen. Danach wird das entsprechende Kontierungsobjekt geschlossen und das Projekt gilt damit auch für sämtliche administrative Abläufe universitätsintern als beendet. 6 Verwendung der Kostenersätze (1) 10% der eingehobenen Kostenersätze für Infrastruktur gem. 1 und Verwaltungsoverhead gemäß 3 verbleiben im Globalbudget der Universität. 2

4 (2) Der Rest wird vom Rektorat zur Förderung von Forschung, Entwicklung und Erschließung der Künste sowie zur Anbahnung von Drittmittelprojekten verwendet. 7 Gültigkeitsbereich 1 bis 3 gelten für: (1) Förderungen für Forschung und Entwicklung und Erschließung der Künste (EEK) durch die öffentliche Hand und andere Dritte (2) Aufträge für Forschung und EEK durch die öffentliche Hand und andere Dritte (3) EU-Projekte (4) Gutachter-, Planungs-, Messaufträge 8 Sonderregelungen (1) Für Projekte, die durch den FWF, den Jubiläumsfond der Österreichischen Nationalbank sowie im Rahmen spezieller EU-Programme unterstützt werden, ist die Kostenersatzregelung eingeschränkt gültig. Wenn die von diesen Organisationen bereitgestellten Mittel einen Anteil zur Abdeckung von Overheadkosten enthalten, ist ein diesen Zahlungen entsprechender Kostenersatz zu leisten. (2) Lizenzeinnahmen für Patente, Software etc. gehen zu 80 % an die jeweiligen ErfinderInnen und die Organisationseinheiten, denen die ErfinderInnen angehören (siehe Richtlinien des Rektorats betreffend den Aufgriff und die wirtschaftliche Verwertung von Diensterfindungen und urheberrechtlich geschützten Werken). Auf die verbliebenen 20 % wird 6 angewendet. (3) Seminare (z.b. Sommerkurse), wissenschaftliche Veranstaltungen und Publikationen sind von der Kostenersatzpflicht befreit. Entsprechende Veranstaltungen bzw. Publikationen sind ausdrücklich als KUG-Veranstaltungen bzw. KUG-Publikationen auszuweisen und zu promoten. (4) Bei allen von den künstlerisch-wissenschaftlichen Organisationseinheiten verantworteten künstlerischen Veranstaltungen verbleiben grundsätzlich 75 % der Einnahmen beim veranstaltenden Institut, 25 % verbleiben dem zentralen Universitätsbudget zur Finanzierung von Instandhaltungsund Verbesserungsmaßnahmen in den Veranstaltungsräumen sowie des administrativen Aufwands. 1 (5) Einnahmen aus Sponsoring unterliegen ebenfalls nicht der Kostenersatzregelung. 9 Inkrafttreten Diese Regelung tritt mit in Kraft und ist auch auf alle zu diesem Zeitpunkt bereits laufenden Projekte anzuwenden. Für das Rektorat: Freismuth 1 Gegebenenfalls sind für ausgewählte Projekte oder Organisationseinheiten abweichende Regelungen zu vereinbaren. 3

5 ANLAGE (gültig ab ) Kostenersätze gem. 1 Abs. 1 lit. c: Richtsätze für die Kosten eines Standardarbeitsplatzes pro Monat Infrastruktur inkl. IT (EDV Hardware u. Software, AfA, Telefongrundgebühren, etc.) 120,00 Miete für einen Arbeitsplatz 120,00 Für die Miete eines Arbeitsplatzes wird ein Pauschalbetrag von 120 festgesetzt (mittlere Arbeitsplatzflächen von 8-10 m 2, mittlere Mietkosten von pro m 2 ). Der Mietanteil wird aliquot zum Beschäftigungsausmaß im Projekt verrechnet. Kostenersätze gem. 5 Abs. 3: Personalkategorie Mindestkalkulationssätze pro Stunde ohne Nebenkosten wie bspw. Reisekosten, Prämien, etc. ProfessorIn 132,00 DozentIn + Senior Postdoc 144,00 AssistentIn, künstlerisch-wissenschaftliche MA 80,00 Sekretariat 46,00 Bühnentechn., Orchesterwarte,etc. 48,00 Portiere 37,00 4