Digitalisierung an der FH Bielefeld

Transkript

1 Digitalisierung an der FH Bielefeld ZKI-Tagung, 23. September 2016 Hochschule Osnabrück Prof. Dr. Hans Brandt-Pook Dr. Yvonne Groening 1

2 Agenda Ausgangssituation Vorgehen und bisherige Ergebnisse Fazit 2

3 3 Ausgangssituation

4 FH Bielefeld Gegründet 1971 Studienorte Bielefeld, Minden, Gütersloh Studierende in 50 verschiedenen Studiengängen 250 Professorinnen, Professoren und Lehrkräfte 421 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Forschung, Lehre und Verwaltung Neubauprojekte in den Jahren

5 Digitalisierung an der FH Bielefeld? Gesellschaft MIND-Leitung als Owner Transparenz & Offenheit & Kommunikation Iterative Entwürfe Grundsätze Zeitplan Ressourcenschonend Vorgehensweise wie Treiber warum Gen Y Politik Sinus Milieus Leitsätze & Nichtvisionen was heißt Digitalisierung konkret Prozesse & Services welche Schwerpunkte Bausteine Ergebnisse was Vorhaben & Projekte was als Nächstes digitale-agenda.de NRW 4.0 IT Architektur & IT Guidelines welche Technik Reisen, alle Kanäle nutzend Konkrete Beispiele Absage der Sprechstunde Forschungsdatensicherung Dienstreise Stand Mai 2016

6 6 Vorgehen und Ergebnisse des Projekts

7 Vorgehensweise im Projekt April 2016 Mai 2016 Juni 2016 Juli 2016 August 2016 Initialisierungsworkshop - Einführen in die Thematik - Entwickeln einer Vision - Definieren von Zielen und Nicht-Zielen Erarbeiten von Leitsätzen - Erarbeiten möglicher Elemente der Digitalisierung an der FH Bielefeld - Ableiten und Abstimmen von Leitsätzen - Abstimmen des weiteren Vorgehens mit den Leitsätzen Erarbeiten einer Projektlandkarte - Erarbeiten einer Projektlandkarte - Sammeln und Einpflegen von Projektsteckbriefen - Priorisieren der Projekte - Festlegen des zukünftigen Verfahrens mit dem Tool Festlegen der Governance-Strukturen - Erarbeiten der Governance-Strukturen - Verabschieden von Leitsätzen/Governance durch Präsidium - Maßnahmenplanung zur Kommunikation der Leitsätze 7

8 Initialisierungsworkshop Methode World Café - Entwickeln einer Vision zur Digitalisierung Perspektivenwechsel (Student, Professor, wissenschaftlicher Mitarbeiter und Verwaltungsmitarbeiter) Zeitlich begrenzte Diskussionsrunden in ständig wechselnden Konstellationen Teilnehmer beschreiben anhand von Leitfragen ihre Vision der FH Bielefeld

9 Initialisierungsworkshop Ergebnisse Gemeinsames Verständnis zu Zielen und zum Vorgehen im Projekt Wechselnde Diskussionsgruppen und Perspektiven bieten umfassende Bearbeitung des Themas Bedeutung der Digitalisierung für die FH Bielefeld wird aus individuellen Blickwinkeln erarbeitet Erzielen eines gemeinsames Verständnisses hinsichtlich Digitalisierung an der FH Bielefeld Vorstellen laufender und geplanter Projekte im Kontext Digitalisierung 9

10 Leitsätze zur Digitalisierung Methode Konsolidierte Ergebnisse des Initiierungsworkshops als Startpunkt Entwickeln der Leitsätze auf Basis der 635- Methode Teilnehmer formulieren eigene Leitsätze auf Leitsatzkarten Leitsatzkarten werden im Kreis weitergegeben Teilnehmer können Anmerkungen zu Leitsätzen bzw. Kommentare zu denen der anderen Personen abgeben Reflektion der Anmerkungen zu eigenen Leitsätzen 10

11 Leitsätze der Digitalisierung (1) 1. Wir stellen allen Handelnden an der Hochschule (Studierenden, Lehrenden, Forschenden und Mitarbeitenden) die für sie notwendigen Daten, Informationen und Wissen in angemessener analoger oder digitaler Form sicher, orts- und geräteunabhängig zur Verfügung. Durch die Verknüpfung von Analogem und Digitalem lassen wir Neues entstehen. 2. Wir unterstützen unsere Handelnden zielgerichtet bei der Gestaltung effizienter hochschulweiter Prozesse durch digitale Technologien. Wir schaffen Transparenz und gewährleisten hohe Prozessqualität. 3. Wir bieten verlässliche digitale Dienstleistungen an, die unseren Handelnden großen Nutzen bieten, sie überzeugen und begeistern. Durch unsere digitalen Angebote fördern wir Kreativität und Persönlichkeitsentwicklung. 11

12 Leitsätze der Digitalisierung (2) 4. Wir bieten die erforderliche digitale Infrastruktur, um flexibel individuellen Bedürfnissen nachkommen zu können und so die Selbstorganisation jeder und jedes Einzelnen zu gewährleisten. Mit Hilfe moderner Informations- und Kommunikationskanäle verbessern wir die Lern-, Forschungs- und Arbeitsbedingungen. 5. Wir unterstützen die Handelnden an der Hochschule bei der Entwicklung erforderlicher Kompetenzen im Umgang mit analogen und digitalen Informationen und Medien. Wir verstehen uns auch im Hinblick auf die Digitalisierung als lernende Organisation. 6. Wir sehen in der Digitalisierung einen originären Lehr- und Forschungsauftrag. Wir fördern eine offene Wissenskultur und bringen unser Wissen in die gesellschaftliche Diskussion ein. 12

13 Projektsteckbriefe Methode Projektsteckbriefe zur Beschreibung der Inhalte der einzelnen Projekte Inhaltliche Beschreibung der Projekte (Ziele, Organisation, Struktur etc.) Aufwand- und Kostenschätzungen der Projekte inklusive Ressourcennutzung Termin-/Verlaufsplanung, um Projekte in zeitliche Abfolge zu bringen 13

14 Projektlandkarte Methode Portfolio sämtlicher Projekte Übersicht über das Projektprogramm Digitalisierung Priorisierung der Projekte unter Rückgriff auf Leitsätze zur Digitalisierung Controlling-Tool zur effizienten Projektsteuerung Schätzungen zu erwartender Aufwände und Kosten Anstehende Investitionen und Bedarfe werden greifbar Nicht beschlossene, aber angedachte Projektideen verschaffen Klarheit über mögliche zukünftige Projekte

15 Governance im Programm Digitalisierung Präsidium Rolle: Controlboard Befassung: ein Mal pro Semester sowie bei Bedarf Programmleitung Rolle: Koordination des Programms, inkl. strategische Weiterentwicklung Mitglieder: VPIII, VP I, wiss. Leiter MIND, Leiterin Bibliothek, Leiter DVZ, Hochschulweite Projekte Monatliche Sitzung Leitungskonferenz Rolle: Beirat als Vertretung der Anspruchsgruppen Ein Treffen pro Semester mit der Programmleitung und einer Vertretung der Studierenden zur Diskussion des Programms und neuer Anforderungen 15

16 Steuerung der Projekte Programm und Projekte Präsidium Programmleitung Leitungskonferenz Projekt 1 PL Controlb. TPL TPL TPL Team Team Team Anwenderforum Projekt 2 PL Team Projekt 3 PL Controlb. TPL TPL Team Team AG Forschung AG HS- Management AG elearning 16

17 17 Fazit

18 Womit können wir zufrieden sein? Das Vorhaben hat eine breite Basis und ist ein Thema des Präsidiums. Wir haben für uns passende Strukturen gefunden, die ressourcenschonend alte und neue Strukturen verknüpfen. Projektsteckbriefe und Projektportfolio sind zentrale Instrumente. Das Thema Qualifizierung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter steht auf der Agenda. Das Methoden-KnowHow und der Ressourcenpool von myconsult sind gewinnbringend. 18

19 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Ihre Fragen unser Antworten. 19

20 Kontakt Prof. Dr.-Ing. Hans Brandt-Pook Wissenschaftlicher Leiter von MIND Dr. Yvonne Groening Geschäftsführerin