Universitätsklinikum Jena

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1 Seite 1 von 7 Inhaltsverzeichnis Präambel 2 1. Allgemeine Grundsätze Was ist zulässig Was ist nicht zulässig 2 2. Anhaltspunkte für Vertragsprüfung Allgemeines Referentenvertrag Beratervertrag Sponsor-/ Werbevertrag 4 3. Unterstützung der Teilnahme an Fort- und Weiterbildungsveranstaltungen Allgemeines Aktive Teilnahme Passive Teilnahme Firmeneigen organisierte Veranstaltungen Fremdorganisierte Veranstaltungen Maßstab für angemessene Kostenübernahme bei Reisen ohne Gegenleistung des Teilnehmers (passive Teilnahme) 5 a) Innerhalb Deutschlands 6 b) Innereuropäische Reisen 6 c) Außereuropäische 6 4. Vertrag über Anwendungsbeobachtung bzw. klinische Studien (Patientenstudien) 6 5. Gebrauchs- oder Verbrauchsüberlassung Allgemein zulässig Produktüberlassung zu Probe-, Test- und Demonstrationszwecken Produktüberlassung zur Ausführung von Forschungs-, Entwicklungs- und Studienverträgen 7 6. Querverweise 7 7. Verteiler 7

2 Seite 2 von 7 Präambel Das Äquivalenzprinzip stellt sicher, dass Leistung und Gegenleistung in angemessenem Verhältnis zueinander stehen. Es soll eine Umgehungsfinanzierung bzw. den Abschluss eines Scheinvertrages als Tarnung einer Unrechtsvereinbarung verhindern. 1. Allgemeine Grundsätze 1. grundsätzlich Vorlage eines schriftlichen Vertrages (darin sind Leistung, Gegenleistung sowie ggf. Erstattung von Auslagen und Spesen zu dokumentieren) 2. Vergütung nur in Geld 3. Bemessung der Vergütung für die Leistung insbesondere nach Umfang der Leistung, dem Zeitaufwand und der besonderen Qualifikation des Vertragspartners 4. Vergütung in üblichem (vergleichbarem) Rahmen bei ähnlichen vertraglichen Beziehungen 5. gerechtfertigtes Verhältnis von Zeitaufwand und Schwierigkeitsgrad der Aufgabenstellung 6. Anhaltspunkte sind Gebührenordnungen (z.b. GOÄ) 7. Erstattung von angemessenen Auslagen und Spesen zur Erfüllung der vertraglichen Leistung 1.1 Was ist zulässig - Arbeitsessen in angemessenem und sozialadäquaten Rahmen (max. 60,00 incl. Getränke; kein Luxus- und Gourmetrestaurant) - Anlass des Arbeitsessens ist nachweisbar zu dokumentieren - Erstattung von Economy-Class - Flugtickets oder unter besonderen Umständen Spar-Tarifen von Business-Class - Flugtickets - Erstattung von notwendigen Übernachtungen in Hotels unterhalb der Luxusklasse (bis max. 4-Sterne) - Auswahl der Veranstaltungsstätte nach sachlichen Gesichtspunkten (Freizeitcharakter vermeiden) Musterberufsordnung Ärzte (MBO),, FSA-Kodex, Gemeinsamer Standpunkt zur strafrechtlichen Bewertung Musterberufsordnung Ärzte 33 (1) FSA- Kodex 18 (1), 18 (3) FSA- Kodex 20, 22 Leitlinien des Vorstandes des FSA 1.2 Was ist nicht zulässig - Arbeitsessen in Luxus- oder Gourmetrestaurants - Essen im Rahmen der Erlebnisgastronomie - Erstattung von Übernachtungen in Luxushotels - Übernahme der Auslagen für Begleitpersonen - Kostenübernahme für Veranstaltungsort mit erheblichem Freizeitwert - Kostenübernahme für Rahmen- bzw. Unterhaltungsprogramm (wie z.b. Theater, Konzert, Sportveranstaltungen) - finanzielle Unterstützung zu Betriebsfeiern bzw. -ausflügen und Feierlichkeiten aus Anlass von Geburtstagen oder Dienstjubiläen, Weihnachtsfeiern etc. (sog. Sozialspenden) 2. Anhaltspunkte für Vertragsprüfung 2.1 Allgemeines Nach dem Transparenz-/bzw. Genehmigungsprinzip sollen Zuwendungen, durch die Ärzte und andere Mitarbeiter medizinischer Einrichtungen begünstigt werden können, gegenüber dem Arbeitgeber offen gelegt und genehmigt werden. Die Prüfung eines Vorgangs durch den Arbeitgeber reduziert den möglichen Eindruck, dass durch die Zuwendung Einfluss auf dienstliche Ent- FSA- Kodex 20 (2), (3), (7) 3

3 Seite 3 von 7 scheidungen (z.b. Beschaffungshandlungen und -entscheidungen) ausgeübt werden soll und verhindert mit der erfolgten schriftlichen Genehmigung des Arbeitgebers und der Vorlage dieser (bzw. des durch den Arbeitgeber unterzeichneten Vertrages) eine Strafbarkeit wegen Vorteilsannahme und Vorteilsgewährung. Grundsätzlich sollen Verträge, zu deren Erfüllung Personal- und Sachmittel der medizinischen Einrichtung als Dienstherr/ Arbeitgeber genutzt werden, bzw. der Vertragsgegenstand in die Dienstaufgabe oder in das regelmäßige Aufgabenspektrum des Mitarbeiters fällt, vorrangig mit der medizinischen Einrichtung (Uniklinik) selbst abgeschlossen und nicht in Nebentätigkeit erbracht werden. (Splittingverbot) Sofern der Vertrag mit dem Arzt abgeschlossen wird, hat dieser die Nebentätigkeit anzuzeigen und die Genehmigung einzuholen. Dazu sind die Verträge dem Arbeitgeber vorzulegen. 2.2 Referentenvertrag - Vertragspartner ist i. d. R. der Arzt, der höchstpersönlich die Leistung erbringt - Vertragsgegenstand ist ein Fachvortrag anlässlich einer Fort- und Weiterbildungsveranstaltung bzw. eines Kongresses - Vortragsthema im Zusammenhang mit Produkten oder entwickelten Therapien des Zuwendungsgebers bzw. Bezug zu dessen Tätigkeitsfeldern - Die Vortragsunterlagen des Referenten sind zu den Akten zu nehmen - Referent muss über die erforderlichen Fachkenntnisse verfügen - Vergütung neben angemessenem Honorar auch notwendige Reiseund Übernachtungskosten (auch business-class-tickets bei Überseeflügen mit längerer Reisedauer möglich) sowie angemessene Verpflegungskosten - Rein private Kosten (z.b. mitreisende Begleitperson, Telefon, Theaterbesuche, ) dürfen nicht übernommen oder erstattet werden. - angemessenes Honorar: z. B. Stundenvergütung 200,- (der Wert bemisst sich gemäß dem nachvollziehbaren Zeitaufwand für die Vorbereitung / Durchführung der Gegenleistung und muss nachgewiesen werden.) - Tagungsbericht vor Kollegen muss belegt werden können, dass (z.b. im Klinikum eine Fortbildungsveranstaltung in einem nachweisbaren Rahmen stattgefunden hat.) Beratervertrag - Vertragspartner sowohl mediz. Einrichtung als auch Arzt persönlich - Beratertätigkeit erfolgt im Vertrauen auf eine besondere persönliche Fachkompetenz - Die persönliche Fachkompetenz ist zu belegen und zu dokumentieren. - Vertragsgegenstand ist bspw. die Beratung zu medizinischen und medizintechnologischen Fragestellungen, Beratung bei Anwendungsproblemen, besonderer Indikation oder die Vermittlung von spezifischem Fachwissen. - Vergütung im Hinblick auf die zu erbringende Leistung angemessen - Bemessungsgrundlage ist der erforderliche Zeitaufwand für die Durchführung der Beratungsleistung und für die Erstellung der Berichte sowie die wissenschaftliche und/oder fachliche Reputation des Beraters (Vergütung in EUR pro Jahr/Monat/Std. möglich z. B. Stun- 6, 9

4 Seite 4 von 7 denvergütung bis 200,- möglich - Übernahme angemessener Reisekosten und Übernachtungskosten, die notwendigerweise bei der Ausübung der Tätigkeit entstehen Vergütung neben angemessenem Honorar auch notwendige Reise- und Übernachtungskosten (auch business-class-tickets möglich) sowie angemessene Verpflegungskosten - Rein private Kosten (z.b. mitreisende Begleitperson, Telefon, Theaterbesuche, ) dürfen nicht übernommen oder erstattet werden. 2.4 Sponsor-/ Werbevertrag - Vertragspartner i. d. R. mediz. Einrichtung, Fachgesellschaften und andere Organisationen (z.b. Kongressausrichter) - Hinweis: Hat ein Arzt/ Angehöriger des UKJ bei der Anbahnung eines Sponsor-/Werbevertrages mit einer unabhängigen Organisation vermittelnd oder initiativ mitgewirkt, ist eine Genehmigung des Arbeitgebers (Dienstherrengenehmigung) einzuholen bzw. ist die Mitwirkung des Mitarbeiters im Vertrag auf zu nehmen und zu genehmigen. - Sponsoring bedingt eine Gegenleistung im Bereich der Werbung oder Öffentlichkeitsarbeit - Nur zulässig, wenn es sich um eine Veranstaltung/ Maßnahme handelt, die wissenschaftlichen Zwecken oder den Zwecken der Aus- o- der Weiterbildung mit gewisser Öffentlichkeitswirksamkeit dient - Der Sponsor, zumeist Medizinprodukte- oder Pharmaunternehmen, muss ein nachvollziehbares und berechtigtes Interesse an der Präsentation seiner Produkte bzw. der Auslage von Produktinformationen anlässlich der geförderten Maßnahme haben. Die geförderte Fachveranstaltung muss inhaltliche Bezüge zum Einsatz der Produkte aufweisen. - Annahme von angemessenen Beiträgen Dritter (Sponsoren) für Veranstaltungskosten möglich - Ankündigung und Durchführung der Beziehungen zum Sponsor sind offen zu legen - Vergütung, z.b. Standgebühr, Nennung des Sponsors im Veranstaltungsflyer, Werbeanzeige in Zeitschriften muss angemessen sein. - Bemessungsgrundlage ist u. a. die Bedeutung und der Rahmen der Öffentlichkeitswirksamkeit der Fachveranstaltung bzw. der Maßnahme und des Werbeträgers für den Sponsor sowie die Art und der Umfang der eingeräumten Möglichkeiten, imagefördernde Werbeaktivitäten zu entfalten. 3. Unterstützung der Teilnahme an Fort- und Weiterbildungsveranstaltungen 3.1 Allgemeines Vertragspartner i. d. R. die medizinische Einrichtung = Arzt nimmt im Rahmen seiner Dienstausübung an der Veranstaltung teil Kostenübernahme erfolgt direkt durch Buchung und Bezahlung der Firma oder (nach Rechnungslegung) auf Drittmittelkonto Sofern Arzt nicht im Rahmen der Dienstausübung daran teil nimmt, muss der Arbeitgeber die Übernahme der Kosten genehmigen. Angemessene Kostenübernahme nur möglich, wenn die Veranstaltung der Verbreitung von berufsbezogenem Wissen dient, einen Bezug zum Tätigkeitsgebiet des Arztes aufweist und der wissenschaftliche Charakter der Veranstaltung im Vordergrund steht. Antikorruptionsrichtlinie des Freistaates Thüringen Pkt. 15 Thüringer Drittmittelerlass Pkt. 3 cc) d) FSA - Kodex 18 (1) Zif. 2 8 FSA-Kodex 20 Musterberufsordnung Ärzte 35

5 Seite 5 von 7 Bewertungsansätze: Veranstaltungsort nach sachlichen Gesichtspunkten wählten; nicht an Orten mit erheblichem Freizeitwert bzw. in besonders luxuriösen Einrichtungen 3.2 Aktive Teilnahme: Vortrag/ Präsentation/ Tagungsbericht eines Arztes für ein Medizinprodukte- oder Pharmaunternehmen Abschluss Referentenvertrag Vergütung: Kosten für Hin- und Rückreise in angemessenem Umfang (keine Erste-Klasse-Tickets außer für Fahrten mit der Bahn) Übernachtungskosten für Dauer der Veranstaltung angemessenem Umfang (kein 5 Sterne Komfort, kein Freizeitcharakter, nur für die Dauer der Veranstaltung und notwendige An- und Abreise) Bewirtung in angemessenem Umfang und Rahmen und von untergeordneter Bedeutung (Arbeitsessen sind durch Firma zu dokumentieren nach Thema/Zweck, Teilnehmeranzahl und namen) Kosten für Unterhaltung in angemessenem Rahmen und von untergeordneter Bedeutung Angemessenes Honorar z. B. Stundenvergütung bis 200,- (der Wert bemisst sich gemäß dem nachvollziehbaren Zeitaufwand für die Vorbereitung / Durchführung der Gegenleistung und muss nachgewiesen werden.) Drittmittelerlass Pkt. 3 cc) f) 3.2 Passive Teilnahme Firmeneigen organisierte Veranstaltungen = interne Veranstaltung von Medizinprodukte oder Pharmafirmen organisierte Veranstaltungen zu deren Produkten oder im Zusammenhang stehende Therapien Art, Inhalt, Präsentation der Fortbildungsveranstaltung bei einen ärztlichen Veranstalter muss auch von diesen bestimmt werden Fremdorganisierte Veranstaltungen = externe Veranstaltung Kongresse, Symposien, Konferenzen, die von Dritten (z,b. medizinische Fachgesellschaften, Kongressveranstalter) organisiert/ veranstaltet werden und deren Teilnahme von Industriefirmen finanziert werden. Organisation, Durchführung, Unterstützung internationaler Veranstaltungen o. Übernahme von Kosten für Teilnehmer zulässig : wenn die Mehrzahl der Teilnehmer aus einem anderen Land kommt als die Teilnehmer vom Standort des Mitgliedsunternehmens wenn am Veranstaltungsort notwendige Ressourcen, Fachkenntnisse zur Verfügung stehen wenn logische Gründe für die Wahl des Veranstaltungsortes in einem anderen Land sprechen Maßstab für angemessene Kostenübernahme bei Reisen ohne Gegenleistung des Teilnehmers (passive Teilnahme) für Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen Übernahme anfallender Kongress- bzw. Teilnehmergebühren Bewirtung nur im Rahmen von projektbezogenen Arbeitsessen FSA-Kodex 22 FSA- Kodex 20 (1), (2), (3) FSA Kodex 20 (6)

6 Seite 6 von 7 Nicht Übernahme von Bewirtungskosten (keine Kostenerstattung) Die Übernahme von Kosten für ein Rahmenprogramm sowie die Kosten für eine Begleitperson sind nicht genehmigungsfähig. kein 5-Sterne- Komfort gilt auch für Reisen zu Produktschulungen und Besichtigung von Unternehmen (Achtung: nicht bei eingeleiteten/ laufenden Vergabeverfahren) = berufsbezogene Informationsveranstaltungen Achtung: Wird zusätzlich zu einer Zuwendung Dritter eine Reisekostenerstattung aus Haushalts- oder Drittmitteln beantragt, so ist nach 3 Abs. 4 ThürRKG die Zuwendung in voller Höhe auf die nach ThürRKG zustehende Reisekostenvergütung anzurechnen. Bei Sachzuwendungen ist dabei der entsprechende Verkehrswert der Sachzuwendung anzurechnen. a) Innerhalb Deutschlands dürfen gesponsert werden: notwendige Übernachtungskosten sofern Hin- und Rückreise nicht an einen Tag möglich ist max. 150 EUR pro Übernachtung oder alternativ max. 4-Sterne-Hotel. (Bei Nachweis, Unterbringung in Tagungshotel auch darüber hinaus möglich -> Angabe aus Programm) im Rahmen der Veranstaltung angebotene Verpflegung ( nicht Luxusbuffet oder Unterhaltungsprogramm) b) Innereuropäische Reisen: in sinngemäßer Anwendung der Regelungen für Inland Flugzeugnutzung zusätzlich erlaubt, wenn Bahnreise je Strecke länger als 12 Stunden dauert Fahrtkosten (Bahn 2. Klasse, PKW, Flugzeug - nur wenn nicht teurer als Bahn bzw. wenn Übernachtungskosten vermieden werden oder durch Flugzeugnutzung die Gesamtkosten der Reise geringer sind als bei einer Bahnreise (Einsparung von Übernachtungskosten) oder wenn aus dienstlichen Gründen ein Flugzeug benutzt werden muss (nur niedrigste Flugklasse bzw. ) Verpflegungskosten dürfen nicht übernommen werden, es darf jedoch im Rahmen des Kongresses angebotene Verpflegung angenommen werden ( siehe auch Inland) c) Außereuropäische Reisen auch Bahnkosten 1. Klasse, ggf. Business-Class- Flüge möglich 4. Vertrag über Anwendungsbeobachtung bzw. klinische Studien (Patientenstudien) Vertragspartner ausschließlich medizinische Einrichtung Anwendungsbeobachtung dient der Gewinnung neuerer Erfahrungen über den Gebrauch eines Arzneimittels mit dessen Wirksamkeit und Verträglichkeit in der Praxis Planung/Gestaltung/ Durchführung von Anwendungsbeobachtungen sind durch Bundesinstitut für Arzneimittel und Medizinprodukte (BfArM) veröffentlichte Empfehlungen und Leitlinien zu beachten. Ausgefüllte Beobachtungsbögen sind fachlich auszuwerten und bei der Realisierung einer zweckmäßigen Qualitätssicherung zu unterziehen Unternehmen muss geplante Zahl der Patienten sowie Höhe der Vergütung pro Beobachtungsbogen in Unterlagen begründen und dokumentieren Vergütung über Drittmittelkonto Vergütung so bemessen, dass kein Anreiz zur Verordnung eines Arzneimittels entsteht ( Angemessenheit in Anlehnung an GOÄ bzw. FSA-Kodex 20 (4), (5) FSA-Kodex 20 (5), (7) 8 (3) FSA Kodex MBO

7 Seite 7 von 7 Stundensätze) GOÄ-Nr. 80: schriftliche gutachterliche Äußerung 17,49 (Einfachsatz) bis 40,22 (2,3 fach) bis max. 3,5 fach GOÄ-Nr. 85: schriftliche gutachterliche Äußerung mit einem das gewöhnliche Maß übersteigendem Aufwand, ggf. mit wissenschaftlicher Begründung, je angefangener Stunde Arbeitszeit 29,14 bis 67,03 GOÄ-Nr. 9: Schreibgebühr je angefangene DIN A4-Seite 3,50 GOÄ-Nr. 96: Schreibgebühr je Kopie 0,17 5. Gebrauchs- oder Verbrauchsüberlassung 5.1 Allgemein zulässig Überlassung zu normalen Konditionen im Rahmen gegenseitiger Austauschbeziehungen wie Miete, Leihe (Vertrag und marktübliche Preise) Bei einseitigen Leistungsbeziehungen als Sachspende unter den steuerrechtlichen Bedingungen. Verfügungsgewalt in der Krankenhausverwaltung (Aufnahme in Anlagenverzeichnisse) 5.2 Produktüberlassung zu Probe-, Test- und Demonstrationszwecken Abgabe von so genannten Medizinproduktemustern unentgeltliche Zugaben aus anderem Liefer- oder Leistungsvertrag problematisch, sofern die Zugabe nicht vom Preis umschlossen wird 5.3 Produktüberlassung zur Ausführung von Forschungs-, Entwicklungs- und Studienverträgen Problematisch, wenn Gerät zur Ausführung der Studie auch dem normalen Krankenhausbetrieb zur Verfügung steht und wenn nach Beendigung der Studie im Krankenhaus unentgeltlich zur dauerhaften Nutzung verbleibt. Ausführung und wissenschaftlicher Wert der Gegenleistung ist nachzuweisen. 25 FSA-Kodex 47 Abs. 3 AMG 12 (5) 6. Querverweise 7. Verteiler QM-Ordner