Überblick über das neue Reise- und Bewirtungskostenrecht ab 1. Januar 2014

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1 Verfasser: Martin Karbach, Steuerberater Überblick über das neue Reise- und Bewirtungskostenrecht ab 1. Januar 2014 Zum 1. Januar 2014 treten die Neuregelungen im steuerlichen Reise- und Bewirtungskostenrecht in Kraft. Für Arbeitgeber empfiehlt es sich in jedem Fall, die bisherige Praxis zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen. Auch nach dem neuen Reisekostenrecht ist für die steuerliche Geltendmachung bzw. steuerfreie Zahlung von Reisekosten das Vorliegen einer auswärtigen beruflichen Tätigkeit weiterhin zwingende Voraussetzung. Diese liegt vor, wenn der Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte tätig wird. Von zentraler Bedeutung bei den Änderungen ist zukünftig die gesetzliche Definition der ersten Tätigkeitsstätte in 9 Abs. 4 EStG n. F. Diese ersetzt den Begriff der regelmäßigen Arbeitsstätte und ist damit ausschlaggebend für die Entscheidung, ob die Entfernungspauschale (0,30 pro Entfernungskilometer) bzw. die 0,03 %- Regelung oder Reisekosten (0,30 pro gefahrenen Kilometer bzw. tatsächliche Kosten) berücksichtigt werden können. Zu den Reisekosten, die als Werbungskosten/Betriebsausgaben geltend gemacht bzw. steuerfrei erstattet werden können, zählen wie bisher Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten. Grundsätzlich gilt: Alle Kosten, die der Arbeitnehmer als Werbungskosten absetzen könnte, können vom Arbeitgeber (AG) steuerfrei erstattet werden. Eine Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn der Arbeitnehmer (AN) vorübergehend (für einen längeren Zeitraum bis zu 48 Monaten, Vorsicht: keine Versetzung, nur Abordnung!) außerhalb seiner Wohnung nicht an seiner ersten Tätigkeitsstätte (= ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers (häusliche Arbeitszimmer keine betriebliche Einrichtung des AG!), eines verbundenen Unternehmens oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten (z.b. bei Leiharbeitnehmern), der der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist Fahrzeuge, Flugzeuge, Schiffe oder Tätigkeitsgebiete ohne ortsfeste Einrichtungen sind somit keine Tätigkeitsstätte und folglich immer Auswärtstätigkeit) beruflich bedingt tätig wird. Hausanschrift Postanschrift Telefon Bankverbindung Hunsrückhöhenstr. 1 Postfach 4117 Telefax KSK Rhein-Hunsrück Boppard Boppard/Rh. bohnen@steuerbuero-bohnen.de BLZ Kto Besuchen Sie uns doch einmal im Internet

2 - 2 Eine dauerhafte Zuordnung wird durch dienst- oder arbeitsrechtliche Festlegungen sowie die diese ausfüllenden Absprachen oder Weisungen bestimmt. Dabei kommt es nicht mehr auf den Umfang der Tätigkeit an der Tätigkeitsstätte oder der Regelmäßigkeit des Aufsuchens der Tätigkeitsstätte an. Praxishinweis: Da der Festlegung der ersten Tätigkeitsstätte wichtige Bedeutung zukommt, sollte die Zuordnungsentscheidung des Arbeitgebers nachvollziehbar dokumentiert werden um spätere Meinungsverschiedenheiten mit dem Finanzamt vorzubeugen (z.b. Regelung im Arbeitsvertrag oder Protokoll). Laut Gesetzeswortlaut handelt sich dabei immer um eine Prognoseentscheidung für die Zukunft, die jeweils zu Beginn des Dienstverhältnisses sowie zu Beginn eines jeden Kalenderjahres getroffen wird. Bei Abweichungen durch unvorhersehbare Ereignisse (Krankheit, Insolvenz des Kunden etc.) bleibt es dennoch bei der zuvor getroffenen Prognoseentscheidung. Typische Fälle einer dauerhaften Zuordnung (und somit des Vorliegens einer ersten Tätigkeitsstätte mit der negativen Folge, das keine Auswärtstätigkeit vorliegt) sind: - die unbefristete Zuordnung des AN zu einer bestimmten betrieblichen Einrichtung - die Zuordnung für die Dauer des gesamten (befristeten oder unbefristeten) Dienstverhältnisses oder - die Zuordnung über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus. Bei der Verlängerung einer auf weniger als 48 Monate geplanten Auswärtstätigkeit kommt es darauf an, ob der AN vom Zeitpunkt der Verlängerungsentscheidung noch mehr als 48 Monate an der Tätigkeitsstätte eingesetzt werden soll. So kann z.b. eine Abordnung eines AN von 20 Monaten nach 20 Monaten noch mal um 40 Monate verlängert werden. Obwohl der AN insgesamt 60 Monate abgeordnet war, hat er dort keine erste Tätigkeitsstätte, da er weder im Zeitpunkt der erstmaligen Zuordnung noch im Zeitpunkt der Verlängerung mehr als 48 Monate an der Tätigkeitsstätte eingesetzt war. Wäre hingegen bereits nach 5 Monaten die Abordnung um 40 Monate verlängert worden, so hätte der AN ab dem Zeitpunkt der Verlängerung (also nach 5 Monaten) seine erste Tätigkeitsstätte (und somit keine Reisekosten mehr) am Ort der Abordnung, da ab diesem Zeitpunkt noch 55 Monate am Tätigkeitsort eingesetzt werden soll.

3 - 3 Beispiele für die dauerhafte Zuordnung: Herr A arbeitet 4 Tage die Woche von zu Hause in Boppard und fährt einen Tag in der Woche zu seinem AG nach Koblenz => A hat seine erste Tätigkeitsstätte in Koblenz Der Verleiher A überlässt den Leiharbeitnehmer B mit Wohnsitz in Boppard für die Dauer des gesamten befristeten Dienstverhältnisses von 3 Jahren dem Entleiher C, um nach entsprechender Zuordnung an dessen Betriebsstätte in Koblenz tätig zu werden => B hat seine erste Tätigkeitsstätte in Koblenz AN A mit Wohnsitz in Boppard wird für die gesamte Projektdauer von voraussichtlich 6 Jahren dem Kunden B in Koblenz zugeordnet => A hat seine erste Tätigkeitsstätte von Anfang an beim Kunden B in Koblenz Fehlt es an einer dauerhaften Zuordnung des AN zu einer betrieblichen Einrichtung durch dienst- oder arbeitsrechtliche Festlegung oder ist diese nicht eindeutig, ist erste Tätigkeitsstätte die betriebliche Einrichtung, an der der AN - typischerweise arbeitstäglich oder - je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder mind. ein Drittel seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden soll. Ein bloßes Abholen eines Kundendienstfahrzeugs, einer Auftragsbestätigung, von Material oder Stundenzetteln ist keine berufliche Tätigkeit am Betriebssitz des AG! Mehrere Tätigkeitsstätten: Je Dienstverhältnis hat der AN höchstens eine erste Tätigkeitsstätte. Liegen die Voraussetzungen für die Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte für mehrere Tätigkeitsstätten vor, ist diejenige Tätigkeitsstätte erste Tätigkeitsstätte, die der AG bestimmt. Dabei muss es sich nicht um die Tätigkeitsstätte handeln, an der der AN überwiegend tätig wird. Fehlt es an einer Bestimmung des AG oder ist diese nicht eindeutig, ist die der Wohnung örtlich am nächsten liegende Tätigkeitsstätte die erste Tätigkeitsstätte.

4 - 4 Bildungseinrichtungen: Bildungseinrichtungen können nur außerhalb eines Dienstverhältnisses zum Zwecke eines Vollzeitstudiums oder einer vollzeitigen Bildungsmaßnahme erste Tätigkeitsstätte sein. Die Fahrt des Auszubildenden zur Berufsschule kann folglich als Reisekosten abgerechnet werden, da der Auszubildende in einem Dienstverhältnis steht und die Bildungseinrichtung daher keine erste Tätigkeitsstätte sein kann. Die Fahrtkosten zur ersten Tätigkeitsstätte sind mit der Entfernungspauschale in Höhe von 0,30 je vollen Entfernungskilometer anzusetzen. Beachte aber: Hat der AN keine erste Tätigkeitsstätte, so ist die Entfernungspauschale ab 2014 auch für Fahrten von seiner Wohnung zu einem vom AG dauerhaft festgelegten Ort anzusetzen, an dem sich der AN auf Grund der dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegungen sowie den diese ausfüllenden Absprachen und Weisungen typischerweise arbeitstäglich zur Aufnahme seiner beruflichen Tätigkeit einzufinden hat. Folge: Auswärtstätigkeit und trotzdem nur die Entfernungspauschale! Beispiele: - Fahrten zwischen Wohnung und Busdepot - Fahrten zwischen Wohnung und LKW-Depot - Fahrten zwischen Wohnung und dem Übernahmepunkt des Fahrzeugs - Fahrten zwischen Wohnung und dem weiträumigen Tätigkeitsgebiet (z.b. Schornsteinfeger, Förster etc.). Fahrten innerhalb des weiträumigen Tätigkeitsgebiets jedoch Reisekosten! Tagegelder (Verpflegungsmehraufwand) Ab dem gibt es nur noch 2 Pauschalen: - Abwesenheit von 24 Stunden: 24,00 - weniger als 24 Stunden, aber mehr als 8 Stunden: 12,00 für den An- und Abreisetag, wenn der AN an diesem, einem anschließenden oder vorhergehenden Tag außerhalb seiner Wohnung übernachtet: 12,00 (ohne Überprüfung der Mindestabwesenheitszeit!) Die Pauschbeträge haben Abgeltungscharakter. Ein Ersatz höherer tatsächlicher Kosten ist nicht steuerfrei! => Arbeitslohn

5 - 5 Tagegelder bei Unterbrechung: Mehrere Auswärtstätigkeiten an einem Tag werden zusammengerechnet. AN fährt um 6 Uhr von seiner Wohnung zu seiner auswärtigen Tätigkeitsstätte. Um 11 Uhr kehrt er in den Betrieb zurück. Um 14 Uhr fährt er vom Betrieb zu einer weiteren auswärtigen Tätigkeitsstätte von der er um 21 Uhr zu seiner Wohnung zurück kehrt. Die Abwesenheit von der ersten Tätigkeitsstätte beträgt insgesamt 12 Stunden, so dass dem AN ein Pauschbetrag in Höhe von 12,00 zusteht. Auslandsreisen: Ab 2014 gelten auch hier nur noch 2 Pauschalen mit den entsprechenden Voraussetzungen wie bei den inländischen Pauschalen. Folgende länderspezifischen Pauschalen sind jeweils anzusetzen: - Reisen vom Inland in das Ausland: vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreichter Staat - Reisen von einem ausländischen Staat in einen anderen ausländischen Staat: vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreichter Staat - Reisen vom Ausland in das Inland: letzter Tätigkeitsort im Ausland Lohnsteuerpauschalierung: Zu viel gezahlte Tagegelder können mit 25 % pauschal versteuert werden (sozialversicherungsfrei!). Dies gilt jedoch nur bis zum Doppelten des steuerfrei abrechenbaren Tagegeld. Werbungskosten: Bei den neuen Werbungskostenpauschalen handelt es sich nach wie vor um Höchstgrenzen. Arbeitgeber können dementsprechend auch geringere Pauschalen auszahlen. In diesem Fall kann der Arbeitnehmer den Rest der ihm zustehenden Verpflegungspauschale als Werbungskosten bei seiner privaten Einkommensteuererklärung geltend machen.

6 - 6 Mahlzeitengestellung durch den Arbeitgeber Eine vom AG während einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit zur Verfügung gestellte übliche Mahlzeit wird mit dem amtlichen Sachbezugswert bewertet. Als üblich gilt eine Mahlzeit bis 60 brutto (incl. Getränke). Beachte: Ein Wahlrecht zwischen Bewertung der Mahlzeit mit dem tatsächlichen Wert oder dem Sachbezugswert besteht ab 2014 nicht mehr. Mahlzeiten über 60 dürfen nicht mit dem amtlichen Sachbezug bewertet werden. Sie sind mit dem tatsächlichen Preis anzusetzen. Ist der Preis der Mahlzeit in der Rechnung eines Dritten nicht beziffert (Gesamtpreis), ist nach dem Gesamtbild der Verhältnisse im Einzelfall zu beurteilen. Wichtig: Die Mahlzeit muss vom AG veranlasst sein. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn er die Verpflegungskosten im Hinblick auf die beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit des AN erstattet und die Rechnung auf den AG ausgestellt ist. Die steuerliche Erfassung einer solchen üblichen Mahlzeit als Arbeitslohn ist ausgeschlossen, wenn der AN für die betreffende Auswärtstätigkeit dem Grunde nach eine Verpflegungspauschale als Werbungskosten geltend machen könnte: Der AN nimmt auf Veranlassung des AG an einem zweitägigen Seminar mit Übernachtung teil. Die Hotelrechnung ist auf den AG ausgestellt. Der AG erstattet die vom AN verauslagten Übernachtungskosten von 100 incl. 20 für ein Frühstück im Rahmen der Reisekostenabrechnung des AN. Die auf den Arbeitgeber ausgestellte Rechnung des Seminarveranstalters hat der AG unmittelbar bezahlt. Darin enthalten ist für beide Seminartage jeweils ein für derartige Veranstaltungen typisches Mittagessen, dessen Preis in der Rechnung nicht gesondert ausgewiesen ist. Der AN erhält sowohl das Frühstück als auch die beiden Mittagessen auf Veranlassung des AG. Für den An- und Abreisetag steht ihm grundsätzlich jeweils eine Verpflegungspauschale von 12 zu.

7 - 7 Obgleich der Preis der Mittagessen in der Rechnung des Seminarveranstalters nicht beziffert ist, kann aufgrund der Art und Durchführung von einer üblichen Beköstigung ausgegangen werden, deren Preis 60 nicht überschreitet. Die Mahlzeiten sind daher nicht als Arbeitslohn zu erfassen (und die Verpflegungspauschalen des AN im Hinblick auf die zur Verfügung gestellten Mahlzeiten zu kürzen, näheres siehe nachfolgende Erläuterungen). Amtlicher Sachbezugswert: Der Ansatz einer mit dem amtlichen Sachbezug bewerteten Mahlzeit als Arbeitslohn setzt voraus, dass es sich im: eine übliche Mahlzeit handelt und der AN keine Verpflegungspauschale beanspruchen kann. Dies liegt regelmäßig vor, wenn: er nicht mehr als 8 Stunden außerhalb seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig ist oder die drei Monatsfrist (bei längerfristiger Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte) überschritten Der Sachbezug beträgt aktuell in 2013: für Frühstück 1,60 für Mittag- und Abendessen je 2,93 Die Pauschalierung der Mahlzeiten mit 25% ist möglich, wenn diese dem AN von seinem AG oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten während einer auswärtigen Tätigkeit unentgeltlich oder verbilligt zur Verfügung gestellt werden und deren Besteuerung nicht nach 8 Abs. 2 S. 9 EStG (Sachbezugsfreigrenze von 44,00 /Monat) unterbleibt Die Pauschalierung kommt demnach in Betracht, wenn der AN ohne Übernachtung nicht länger als 8 Stunden auswärts tätig ist, der AG die Abwesenheitsdauer nicht überwacht, kennt oder die Dreimonatsfrist abgelaufen ist.

8 - 8 Der AG stellt dem AN anlässlich einer eintägigen beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit von 6 Stunden ein Mittagessen im Wert von 40 zur Verfügung. Der AG hat den Sachbezugswert der Mahlzeit (in 2013: 2,93 ) zu versteuern, da der AN für die Abwesenheit keine Verpflegungspauschale geltend machen kann. Der AG kann die Pauschalierung mit 25% dieses Betrages vornehmen. Die Pauschalierung führt zur Sozialversicherungsfreiheit. Kürzung und Ausschluss des Werbungskostenabzugs Wird dem AN von seinem AG oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt, wird der Werbungskostenabzug und somit der Betrag der steuerfrei ausgezahlt werden darf gekürzt. Die Kürzung der jeweils zustehenden Verpflegungspauschale beträgt: - für ein Frühstück 4,80 - für ein Mittag- und Abendessen je 9,60 Die Kürzung darf jedoch die ermittelte Verpflegungspauschale nicht übersteigen!

9 - 9 Der AN ist auf einer dreitägigen Auswärtstätigkeit. Der AG hat für den AN in einem Hotel zwei Übernachtungen mit Frühstück sowie am Zwischentag ein Mittag- und ein Abendessen gebucht und bezahlt. Der AN erhält vom AG keine weiteren Reisekostenerstattungen. Der AG hat keinen geldwerten Vorteil für die Mahlzeiten zu versteuern. Der AN kann für die Auswärtstätigkeit folgende Verpflegungspauschalen als Werbungskosten geltend machen: Anreisetag: 12,00 Zwischentag: 24,00 Abreisetag: 12,00 48,00 Kürzung: Frühstück (2 x 4,80 ) 9,60 Mittagessen 9,60 Abendessen 9,60 28,80 verbleiben als Werbungskosten: 19,20 Die Kürzung des WK-Abzugs ist auch dann vorzunehmen, wenn der AG die dem AN zustehende Reisekostenvergütung lediglich verkürzt auszahlt. Nur ein für die Gestellung der Mahlzeit vereinbartes und vom AN tatsächlich gezahltes Entgelt mindert den Kürzungsbetrag. (Hierbei reicht es aus, wenn der AG das für die Mahlzeit vereinbarte Entgelt unmittelbar aus dem Nettolohn des AN entnimmt.) Wie vor, jedoch möchte der AG zusätzlich noch eine steuerfreie Reisekostenerstattung zahlen. Für die vom AG veranlassten und bezahlten Mahlzeiten soll jeweils ein Betrag in Höhe des geltenden Sachbezugswerts (s.o.) einbehalten werden. Der AG hat keinen geldwerten Vorteil für die Mahlzeiten zu versteuern. Der AG kann für die Auswärtstätigkeit höchstens noch folgende Beträge zusätzlich für die Verpflegung steuerfrei erstatten: Anreisetag: 12,00 Zwischentag: 24,00 Abreisetag: 12,00 48,00 Kürzung: Frühstück (2 x 4,80 ) 9,60 Mittagessen 9,60 Abendessen 9,60 28,80 verbleiben als steuerfreie Pauschalen: 19,20

10 - 10 Der AG könnte also höchstens noch 19,20 steuerfrei auszahlen. Behält der AG den Betrag in Höhe der Sachbezugswerte (also 2 x 1,60 sowie 2 x 2,93 = 9,06 ) von den 19,20 ein (also der Summe der gekürzten Verpflegungspauschalen), könnte der Arbeitnehmer da er nur 10,14 steuerfrei erhalten hat im Rahmen seiner Einkommensteuerveranlagung die 9,06 noch als Werbungskosten geltend machen. Abwandlung: Sachverhalt wie vor, jedoch behält der AG nichts ein, sondern der AN zahlt für das Mittag- und Abendessen je 5. Anreisetag: 12,00 Zwischentag: 24,00 Abreisetag: 12,00 48,00 Kürzung: Frühstück (2 x 4,80 ) 9,60 Mittagessen (9,60-5,00 ) 4,60 Abendessen (9,60-5,00 ) 4,60 18,80 verbleiben als Werbungskosten: 29,20 Zuzahlungen des AN sind jeweils vom Kürzungsbetrag derjenigen Mahlzeit abzuziehen, für die der AN das Entgelt zahlt. Übersteigt das vom AN für die Mahlzeit gezahlte Entgelt den Kürzungsbetrag entfällt für diese Mahlzeit die Kürzung des Werbungskostenabzugs. Eine Verrechnung etwaiger Überzahlungen des Arbeitnehmers mit Kürzungsbeträgen für andere Mahlzeiten ist nicht zulässig. Der AN ist auf einer dreitägigen Auswärtstätigkeit. Der AG hat für den AN in einem Hotel zwei Übernachtungen jeweils mit Frühstück sowie am Zwischentag ein Mittagund ein Abendessen gebucht und bezahlt. Der AN zahlt für das Mittag- und Abendessen je 10. Anreisetag: 12,00 Zwischentag: 24,00 Abreisetag: 12,00 48,00 Kürzung: Frühstück (2 x 4,80 ) 9,60 Mittagessen (9,60-10,00 ) 0,00 Abendessen (9,60-10,00 ) 0,00 9,60 verbleiben als Werbungskosten: 38,40

11 - 11 Die Kürzung des Werbungskostenabzugs ist auch dann vorzunehmen, wenn der AG den amtlichen Sachbezug der Mahlzeit pauschal versteuert hat. Der AN nimmt an einer eintägigen Fortbildungsveranstaltung teil. Der AG hat auf dieser Fortbildungsveranstaltung für den AN ein Mittagessen gebucht und bezahlt. Der AG besteuert das Mittagessen pauschal, da er keine Aufzeichnung über die Abwesenheitsdauer des AN führt. Der AN erhält vom AG keine weiteren Reisekostenerstattungen. Der AN kann anhand seiner Bahntickets gegenüber dem Finanzamt nachweisen, dass er für die Fortbildung insgesamt 10 Stunden abwesend war. Er kann für die Fortbildung folgende Verpflegungspauschalen als Werbungskosten abziehen: Eintägige Auswärtstätigkeit: 12,00 Kürzung: 1 x Mittagessen 9,60 verbleiben als Werbungskosten: 2,40 Erhält der AN steuerfreie Erstattungen für Verpflegung vom AG, ist ein Werbungskostenabzug insoweit ausgeschlossen. Der AN ist auf einer dreitägigen Auswärtstätigkeit. Der AG hat für den AN in einem Hotel zwei Übernachtungen jeweils mit Frühstück sowie am Zwischentag ein Mittagund ein Abendessen gebucht und bezahlt. Der AN erhält zusätzlich noch eine steuerfreie Reisekostenerstattung für Verpflegungsmehraufwendungen in Höhe von 19,20. Der AG muss keinen geldwerten Vorteil für die Mahlzeiten versteuern. Der AN kann für die Dienstreise keine Verpflegungspauschalen als Werbungskosten geltend machen: Anreisetag: 12,00 Zwischentag: 24,00 Abreistag: 12,00 48,00 Kürzung: Frühstück (2 x 4,80 ) 9,60 Mittagessen 9,60 Abendessen 9,60 28,80 Steuerfreie Reisekostenerstattung: 19,20 verbleiben als Werbungskosten: 0,00

12 - 12 Die Kürzung der Verpflegungspauschalen ist immer dann vorzunehmen, wenn dem AN eine Mahlzeit von seinem AG oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten zur Verfügung gestellt wird. Die Kürzung gilt daher auch für die Teilnahme des AN an einer geschäftlich veranlassten Bewirtung oder an einem außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte gewährten Abendessen, wenn der AG oder auf dessen Veranlassung ein Dritter die Mahlzeit zur Verfügung stellt. Merke: Nimmt der AN hingegen an der geschäftlich veranlassten Bewirtung durch einen Dritten oder einem Abendessen eines Dritten teil, werden die Pauschalen nicht gekürzt. Eine Kürzung der Verpflegungspauschalen unterbleibt auch, wenn die vom AG zur Verfügung gestellte Mahlzeit den Wert von 60 übersteigt und daher individuell zu besteuern ist. Hat der AN für die Mahlzeit ein Entgelt entrichtet, wird dieses Entgelt auf den Kürzungsbetrag angerechnet. Gemischt veranlasste Veranstaltungen mit Mahlzeiten Bei gemischt veranlassten Reisen sind Kosten in einen beruflich veranlassten Anteil und einen den Kosten der Lebensführung zuzurechnenden Anteil aufzuteilen. Dies gilt auch für die Verpflegungsmehraufwendungen. Der AN nimmt an einer einwöchigen vom AG organisierten und finanzierten Reise im Inland teil. Das Programm sieht morgens eine Fortbildungsmaßnahme vor, der Nachmittag steht für touristische Aktivitäten zur Verfügung. Frühstück und Abendessen sind inklusive. Fahrtkosten und Übernachtungskosten sind unstreitig zu 50% als Werbungskosten zu berücksichtigen. Die Verpflegungsmehraufwendungen sind wie die übrigen Reisekosten nur zu 50% beruflich veranlasst. Anreisetag: 12,00 x 50 % = 6,00 Kürzung: 9,60 verbleibt: 0,00

13 Zwischentage: je 24,00 x 50 % = je 12,00 Kürzung je 4,80 und je 9,60 = 14,40 verbleibt 5 x 0,00 : 0,00 Abreisetag: 12,00 x 50 % = 6,00 Kürzung: 4,80 verbleibt: 1,20 Bescheinigungspflicht M Hat der AG oder auf dessen Veranlassung ein Dritter dem AN während seiner beruflichen Tätigkeit: außerhalb seiner Wohnung und außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte oder im Rahmen der doppelten Haushaltsführung eine mit dem amtlichen Sachbezugswert zu bewertende Mahlzeit zur Verfügung gestellt, muss im Lohnkonto der Großbuchstabe M aufgezeichnet und in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung bescheinigt werden. Diese Aufzeichnungspflicht gilt unabhängig von der Anzahl der Mahlzeitengestellungen. Es kommt nicht darauf an, ob eine Besteuerung der Mahlzeiten ausgeschlossen ist oder die Mahlzeit pauschal oder individuell besteuert wurde. Im Fall der Gewährung von Mahlzeiten die keinen Arbeitslohn darstellen oder deren Preis 60 übersteigt, und die daher nicht mit dem amtlichen Sachbezugswert zu bewerten sind, besteht keine Pflicht im Lohnkonto den Großbuchstaben M aufzuzeichnen und zu bescheinigen. Übernachtungskosten bei beruflich veranlasster Auswärtstätigkeit Inland: tatsächliche Kosten für einen Zeitraum von 48 Monaten, danach höchstens im Monat oder Übernachtungspauschale 20 (darf steuerfrei erstattet werden, aber nicht als Werbungskosten abgesetzt werden, Erstattung an AN jedoch BA!) Ausland: tatsächliche Kosten für einen Zeitraum von 48 Monaten, danach höchstens im Monat oder länderspezifische Übernachtungspauschale

14 - 14 Soweit höhere Übernachtungskosten anfallen, weil der AN eine Unterkunft gemeinsam mit Personen nutzt, die in keinem Dienstverhältnis zum selben AG stehen, sind nur diejenigen Kosten anzusetzen, die bei alleiniger Nutzung durch den AN angefallen wären. AN führt eine einwöchige beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit (Montag bis Freitag) bis einschließlich dem darauf folgenden Sonntag in Begleitung seines nicht berufstätigen Ehegatten durch. Die Übernachtungskosten für das Doppelzimmer betragen 120. Die Kosten für ein Einzelzimmer würden 100 betragen. 4 Übernachtungen (Montag bis Donnerstag) sind in Höhe der Kosten für das Einzelzimmer (100 ) beruflich veranlasst, weshalb 400 vom AG steuerfrei erstattet oder vom AN als Werbungskosten abgezogen werden können. Die Übernachtungen am Freitag und Samstag sowie der auf den Ehegatten entfallende Mehrpreis sind privat veranlasst. Längerfristige Auswärtstätigkeiten: AN hat seine erste Tätigkeitsstätte in Koblenz. In den folgenden 10 Jahren wird er jedoch an drei Tagen wöchentlich (= 2 Übernachtungen/ Woche) an der Zweigniederlassung in Hamburg beruflich tätig. Die Übernachtungskosten sind in den ersten 4 Jahren (= 48 Monate) in voller Höhe vom AG steuerfrei erstattungsfähig oder vom AN als Werbungskosten abziehbar. Ab dem fünften Jahr können die Übernachtungskosten nur noch mit höchstens / Monat vom AG steuerfrei erstattet oder vom AN als Werbungskosten geltend gemacht werden. Von einer längerfristigen Auswärtstätigkeit ist auch dann auszugehen, wenn der AN an der Tätigkeitsstätte über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus regelmäßig, z.b. einmal oder mehrmals wöchentlich übernachtet. Eine Unterbrechung dieser beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte führt zu einem Neubeginn, wenn die Unterbrechung (egal aus welchem Grund) mindestens 6 Monate dauert.

15 - 15 Bewirtungskosten Unterscheidung: Allgemein betrieblich veranlasst 100 % iger Betriebsausgabenabzug (z.b. reine Arbeitnehmerbewirtung) Geschäftlich veranlasste Bewirtung 70 % iger Betriebsausgabenabzug 100 % iger Vorsteuer-Abzug Wichtig: Die Rechnung soll auch immer den Namen des bewirtenden Steuerpflichtigen enthalten! Auf der Rechnung muss die konkrete betriebliche Veranlassung enthalten. Allgemein gehaltene Angaben wie Arbeitsgespräch, Infogespräch, Hintergrundgespräch, Geschäftsessen oder Kontaktpflege reichen nicht aus! Doppelte Haushaltsführung Ab 2014 wird erstmals geregelt, dass für einen eigenen Hausstand die finanzielle Beteiligung an den Kosten der Lebensführung (laufende Kosten der Haushaltsführung) erforderlich ist. Eine finanzielle Beteiligung mit Bagatellbeträgen ist nicht ausreichend! Steuerfreie Erstattung durch den AG: Für den steuerfreien Arbeitgeberersatz kann der AG bei AN in den Steuerklassen III, IV oder V weiterhin ohne weiteres unterstellen, dass sie einen eigenen Hausstand haben, an dem sie sich auch finanziell beteiligen. Bei anderen AN darf der AG einen eigenen Hausstand nur dann anerkennen, wenn der AN schriftlich erklärt, dass er neben einer Zweitwohnung am Beschäftigungsort einen eigenen Hausstand unterhält, an dem er sich auch finanziell beteiligt. Höhe der Unterkunftskosten: Als Unterkunftskosten für eine doppelte Haushaltsführung im Inland werden die dem AN tatsächlich entstandenen Aufwendungen für die Nutzung der Wohnung oder Unterkunft, höchstens bis zu einem nachgewiesenen Betrag von im Monat anerkannt. Der Betrag von umfasst alle für die Wohnung oder die Unterkunft entstehenden Aufwendungen, wie z.b. Miete (incl. Betriebskosten), Kfz- Stellplätze oder Aufwendungen für Sondernutzung (wie z.b. Garten).

16 - 16 Höhe der Unterkunftskosten im Ausland: Bei doppelter Haushaltsführung im Ausland geltend die bisherigen Grundsätze unverändert weiter. Danach sind die Aufwendungen in tatsächlicher Höhe notwendig, soweit sie die ortsübliche Miete für eine nach Lage und Ausstattung durchschnittliche Wohnung am Ort der ersten Tätigkeitsstätte mit einer Wohnfläche von bis zu 60 qm nicht überschreiten.