Reisekostenreform 2014 Die wichtigsten Änderungen im Überblick

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1 Reisekostenreform 2014 Die wichtigsten Änderungen im Überblick Die Reisekosten sind mit Wirkung vom neu geregelt worden. Nach wie vor kommt es entscheidend darauf an, ob es sich um Auswärtstätigkeiten handelt oder um Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb bzw. erster Tätigkeitsstätte. Eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit (= Geschäftsreise) liegt vor, wenn ein Unternehmer außerhalb der eigenen Wohnung und außerhalb der Betriebsstätte, die den Mittelpunkt seiner auf Dauer angelegten betrieblichen Tätigkeit bildet, tätig wird, ein Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig wird. Ab 2014 kommt es bei Arbeitnehmern auf die erste Tätigkeitsstätte an. Dieser neue Begriff weicht inhaltlich von dem ab, was bis zum unter einer regelmäßigen Arbeitsstätte zu verstehen ist. Übersicht: Regelmäßige Arbeitsstätte bzw. erste Tätigkeitsstätte Reisekostenreform ab Reisekosten bis Grundlage: 9 Abs. 4 EStG Grundlage: BFH (s.o.) und BMF-Schreiben (Begriff der ersten Tätigkeitsstätte) vom Erste Tätigkeitsstätte ist eine ortsfeste betriebliche Regelmäßige Arbeitsstätte ist eine ortsfeste Einrichtung betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, des Arbeitgebers oder eines verbundenen Unternehmens, eines ausgegliederten Unternehmens, eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten, dem der Arbeitnehmer zugeordnet wurgeordnet der der Arbeitnehmer dauerhaft zude (Outsourcing) ist (Leiharbeit) Weitere Voraussetzung: Arbeitnehmer soll unbefristet für die Dauer des Dienstverhältnisses oder über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus an einer solchen Tätigkeitsstätte tätig werden Die Zuordnung richtet sich nach der dienst- Die dauerhafte Zuordnung des Arbeitnehmers und arbeitsrechtlichen Festlegung bzw. nach erfolgt aufgrund von dienstrechtli- Absprachen und Weisungen (ist dann auch chen/arbeitsvertraglichen Festlegungen. verbindlich für das Finanzamt). 1

2 Reisekostenreform ab Reisekosten bis Fehlt eine dienst- und arbeitsrechtliche Festlegung oder ist sie nicht eindeutig, ist die betriebliche Einrichtung als erste Tätigkeitsstätte anzusehen, an der der Arbeitnehmer typischerweise arbeitstäglich tätig werden soll oder je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder mindestens ein Drittel seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden soll (Prognose) Liegen die Voraussetzungen für mehrere Tätigkeitsstätten vor, ist diejenige Tätigkeitsstätte die erste Tätigkeitstätte, die der Arbeitgeber bestimmt oder der Wohnung am nächsten liegt, wenn die Bestimmung fehlt bzw. nicht eindeutig ist. Eine erste Tätigkeitsstätte ist auch eine Bildungseinrichtung, die außerhalb eines Dienstverhältnisses zum Zwecke eines Vollzeitstudiums oder einer vollzeitlichen Bildungsmaßnahme aufgesucht wird. Fehlt eine derartige Festlegung, dann befindet sich die regelmäßige Arbeitsstätte in einer betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers, in der der Arbeitnehmer arbeitstäglich oder je Arbeitswoche einen vollen Arbeitstag oder mindestens 20% seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden soll (Prognose) Wird im Einzelfall geltend gemacht, dass eine andere betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers eine regelmäßige Arbeitsstätte ist oder keine regelmäßige Arbeitsstätte vorliegt, ist dies anhand des inhaltlichen (qualitativen) Schwerpunktes der beruflichen Tätigkeit nachzuweisen oder glaubhaft zu machen. Eine Bildungseinrichtung ist keine regelmäßige Arbeitsstätte, auch wenn sie zum Zwecke eines Vollzeitstudiums oder einer vollzeitlichen Bildungsmaßnahme aufgesucht wird (BFH-Urteil vom , VI R 42/11). 1. Warum die Abgrenzung bei der ersten Tätigkeitsstätte wichtig ist Arbeitnehmer können nur eine erste Tätigkeitsstätte haben. Ohne erste Tätigkeitsstätte sind alle beruflichen Fahrten des Arbeitnehmers als auswärtige Tätigkeiten (Geschäftsreisen) einzustufen. Das ist insbesondere wichtig für Unternehmer/Arbeitgeber, die ihrem Arbeitnehmer einen Firmenwagen überlassen. Die Kosten, die auf Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte entfallen, müssen als Arbeitslohn erfasst werden, Fahrten im Zusammenhang mit einer Geschäftsreise jedoch nicht. 2

3 Wichtig! Ob der Arbeitnehmer eine erste Tätigkeitsstätte am Betriebssitz seines Arbeitgebers hat, kann der Unternehmer/Arbeitgeber bestimmen. Es gibt Situationen, in denen es sinnvoll ist, wenn der Arbeitgeber eine erste Tätigkeitsstätte festlegt, um ein vorteilhaftes Ergebnis zu erzielen, oder nicht festlegt, damit z. B. Handelsvertreter, die nur ihre Aufträge im Betrieb abwickeln, ihre Fahrten insgesamt als auswärtige Tätigkeiten abrechnen können. Der Arbeitnehmer, der nahezu ausschließlich im Außendienst tätig ist, kann für seine Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb nur die Entfernungspauschale geltend machen, wenn sich eine erste Tätigkeitsstätte am Betriebssitz befindet. Ohne erste Arbeitsstätte handelt es sich bei den Fahrten der Handelsvertreter zur Betriebsstätte um auswärtige Tätigkeiten, bei denen die Fahrtkosten voll abziehbar sind. Da es keine bestimmte Form gibt, wie der Arbeitgeber seine arbeits- oder dienstrechtlichen Weisungen zu dokumentieren hat, reicht es aus, wenn hierzu keinerlei Aussagen getroffen werden. Ob und wo der Arbeitnehmer eine erste Tätigkeitsstätte hat, ist gemäß 9 Abs. 4 EStG in mehreren Stufen zu prüfen. Dabei ist zwingend die folgende Reihenfolge einzuhalten: Erster Schritt: Zweiter Schritt: Der Arbeitgeber hat die erste Tätigkeitsstätte festgelegt (auf die Qualität der Tätigkeit kommt es nicht an). Ohne Festlegung bzw. ohne eindeutige Festlegung durch den Arbeitgeber sind die gesetzlich vorgegebenen Merkmale entscheidend. Erster Schritt: Arbeitgeber legt die erste Tätigkeitsstätte fest Ordnet der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmer arbeits- oder dienstrechtlich einer bestimmten Tätigkeitstätte dauerhaft zu, befindet sich dort seine erste Tätigkeitsstätte. Diese Zuordnung kann schriftlich oder mündlich erfolgen. Der Arbeitgeber kann z. B. aus organisatorischen Gründen eine bestimmte Betriebsstätte (Dienststelle) als erste Tätigkeitsstätte festlegen, er muss es aber nicht. Es liegt keine erste Tätigkeitstätte vor, wenn die Zuordnung allein aus tarifrechtlichen, mitbestimmungsrechtlichen oder organisatorischen Gründen (z. B. zur Führung der Personalakten) erfolgt. 3

4 Eine erste Tätigkeitsstätte liegt allerdings vor, wenn die Zuordnung sich auf die Tätigkeit des Arbeitnehmers bezieht. Auf die Qualität der Tätigkeit (also auch auf den Umfang der Tätigkeit) kommt es nicht an. Konsequenz: Hat der Arbeitgeber eine erste Tätigkeitsstätte seines Arbeitnehmers wirksam festgelegt, dann ist dies auch für das Finanzamt verbindlich. Praxis-Beispiel: Ein Arbeitgeber weist seine Betriebsstätte in den Arbeitsverträgen mit seinen Arbeitnehmern immer als erste Tätigkeitsstätte (Haupttätigkeitsstätte bzw. Stammdienststelle) aus. Diese Zuordnung nimmt er auch bei seinen Außendienstmitarbeitern (Handelsvertretern) vor. Ergebnis: Die Betriebsstätte des Arbeitgebers ist auch bei den Handelsvertretern als erste Tätigkeitsstätte zu behandeln, weil die Handelsvertreter die Betriebsstätte zur Abwicklung der Aufträge aufsuchen. Das hat zur Folge, dass alle Fahrten des Handelsvertreters von der Wohnung zur Betriebsstätte und von der Betriebsstätte zur Wohnung als Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte einzustufen sind, für die nur die Entfernungspauschale geltend gemacht werden kann. Problem! Finanzbeamte, insbesondere Betriebsprüfer, werden versuchen, günstige steuerliche Ergebnisse mithilfe des 42 AO zunichte zu machen. Es ist bereits jetzt eine Tendenz absehbar, wonach die Finanzverwaltung unliebsame Gestaltungen als Missbrauch behandeln und nicht anerkennen will. Das gilt insbesondere bei Gesellschafter-Geschäftsführern, Arbeitnehmer-Ehegatten und anderen, mitarbeitenden Familienangehörigen, weil es hier darauf ankommt, ob die Vereinbarungen einem Fremdvergleich standhalten. Da es sich um eine Neuregelung handelt, dürfte es schwierig sein festzustellen, was in dieser Situation überhaupt zwischen Fremden üblich ist. Die Auseinandersetzungen mit der Finanzverwaltung, die sicherlich auch vor den Finanzgerichten ausgetragen werden, sind absehbar. Zweiter Schritt: Checkliste, wenn keine bzw. keine eindeutige Festlegung durch den Arbeitgeber erfolgt ist Hat der Arbeitgeber keine erste Tätigkeitsstätte bestimmt oder ist sie nicht eindeutig, hängt es von der Arbeitszeit ab, die der Arbeitnehmer an der jeweiligen Tätigkeit- 4

5 stätte verbringt. Der Arbeitnehmer hat gemäß 9 Abs. 4 EStG seine erste Tätigkeitsstätte dort, wo er entweder typischerweise arbeitstäglich tätig werden soll oder je Arbeitswoche mindestens zwei volle Arbeitstage verbringt oder mindestens 1/3 der vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden soll. Liegen die Voraussetzzungen für mehrere Tätigkeitsstätten vor, dann bestimmt der Arbeitgeber, wo sich die erste Tätigkeitsstätte befindet. Hat der Arbeitgeber keine Bestimmung getroffen, gilt die Tätigkeitsstätte als erste Tätigkeitstätte, die der Wohnung des Arbeitnehmers am nächsten liegt. Prüfung der ersten Tätigkeitsstätte Lfd. Nr. Reihenfolge der Prüfung Voraussetzung Auswirkung erfüllt ja nein Falls ja, ist Prüfung beendet Falls ja, ist Prüfung beendet (falls 4. nicht vorliegt) Falls ja, ist Prüfung beendet (falls 4. nicht vorliegt) Falls ja, kommt es auf Nr. 5 und 6 an 1. Der Arbeitnehmer wird typischerweise arbeitstäglich an einem Ort tätig 2. Der Arbeitnehmer ist mindestens zwei volle Arbeitstage je Woche an einer Tätigkeitsstätte tätig 3. Der Arbeitnehmer verbringt mindestens 1/3 der vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit an einer Tätigkeitsstätte 4. Voraussetzungen 2-3 sind bei mehreren Tätigkeitsstätten erfüllt: 5. a) Zuordnung durch Arbeitgeber Falls ja, ist Prüfung beendet 6. b) keine Zuordnung durch Arbeitgeber Erste Tätigkeitstätte = Tätigkeitsort, der der Wohnung am nächsten liegt Keine erste Tätigkeitstätte: Das vorstehende Prüfschema macht auch deutlich, dass ab dem keine erste Tätigkeitstätte vorliegt, wenn der Arbeitnehmer in verschiedenen Filialen seines Arbeitgebers wechselnd tätig ist und in allen Filialen weniger als 1/3 seiner Arbeitszeit verbringt oder den Betriebssitz seines Arbeitgebers nur zu Kontrollzwecken bzw. zur Auftragsabwicklung aufsucht oder am Betriebssitz seines Arbeitgebers nur das Kundendienstfahrzeug übernimmt oder Material usw. ein- und auslädt. 5

6 2. Bei Unternehmern kommt es auf den Mittelpunkt seiner auf Dauer angelegten betrieblichen Tätigkeit an Unternehmer haben logischerweise keine erste Tätigkeitsstätte. Sie können eine oder mehrere Betriebsstätten haben, die sie mehr oder weniger oft aufsuchen. Aber auch bei Unternehmern kann es nicht sein, dass Fahrten zu jeder Betriebsstätte als Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte zu behandeln sind, bei denen nur die Entfernungspauschale angesetzt werden kann. Nach 4 Abs. 5 Nr. 5 EStG handelt es sich um eine auswärtige Tätigkeit, wenn der Unternehmer vorrübergehend von seiner Wohnung und dem Mittelpunkt seiner dauerhaft angelegten betrieblichen Tätigkeit entfernt betrieblich tätig wird. Es wird also nicht allgemein auf Betriebsstätten abgestellt, sondern auf den Mittelpunkt einer dauerhaft angelegten betrieblichen Tätigkeit. Die gesetzliche Neuregelung gilt für Zeiträume ab Verpflegungspauschalen Ertragsteuerlich dürfen nicht die tatsächlichen Verpflegungskosten geltend gemacht werden, sondern nur die in 4 Abs. 5 Nr. 5 EStG festgelegten Pauschalen. Ein Vorsteuerabzug aus diesen Verpflegungspauschalen ist nicht möglich. Die Vorsteuer darf der Unternehmer allerdings aus den tatsächlichen Kosten geltend machen, wenn ihm Rechnungen (Kleinbetragsrechnungen) vorliegen, die den Vorsteuerabzug ermöglichen. Verpflegungspauschalen bis Die Höhe der Verpflegungspauschale richtet sich nach der Dauer der Abwesenheit. Dabei ist jeder Tag ist für sich abzurechnen. Bei mehreren auswärtigen Tätigkeiten an einem Tag werden die Abwesenheitszeiten zusammengerechnet. Ergibt die Summe mindestens 8 Stunden, kann eine Verpflegungspauschale beansprucht werden. Abwesenheit Pauschale weniger als 8 Stunden 0 8 bis 14 Stunden 6 14 bis 24Stunden Stunden 24 6

7 Verpflegungspauschalen ab Ab 2014 muss bei den Verpflegungspauschalen zwischen ein- und mehrtägigen Geschäftsreisen unterschieden werden. Bei mehreren auswärtigen Tätigkeiten an einem Tag werden die Abwesenheitszeiten (wie bisher) zusammengerechnet. Ergibt die Summe mehr als 8 Stunden, kann eine Verpflegungspauschale von 12 beansprucht werden. Abwesenheit Pauschale Eintägige Reise: 8 Stunden und weniger 0 Eintägige Reise: mehr als 8 Stunden 12 Mehrtägigen Reisen: Anreisetag ohne Zeitvorgaben 12 Abreisetag ohne Zeitvorgaben Stunden Reisekostenerstattungen bei Arbeitnehmern Die Verpflegungsmehraufwendungen anlässlich einer auswärtigen Tätigkeit können nicht mit den tatsächlichen Kosten geltend gemacht werden. Steuerlich dürfen bei einer Auswärtstätigkeit Verpflegungsmehraufwendungen nur in Höhe der Pauschalen steuerfrei erstattet werden. Im Zusammenhang mit den Reisekosten ist auch die Besteuerung von unentgeltlichen Mahlzeiten durch den Arbeitgeber neu geregelt worden. Es ist danach zu unterscheiden, ob der Arbeitgeber die Mahlzeiten unentgeltlich oder teilentgeltlich anlässlich und während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes (also nicht während einer auswärtigen Tätigkeit) oder im Rahmen einer geschäftlichen Bewirtung, die nicht während einer auswärtigen Tätigkeit erfolgt (R 8.1. Abs. 8 Nr. 1 LStR) oder während einer auswärtigen Tätigkeit (Geschäftsreise) zur Verfügung stellt. Wichtig! Stellt der Arbeitgeber (oder auf dessen Veranlassung ein fremder Dritter) seinem Arbeitnehmer kostenlos eine Mahlzeit zur Verfügung, ist der Wert nach der amtlichen Sachbezugsverordnung nicht mehr als Arbeitslohn anzusetzen, wenn der Arbeitnehmer für diesen Tag eine Verpflegungspauschale als Werbungskosten geltend machen könnte. Erhält der Arbeitnehmer eine kostenlose Mahlzeit, muss 7

8 er außerdem seine Verpflegungspauschale kürzen (für ein Frühstück 20% und für ein Mittag- bzw. Abendessen jeweils 40% einer vollen Verpflegungspauschale). Die Mahlzeit ist nur dann steuerfrei, wenn es sich um eine übliche Beköstigung handelt. Eine übliche Beköstigung liegt vor, wenn der Preis für das Essen 60 nicht übersteigt. Liegt der Preis über 60, muss der tatsächliche Preis, den der Unternehmer für das Essen bezahlt hat, als Arbeitslohn versteuert werden. Das gilt auch dann, wenn der Preis für das Essen nicht offen ausgewiesen ist, aber aufgrund der Gesamtumstände von einem entsprechend hohen Betrag ausgegangen werden kann. 5. Doppelte Haushaltsführung/Neuregelung der Übernachtungskosten Ab dem kann der Unternehmer bzw. Arbeitnehmer die tatsächlichen Aufwendungen für die Nutzung der Unterkunft als Betriebsausgaben bzw. Werbungskosten abziehen, höchstens im Monat. Es ist nicht mehr erforderlich, die durchschnittliche Miete am Beschäftigungsort zu ermitteln. Ebenso spielt es keine Rolle mehr, wie groß die Wohnung ist. Auf die Zahl der Wohnungsnutzer (Angehörige) kommt es ebenfalls nicht an. Bei dem Höchstbetrag von monatlich sind alle tatsächlichen Aufwendungen einzubeziehen, wie z. B. Miete, Betriebskosten, Kosten der laufenden Reinigung und Pflege der Wohnung/Unterkunft, Abschreibung für notwendige Einrichtungsgegenstände, Zweitwohnungssteuer, Rundfunkbeitrag, Miet- und Pachtgebühren für Kfz-Stellplätze, Aufwendungen für Sondernutzungen (z. B. Gartennutzung). Die separate Miete einer Garage bzw. eines Stellplatzes ist in den Höchstbetrag einzubeziehen. Die Grenze gilt auch für möblierte Wohnungen. Die zeitliche Zuordnung richtet sich grundsätzlich nach dem Zeitpunkt der Zahlung ( 11 Abs. 2 EStG). Das gilt auch für den Abzug von Abschlagszahlungen für Nebenkosten und für die Nebenkostenabrechnung. Regelmäßig wiederkehrende Ausgaben werden in dem Jahr erfasst werden, zu dem sie wirtschaftlich gehören. Der Abfluss darf nur dann abweichend vom tatsächlichen Zeitpunkt erfasst werden, wenn es sich um Ausgaben handelt, die innerhalb einer kurzen Zeit (= 10 Tage) vor oder nach Ablauf des Jahres abfließen, zu dem sie wirtschaftlich gehören. 8

9 Kosten, die auf ein häusliches Arbeitszimmer entfallen, sind bei der Grenze nicht einzubeziehen. Es ist getrennt zu beurteilen, ob und in welchem Umfang die Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer gemäß 4 Abs. 5 Nr. 6 b EStG abziehbar sind. Der Höchstbetrag von ist grundsätzlich für jede doppelte Haushaltsführung des Arbeitnehmers gesondert zu beurteilen. Beziehen mehrere berufstätige Arbeitnehmer (z. B. beiderseits erwerbstätige Ehegatten, Lebenspartner, Mitglieder einer Wohngemeinschaft) am gemeinsamen Beschäftigungsort eine gemeinsame Zweitwohnung, kann jeder die von ihm tatsächlich getragenen Kosten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung geltend machen. Die Höchstgrenze von gilt für jeden, der einen doppelten Haushalt führt. Praxis-Beispiel (Überschreiten der Höchstgrenze von ): Ein Unternehmer/Arbeitnehmer hat eine Zweitwohnung am Ort der ersten Tätigkeitsstätte. Für die Zeit vom 1.1. bis zahlt er pro Monat eine Miete von 990 einschließlich sämtlicher Nebenkosten. Ab dem erhöht sich die Miete um 20 auf Ergebnis: Der Unternehmer/Arbeitnehmer kann für die Zeit vom 1.1. bis die monatliche Miete von 990 in voller Höhe als Werbungskosten geltend machen. Ab dem 1.7. ist der Abzug auf den Höchstbetrag von pro Monat beschränkt. Es ist allerdings zulässig, die übersteigenden Aufwendungen mit dem nicht aufgebrauchten Höchstbetrag der Monate Januar bis Juni zu verrechnen. Von Wilhelm Krudewig, Steuerberater und Fachautor Stand: Januar 2014 Sie haben Fragen zu diesem Download? Sprechen Sie mich gerne an! Sie erreichen mich über meine Webseite: über meinen Blog: oder per service@krudewig-steuermedien.de 9