5 Prüfung der 110-EUR-Freibetragsgrenze

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1 TK Lexikon Sozialversicherung Betriebsveranstaltung 5 Prüfung der 110--Freibetragsgrenze 5.1 Ermittlung der Bemessungsgrundlage HI HI Für Betriebsveranstaltungen wurde die steuerfreie Obergrenze auf einen Freibetrag von 110 pro Veranstaltung festgelegt. Dieser einheitliche Höchstbetrag gilt für alle Arbeitnehmer. [ 14 ] Die Ermittlung der 110--Freibetragsgrenze wird typisierend nach dem Umfang der insgesamt für die Betriebsveranstaltung angefallenen Aufwendungen und dem sich ergebenden Pro-Kopf- Anteil für den teilnehmenden Arbeitnehmer bestimmt. In die Berechnung des Freibetrags sind nur die Arbeitgeberleistungen einzubeziehen, nicht dagegen die von dem Arbeitnehmer selbst getragenen Kosten. [ 15 ] Ausweitung der einzubeziehenden Kosten Es werden alle Aufwendungen des Arbeitgebers, die durch die begünstigte betriebliche Veranstaltung anfallen, auf den Höchstbetrag angerechnet einschließlich Umsatzsteuer. Es ist unerheblich, ob die Kosten dem Arbeitnehmer individuell zugerechnet werden können. Auch ein rechnerischer Anteil an den Kosten, die der Arbeitgeber gegenüber Dritten für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung aufwendet ist in die Berechnung der 110--Höchstgrenze einzubeziehen. [ 16 ] Rechnerische Selbstkosten bleiben unberücksichtigt Außer Ansatz bleiben rein rechnerische (Gemein-)Kosten der Betriebsveranstaltung, etwa anteilige Lohnkosten für die Vorbereitung der Feier oder anteilige Abschreibungsbeträge bzw. Energiekosten für die eigenen Betriebsräume, in denen die Veranstaltungen abgehalten werden. Wichtig Stornokosten erhöhen die Bemessungsgrundlage Die Finanzverwaltung zählt auch Stornokosten oder andere vergebliche Kosten zur Bemessungsgrundlage, insbesondere die Kosten, die durch kurzfristige Nichtteilnahme von Arbeitnehmern für nicht eingenommene Mahlzeiten entstehen. Obgleich die teilnehmenden Arbeitnehmer insoweit nicht bereichert sind, rechnen derartige Kosten zu den Gesamtaufwendungen der Betriebsveranstaltung. Im Zweifel ist eine Anrufungsauskunft beim zuständigen Betriebsstättenfinanzamt einzuholen.

2 5.2 Aufwendungen für den äußeren Rahmen HI Kosten für den äußeren Rahmen der Veranstaltung, wie z. B. Saalmiete, Ausgaben für Musik, Kegelbahn, für künstlerische oder artistische Darbietungen, sind ebenfalls zu berücksichtigen. Hierunter fallen auch die Aufwendungen zur Vorbereitung der Veranstaltung. 5.3 Sachgeschenke des Arbeitgebers HI Anzusetzen sind auch Geschenke, unabhängig von ihrem Wert, die der Arbeitnehmer anlässlich der Betriebsveranstaltung erhält. Die vorherige Unterscheidung in Geschenke bis 40 (Anrechnung auf 110--Freigrenze) und Geschenke über 40 (lohnsteuerpflichtiger Arbeitslohn) wurde aufgegeben. In die Berechnung einzubeziehen sind also auch Geschenke, die über der für Aufmerksamkeiten gelten Freigrenze liegen, deren Wert also mehr als 60 beträgt. Unerheblich ist, ob es sich um Genussmittel oder Geschenke von bleibendem Wert handelt. Voraussetzung für die Einbeziehung von Geschenken in die steuerfreie Obergrenze ist, dass die Sachzuwendung anlässlich der Betriebsveranstaltung erfolgt. Dies ist immer dann der Fall, wenn das Geschenk den Charakter eines typischen Bestandteils der Veranstaltung aufweist. Es muss zum üblichen Rahmen oder Programm einer Betriebsfeier zählen. Lohnsteuerpauschalierung mit 25 % Geschenke, die aus Anlass einer Betriebsveranstaltung überreicht werden, können insoweit ebenfalls mit 25 % pauschal besteuert werden, als die 110--Grenze überschritten ist. Praxis-Beispiel Berücksichtigung von Sachgeschenken Jeder Arbeitnehmer erhält im Rahmen der betrieblichen Weihnachtsfeier ein Weihnachtspaket im Wert von 70 brutto. Die übrigen Aufwendungen für die Betriebsveranstaltung belaufen sich pro Arbeitnehmer auf 110 brutto. Ergebnis: Bei der Berechnung der 110--Freibetragsgrenze ist das Weihnachtspaket zu berücksichtigen. Die gesamten Zuwendungen anlässlich der Weihnachtsfeier betragen 180 pro Arbeitnehmer und überschreiten damit den Freibetrag von 110. Der 110 übersteigende Betrag von 70 ist ein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil. Der Arbeitgeber kann seine Mitarbeiter von der Besteuerung freistellen, indem er den übersteigenden Betrag mit 25 % pauschal versteuert. [ 17 ]

3 5.4 Reisekosten HI Reisekosten (Geld- und Sachleistungen), die bei der Durchführung der Betriebsveranstaltung anfallen, rechnen zum äußeren Rahmen der Veranstaltung und sind somit bei der Berechnung des Werts der Freigrenze zu berücksichtigen, z. B. Fahrtkosten, Verpflegungskosten und Unterbringungskosten bei einem Betriebsausflug. Die für Reisekosten geltende Lohnsteuerfreiheit ist für die Berechnung der 110--Freibetragsgrenze ausgeschlossen. Dies gilt insbesondere für die gemeinsame Busfahrt zum Ausflugsziel, die in die Berechnung der Gesamtkosten der Betriebsveranstaltung eingehen. Ausnahme: Arbeitnehmereigene Reisekosten Anders verhält es sich mit den eigenen Fahrt-, Verpflegungs- und Übernachtungskosten des Arbeitnehmers, die den auswärts beschäftigten Arbeitnehmern durch die Anreise zum (Ausgangs- )Ort der Betriebsveranstaltung entstehen. [ 18 ] Reisekosten zur Teilnahme an der gemeinsamen Betriebsfeier bleiben bei der Berechnung der 110--Freibetragsgrenze außer Ansatz. 5.5 Kosten für Begleitpersonen HI Neben den Ausgaben für den Arbeitnehmer können auch Aufwendungen lohnsteuerfrei bleiben, die z. B. für Ehepartner, Kinder oder andere Begleitpersonen des Arbeitnehmers entstehen. Allerdings sind die auf Begleitpersonen entfallenden anteiligen Kosten ausdrücklich auf den dem Arbeitnehmer zustehenden 110--Freibetrag anzurechnen. Eine Vervielfältigung um die Anzahl der teilnehmenden Angehörigen ist nicht zulässig. Die Einführung eines Freibetrags führt zu einer Gleichbehandlung der teilnehmenden Mitarbeiter, da bei jedem maximal 110 pro Betriebsveranstaltung lohnsteuerfrei bleiben, unabhängig von der Anzahl seiner Begleitpersonen. [ 19 ] Praxis-Beispiel Teilnahme von Begleitpersonen des Arbeitnehmers Eine Firma lädt die Belegschaft einschließlich der Ehegatten (50 Arbeitnehmer und 30 Ehegatten) zu einem Abendessen in ein teures Lokal ein. Die Gesamtaufwendungen betragen Ergebnis: Für die Frage, ob die gewährten Zuwendungen noch im Rahmen der Freibetragsgrenze liegen, ist nicht auf die Anzahl der Teilnehmer, sondern auf den einzelnen Arbeitnehmer abzustellen. Auf den einzelnen Teilnehmer entfallen 100 (= /80 Teilnehmer).

4 Danach ist die Betriebsveranstaltung für diejenigen Arbeitnehmer lohnsteuerfrei, die ohne Begleitung an dem Abendessen teilgenommen haben. Für alle übrigen Arbeitnehmer berechnen sich die Zuwendungen zuzüglich der Aufwendungen für den Ehegatten auf 200. Sie liegen damit über dem 110--Freibetrag. Lohnsteuerpflichtig ist nur der übersteigende Betrag von jeweils 90. Hinweis Berechnung nach der tatsächlichen Teilnehmerzahl Es ist auf die tatsächlichen Teilnehmer der Betriebsveranstaltung abzustellen. Um in Fällen einer späteren Lohnsteuer-Außenprüfung die Anzahl der Teilnehmer an der Betriebsveranstaltung nachweisen zu können, ist es empfehlenswert, Teilnehmerlisten zu erstellen und diese als Beleg zum Lohnkonto zu nehmen. 5.6 Mehrtägige Veranstaltungen HI Im Rahmen des Freibetrags können auch mehrtägige Betriebsveranstaltungen lohnsteuerfrei bleiben. Die Grenze von 110 verdoppelt sich nicht bei einem 2-tägigen Firmenausflug. Nur soweit der Gesamtaufwand der (mehrtägigen) Betriebsfeier diese Freigrenze überschreitet, sind die Zuwendungen als steuerpflichtiger Arbeitslohn anzusehen. Wird der 110--Freibetrag nicht überschritten, sind die Zuwendungen anlässlich der Betriebsveranstaltung auch bei einer 2- oder mehrtägigen Betriebsveranstaltung steuerfrei. 5.7 Berechnungsschema HI Speisen, Getränke, Tabakwaren und Süßigkeiten 2. Fahrtkosten (z. B. mit dem Bus oder der Bahn) 3. Eintrittskarten für kulturelle oder sportliche Veranstaltungen (nur wenn die Theateroder Sportveranstaltung Bestandteil eines Gesamtprogramms ist) 4. Geschenke (unabhängig davon, ob es sich um Genussmittel oder Geschenke von bleibendem Wert handelt und ohne betragsmäßige Grenze) 5. Aufwendungen für den äußeren Rahmen (z. B. Saalmiete, Musik, Kegelbahn, Kosten der Betriebsfeiervorbereitung u. Ä.) = Gesamtaufwand der angefallenen Zuwendungen

5 Gesamtvorteil pro Arbeitnehmer ist steuerfrei bis 110 (= Gesamtaufwand/Anzahl der Teilnehmer) Übersteigt der Gesamtvorteil die Höchstgrenze von 110 liegt nur in Höhe des übersteigenden Differenzbetrags lohnsteuerpflichtiger Arbeitslohn vor. Die Beträge sind stets einschließlich Umsatzsteuer zu verstehen, auch wenn die Firma zum Vorsteuerabzug berechtigt ist. Praxis-Beispiel Berechnung der Freibetragsgrenze bei 2-tägigem Betriebsausflug Eine Firma führt Anfang September einen 2-tägigen Betriebsausflug mit Schifffahrt auf dem Bodensee durch. Für die 50 teilnehmenden Arbeitnehmer sind insgesamt folgende Kosten entstanden: Aufwendungen Busfahrt Verpflegung Übernachtung Saalmiete Schifffahrt Tanzkapelle Gesamt Gesamtkosten Ergebnis: Sämtliche Aufwendungen sind in die Berechnung des 110--Freibetrags einzubeziehen, auch soweit sie den "äußeren Rahmen" betreffen. Auf den einzelnen Arbeitnehmer entfallen damit 129 (6.450 /50 Arbeitnehmer). Die gesamte 2-tägige Betriebsveranstaltung ist damit in Höhe des Differenzbetrags von 19 lohnsteuerpflichtig, da der Betrag von 110 überschritten ist. Der Gesamtbetrag von ist damit in Höhe von 950 lohnsteuerpflichtiger Arbeitslohn (= abzgl ) und führt bei Anwendung des Pauschsteuersatzes von 25 % gegenüber der Rechtslage bis (1.612,50 = 25 % von ) zu einer vergleichsweise geringen pauschalen Lohnsteuer von 237,50.

6 [ 14 ] 19 Abs. 1 Nr. 1a Satz 3 EStG. [ 15 ] BFH, Urteil v , VI R 157/98, BStBl 2006 II S [ 16 ] BMF, Schreiben v , IV C 5 - S 2332/15/10001, Tz. 2. [ 17 ] 40 Abs. 2 Nr. 2 EStG. [ 18 ] BMF, Schreiben v , IV C 5 S 2353/14/10002, BStBl 2014 I S. 1412, Rz. 85. [ 19 ] R 19.5 Abs. 5 Nr. 1 LStR. [ 20 ]