Merkblatt: Häufig gestellte Fragen zur Antragstellung

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1 Dieses Dokument fasst häufig gestellte Fragen und ihre Antworten zu Förderungen durch das Bundesministerium für Umwelt, Naturschutz, Bau und Reaktorsicherheit (BMUB) im Rahmen der Internationalen Klimaschutzinitiative (IKI) zusammen. Es handelt sich hierbei nicht um ein amtliches, rechtsverbindliches Dokument, sondern um allgemein verständliche Erläuterungen, die die Betrachtung des jeweiligen Einzelfalles nicht entbehrlich machen. Frage 1: Wer kann einen Antrag stellen? Zur Einreichung eines Antrages werden Sie durch das BMUB schriftlich aufgefordert, sofern Ihre eingereichte Projektskizze im vorherigen Auswahlverfahren positiv bewertet wurde. Informationen zum Auswahlverfahren finden Sie auf der Homepage der Internationalen Klimaschutzinitiative (Link). Frage 2: Ist der Antrag als originale Papierversion einzureichen oder reicht die Zusendung per aus? Der Antrag ist in jedem Fall auch als originale Papierversion einzureichen. Erst sie macht den Antrag rechtsverbindlich. Frage 3: Der Antrag ist rechtsverbindlich zu unterschreiben. Was bedeutet das? Der oder die Unterzeichnende/n muss/müssen befugt sein, die antragstellende Einrichtung gerichtlich und außergerichtlich zu vertreten. Die Befugnis ergibt sich häufig aus einem Gesetz (z.b. Hochschulen), einer Satzung (z.b. Vereine) oder einem Gesellschaftsvertrag (z.b. GmbH). Der/die vertretungsbefugte/n Person/en können Dritte bevollmächtigen, an ihrer statt für die antragstellende Einrichtung rechtsverbindliche Erklärungen abzugeben. Die Unterschriftsbefugnis der/des Unterzeichnenden bzw. die Vollmacht ist mit dem Antrag nachzuweisen Seite 1/12

2 Frage 4: Kann der Antrag vorab durch das Programmbüro Internationale Klimaschutzinitiative geprüft werden? Aus Kapazitätsgründen kann das Programmbüro vorab keine Anträge prüfen. Das Programmbüro steht Ihnen jedoch als Ansprechpartner für Fragen rund um die Antragstellung zur Verfügung. Frage 5: Gibt es eine maximale Projektlaufzeit? Die Dauer des Projekts sollte in der Regel nicht von den Angaben in der Skizze abweichen. Sollte dies dennoch unbedingt notwendig sein, ist eine gesonderte Begründung beizufügen. Unter Punkt 4 Fördervoraussetzungen der Förderinformation finden Sie weitere Details zur Laufzeit von IKI-Projekten. Frage 6: Hat ein Förderantrag für ein bereits laufendes Projekt Aussicht auf Erfolg? Nein. Ein Projekt, das bereits vor der Antragstellung begonnen wurde, kann nicht gefördert werden. Frage 7: Darf das Projekt nach der Antragstellung, aber vor der Finanzierungszusage durch das BMUB, begonnen werden? Grundsätzlich nicht. Jedoch hat das BMUB die Möglichkeit nach erfolgter Antragstellung einem sogenannten förderunschädlichen vorzeitigen Vorhabensbeginn zuzustimmen. Dieser ist schriftlich über das Programmbüro mit entsprechender Begründung zu beantragen. Ohne die Zustimmung des BMUB ist ein vorzeitiger Vorhabensbeginn grundsätzlich unzulässig. Frage 8: Wo kann ich die Allgemeinen Nebenbestimmungen ANBest-P und ANBest-P-Kosten einsehen? Die Allgemeinen Nebenbestimmungen sind auf der Homepage des BMUB verfügbar (Link) Seite 2/12

3 Frage 9: In welcher Währung muss kalkuliert werden? Die Kalkulation muss in EURO erfolgen. Achtung: Im Projekt angefallene tatsächliche Wechselkurse sind nachzuweisen. Wechselkursschwankungen liegen grundsätzlich in der Risikosphäre des Zuwendungsempfängers. Erträge aus einer günstig verlaufenden Wechselkursentwicklung sind als zusätzliche Deckungsmittel zu verwenden. Frage 10: Gibt es Budgetvorgaben hinsichtlich der maximalen oder minimalen Höhe der beantragten Förderung? Die beantragte Zuwendung sollte in der Regel die Prognose der Skizze nicht überschreiten. Sollte dies dennoch unbedingt notwendig sein, ist eine gesonderte Begründung beizufügen. Frage 11: Was sind Eigenmittel? Eigenmittel sind in der Regel Geldmittel, die der Antragsteller zur Finanzierung der zuwendungsfähigen Gesamtausgaben/-kosten des Projekts zur Verfügung stellt. Die Eigenbeteiligung kann auch in Form von Sachleistungen oder unbaren Eigenleistungen erbracht werden. Eine angemessene Eigenbeteiligung sowie die Mobilisierung zusätzlicher Finanzmittel sind grundsätzlich Voraussetzung für eine Bewilligung Seite 3/12

4 Frage 12: Was sind Drittmittel und Zuwendungen Dritter? Drittmittel sind in der Regel Geldmittel, die Dritte, die ein Interesse an dem Vorhaben haben, zur Finanzierung der zuwendungsfähigen Gesamtausgaben/-kosten zur Verfügung stellen. Dritte können sich auch in Form von Sachleistungen oder unbaren Eigenleistungen am Projekt beteiligen. Zuwendungen Dritter sind ausschließlich Geldmittel, die von anderen öffentlichen Stellen für das Vorhaben bereitgestellt werden. Im Nachweis der Verwendung ist die Finanzierung des Projektes in vollem Umfang darzustellen, in dem alle mit dem Zuwendungszweck zusammenhängenden Einnahmen (Eigenmittel, Drittmittel, Zuwendungen Dritter) und Ausgaben angegeben werden müssen. Frage 13: Welche Kalkulation ist für mich die Richtige? Auf Ausgabenbasis oder auf Kostenbasis? In Ausnahmefällen ist die Bewilligung der Zuwendung auf Kostenbasis unter folgenden Voraussetzungen möglich: 1. Es handelt sich um ein gewerbliches Unternehmen; und 2. das Unternehmen führt ein geordnetes Rechnungswesen, das es ermöglicht, jederzeit die Kosten und Leistungen festzustellen, die Kosten- und Leistungsrechnung mit der Aufwands- und Ertragsrechnung abzustimmen sowie Preise auf Grund von Selbstkosten zu ermitteln. Für alle übrigen Antragsteller ist die Zuwendung auf Ausgabenbasis zu beantragen Seite 4/12

5 Frage 14: Wir erfüllen die Voraussetzungen für die Beantragung der Zuwendung auf Kostenbasis. Unter welchen Voraussetzungen ist eine pauschalierte Abrechnung nach Nr. 6 ANBest-P-Kosten möglich? Grundsätzlich erfolgt die Abrechnung nach Selbstkosten gemäß Nr. 5 ANBest-P-Kosten. Über eine ausnahmsweise pauschalierte Abrechnung nach Nr. 6 ANBest-P-Kosten entscheidet das BMUB auf Antrag im Einzelfall mit der Bewilligung. Frage 15: Was bedeutet LSP? LSP steht für Leitsätze für die Preisermittlung auf Grund von Selbstkosten. Diese bilden die Grundlage für die Abrechnung nach Selbstkosten gemäß Nr. 5 ANBest-P-Kosten. Sie sind im Internet im Formularschrank des BMBF unter Allgemeine Vordrucke und Vorlagen für Berichte verfügbar (Link). Frage 16: Im Aufforderungsschreiben wird darum gebeten, das elektronische Antragssystem easy für die Kalkulation zu verwenden. Was ist easy und wo finde ich easy? Bei easy handelt es sich um ein kostenloses elektronisches Antragssystem, das Sie bei der Kalkulation ihres Vorhabens unterstützt und die ausgefüllten Formulare generieren kann. Die aus der Software generierten Formulare können nach rechtsverbindlicher Unterzeichnung an das Programmbüro versendet werden. Die Software easy steht im Internet auf der Homepage der Internationalen Klimaschutzinitiative zur Verfügung (Link). Frage 17: Wann nutze ich für die Antragskalkulation easy-aza, wann easy- AZK? Wenn Sie die Voraussetzungen für die Beantragung der Zuwendung auf Kostenbasis (siehe Frage 13) erfüllen, verwenden Sie bitte easy-azk. Ist dies nicht der Fall, nutzen Sie bitte zur Kalkulation auf Ausgabenbasis easy-aza Seite 5/12

6 Frage 18: Ich soll laut Aufforderungsschrieben easy für die Kalkulation verwenden. easy weist mich zu Beginn darauf hin, dass es im Bereich BMUB nur für Anträge zu Vorhaben mit konkreter Themenstellung im Bereich der erneuerbaren Energie verwendet wird. Mein Vorhaben soll sich jedoch mit einem anderen Thema beschäftigen. Kann ich easy dennoch verwenden? Ja. Unabhängig von diesem Hinweis kann easy genutzt werden. Frage 19: easy öffnet zu Beginn Richtlinien für Zuwendungsanträge auf Ausgabenbasis (AZA) bzw. Richtlinien für Zuwendungsanträge auf Kostenbasis (AZK). Sind diese bei der Kalkulation zu beachten? Nein. Die beiden Richtlinien sind für die Internationale Klimaschutzinitiative nicht relevant. Frage 20: Wo finde ich eine Anleitung für easy? Nachdem Sie easy installiert haben, finden Sie unter Hilfe viele Hinweise zur Benutzung. Bitte beachten Sie das dem Aufforderungsschreiben beigefügte Merkblatt zur Anwendung von easy. Frage 21: Welche Ausgaben/ Kosten sind zuwendungsfähig und dürfen kalkuliert werden? Für Zuwendungen auf Ausgabenbasis gilt, dass alle Ausgaben (Personal-, Sach- und Investitionsausgaben) zuwendungsfähig sind, die zur Erreichung des Zuwendungszwecks innerhalb des Bewilligungszeitraums notwendig und angemessen sind. Diese Ausgaben sind im Finanzierungsplan darzustellen. Für Zuwendungen auf Kostenbasis gilt, dass die Kosten zuwendungsfähig sind, die nach Maßgabe der ANBest-P-Kosten dem Vorhaben als Selbstkosten des Zuwendungsempfängers zuzurechnen sind, soweit sie bei wirtschaftlicher Betriebsführung im Bewilligungszeitraum anfallen und nachgewiesen werden. Die voraussichtlichen Kosten sind in der Vorkalkulation unter Anwendung des LSP zu ermitteln. Zuwendungsfähige Kosten sind: Personal- und Sacheinzelkosten Seite 6/12

7 Gemeinkosten, aufgeteilt in Personal- und Materialgemeinkosten Verwaltungskosten. kalkulatorische Abschreibungen und kalkulatorische Zinsen Frage 22: Welche Ausgaben / Kosten sind nicht zuwendungsfähig und dürfen nicht kalkuliert werden? Folgende Ausgaben sind nicht förderfähig: Bei einer Vorsteuerabzugsberechtigung nach 15 Umsatzsteuergesetz ist die (ggf. anteilige) Umsatzsteuer nicht förderfähig. Ausgaben, die nicht mit Originalbelegen nachgewiesen werden können, Ausgaben ohne Nachweis der Bezahlung, Ausgaben, die keinen wirtschaftlichen und sparsamen Umgang mit den Zuwendungsmitteln dokumentieren (z. B. nicht genutzte Skonti und Rabatte), Ausgaben, die außerhalb des Bewilligungszeitraumes entstanden sind, Ausgaben für Versicherungen, die nicht gesetzlich vorgeschrieben sind, Ausgaben, die nicht eindeutig dem Projekt zugeordnet werden können, Ausgaben, die spätere Erstattungen zur Folge haben (z. B. Pfand, Mietkaution), Trinkgelder. Diese Auflistung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Das Wort Ausgaben ist durch das Wort Kosten zu ersetzen Seite 7/12

8 Frage 23: Wie detailliert müssen voraussichtliche Ausgaben/ Kosten aufgeschlüsselt werden? Die Ausgaben/Kosten müssen so detailliert aufgeschlüsselt werden, dass ein unabhängiger Dritter innerhalb eines angemessen Zeitraumes die Angemessenheit und Notwendigkeit der Ausgaben/Kosten beurteilen kann. Beachten Sie hierzu auch die Hinweise am Ende dieses Dokuments. Bei mehrjährigen Projekten sind die aufgeschlüsselten Ausgaben/Kosten des Projekts für jedes Kalenderjahr separat darzustellen. Dabei ist so zu kalkulieren, dass der beantragte jährliche Zuwendungsbedarf realistischer Weise bis zum jeweiligen Jahresende vollständig in Anspruch genommen und projektbezogen verwendet wird. Bereits bei der Antragstellung absehbare zeitliche Verzögerungen, z.b. durch Bewerbungsverfahren zur Einstellung von Projektpersonal oder vergaberechtlichen Verfahren, sind bei der Ermittlung des jährlichen Zuwendungsbedarfs zwingend zu berücksichtigen. Bitte bedenken Sie bei der Planung der Ausgaben / Kosten, dass ausgezahlte Fördermittel nach Bewilligung innerhalb von sechs Wochen ab der Auszahlung innerhalb der Projektlaufzeit zu verwenden sind (vgl. Nr. 1.4 ANBest-P bzw. Nrn. 4.5 und 9.5 ANBest-P-Kosten (Link). Um die Mittelverwendungsfrist einzuhalten, ist ein Mittelabruf jederzeit möglich. Frage 24: Was passiert mit zur Erfüllung des Zuwendungszwecks beschafften Gegenständen nach dem Bewilligungszeitraum? Bei durch Zuwendung auf Ausgabenbasis geförderten Projekten sind beschaffte Gegenstände für die Erfüllung des Zuwendungszwecks zu verwenden. Sofern eine zeitliche Bindung über den Bewilligungszeitraum hinaus durch das BMUB festgelegt wird, darf über den Gegenstand bis zum Ablauf der Bindungsfrist nicht anderweitig verfügt werden. Gegenstände mit einem Anschaffungs- oder Herstellungswert von über 410 EUR sind zu inventarisieren (Nr. 4 ANBest-P). Das BMUB legt im Einzelfall fest, wie nach Ablauf der zeitlichen Bindung mit den zur Erfüllung des Zuwendungszwecks beschafften Gegenständen zu verfahren ist. Bei Zuwendungen auf Kostenbasis finden für Sonderbetriebsmittel nach Nr. 14 LSP die Nrn. 5.6 ff. ANBest-P-Kosten Anwendung Seite 8/12

9 Frage 25: Worin unterscheiden sich Durchführungspartner und Unterauftragnehmer? Im Falle eines Unterauftrages steht neben dem Erfüllen des Auftrages eindeutig das wirtschaftliche Interesse des Dritten im Vordergrund. Diesem kommt es ersichtlich darauf an, mit der Leistung ein Entgelt zu erzielen. Gegenstand eines Unterauftrages ist damit immer ein Leistungsaustausch (Leistung vs. Vergütung). Im Falle einer (auch teilweisen) Weiterleitung der Zuwendung an Durchführungspartner ist dagegen der Dritte selbst Zuwendungsempfänger (von weitergeleiteten Mittel). Die Zuwendung wird dann zur Erfüllung der eigenen Aufgaben des Durchführungspartners weitergeleitet (bspw. zur Erfüllung der satzungsmäßigen Aufgaben). Der Durchführungspartner hat ein unmittelbar eigenes inhaltliches Interesse an dem Gesamtprojekterfolg bzw. dem Zuwendungszweck. Vor Weiterleitung der Zuwendungsmittel ist der Erstempfänger verpflichtet, die Bonität der / des Letztempfänger/s nachweislich in geeigneter Form zu prüfen Seite 9/12

10 Hinweise zur Kalkulation ausgewählter Positionen Projektabhängig könnte es in einigen Positionen des Finanzierungsplans/ der Vorkalkulation notwendig sein, detailliertere Informationen als im Formular gefordert anzugeben, um die Nachvollziehbarkeit und Angemessenheit der Ausgaben/ Kosten beurteilen zu können. Für die Berechnung der Verpflegungsmehraufwendungen beachten Sie bitte bei Reisen innerhalb Deutschlands das Bundesreisekostengesetz (Link) bzw. die Regelungen des Einkommensteuergesetzes ( 4 Absatz 5) (Link) bzw. bei Reisen ins oder im Ausland die Allgemeine Vorschrift über die Neufestsetzung der Auslandstage- und Auslandsübernachtungsgelder mit der entsprechenden Anlage (Link). Eine beispielhafte Darstellung zu unterschiedlichen Positionen finden Sie nachfolgend Seite 10/12

11 Hinweise zur Kalkulation ausgewählter Positionen Reise in Deutschland für 10 Tage des Projektleiters und eines Projektmitarbeiters Reisekosten - Inland Details Summe Hotelkosten 10 Ü x... Flugkosten (Hin- und Rückflug) für 1 Person 2 Flüge x 2 Pers x... Verpflegungsmehraufwendungen 10 Tage x 2 Pers x... Reisen in Vietnam für Auftaktveranstaltung für Projektbeteiligte (5 Personen) Reisekosten - Ausland Details Summe Hotelkosten für 2 Übernachtungen 2 Ü x 5 Pers x... Flugkosten (Hin- und Rückflug) für 3 Person 2 Flüge x 3 Pers x... Fahrtkosten für Reisen vor Ort 5 Pers x... Verpflegungsmehraufwendungen 3 Tage x 5 Pers x Seite 11/12

12 Hinweise zur Kalkulation ausgewählter Positionen 2-tägiger Workshop in Deutschland mit 25 Teilnehmer/innen Workshop Details Summe Raummiete 2 Tage x... Sitzungsgetränke 2 Tage x 25 Pers x... Reisekosten für Teilnehmer/ Experten 25 Pers x... Verpflegungsmehraufwendungen 2 Tage x 25 Pers x... Sonstiges wie Technik, Material 2 Tage x... Aufschlüsselung von Leistungen von Unterauftragnehmern Auftragnehmer Leistung Details Summe Aktivität 1: Analyse der Rahmenbedingungen Auftragnehmer A kurze Leistungsbeschreibung Kurzkalkulation, z.b. 10 Tage x 2 Pers x... Auftragnehmer B kurze Leistungsbeschreibung 2 Tage x 25 Pers x... Aktivität 2: Erstellung einer Machbarkeitsstudie Auftragnehmer C kurze Leistungsbeschreibung Kurzkalkulation, z.b. 10 Tage x 2 Pers x Seite 12/12