Das neue steuerliche Reisekostenrecht 2014

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1 Das neue steuerliche Reisekostenrecht 2014 Allgemeines Mit dem Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts (v BStBl 2013 I S. 188) hat der Gesetzgeber die steuerliche Behandlung von Reisekosten ab dem neu geregelt. Die nachfolgenden Ausführungen stellen die wichtigsten Neuerungen im Überblick dar. Reisekosten Unverändert gilt die Definition der steuerlichen Reisekosten: Als solche gelten die Fahrtkosten, die Verpflegungsmehraufwendungen, die Übernachtungskosten und sämtliche Reisenebenkosten. Neuer Begriff der ersten Tätigkeitsstätte Neu hingegen ist der Begriff der ersten Tätigkeitsstätte ( 9 Abs. 4 EStG). Die erste Tätigkeitsstätte ersetzt den Begriff der regelmäßigen Arbeitsstätte, darf jedoch nicht mit einer solchen gleichgesetzt werden. Denn die örtliche Abgrenzung der ersten Tätigkeitsstätte geht über die regelmäßige Arbeitsstätte hinaus. Als erste Tätigkeitsstätte gilt jede ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers. Als ortsfeste betriebliche Einrichtung kommen im Regelfall die Räume des Betriebes in Betracht. Erste Tätigkeitsstätte kann aber auch eine Filiale, eine Niederlassung oder ein verbundenes Unternehmen sein, sofern es sich hier um ortsfeste Einrichtungen handelt. Selbst der Ort des Kunden des Arbeitgebers kann für den Arbeitnehmer die erste Tätigkeitsstätte sein, wenn der Arbeitnehmer diesem Kunden dauerhaft zugeordnet ist. Festlegung der ersten Tätigkeitsstätte Maßgeblich ist die arbeitsvertragliche oder dienstrechtliche Zuordnung durch den Arbeitgeber Dauerhaft heißt, dass die Zuordnung unbefristet bzw. für die Dauer des Dienstverhältnisses bzw. mindestens über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus erfolgt ist ( 9 Abs. 4 Satz 3 EStG). Fehlt es an einer arbeitsvertraglichen oder dienstrechtlichen Zuordnung durch den Arbeitgeber, gilt als erste Tätigkeitsstätte diejenige betriebliche Einrichtung, an der der Arbeitnehmer typischerweise tätig werden soll oder an der er mindestens ein Drittel der vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit oder zwei volle Arbeitstage verbringt ( 9 Abs. 4 Satz 4 Nr. 1 EStG)

2 Diese quantitativen Prüfkriterien sind immer erst dann heranzuziehen, wenn es an einer arbeitsrechtlichen Zuordnung fehlt. Das neue steuerliche Reisekostenrecht geht damit von einer vorrangigen arbeitsrechtlichen Zuordnung aus. Diese gilt auch, wenn der Arbeitnehmer dort nur einen geringen Teil seiner Arbeitszeit verbringt. Ein Außendienstmitarbeiter ist jeweils nur montags und freitags je ½ Arbeitstag im Büro seiner Firma. Der Arbeitgeber legt arbeitsvertraglich zum den Betriebssitz als erste Tätigkeitsstätte fest. Unerheblich ist, dass der Mitarbeiter dort nur insgesamt einen Arbeitstag pro Woche verweilt Vorliegen einer beruflichen Auswärtstätigkeit Aus der gesetzlichen Definition der ersten Tätigkeitsstätte und dem Umstand, dass jeder Arbeitnehmer nur eine Tätigkeitsstätte haben kann, ergibt sich im Umkehrschluss auch das Vorliegen einer beruflichen Auswärtstätigkeit. Eine solche liegt danach immer dann vor, wenn der Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und auch außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte tätig wird. Berufliche Auswärtstätigkeiten führen regelmäßig zum Reisekostenabzug. Weiträumiges Tätigkeitsgebiet Hat der Arbeitnehmer keine erste Tätigkeitsstätte, sucht er aber nach entsprechenden Weisungen/Vereinbarungen typischerweise arbeitstäglich dasselbe Tätigkeitsgebiet auf, gelten für die arbeitstäglichen Fahrten von der Wohnung zum nächstgelegenen Zugang zum Tätigkeitgebiet die Entfernungspauschale bzw. die Regelungen bei Nutzung eines Firmenwagens entsprechend ( 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a Satz 3 EStG). Fahrten innerhalb des weiträumigen Tätigkeitsgebietes stellen Reisekosten dar. Steuerliche Konsequenzen der ersten Tätigkeitsstätte Sind die Kriterien für eine erste Tätigkeitsstätte erfüllt, liegt keine Auswärtstätigkeit vor. Somit können die Reisekosten nicht steuerfrei erstattet bzw. als Werbungskosten abgezogen werden. Ein Fahrtkostenersatz des Arbeitgebers zur ersten Tätigkeitsstätte stellt lohnsteuerpflichtiger Arbeitslohn dar. Bei Nutzung eines Firmenwagens müssen bei Anwendung der 1 % Methode als Monatspauschale 0,03 % des Bruttolistenpreises oder bei tageweiser Berechnung für jeden Tag 0,002 % des Bruttolistenpreises als geldwerter Vorteil versteuert werden. An der ersten Tätigkeitsstätte orientiert sich künftig der Abzug von Entfernungs-/Verpflegungspauschalen und Übernachtungskosten im Rahmen der doppelten Haushaltsführung. Nur die eine erste Tätigkeitsstätte führt künftig zu einem beschränkten Werbungskostenabzug. Wie Beispiel oben. Als erste Tätigkeitsstätte gilt der arbeitsvertraglich festgelegte Betriebssitz. Die Fahrten von der Wohnung des Außendienstmitarbeiters zum Betriebssitz können als Werbungskosten mit der Entfernungspauschale (30 Cent je Entfernungskilometer) angesetzt werden. Die übrigen Fahrtkosten des

3 Außendienstmitarbeiters (Kundenbesuche) gelten als Aufwendungen im Zusammenhang mit einer auswärtigen Tätigkeit. Sie können in tatsächlicher Höhe als Werbungskosten geltend gemacht oder steuerfrei erstattet werden. Aus Vereinfachungsgründen können auch pauschale Kilometersätze angesetzt werden. Als erste Tätigkeitsstätte kann auch ein dauerhaft festgelegter Ort gelten. Fahrten von der Wohnung, zu einem dauerhaft festgelegten Ort (Fahrzeugdepot, Sammelstelle für den betrieblichen Sammeltransport, Busdepot, Fahrkartenverkaufsstellen usw.) gelten als Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte. Steuerlich kann nur der Ansatz der Entfernungspauschale erfolgen Home Office und Fahrzeuge keine erste Tätigkeitsstätte Ein Home-Office stellt keine betriebliche Einrichtung dar und gilt infolgedessen nicht als erste Tätigkeitsstätte im Sinne des neuen steuerlichen Reisekostenrechts. Fahrzeuge wie z.b. das Fahrzeug eines Berufskraftfahrers oder der Zug eines Lokführers usw. gelten nicht als ortsfeste Einrichtung und damit ebenfalls nicht als erste Tätigkeitsstätte. Berufskraftfahrer, Lokführer etc. sind dadurch aber nicht vom Werbungskostenabzug ihrer Reisekosten ausgenommen, auch wenn sie nicht an einer ersten Tätigkeitsstätte tätig sind. Wie bisher gilt auch weiter fort: Ist der Arbeitnehmer nur an ständig wechselnden Einsatzorten oder auf einem Fahrzeug tätig, liegt eine berufliche Auswärtstätigkeit vor (zur beruflichen Auswärtstätigkeit siehe oben). Neue Verpflegungspauschalen im Inland Das Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts bringt auch eine Änderung bei den Verpflegungspauschalen mit sich (neuer 9 Abs. 4a EStG). Verpflegungsmehraufwendungen können auch weiterhin nur in Form von Pauschbeträgen steuerlich geltend gemacht werden. Ein Abzug der tatsächlichen Verpflegungskosten mittels Einzelnachweise bleibt ausgeschlossen. Es gibt künftig nur noch zwei Zeitintervalle mit unterschiedlich hohen Pauschbeträgen. Bei der zeitlichen Festsetzung wird nur noch auf die Abwesenheitsdauer von der Wohnung abgestellt.es gelten folgende Sätze: Abwesenheitsdauer von der Wohnung Verpflegungspauschale (in ) Mindestens 24 Stunden 24 Mehr als 8 Stunden 12 Bis zu 8 Stunden 0 An- und Abreisetag Jeweils 12 Reise von Montag 8 Uhr bis Mittwoch 12 Uhr Reise von Montag 8 Uhr bis Mittwoch 12 Uhr

4 Montag 12 Dienstag 24 Mittwoch 12 Insgesamt 48 An- und Abreisetage sind per gesetzlicher Definition jene Tage, in denen der Reisende unmittelbar nach der Anreise oder vor der Abreise außerhalb seiner Wohnung übernachtet ( 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 2 EStG). Unerheblich ist, wie viele Stunden der Mitarbeiter an den An- und Abreisetagen tatsächlich abwesend ist; die Verpflegungspauschale gilt auf jeden Fall. Verpflegungspauschale bei Auslandstätigkeit Auch bei den Verpflegungspauschalen bei Auslandstätigkeiten gibt es ab dem nur noch zwei Pauschalen. Die Auslandspauschalen betragen jeweils 120 % bzw. 80 % der nach dem Bundesreisekostengesetz geltenden Auslandstagegelder. Die maßgeblichen Abwesenheitszeiten richten sich nach den inländischen Verpflegungspauschalen. Danach können bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden 80 % und bei einer Abwesenheitsdauer von mindestens 24 Stunden 120 % der Auslandstagegelder nach dem Bundesreisekostengesetz als Werbungskosten geltend gemacht bzw. vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt werden. Kürzung der Verpflegungspauschalen Wie bisher müssen auch nach dem neuen steuerlichen Reisekostenrecht die maßgeblichen Verpflegungspauschalen gekürzt werden, wenn dem Arbeitnehmer anlässlich oder während einer Auswärtstätigkeit eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt wird. Die Verpflegungspauschalen sind zu kürzen: 1. für Frühstück um 20 %, 2. für Mittag- und Abendessen um jeweils 40 %, der jeweils maßgebenden Verpflegungspauschale für einen vollen Kalendertag. Inlandsreise über drei Tage: An- und Abreisetag: je 12 EUR 24 Abwesenheitstag 24 Std 24 Kürzung 2x Frühstück = 2x 4,80 9,60 Kürzung 2x Abendesse= 2x9,60 19,20 Verbleibende Werbungskosten 19,20

5 Unentgeltliche Arbeitnehmerbewirtung durch den Arbeitgeber Eine wesentliche Vereinfachung ergibt sich ab 2014 bei der unentgeltlichen Arbeitnehmerbewirtung durch den Arbeitgeber bzw. durch einen Dritten auf Veranlassung des Arbeitgebers. An dem bisher komplizierten System des Ansatzes der Bewirtung als geldwerter Vorteil und dem gleichzeitigen Abzug der Verpflegungspauschalen wird nur noch eingeschränkt festgehalten. Ist die Mahlzeit eine übliche Mahlzeit, das trifft zu, wenn der Preis 60 EUR (inclusive Mehrwertsteuer und Getränke) nicht übersteigt, kommt es ab 2014 beim Arbeitnehmer nicht mehr zur Hinzurechnung eines geldwerten Vorteils, wenn der Arbeitnehmer dem Grunde nach eine Verpflegungspauschale als Werbungskosten geltend machen kann. Hinweis: Kann auf Grund der Neuregelung eine Besteuerung der üblichen Mahlzeit unterbleiben, ist auf der Lohnsteuerbescheinigung der Großbuchstabe M zu bescheinigen. Dies dient dazu, dass das Finanzamt eine eventuelle Kürzung der Verpflegungspauschalen bei der Steuerveranlagung erkennen kann Belohnungs- und Arbeitsessen Als weitere neue gesetzliche Definition wurde im Rahmen des steuerlichen Reisekostenrechts der Begriff der Belohnungsessen eingeführt. Hierzu zählen alle Mahlzeiten, die keine üblichen sind, also deren Preis 60 (inclusive Mehrwertsteuer und Getränke) übersteigt. Belohnungsessen müssen wie bisher nach dem Sachbezugswert bewertet und der Besteuerung unterworfen werden. Arbeitsessen sind und bleiben steuerfrei, da diese nach wie vor nicht als geldwerter Vorteil/Arbeitslohn anzusehen sind. Es bleibt insoweit beim überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers. Übernachtungskosten Hinsichtlich der steuerlichen Behandlung von Mehraufwendungen des Arbeitnehmers für eine beruflich veranlasste Übernachtung gelten die bisherigen Regelungen unverändert fort. Diese wurden lediglich in einer eigenen Rechtsgrundlage ( 9 Abs. 1 Nr. 5a EStG) zusammengefasst und damit gesetzlich fixiert. Unverändert können Übernachtungskosten nur mittels Einzelnachweis (Hotelrechnung) geltend gemacht werden. Ohne Einzelnachweis kann der Arbeitgeber im Rahmen der Reisekostenerstattung einen Pauschbetrag von 20 EUR steuerfrei an seinen Arbeitnehmer ausbezahlen. Die steuerliche Anerkennung der tatsächlich beruflich veranlassten Unterkunftskosten im Rahmen der auswärtigen Tätigkeit bleibt wie bisher auf 48 Monate beschränkt. Nach Ablauf der 48 Monate ist ein Betriebsausgaben-/Werbungskostenabzug nur noch bis zur Höhe der vergleichbaren Aufwendungen für eine doppelte Haushaltsführung möglich (Begrenzung der Unterkunftskosten auf 1000 monatlich, 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5a EStG). Doppelte Haushaltsführung

6 Im Bereich der doppelten Haushaltsführung bringt das Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts eine einschneidende Verschlechterung mit sich: Als beruflich veranlasste Unterkunftskosten für die Zweitwohnung im Rahmen der doppelten Haushaltsführung können ab dem Veranlagungszeitraum 2014 nur noch maximal 1000 im Monat als Werbungskosten angesetzt oder steuerfrei vom Arbeitgeber erstattet werden( 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5 EStG). Stand: 3. März 2014 Trotz sorgfältiger Datenzusammenstellung können wir keine Gewähr für die vollständige Richtigkeit der dargestellten Informationen übernehmen. Sollten Sie spezielle Fragen zu einem der Themen haben, stehen wir Ihnen jederzeit gerne für ein persönliches Gespräch zur Verfügung.