Praxis-Tipps. Steuergestaltungen 2015 Betriebsveranstaltungen. st 07

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1 2015 st 07 markt intern Europas größter Brancheninformationsbrief-Verlag aktuell kritisch unabhängig anzeigenfrei international Praxis-Tipps Steuergestaltungen 2015 Betriebsveranstaltungen markt intern: Alle Rechte, insbesondere das Recht der Vervielfältigung und Verbreitung sowie der Übersetzung, bleiben vorbehalten. Sie möchten diesen markt intern-service kopieren und die Kopien weiterverwenden? Dann rufen Sie uns gerne in der Redaktion an!

2 Seite 2 Praxis-Tipps: Betriebsveranstaltungen Einleitung Mit dem Zollkodex-Anpassungsgesetz (sog. Jahressteuergesetz 2015 JStG 2015) ist die für Arbeitgeber und Arbeitnehmer positive Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs (BFH) zu Betriebsveranstaltungen aus dem Jahr 2013 vom Gesetzgeber ausgehebelt worden. Ab dem Veranlagungszeitraum 2015 ist erstmals im Einkommensteuergesetz ( 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG) direkt geregelt, unter welchen Voraussetzungen Betriebsveranstaltungen im ganz überwiegend betrieblichen Interesse des Arbeitgebers liegen und die teilnehmenden Arbeitnehmer daher keinen Arbeitslohn versteuern müssen. Zuvor ergab sich dies lediglich aus einer Verwaltungsanweisung, den Lohnsteuer-Richtlinien (LStR). Erfreulich ist einzig, dass die bisher bestehende Freigrenze für die Zuwendungen des Arbeitgebers von 110 in einen Freibetrag in gleicher Höhe umgewandelt wurde. Ab 2015 unterliegt daher bei Zuwendungen von mehr als 110 nur der übersteigende Betrag beim Arbeitnehmer der Lohnsteuer ( Check 10). Der Freibetrag kann für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen jährlich beansprucht werden ( Check 8). Festgeschrieben wurde die bisherige Verwaltungsauffassung, dass auch der auf Begleitpersonen entfallende Anteil dem Arbeitnehmer zuzurechnen ist ( Check 4). Bei der Prüfung, ob der Freibetrag von 110 überschritten ist, sind zudem auch die Kosten einzubeziehen, die der Arbeitgeber gegenüber Dritten für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung aufwendet, z.b. die Miete für einen Saal oder eine Kegelbahn ( Check 5). Unser Service: Mit der folgenden Checkliste bringen wir Sie auf den aktuellen Stand. Sonderdruck der Redaktion Unschlagbares -Wissen für weitsichtige Steuerzahler und mandantenbewusste Steuerberater Der vertrauliche Informations- und Aktionsbrief aktuell kritisch unabhängig anzeigenfrei international

3 Praxis-Tipps: Betriebsveranstaltungen Seite 3 Checkliste Die wichtigsten Fragen und Antworten zu Betriebsveranstaltungen Check 1: Was fällt alles unter eine Betriebsveranstaltung? Im EStG findet sich nunmehr erstmals die Definition einer Betriebsveranstaltung. Es handelt sich danach um eine Veranstaltung auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter. Dadurch ergibt sich aber keine Neuerung im Vergleich zur alten Rechtslage bis Wie bisher fallen darunter Betriebsausflüge Weihnachtsfeiern Sommerfeste Karnevalsfeste Jubiläumsfeiern ( Check 2). Ob eine Veranstaltung vom Arbeitgeber, Betriebsrat oder Personalrat durchgeführt wird, ist unerheblich. Bitte beachten: Die Teilnahme an der Betriebsveranstaltung muss grundsätzlich allen Angehörigen eines Betriebs oder eines Betriebsteils offenstehen. Allerdings gibt es Ausnahmen ( Check 2 und Check 3). Keine Betriebsveranstaltungen sind: Beteiligung von Arbeitnehmern an einem Geschäftsessen (geschäftlich veranlasste Bewirtung im Sinne des 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG). Es ist dann kein Arbeitslohn zu versteuern. Arbeitsessen anlässlich und während eines außergewöhnlichen betrieblichen Arbeitseinsatzes (z.b. Besprechung oder Sitzung) im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse des Arbeitgebers an einer günstigen Gestaltung des Arbeitsablaufs. Bis maximal 60 je Arbeitnehmer und Arbeitseinsatz liegt kein Arbeitslohn vor, sondern eine steuerfreie Aufmerksamkeit. Sonstige Feiern, z.b. aus Anlass der Diensteinführung, des Amts- oder Funktionswechsels (insb. bei einer Beförderung) oder der Verabschiedung eines Arbeitnehmers ( Check 11). Incentive-Reisen zur Belohnung und Motivation einzelner Mitarbeiter: Der geldwerte Vorteil ist mit dem Endpreis am Abgabeort ( 8 Abs. 2 EStG) als steuerpflichtiger Arbeitslohn zu erfassen. Kein Arbeitslohn liegt allerdings vor, wenn es sich um Veranstaltungen im überwiegenden betrieblichen Interesse handelt (z.b. sog. Händler- Incentive-Reisen, bei denen der Arbeitnehmer Kunden betreut). Bloßer Besuch einer kulturellen oder sportlichen Veranstaltung ohne geselligen Teil: Es handelt sich um steuerpflichtigen Arbeitslohn. Eine Pauschalbesteuerung nach 37b EStG ist möglich. Check 2: Wann ist eine Jubiläumsfeier als Betriebsveranstaltung anzusehen? Das Finanzamt erkennt eine Jubiläumsfeier als Betriebsveranstaltung an, sofern an der Feier nur Arbeitnehmer teilnehmen, die im Unternehmen ein rundes Arbeitnehmerjubiläum feiern. Unschädlich ist es, wenn neben den Jubilaren auch engere Mitarbeiter, Vorgesetzte, Vertreter des Personalrats und Betriebsrats sowie die Familienangehörigen der Jubilare eingeladen werden. Keine Betriebsveranstaltung, sondern eine sonstige Feier ( Check 11) liegt vor bei einer Jubiläumsfeier für einen einzelnen Arbeitnehmer. Als rundes Jubiläum gelten Betriebszugehörigkeiten von 10, 20, 25, 30, 40, 50 oder 60 Jahren. Bei einem 40-, 50- oder 60jährigen Arbeitnehmerjubiläum akzeptiert es die Finanzverwaltung, wenn die Jubilarfeier bis zu fünf Jahre vor dem eigentlichen Termin stattfindet. Dies bedeutet: Ist ein Arbeitnehmer 45 Jahre im Unternehmen, kann er innerhalb der nächsten fünf Jahre als Jubilar begünstigt werden. Auf das tatsächliche Erreichen des 50. Jubiläums kommt es also nicht an.

4 Seite 4 Praxis-Tipps: Betriebsveranstaltungen Check 3: Was ist beim Teilnehmerkreis einer Betriebsveranstaltung zu beachten? Werden alle Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils eingeladen, steht der Anerkennung als Betriebsveranstaltung nichts im Wege. Unter Betriebsteil ist eine betriebliche Organisationseinheit von einiger Bedeutung und Größe zu verstehen, z.b. eine bestimmte Abteilung eines Unternehmens. Richtet sich die Veranstaltung an einen beschränkten Kreis der Arbeitnehmer, darf sich diese Begrenzung des Teilnehmerkreises nicht als eine Bevorzugung bestimmter Arbeitnehmergruppen darstellen. Das Angebot zur Teilnahme darf also insbesondere nicht von der Lohn- oder Gehaltsgruppe abhängen. Eine nur Führungskräften eines Unternehmens vorbehaltene Abendveranstaltung ist daher nach einem Urteil des BFH (Az. VI R 22/06) keine Betriebsveranstaltung. Gleiches gilt bei einer Feier für alle Mitarbeiter, die einen Verbesserungsvorschlag eingereicht haben oder besonders erfolgreich waren. Die Verwaltungsregelung in den LStR zum alten Recht ist insoweit unverändert weiter zu beachten. Danach sind z.b. die folgenden Veranstaltungen anzuerkennen: Für alle im Ruhestand befindlichen früheren Arbeitnehmer wird ein Pensionärstreffen veranstaltet. Alle Mitarbeiter mit Kindern werden zu einer Kinderweihnachtsfeier eingeladen. Für alle Mitarbeiter, die ein rundes Arbeitnehmerjubiläum feiern ( Check 2), findet eine Jubilarfeier statt. Check 4: Welche Konsequenzen hat die Teilnahme von Begleitpersonen? Ausdrücklich heißt es jetzt im EStG: Zuwendungen des Arbeitgebers anlässlich von Betriebsveranstaltungen an seinen Arbeitnehmer und dessen Begleitpersonen gehören zu den Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit. Damit wird die bisherige Verwaltungsauffassung festgeschrieben, dass auch der auf Ehegatten, Lebenspartner und Kinder entfallende Anteil dem Arbeitnehmer zuzurechnen ist. Das Gesetz unterscheidet dabei nicht danach, ob es sich um minderjährige oder volljährige Begleitpersonen handelt. Für Arbeitgeber ist die Neuerung mit einem erheblichen Verwaltungs- und Organisationsaufwand verbunden. Für jeden teilnehmenden Arbeitnehmer ist einzeln zu prüfen, ob der Freibetrag überschritten ist. Von großer praktischer Bedeutung ist es, ob auf die eingeladenen, die angemeldeten oder die tatsächlich teilnehmenden Arbeitnehmer abzustellen ist. Wir meinen: Es kommt allein auf die Planung an. Nehmen an einem Firmenfest deutlich weniger Arbeitnehmer teil als bei der Kalkulation zugrunde gelegt, darf das Finanzamt die gesamten Kosten nicht einfach auf die tatsächliche Teilnehmerzahl umlegen. Bestätigt wird unsere Auffassung vom FG Düsseldorf (Az. 11 K 908/10 L). Hintergrund: Der BFH (Az. VI R 7/11) hatte zur alten Rechtslage bis 2014 entschieden, dass der auf die Familienangehörigen entfallende Anteil an den Gesamtkosten einer Betriebsveranstaltung den Arbeitnehmern grundsätzlich nicht zuzurechnen ist. Nach Ansicht des BFH steht bei der Teilnahme von Familienmitgliedern oder Freunden die Förderung des Betriebsklimas im Vordergrund und damit das eigenbetriebliche Interesse des Arbeitgebers. Eine Zurechnung sei ausnahmsweise nur dann vorzunehmen, wenn es sich um Veranstaltungen mit einem marktgängigen Wert handelt (z.b. Musicalbesuch, Konzerte weltberühmter Künstler). Diese Rechtsprechung des Lohnsteuersenats stand im Widerspruch zu den Regelungen in den LStR. Sie wurde vom Gesetzgeber kassiert und ist ab 2015 nicht mehr zu beachten. Check 5: Welche Zuwendungen sind als geldwerter Vorteil zu erfassen? Im Gesetz heißt es, alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer sind in die Besteuerung einzubeziehen. Das gilt nicht nicht nur für die einzelnen Arbeitnehmern individuell zurechenbaren Kosten (z.b. Geschenk), sondern auch für den rechnerischen Anteil an den Kosten einer Betriebsveranstaltung, die der Arbeitgeber gegenüber Dritten für den äußeren Rahmen aufwendet. Hierzu zählen die Kosten für Speisen, Getränke, Tabakwaren, Süßigkeiten Saal oder Kegelbahn Musik, künstlerische und artistische Darbietungen (Event-)Veranstalter Beförderung (Bahn, Bus, Seilbahn,

5 Praxis-Tipps: Betriebsveranstaltungen Seite 5 Schiff) Übernachtung (bei mehrtägigen Betriebsveranstaltungen) Eintrittskarten für Theater, Museen, Sportstätten, Schwimmbäder, Sehenswürdigkeiten (Besuch im Rahmen einer Betriebsveranstaltung). Bitte beachten: Der Wert der Sachzuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung bestimmt sich nach den eigenen Aufwendungen des Arbeitgebers (einschließlich Umsatzsteuer). Für die unentgeltlich gewährten Mahlzeiten können nicht die Sachbezugswerte angesetzt werden. steuertip: Allerdings führen nur die Kosten zu Arbeitslohn, die der Arbeitgeber für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung gegenüber Dritten aufwendet. Die anteiligen Lohnkosten für die eigenen Mitarbeiter, die eine Veranstaltung vorbereiten, sind also ebenso wenig zu erfassen wie zum Beispiel die anteiligen Abschreibungen auf ein Unternehmensgebäude, in dem eine Veranstaltung stattfindet. Auch klassische Gemeinkosten wie etwa für die Buchhaltung sind nicht als Zuwendung anzusehen. Ebenfalls nicht einzubeziehen sind steuerfreie Reisekosten, z.b. für die An- und Abreise auswärtiger Arbeitnehmer ( Check 6). Hintergrund: Der BFH (Az. VI R 94/10) hatte zur alten Rechtslage bis 2014 entschieden, nur solche Zuwendungen seien als Arbeitslohn zu beurteilen, die geeignet sind, beim Arbeitnehmer einen geldwerten Vorteil auszulösen. Das sind nach der steuerzahlerfreundlichen Entscheidung der obersten deutschen Steuerrichter nur solche Leistungen, die die Teilnehmer unmittelbar konsumieren können. Nur insoweit sind sie bereichert. Zu erfassen sind demnach nur die Kosten für das Essen und die Getränke, für Musik oder eine Show (sog. Gaumen-, Augen- und Ohrenschmaus ). Kosten für die Ausgestaltung der Betriebsveranstaltung (insbesondere Miete der Veranstaltungsräume und Kosten für die organisatorischen Tätigkeiten eines Eventveranstalters) sind hingegen laut BFH grundsätzlich nicht zu berücksichtigen. Durch die Neuregelung ist das BFH- Urteil ab 2015 überholt. Auch insoweit handelt es sich um ein Nichtanwendungsgesetz. Check 6: Sind die Kosten für An- und Abreise der Mitarbeiter einzubeziehen? Im Regierungsentwurf des JStG 2015 war noch vorgesehen, die vom Arbeitgeber erstatteten Fahrtkosten für die An- und Abreise zu einer Betriebsveranstaltung als Zuwendung zu berücksichtigen. Diese Verschärfung, die im Widerspruch zur BFH-Rechtsprechung steht, konnte erfreulicherweise abgewendet werden. Reisekosten des Arbeitnehmers sind demnach nicht in die Bemessungsgrundlage einzubeziehen. Davon profitieren z.b. Arbeitnehmer, die nicht am Ort des Unternehmens arbeiten und zu einer Betriebsveranstaltung anreisen. Check 7: Was gilt bei Geschenken anlässlich einer Betriebsveranstaltung? Die Freigrenze für nicht als Arbeitslohn zu versteuernde Aufmerksamkeiten und Arbeitsessen ist zum 1. Januar 2015 von 40 auf 60 erhöht worden. Dementsprechend ist auch die Freigrenze für Sachgeschenke anlässlich von Betriebsveranstaltungen auf 60 angehoben worden. Das ist geregelt in den LStR. Das heißt konkret: Erhält ein Arbeitnehmer anlässlich einer Betriebsveranstaltung ein Sachgeschenk mit einem Wert von maximal 60, handelt es sich um eine übliche Zuwendung, die in den Freibetrag von 110 einzubeziehen ist. Die Veranstaltung darf allerdings nicht nur in der Übergabe der Geschenke bestehen. Eine nachträgliche Überreichung der Geschenke an Arbeitnehmer, die aus betrieblichen oder persönlichen Gründen (z.b. Urlaub, Krankheit) nicht teilnehmen konnten, wird von der Finanzverwaltung akzeptiert. Ein Sachgeschenk im Wert von mehr als 60 muss separat als Arbeitslohn versteuert werden. Allerdings ist dann eine Pauschalversteuerung durch den Arbeitgeber mit 25 % möglich. Wichtig: Geldgeschenke sind generell als Arbeitslohn zu versteuern.

6 Seite 6 Praxis-Tipps: Betriebsveranstaltungen Check 8: Wie viele Betriebsveranstaltungen pro Jahr sind begünstigt? Maximal zwei Veranstaltungen pro Kalenderjahr sind begünstigt, d.h. als üblich anzusehen. Führt ein Arbeitgeber pro Jahr mehr als zwei Veranstaltungen für denselben Kreis von Begünstigten durch, wird ab der dritten Veranstaltung Arbeitslohn zugewendet. Hinsichtlich der ersten beiden Veranstaltungen bleibt es aber dabei, dass kein Arbeitslohn vorliegt. Der Fiskus akzeptiert es, wenn Sie als Arbeitgeber bei mehr als zwei Veranstaltungen die beiden üblichen auswählen. Dieses Wahlrecht kann auch noch bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung ausgeübt werden. Ausnahmen: Kein Arbeitslohn wird zugewendet, falls die Teilnahme an mehr als zwei gleichartigen Betriebsveranstaltungen der Erfüllung beruflicher Aufgaben dient. Beispiel: Der Personalchef oder Betriebsratsmitglieder besuchen die Feiern mehrerer Abteilungen Unschädlich ist es, wenn ein Arbeitnehmer neben zwei gewöhnlichen Veranstaltungen zusätzlich an einer Jubilarfeier oder einem Pensionärstreffen teilnimmt. Check 9: Spielt die Dauer einer Betriebsveranstaltung eine Rolle? Die Dauer einer Veranstaltung spielt generell keine Rolle. Wird der Freibetrag von 110 je teilnehmendem Arbeitnehmer während einer Betriebsveranstaltung nicht überschritten, führen auch zweitägige (oder z.b. bei Kostenbeteiligung der Arbeitnehmer sogar dreitägige) Betriebsausflüge nicht zu Arbeitslohn. Check 10: Welche Vorteile hat die Umwandlung der Freigrenze in einen Freibetrag? Die Umwandlung der Freigrenze von 110 ab 2015 in einen Freibetrag von 110 ist eine wesentliche Verbesserung. Übersteigen die Aufwendungen des Arbeitgebers 110, unterliegt anders als bis 2014 nicht mehr der Gesamtbetrag der Lohnsteuer und der Sozialversicherung, sondern nur der übersteigende Betrag. Es gibt also nicht mehr den sog. Fallbeil-Effekt. Damit werden viele Lohnsteuer-Außenprüfungen entschärft. Hintergrund: Der Regierungsentwurf des JStG 2015 hatte noch eine Freigrenze von 150 vorgesehen. Mit der Erhöhung sollte den gestiegenen Kosten für Betriebsveranstaltungen Rechnung getragen werden. Das war eigentlich auch längst überfällig. Seit 1993 hatte der Wert bei 200 DM gelegen. Er war im Zuge der Euro-Umstellung im Jahr 2002 nur geringfügig auf 110 angehoben worden. Schlussendlich ist jedoch die alte Freigrenze von 110 in einen Freibetrag von 110 umgewandelt worden. Das heißt konkret: Der Freibetrag von 110 gilt je Betriebsveranstaltung und je teilnehmendem Arbeitnehmer. Der Freibetrag kann für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen jährlich ( Check 8) beansprucht werden. Check 11: Gilt der neue Freibetrag von 110 auch bei sonstigen Feiern? Nach altem Recht bis 2014 hat die Finanzverwaltung die Regeln für Betriebsveranstaltungen bei sonstigen Feiern entsprechend angewendet. Aus unserer Sicht spricht nichts dagegen, ab 2015 weiter so zu verfahren. Hintergrund: Zu den sog. sonstigen Feiern zählen nach den LStR Veranstaltungen aus Anlass einer Diensteinführung, eines Amts- oder Funktionswechsels, eines runden Arbeitnehmerjubiläums sowie Feiern bei der Verabschiedung eines Mitarbeiters und Empfänge bei einem runden Geburtstag eines Arbeitnehmers. Bitte beachten: Für uns nicht nachvollziehbar, hat die OFD Nordrhein-Westfalen (Kurzinfo LSt 1/2015) Anfang des Jahres mitgeteilt, die Verwaltung habe sich noch nicht festgelegt, ob auch in diesen Fällen der neue Freibetrag von 110 zur

7 Praxis-Tipps: Betriebsveranstaltungen Seite 7 Anwendung kommt. Ein BMF-Schreiben soll hierzu ergehen. Leider warten wir darauf ein halbes Jahr nach der Neuregelung immer noch. Wichtig: Bei den sonstigen Feiern handelt es sich um keine Betriebsveranstaltungen im Sinne von 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG. Sie sind daher im Hinblick auf die Begrenzung der Anzahl der begünstigten Betriebsveranstaltungen auf zwei pro Jahr ( Check 8) nicht einzubeziehen. Check 12: Macht die Kombination mit einer Betriebsbesichtigung steuerlich Sinn? Es kann durchaus sinnvoll sein, Veranstaltungen mit unterschiedlichem Anlass zu verknüpfen. Bereits im Jahr 2005 hatte der BFH (Az. VI R 118/01 entschieden, bei einer Kombination von Betriebsausflug und Betriebsbesichtigung seien die gemischt veranlassten Sachzuwendungen aufzuteilen. Gleiches gilt nach einem BFH-Urteil aus dem Jahre 2009 (Az. VI R 55/07), wenn sich an eine Betriebsversammlung ein Betriebsfest anschließt. Beispiel: Am ersten Tag feiern Sie ein Betriebsfest und am zweiten Tag besichtigen Sie im eigenbetrieblichen Interesse den Betrieb eines wichtigen Kunden. Der Freibetrag ist bei derartigen kombinierten Veranstaltungen nur auf die anteiligen Kosten anzuwenden, die auf die eigentliche Betriebsveranstaltung entfallen. Die Aufwendungen für die aus betrieblichen Gründen erforderliche Betriebsbesichtigung (oder eine Seminar- bzw. Informationsveranstaltung) stellen unabhängig davon keinen Arbeitslohn dar, wenn ein unmittelbarer Bezug zur Berufstätigkeit der teilnehmenden Arbeitnehmer besteht. Als Aufteilungsmaßstab kann das Verhältnis der Zeitanteile herangezogen werden. Check 13: In welchen Fällen ist eine Pauschalbesteuerung möglich? Wird der Freibetrag von 110 überschritten, stellt der nicht steuerfreie Teil der Zuwendung Arbeitslohn dar. Gleiches gilt bei einer dritten und jeder weiteren Betriebsveranstaltung für die gesamte Zuwendung. Der Arbeitgeber kann dann zwischen der Regellohnbesteuerung und einer Pauschalversteuerung mit 25 % (zzgl. 5,5 % Soli und ggf. Kirchensteuer) nach 40 Abs. 2 Nr. 2 EStG wählen. Die Pauschalversteuerung hat den Vorteil, dass dann insgesamt keine Sozialversicherung anfällt.

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