Projektskizze IT-Plattform für den Unibund

Transkript

1 Projektskizze IT-Plattform für den Unibund Projektleiter: Dr. Frank Wossal 8. Juni 2012 Vorbemerkungen Die bestehende Webseite univerbund.de ist als Aushängeschild des Unibundes der drei größten mitteldeutschen Universitäten nicht mehr zeitgemäß. Die Seite steht ohne großen gestalterischen und technischen Bezug zu den beteiligten Einrichtungen für sich, ist nicht barrierefrei, bietet kaum für die Besucher und ist aufwendig in der Pflege. Aus diesen Betrachtungen lassen sich Ziele für eine Weiterentwicklung der Seite ableiten. So sollte eine Integration der Informationen und Dienste der Seite in die technische Infrastruktur der drei Universitäten, z.b. durch eine automatische Übernahme von Veranstaltungen oder Nachrichten, erfolgen. Durch eine gute Integration entsteht später ein geringer personeller Bedarf beim Betreiben der Seite. Das Projekt sollte einen für die Partneruniversitäten, z.b. durch den Ausbau bereits bestehender technischer Lösungen, bieten. Weiterhin sollen die der Webseite zugrunde liegenden Technologien auf modernen Webstandards basieren, welche die beste Zukunftssicherheit bieten und ein manuelles Anpassen an zukünftige Browser obsolet machen. Die Verwendung moderner Webstandards ist ebenso zwingend notwendig für die geforderte Barrierefreiheit der gesamten Seite. Ziele n Inhalten sollten gängige Prinzipien von Online-Texten zugrunde liegen, um die Bereitschaft des Konsums der Texte zu erhöhen. Diese sollen zum einen zielgruppenspezifisch ausgerichtet werden, zum anderen sollten alle Inhalte neben der reinen Information aktionsorientiert sein. Die Besucher sollen zur Nutzung der Ressourcen des Unibundes animiert werden. Wesentlichster Aspekt sollte also der für die 1

2 der betriebenen Webseite sein, um keine Lösungen ohne Bedarf zu bauen, die in der Folge nicht verwendet werden. Projektbeteiligte sind somit das Projektteam und die. Die sind diejenigen Personen, die die Seite später aktiv nutzen sollen oder bestimmte Anforderungen an die Webseite haben. Das sind primär die Studenten, Dozenten und Wissenschaftler sowie die Mitarbeiter, Öffentlichkeitsarbeit und Leitung aller drei Universitäten. Projektbeteiligte Vom zu erwartenden für die hängen die konkreten für das Projektteam ab. Dieses besteht aus Entwicklern, Designern, Redakteuren, Übersetzern sowie themenbezogen verschiedenen Fachbereichsmitarbeitern. Das Projektteam plant und realisiert die Umsetzung. Im weiteren werden im Sinne einer strategischen Entscheidungshilfe Vorschläge für mögliche Meilensteine gegeben. Die konkrete Ausprägung der einzelnen Schritte hängt wesentlich vom Bedarf und dem zu erwartenden für die Projektbeteiligten und Besucher der Webseite ab. Der tatsächliche Bedarf sollte deshalb in einem ersten Meilenstein ermittelt und daran anschließend die Projektziele konkretisiert werden. Daraus kann ein genauerer Projektplan entstehen, die hier angegebenen sind lediglich sehr grob geschätzt. Meilensteine 2

3 Meilensteine Meilenstein 0: Bedarfsanalyse Am Anfang des Projektes empfiehlt sich eine genaue Bedarfsanalyse, um herauszufinden, wie die am besten angesprochen und unterstützt werden können. Ziel dieses Meilensteins ist die Ermittlung der Anforderungen und das Sammeln von Ideen. Dazu sollten in Gesprächen mit Vertretern der an allen drei Universitäten deren Bedürfnisse, Wünsche und Ideen zusammengetragen werden. Ergebnis des Meilensteins ist ein Projektteam, ein gemeinsamer Anforderungskatalog, inkl. Priorisierung sowie ein Projektplan. Sowohl Anforderungskatalog als auch Projektplan sind nicht statisch, sondern müssen im weiteren Verlauf stets an die tatsächlichen Bedürfnisse und die Situation angepasst werden. Dazu empfiehlt sich im weiteren Verlauf des Projektes ein agiles, iteratives Vorgehen, um durch kleine Meilensteine möglichst früh eine Rückmeldung der zu erhalten. Workshops organisieren, befragen, Projektplanung 1-2 Monate Mitarbeiter, Öffentlichkeitsarbeit, Leitung der Universitäten Notwendige Abstimmung der Partner bzgl. längerfristiger Ziele Meilenstein 1: Webdesign, Logo, Corporate Identity (CI) Erstellt werden soll ein ansprechendes, modernes Webdesign, wobei im Hinblick auf die stark ansteigende Nutzung von Smartphones und Tablets die zu erstellende Webseite auch für diese Geräte optimiert werden sollte. Ein empfehlenswerter Ansatz ist Responsive Design, um verschiedene Seiten nicht mit unterschiedlichen Inhalten pflegen zu müssen. Weitere Ergebnisse dieses Meilensteins sind ein Logo und ein CI- Designguide z.b für gemeinsame Anträge der Universitäten. Erstellung eines Webdesigns unter Beachtung der inhaltlichen und technologischen Anforderungen, Logodesign, Erarbeiten eines CI- Designguides; evtl. Anbieterwettbewerb 2-3 Monate Einheitliches Design für Webauftritt, Präsentationen und Anträge 3

4 Meilenstein 2: Relaunch der Webseite Ziel dieses Meilensteins ist eine Webseite, die sich ausschließlich auf Informationen über den Unibund beschränkt. Dazu sollen alle zielgruppenspezifischen Texte vor allem die Vorteile des Unibundes für die jeweilige Zielgruppe kommunizieren, um so Interesse und den Wunsch nach Nutzung der Möglichkeiten des Unibundes bei Besuchern zu generieren. Dies entspricht im Wesentlichen dem AIDA-Prinzip (Attention, Interest, Desire, Action). Die Darstellung der Informationen soll gestalterisch wie technisch ansprechend und zeitgemäß sein. Mit dem Relaunch der Webseite wäre das Hauptziel des Projektes erreicht. Durch Evaluation und Bedarfsermittlungen wird der weitere Ausbau der Webseite im laufenden Betrieb stattfinden. Technische Basis schaffen (CMS etc.), Design umsetzen, redaktionelle Arbeiten 2 Monate Gemeinsames zielgruppenorientiertes Informationangebot der beteiligten Universitäten; Hauptziel erreicht Meilenstein 3: Serviceteil Bis zu diesem Punkt bietet die Seite kaum Möglichkeiten zur Interaktion innerhalb der verschiedenen Nutzergruppen im Unibund. Zur Erweiterung des Angebotes könnte man nach Auswertung der Bedarfsanalyse, die Webseite um einen Serviceteil erweitern. Mögliche Angebote innnerhalb dieses Serviceteils wären zum Beispiel eine Plattform zur Vernetzung der Forschenden und Lehrenden mit dem Ziel Informationen und Erfahrungen zu Anträgen im Unibund auszutauschen, Kontakte zu Forschenden der Partneruniversitäten aufzubauen oder zu vermitteln. Diese Angebote sollten abgestimmt werden auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter aller beteiligten Hochschulen. Ziel des Serviceteils wäre ein Wissenstransfer für Angehörige der Partneruniversitäten zu Themen des Unibundes. Eine Wissensdatenbank könnte bspw. Informationen zu Gemeinschaftsprojekten, Anträgen oder bisherigen Kooperationen sowie Ansprechpartner enthalten. Der Serviceteil sollte nur für Angehörige der Universitäten einsehbar sein und könnte bspw. Wikis oder Foren enthalten, wobei die redaktionelle Betreuung gesichert werden sollte. Die genaue technische Ausprägung hängt vom Bedarf ab. 4

5 Erweitern der Seite um einen Serviceteil für interne Informationen und Wissenstransfer für die beteiligten Partner, redaktionelle Aufarbeitung, technische Umsetzung 2-3 Monate Projektbeteiligte, Mitarbeiter, Öffentlichkeitsarbeit, Leitung Möglichkeit zum einfachen Abruf und Austausch interner Informationen zum Unibund Meilenstein 4: Nachrichtenaggregation Ein Nachrichtenaggregator fasst Nachrichten verschiedener Quellen zusammen und gibt diese zielgruppengerecht, z.b. als Webseite oder RSS-Feed wieder aus. Dadurch wäre es möglich, ausgewählte Pressemitteilungen, Nachrichten, Blogbeiträge oder Artikel aus allen drei Universitäten auf der Unibundseite zielgruppengerecht anzubieten. Der tägliche Aufwand zur Pflege des Aggregators ist minimal, in der Regel müssen Nachrichten vom Redakteur nur mit einer entsprechenden Markierung versehen werden. Eine kontinuierliche Weiterentwicklung und -nutzung eines solchen Aggregators innerhalb der Universität Halle wäre sinnvoll, um Nachrichten für Studenten, Mitarbeiter usw. zielgruppengerecht anzubieten. Entwicklung und Integration eines News-Aggregators mit Partnern 3-6 Monate Aktuelle Nachrichten aus allen Unis; Uni Halle: Weiterverwendung des Aggregators für interne Informationen Meilenstein 5: Gemeinsamer Weiterbildungskalender In der Vereinbarung der Universitäten aus dem Jahr 2007 werden weitergehende Ziele formuliert. So wird z.b. in den Bereichen Fortbildung und Doktorandenqualifizierung eine Zusammenarbeit angestrebt. Diese Ziele können mit entsprechenden Angeboten auf der Webseite unterstützt werden. Vorstellbar wäre ein gemeinsamer Weiterbildungskalender, der ähnlich dem Nachrichtenaggregator die verschiedenen Fortbildungsangebote zusammenführt. Zur Realisierung eines solchen Kalenders ist es notwendig, dass alle teilnehmenden Uni- 5

6 versitäten ihre Weiterbildungsangebote elektronisch verwalten. Das ist in an der Universität Halle gegenwärtig nicht der Fall. Bereits entstandene Lösungen sind bzgl. der Anforderungen zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen oder auszutauschen. Entwicklung eines Weiterbildungskalenders, Einpflegen der Angebote, Aggregation der Angebote der Partnerunis 3-6 Monate Gemeinsames Weiterbildungsangebot; Uni Halle: Online Erfassung, Anzeige und Anmeldung zu Weiterbildungsangeboten 6

7 Zukunftsprojekte Projekt 1: Gemeinsames Vorlesungsverzeichnis Ursprüngliches Anliegen des Universitätsbundes im Abkommen von 1995 war die Möglichkeit, allen Studierenden den Zugang zu Lehrveranstaltungen der Partneruniversitäten zu ermöglichen. Den Zugang auch in den verwendeten Campusmanagmentsystemen zu erlauben, wäre ein weiterer Schritt diese Lösung einfacher und komfortabler zu machen. Dazu wäre es notwendig, die Campusmanagementsysteme der Partneruniversitäten gegenseitig anzubinden und so Studenten die einfache Anzeige, Auswahl und Einschreibung zu Präsenzveranstaltungen und die Anerkennung der Prüfungsleistungen an der Heimathochschule zu ermöglichen. Praktisch könnte dazu auf der Unibundseite für Studenten ein gemeinsames Vorlesungsverzeichnis angeboten werden, dass alle notwendigen Informationen enthält und per Mausklick den Besuch einer Präsenzveranstaltung an einer anderen Hochschule gestattet. Dazu ist die Aggregation aller relevanten Veranstaltungen und die Möglichkeit der Einschreibung durch ein verteiltes Identitätsmanagement notwendig. Technische Grundlagen für gegenseitige Anbindung der verschiedenen Campusmanagementsysteme recherchieren, Schnittstellen schaffen, gemeinsames Vorlesungsverzeichnis anbieten 1-2 Jahre Studenten, Dozenten Einfacher Zugang zu den Präsenzveranstaltungen der Universitäten unabhängig vom Studienort Projekt 2: Virtuelle Hochschule Mitteldeutschland Schon heute bieten die Hochschulen zusätzlich zur Präsenzlehre Vorlesungsaufzeichnungen, E-Learning-Module, Tests und weitere ergänzende Onlinematerialien an. Vereinzelt gibt es schon reine Online-Studiengänge. Diese Inhalte allen Studenten im Unibund zugänglich zu machen, wäre eine zukunftsweisender Schritt mit vielfältigen Auswirkungen. Mit geringem Aufwand organisierte virtuelle Ringvorlesungen im Unibund machen das Angebot breiter und lebendiger. So ermöglicht z.b. Vorlesungsaufzeichnung den Besuch der Vorlesungen der Partneruniversitäten mit geringem Aufwand für Studenten Vorteile 7

8 und Dozenten. Ortsunabhängiges Lernen eröffnet auch aus verschiedenen Gründen gebundenen Studenten, die Angebote des Unibundes in Anspruch zu nehmen. Weiterhin böte sich hier im Hinblick auf lebenslanges Lernen, auch eine Möglichkeit einzelne Module einem größeren Kreis als bezahltes Weiterbildungsangebot zur Verfügung zu stellen. Ähnlich dem Vorbild der virtuellen Hochschule Bayern ließe sich dieses Angebot beliebig erweitern. Eine intensivere Zusammenarbeit von Dozenten der drei Universitäten im Lehrbereich könnte zu einer qualitativen und quantitativen Aufwertung des Lehrangebotes führen und das inhaltliche Angebot insbesondere kleinerer Studiengänge verbreitern. Ein zu erwartender Nebeneffekt einer engeren Zusammenarbeit von Dozenten in der Lehre wäre die Initiierung neuer gemeinsamer Forschungsprojekte. Für dieses Vorhaben müsste ein schlüssiges, gemeinsames Konzept der Partner erarbeitet werden sowie Ziele,Umfang des Angebots und Kooperationen geklärt werden. Eine enge Zusammenarbeit der Partner sowohl auf organisatorischer und technischer Ebene wäre notwendig, um die Voraussetzungen für die Umsetzung zu schaffen. Es wäre sinnvoll zu prüfen, ob das Projekt als Verbundprojekt förderfähig ist. Eine zeitliche Schätzung ist von verschiedensten Faktoren abhängig und deshalb sehr schwierig. Voraussetzungen Prüfen der Voraussetzungen, Erarbeiten eines Konzepts für das Angebot, Schaffen einer gemeinsamen Plattform für virtuelle/elektronische Studienangebote 1-3 Jahre Der Unibund wird durch die intensive Zusammenarbeit von Studenten, Dozenten und Forschern mit Leben gefüllt 8

9 Resümee Das Design und die Entwicklung der Webseite sollte dem Prinzip der agilen Entwicklung folgen, um eine wirklich bedarfsgerechte Seite sowohl für den Unibund als auch dessen Besuchern sicher zu stellen. Eine gemeinsame moderne und ansprechende Plattform verbessert insgesamt die Außendarstellung der beteiligten drei Universitäten. Daneben bietet die gemeinsame Plattform auch einen besseren Zusammenhalt und eine erhöhte Identifikation mit dem Unibund nach innen. Der auf dem Papier existierende Bund der Universitäten wird so konkret und lebendig. Diese Projektskizze ist nicht als konkreter Projektplan zu verstehen, sondern bildet nur eine Entscheidungshilfe, um Möglichkeiten der strategischen Entwicklung der Seite des Unibundes und des Unibundes selbst zu umreissen. Ein konkreter Projektplan kann nur in Abstimmung mit den Partnern entstehen. 9