der Samtgemeinde Amelinghausen für die Samtgemeindekasse Amelinghausen

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1 D I E N S T A N W E I S U N G der Samtgemeinde Amelinghausen für die Samtgemeindekasse Amelinghausen Inhaltsübersicht 1 Allgemeines 2 Geltungsbereich 3 Aufgaben der Kasse 4 Kassenleiter, Kassenmitarbeiter 5 Behandlung der Eingänge 6 Behandlung der Kassenanordnungen 7 Schriftverkehr 8 Technische Hilfsmittel 9 Zahlungsverkehr 10 Geldverwaltung 11 Konten- und Verfügungsberechtigung 12 Verstärkung des Kassenbestandes 13 Kassensicherheit 14 Buchführung 15 Belege 16 Verwahrgelass 17 Sparbücher 18 Schlußbestimmungen Stand Seite 1 -

2 1 - Allgemeines Diese Dienstanweisung enthält die aus örtlicher Sicht notwendigen Ergänzungen zur Gemeindekassenverordnung (GemKVO) und deren Verwaltungsvorschriften und regelt die besonderen Aufgaben und Pflichten im Bereich des Kassenwesens. Daneben ist die Dienstanweisung über das Anordnungsverfahren, die Abwicklung von Aufträgen und Abschlägen sowie die Gebührenerhebung vom 23. Mai 1984 in der jeweils geltenden Fassung anzuwenden. 2 - Geltungsbereich (1) Diese Dienstanweisung gilt für den gesamten Geschäftsbereich der Samtgemeindekasse einschließlich ihrer Zahlstellen. Für Handvorschüsse gelten besondere Dienstanweisungen. 3 - Aufgaben der Kasse (1) Die Samtgemeindekasse hat die Aufgaben nach 1 Abs. 1 (Nr. 1-4) GemKVO - eigene Kassengeschäfte - zu erledigen. Ferner wird ihr die Vorbereitung der Haushaltsrechnung übertragen. (2) Die Zuweisung weiterer Aufgaben nach 1 Abs. 2 und die Anordnung fremder Kassengeschäfte nach 2 GemKVO erfolgt durch den Samtgemeindebürgermeister. (3) Die Samtgemeindekasse nimmt die Aufgaben der Vollstreckungsbehörde wahr und ist zuständig für die Einleitung der Zwangsvollstreckung wegen privatrechtlicher Forderungen. 4 - Kassenleiter, Kassenmitarbeiter (1) Soweit die gesetzlichen Vorschriften und diese Dienstanweisuung nichts anderes bestimmen, trifft der Kassenleiter die im Interesse einer ordnungsgemäßen und wirtschaftlichen Führung der Kasse erforderlichen Anordnungen. Der Kassenleiter hat u.a. alle Maßnahmen zu treffen, die eine höchstmögliche und äußere Kassensicherheit gewährleisten. (2) Die Verteilung der Dienstgeschäfte auf die Mitarbeiter der Kasse regelt der Geschäftsbereichsleiter I im Benehmen mit dem Kassenleiter. (3) Der Kassenleiter und die Kassenmitarbeiter haben die ihnen zugewiesenen Aufgaben sorgfältig und unverzüglich zu erledigen und in ihrem Arbeitsgebiet auf die Kassensicherheit zu achten. Der Verdacht von Unregelmäßigkeiten ist dem Kassenleiter und von diesem dem Geschäftsbereichsleiter I unverzüglich anzuzeigen. Stand Seite 2 -

3 (4) Dem Kassenleiter wird besonders zur Pflicht gemacht, wegen etwaiger Rückstände alsbald nach Fälligkeit das Mahn- bzw. Beitreibungsverfahren einzuleiten, die Verwahrgelder und Vorschüsse beschleunigt abzuwickeln, die Jahresrechnung schon im Laufe des Haushaltsjahres weitgehend vorzubereiten und für einen termingerechten Jahresabschluss zu sorgen. (5) Kassenbücher, -belege und -akten dürfen nur mit dem Einverständnis des Kassenleiters und gegen Quittung aus den Kassenräumen herausgegeben und nur dem Samtgemeindebürgermeister, jeweiligem Gemeindedirektor und dem Geschäftsbereichsleiter I sowie den mit der Prüfung Beauftragten vorgelegt werden. Anderen Personen ist die Einsicht nur zu gestatten, wenn ein dienstlicher Auftrag nachgewiesen wird. (6) Die Mitarbeiter der Verwaltung und der Kasse haben den Kassenleiter zu unterrichten, wenn Bedienstete der Gemeinde Zahlungsmittel für Andere bei der Kasse einzahlen oder in Empfang nehmen wollen. (7) Der Kassenleiter und die Mitarbeiter der Kasse haben sich über die ihr Arbeitsgebiet betreffenden Vorschriften usw. ständig zu informieren. Wenn sie ihnen unklar oder nicht ausreichend erscheinen, haben sie die Entscheidung des Kassenaufsichtsbeamten herbeizuführen. (8) Kassenbedienstete dürfen auf ihren Urlaub nicht verzichten, sie müssen mindestens die Hälfte des Jahresurlaubes zusammenhängend nehmen. Während des Urlaubs haben sie sich jeder dienstlichen Tätigkeit in der Kasse zu enthalten. 5 - Behandlung der Eingänge (1) Die in der Kasse eingehenden Sendungen sind vom Kassenleiter oder einem von ihm bestimmten Mitarbeiter zu öffnen und sofort mit einem besonderen Eingangsstempel zu versehen. (2) Wertsendungen sind vom Kassenleiter oder seinem Vertreter in Gegenwart eines Mitarbeiters der Finanzabteilung zu öffnen. 6 - Behandlung der Kassenanordnungen (1) Für das Anordnungswesen gilt die Dienstanweisung vom 23. Mai 1984 in der jeweils neuesten Fassung. (2) Die der Kasse zugeleiteten Kassenanordnungen sind darauf zu überprüfen, ob sie echt sind und in der Form den bestehenden Vorschriften entsprechen. Unvollständige oder fehlerhafte Anordnungen dürfen nicht ausgeführt werden. (3) Annahmeanordnungen sind unverzüglich zum Soll zu stellen. (4) Bei Auszahlungsanordnungen ist das Fälligkeitsdatum besonders zu beachten. Stand Seite 3 -

4 7 - Schriftverkehr Die Samtgemeindekasse führt ihren Schriftverkehr unter der Bezeichnung "Samtgemeindekasse Amelinghausen", in Vollstreckungsangelegenheiten unter der Bezeichnung "Samtgemeindekasse Amelinghausen als Vollstreckungsbehörde". 8 - Technische Hilfsmittel (1) Der Kassenleiter wirkt mit bei der Beschaffung und Verwendung von Maschinen, Spezialgeräten und sonstigen technischen Hilfsmitteln zur Erledigung der Kassengeschäfte. (2) Beim Einsatz von EDV-Verfahren hat der Kassenleiter im Rahmen seines Zuständigkeitsbereiches das Recht der Mitwirkung. 9 - Zahlungsverkehr (1) Bargeld und sonstige Zahlungsmittel dürfen nur von den Kassierern, Vollstreckungsbeamten und sonstigen ausdrücklich damit beauftragten Mitarbeitern angenommen und ausgezahlt werden. (2) Private Zahlungsmittel und Wertgegenstände dürfen nicht in den Kassenbehältern aufbewahrt werden. (3) Für die Annahme von Schecks, Postschecks und Wechseln gelten die als Anlage zu 14 GemKVO erlassenen besonderen Bestimmungen. (4) Wechsel dürfen nicht als Zahlungsmittel angenommen werden. (5) Eingesandte Überweisungsaufträge sind mit den Worten "vom Empfänger eingesandt" zu versehen und dem bezogenen Kreditinstitut zuzuleiten. (6) Durchlaufende Gelder sind als Verwahrgelder zu buchen. (7) In allen Kassenräumen ist ein Aushang mit den Namenszügen der quittungsberechtigten Mitarbeiter anzubringen Geldverwaltung Die unverzinslichen Guthaben sind möglichst niedrig zu halten. (Unterrichtung des Leiters der Finanzabteilung) 11 Konten- und Verfügungsberechtigung (1) Die von der Kasse unterhaltenen Konten bei Kreditinstituten werden unter der Bezeichnung Samtgemeinde Amelinghausen geführt. Stand Seite 4 -

5 (2) Über die Einrichtung und Auflösung von Konten, Depots, Festgeld und Sparkonten entscheidet auf Vorschlag des Kassenleiters der Geschäftsbereichsleiter I im Einvernehmen mit dem Samtgemeindebürgermeister. (3) Die Verfügung über Guthaben durch Schecks, Überweisungsauftrag oder Abbuchungsermächtigung sowie die Anerkennung des Standes der Postscheckund Bankkonten stellen Kassengeschäfte dar, für die die Samtgemeindekasse zuständig ist. Das gilt auch für die formelle Einrichtung und Auflösung von Sparkonten und von Festgeldkonten im Rahmen der für die einzelnen Kreditinstitute festgelegten Höchstbeträge. (4) Die Verfügung über Guthaben und die Anerkennung, Einrichtung und Auflösung von Konten im Sinne des 5 (3) bzw. 19 (2) GemKVO bedarf jeweils der Unterschrift des Kassenleiters oder seines Vertreters und eines weiteren Bediensteten der Kasse. Weitere Mitarbeiter werden vom Samtgemeindebürgermeister ermächtigt Verstärkung des Kassenbestandes Kassenverstärkungen werden auf Vorschlag des Kassenleiters vom Geschäftsbereichsleiter I angeordnet Kassensicherheit (1) Außerhalb der Dienststunden sind die Kassenräume verschlossen zu halten. (2) Bücher und Belege sind sicher aufzubewahren. Dabei sind Zeit- und Sachbücher nach Möglichkeit getrennt unterzubringen. Die Wertgegenstände des Verwahrgelasses sind im Depot des Kassentresors aufzubewahren. (3) Die für den laufenden Dienstbetrieb nicht benötigten Vordrucke für Schecks und Überweisungsaufträge sind unter Verschluss zu halten. (4) Die Samtgemeindekasse hat bei Dienstschluss, soweit die örtlichen Verhältnisse es zulassen, den Barbestand unter Doppelverschluss zu nehmen. Der Tagesbedarf an Bargeld ist in verschließbaren Behältern aufzubewahren. Der Bargeldbestand soll 3.000,00 nicht überschreiten. (5) Der Kassenbehälter für die Schecks und Sparbücher befindet sich im Tresor der Kasse. (6) Den Schlüssel zum Kassenbehälter verwahrt der Kassenleiter. Andere wichtige Schlüssel sind vom Kassenleiter unter dem Gesichtspunkt der Kassensicherheit zu verwalten oder zuzuteilen. Die Schlüssel sind in ein Verzeichnis aufzunehmen und gegen Empfangsbestätigung zu übergeben. (7) Der Verlust von Schlüsseln ist dem Geschäftsbereichsleiter I und dem Samtgemeindebürgermeister unverzüglich anzuzeigen. Stand Seite 5 -

6 (8) Duplikatschlüssel der Samtgemeindekasse sind im Tresor so zu hinterlegen, dass sie nur mit schriftlicher Zustimmung des Samtgemeindebürgermeisters oder des Leiters der Finanzabteilung herausgegeben werden dürfen Buchführung (1) Die Samtgemeindekasse ist für die gesamte Zeit- und Sachbuchführung zuständig. Sie bedient sich dazu einer EDV-Anlage. (2) Über die Einrichtung der Bücher entscheidet der Kassenleiter, bei der Speicherbuchführung im Einvernehmen mit dem Geschäftsbereichsleiter I. (3) Die Einrichtung von Verwahr-, Vorschuss- und Vermögensbüchern richtet sich nach den Kontenplänen. (4) Die Samtgemeindekasse hat durch geeignete Maßnahmen zu überwachen, dass die Erledigung der Buchführung ordnungsgemäß abgewickelt wird. Die Überprüfung der Rechengrundlagen und ergebnisse erstreckt sich auf die Übereinstimmung zwischen der Buchführung und dem Kassenbestand, auf die Tagesabschlüsse, Zwischenabschlüsse und den Jahresabschluss Belege (1) Alle Buchungen müssen unter Beachtung des 35 GemKVO und den dazu ergangenen Verwaltungsvorschriften belegt werden. Soweit Buchungen von den Vorschriften über Ausnahmen vom Anordnungszwang betroffen werden, hat die Kasse interne Buchungsbelege anzufertigen. Sie sind vom Kassenleiter oder seinem Vertreter sowie eines weiteren Bediensteten der Kasse zu unterschreiben. (2) Belege, die zu mehreren Buchungsstellen gehören, sind bei der ersten Buchungsstelle einzuordnen. Bei den anderen Buchungsstellen ist auf den Sachkonten ein entsprechender Hinweis erforderlich. An Stelle des Hinweises genügt die Einordnung eines Ersatzbeleges. (3) Die Belege sind unverzüglich zu sortieren und abzulegen. (4) Die Bücher und die Belege des laufenden Haushaltsjahres sind in den Kassenräumen aufzubewahren und für die Jahresrechnung bereitzuhalten. Nach der Feststellung der Jahresrechnung werden sie bis zum Ablauf der Fristen aufbewahrt. Die Kasse überwacht die Aufbewahrungsfristen und veranlasst (nach Abstimmung mit der Finanzabteilung) die Vernichtung der Belege, soweit sie nicht archivwürdig oder aufgrund der Gesetze dauernd aufzubewahren sind Verwahrgelass (1) Für das Vewahrgelaß besteht Anordnungszwang. Stand Seite 6 -

7 (2) Wertgegenstände aus Vollstreckungsmaßnahmen der Samtgemeindekasse sind nur auf schriftliche Verfügung des Kassenleiters oder seines Stellvertreters zu verwahren. (3) Sicherheitsleistungen, Kautionen und Hinterlegungen in bar sind als Sparguthaben anzulegen. Die Sparbücher sind im Verwahrgelass aufzubewahren. (4) Fundsachen sind in das Verwahrgelass nur aufzunehmen, wenn es sich um besonders wertvolle Gegenstände handelt. (5) Die Bücher für das Verwahrgelass werden nach zeitlicher und sachlicher Buchung geführt. (6) Die Bücher können mehrere Jahre geführt werden. (7) Die Wertgegenstände werden nach Art und Stückzahl gebucht. (8) Die Wertsachkonten sind von der Kasse mindestens einmal jährlich mit der Gesamtwerte-Fortschreibung abzustimmen Sparbücher (1) Barabhebungen von Sparbüchern sind unzulässig. Alle Sparbücher sind mit dem Vermerk Abhebungen nur durch Gutschrift auf laufendes Konto zu versehen. (2) Die Sparbücher sind jährlich einmal den Kreditinstituten zur Zinsgutschrift vorzulegen Schlußbestimmungen Diese Dienstanweisung tritt mit sofortiger Wirkung in Kraft. Gleichzeitig tritt die Dienstanweisung für die Samtgemeindekasse vom außer Kraft. Amelinghausen, den Samtgemeinde Amelinghausen - Völker - Samtgemeindebürgermeister Stand Seite 7 -