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1 ndc nvista Dokumentencenter Effizienz und Qualität durch den webbasierten Dokumentenaustausch zwischen Kanzlei und Mandant n Vista technologies nvista technologies GmbH Südwestpark Nürnberg

2 Ausgangslage Auf die Frage: Was stört Sie an der Buchhaltung am meisten? kommen häufig folgende Antworten: Ich verdiene mein Geld mit meiner Arbeit, nicht damit, Papier zu ordnen! Während die Unterlagen beim Steuerberater sind, habe ich keinen Zugriff darauf, also muß ich alles vorher kopieren. Ich nehme meine Beleg zig-mal in die Hand. Zum Kopieren, zum Abheften in den Fibu-Laufordner, zum Abheften in den Ordner Offene Posten, zum Abheften in den Jahresordner, falls mal eine BP kommt. Wenn ich eine Rechnung suche, muß ich erst mal raten, in welchem Ordner sie ist. Sie haben einen PC, einen Scanner, einen Internetzugang? Dann kann Ihnen das nvista-dokumentencenter Ihnen weiterhelfen.

3 Umgang mit Eingangsrechnungen Herkömmliche Arbeitsweise: 1. Rechnungen kommen per Post in Ihr Haus 2. Sie fertigen eine Kopie der Rechnung an und legen diese auf Wiedervorlage, um die Zahlung zum Termin zu gewährleisten 3. Das Rechnungsoriginal kommt in den Fibu-Lauforder 4. Nach Bezahlung der Rechnung wird die Kopie abgelegt, damit bei Bedarf darauf zurückgegriffen werden kann 5. Der Fibu-Laufordner kommt zum Steuerberater, bis er wieder zurückkommt, haben Sie keinen Zugriff auf das Rechnungsoriginal 6. Der Fibu-Laufordner kommt zurück, die Rechnungsoriginale werden aus dem Fibu-Laufordner in die Endablage umsortiert 7. Die Rechnungskopie kann entsorgt werden Neue Arbeitsweise 1. Rechnungen kommen per Post ins Haus 2. Anstatt eine Kopie zu fertigen, wird die Rechnung eingescannt (PDF) 3. Das Rechnungsoriginal kommt auf den Stapel zu bezahlende Rechnungen 4. Nach Bezahlung der Rechnung wird das Rechnungsoriginal in die Endablage geheftet

4 Umgang mit Ausgangsrechnungen Herkömmliche Arbeitsweise: 1. Sie drucken 3 Exemplare der Rechnung aus, eine für den Mandanten, eine für den Fibu- Laufordner, eine zur OP-Überwachung 2. Die Rechnung für den Kunden wird einkuvertiert und per Post verschickt 3. Die erste Rechnungskopie kommt in den Ordner zur OP-Überwachung 4. Die zweite Rechnungskopie kommt in den Fibu-Laufordner 5. Der Fibu-Laufordner kommt zum Steuerberater 6. Nach Bearbeitung wird der Fibu-Laufordner wieder aussortiert, die Kopien der Ausgangsrechnungen werden entsorgt 7. Wenn der Kunde bezahlt hat, wird die Rechnungskopie aus dem Ordner zur OP-Überwachung in die Endablage umsortiert. Neue Arbeitsweise: 1. Sie drucken 2 Exemplare der Rechnung aus, außerdem wird ein Exemplar als PDF in den Dokumentenordner gedruckt 2. Die Rechnung für den Kunden wird einkuvertiert und per Post verschickt 3. Die erste Rechnungskopie kommt in den Ordner zur OP-Überwachung 4. Wenn der Kunde bezahlt hat, wird die Rechnungskopie aus dem Ordner zur OP-Überwachung in die Endablage umsortiert.

5 Das nvista Dokumentencenter Werkzeug innovativer Kanzleien Verbessern Sie den EQ-Grad und machen Sie sich fit für den Dokumentenaustausch der Zukunft. Ef fi zi enz, die; -, -en [lat. efficientia] steigern Kosten reduzieren durch Digitalisierung und Automatisierung des Dokumentenflusses zwischen Kanzlei und Mandant Nahtlose Anbindung an die vorhandene Kanzleisoftware Kein Drucken, Kopieren, Sortieren, Kuvertieren, Transportieren, etc., d.h. die Dinge richtig tun Qua li tät, die; -, -en [lat. qualitas] erhöhen Schnellerer Austausch von Belegen, Auswertungen, Bescheiden, etc. Bequemer und sicherer Zugriff auf alle Dokumente sofort, überall und jederzeit Mehr Zeit für Ihre Mandanten und für neue Ideen, d.h. Anforderungen erfüllen

6 ndc Übermittlung von Dokumenten durch den Mandanten (Ablaufschema) Bequemer und sicherer Upload der Dokumente über das Internet mit einem herkömmlichen Browser oder mit dem ndc Portable. Für besonders mobile Mandanten besteht sogar die Möglichkeit der Übertragung per Mobilgerät und ndc Mobile. 1 Internet Browser, ndc Portable oder ndc Mobile 2 1 Automatische Verarbeitung der Dokumente, insb. Überprüfung und Klassifizierung nach Mandant, Typ und Zeitraum nvista Dokumentencenter 2 Protokollierung und Anzeige der übertragenen Dokumente 3 3 Automatischer Import der Dokumente in die Kanzleisoftware, Indizierung und Bereitstellung zur weiteren Verarbeitung, z.b. Digitale Belegbuchung Kanzleisoftware

7 ndc Portable Das nvista Dokumentencenter auf dem USB-Stick ndc Portable ist die nvista Dokumentencenter-Anwendung auf einem USB-Stick für mehr Komfort und Sicherheit. Mehr Komfort mit ndc Portable Grafische Navigation für eine einfache und intuitive Benutzerführung Drag&Drop-Funktion für eine komfortable Dateiauswahl und -übertragung Integriertes Funktionsmodul zur Ansteuerung vorhandener Scanner-Hardware Plug&Play mit Autostartfunktion für einen schnellen Zugriff auf relevante Dokumente Erhöhte Sicherheit mit ndc Portable USB-Stick als Hardware-Token mit integrierter One-Time-Password-Funktion Systemzugang nur mit USB-Stick und richtiger Benutzername-Passwort-Kombination Zugriffsbegrenzung durch die eindeutige Zuordnung von USB-Stick zu Mandant

8 Beispiel: Übermittlung von Dokumenten durch den Mandanten 1 Auswahl der zu übertragenden Dokumente per Drag&Drop 2 Klassifikation der zu übertragenden Dokumente optional mit Schlagwörtern und Kommentaren 3 Übertragung an die Kanzlei

9 ndc Scannen & Übertragen papiergebundener Dokumente 3 Hinzufügen & Löschen von Seiten 2 Scanner wählen 6 Zusammenfassen ausgewählter Seiten zu einem Dokument Drehen & Verschieben von Seiten 5 4 Einstellungen des Scanners 1 Übertragung an die Kanzlei 7 Scanner-Dialog öffnen

10 ndc Hinzufügen eines Dokumentenordners Benutzerprofil-Dialog öffnen 1 3 Dokumentenpfad hinzufügen Dokumentenpfad Dialog öffnen Klassifikation des Dokumentenpfades Dokumentenordner auswählen 6 Einstellungen speichern

11 ndc Laden von Dokumenten aus einem Dokumentenordner Im Dokumentenordner abgelegte Dokumente 1 Klassifikation der zu übertragenden Dokumente optional mit Schlagwörtern und Kommentaren Übertragung an die Kanzlei 3 2 Laden der im Ordner abgelegten Dokumente

12 ndc-kassenbuch Einzelerfassung 1 Aktueller Kassenbuchstand 2 Letzte Buchung 3 Neue Buchungserfassung

13 ndc-kassenbuch Stapelerfassung vorhandener Belege Sie können auch Barbelege vorab einscannen und mit der Buchung verknüpfen

14 Das ndc Digitaler Dokumentenaustausch auf höchstem Niveau Beim digitalen Dokumentenaustausch ist die Frage nicht mehr ob, sondern nur noch wann Sprechen Sie uns an! Tel.: / Homepage:

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