Ja, ist s denn schon Weihnachten? Wie Sie mit Ihren Mitarbeitern sorglos und steuerfrei Weihnachten feiern können

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1 Ja, ist s denn schon Weihnachten? Wie Sie mit Ihren Mitarbeitern sorglos und steuerfrei Weihnachten feiern können

2 Wie Sie mit Ihren Mitarbeitern sorglos und steuerfrei Weihnachten feiern können Lebkuchen in den Supermarkt-Regalen, Weihnachtsbeleuchtung in den Straßen allmählich ist es auch wieder Zeit für die jährliche Weihnachtsfeier im Betrieb. Fast jedes deutsche Unternehmen feiert im Dezember mit seinen Mitarbeitern, als Belohnung für ein erfolgreiches Geschäftsjahr, als Motivation für kommende Projekte oder einfach als nette Zusammenkunft vor Weihnachten. In der Adventszeit machen sich viele Arbeitgeber daher nicht nur Gedanken über die Planung für das neue Jahr oder die Verteilung von Urlaubszeiten. Auch die betriebliche Weihnachtsfeier ist jetzt ein Thema sowohl organisatorisch als auch steuerlich. Hier sind einige Fallstricke zu umgehen, denn steuerfreies Feiern erlaubt das Finanzamt nur in eng gesteckten Grenzen. Arbeitgeber sollten die Voraussetzungen für eine steuerfreie Feierlichkeit kennen damit die Weihnachtsfeier am Ende nicht finanziell zur bösen Überraschung wird. 2 Betriebsfeier

3 Feiern im Betrieb Ein guter Arbeitgeber legt Wert darauf, dass seine Angestellten motiviert sind und sich gern ins Unternehmen einbringen. Daher gibt es immer wieder Gelegenheiten, in denen ein Chef eine Feier für seinen Betrieb ausrichten kann. Der Klassiker unter den Betriebsfeiern ist die jährliche Weihnachtsfeier, aber auch der Betriebsausflug gehört dazu. PRAXIS TIPP Wertet das Finanzamt die Feier als übliche Betriebsveranstaltung, kann der Arbeitgeber die Kosten dafür unbeschränkt als Betriebsausgaben geltend machen. Die Abzugs-beschränkung von Bewirtungskosten auf 70 Prozent greift hier nicht. Steuerlich sind Betriebsveranstaltungen unter bestimmten Voraussetzungen begünstigt. Zunächst einmal prüft das Finanzamt, ob es sich um eine herkömmliche, übliche Betriebsveranstaltung handelt. Das bedeutet, dass der Arbeitgeber die Zuwendungen dafür im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse erbringt mit der Konsequenz, dass sie steuer- und beitragsfrei sind, allerdings in fest gesteckten Grenzen. Dann kann gefeiert werden, ohne dass dies für die Angestellten zum geldwerten Vorteil wird, sprich für die Mitarbeiter zu versteuernder Arbeitslohn anfällt. Denn als Arbeitslohn sind grundsätzliche alle Einnahmen in Geld oder Geldeswert einzustufen, die durch das individuelle Arbeitsverhältnis veranlasst sind. PRAXIS TIPP Die Finanzverwaltung stößt sich nicht daran, wenn Sie Feierlichkeiten für einzelne Abteilungen im Betrieb orga-nisieren. Auch ein reines Pensionärstreffen gilt als Betriebsveranstaltung, wenn Sie alle früheren Arbeitnehmer, die sich jetzt im Ruhestand befinden, einladen. Am besten erstellen Sie eine Teilnehmerliste, auf der Sie den Status der Gäste vermerken. Diese Teilnehmerliste können Sie dann als Beleg zum Lohnkonto nehmen. Betriebsveranstaltungen sind laut Definition des Bundesfinanzministeriums (Schreiben vom , Az. IV C 5 S-2332/15/10001) Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter. Dazu zählen demnach neben Betriebsausflügen und Weihnachtsfeiern auch Jubiläumsfeiern. Weitere Beispiele für Betriebsveranstaltungen sind Sommerfeste oder Karnevalsfeiern, eben Feierlichkeiten, die das Betriebsklima fördern. Ob der Arbeitgeber die Veranstaltung organisiert oder der Betriebs- bzw. Personalrat, ist nicht entscheidend. Allerdings sollten Sie genau auf den Teilnehmerkreis achten. Denn eine steuerlich begünstigte Feier muss grundsätzlich allen Betriebsangehörigen offen stehen. Wenn Sie also einen Jubilar oder einen bestimmten Mitarbeiter ehren wollen, zählt dies nicht als Betriebsveranstaltung ebenso wenig wie ein Arbeitsessen. Das Finanzamt fasst den Begriff der Arbeitnehmer, die Sie einladen dürfen, sehr weit und lässt aus Vereinfachungsgründen auch zu, dass Sie Leiharbeitnehmer und Mitarbeiter anderer Konzernunternehmen zur Betriebsfeier dazu bitten. 3 Betriebsfeier

4 Wen Sie zu einer Betriebsveranstaltung einladen dürfen:» Aktuelle Mitarbeiter» Ehemalige Arbeitnehmer» Praktikanten» Referendare» Leiharbeitnehmer» Angestellte anderer Unternehmen im Konzern» Begleitpersonen Veranstaltungen, die Sie für Kunden oder Geschäftspartner organisieren, gehören nicht zu den steuerbegünstigten Feiern. Dies gilt selbst dann, wenn Arbeitnehmer daran teilnehmen, um die Gäste zu betreuen. 4 Betriebsfeier

5 Weihnachtsteller steuerfrei Was bei einer Betriebsveranstaltung üblich ist und was nicht, legt die Finanzverwaltung fest. Im Prinzip gehören dazu alle Aufwendungen, die anlässlich der Betriebsfeier entstehen unabhängig davon, ob Sie sie einem einzelnen Arbeitnehmer zurechnen können oder nicht. Das Finanzamt zählt vor allem folgende Aufwendungen zu den Ausgaben für eine Betriebsveranstaltung:» Speisen und Getränke,» Tabakwaren und Süßigkeiten,» die Übernahme von Fahrt- und Übernachtungskosten,» Musik und andere künstlerische Darbietungen,» Eintrittskarten für Konzerte oder Sportveranstaltungen,» Geschenke,» Zuwendungen an Begleitpersonen,» Ausgaben für den äußeren Rahmen, etwa für Räume, Beleuchtung oder Eventmanager,» Kosten für anwesende Sanitäter,» Gebühren für Behördenauflagen,» Trinkgelder sowie» Stornokosten. Lediglich die so genannten rechnerischen Selbstkosten des Arbeitgebers bleiben außen vor. Das sind zum Beispiel die anteiligen Kosten für die Lohnbuchhaltung oder die Ausgaben für den Energie- und Wasserverbrauch während einer Betriebsfeier. Damit die Betriebsveranstaltung für Ihre Arbeitnehmer im steuerlichen Rahmen bleibt, müssen Sie darauf achten, dass diese Aufwendungen nur in bestimmten Grenzen üblich und damit steuerbegünstigt sind. In Euro und Cent heißt das: Pro Teilnehmer dürfen die Kosten für die Betriebsfeier einen Freibetrag von 110 Euro nicht übersteigen. Hier hat der Gesetzgeber 2015 eine wichtige Änderung vorgenommen: Handelte es sich bislang um eine steuerliche Freigrenze, ist die Summe von 110 Euro (inklusive Umsatzsteuer) nun ein Freibetrag. Das macht steuerlich einen großen Unterschied. Denn die Definition als Freigrenze hatte bislang finanziell erhebliche Folgen: Die Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit war in dem Moment verloren, in dem der Betrag von 110 Euro auch nur um einen Cent überschritten wurde und zwar für die gesamte Summe. 5 Betriebsfeier

6 Das hat sich Anfang 2015 geändert. Nun sind die 110 Euro ein echter Freibetrag. Das bedeutet, dass die anteiligen Ausgaben für die Betriebsfeier für den Mitarbeiter bis zu dieser Summe steuer- und sozialversicherungsfrei bleiben. Erst die Kosten oberhalb dieses Betrags werden als geldwerter Vorteil steuerpflichtig. Allerdings schaut das Finanzamt den Angestellten nicht auf den Teller und darauf, was der einzelne Beschäftigte während der Feier trinkt und isst: Die gesamten Kosten des Arbeitgebers werden auf alle Teilnehmer der Veranstaltung umgelegt, um den Anteil pro Arbeitnehmer zu ermitteln. Ein Beispiel: Ein Schreiner organisiert für seine 15 Mitarbeiter eine Adventsfeier. Die Gesamtkosten dafür belaufen sich auf Euro netto plus Umsatzsteuer. Die Bruttoaufwendungen in Höhe von 1.487,50 legt er auf alle Teilnehmer um. Da die Kosten pro Arbeitnehmer mit 99,17 Euro unter dem Freibetrag liegen, können alle Mitarbeiter eine steuerfreie Adventsfeier genießen. 6 Betriebsfeier

7 Familie darf mitfeiern aber nicht steuerfrei Der Anteil, der auf Begleitpersonen entfällt, wird dem jeweiligen Angestellten zugerechnet. Das heißt für die Praxis, dass die Begleitpersonen des Arbeitnehmers keinen eigenen Freibetrag erhalten. Dies hatte der Bundesfinanzhof noch anders gewertet: In zwei Urteilen hatte das oberste deutsche Steuergericht seine Rechtsprechung zur lohnsteuerlichen Behandlung von Betriebsveranstaltungen geändert (Az. VI R 94/10 und VI R 7/11 ) und entschieden, dass die Kosten auf alle Teilnehmer einer Veranstaltung umgelegt werden müssen. Darüber hinaus erklärte der Bundesfinanzhof, dass die Kosten, um eine Veranstaltung zu organisieren, bei der Berechnung außen vor bleiben müssten. Beide Urteile hat der Gesetzgeber nun inhaltlich ausgehebelt. Ein Beispiel: Ein Arbeitgeber organisiert für seine Angestellten ein Sommerfest mit einem Konzert und einer abendlichen Party. Dafür fallen Kosten in Höhe von Euro an. Insgesamt sind 75 Mitarbeiter gekommen, 25 davon haben ihre Ehepartner oder Lebensgefährten mitgebracht. Daraus ergibt sich eine Teilnehmerzahl von 100 Personen. Die Kosten in Höhe von Euro werden also zunächst auf 100 Personen verteilt pro Person also ein geldwerter Vorteil von 100 Euro. Im nächsten Schritt erhalten die Teilnehmer mit Begleitperson den geldwerten Vorteil ihrer Begleitung zugeschrieben. Daraus ergibt sich folgende Rechnung: 50 Arbeitnehmer verfügen über einen geldwerten Vorteil von 100 Euro und damit eine Summe innerhalb des steuerlichen Freibetrags von 110 Euro. Bei den übrigen 25 Arbeitnehmern ergibt sich (durch die Begleitperson) ein geldwerter Vorteil von 200 Euro. Hier zieht das Finanzamt zunächst den Steuerfreibetrag von 110 Euro ab, sodass ein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil von 90 Euro übrig bleibt. 7 Betriebsfeier

8 Teure Betriebsfeier? Pauschalsteuer als Lösung Wenn Ihre Betriebsveranstaltung so viel kostet, dass Ihre Arbeitnehmer damit den Steuerfreibetrag reißen, müssen diese den jeweils übrigen, anteiligen Betrag versteuern. Das bedeutet, dass Sie bei der nächsten Gehaltsabrechnung den überzähligen Betrag für die Feier auf das Gehalt draufschlagen müssen. Damit werden für den Zusatzbetrag nicht nur Steuern, sondern auch Sozialversicherungsbeiträge fällig. PRAXIS TIPP Achtung: Durch die pauschalierte Lohnsteuer bleibt der geldwerte Vorteil zwar sozialversicherungsfrei. Allerdings fallen zusätzlich Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer an. Es gibt allerdings noch einen anderen Weg. Als Arbeitgeber können Sie den geldwerten Vorteil für Ihre Arbeitnehmer pauschal mit 25 Prozent Lohnsteuer versteuern. Das ist auch dann erlaubt, wenn nur wenige Arbeitnehmer betroffen sind. Laut Auskunft der Bundesregierung auf eine Kleine Anfrage der Partei Die Linke entsteht bei einer pauschalen Lohnsteuer in solchen Fällen auch keine Sozialversicherungspflicht (BT Drs. 18/5768). Wenn Sie in Ihrem Betrieb Minijobber beschäftigen, die an der Betriebsveranstaltung teilnehmen, müssen Sie darauf achten, dass diese nicht ihren Status als Aushilfskraft verlieren. Liegen die Kosten Ihrer Betriebsveranstaltung pro Teilnehmer über dem Steuerfreibetrag, verfügt auch der Minijobber in dem betreffenden Monat über einen höheren Arbeitslohn. Er verdient also möglicherweise mehr als die erlaubten 450 Euro und müsste damit für das gesamte Einkommen Lohnsteuer zahlen. Sie können den Minijob-Status retten, wenn Sie in solchen Fällen ebenfalls zur Pauschalversteuerung greifen. Damit liegt auch hier kein sozialversicherungspflichtiges Gehalt vor. 8 Betriebsfeier

9 Sonderfall Reisekosten Betriebsveranstaltung heißt nicht automatisch, dass das Ganze auch im Betrieb stattfinden muss. Ein Betriebsausflug kann das Finanzamt zum Beispiel auch als übliche Betriebsveranstaltung einstufen. Hier fallen möglicherweise zusätzlich Reisekosten der Mitarbeiter an ebenso wie bei anderen auswärtigen Betriebsveranstaltungen. Ob es sich um Reisekosten handelt, die nicht zu den aufteilbaren Ausgaben für die Veranstaltungen gehören, macht die Finanzverwaltung von der ersten Tätigkeitsstätte abhängig. Findet die Betriebsveranstaltung außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte statt, liegen Reisekosten dann vor, wenn» die Anreise der Teilnahme an der Veranstaltung dient und» der Arbeitnehmer die Anreise organisieren muss. Das Bundesfinanzministerium nennt in seiner Verwaltungsanweisung dazu mehrere Beispiele: In einem Fall geht es um einen Betriebsausflug hier müssen die Mitarbeiter von anderen Standorten zunächst zur Unternehmenszentrale fahren. Die Fahrtkosten hierfür sowie mögliche Verpflegungspauschalen und Übernachtungskosten darf der Arbeitgeber steuerfrei erstatten. In einem weiteren Beispiel beginnt ein Betriebsausflug mit einer ganztägigen Fahrt auf einem Schiff. Am nächsten Tag geht die Betriebsveranstaltung am Zielort weiter. In einer solchen Situation gehören sowohl die Fahrtkosten als auch die Ausgaben für Übernachtung zu den Aufwendungen für die Betriebsveranstaltung selbst. Sie müssen also mit allen anderen Kosten auf die Teilnehmer umgelegt werden. 9 Betriebsfeier

10 Steuerfrei feiern: Zweimal pro Jahr PRAXIS TIPP Durch diese Vorgabe sind zwar die dritte und weitere Veranstaltungen für Ihre Arbeitnehmer steuerpflichtig. Allerdings haben Sie mit dem Wahlrecht die Möglichkeit, die Höhe des geldwerten Vorteils zu steuern. Sie sollten sich dann immer für die Versteuerung der Teilnahme entscheiden, bei der die Veranstaltung am billigsten war. Die Finanzverwaltung ist der Auffassung, dass zu viel steuerfreies Feiern nicht im Sinne des Betriebs sein kann. Also gilt der Steuerfreibetrag nur für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen jährlich. Gibt es noch weitere Anlässe zum Feiern, darf der Arbeitgeber auswählen, bei welchen Veranstaltungen der Freibetrag genutzt werden soll. Übrigens: Wenn ein Arbeitnehmer an einer Betriebsveranstaltung teilnimmt, um seine beruflichen Aufgaben zu erfüllen, zählt sein Anteil nicht als Arbeitslohn. Besucht also beispielsweise der Personalchef oder ein Mitglied des Betriebsrats die Weihnachtsfeiern mehrerer Abteilungen, ist der Anteil, der auf ihn (oder sie) entfällt, kein steuerpflichtiger Arbeitslohn. Achtung: Der Freibetrag von 110 Euro greift pro Betriebsveranstaltung höchstens zweimal im Jahr und pro Arbeitnehmer. Wenn Sie nur eine Betriebsfeier planen, verdoppelt sich der Freibetrag nicht. Umgekehrt können Ihre Arbeitnehmer auch nicht den übrig bleibenden Freibetrag einer Veranstaltung auf eine weitere übertragen. 10 Betriebsfeier

11 PRAXIS TIPP Geschenke, Geschenke! Bisher galt, dass Geschenke, die bei einer Betriebsfeier überreicht wurden, nicht teurer als 60 Euro sein durften. Wurde dieser Wert überschritten, war das komplette Geschenk steuerpflichtig. Diese Wertgrenze ist zumindest bei Betriebsveranstaltungen nun entfallen. Sie können also Ihren Mitarbeitern auch ein größeres Geschenk zukommen lassen, müssen aber darauf achten, dass dies in den Freibetrag mit eingerechnet wird. Gerade bei Weihnachtsfeiern überreicht der Chef gern ein Geschenk an seine Arbeitnehmer. Aber auch bei anderen Feiern gilt: Eine kleine Aufmerksamkeit stärkt die Motivation der Mitarbeiter. Steuerlich betrachtet das Finanzamt die Geschenke, die bei Betriebsfeiern überreicht werden, als Ausgaben der Veranstaltung. Praktisch heißt das: Wenn Sie Ihren Mitarbeitern einen Gutschein spendieren, müssen Sie die Kosten dafür in die Aufwendungen für die Betriebsveranstaltung einkalkulieren. Ein Beispiel: Sie veranstalten eine Weihnachtsfeier für Ihren Betrieb, die Kosten für Essen, Trinken, einen Nikolausstiefel und Adventsmusik belaufen sich pro Teilnehmer auf 60 Euro. Zusätzlich schenken Sie jedem Ihrer Arbeitnehmer einen Gutschein von 50 Euro das macht also einen Gesamtbetrag pro Teilnehmer von 110 Euro. Der geldwerte Vorteil samt Geschenk bleibt damit für Ihre Arbeitnehmer komplett steuerfrei. Auch Geschenke, die Sie nachträglich an Arbeitnehmer überreichen, die nicht bei der Feier dabei sein konnten, fallen in diese Rubrik. Sie haben natürlich auch die Möglichkeit, außerhalb der Betriebsveranstaltung an Ihre Belegschaft steuerfreie Präsente zu verteilen. Das geht das ganze Jahr über: Hier können Sie mithilfe des steuerbegünstigten Sachbezugs die Mitarbeiter mit einem Geschenk überraschen beispielsweise einem Warengutschein. Bis zu einem Betrag von 44 Euro pro Monat ist dies steuerund sozialversicherungsfrei. Aber Achtung: Dieser Betrag ist eine steuerliche Freigrenze. Das bedeutet: Wird die Freigrenze überschritten, muss die volle Summe besteuert werden. Damit gilt die Steuerpflicht nicht nur für den übersteigenden Betrag, sondern für die Gesamtsumme. Außerdem ist der Betrag dann komplett sozialversicherungspflichtig. 11 Betriebsfeier

12 Und sonst? Umsatzsteuer bei Betriebsfeiern Die Kosten für Ihre Betriebsveranstaltung müssen Sie brutto auf alle Teilnehmer umlegen. Daher haben Sie umgekehrt die Möglichkeit, bei Ihren Ausgaben den Vorsteuerabzug geltend zu machen. Das Finanzamt stellt hier allerdings eine Bedingung: Die Ausgaben müssen überwiegend durch das unternehmerische Interesse des Arbeitgebers veranlasst worden sein. Dies ist dann der Fall, wenn der Steuerfreibetrag von 110 Euro nicht überschritten wird. Folglich dürfen Sie frei nach dem Motto ganz oder gar nicht nur dann den Vorsteuerabzug bei der Umsatzsteuer beanspruchen, wenn die Aufwendungen pro Mitarbeiter den Betrag von 110 Euro nicht übersteigen. Dann nämlich stuft das Finanzamt die Ausgaben als Aufmerksamkeiten für Ihre Belegschaft ein. Liegen die Kosten pro Teilnehmer jedoch jenseits von 110 Euro, haben Sie keine Möglichkeit, die gezahlte Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend zu machen. Dann wertet das Finanzamt die Ausgaben als Kosten, die durch den privaten Bedarf des Arbeitnehmers veranlasst sind. 12 Betriebsfeier

13 Gemischtes Doppel: Veranstaltungen kombinieren Bei manchen Betriebsveranstaltungen bietet es sich an, den Freibetrag auf besondere Weise zu retten. Die Lösung heißt gemischte Veranstaltung. So können Unternehmen ihren Betriebsausflug mit einer Weiterbildung kombinieren, zum Beispiel mit einem Sprachkurs oder einem Teambuilding- Angebot. Auf diese Weise lassen sich gemeinsame Kosten zum Beispiel für Fahrt oder Übernachtung teilweise auf die Fortbildung verschieben. Die Folge: Als Arbeitgeber dürfen Sie die Fahrt- und Übernachtungskosten sowie Verpflegungsmehraufwendungen, die durch diese Dienstreise entstehen, als Reisekosten steuerfrei erstatten. Ein Beispiel: Sie organisieren für eine Abteilung Ihres Unternehmens einen Betriebsausflug auf eine Nordseeinsel. An zwei Tagen finden dort tagsüber Workshops statt, abends trifft sich die Abteilung zum Wattlaufen und Fischessen. Hier entstehen Kosten für die Wattenmeerführung, für Essen und Getränke. Die Anreisekosten zum Tagungsort sowie die Übernachtungskosten und Verpflegungsmehraufwendungen sind durch eine berufliche Auswärtstätigkeit veranlasst. Damit bleiben sie als Reisekosten steuerfrei allerdings müssen Sie darauf achten, dass Sie die Verpflegungspauschalen wegen der gewährten Mahlzeiten kürzen. Die Ausgaben für die Abendveranstaltungen fallen für die Betriebsveranstaltung an hier greift je nach Höhe der Kosten der Steuerfreibetrag pro Teilnehmer. 13 Betriebsfeier

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