I. ALLGEMEINE BESTIMMUNGEN... 3 II. LEITUNGSORGANE UND VERTRETUNGEN... 4 III. KÜNSTLERISCH WISSENSCHAFTLICHE ORGANISATIONSEINHEITEN...

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1 INHALTSVERZEICHNIS I. ALLGEMEINE BESTIMMUNGEN... 3 II. LEITUNGSORGANE UND VERTRETUNGEN... 4 III. KÜNSTLERISCH WISSENSCHAFTLICHE ORGANISATIONSEINHEITEN... 4 (1) LEITERINNEN/LEITER VON KÜNSTLERISCH WISSENSCHAFTLICHEN ORGANISATIONSEINHEITEN... 4 (2) ANGEHÖRIGE VON KÜNSTLERISCH WISSENSCHAFTLICHEN ORGANISATIONSEINHEITEN... 4 IV. DIENSTLEISTUNGSEINRICHTUNGEN... 5 (1) STUDIENCENTER... 5 A. DIREKTORIN/DIREKTOR DES STUDIENCENTERS... 5 B. LEITERIN/LEITER EINER ABTEILUNG DES STUDIENCENTERS... 5 C. MITARBEITERINNEN/MITARBEITER DES STUDIENCENTERS MIT AUSNAHME DER LEITERINNEN/LEITER VON ABTEILUNGEN DES STUDIENCENTERS... 5 (2) UNIVERSITÄTSBIBLIOTHEK, ARCHIV UND MUSIKINSTRUMENTENSAMMLUNG (UB AM )... 6 A. BIBLIOTHEKSDIREKTOR/IN... 6 B. LEITERIN/LEITER EINER ABTEILUNG DER UNIVERSITÄTSBIBLIOTHEK, ARCHIV UND MUSIKINSTRUMENTENSAMMLUNG... 6 C. MITARBEITERINNEN/MITARBEITER DER UNIVERSITÄTSBIBLIOTHEK, ARCHIV UND MUSIKINSTRUMENTENSAMMLUNG MIT AUSNAHME DER LEITERINNEN/LEITER VON ABTEILUNGEN... 6 (3) ZENTRALE SERVICEEINRICHTUNGEN... 7 A. UNIVERSITÄTSDIREKTOR/IN... 7 B. LEITERIN/LEITER EINER ABTEILUNG/STABSABTEILUNG DER ZENTRALEN SERVICEEINRICHTUNGEN BZW. DES BÜROS DER GESCHÄFTSFÜHRUNG... 7 C. MITARBEITERINNEN/MITARBEITER DER ZENTRALEN SERVICEEINRICHTUNGEN MIT AUSNAHME DER LEITERINNEN/LEITER EINER ABTEILUNG/STABSABTEILUNG BZW. DES BÜROS DER GESCHÄFTSFÜHRUNG... 7 V. SONDERFÄLLE... 8 Inhaltsverzeichnis gültig ab

2 Richtlinien des Rektorats für B E V O L L M Ä C H T I G U N G E N von Arbeitnehmerinnen/Arbeitnehmern der KUG Beschluss des Rektorats vom gültig ab

3 I. Allgemeine Bestimmungen 1 Gemäß 22 Abs. 1 Z 16 UG 2002 obliegt dem Rektorat die Erlassung von Richtlinien für die Bevollmächtigung von Arbeitnehmerinnen/Arbeitnehmern. Gemäß 28 Abs. 1 UG 2002 kann die Rektorin/der Rektor unter Beachtung der vom Rektorat erlassenen Richtlinien festlegen, welche Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer der Universität Rechtsgeschäfte im Namen der Universität abschließen dürfen. 2 Diese Richtlinien gelten auch für die Bevollmächtigungen von Beamtinnen/Beamten des Amts der Universität sowie von freien Dienstnehmerinnen/Dienstnehmern. 3 Die Vollmachtserteilung erfolgt grundsätzlich im Rahmen des Aufgabenbereiches und Budgets der Einheit der/des Bevollmächtigten. Eine nähere Spezifikation bzw. Erweiterung oder Einschränkung der Vollmacht kann im Rahmen der Vollmachtserteilung festgelegt werden. Unabhängig davon ist eine Bevollmächtigung für einzelne Rechtsgeschäfte und Projekte, die nicht im eigentlichen Aufgabenbereich/Budget der/des Bevollmächtigten liegen, mit Rektoratsbeschluss bzw. unter den in 27 und 28 angeführten Kriterien möglich. 4 Die zu erteilenden Bevollmächtigungen erstrecken sich auf alle Rechtshandlungen, die Geschäfte, welche in den Aufgabenbereich der/des Bevollmächtigten fallen, gewöhnlich mit sich bringen. Diese Bevollmächtigungsrichtlinien sowie die aufgrund dieser Richtlinien zu erteilenden Bevollmächtigungen gelten jedoch nicht für den Abschluss von Arbeitsverträgen, freien Dienstverträgen, Werkverträgen mit einer Auftragssumme von über inkl. USt, Darlehensverträgen jeglicher Art, die längerfristige An- und Vermietung, den Ankauf und die Veräußerung und Belastung von Liegenschaften sowie für die Vertretung in Gerichts- und Verwaltungsverfahren. Des Weiteren ist mit den zu erteilenden Bevollmächtigungen keine Bankzeichnungsberechtigung verbunden. 5 Die Vollmachten nach 28 UG 2002 sind nicht auf den Drittmittelbereich beschränkt. Sie können von der/dem zur Erteilung Berechtigten jederzeit eingeschränkt oder widerrufen werden, sofern nicht eine Richtlinie ausdrücklich etwas anderes bestimmt. 6 Bevollmächtigungen sind ausschliesslich auf schriftlichem Wege zu erteilen. Mündlich erteilte Bevollmächtigungen sind unwirksam. Für die Erteilung von Bevollmächtigungen sind die von der Stabsabteilung Recht zur Verfügung zu stellenden Bevollmächtigungsformulare zu verwenden. 7 Die erteilten Bevollmächtigungen, deren Erlöschen und allfällige Widerrufe sind im Mitteilungsblatt zu veröffentlichen. Die Erteilung der Bevollmächtigung wird erst mit Veröffentlichung im Mitteilungsblatt rechtswirksam, das Erlöschen bzw. der Widerruf ab Eintritt des Erlöschens bzw. Ausspruch des Widerrufs. 8 Die in den nachstehenden Bestimmungen angeführten Auftragssummen werden bei Dauerschuldverhältnissen wie folgt berechnet: Bei befristeten Verträgen wird der Gesamtbetrag der während der Vertragsdauer voraussichtlich zu leistenden Entgelte herangezogen, bei unbefristeten Verträgen oder bei unklarer Vertragsdauer das Vierfache des voraussichtlich zu leistenden Jahresentgeltes. Bei Verträgen, bei welchen seitens eines Vertragspartners ein Kündigungsverzicht abgegeben wird, ist für die Berechnung des Gesamtentgelts der Zeitraum der Wirksamkeit des Kündigungsverzichts heranzuziehen. 9 Bei der Abwicklung sämtlicher Rechtsgeschäfte sind die gesetzlichen und die universitätsinternen Verfahrensvorschriften einzuhalten. Dies bezieht sich insbesondere auf die Bestellvorgänge, die vorgeschriebenen Formularwege, Zahlungsmodalitäten und auf die Einhaltung des Bundes-Vergabegesetzes. Beim Abschluss von Rechtsgeschäften im Rahmen der Bevollmächtigungen ist jedenfalls klarzustellen, dass im Namen der KUG unterfertigt wird. 10 Die Bevollmächtigten sind verpflichtet, bei der Vertragserstellung und Abwicklung des Vertragsgegenstandes die entsprechenden Sorgfaltspflichten hinsichtlich Rechtmäßigkeit, Wirtschaftlichkeit, Zweckmäßigkeit, Sparsamkeit und Transparenz einzuhalten. Sie haben sicherzustellen, dass die Organisationseinheit bzw. Abteilung, der sie angehören, über ausreichende Mittel zur finanziellen Bedeckung der Ausgaben zur Abwicklung des Vertragsgegenstandes sowie allfälliger Folgeverpflichtungen verfügt bzw. dass ein 3

4 ausreichendes Projektbudget vorhanden ist. Die/der Bevollmächtigte haftet nach den einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen. 11 Die Evidenthaltung der Verträge über Dauerschuldverhältnisse der KUG wird wie folgt festgelegt: 1. Personalrechtliche Verträge: Personalservice 2. Drittmittelverträge: Stabsstelle des dafür zuständigen Rektoratsmitglieds 3. Dauerschuldverhältnisse allgemein (Bestandsverträge, Wartungsverträge, Lizenz- und Softwareverträge, Kooperationsverträge, etc.): Stabsabteilung Recht 12 Im Falle von Überschreitungen bzw. Missbrauch der Vollmacht oder Vollmachtsanmaßung wird die KUG nicht verpflichtet. Allfällige rechtliche Konsequenzen und Schadenersatzforderungen treffen den falsus procurator. 13 Selbstkontrahierungen sind nur im Ausnahmefall und nur mit zusätzlicher Unterschrift der Rektorin/des Rektors zulässig. II. Leitungsorgane und Vertretungen 14 Die im Organisationsplan der KUG ausgewiesenen Leitungsorgane und Vertretungen können ihnen zugeordnete Angehörige des Allgemeinen Universitätspersonals bevollmächtigen, im Rahmen ihres Aufgabenbereiches und des Budgets des jeweiligen Leitungsorgans bzw. der jeweiligen Vertretung Rechtsgeschäfte bis zu einer Auftragssumme von jeweils (inklusive allfälliger USt) im Sinne dieser Richtlinien im Namen der Universität abzuschließen. Für Leiterinnen/Leiter von Stabsabteilungen und für die einzelnen Stabsstellen der Geschäftsführung ist eine Bevollmächtigung für den Abschluss von Rechtsgeschäften bis zu einer Höhe von (inklusive allfälliger USt) möglich. 15 Die Bevollmächtigung ist, sofern sie nicht durch das Leitungsorgan bzw. die Vertretung widerrufen bzw. abgeändert wird, für den Zeitraum der Zuordnung zum Leitungsorgan bzw. zur Vertretung gültig. III. Künstlerisch-wissenschaftliche Organisationseinheiten (1) Leiterinnen/Leiter von künstlerisch-wissenschaftlichen Organisationseinheiten 16 Die Rektorin/der Rektor kann gemäß 28 UG 2002 Leiterinnen/Leiter von künstlerischwissenschaftlichen Organisationseinheiten bevollmächtigen, im Rahmen ihres Aufgabenbereiches und Budgets der jeweiligen Organisationseinheit Rechtsgeschäfte im Sinne dieser Richtlinien im Namen der Universität abzuschließen. 17 Die Bevollmächtigung ist, sofern sie nicht durch die Rektorin/den Rektor widerrufen bzw. abgeändert wird, für den Zeitraum der Funktion als Leiter/in der künstlerisch-wissenschaftlichen Organisationseinheit gültig. 18 Die Vergabe von Subvollmachten ist unter Beachtung der in Punkt 2. angeführten Regelungen zulässig. Die Vollmachtgeberin/der Vollmachtgeber haftet für die Auswahl der bevollmächtigten Person. (2) Angehörige von künstlerisch-wissenschaftlichen Organisationseinheiten 19 Die Leiterin/der Leiter einer künstlerisch-wissenschaftlichen Organisationseinheit kann im Rahmen ihrer/seiner von der Rektorin/dem Rektor gemäß 28 UG 2002 erteilten Vollmacht mit Zustimmung der Rektorin/des Rektors Angehörige ihrer/seiner Organisationseinheit 4

5 bevollmächtigen, im Rahmen derer Aufgabenbereiche und des Budgets der jeweiligen Organisationseinheit Rechtsgeschäfte bis zu einer Auftragssumme von jeweils (inklusive allfälliger USt) im Sinne dieser Richtlinien im Namen der Universität abzuschließen. 20 Die Bevollmächtigung ist, sofern sie nicht durch die Leiterin/den Leiter der Organisationseinheit widerrufen bzw. abgeändert wird, für den Zeitraum der Angehörigkeit zur jeweiligen Organisationseinheit gültig. IV. Dienstleistungseinrichtungen (1) Studiencenter a. Direktorin/Direktor des Studiencenters 21 Die Vizerektorin/der Vizerektor für Lehre kann die Direktorin/den Direktor des Studiencenters bevollmächtigen, im Rahmen ihres/seines Aufgabenbereiches und des dem Studiencenter zugeteilten Budgets Rechtsgeschäfte im Sinne dieser Richtlinien im Namen der Universität abzuschließen. 22 Die Bevollmächtigung ist, sofern sie nicht durch die Vizerektorin/den Vizerektor für Lehre widerrufen bzw. abgeändert wird, für den Zeitraum der Funktion als Direktorin/Direktor des Studiencenters gültig. 23 Die Vergabe von Subvollmachten ist unter Beachtung der nachstehend angeführten Regelungen zulässig. Die Vollmachtgeberin/der Vollmachtgeber haftet für die Auswahl der bevollmächtigten Person. b. Leiterin/Leiter einer Abteilung des Studiencenters 24 Die Direktorin/der Direktor des Studiencenters kann im Rahmen der ihr/ihm von der Vizerektorin/dem Vizerektor für Lehre erteilten Vollmacht die Leiterin/den Leiter einer Abteilung des Studiencenters bevollmächtigen, im Rahmen ihres/seines Aufgabenbereichs und des jeweiligen Abteilungs- oder Projektbudgets bzw. im Rahmen der auf Grundlage einer ordentlichen und vorsichtigen Kalkulation zu erzielenden Projekteinnahmen Rechtsgeschäfte im Sinne dieser Richtlinie bis zu einer Auftragssumme von jeweils (inklusive allfälliger USt) im Namen der Universität abzuschließen. 25 Die Bevollmächtigung ist, sofern sie nicht durch die Direktorin/den Direktor des Studiencenters widerrufen bzw. abgeändert wird, für den Zeitraum der Funktion als Leiterin/Leiter einer Abteilung des Studiencenters gültig. c. Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter des Studiencenters mit Ausnahme der Leiterinnen/Leitern von Abteilungen des Studiencenters 26 Die Direktorin/der Direktor des Studiencenters kann im Rahmen der ihr/ihm gemäß 28 UG 2002 von der Vizerektorin/dem Vizerektor für Lehre erteilten Vollmacht auf Vorschlag die Leiterin/den Leiter einer Abteilung des Studiencenters bevollmächtigen, im Rahmen ihres/seines Aufgabenbereichs und des jeweiligen Abteilungs- oder Projektbudgets bzw. im Rahmen der auf Grundlage einer ordentlichen und vorsichtigen Kalkulation zu erzielenden Projekteinnahmen Rechtsgeschäfte im Sinne dieser Richtlinie bis zu einer Auftragssumme von jeweils (inklusive allfälliger USt) im Namen der Universität abzuschließen. 27 Die Bevollmächtigung ist, sofern sie nicht durch die Direktorin/den Direktor des Studiencenters widerrufen bzw. abgeändert wird, für den Zeitraum der Angehörigkeit zum Studiencenter gültig. 5

6 (2) Universitätsbibliothek, -archiv und Musikinstrumentensammlung (UB am ) a. Bibliotheksdirektor/in 28 Die Rektorin/der Rektor kann gemäß 28 UG 2002 die Bibliotheksdirektorin/den Bibliotheksdirektor bevollmächtigen, im Rahmen ihres/seines Aufgabenbereiches und des der UB am zugeteilten Budgets Rechtsgeschäfte im Sinne dieser Richtlinien im Namen der Universität abzuschließen. 29 Die Bevollmächtigung ist, sofern sie nicht durch die Rektorin/den Rektor widerrufen bzw. abgeändert wird, für den Zeitraum der Funktion als Bibliotheksdirektorin/Bibliotheksdirektor gültig. 30 Die Vergabe von Subvollmachten ist unter Beachtung der nachstehend angeführten Regelungen zulässig. Die Vollmachtgeberin/der Vollmachtgeber haftet für die Auswahl der bevollmächtigten Person. b. Leiterin/Leiter einer Abteilung der Universitätsbibliothek, -archiv und Musikinstrumentensammlung 31 Die Bibliotheksdirektorin/der Bibliotheksdirektor kann im Rahmen der ihr/ihm gemäß 28 UG 2002 von der Rektorin/dem Rektor erteilten Vollmacht die Leiterin/den Leiter einer Abteilung der UB am bevollmächtigen, im Rahmen ihres/seines Aufgabenbereichs und des jeweiligen Abteilungs- oder Projektbudgets bzw. im Rahmen der auf Grundlage einer ordentlichen und vorsichtigen Kalkulation zu erzielenden Projekteinnahmen Rechtsgeschäfte im Sinne dieser Richtlinie bis zu einer Auftragssumme von jeweils (inklusive allfälliger USt) im Namen der Universität abzuschließen. 32 Die Bevollmächtigung ist, sofern sie nicht durch die Bibliotheksdirektorin/den Bibliotheksdirektor widerrufen bzw. abgeändert wird, für den Zeitraum der Funktion als Leiterin/Leiter der Abteilung der UB am gültig. c. Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter der Universitätsbibliothek, -archiv und Musikinstrumentensammlung mit Ausnahme der LeiterInnen von Abteilungen 33 Die Bibliotheksdirektorin/der Bibliotheksdirektor kann im Rahmen der ihr/ihm gemäß 28 UG 2002 von der Rektorin/dem Rektor erteilten Vollmacht auf Vorschlag die Leiterin/den Leiter einer Abteilung der UB am Angehörige der UB am bevollmächtigen, im Rahmen ihres/seines Aufgabenbereichs und des jeweiligen Abteilungs- oder Projektbudgets bzw. im Rahmen der auf Grundlage einer ordentlichen und vorsichtigen Kalkulation zu erzielenden Projekteinnahmen Rechtsgeschäfte im Sinne dieser Richtlinien bis zu einer Auftragssumme von jeweils (inklusive allfälliger USt) im Namen der Universität abzuschließen. 34 Die Bevollmächtigung ist, sofern sie nicht durch die Bibliotheksdirektorin/den Bibliotheksdirektor widerrufen bzw. abgeändert wird, für den Zeitraum der Angehörigkeit zum Bibliothekspersonal gültig. 6

7 (3) Zentrale Serviceeinrichtungen a. Universitätsdirektor/in 35 Die Rektorin/der Rektor kann gemäß 28 UG 2002 die Universitätsdirektorin/den Universitätsdirektor bevollmächtigen, im Rahmen ihres/seines Aufgabenbereiches und des der Dienstleistungseinrichtung Zentrale Serviceeinrichtungen zugeteilten Budgets sowie im Rahmen der aus Rechtsgeschäften der Universität zu erzielenden bzw. erzielten Einnahmen und Subventionen Rechtsgeschäfte im Sinne dieser Richtlinie im Namen der Universität abzuschließen. 36 Die Bevollmächtigung ist, sofern sie nicht durch die Rektorin/den Rektor widerrufen bzw. abgeändert wird, für den Zeitraum der Funktion als Universitätsdirektorin/ Universitätsdirektor gültig. 37 Die Vergabe von Subvollmachten ist unter Beachtung der nachstehend angeführten angeführten Regelungen zulässig. Die Vollmachtgeberin/der Vollmachtgeber haftet für die Auswahl der bevollmächtigten Person. b. Leiterin/Leiter einer Abteilung/Stabsabteilung der Zentralen Serviceeinrichtungen bzw. des Büros der Geschäftsführung 38 Die Universitätsdirektorin/den Universitätsdirektor kann im Rahmen der ihr/ihm gemäß 28 UG 2002 von der Rektorin/dem Rektor erteilten Vollmacht die Leiterin/den Leiter einer Abteilung/Stabsabteilung der Zentralen Serviceeinrichtungen bzw. des Büros der Geschäftsführung bevollmächtigen, im Rahmen ihres/seines Aufgabenbereichs und des jeweiligen Abteilungs- oder Projektbudgets bzw. im Rahmen der auf Grundlage einer ordentlichen und vorsichtigen Kalkulation zu erzielenden Projekteinnahmen Rechtsgeschäfte im Sinne dieser Richtlinien bis zu einer Auftragssumme von jeweils (inklusive allfälliger USt) im Namen der Universität abzuschließen. 39 Die Bevollmächtigung ist, sofern sie nicht durch die Universitätsdirektorin/den Universitätsdirektor widerrufen bzw. abgeändert wird, für den Zeitraum der Funktion als Leiterin/Leiter einer (Stabs-)Abteilung der Zentralen Serviceeinrichtungen gültig. c. Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter der Zentralen Serviceeinrichtungen mit Ausnahme der Leiterinnen/Leiter einer Abteilung/Stabsabteilung bzw. des Büros der Geschäftsführung 40 Die Universitätsdirektorin/der Universitätsdirektor kann im Rahmen der ihr/ihm gemäß 28 UG 2002 von der Rektorin/dem Rektor erteilten Vollmacht auf Vorschlag der Leiterin/des Leiters einer Abteilung/Stabsabteilung der Zentralen Serviceeinrichtungen Angehörige der jeweiligen Abteilung/Stabsabteilung der Zentralen Serviceeinrichtungen bzw. des Büros der Geschäftsführung bevollmächtigen, im Rahmen ihrer Aufgabenbereiche und des jeweiligen Abteilungsbudgets Rechtsgeschäfte im Sinne dieser Richtlinien bis zu einer Auftragssumme von (inklusive allfälliger USt) im Namen der Universität abzuschließen. 41 Die Bevollmächtigung ist, sofern sie nicht durch die Universitätsdirektorin/den Universitätsdirektor widerrufen bzw. abgeändert wird, für den Zeitraum der Angehörigkeit zur Abteilung/Stabsabteilung der Zentralen Serviceeinrichtungen bzw. zum Büro der Geschäftsführung gültig. 7

8 V. Sonderfälle 42 Für alle Fälle, die in diesen Richtlinien nicht geregelt sind (z.b.: Bevollmächtigung von Lehrgangsleiterinnen/Lehrgangsleitern) ist die Rektorin/der Rektor gemäß 28 UG 2002 berechtigt individuelle Bevollmächtigungen auszusprechen, wobei eine Abstimmung mit der Leiterin / dem Leiter der jeweiligen Organisationseinheit herzustellen ist. Diese Bevollmächtigungen können abweichend vom 3 dieser Richtlinien auch den Abschluss freier Dienstverträge und Werkverträge mit einer Auftragssumme von über 400,- (inklusive USt) umfassen. In diesen Fällen verstehen sich die festzulegenden Auftragshöchstsummen inklusive allfälliger Dienstgeberanteile. 43 Bei Lehrgängen ist die Höhe der Auftragsumme mit den aus dem jeweiligen Lehrgang erzielten bzw. zu erzielenden Einnahmen begrenzt. 8