Besprechungen führen, aber richtig! Durch gute Planung zu Ergebnissen

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1 Personalmanagement-Tipp Besprechungen führen, aber richtig! Durch gute Planung zu Ergebnissen Kompetenz im Handwerk

2 Besprechungen führen, aber richtig Besprechungen bilden einen festen Bestandteil in der Arbeitswelt vieler Menschen. In ihnen sollen Informationen weitergegeben, Probleme analysiert und gelöst, Ideen gesammelt oder Ergebnisse präsentiert werden. Aber viele Mitarbeiter (und auch Chefs) beklagen den mangelnden Erfolg von Besprechungen. Da vertut man viel Zeit mit endlosem Diskutieren und Ergebnisse (wenn es denn welche gibt) werden nicht umgesetzt. Dabei können gut organisierte und gestaltete Besprechungen zu einem echten Führungsinstrument im Handwerk werden. Der folgende Personalmanagement- Tipp gibt Ihnen wertvolle Hinweise dafür. Warum sollten Besprechungen durchgeführt werden? Information ist ein wichtiger Erfolgsfaktor im Unternehmen. Natürlich müssen die Mitarbeiter über alle sie unmittelbar betreffenden Dinge Bescheid wissen. Und alle weitergehenden Informationen über die Entwicklung des Unternehmens, über die Wettbewerbssituation oder über bevorstehende Projekte erhöhen das Verständnis der Mitarbeiter für Unternehmensentscheidungen. Informiert sein motiviert! Jeder Mensch hat das Bedürfnis nach Informationen, das Bedürfnis mitreden zu können. Versäumen Sie es als Unternehmensleitung, rechtzeitig, sachlich und gleichberechtigt zu informieren, können sich Gerüchte und Verzerrungen den Weg durch das Unternehmen bahnen. Und dann können Sie nur noch reagieren, statt agieren und müssen viel Zeit darauf verwenden, Gerüchte aus der Welt zu schaffen. Eine Möglichkeit, Mitarbeiter systematisch und gleichberechtigt zu informieren, ist die Mitarbeiterbesprechung. Solche Besprechungen können Sie außerdem dazu nutzen, Rückmeldungen (Feedback) zu geben, wie z.b. die letzte Kundenbefragung ausgegangen ist und für besonders gute Arbeitsergebnisse zu loben, Ihre Mitarbeiter an bestimmten Projekten zu beteiligen, indem Sie Ihre Meinungen einholen, einzelne Aktionen zu planen (z.b. das nächste Mitarbeitergrillfest), Vorbereitungen zu organisieren, indem Aufgaben und Verantwortlichkeiten verteilt und Termine festgelegt werden, Ihre Mitarbeiter von Ihren Ideen zu überzeugen und für neue Vorhaben zu motivieren. Tipps zur Vorbereitung und Durchführung von Besprechungen 1. Sorgen Sie für Regelmäßigkeit Führen Sie Mitarbeiterbesprechungen, die der reinen Information dienen, regelmäßig durch! Reservieren Sie dafür am besten einen bestimmten Tag und eine bestimmte Uhrzeit (z.b. jeden ersten Freitag im Monat um 15:00 Uhr). Dann können sich alle Mitarbeiter daran gewöhnen und niemand hat zu diesem Zeitpunkt einen anderen Termin. 2...

3 2. Prüfen Sie je nach Termin, wer an der Besprechung teilnehmen soll Ob jeder Mitarbeiter an den Besprechungen teilnehmen soll, ist abhängig davon, wie groß Ihr Unternehmen ist. Haben Sie verschiedene Bereiche oder Abteilungen, so besprechen Sie sich regelmäßig mit Ihren Bereichsverantwortlichen und Meistern! Diese werden dann die Mitarbeiter in den jeweiligen Bereichen über die Ergebnisse der Besprechung informieren. Trotzdem sollten Sie auch in größeren Unternehmen in regelmäßigen Abständen alle Mitarbeiter zusammen holen, um Informationen aus erster Hand zu vermitteln. 5. Legen Sie einen Raum für die Besprechung fest! Eine runde Sitzordnung verringert den gefühlsmäßigen Abstand zwischen der Unternehmensleitung und den Mitarbeitern. Sorgen Sie dafür, dass der Raum entsprechend zu jedem Termin aufgeräumt und eingerichtet ist. Eine Tafel, ein Flipchart oder große Bögen Papier können Ihnen helfen, Ihre Informationen übersichtlich zu präsentieren. Organisieren Sie eine störungsfreie Atmosphäre! Telefongespräche und andere Unterbrechungen sollten in der festgelegten Zeit tabu sein! 3. Erstellen Sie eine Tagesordnung Sammeln Sie vorher die Themen, die Sie besprechen wollen und erstellen Sie eine Tagesordnung. Stellen Sie sicher, dass jeder teilnehmende Mitarbeiter vorher über die Tagesordnung informiert ist. Sie können sie am schwarzen Brett aushängen oder jedem Mitarbeiter persönlich ausdrucken. 4. Geben Sie einen Zeitrahmen vor Legen Sie vorher bereits fest, wie lange die Besprechung dauern soll und vermerken Sie es auf der Tagesordnung oder auf der Einladung. Halten Sie sich an die vorgegebene Dauer! So vermeiden Sie ausufernde Diskussionen! Eine Informationsbesprechung kann mit 45 Minuten angesetzt werden. Für eine Besprechung, in der Entscheidungen gefällt werden, sollten Sie maximal 3 Stunden einplanen! 6. Bestimmen Sie einen Mitarbeiter, der die Besprechung leitet! Bestimmen Sie einen fähigen Mitarbeiter zur Besprechungsleitung oder führen Sie diese selbst. Als Besprechungsleiter sind Sie dafür verantwortlich, dass die Tagesordnung und der Zeitplan eingehalten werden! 7. Seien Sie selbst zur Besprechung gut vorbereitet! Bedenken Sie, dass Sie nur dann von Ihren Mitarbeitern Aufmerksamkeit und Interesse erwarten können, wenn Sie selbst zur Besprechung gut vor bereitet sind. 8. Fangen Sie die Besprechungen pünktlich an! Geben Sie den unpünktlichen Mitar-... 3

4 Protokoll zur Mitarbeiterbesprechung am 1. März 2002 Anwesend: Wilfried Meusel Kurt Biebling Frank Siebmann Ilona Mannig Martin Lohr Kerstin Zenk Protokollführer: Martin Lohr TOP 1 Überblick über die Unternehmenssituation: Großprojekt Hotel Frankenstrasse erfolgreich abgeschlossen, Übergabe konnte 5 Tage vor dem geplanten Termin erfolgen. Ausdrückliches Lob des Kunden an alle Mitarbeiter für hervorragende Arbeit Guter Auftragsvorlauf für die nächsten 2 Monate, danach schlecht Zur Zeit rückläufige Gewinne, da Kosten überproportional gestiegen sind, Maßnahmenplan wird derzeit von der Unternehmensleitung vorbereitet und in der nächsten Mitarbeiterbesprechung vorgestellt. TOP 2 Anschaffung der neuen CNC-Drehmaschine wird am 5. April 2002 geliefert, eine Einweisung für die Mitarbeiter Biebling und Siebmann erfolgt am 11. März 14:00 Uhr. Software-Schulung am 23. März 2002 Top 3 Vorbereitung Tag der offenen Tür (Beschluss auf letzter Besprechung) Termin 7. September 2002, siehe Maßnahmenplan! nächster Termin: Freitag,

5 beitern keine Zusammenfassung des bereits Besprochenen! So gewöhnen Sie Ihre Mitarbeiter an pünktliches Erscheinen und Sie verschwenden keine Zeit mit langem Warten auf einzelne Personen! 9. Lassen Sie zu jeder Besprechung ein Protokoll führen! Somit haben Sie und alle Anwesenden hinterher schriftlich in der Hand, was gesagt und beschlossen wurde! Verteilen Sie das Protokoll später an alle Beteiligten oder machen Sie es auf andere Weise für alle zugänglich (z.b. am schwarzen Brett oder in einem Ordner im Aufenthaltsraum)! 10. Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Informationsstand sind! Fassen Sie nach jedem Abschnitt den Tagesordnungspunkt noch einmal kurz zusammen. Das erleichtert dem Protokollführer die Arbeit und allen Beteiligten die Übersicht. 11. Vereinbaren Sie den nächsten Termin! Die Gelegenheit, dass alle Mitarbeiter beisammen sind, sollten Sie nutzen. Kündigen Sie daher am Ende der Besprechung den Termin für die nächste Zusammenkunft an! 12. Überprüfen Sie die Ergebnisse vor - angegangener Vereinbarungen! Protokoll der letzen Zusammenkunft umgesetzt wurden bzw. ob es noch offene Punkte zu erledigen gibt. Das Protokoll und der Maßnahmenplan In der Abbildung finden Sie ein Protokollbeispiel. Vermerken Sie im Protokoll alle Anwesenden der Besprechung und die wesentlichen Inhalte der einzelnen Tagesordnungspunkte (TOP). Vermeiden Sie wörtliches Mitschreiben! Es überfordert den Protokollführer und hinterher macht sich niemand mehr die Mühe, das viel zu lang geratene Protokoll zu lesen. Werden in der Besprechung Termine vereinbart, gehören auch diese ins Protokoll. Den Abschluss des Protokolls bildet ein Maßnahmenplan. Vermerken Sie in ihm, welche Aufgaben bis zur nächsten Besprechung durchgeführt werden müssen, wer dafür verantwortlich ist, bis wann alles erledigt sein muss und gegebenenfalls, wer die Erfüllung kontrolliert. Achten Sie darauf, dass möglichst alle Mitarbeiter freiwillig Aufgaben übernehmen. Jeder, der sich für eine Aufgabe bereit erklärt, wird für die Erledigung auch verantwortlich gemacht. Wichtig ist natürlich, dass die Mitarbeiter auch die Kompetenzen erhalten, diese Aufgaben auszuführen. Überprüfen Sie zu jeder Besprechung, ob die Vereinbarungen im... 5

6 Maßnahmenplan Wer? Was? Bis wann? Meusel Maßnahmenplan zur Kostensenkung Schuhmacher Urlaubsliste erstellen Siebmann Vorschlag für Exponate und Vorführ aktionen am Tag der offenen Tür Zenk Vorschläge für Rahmenprogramm (Kinder und Erwachsene) Biebling Vorschläge für Kundengeschenke, Budget: 5000,00 EUR Meusel Kalkulation Tag der offenen Tür Manning Aufruf für Organisationsteam Tag der offenen Tür Schuhmacher Kunden antelefonieren wg Ausleih- Anfrage für Exponate 6...

7 Nun noch einige Tipps zum Schluss: Versuchen Sie, die Besprechung nicht zu dominieren! Informieren Sie Ihre Mitarbeiter ausreichend, aber geben Sie Ihnen auch die Möglichkeit, ihre Meinungen und ihr Wissen darzulegen. Übrigens sind Mitarbeiterbesprechungen auch gute Gelegenheiten, die Geburtstage der Mitarbeiter zu würdigen. Schaffen Sie als Unternehmer eine herzliche Atmosphäre (vielleicht bei einer Tasse Kaffee und einem Stück Kuchen), ohne die Tagesordnung zu vernachlässigen! Und: Lachen ist erlaubt! Es lockert die Stimmung und verhilft zu mehr Elan!... 7

8 I M P R E S S U M Herausgeber: Management-Center Handwerk (MCH) der Landes-Gewerbeförderungsstelle des NRW Handwerks (LGH) Tel: Fax: Geschäftsführer: Dipl.-Volkswirt Reiner Nolten Redaktion: Claudia Stemick M.A. Autor: Dipl.-Kffr. Anne Seela Produktion: Wohlfeld und Wirtz, Duisburg Foto: PhotoDisc Stand: August 2002 Das Projekt ist finanziert mit Mitteln der Europäischen Union (EFRE) und des Landes NRW.