Zur Umstellung auf proalpha 5.2g und Erfahrungen mit dem pdf-versand aus proalpha

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2 Zur Umstellung auf proalpha 5.2g und Erfahrungen mit dem pdf-versand aus proalpha Firmenvorstellung Ausgangssituation in Bezug auf die ERP-Umgebung S.W.O.T Analyse der Einführung von Version 5.2g Ablauf des Upgrades Effekte des Upgrades Nebeneffekt: Mailversand mit PDF-Anhänge aus proalpha Ausblick 2

3 UNTERNEHMENSGESCHICHTE 3

4 9 Standorten weltweit. Hauptsitz in Cardiff, GB 7 der 9 Standorte sind Produktionsstätten 300 Beschäftigte (Mai 2012) Vorstand aus einigen der führenden Autoritäten der Medizindiagnostik 4

5 WAS UNTERSCHEIDET EKF VON WETTBEWERBERN? patientennahe Analysegeräte zur Erkennung von: Diabetes Anämie Nierenerkrankungen einzigartige Reihe von benutzerfreundlichen, messgenauen mobilen Analysegeräten globale Produktion und Vertrieb Vorstand, bestehend aus einigen der führenden Autoritäten in der medizinischen Diagnostik-Welt börsennotiertes Unternehmen 5

6 EKF diagnostic GmbH (Barleben) ca. 100 Mitarbeiter Hauptfertigungsstandort der EKF Group Kontinuierlich steigende Umsätze Forschung und Entwicklung im Haus DIN EN ISO zertifiziert ( angewandte Norm 13485:2007 Medizinprodukte QMS Systeme) 6

7 Organisation und Funktionen Management Marketing Sales Geräte- & Chemiefertigung Einkauf Logistik Wareneingang Warenausgang Controlling & FiBu F&E IT QM Service Center 7

8 ERP bei EKF: Ausgangssituation Einführung von ProALPHA (Version 3.04) in 01/2000 mit 12 Userlizenzen bei EKF Industrie Elektronik GmbH Konvertierung auf proalpha Version 4.1g in 12/2003 mit der Gründung der EKF-diagnostic Sales GmbH (Vertriebsgesellschaft) und EKF-diagnostic GmbH (herstellende Unternehmen) Lizenztechnische Sonderlösung: 2 Datenbanken mit begrenzter Anzahl der freigegebenen Module (je nach Bedarf der Gesellschaft Userlizenzen) Kopplung der beiden Datenbanken, zur Realisierung von Belegund Werteflüssen, ermöglicht durch Individualanpassung (Intercompany) 8

9 S.W.O.T. Analyse Update auf 5.2g Stärken Schwächen Bereits erfolgte Investition User Know-How im Umgang mit proalpha Potentieller Übertritt weiterer Gesellschaften auf proalpha Cloud -Lösung Chancen Verbesserte Programmfunktionen und Einsatzmöglichkeit weiterer Module/Optionen Stabiles System kinderleichte Administration mit den ism-scripts bescheidene Inanspruchnahme der Schulungsmöglichkeiten learning by doing Risiken Out-of-Service Version Entkopplung der 2 Datenbanken: Verschmelzung der Gesellschaften sportlicher Terminplan 9

10 Ablauf der Verschmelzung und Update auf 5.2g Oktober 2011 November 2011 Februar 2012 Test der konvertierten Umgebung Entscheidung zum Upgrade von 4.1g auf 5.2g mit 28 Userlizenzen Entkopplung der Datenbanken Test- Konvertierung Echt- Konvertierung Echt-Start Einfache Installation von Client-Rechnern mit dem ism-script Intensive Tests innerhalb von einem Monat, trotz empfohlenen 3 Monaten (Wichtiger Hinweis: es gab, bis auf die Datenbankkopplung, nur ein paar Individualanpassungen in der 4.1 Umgebung) Reibungslose Echtkonvertierung trotz engem Terminplan: Version 5.2g war nach 1,5 Arbeitstagen einsatzfähig. 10

11 Effekte des Upgrades einfache Administration, Sicherung, Kompilierung und Wiederherstellung der Datenbanken mit den ism-scripten; Virtualisierter Server und alle positiven Effekte der virtuellen Umgebung, u.a. reibungsloser Domäne-Umzug in 08/2012; stabiles System ungeplante Systemausfälle seit 01/2/2012 ~ Null; Parallel zum Upgrade wurden neue Module, die auf 5.2g laufen, erworben und sofort nach dem Update zwecks Prozesskostenreduzierung eingesetzt: Rechnungseingangsbuch; Lieferantenbewertung; Einsatz von ism-pdf-tools zur Erstellung und direkten Versand der hochwertigen PDF-Formulare an die Geschäftspartner (Image-Funktion und Prozesskostenreduzierung in Vertrieb und Einkauf) 11

12 PDF-Druck und Mailversand mit Anhängen aus dem proalpha Im Standard erzeugte -Anhänge waren von schlechter Druckqualität und haben die Image-Funktion nicht erfüllt; Man konnte mit bloßem Auge Raster erkennen und ein Farbdruck war unmöglich; Lösung für homogene und ggf. farbige Druckerzeugnisse wäre laut dem proalpha WiKi Einsatz von Adobe Professional Kostenfaktor ca. 340 pro Clientrechner oder Ghostscript, der einen Postscript Konverter für PDF (ps2pdf) besitzt. Arbeitsaufwand in der IT sowie Erfahrungen mit der Installation von Postscript-fähigem Farbdrucker und Batchprogrammierung vorausgesetzt. 12

13 ism-pdf-tool (Ghostscript) ism-pdf-tools sind für die Umsetzung der Ghostscript-Variante mit dem minimalen Aufwand in der IT-Abteilung gedacht; überschaubare Kosten im Vergleich zum Einsatz von Adobe Professional; professionelle PDF-Ausdrücke und PDF-Mailanhänge entsprechend den up-to-date-standards; Möglichkeit Briefbögen zu hinterlegen einfache Formularänderung bei Umfirmierungen, Umzüge etc. Script zur einfachen Installation des Druckertreibers auf dem Clientrechner bei Verwendung der Programme für die Softwareverteilung ist der Installationsaufwand in der IT-Abteilung minimal; einmalige Änderung in der proalpha-startkonfiguration ( PSDriver- Parameter) notwendig; 13

14 proalpha Modulumfang bei EKF nach dem Upgrade Vertrieb Vertriebsset Einkauf Beistellung Fremdfertigung Abrufbestellungen Lieferantenbewertung Materialwirtschaft Chargen- und Seriennummernverwaltung Produktion Kalkulation Kosten - & Ergebnisrechnung Finanzbuchhaltung Rechnungseingangsbuch Anlagenbuchhaltung 14

15 Ausblick Einsatz von MDE-Geräten: BDE Lagerbuchungen, BDE- Inventurerfassung Integration der Service-Datenbank in das Service Modul von proalpha Konzipierung und Scharfschaltung der DMS von proalpha Erweiterung der Reporting-Funktionalitäten Anbindung der Tochtergesellschaften an den proalpha-server in Barleben (mandantenweise) 15

16 Title subtitle DANKE!