Pendlerpauschale: zwischen Formularannahmeverweigerung und Lohnsteuerhaftung - ein Verhaltensleitfaden für Arbeitgeber

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1 Quelle: Mag. Ernst Patka in PVP 2013 Pendlerpauschale: zwischen Formularannahmeverweigerung und Lohnsteuerhaftung - ein Verhaltensleitfaden für Arbeitgeber War schon in der Vergangenheit die korrekte Berücksichtigung eines Pendlerpauschales durch den Arbeitgeber/externen Dienstleister bspw hinsichtlich der Feststellung der konkreten "Anfahrtstage" (Wohnung - Arbeitsstätte) extrem verwaltungsaufwendig, so steigert die Neuregelung den Verwaltungsaufwand nahezu ins Unermessliche. Arbeitgeber wehren sich gegen diesen Verwaltungsirrsinn, indem sie die Annahme der Pendlerpauschalformulare (L 34) verweigern und ihre Arbeitnehmer hinsichtlich deren Ansprüche auf ein Pendlerpauschale an deren Wohnsitzfinanzämter verweisen. Ist das eine sinnvolle Strategie? Gibt es eine bessere Vorgehensweise? - Die Antworten darauf bringt dieser Beitrag. A) Arbeitgeber nimmt generell kein L 34 an - Was sind die möglichen Konsequenzen? Der Arbeitnehmer hat Anspruch darauf, dass der Arbeitgeber eine ordnungsgemäße Gehaltsverrechnung durchführt. Gemäß der arbeitsrechtlichen Fürsorgepflicht hat der Arbeitgeber die Steuerschuld des Arbeitnehmers (= Lohnsteuerabzug) zum richtigen Zeitpunkt und in der richtigen Höhe vorzunehmen. Dagegen verstößt der Arbeitgeber, wenn er generell keinen Pendlerpauschalantrag annimmt. Was könnten die Konsequenzen sein? Ungemach droht weniger seitens der Finanzverwaltung. Die Finanz kann den Arbeitgeber lediglich dadurch "ein wenig zwicken", indem sie anlässlich der Pendlerpauschalanspruchsprüfung einen umfangreichen Vorhalt an den Arbeitgeber schickt und ihm dadurch einige administrative Mühen (= Belege kopieren) aufhalst. Unangenehmer für den Arbeitgeber ist, dass der Arbeitnehmer izm dem Lohnsteuerabzug möglicherweise einen Schadenersatzanspruch hat, und zwar dann, wenn der Arbeitgeber schuldhaft entweder. zu Unrecht zu viel Lohnsteuer einbehalten hat (zb generelle Verweigerung der Annahme auch korrekter Pendlerpauschalanträge, generelle Verweigerung des halben Pkw-Sachbezuges auch bei formal ordnungsgemäßen Fahrtenbüchern etc) oder. eine höhere Lohnsteuerbelastung anfällt aufgrund verspäteter, zusammengeballter Zahlungen (siehe hiezu OLG Wien , 9 Ra 32/08d, ARD 5950/7/2009). B) Pendlerpauschale zu Unrecht berücksichtigt - Wer haftet? 1. Die gesetzlichen Grundlagen Gemäß 41 Abs 1 Z 6 EStG liegt ein Pflichtveranlagungsgrund vor, wenn der Arbeitnehmer eine unrichtige Erklärung (dh ein unrichtiges L 34) abgegeben hat oder seiner Meldepflicht gemäß 16 Abs 1 Z 6 EStG nicht nachgekommen ist. 16 Abs 1 Z 6 lit g EStG lautet (Hervorhebungen durch den Autor):

2 "Für die Inanspruchnahme des Pendlerpauschales hat der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber auf einem amtlichen Vordruck eine Erklärung über das Vorliegen der Voraussetzungen abzugeben. Der Arbeitgeber hat die Erklärung des Arbeitnehmers zum Lohnkonto ( 76) zu nehmen. Änderungen der Verhältnisse für die Berücksichtigung des Pendlerpauschales muss der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber innerhalb eines Monates melden." In den Erläuterungen zur Regierungsvorlage zum Abgabensicherungsgesetz 2007, das diese Bestimmung eingeführt hat, wird ausführlich begründet, warum es zu obigem Pflichtveranlagungstatbestand kam (Hervorhebungen durch den Autor): "Während ein zu Unrecht berücksichtigter Alleinverdiener- oder Alleinerzieherabsetzbetrag in der Veranlagung korrigiert werden kann (Pflichtveranlagungstatbestand nach 41 Abs 1 Z 5), kann ein dem Grunde oder der Höhe nach zu Unrecht berücksichtigtes Pendlerpauschale nach derzeitiger Rechtslage von der Behörde nur dann in der Veranlagung berichtigt werden, wenn diese auf Antrag erfolgt. Nimmt das Finanzamt in einem solchen Fall die Korrektur vor, kann der Steuerpflichtige den Antrag im Berufungsweg zurückziehen. Das Finanzamt muss dann einen gesonderten, auf 83 Abs 2 Z 2 gestützten, Bescheid erlassen. Um dies zu vermeiden, soll der Fall des zu Unrecht berücksichtigten Pendlerpauschales als neuer Pflichtveranlagungstatbestand in 41 vorgesehen werden. 83 Abs 2 Z 2 kann dementsprechend entfallen." Hinweis Schon diese Erläuterungen zeigen me auf, dass der primär Haftungspflichtige - falls bei einer GPLA aufgedeckt wird, dass ein Pendlerpauschale "dem Grunde oder der Höhe nach zu Unrecht" berücksichtigt wurde - der Arbeitnehmer ist. 2. Drei Schritte, wie Sie die Lohnsteuerhaftung beim Pendlerpauschale minimieren Schritt 1: Nehmen Sie offensichtlich unrichtig ausgefüllte L 34 nicht an Nimmt der Arbeitgeber offensichtlich unrichtige L 34 an, dann haftet er bei der GPLA für die dadurch entstandene Lohnsteuernachzahlung. Beispiel 1 Der Arbeitnehmer mit einer Arbeitsstätte in Tulln verlegt Anfang Jänner seinen Wohnsitz von Wien nach Tulln. Da der Arbeitgeber ein Pendlerpauschale bei der Lohnverrechnung für die Strecke Wien - Tulln berücksichtigt, muss der Arbeitnehmer bis Anfang Februar die Wohnsitzverlegung bekannt geben. Meldet der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber seinen Wohnsitzwechsel und legt er dabei keine neue Erklärung (L 34) auf Berücksichtigung des Pendlerpauschales vor, ist der Arbeitgeber verpflichtet, diese vom Arbeitnehmer abzuverlangen, da die Angaben in der vorliegenden Erklärung offensichtlich falsch sind.

3 Anmerkung des Autors : Berücksichtigt der Arbeitgeber daher unverändert in der Lohnverrechnung das Pendlerpauschale aufgrund des nach der Wohnsitzübersiedlung nunmehr unzutreffenden Formulars, haftet er bei der GPLA für die dadurch entstandene Lohnsteuernachzahlung. Beispiel 2 Ein Arbeitnehmer mit Wohnsitz im 19. Bezirk in Wien und Arbeitsstätte im 23. Bezirk erklärt seinem Arbeitgeber mittels Formular L 34, dass die einfache Wegstrecke Wohnung - Arbeitsstätte 135 km beträgt. Da diese Angabe offensichtlich unrichtig ist, hat der Arbeitgeber beim Arbeitnehmer kein Pendlerpauschale zu berücksichtigen. Wird das Pendlerpauschale trotzdem durch den Arbeitgeber berücksichtigt, haftet dieser bei einer GPLA für eine zu gering einbehaltene Lohnsteuer, da der Arbeitgeber die unrichtigen Angaben erkennen musste (beide Beispiele sind entnommen aus - siehe Punkt D: Buchtipp). Stellt sich nachträglich bei einer GPLA heraus, dass die Angaben des Arbeitnehmers im abgegebenen L 34 den tatsächlichen Verhältnissen nicht entsprechen, und war diese Unrichtigkeit für den Arbeitgeber nicht offensichtlich erkennbar, dann hat der GPLA Prüfer eine entsprechende Kontrollmitteilung an das Wohnsitzfinanzamt des Arbeitnehmers auszufertigen und der Arbeitnehmer haftet für die (durch eine Pflichtveranlagung gemäß 41 Abs 1 Z 6 EStG unmittelbar ihm vorgeschriebene) Lohnsteuernachzahlung. Beispiel 3 Ein Arbeitnehmer erklärt auf dem Formular L 34, dass eine einfache Wegstrecke zwischen Wohnung und Arbeitsstätte von 42 km vorliegt. Bei der GPLA stellt sich heraus, dass die einfache Wegstrecke zwischen Wohnung und Arbeitsstätte nur 39 km beträgt. Da es sich um keine offensichtlich unrichtige Angabe für den Arbeitgeber gehandelt hat, konnte der Arbeitgeber das Pendlerpauschale basierend auf den Angaben des Arbeitnehmers berücksichtigen. Der Arbeitnehmer ist in diesem Fall allerdings im Zuge einer Pflichtveranlagung für eine zu gering einbehaltene Lohnsteuer in Anspruch zu nehmen (entnommen aus - siehe Punkt D: Buchtipp). Schritt 2: Arbeitnehmer legt die Strecke Wohnung --> Arbeitsstätte in den einzelnen Monaten unterschiedlich oft zurück: zunächst die wahrscheinlichen Verhältnisse annehmen, am Jahresende korrigieren Der Arbeitnehmer hat am L 34 Folgendes anzugeben: "Ich lege die Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte o o o an mindestens vier Tagen, aber nicht mehr als sieben Tagen an mindestens acht Tagen, aber nicht mehr als zehn Tagen an mindestens elf Tagen im Kalendermonat zurück."

4 Wie ist vorzugehen, wenn nun der Arbeitnehmer aufgrund von Dienstreisen oder aufgrund Schichttausch oder weil er monatlich unterschiedliche Homeoffice-Tage hat, in den einzelnen Monaten unterschiedlich oft die Strecke Wohnung - Arbeitsstätte zurücklegt? Gemäß Rz 275 der LStR bestehen seitens der Finanz keine Bedenken, wenn " zunächst im L 34 die wahrscheinlichen Verhältnisse angegeben werden und erst am Jahresende erklärt wird, in welchen Lohnzahlungszeiträumen abweichende Verhältnisse vorgelegen sind". Hinweis Die Aussagen der Rz 275 gelten me nunmehr für alle im Formular L 34 (neu) vom Arbeitnehmer vorgenommenen Eintragungen wie Wohnort, Km-Angaben und Anzahl der monatlichen Fahrten Wohnung - Arbeitsstätte. Der Arbeitnehmer hat daher aufgrund seiner im Punkt B 1 dieses Artikels angesprochenen Meldepflicht spätestens am Jahresende zu erklären, ob und, wenn ja, welche Angaben seines abgegebenen L 34 (= Wohnort, Km-Angaben und Anzahl der monatlichen Fahrten zwischen Wohnung - Arbeitsstätte) uu in einzelnen Monaten nicht zutreffen. Wenn von den Angaben im L 34 abweichende Verhältnisse vorliegen (bspw hinsichtlich der Anzahl der monatlichen Fahrten zwischen Wohnung - Arbeitsstätte), die der Arbeitnehmer entgegen seiner Meldepflicht dem Arbeitgeber nicht bekannt gibt, dann haftet für den bei der GPLA festgestellten Lohnsteuernachzahlungsbetrag grundsätzlich nicht der Arbeitgeber, sondern es zahlt der Arbeitnehmer - aufgrund der oa Kontrollmitteilung - bei der Pflichtveranlagung nach. Die Arbeitgeberhaftung droht allerdings dann, wenn die unterschiedliche Anzahl der monatlichen Fahrten zwischen Wohnung - Arbeitsstätte aus aufliegenden Aufzeichnungen (Reisekostenaufzeichnungen, Homeoffice-Tag Protokolle etc) ohne unzumutbaren Aufwand erkennbar ist. Schritt 3: Jährliche Meldeaufforderung an den Arbeitnehmer Um das im vorangegangenen Absatz mögliche Arbeitgeberrisiko zu minimieren, empfehle ich am Ende des Kalenderjahres (vor der Dezemberabrechnung) dem Arbeitnehmer folgendes "Meldeaufforderungsschreiben" (zb per Rundmail oder durch Aufdruck auf den Novembergehaltsausweis oder in anderer Weise) zuzusenden: "Gemäß 16 Abs 1 Z 6 lit g EStG sind Sie verpflichtet, Änderungen von Daten des von Ihnen aktuell in der Personalabteilung eingereichten Formulars L 34 (Pendlerpauschalantrag) dem Arbeitgeber (Personalabteilung) mitzuteilen. Es betrifft dies Angaben hinsichtlich Ihres Wohnortes, der Zumutbarkeit der Benützung öffentlicher Verkehrsmittel, die Entfernungsangaben zwischen Wohnung und Arbeitsstätte und die Anzahl Ihrer monatlichen Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte.

5 Sollte in einem oder mehreren Kalendermonaten dieses Kalenderjahres eine der oa Angaben sich gegenüber jenen des aufliegenden Pendlerpauschalantrages geändert haben, dann ersuchen wir Sie um entsprechende Mitteilung bis zum [Datum], damit wir das korrekte Ausmaß des Ihnen zustehenden Pendlerpauschales und des Pendlereuros in Ihrer Gehaltsverrechnung berücksichtigen können. Bitte beachten Sie, dass für den Fall, dass Sie Ihre Meldeverpflichtung nicht erfüllen, trotzdem sich Angaben gegenüber jenen des aufliegenden Pendlerpauschalantrages geändert haben, Ihr Wohnsitzfinanzamt eine Pflichtveranlagung durchführen wird und es zu einer Lohnsteuernachzahlung kommen kann." C) Zusammenfassende Empfehlungen 1. L 34 Annahmeverweigerung Generell jede Annahme von Pendlerpauschalanträgen zu verweigern kann den Arbeitgeber schadenersatzpflichtig machen. 2. Arbeitgeberhaftung Eine Gehaltsverrechnung auf der Basis von Pendlerpauschalanträgen, deren Angaben offensichtlich unrichtig sind, führt zur Arbeitgeberhaftung. Dies trifft bspw in Fällen wie in Beispiel 1 in diesem Beitrag zu. Aber auch dann droht die Arbeitgeberhaftung, wenn bspw die unterschiedliche Anzahl der monatlichen Fahrten zwischen Wohnung - Arbeitsstätte aus aufliegenden Aufzeichnungen (Reisekostenaufzeichnungen, Homeoffice-Tag Protokolle etc) ohne unzumutbaren Aufwand erkennbar ist. 3. Keine Arbeitgeberhaftung; Arbeitnehmer haftet unmittelbar (Arbeitnehmerpflichtveranlagung) Sollten sich in einem oder mehreren Kalendermonaten des Kalenderjahres Angaben* im Vergleich zum aufliegenden L 34 geändert haben, die nicht offensichtlich für den Arbeitgeber erkennbar sind und die der Arbeitnehmer auch nicht gemeldet hat, dann haftet der Arbeitnehmer unmittelbar - Nachzahlung anlässlich der Arbeitnehmerpflichtveranlagung. * Gemeint sind Angaben hinsichtlich des Wohnortes, der Zumutbarkeit der Benützung öffentlicher Verkehrsmittel, die Entfernungsangaben zwischen Wohnung und Arbeitsstätte und die Anzahl der monatlichen Fahrten zwischen Wohnung - Arbeitsstätte. 4. Risikominimierungsempfehlung Schicken Sie dem Arbeitnehmer am Ende des Kalenderjahres (vor der Dezemberabrechnung) ein "Meldeaufforderungsschreiben" zu (siehe Schritt 3 im Punkt B 2 dieses Beitrages). Bitte beachten Sie, dass dieses Schreiben dann kein "Haftungsfreistellungs-Persilschein" ist, wenn der Arbeitgeber in zumutbarer Weise von den geänderten Daten Kenntnis haben müsste. Hinweis Welche Anstrengungen sind dem Arbeitgeber zuzumuten, um die geänderten Daten selbst zu erfassen? Zu dieser Frage hat allen Arbeitgebern der VwGH in seinem Erkenntnis vom , 2007/15/0293, aus

6 tiefster Seele gesprochen, als er anlässlich der Bonusmeilenentscheidung eine Aussage machte, wo für den Arbeitgeber die administrative Zumutbarkeitsgrenze liegt betreffend Datenerfassung für den korrekten Lohnsteuerabzug: "Vom Arbeitgeber zu verlangen, dass er in dieser Hinsicht die Verwendung der Bonusmeilen durch einen Arbeitnehmer laufend überwacht, ginge über das Maß der Verpflichtungen hinaus, welche die 78 und 82 EStG - bei verfassungskonformer Interpretation - für den Arbeitgeber festlegen." D) Buchtipp HR-Praktiker haben das Wort "Pendlerpauschale" aufgrund seines administrativen Aufwandes, der mit der korrekten Abrechnung verbunden ist, bereits zum Unwort des Jahres 2013 erkoren. Umso hilfreicher ist das MUST HAVE, das 2 Experten der Finanzverwaltung, ein Top-Praktiker (ADir. RR Josef Hofbauer) und ein Lohnsteuerspezialist aus dem BMF (Mag (FH) Michael Krammer) produziert haben: das demnächst erscheinende Buch: "Pendlerpauschale Neu" (Manz Verlag, ISBN: ; ca 100 Seiten; ca EUR 24,00 [inkl USt]). Obige Beispiele wurden diesem Buch entnommen.