Dienstanweisung für die Finanzbuchhaltung der Stadt Detmold

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1 Dienstanweisung für die Finanzbuchhaltung der Stadt Detmold I. Abschnitt Allgemeines 1. Allgemeines Diese Dienstanweisung enthält die für die Stadt Detmold notwendigen näheren und ergänzenden Vorschriften und Regelungen zur Sicherstellung der ordnungsgemäßen Erledigung der Aufgaben der Finanzbuchhaltung unter besonderer Berücksichtigung des Umgangs mit Zahlungsmitteln sowie die Verwahrung und Verwaltung von Wertgegenständen gemäß 31 der Verordnung über das Haushaltswesen der Gemeinden im Land Nordrhein-Westfalen (GemHVO NRW). 2. Geltungsbereich Die Dienstanweisung gilt für den gesamten Geschäftsbereich der Finanzbuchhaltung, soweit in der GemHVO oder in anderen Vorschriften nichts anderes bestimmt ist. 3. Aufgaben 3.1. Die Finanzbuchhaltung nimmt die ihr gesetzlich übertragenen eigenen und auftragsweise zu erledigenden Aufgaben wahr. Die Aufgaben umfassen - die Buchführung, - die Zahlungsabwicklung, - die Mahnung und die Zwangsvollstreckung von öffentlich-rechtlichen und privatrechtlichen Geldforderungen sowie - die Verwahrung und Verwaltung von Wertgegenständen Der Finanzbuchhaltung können weitere Aufgaben durch den Bürgermeister/die Bürgermeisterin übertragen werden. Die Übertragung ist nur zulässig, wenn Vorschriften der GemHVO nicht entgegen stehen, dies im Interesse der Stadt liegt, die eigenen Aufgaben nicht beeinträchtigt werden und gewährleistet ist, dass die weiteren Aufgaben bei der Prüfung der Finanzbuchhaltung mitgeprüft werden können. Die Vorschriften der GemHVO gelten für die Erledigung dieser Aufgaben entsprechend, soweit durch Gesetz oder auf Grund eines Gesetzes nicht etwas anderes bestimmt ist. 4. Organisation der Finanzbuchhaltung 4.1. Die Finanzbuchhaltung gliedert sich in die Bereiche Buchführung, Zahlungsabwicklung und Vollstreckung Die Aufgaben der Finanzbuchhaltung werden für den Bereich Buchhaltung durch das Team Finanzbuchhaltung und für die Bereiche Zahlungsabwicklung, Mahnung und Zwangsvollstreckung von öffentlich-rechtlichen und privatrechtlichen Geldforderungen sowie die Verwahrung und Verwaltung von Wertgegenständen durch das Team Stadtkasse- wahrgenommen. 1

2 4.3. Die Buchführung und der Zahlungsverkehr werden grundsätzlich zentral vorgenommen. 5. Verantwortliche/r für die Finanzbuchhaltung und die Zahlungsabwicklung 5.1. Für das Team Finanzbuchhaltung und das Team Stadtkasse ist jeweils eine Leitung und eine Stellvertretung zu bestellen Sobald die Leitung des jeweiligen Teams die ordnungsgemäße Führung des jeweiligen Bereiches gefährdet sieht, hat sie die Aufsicht nach Punkt dieser Dienstanweisung zu unterrichten. II. Abschnitt Buchführung 6. Aufgaben der Finanzbuchhaltung Die Aufgaben des Teams Finanzbuchhaltung umfassen - die Geschäftsbuchführung sowie - die Anlagenbuchhaltung. 7. Buchführung 7.1. Die Buchführung erfolgt nach dem System der doppelten Buchführung unter Beachtung der Grundsätze ordnungsmäßigen Buchführung (GoB) sowie der gesetzlichen Regelungen Für die Buchführung gilt das Belegprinzip. Grundlage jeder Buchung sind begründende Unterlagen (wie Rechnungen, Vermerke, Verfügungen, Quittungen etc.). 8. Posteingänge, die den Zahlungsverkehr betreffen 8.1. Diese Regelungen gelten für alle externen und internen Posteingänge, die in irgendeiner Weise den Zahlungsverkehr der Stadt Detmold betreffen sowie sonstige für die Buchführung relevanten Unterlagen Der externe Posteingang umfasst alle Posteingänge, die bei der Stadt Detmold (u. a. per Post, per Fax, per , durch persönliche Abgabe) eingehen und die den Zahlungsverkehr betreffen (Bsp.: Rechnungen, Mahnungen, Gutschriften, Bescheide etc.). Der interne Posteingang umfasst alle Verrechnungen der Organisationsbereiche untereinander Zuständig sind - die zentrale Posteingangsstelle, - die dezentralen Posteingangsstellen der Organisationsbereiche sowie - alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadt Detmold, die persönlich die unter 8.2 genannten Schriftstücke in Empfang nehmen Alle Posteingangsstellen sortieren die unter 8.2 mit Ausnahme der elektronischen Eingänge genannten Schriftstücke aus und versehen sie mit einem Eingangsstempel. Aufgrund der Weiterverarbeitung dieser Schriftstücke muss der Stempel auf einer freien Stelle platziert sein, damit alle Angaben auf diesem 2

3 Dokument auch weiterhin gut lesbar bleiben. Danach sind diese Schriftstücke unverzüglich an das Team Finanzbuchhaltung zwecks Einbindung in den Workflow weiterzuleiten. 9. Geschäftsablauf des Buchungsverkehrs 9.1. Das Team Finanzbuchhaltung scannt täglich alle unter 8.2 genannten Posteingänge zur Weiterverarbeitung im elektronischen Workflow ein. Es erfolgt eine Kontrolle, ob alle Belege vollständig und lesbar eingescannt worden sind. Die Originalbelege werden anschließend vernichtet. In begründeten Einzelfällen kann eine Weitergabe von Originalbelegen an die Organisationseinheiten erfolgen. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen werden durch das Workflow-System sichergestellt. Das Team Finanzbuchhaltung bereitet die Vorgänge zur Weiterverarbeitung auf und leitet diese an die zuständigen Organisationseinheiten weiter Die Organisationseinheiten prüfen die Vorgänge auf sachliche und rechnerische Richtigkeit, führen die Vorkontierung durch und erteilen die Freigabe zur Verbuchung. Hiermit werden die Vorgänge zur Buchung an das Team Finanzbuchhaltung weitergeleitet. Selbsterstellte Buchungsbelege bzw. Rechnungen per müssen von den Organisationseinheiten direkt in das Workflow-System eingebunden werden. Ein vorheriges Einscannen und die Vorbearbeitung durch das Team Finanzbuchhaltung entfallen hierbei Das Team Finanzbuchhaltung überprüft die von den Organisationseinheiten gemachten Angaben. Ergeben sich hierbei Fragen, sind diese unverzüglich zwischen Buchführung und den Organisationseinheiten zu klären. Das Team Finanzbuchhaltung ist dann berechtigt, Kontierungen zu berichtigen bzw. zu ergänzen. Der zu buchende Betrag darf nur bei offensichtlichen Schreib- bzw. Rechenfehlern geändert werden. Diese Änderungen werden automatisch im System dokumentiert. Anschließend werden die Vorgänge im Buchhaltungssystem gebucht und damit dem Team Stadtkasse zur Zahlbarmachung weitergeleitet. 10. Unterschriftsbefugnisse Soweit in dieser Dienstanweisung keine anderweitigen Regelungen getroffen werden, ergeben sich die Vollmachten im Zahlungsverkehr aus der Vollmachtsverfügung des Bürgermeisters/der Bürgermeisterin Die Regelungen über die Feststellungsbefugnis sowie die Zeichnungsvollmacht für Kassenanweisungen der Vollmachtsverfügung gelten auch für die elektronischen Signaturen im Workflow-System. 3

4 III. Abschnitt Zahlungsabwicklung und Forderungsmanagement 11. Aufgaben der Stadtkasse Die Aufgaben des Teams Stadtkasse sind die Führung und Bebuchung der Finanzrechnung und Überwachung der Finanzmittel und umfassen im Wesentlichen: - Die Annahme von Einzahlungen und die Leistung von Auszahlungen, - die zahlungsorientierte Buchhaltung, insbesondere a) die Offene-Posten-Verbuchung im Rahmen der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, b) die durchlaufende Zahlungsabwicklung, c) die Bankbuchhaltung, d) den buchmäßigen Abschluss der Finanzmittelkonten - die tägliche Abstimmung der Finanzmittelkonten - die Liquiditätsplanung - die Jahresabstimmung der Konten für den Jahresabschluss - das zentrale Forderungsmanagement, insbesondere a) die Beitreibung öffentlich-rechtlicher und privatrechtlicher Geldforderungen (sofern sie nach öffentlich-rechtlichen Bestimmungen vollstreckt werden können), b) die Festsetzung, Stundung, Niederschlagung und den Erlass der Mahnund Vollstreckungsgebühren sowie der Nebenforderungen, c) die Bewertung der Forderungen Für Zahlstellen, die außerhalb der Kassenorganisation bestehen, und für Handvorschüsse und Einnahmekassen (Geldannahmestellen) gelten die besonderen Dienstanweisungen Stundung, Niederschlagung und Erlass von Ansprüchen der Stadt werden in einer gesonderten Dienstanweisung geregelt. 12. Zuständigkeiten als Vollstreckungsbehörde Die Kasse wird gemäß Verwaltungsvollstreckungsgesetz NRW (VwVG NRW) zur zentralen Stelle für das Mahn- und Vollstreckungsverfahren bestimmt. Sie bearbeitet im Rahmen der Vollstreckungsverfahren federführend alle Insolvenzverfahren, die die Stadt Detmold betreffen. 13. Organisation des Teams Stadtkasse Soweit die gesetzlichen Vorschriften und diese Dienstanweisung nichts anderes bestimmen, trifft die Kassenleitung die im Interesse einer ordnungsgemäßen und wirtschaftlichen Führung der Stadtkasse erforderlichen Anordnungen. Die Kassenleitung hat u. a. alle Maßnahmen zu treffen, die eine höchstmögliche innere und äußere Kassensicherheit sowie die Liquiditätssicherung gewährleisten. 14. Geschäftsgang der Stadtkasse Behandlung der Eingänge Die bei der Stadtkasse eingehenden Sendungen sind von der Kassenleitung 4

5 oder der dazu bestimmten Person zu öffnen und sofort mit dem Eingangsstempel zu versehen. Wertsendungen sind von der Kassenleitung oder der jeweiligen Stellvertretung zu öffnen. Eingänge bei anderen Dienststellen, denen Zahlungsmittel (Bargeld, Schecks) beigefügt sind, sind unverzüglich der Stadtkasse zuzuleiten. Im Übrigen sind die Eingänge nach der Dienst- und Geschäftsordnung der Stadtverwaltung Detmold zu behandeln Schriftverkehr Die Stadtkasse führt ihren Schriftwechsel unter der Bezeichnung Stadt Detmold Der Bürgermeister / Die Bürgermeisterin - Stadtkasse - In Vollstreckungsangelegenheiten führt sie ihn unter der Bezeichnung Stadt Detmold Der Bürgermeister / Die Bürgermeisterin - Stadtkasse als Vollstreckungsbehörde 15. Zahlungsverkehr und Verwaltung der Kassenmittel Die Zahlgeschäfte sind grundsätzlich unbar abzuwickeln Auszahlungen dürfen nur durch Überweisung, Bargeld oder Schecks erfolgen Einzahlungen dürfen neben Überweisungen nur in Form von Bargeld, Schecks oder Zahlung per EC-Cash akzeptiert werden Bargeld und sonstige Zahlungsmittel dürfen nur von den Kassierern/ Kassiererinnen, Vollziehungsbeamten/Vollziehungsbeamtinnen und sonstigen ausdrücklich damit beauftragten Bediensteten angenommen und ausgezahlt werden Bei Bareinzahlung wird dem Einzahler / der Einzahlerin eine Quittung ausgehändigt. Sie wird auf einem Formblatt oder mit Stempelaufdruck auf einem entsprechenden Beleg (z. B. Bescheid) mit einer Unterschrift erteilt. Die Befugnis zur Unterzeichnung regelt die Kassenleitung. Die Vollziehungsbeamten/die Vollziehungsbeamtinnen quittieren ausschließlich auf den besonderen Durchschreibequittungen. Die gelieferten Quittungsblöcke sind zu nummerieren, unter Verschluss zu nehmen und nur gegen Quittung an die Vollziehungsbeamten/die Vollziehungsbeamtinnen auszuhändigen Angenommene Schecks sind unverzüglich bei einem Kreditinstitut zur Gutschrift auf ein Konto der Stadt Detmold einzureichen. Ihre Einlösung ist zu ü- berwachen. Auf Schecks dürfen Geldbeträge nicht bar ausgezahlt werden Wechsel dürfen nicht als Zahlungsmittel angenommen werden Eingesandte Überweisungsaufträge sind mit den Worten "vom Empfänger eingesandt" zu versehen und dem bezogenen Geldinstitut zuzuleiten Private Zahlungsmittel und Wertgegenstände dürfen nicht in den Kassenbehältern aufbewahrt werden 5

6 16. Geldverwaltung Im Rahmen der Bewirtschaftung der Kassenmittel sind Liquiditätsbedarfe und -überschüsse der Stadtkasse im Rahmen einer Liquiditätsplanung bedarfs- und ausgleichsorientiert zu steuern. Jede Organisationseinheit hat die Stadtkasse unverzüglich zu unterrichten, wenn mit größeren Ein- oder Auszahlungen (> ) gerechnet wird Der Bargeldbestand sowie die unverzinslichen Guthaben bei Geldinstituten sind möglichst niedrig zu halten. Freies Kapital ist gemäß den verbindlichen kommunalen Anlagegrundsätzen (Sicherheit vor Ertrag, Rentabilität und rechtzeitige Verfügbarkeit) anzulegen Liquiditätsüberschüsse sind als Termingelder (z.b. Festgeldkonto, Kündigungsgeld, Tagesgeldkonto) und/oder als anlagestrukturähnliche Geldanlagen (z.b. EURIBOR- oder Geldmarktkonto) zu verwenden. Termingelder und anlagestrukturähnliche Gelder dürfen nur bei Sparkassen im Sinne des Sparkassengesetzes sowie ähnlichen Geldinstituten und bei Banken, die der gemeinschaftlichen Einlagensicherung der deutschen Banken angeschlossen sind, angelegt werden. Für andere Anlageformen wie z.b. Inhaberschuldverschreibungen, Anleihen mit festem oder veränderlichem Nominalzins, Nullkuponanleihen, Aktien, Fonds u.ä. ist die vorherige Entscheidung des Verwaltungsvorstandes sowie die Zustimmung der Rechnungsprüfung erforderlich Die Stadtkasse darf keine Darlehen gewähren Der Kämmerer / die Kämmerin ist monatlich über den Kassenbestand, die Liquiditätsplanung und das Zinsniveau (Geldanlagen) zu informieren Zur Abwendung von Liquiditätsengpässen kann die Kassenleitung vorübergehend Kredite zur Liquiditätssicherung im Rahmen der Ermächtigung durch die Haushaltssatzung aufnehmen. Der Kämmerer / die Kämmerin ist darüber zu informieren Die DetCon GmbH und ihre Gesellschaften können kurzfristig nicht benötigte Geldmittel direkt bei der Stadtkasse anlegen. Diese Geldmittel können zur Liquiditätssicherung der Stadtkasse in Anspruch genommen werden. Innerhalb des Liquiditätsverbundes mit den städtischen Gesellschaften darf die DetCon GmbH zur Sicherung ihrer Liquidität und zur Liquidität ihrer Tochtergesellschaften Beträge bis zur Summe der durch die Gesellschaften angelegten Beträge abrufen. In die Berechnung fließen solche Beträge nicht ein, für die ein gesonderter Beschluss des Haupt- und Finanzausschusses bzw. Rates vorliegt. 17. Konten und Verfügungsberechtigung Die von der Stadtkasse unterhaltenen Konten bei Geldinstituten werden unter der Bezeichnung "Stadtkasse Detmold" geführt Über die Einrichtung von neuen Geschäftskonten entscheidet der Bürgermeister/die Bürgermeisterin im Benehmen mit dem Kämmerer/der Kämmerin. 6

7 17.3. Die Verfügung über Guthaben durch Scheck, Überweisungsauftrag oder Abbuchungsermächtigung sowie die Anerkennung des Standes der Bankkonten stellen Kassengeschäfte dar, für die die Stadtkasse zuständig ist. Das gilt auch für die formelle Einrichtung und Auflösung von Sparkonten und Festgeldkonten. Die Verfügung über Guthaben und die Anerkennung, Einrichtung und Auflösung von Konten bedarf jeweils zweier Unterschriften bzw. bei der Nutzung von Online-Banking zweier digitaler elektronischer Unterschriften (EU). Dazu berechtigt sind die Kassenleitung und die jeweilige Stellvertretung. Weitere Kassenbedienstete werden vom Bürgermeister/von der Bürgermeisterin ermächtigt. Die Berechtigungen sind der örtlichen Rechnungsprüfung mitzuteilen. 18. Kassensicherheit Außerhalb der Dienstzeiten sind die Kassenräume verschlossen zu halten, soweit die Kassenleitung keine andere Regelung trifft Die Wertgegenstände des Verwahrgelasses sind im Panzerschrank aufzubewahren. Die für den laufenden Dienstbetrieb nicht benötigten Vordrucke für Schecks und Überweisungsaufträge sind unter Verschluss zu halten. Die Stadtkasse, Einnahmekassen, Handvorschüsse und alle Zahlstellen haben bei Dienstschluss den Barbestand unter Verschluss zu nehmen. 19. Festsetzung von Bagatellgrenzen Wiederkehrende Einnahmen Auf Mahnung und Beitreibung von Hauptforderungen unter 2,50 wird verzichtet Einmalige Einnahmen Hauptforderungen werden ab 5,00 nach Fälligkeit gemahnt. Eine Zwangsvollstreckung findet bis zu einer Hauptforderung von 10,00 nicht statt. Der Betrag gilt nach Verstreichen der Mahnfrist als unbefristet niedergeschlagen. Die Stadtkasse teilt den Organisationseinheiten diese Fälle schriftlich mit. Diese verfügen den Sollabgang. Eine Aufnahme in die Niederschlagungskartei erfolgt nicht. Ausgenommen von dieser Regelung sind wiederholt Säumige und Bußgelder Einziehungsersuchen anderer Behörden Die Einziehungsersuchen von anderen Behörden sind unter Hinweis auf 5 Absatz 3 Ziffer 2 Verwaltungsverfahrensgesetz NRW zurückzugeben, wenn die Gesamtforderung den Betrag von 10,00 nicht erreicht. 20. Kontenabstimmung Dem Buchen eines Geschäftsvorfalls, durch den sich Änderungen des Zahlungsmittelbestandes ergeben, muss grundsätzlich vorher eine entsprechende Buchung auf dem dafür vorgesehenen Kreditoren- bzw. Debitorenkonto vorausgehen Bei unklaren Einzahlungen aufgrund fehlender Sollstellungen ist von den Organisationsbereichen innerhalb von 3 Tagen die fehlende Buchung nachzuholen. Bei unklaren Belastungen eines Geschäftskontos legt die Stadtkasse unverzüglich Widerspruch ein. Besteht die Möglichkeit einer Aufrechnung, ist davon Gebrauch zu machen. 7

8 20.3. Die Stadtkasse stimmt täglich nach Abschluss der Buchungen den Ist-Bestand der Finanzmittel mit dem Bestandskonto Liquide Mittel ab. Die Abstimmungen sind zu protokollieren und von dem/der mitwirkenden Mitarbeiter/Mitarbeiterin und der Kassenleitung zu unterschreiben. Unstimmigkeiten, die sich aus der Abstimmung der Konten ergeben, sind unverzüglich aufzuklären. Ein Fehlbetrag ist, wenn er nicht sofort ersetzt wird oder werden kann, ohne Verzögerung als Aufwand zu buchen. Ein festgestellter Überschuss ist analog als Ertrag zu vereinnahmen Für den Jahresabschluss sind durch die Kassenleitung die Bestände sämtlicher Kassenkonten (Bankkonten, Bilanzkonten der Kontengruppe liquide Mittel) formell festzustellen. Korrekturen von Konten (Löschungen, Nicht-Übernahme, Bezeichnungen) erfolgen spätestens zum Abschlussstichtag Die Abrechnung der Einnahmekassen, Handvorschüsse und Zahlstellen mit der Stadtkasse ist in den jeweiligen Dienstanweisungen besonders geregelt. 21. Verwahrung und Verwaltung von Wertgegenständen Für das Verwahrgelass besteht Anordnungszwang. Wertgegenstände aus Vollstreckungsmaßnahmen der Stadtkasse sind nur auf schriftliche Verfügung der Kassenleitung oder der jeweiligen Stellvertretung zu verwahren Die Stadtkasse hat die Wertgegenstände bei der Einlieferung je nach Art auf Wert, Beschaffenheit, Echtheit, Vollständigkeit, Gewicht usw. zu prüfen. Soweit die Wertgegenstände der Auslosung unterliegen oder mit Zins- und Gewinnanteilscheinen versehen sind, werden sie der Sparkasse Detmold zur bankmäßigen Verwaltung übergeben Die Bücher für das Verwahrgelass werden ohne Trennung der zeitlichen und sachlichen Buchführung geführt. Die Bücher können für mehrere Jahre geführt werden. Wertpapiere und Urkunden über Kapitalbeträge werden mit ihrem Nennwert, Wertzeichen mit dem aufgedruckten Wert, alle sonstigen Gegenstände mit einem Erinnerungswert von 1,00 gebucht. 22. Durchlaufende und fremde Finanzmittel Die Stadtkasse darf die Zahlungsabwicklung für andere nur erledigen, wenn dies durch Gesetz zugelassen oder aufgrund eines Gesetzes bestimmt oder durch den Bürgermeister / die Bürgermeisterin angeordnet ist. Auszahlungen für eine andere Stelle sollen nur insoweit geleistet werden, als Kassenmittel aus Einzahlungen für diese Stelle oder aus deren Beständen zur Verfügung stehen Entsprechend 27 Abs. 6 GemHVO sind haushaltsfremde Vorgänge in gesonderten Nachweisen zu führen. 8

9 IV. Abschnitt Automatisierte Datenverarbeitung 23. Einsatz von automatisierter Datenverarbeitung in der Finanzbuchhaltung Für den Einsatz von automatisierter Datenverarbeitung (DV) sind die Vorschriften der GemHVO anzuwenden. Daneben sind die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) und die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchungssysteme (GoBS), sowie die Ordnungsvorschriften der 238, 239, 257 und 261 Handelgesetzbuch (HGB) und die 145 bis 147 Abgabenordnung (AO) zu beachten. Insbesondere gilt: - Die buchungspflichtigen Geschäftsvorfälle müssen richtig, vollständig und zeitgerecht erfasst sein sowie sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen (Beleg- und Journalfunktion). - Die Geschäftsvorfälle sind so zu verarbeiten, dass sie geordnet darstellbar sind und einen Überblick über die Vermögens- und Ertragslage gewährleisten (Kontenfunktion). - Die Buchungen müssen einzeln und geordnet nach Konten und diese fortgeschrieben nach Kontensummen oder Salden sowie nach Abschlusspositionen dargestellt und jederzeit lesbar gemacht werden können. - Ein sachverständiger Dritter muss sich in dem jeweiligen Verfahren der Buchführung in angemessener Zeit zurechtfinden und sich einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage der Kommune verschaffen können. - Das Verfahren der DV-Buchführung muss durch eine Verfahrensdokumentation, die sowohl die aktuellen als auch die historischen Verfahrensinhalte nachweist, verständlich und nachvollziehbar gemacht werden. Für die Einhaltung der GoB und GoBS ist bei der DV-Buchführung die Finanzbuchhaltung verantwortlich. Für den / die für die Aufsicht über die Finanzbuchhaltung Verantwortliche/n gilt gleiches. 24. Freigabe von Verfahren In der automatisierten Datenverarbeitung für die Finanzbuchhaltung dürfen nur freigegebene Programme eingesetzt werden. Ein Programm muss den für den Vollzug der Aufgaben geltenden, speziellen rechtlichen und sachlichen Regelungen sowie den GoBS entsprechen Die Programme müssen dokumentiert und von den anwendenden Stellen geprüft und von der Rechnungsprüfung freigegeben sein. Die Dienstanweisung TUI ist zu beachten. Durch Kontrollen ist sicherzustellen, dass alle Geschäftsvorfälle vollständig erfasst werden und nach erfolgter Buchung nicht unbefugt (d.h. nicht ohne Zugriffsschutzverfahren) und nicht ohne Nachweis des vorausgegangenen Zustandes verändert werden können. Die Freigabe soll dauerhaft nachvollziehbar sein und bestätigen, dass die gesetzlichen und örtlichen Regelungen eingehalten werden. Die Testberichte, in denen Art, Umfang und Ergebnisse festgehalten werden, sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Für die jeweils eingesetzte Programmversion ist ein Tes- 9

10 tat vorzuhalten. Die Prüfung kann durch beauftragte Dritte durchgeführt werden. 25. Berechtigungen im Verfahren Berechtigungen im Verfahren werden unter Beachtung der Regelungen der Vollmachtsverfügung durch das Team Finanzen vergeben. 26. Dokumentation der eingegebenen Daten und ihrer Veränderungen Geschäftsvorfälle bei DV-Buchführungen (batch- / dialogorientierte Verfahren) gelten als ordnungsgemäß gebucht, wenn sie nach einem Ordnungsprinzip vollständig, formal richtig, zeitgerecht und verarbeitungsfähig erfasst und gespeichert sind. Es ist zu gewährleisten, dass alle für die unmittelbar oder zeitlich versetzt nachfolgende Verarbeitung erforderlichen Merkmale einer Buchung vorhanden, plausibel und kontrollierbar sind. Insbesondere müssen die Merkmale für eine zeitliche Darstellung sowie eine Darstellung nach Sach- und Personenkonten gespeichert sein. Diese Daten sind in Form von Buchungsprotokollen oder in anderer protokollierbarer, verfahrensabhängiger Darstellungsweise (maschinell erstellte Erfassungs-, Übertragungs- und Verarbeitungsprotokolle) vorzuhalten. Die Protokolle werden wie Belege aufbewahrt Um die zeitnahe und periodengerechte Erfassung eines Geschäftsvorfalls sicherzustellen, muss der Zeitpunkt der Buchung in der Verfahrensdokumentation definiert sein. Werden erfasste Daten vor dem Buchungszeitpunkt, z.b. wegen offensichtlicher Unrichtigkeit korrigiert, braucht der ursprünglich gespeicherte Inhalt nicht sichtbar sein. Werden Merkmale (Belegbestandteile, Kontierung) einer erfolgten Buchung verändert, so muss der Inhalt der ursprünglichen Buchung feststellbar bleiben, z.b. durch Aufzeichnungen über durchgeführte Änderungen (Storno- oder Neu- Buchungen). Diese Änderungsnachweise sind Bestandteil der Buchführung und aufzubewahren. 27. Identifikation innerhalb der sachlichen und zeitlichen Buchung Die DV-Buchführung hat dem Prinzip zu entsprechen, dass ein sachlicher und ein zeitlicher Nachweis über sämtliche buchführungspflichtigen Geschäftsvorfälle erbracht werden muss. 28. Sicherung und Kontrolle der Verfahren Der Bürgermeister / die Bürgermeisterin bestimmt, in welcher Form die Bücher geprüft werden. 29. Abgrenzung der Verwaltung von Informationssystemen und automatisierten Verfahren von der fachlichen Sachbearbeitung und der Erledigung der Aufgaben der Finanzbuchhaltung Die Anwendung und Entwicklung von Programmen sind strikt zu trennen. Wer Daten in der Finanzbuchhaltung erfasst, verarbeitet und ausgibt, darf keine System- oder Anwendungsprogrammierungen vornehmen und umgekehrt. 10

11 V. Abschnitt Sicherheit und Überwachung der Finanzbuchhaltung 30. Sicherheit und Überwachung der Finanzbuchhaltung Die Aufsicht und Kontrolle über das Team Finanzbuchhaltung und das Team Stadtkasse erfolgen durch den Kämmerer / die Kämmerin oder den / die hierfür Bestellten / Bestellte ( 31 Abs. 4 GemHVO). Dieser / Diese hat durch regelmäßige Kontrollen sicherzustellen, dass die internen Festlegungen zur Buchführung und Zahlungsabwicklung beachtet werden Der Kämmerer / die Kämmerin hat mindestens einmal jährlich unvermutet die Zahlungsabwicklung zu prüfen. Die Finanzbuchhaltung ist dauerhaft unterjährig zu überwachen. Überwacht die Rechnungsprüfung dauerhaft die Zahlungsabwicklung, kann von der unvermuteten Prüfung abgesehen werden. Hat im laufenden Jahr eine überörtliche Prüfung stattgefunden, kann auf eine Bestandsaufnahme verzichtet werden. Beim Ausscheiden der Leitung des Teams Finanzbuchhaltung bzw. der Leitung des Teams Stadtkasse hat eine zusätzliche Prüfung stattzufinden Papiergebundene und elektronische Bücher, Belege und Akten dürfen nur mit dem Einverständnis der jeweiligen Leitung des Teams Finanzbuchhaltung bzw. des Teams Stadtkasse hierzu Berechtigten herausgegeben bzw. Zugriff gewährt werden. Anderen Personen ist die Einsicht nur zu gestatten, wenn ein dienstlicher Auftrag nachgewiesen wird Die fachliche Aufsicht über die Zahlstellen führt die Kassenleitung Die Aufsicht über die Handvorschüsse und Einnahmekassen (Geldannahmestellen) werden in einer besonderen Dienstanweisung geregelt Die Befugnis für die sachliche und rechnerische Feststellung wird Bediensteten des Teams Finanzbuchhaltung und des Teams Stadtkasse erteilt, wenn und soweit der Sachverhalt nur von ihnen beurteilt werden kann Die Bediensteten des Teams Finanzbuchhaltung und des Teams Stadtkasse haben sich über die ihr Arbeitsgebiet betreffenden Vorschriften usw. ständig zu informieren. Wenn sie ihnen unklar sind oder nicht ausreichend erscheinen, haben sie eine Klärung durch die Leitung der Finanzbuchhaltung bzw. die Leitung der Stadtkasse herbeizuführen Es erfolgt eine Trennung zwischen Stammdatenanlage und -pflege und Buchungstätigkeit Der örtlichen Rechnungsprüfung sind alle wesentlichen, die Buchführung betreffenden Festlegungen unverzüglich mitzuteilen. Hierzu zählen z.b.: - Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit - (Sofern eingerichtet) Freigabeberechtigungen im Rahmen der Buchführung - Berechtigungen im Rahmen der Zahlungsabwicklung Der Umfang der Berechtigungen ist ebenfalls mitzuteilen. 11

12 Vor Einführung von technisch unterstützten Zahlungssystemen z.b. EC-Cash- Verfahren ist sowohl das Team Stadtkasse als auch die örtliche Rechnungsprüfung zu beteiligen. VI. Abschnitt Schlussvorschriften 31. Schlussbestimmungen Diese Dienstanweisung tritt am 01. Januar 2008 in Kraft. Sofern die Regelungen dieser Dienstanweisung wesensimmanent oder begriffsnotwendig eine Umstellung des Haushaltswesens voraussetzen, gelten für die Rechnungslegung des Haushaltsjahres 2007 noch die Regelungen der Dienstanweisung für die Stadtkasse Detmold vom Nach Abschluss der Rechnungslegung für das Haushaltsjahr 2007 tritt diese außer Kraft. Detmold, den (Heller) Bürgermeister 12