Welche Verpflegungspauschale ist im Inland und Ausland anzuwenden

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1 Auswärtige Tätigkeiten, die am gleichen Tag beginnen und enden mehr als 8 Stunden Welche Verpflegungspauschale ist im Inland und anzuwenden Welche Verpflegungspauschale ist für den Tag anzuwenden? Auswärtige Tätigkeiten, die an einem Tag beginnen und am folgenden Tag enden ohne Übernachtung Auswärtige Tätigkeiten, die nicht am gleichen Tag beginnen und enden mit Übernachtung entweder Wahlrecht oder die Zeiten beider Tage werden zusammengerechnet Ergebnis mehr als 8 Stunden für den Tag auf den die Stunden überwiegend fallen die Stunden eines Kalendertages werden mit Stunden einer Auswärtstätigkeit am gleichen Kalendertag zusammengerechnet mehr als 8 Stunden Anreisetag Zwischentag 24 Stunden Abwesenheit von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte 24 Euro volle Pauschale Abreisetag Abb. 4: Welche Verpflegungspauschale ist im Inland und anzuwenden?

2 3.1 Verpflegungsmehraufwendungen Verpflegungspauschalen Material: Anhang 1 9 Abs. 4a EStG Die gesetzlichen Verpflegungspauschalen legen den anzuerkennenden Mehraufwand fest, der über das hinausgeht, was ein Arbeitnehmer für seine Verpflegung ohnehin während eines normalen Arbeitstages an der ersten Tätigkeitsstätte aufwendet. Vergütungen des Arbeitgebers für Verpflegung anlässlich einer auswärtigen beruflichen Tätigkeit können bis zur Höhe der Verpflegungspauschalen steuerfrei erstattet werden. Ausschließlich Vergütungen bis zur Höhe der Verpflegungspauschalen können steuerfrei ersetzt werden, auch dann, wenn der Arbeitnehmer höhere Verpflegungskosten nachweisen kann (H/M/W, Reisekosten Tz 80). Die Verpflegungspauschalen sollten durch Reisekostenordnungen oder andere arbeitsrechtliche Maßnahmen vereinbart werden, der Arbeitnehmer hat sonst keinen Anspruch darauf (Isenhardt, S. 1317). Die Verpflegungspauschalen betragen bei Auswärtstätigkeiten im Inland, die am gleichen Tag beginnen und enden bei mehr als achtstündiger Abwesenheit von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte 12 die an einem Tag beginnen und ohne Übernachtung an einem Folgetag enden für den Kalendertag, an dem der Arbeitnehmer den überwiegenden Teil einer insgesamt mehr als achtstündigen Abwesenheit von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist 12 die an einem Tag beginnen und mit Übernachtung außerhalb der Wohnung an einem Folgetag enden für den ersten Reisetag (Anreisetag) ohne Prüfung einer Mindestabwesenheitszeit 12 für weitere Reisetage (Zwischentage) 24 für den letzten Reisetag (Abreisetag) ohne Prüfung einer Mindestabwesenheitszeit 12 Bei einem Tag mit 24-stündiger Abwesenheit von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte beträgt die Pauschale 24, das kommt praktisch nur an den Zwischentagen einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit mit Übernachtungen vor. Das Gesetz bezeichnet den ersten Reisetag als Anreisetag und den letzten Reisetag als Abreisetag. 53

3 Arbeitnehmer F beginnt an seiner ersten Tätigkeitsstätte in Köln seine Auswärtstätigkeit nach Frankfurt am 4.5. und übernachtet dort. Am 5.5. ist er gegen Mittag an der ersten Tätigkeitsstätte in Düsseldorf und beginnt kurz darauf ohne zuhause gewesen zu sein eine Auswärtstätigkeit nach Essen, wo er ebenfalls übernachtet. Am 6.5. kehrt er zur Wohnung zurück. Für den 4.5. und 6.5. bekommt Arbeitnehmer F ohne Prüfung von Abwesenheitszeiten eine Verpflegungspauschale von 12. Da er am Zwischentag 5.5. zwar 24 Stunden von seiner Wohnung, nicht aber von der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist, bekommt er nicht die Pauschale von 24, sondern nur 12. Zeit der Abwesenheit Sofern Verpflegungspauschalen in Abhängigkeit von Abwesenheitszeiten gewährt werden, wird die Zeit zugrunde gelegt, die der Arbeitnehmer von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist (zur Frage, welche Wohnung gemeint ist, vgl. Kapitel 2.3). Es ist dabei unerheblich, ob der Arbeitnehmer die Reise von der Wohnung, der ersten oder einer anderen Tätigkeitsstätte oder einem anderen Ort aus antritt und ob er sie mit Rückkehr in die Wohnung oder an die erste Tätigkeitsstätte beendet. Fährt der Arbeitnehmer von der Wohnung zuerst an den Ort seiner ersten Tätigkeitsstätte, dann beginnt die Auswärtstätigkeit erst bei Verlassen der ersten Tätigkeitsstätte. Die jeweiligen Abwesenheitszeiten werden durch das Aufsuchen eines Sammelpunktes (Kapitel 6.3) nicht beeinflusst (Hermes, S. 2027). Zusammenrechnung Ob Zeiten unterschiedlicher Auswärtstätigkeiten eines Kalendertages zusammengerechnet werden, ist unterschiedlich zu beantworten (siehe dazu unten , , ) Auswärtstätigkeiten, die am gleichen Tag beginnen und enden Für auswärtige Tätigkeiten, die am gleichen Tag beginnen und enden, kann bei einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte eine Pauschale von 12 berücksichtigt werden. Für den theoretischen Fall einer auswärtigen Tätigkeit, die am gleichen Tag beginnt und exakt 24 Stunden dauert, beträgt die Pauschale 24. hat, besucht einen Kunden in Köln. Abfahrt von der ersten Tätigkeitsstätte 8:00 Uhr, Rückkehr zur Wohnung 18:00 Uhr. Der Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwand beträgt

4 3.1 Verpflegungsmehraufwendungen hat, besucht einen Kunden in Köln. Abfahrt von der ersten Tätigkeitsstätte 8:00 Uhr, Rückkehr zur ersten Tätigkeitsstätte 16:00 Uhr. Da der Arbeitnehmer nicht mehr als acht Stunden auf der Auswärtstätigkeit tätig ist, gibt es keine Verpflegungspauschale. Zusammenrechnung Führt der Arbeitnehmer mehrere kurzfristige Auswärtstätigkeiten an einem Kalendertag durch, sind die Abwesenheitszeiten an diesem Kalendertag zusammenzurechnen (H-B/Sch, S. 176). Einzelne Auswärtstätigkeiten sind auch dann zu einer Gesamtabwesenheitszeit zusammenzurechnen, wenn der Arbeitnehmer an einem Kalendertag eine Auswärtstätigkeit im Inland und noch am gleichen Tag eine Auswärtstätigkeit in das, die am gleichen Tag endet, durchführt (H/M/W, Reisekosten Tz 89) und umgekehrt. Es kann dann eine spauschale gezahlt werden. Ein Mitarbeiter der A GmbH mit erster Tätigkeitsstätte in der Firma hat am 4.5. folgenden Arbeitsverlauf: Um 6:30 Uhr verlässt er mit seinem Pkw seine Wohnung, um direkt zu einem Kunden zu fahren, wo er eine Reparatur ausführt. Um 12:00 Uhr ist er wieder in der Firma. Er verlässt die Firma um 13:30 Uhr wieder mit seinem Pkw, um bei einem Kunden eine Wartung durchzuführen. Von dort fährt er unmittelbar zu seiner Wohnung, wo er um 18:45 Uhr eintrifft. Dem Auswärtstätigen steht eine Verpflegungspauschale zu, wenn er bestimmte Zeiten auswärts tätig ist. Dabei sind bei mehreren Auswärtstätigkeiten an einem Tag die Zeiten zusammenzurechnen. Zeiten 6:30 Uhr bis 12:00 Uhr = 5 1/2 Stunden zuzüglich 13:30 Uhr bis 18:45 Uhr = 5 1/4 Stunden, zusammen 10 3/4 Stunden, mehr als acht Stunden = Pauschale Auswärtstätigkeiten, die an einem Tag beginnen und ohne Übernachtung an einem Folgetag enden Bei einer auswärtigen Tätigkeit, die an einem Tag beginnt und ohne Übernachtung an einem Folgetag endet, können die Abwesenheitszeiten beider Tage zusammengerechnet werden. Ergibt sich nach der Zusammenrechnung eine Abwesenheit von mehr als acht Stunden von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte, kann eine Pauschale von 12 berücksichtigt werden. Die Verpflegungspauschale von 12 ist in diesen Fällen für den Kalendertag zu berücksichtigen, an dem der Arbeitnehmer den überwiegenden Teil der insgesamt mehr als acht Stunden abwesend ist. Für den Fall, dass die Abwesenheit an beiden Tagen gleich ist, kann über die Zuordnung frei entschieden werden. 55

5 Ohne Übernachtung bedeutet, dass der Arbeitnehmer nachts nicht geschlafen, sondern gearbeitet hat. Ob der Arbeitgeber oder der Arbeitnehmer vorsorglich eine Unterkunft gebucht hat, die bezahlt werden muss, ist nicht von Belang. Eine Lenkpause bei Kraftfahrern ist keine Übernachtung (Schwanke, S. 44) hat, besucht einen Kunden in Köln. Abfahrt von der Wohnung am 1.3. um 16:30 Uhr, Rückkehr zur Wohnung am 2.3. um 1:00 Uhr. Der Arbeitnehmer ist an keinem der Tage mehr als acht Stunden auf einer Auswärtstätigkeit, zusammengerechnet ist er aber mehr als acht Stunden auf der Auswärtstätigkeit. Die Stunden werden dem 1.3. zugerechnet. Die Verpflegungspauschale für den 1.3. beträgt 12. hat, nimmt eine Reparatur bei einem Kunden in Köln vor, Abfahrt von der Wohnung am 1.3. um 18:00 Uhr, Rückkehr zur Wohnung am 2.3. um 5:00 Uhr. Da für den 1.3. und den 2.3. keine Verpflegungspauschalen anfallen würden, werden die Zeiten zusammengerechnet. Das ergibt elf Stunden und daher eine Pauschale von 12. Diese Pauschale und die Stunden werden dem 1.3. zugerechnet. Zusammenrechnung mit anderen Reisen Liegt eine auswärtige Tätigkeit, die an einem Tag beginnt und am nächsten Tag ohne Übernachtung endet, vor und werden am ersten oder zweiten Tag noch andere Auswärtstätigkeiten ausgeübt, die am gleichen Tag enden oder ohne Übernachtung am Folgetag enden, ergibt sich das Problem, welche Stunden zusammenzurechnen sind. Es gilt die Regel, dass alle Stunden eintägiger Auswärtstätigkeit an einem Kalendertag zusammengerechnet werden. Es gilt aber auch die Regel, dass bei einer auswärtigen Tätigkeit, die an einem Tag beginnt und ohne Übernachtung an einem Folgetag endet, die Abwesenheitszeiten beider Tage zusammengerechnet werden können. Das kann zu unterschiedlichen Ergebnissen führen. Die Finanzverwaltung räumt dem Arbeitgeber ein Wahlrecht ein (H/M/W, Reisekosten Tz 89), welche Stunden er zusammenrechnet. Eine bestimmte Stunde kann aber nur einmal verrechnet werden. Das Wahlrecht kann der Arbeitgeber für jede Auswärtstätigkeit unterschiedlich ausüben und damit die Erstattungsmöglichkeiten optimieren. 56 des Titels Handbuch Reisekostenrecht 2017 ISBN ( ) 2017 by DATAKONTEXT GmbH, Frechen Nähere Info unter: