Notfallverbund Münster *

Transkript

1 1 Notfallverbund Münster * von Johannes Kistenich Einführung Notfallvorsorge als Form des Risikomanagements, das Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadenspotential denkbarer Havarie- und Katastrophenfälle in den Blick nimmt, und als dauerhafte Fachaufgabe, für die entsprechende Personalressourcen und Sachmitteln bereitzustellen sind, geriet seit Mitte der 1990er Jahre stärker in das Blickfeld von Archiven und Bibliotheken, und zwar noch vor den spektakulären Großschadensereignissen in Kultureinrichtungen durch die Flut an Oder, Elbe und Mulde 1997 bzw. 2002, dem Brand der Herzogin Anna Amalia Bibliothek in Weimar am 2. September 2004 und dem Einsturz des Historischen Archivs der Stadt Köln am 3. März Früh hat sich etwa das Westfälische Archivamt aus seiner ureigensten Aufgabe der Archivpflege heraus und mit seiner archivarischen und restauratorischen Fachkompetenz auch bundesweit auf diesem Gebiet profiliert. 1 Beispielhaft zu erinnern ist aus dieser Phase ferner an entsprechende Projekte der baden-württembergischen Archivverwaltung, insbesondere den einschlägigen Beitrag von Udo Herkert Feuer, Wasser, Archivare 2 und an die Initiativen aus dem Bereich Katastrophenschutz der * Vortrag, gehalten anlässlich der 10. Frühjahrstagung der Fachgruppe 1 im VdA Richtlinien zu Kulturgut und Notfallbewältigung. Neue Strategien der Schadensprävention und -behebung bei Archivgut am 14. April 2011 in Münster. Der Vortragsstil wurde beibehalten. 1 Rickmer KIEßLING, Notfallmaßnahmen im Archiv, in: Archivpflege in Westfalen und Lippe 40 (1994), S DERS., Notfallmaßnahmen im Archiv ungeliebtes Muß, in: Brigitta NIMZ (Red.), Aufgaben kommunaler Archive Anspruch und Wirklichkeit (Texte und Untersuchungen zur Archivpflege, Bd. 9), Münster 1997, S Udo HERKERT: Feuer, Wasser, Archivare. Notfallvorsorge in den Staatsarchiven Baden-Württembergs, in: Hartmut WEBER (Hrsg.): Bestandserhaltung. Herausforderung und Chancen (Veröffentlichungen der Staatlichen Archivverwaltung Baden-Württemberg 47), Stuttgart 1997, S Auch veröffentlicht: (alle Internetseiten zuletzt aufgerufen am ). Vgl. ferner Axel KARSTEN, Katastrophenvorsorge und Schadensminderung. Havarieplanung an der Thüringer Universitäts- und Landesbibliothek Jena, Typoskript [1996].

2 2 Feuerwehr der Stadt Halle/Saale zu einem Kulturgutschutzkonzept im Verbund unter Einbeziehung von Museen, Bibliotheken und Archiven (seit 1996/97). Es hat die Rezeption und die Nachhaltigkeit dieser Ansätze allerdings erheblich befördert, dass der Themenkomplex Notfallvorsorge als Reflex auf die erwähnten Großschadensereignisse dann deutlich an Aufmerksamkeit gewann. Vor dem Schaden klug sein so der programmatische Titel einer Auftaktveranstaltung zur Bildung eines Notfallverbunds in Leipzig statt aus Schaden klug werden hat Konjunktur, seitdem in relativ kurzer zeitlicher Folge eine Reihe bedeutender Kultureinrichtungen betroffen waren und die Bergung und Wiederherstellung geschädigten Kulturguts dank eines starken medialen Interesses auch in einer breiteren (Fach-) Öffentlichkeit aufgegriffen wurden. 4 Frühere Großschadenslagen wie das Leinehochwasser 1946, das Teile des Magazins im Staatsarchiv Hannover überschwemmte, oder der Brand von Burg Trausnitz über Landshut 1961, 5 in der große Teile des dortigen Staatsarchivs untergebracht waren, haben auch nicht annähernd jene nachhaltigen Impulse für die Fachdiskussion zur Notfallvorsorge gehabt, wie die Katastrophen der vergangenen anderthalb Jahrzehnte, und insbesondere nicht zu fruchtbaren Diskussionen über Hilfe im Verbund. 3 Vgl. hierzu Notfallverbund.html. 4 Vgl. hierzu exemplarisch Notfallvorsorge in Archiven. Empfehlungen der Archivreferentenkonferenz = pdf. Christoph WENZEL: Notfallprävention und -planung für Museen, Galerien und Archive, Köln Wilfried REININGHAUS/Andreas PILGER (Hrsg.), Lehren aus Köln. Dokumentation zur Expertenanhörung Der Kölner Archiveinsturz und die Konsequenzen (Veröffentlichungen des Landesarchivs Nordrhein-Westfalen 25), Düsseldorf Graham MATTHEWS/Yvonne SMITH/Gemma KNOWLES: Disaster management in archives, libraries and museums, Aldershot Vgl. z.b. Bernhard ZITTEL, Der Großbrand auf der Burg Trausnitz in Landshut. Erfahrungen und Lehren, in: Archivalische Zeitschrift 61 (1965), S Die Situation nach dem Leinehochwasser 1946 hat wohl v. a. auch zeitbedingt vor dem Hintergrund im Zweiten Weltkrieg zerstörter Kulturgüter in der unmittelbaren Nachkriegszeit nicht zu unmittelbaren Folgen für die Notfallprävention geführt. Zu den kriegsbedingten Zerstörungen und Verlusten vgl. z.b. [Carl WILKES:] Kriegsschutz- und Rückführungsmaßnahmen und deren Erfahrungen sowie Verluste der Archive der britischen Zone, Teil 1. In: Der Archivar 1 (1948) Sp Wilhelm ROHR, Die zentrale Lenkung deutscher Archivschutzmaßnahmen im Zweiten Weltkrieg, in: Der Archivar 3 (1950) Sp Als Beispiel für kriegsbedingte Kollateralschäden an Archivgut vgl. jetzt auch Johannes KISTENICH, Gesunkene Schätze Die Kahnakten. Schadensgeschichte und Restaurierungsgeschichte (Veröffentlichungen des Landesarchivs Nordrhein-Westfalen 36), Detmold Zu Ansätzen der Notfallvorsorge im Verbund während des Zweiten Weltkriegs vgl. Johannes KISTENICH: Lehren aus Köln Erfahrungen aus dem Aufbau des Notfallverbunds Münster. In: Archivpflege in Westfalen-Lippe 74 (2011) (im Druck).

3 3 Erst die jüngeren Katastrophen haben eine spürbare und bis heute anhaltende Intensivierung und Professionalisierung bei der Notfallvorsorge in Archiven und Bibliotheken in der Breite hervorgerufen und das Bewusstsein für die vielfältigen Schadensrisiken geschärft. 6 Dabei sind auch bewährte Verfahren wie die Sicherungsverfilmung als Schutz vor Totalverlust wieder stärker ins Blickfeld geraten. 7 Als Indikator für die aktuell herausragende Bedeutung des Themenkomplexes Notfallvorsorge mag der Hinweis genügen, dass sich neben der Frühjahrstagung der Fachgruppe 1 im VdA innerhalb weniger Wochen auch sowohl der südwestdeutsche wie auch der bayerische Archivtag u.a. damit schwerpunktmäßig befassen. 8 Gerade nach Köln mehren sich die Nachrichten über neu gegründete oder im Entstehen begriffene Notfallverbünde, wobei selbstverständlich Notfallplanung auch ohne und jenseits von Verbundstrukturen ihren Stellenwert besitzt. 6 Aus der kaum mehr überschaubaren Vielzahl von Veröffentlichungen zur Notfallplanung (einen Überblick bietet hervorgehoben seien: Rahmenplan für Notfallmaßnahmen in den Staatlichen Archiven Bayerns (2001): Notfallvorsorge in Archiven Empfehlungen der Archivreferentenkonferenz ausgearbeitet vom Bestandserhaltungsausschuss im September 2004 (aktualisiert im August 2007 und zuletzt 2010); Vgl. ferner: Konkret im Kontext des Elbehochwassers 2002 haben die Sächsische Landesbibliothek, Staats- und Universitätsbibliothek Dresden bzw. die Landesstelle für Bestandserhaltung eine Handreichung für den Notfall und die Vorsorge erarbeitet: Vgl. auch den gerade auch vor dem Hintergrund der Dresdner Erfahrungen erarbeitete Sicherheitsleitfaden Kultur, eine Digitale Checkliste zur Notfallvorsorge, die derzeit im Aufbau ist und aus der konkrete Handlungsempfehlungen generiert werden können ( hierzu auch. Das LWL- Archivamt für Westfalen hat jüngst durch zusätzliche Fortbildungen und eine erweiterte Internetpräsentation seine Angebote zum Thema Notfallvorsorge weiter ausgebaut: Auch Systeme wie das Notfall-Register für Archive (NORA; 2005 eingeführt) sind infolge der Großschadensereignisse der letzten Jahre entwickelt worden. 7 (alle Internetseiten zuletzt aufgerufen am ). Für die Durchführung von Maßnahmen nach der Haager Konvention zum Schutz von Kulturgut in der Bundesrepublik Deutschland ist das BBK: Themen/12 Kulturgutschutz/01 HaagerKonvention/Haage rkonvention node.html nnn=true. Bundesamt für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe (Hg.): Schutz von Kulturgut bei bewaffneten Konflikten, Bonn 2007 (6. Auflage). Vgl. auch Grundsätze zur Durchführung der Sicherungsverfilmung von Archivalien in der Fassung vom 1. März 1987, in: Der Archivar 40 (1987), Sp , hier Sp Klaus ETZENBERGER: Technische Normen und Anweisungen für die mikrographische Sicherungsverfilmung, in: Mario GLAUERT/Sabine RUHNAU (Hrsg.), Verwahren, Sichern, Erhalten. Handreichungen zur Bestandserhaltung in Archiven, Potsdam 2005 (Veröffentlichungen der brandenburgischen Landesfachstelle für Archive und öffentliche Bibliotheken 1), S Vgl. die Programme unter pdf.

4 4 Gründungswelle von Notfallverbünden Angestoßen vom Bundesarchiv entstand in Berlin-Brandenburg ein Notfallverbund als Konsequenz aus dem Oderhochwasser 1997, das große Schäden gerade in polnischen Archiven und Bibliotheken verursacht hatte. 9 Es folgte mit einer mehrjährigen Vorlaufphase nach dem Brand der Herzogin Anna Amalia Bibliothek 2007 der Notfallverbund Weimar. Mit der Erarbeitung eines detaillierten Rahmens für den gebäudespezifischen Gefahrenabwehrplan des Hauptstaatsarchivs Weimar ist hier in mancher Hinsicht Pionierarbeit geleistet worden, die von vielen anderen Einrichtungen und Verbünden als Muster nachnutzbar ist. 10 Nach Köln sind in vergleichsweise kurzen Intervallen weitere Notfallverbünde hinzugekommen. Zu nennen wären hier in chronologischer Folge der Unterzeichnung von Notfallvereinbarungen diejenigen in Magdeburg 11, Hannover 12, im Hochtaunuskreis 13 und in Wiesbaden. 14 Andernorts, wie beispielsweise in Köln (seit 2006) und Leipzig (2009) 15, Düsseldorf und Bielefeld, ist man inzwischen wichtige Schritte zur Gründung gegangen. Es erweist sich als fruchtbar und Ziel führend im Entstehungsprozess eines Notfallverbunds auf die Vorerfahrungen und -arbeiten bestehender Verbünde zurückzugreifen. Dies gilt für die Arbeit am Text einer Notfallvereinbarung ebenso, wie 9 Die Arbeitsgruppe nahm noch Ende 1997 ihre Tätigkeit auf; Bestandserhaltung/notfall/not-hofmann.html Unterzeichnung der Notfallvereinbarung am 6. Februar 2007: 11 Gründung des archivischen Notfallverbunds Magdeburg am 3. September 2009; 12 Gründung des Notfallverbunds Hannover am 28. Oktober 2009 als erster seiner Art in Niedersachsen. Friedrich HÜLSMANN: Der Regionale Notfallverbund der Museen, Bibliotheken und Archive in Hannover. Maßnahmen der Katastrophenprävention. In: Restauro 116 (3/2010), S Ein Schwerpunktthema dieser Restauro-Ausgabe sind die Themen Brandschutz und Notfallvorsorge. 13 Gründung des Notfallverbund Archivwesen für den Hochtaunuskreis am 5. November 2009; sen+f%c3%bcr+den+hochtaunuskreis.html. 14 Unterzeichnung der Vereinbarung zum Notfallverbund Wiesbaden am 23. August 2010 (Hauptstaatsarchiv, Stadtarchiv, Landesbibliothek); 15 In Köln bestand bereits vor dem Archiveinsturz ein Arbeitskreis mehrerer Kultureinrichtungen, der sich mit Fragen der Notfallvorsorge befasste. Erstes Treffen zur Gründung eines Notfallverbunds Leipzig im Juli 2009:

5 5 für die Strukturierung der gebäudespezifischen Gefahrenabwehrpläne und die Durchführung von Notfallübungen. Für viele Schritte der Notfallprävention und der Arbeit im Verbund muss das sprichwörtliche Rad nicht neu erfunden werden, sondern es kann auf Bewährtes als Grundstock zurückgegriffen werden. Umso wichtiger ist der Austausch zwischen den Verbünden und umso mehr die jüngste Initiative der Akademie für Krisenmanagement, Notfallplanung und Zivilschutz (AKNZ) in Ahrweiler zu begrüßen, im Herbst 2011 einen Workshop zum Erfahrungsaustausch zwischen bestehenden Verbünden zu organisieren. In diesem Sinne mag auch dieser Erfahrungsbericht aus dem Aufbau und den aktuellen Entwicklungen des Notfallverbunds Münster einige Hinweise für die eigenen Planungen und Arbeiten andernorts bieten. Notfallverbund Münster: Erste Phase (2005/06) Am 23. September 2010 unterzeichneten in Münster auf Einladung der Stadt Repräsentanten von Stadt, Landschaftsverband Westfalen-Lippe, Bistum, Universität, Fachhochschule und Landesarchiv die Vereinbarung zur Gründung eines Notfallverbunds, dem ersten dieser Art in Nordrhein-Westfalen, an der sich neben dem Stadtarchiv und der Stadtbücherei das LWL-Archivamt für Westfalen, das Bistumsarchiv und die Diözesanbibliothek, das Universitätsarchiv sowie die Universitäts- und Landesbibliothek, die Hochschulbibliothek der Fachhochschule sowie die in Münster ansässigen Abteilungen des Landesarchivs beteiligen. 16 Damit gerät eine Entwicklung in organisatorisch und rechtlich festere Bahnen, die bereits bald nach dem Weimarer Bibliotheksbrand begonnen hatte. Mit ausdrücklichem Bezug auf die Hochwasserkatastrophen und den Brand der Herzogin Anna Amalia Bibliothek trafen sich auf Einladung der Universitäts- und Landesbibliothek am 26. Januar 2005 Vertreter der vorgenannten Einrichtungen (mit Ausnahme der Stadtbibliothek) zuzüglich des Westfälischen Landesmuseums für Kunst und 16 Text der Notfallvereinbarung: Zur Entstehungsgeschichte des Notfallverbunds Münster vgl. auch KISTENICH, Lehren (wie Anm. 5).

6 6 Kulturgeschichte zu einer konstituierenden Sitzung des Notfallverbunds Münster. 17 Insbesondere mit den Erfahrungen aus dem Notfalleinsatz beim Elbehochwasser und anderen Havariefällen und mit den zumindest bei einigen Partnern bereits vorhandenen rudimentären Notfalllogistik (v. a. Notfallboxen), waren die Startvoraussetzungen dafür in Münster durchaus günstig. Vereinbart wurde bei der Auftaktsitzung, in einer Folgeveranstaltung die Kooperation mit der Feuerwehr im Katastrophenfall zu einem Schwerpunktthema zu machen, im Übrigen objektbezogene Gefahrenabwehrpläne nach dem Vorbild des Thüringischen Hauptstaatsarchivs durch die beteiligten Einrichtungen, jeder für sich, zu erarbeiten. Mit dem geplanten Themenschwerpunkt Feuerwehreinsatz im Schadensfall fand eine zweite Sitzung des Notfallverbunds am 18. Mai 2006 auch noch statt. Bereits der lange Zeitraum zwischen den ersten beiden Sitzungen, die durchaus mühsamen Vorbereitungsarbeiten für die zweite Besprechung (diesmal unter Federführung des Stadtarchivs) sowie die von Sitzung zu Sitzung wechselnde Zusammensetzung deuten auf die Schwierigkeiten hin, strukturiert und zielorientiert die Arbeit im Notfallverbund durchzuführen. Hinzu kam noch, dass bei mehreren beteiligten Institutionen umfangreiche Baumaßnahmen liefen oder unmittelbar bevorstanden, was die Erarbeitung der gebäudespezifischen Abwehrpläne nicht überall zu diesem Zeitpunkt sinnvoll erscheinen ließ. In allen Einrichtungen domierten zudem bald nach dem Gründungsakt im Januar 2005 doch wieder andere Themenfelder die Alltagsarbeit. Einzelaktivitäten wie die Beschaffung von Notfallboxen oder punktuelle Arbeiten am Notfallplan konnten vorangetrieben werden, die Arbeit im Verbund kam aber 2006 faktisch zum Erliegen. Allenfalls eine im November desselben Jahres offiziell als Kooperationsprojekt zwischen der AG Bestandserhaltung des Deutschen Bibliotheksverbandes und dem Technischen Zentrum des Landesarchivs Nordhrein- Westfalen durchgeführte zweitägige Fortbildungsveranstaltung zum Thema Notfallplanung, Notfallvorsorge, Schadensminimierung und Schadensbeseitigung stand noch in einem lockeren Zusammenhang zur Arbeit des Notfallverbunds Hierzu und zum Folgenden wurde die Dienstregistratur des Technischen Zentrums ausgewertet. 18 Vgl. den Bericht: Bestandserhaltung/downloads/Notfallplanung_Pabel.pdf.

7 7 Ein zweiter Anlauf (2009/10) Die Reanimierung des Notfallverbunds im Herbst 2009 stand dann klar im Kontext der Lehren aus Köln. Gewiss: Köln war kein GAU, sondern ein GNAU, der größte nicht anzunehmenden Unfall, wie Ulrich Fischer einmal einen Vortrag überschrieb, die exzeptionelle Katastrophe. Gleichwohl hat Köln als Fanal auch im Übrigen für das Funktionieren einer spartenübergreifenden archivischen Kooperation, wie sie sich dort bewährt hat die Dringlichkeit für die Weiterarbeit am und im Notfallverbund unausweichlich vor Augen gestellt. 19 Rückblickend war gerade der Spätnachmittag des 3. März 2009 insofern ein erstes neues Lebenszeichen des ruhenden Notfallverbunds Münster, als dass es gelang, innerhalb weniger Stunden die inzwischen bei den meisten Kooperationspartnern im Verbund beschafften Notfallboxen zusammenzuführen. Am Folgetag fuhren dann Unterstützungskräfte des LWL-Archivamts für Westfalen und des Landesarchivs Nordrhein-Westfalen mit dieser vorhandenen Infrastruktur für die Unterstützung bei der Bergung bzw. Erstversorgung nach Köln. Stand in den folgenden Wochen und Monaten die praktische Unterstützung in Köln im Vordergrund, so ging dann im Herbst 2009 die Initiative für die Wiederbelebung des Notfallverbunds diesmal in Abstimmung mit dem LWL-Archivamt für Westfalen vom Technischen Zentrum des Landesarchivs aus. Aufgrund der Erfahrungen aus der ersten Phase (2005/06), die in den meisten beteiligten Institutionen nicht zu einer Verstetigung der Arbeiten zur Notfallvorsorge geführt hatten, insbesondere aber auch nicht zum kontinuierlichen Miteinander im Verbund, standen beim ersten erneuten Treffen am 30. November 2009 zunächst Fragen der Organisationsstruktur und der Zusammenarbeit im Mittelpunkt. Schnell wurde Einigkeit darüber erzielt, dass mittels einer Notfallvereinbarung ein organisatorischer und rechtlicher Rahmen für die Kooperation im Verbund vor und im Havarie- bzw. Katastrophenfall geschaffen werden sollte. Zudem gab sich die Gruppe für die Erarbeitung der Notfallvereinbarung und die Arbeit an den gebäudespezifischen Gefahrenabwehrplänen eine feste Projektstruktur, um Kontinuität der Arbeit und Federführung in einer Gruppe prinzipiell voneinander unabhängiger 19 Ob und inwieweit spartenübergreifende Kooperationen in den vergangenen Jahren in anderen Aufgabenbereichen wie der Überlieferungsbildung oder Aktionen der Öffentlichkeitsarbeit wie gemeinsame Auftritte beim Tag der Archive, die Zusammenarbeit auch bei der Notfallvorsorge zusätzlich begünstigt haben, bleibt letztlich spekulativ.

8 8 Einrichtungen im Hinblick auf eine Verstetigung und Stringenz der Arbeit zu gewährleisten. Die Arbeit am Text einer Notfallvereinbarung Als Ausgangspunkt für die Überlegungen zur Formulierung der Notfallvereinbarung wurde in dieser Situation die wenige Wochen zuvor unterzeichnete Magdeburger Vereinbarung (3. September 2009) gleichsam als seinerzeit aktuellstes Muster gewählt. Um eine kooperative Bearbeitung des Textes im Hinblick auf die Münsteraner Verhältnisse zu ermöglichen, wurde der Text als Wiki-Datei mit Zugriffsrechten für die Vertreter der im Verbund beteiligten Einrichtungen zur Verfügung gestellt. Binnen weniger Wochen konnte so ein abgestimmter Entwurfstext erarbeitet werden. Dabei stellte sich übrigens heraus, dass das Magdeburger Muster eine hervorragende Grundlage bietet, an der, abgesehen von der Anpassung Institutionen bezogener Informationen, nur marginaler Änderungsbedarf bestand. Auch die Tatsache, dass der daraus hervorgegangene Münsteraner Entwurf den Durchgang durch die Justiziariate aller beteiligten Einrichtungen bzw. deren vorgesetzter Behörden mit insgesamt nur geringem Überarbeitungsbedarf passierte, spricht für die Magdeburger Vorlage. Der Text der Münsteraner Vereinbarung wurde auf den Seiten des LWL-Archivamts für Westfalen eingestellt und ist so nachnutzbar. An dieser Stelle kann darauf verzichtet werden, die Passagen im Einzelnen vorzustellen. 20 Zu den Kernelementen gehört die Erstellung und Fortschreibung gebäudespezifischer Gefahrenabwehr- bzw. Notfallpläne für alle Liegenschaften der beteiligten Einrichtungen bis zum Jahresende Hierfür wurde in Anlehnung an das Vorbild des Hauptstaatsarchivs Weimar und erweitert um die Erfahrungen aus der Bergung und Erstversorgung des Kölner Archivguts ein gemeinsames Muster erarbeitet, das ebenfalls auf den Seiten des LWL-Archivamts für Westfalen online zugänglich gemacht wurde Vgl. Anm. 16. Ausführlicher zur Gliederung und zu einzelnen Bestimmungen der Notfallvereinbarung siehe KISTENICH, Lehren (wie Anm. 5). 21 Der kommentierte Rahmenplan ist verfügbar unter eine zusätzliche Checkliste unter

9 9 Um die Synergien im Verbund optimal zu nutzen, wurden einzelne Aspekte des Musterplans ermittelt, die wegen ihrer Bedeutung für alle teilnehmenden Einrichtungen von einer stellvertretend für alle erarbeitet werden, wie z.b. die Listen der Lieferanten für Materialien, der Speditionen, der Gefrierhäuser und der in der Bundesrepublik vorhandenen Gefriertrocknungskapazitäten. Schon in seinem Formular macht der Musterplan auf die Notwendigkeit der kontinuierlichen Aktualisierung aufmerksam, indem Schritt für Schritt mindestens einmal jährlich die Aktualisierung von den Verantwortlichen zu dokumentieren ist, denn Nichts ist so alt, wie der Notfallplan von gestern : Wenn aufgrund veralteter Telefonnummern im Notfall die Erreichbarkeit der Beauftragten nicht gewährleistet ist, wenn das Material in den Notfallboxen 22 veraltet ist, die Polyesterfolien spröde, Stifte eingetrocknet sind und Klebebänder nicht mehr kleben, die Schere entnommen wurde als man gerade keine andere zur Hand hatte, können die Boxen im Ernstfall ihren Zweck nicht mehr erfüllen. Wenn durch Umlagerungen im Magazin der Evakuierungsplan nicht mehr ajour ist, erfolgt bei einer vorbeugenden Bergung ggf. die Sicherung der falschen Objekte; wenn Speditionen nicht mehr bestehen, verliert man Zeit, um die Logistik neu aufzubauen usw. Für die Frage möglicher Ausweichlagerflächen, haben sich die Mitglieder des Notfallverbunds übrigens darauf verständigt, nicht selbst eine laufend zu aktualisierende Liste freier Magazinflächen zu führen, sondern Kontakt zu den Liegenschaftsverwaltungen von Stadt, Landschaftsverband Westfalen-Lippe und Land zu knüpfen und zu pflegen. Dem kommt entgegen, dass die Liegenschaftsverwaltung von Stadt Münster und Landschaftsverband derzeit gerade gemeinsam einen Nachweis über die in öffentlicher Hand vorhandenen Immobilien erarbeiten. So wird es zukünftig im Falle eines Notfalles möglich sein, mit einem Anruf bei einer Zentralstelle rasch einen raschen Überblick über mögliche oder geeignete Gebäude zu gewinnen. Wichtig wird es sein, dass die Eignungskriterien für die vorübergehende Lagerung von Schriftgut dort bekannt sind und eine entsprechende Vorauswahl an in Frage kommenden Objekten möglich ist. Zentral sind bei der Notfallvereinbarung stets die Fragen nach Finanzierung und Haftung. Hier bieten insbesondere Bestimmungen des Bürgerlichen Gesetzbuches, u.a. 22 Zum Inhalt von Notfallboxen vgl.

10 10 zur Geschäftsführung ohne Auftrag, wichtige Orientierungspunkte. Im Grundsatz sieht die Vereinbarung vor, dass die finanziellen Mittel für die Erfüllung der in der Notfallvereinbarung formulierten Aufgaben durch jede beteiligte Institution nach Verfügbarkeit der ihr zugewiesenen Ressourcen selbst erfolgt und gegenseitige Ansprüche auf Aufwendungsersatz nicht bestehen. Die Aufgabenwahrnehmung auch im Notfall erfolgt mithin als eigene Aufgabe, die Pflichterfüllung mit eigenüblicher Sorgfalt. Die beteiligten Institutionen stellen sich gegenseitig von der Haftung für alle Körper- und Sachschäden frei, die bei der Erfüllung der vereinbarten Aufgaben entstehen, ausgenommen Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit Mitglieder im Verbund Wiederholt diskutiert wurde im Verbund die Frage der beteiligten Institutionen. Einerseits gab und gibt es gerade bei Bibliotheken, die über keine Altbestände, Handschriften und Rara verfügen, spürbare Zurückhaltung. Anders als bei der überwiegend unikalen Überlieferung in Archiven, werde man so der Haupteinwand, im Schadensfall aus solchen Bibliotheken ohnehin nichts bergen, sondern zerstörte oder geschädigte Bände neu beschaffen, insofern mache die Erarbeitung von gebäudespezifischen Gefahrenabwehrplänen, zumindest was die Festlegung von Bergungsprioritäten, Erstversorgung usw. angehe für diese Institutionen keinen Sinn. Einzelne Bibliotheken bieten gleichwohl ihre aktive Zusammenarbeit und Unterstützung im Notfallverbund an. In jedem Fall ist aber zu empfehlen, am Beginn der Zusammenarbeit im Verbund zu klären, wer in welchem Ausmaß sich in die Arbeit des Notfallverbunds aktiv einbringen kann und will. Andere Notfallverbünde, wie z.b. der Magdeburger sind ausdrücklich als archivische Verbünde gegründet worden, was im Sinne einer größeren Homogenität der Ausgangslage gewiss Vorteile bietet. In Münster wurde beraten, ob neben den Bibliotheken auch Museen oder andere Kultureinrichtungen zum jetzigen Zeitpunkt in den Notfallverbund integriert werden sollten, wie es etwa beim Hannoveraner Verbund geschehen ist. Letztlich fiel die Entscheidung in Münster v. a. mit Blick auf Gleichartigkeit oder Unterschiedlichkeit der vorherrschenden Medien (Papier) für einen Verbund der größeren Archive und

11 11 Bibliotheken, jedoch zunächst ohne Museen. Wenn, so die Grundannahme, die aktive Unterstützung bei Bergung und Erstversorgung des Kulturguts im Notfall zum Kern der Arbeit im Verbund gehört, müsste hierfür auch die nötige Erfahrung im Umgang mit den betreffenden Objekte vorhanden sein. Hinsichtlich der sachgemäßen Bergung und Sicherung unterscheiden sich Gemälde, Holz- und Steinskulpturen usw. unzweifelhaft grundlegend von Schriftgut. Nicht übersehen wird dabei, dass die Grenzen im Einzelfall fließend sein können, wenn man an die bedeutende Grafiksammlung des LWL- Landesmuseums für Kunst und Kulturgeschichte in Münster 23 denkt oder an das Bibelmuseum der Universität Münster. 24 Im Übrigen gilt als Mindestkriterien für eine zukünftige Aufnahme weiterer Institutionen im Notfallverbund Münster die Stetigkeit einer Einrichtung und deren kontinuierliche fachlich Besetzung. Notfallübungen Schließlich führt der Notfallverbund regelmäßige Bergungsübungen, auch in Kooperation mit der Feuerwehr, durch. So wichtig bauliche und organisatorische Maßnahmen der Notfallvorsorge auch sind, für die effektive Unterstützung im Ernstfall, also das Richtige zu tun und dies zudem noch effizient, sind neben fundiertem Wissen gerade praktische Übungen im Umgang mit typischen Schadensbildern unerlässlich. Aktionismus aus Betroffenheit anstelle von planmäßigem und geübtem Vorgehen verursachen mit großer Wahrscheinlichkeit Fehlentscheidungen, verbunden mit hohen Folgekosten. Daher fand am 15. Juni 2010 im Technischen Zentrum des Landesarchivs eine Übung zur Bergung von durchnässtem Archiv- und Bibliotheksgut statt als gemeinsame Veranstaltung der am Notfallverbund beteiligten Einrichtungen und der Abteilungsübergreifenden Dienstbesprechung Bestandserhaltung des Landesarchivs. 25 Für den Frühsommer 2011 ist eine Übung zum Thema Bergung und Erstversorgung 23 Zum LWL-Landesmuseum für Kunst und Kulturgeschichte vgl. Landesmuseum-Muenster/das_museum/?lang=de. 24 Zum Bibelmuseum vgl Vgl. den Bericht Johannes Kistenich, Notfallübung zur Bergung von durchnässtem Archiv- und Bibliotheksgut in Münster, in: Archivpflege in Westfalen-Lippe 73 (2010), S. 67 f. Auch online verfügbar:

12 12 brandgeschädigter Objekte vorgesehen. Die Federführung bei der Organisation, Vorbereitung und Durchführung der Veranstaltungen liegt gemeinsam beim LWL- Archivamt für Westfalen und dem Landesarchiv. Zielgruppe sind in erster Linie Personen, die als Mitglieder einer Notfallgruppe im Ernstfall als Multiplikatoren Unterstützungskräfte (auch Freiwillige), die in einem größeren Havarie- oder Katastrophenfall zumeist kurzfristig und ggf. in großer Zahl zur Verfügung stehen oder mobilisiert werden können, verständlich und präzise die entscheidenden Handgriffe erklären und die Arbeiten steuern können müssen. Neben wichtigen fachlichen Erkenntnissen und Erfahrungen, etwa zur sachgerechten Handhabung durchnässter Großformate, wurde den Beteiligten bei der Übung 2010 eindrucksvoll klar, welche Bedeutung der Führung von Gruppen (auch Freiwilliger) im Notfall, der Rollen-, Funktionsklärung und der Strukturierung innerhalb des Notfallverbunds sowie gegenüber dem Einsatzstab der Katastrophenschutzbehörde im Einsatzfall zukommt. Der hierzu ermittelte Optimierungsbedarf mündete in einer gemeinsamen zweitägigen Fortbildung von Vertretern der am Notfallverbund Münster beteiligten Einrichtungen sowie der anderen Abteilungen des Landesarchivs im Januar 2011 an der Akademie für Krisenmanagement, Notfallplanung und Zivilschutz (AKNZ) in Ahrweiler, einer Fort- und Weiterbildungseinrichtung des Bundesamtes für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe. Die hier gewonnenen Anregungen finden nunmehr Eingang in die weitere Arbeit im Notfallverbund. Dabei stehen im Moment Aspekte der Binnenstrukturierung im Verbund für die Organisation von Notfallhilfe bei Bergung und Erstversorgung im Mittelpunkt. Es geht also um die Einrichtung eines Fachstabs, der dann bei einem (Groß-) Schadensereignis mit im Vorfeld festgelegten Funktionen die jeweils betroffene Einrichtung unterstützen und entlasten soll. Strukturen für den Ernstfall: Aufbau eines Fachstabs Auf Empfehlung der Feuerwehr Münster gehen die Planungen im Notfallverbund Münster derzeit dahin, den Fachstab, hinsichtlich der Struktur, des Aufgabenzuschnitts und der Bezeichnungen an die operativ-taktischen Stäbe des Katastrophenschutzes anzulehnen.

13 13 operativ-taktischer Stab Feuerwehr Fachstab Notfallverbund Einsatzleiter Leiter des Stabes S4 Logistik S1 Personal S3 Einsatz S2 Lage S5 Medien S6 Kommunikation(stechnik) Fachberater Leiter Fachstab S4 Logistik S1 Personal S3 Einsatz S2 Lage S5 Medien Feuerwehr Unterstützung Notfallverbund betroffene Einrichtung

14 14 Unterstützung Notfallverbund Fachstab Notfallverbund betroffene Einrichtung Leiter Fachstab S3 Einsatz S4 Logistik S1 Personal S2 Lage S5 Medien - Klärung Raum für Erstversorgung, Ausweichflächen [8.4] - Materialbeschaffung für Ausstattung der Arbeitsplätze, Verbrauchsmaterial [8.2] - Aufbau Erstversorgungslogistik - Klärung Transportlogistik (zur Erstversorgung, ggf. in Kühlhaus) [8.3, 8.5] - Versorgung der Hilfskräfte (Nahrung, Sanitäranlagen/ Waschmöglichkeiten, ggf. Unterkunftsmöglichkeiten für auswärtige Hilfskräfte usw.) - in der ersten Phase i.d.r. durch Feuerwehr! durch betroffene Einrichtung: - Alarmierung der Notfallgruppe und der Notfallbeauftragten des Notfallverbunds (durch Feuerwehr?) [5.1, 5.2] - Rekrutierung von Hilfskräften aus der betroffenen Einrichtung durch andere Einrichtung des Notfallverbunds: - Koordinierung eingehender Angebote von Hilfskräfte (Sammlung, Einteilung, standardisierte Rückantwort ) - Koordinierung des Personal-/ Hilfskräfteeinsatzes bei Bergung des Kulturguts (soweit nicht durch Feuerwehr und möglich) und Erstversorgung (Meldung Personalbedarf, Einteilung der Kräfte, Meldung des Raum- und Materialbedarfs an S4, Koordinierung Einrichtung der Arbeitsplätze usw.) - Unterweisung des Personals/ der Hilfskräfte in die Bearbeitungsstandards [7.3] - Bereitstellung Gebäude spezifischer Informationen, u.a. zu Haustechnik/Fachfirmen [8.1], Magazinbelegungsplan/ Lagepläne, Standort der Notfallboxen [2, 7.1,.2] - Medienarbeit (in Abstimmung mit Feuerwehr) Die fett gedruckten Nummern verweisen Abschnitte um Rahmennotfallplan.

15 15 Die Funktionen S2, S5 sowie die Leitung des Fachstabs sieht die Arbeitsgruppe bei der vom Schadensereignis betroffenen Einrichtung. Hingegen hält die Arbeitsgruppe die Funktionen S1, S3 und S4 des Fachstabs grundsätzlich für delegierbar an andere Einrichtungen des Notfallverbunds, wobei im Falle der Rekrutierung von Personal (an) der vom Schadensereignis betroffenen Einrichtung die Personalverwaltung einzubeziehen ist. Die Erfahrungen aus Köln legen nahe, gerade die Koordinierung externer Hilfskräfteangeboten an eine andere Einrichtung zu delegieren. Für die Funktion S6 Kommunikation(stechnik) braucht der Notfallverbund nach aktuellem Diskussionsstand keine eigenen Strukturen für die Stabsarbeit aufbauen, weil hierfür im Notfall zunächst die Strukturen der Feuerwehr mit genutzt werden könnten. Für den Fachstab wäre demnach von insgesamt 6 Personen (S1 bis S5 + Koordinator) auszugehen. Die zunächst mit einer Einrichtung bzw. Person zu besetzen ist. Nicht für alle Funktionen wird man zwingend und auf längere Zeit von einem Dreischichtbetrieb ausgehen müssen. Am ehesten wird das für S3 sicherzustellen sein. Anknüpfend an die Diskussion während der Fortbildung bei der AKNZ wurde im Notfallverbund zuletzt auch nochmals über die Frage einer Fachberaterin/eines Fachberaters im Stab der Feuerwehr nach einem (Groß-) Schadensereignis gesprochen (z.b. zu Aspekten wie Einsatz von Löschmitteln, Umgang mit/handhabung des Kulturguts, Unterstützung durch die Feuerwehr beim Aufbau von Bergungs- und Erstversorgungslogistik usw.). Der Vertreter der Feuerwehr betonte dabei, dass aus seiner Sicht eine solche fachliche Beratung grundsätzlich wünschenswert ist. Mit Blick auf die Erreichbarkeit 7 Tage die Woche rund um die Uhr riet er dabei eher zu einer Telefonliste in Frage kommender Fachberater(innen) aus dem Kreis der Notfallbeauftragten als die Benennung einer konkreten Person mit Stellvertreter(n). Erfahrungen aus Münster 1. Der Aufbau eines funktionierenden Notfallverbunds ist davon abhängig, dass in den beteiligten Einrichtungen bzw. deren Trägern das Bewusstsein dafür vorhanden ist, dass für die Aufgabe der Notfallvorsorge dauerhaft Ressourcen bereit stehen müssen, v. a. Personal, das einen angemessenen Teil seiner

16 16 Arbeitszeit zur Verfügung hat für die Erledigung dieser Daueraufgabe, wie z.b. der Aufstellung und Aktualisierung eines gebäudespezifischen Gefahrenabwehrplans/Notfallplans, die Gremienarbeit im Notfallverbund oder den Besuch von einschlägigen Fortbildungen. 2. Bei der Formierung eines Notfallverbunds empfiehlt es sich, zuvorderst Einrichtungen in den Blick zu nehmen, die hinsichtlich der vorwiegenden Materialität der bei ihnen verwahrten Kulturgüter relativ homogen sind. Tendenziell ist die Bereitschaft zur aktiven Mitarbeit im Notfallverbund um so höher, je eher die Einrichtung über Objekte verfügt, die in einem Schadensfall geborgen werden sollen, wie Unikate und Rara. 3. Hilfreich, wenn nicht letztlich unabdingbar für eine kontinuierliche Zusammenarbeit, ist die Festlegung organisatorischer Rahmenbedingungen für die Arbeit im Notfallverbund. Gerade hier schaffen Notfallvereinbarungen jenseits juristischer Klarstellungen wichtige Grundlagen. Aus der Erfahrung der ersten, stärker informellen Phase in Münster, erscheint es ratsam, auch für definierte Zuständigkeiten zu sorgen. Grundsätzlich mag eine wechselnde/rotierende Verantwortung für die kollegiale Zusammenarbeit erstrebenswert sein und auch insofern die Wirklichkeit eher widerspiegeln, als dass die beteiligten Institutionen unabhängig nebeneinander stehen und zwischen ihnen keinerlei hierarchisches Verhältnis besteht, doch die gemeinsam vereinbarte Federführung eines Mitglieds im Sinne einer Geschäftsführung für den Arbeitskreis sichert eher Stabilität und Kontinuität der Zusammenarbeit. 4. Eine Notfallvereinbarung bringt auch insofern Verbindlichkeit in die Kooperation, als die Benennung konkreter Ziele wie dem Zeitpunkt für die Erstellung objektbezogener Gefahrenabwehrpläne möglich ist. Für die Strukturierung des Prozesses auf solche mittelfristigen Ziele hin, bedarf es freilich eines stringenten Projektmanagements mit der Formulierung von Meilensteinen und dem strukturierten Austausch über den erreichten Stand der Arbeiten. Gerade Beispiele wie die Notfallvereinbarung oder die Organisation von Bergungsübungen oder Fortbildungen machen deutlich, welche Synergieeffekte in der Verbundarbeit stecken. 5. Es ist sinnvoll, sich im Notfallverbund vor dem Ernstfall sorgsam über Strukturen der Kooperation, Zuständigkeiten und Kommunikation bei der Bergung, Aufbau und Durchführung der Erstversorgung zu verständigen, um nicht erst im Fall

17 17 eines Notfalls solche Strukturen aufbauen zu müssen. Entsprechend dem Diskussionsstand im Notfallverbund Münster bietet sich eine Anlehnung an die und Verzahnung mit den Strukturen operativ-taktischer Stäbe der Katastrophenschutzbehörden an. 6. Auch beim Thema Notfallverbund muss das sprichwörtliche Rad nicht neu erfunden werden. Mit den inzwischen konsolidierten Texten für Notfallvereinbarungen oder dem Musterplan liegen Dokumente vor, von denen man hervorragend ausgehen und die man an die örtlichen/regionalen Gegebenheiten anpassen kann. Notfallplanung und die Gründung von Notfallverbünden sind wichtige Element der Schadensvorbeugung im Bestandserhaltungsmanagement, aber eben auch nur einzelne neben anderen. Die beste Notfallplanung ist sinnlos, wenn die schleichende Katastrophe, die die Originalsubstanz der verwahrten Objekte gefährdet, voranschreitet, sei es durch fehlende Möglichkeiten einer sachgerechten Lagerung des Archivguts unter geeigneten klimatischen Bedingung oder durch den säurebedingten Papierzerfall. Freilich liegt eine Chance darin, bei den Trägern unserer Einrichtungen anknüpfend an die öffentlichkeitswirksame Unterzeichnung einer Notfallvereinbarung auch auf diese stillen Katastrophen wieder einmal vernehmlich hinzuweisen.