Vom Excel-Chaos zum integrierten Projektportfolio

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1 1 Vom Excel-Chaos zum integrierten Projektportfolio Martin Bialas, diventis GmbH

2 2 Agenda Ausgangslage / Stakeholder / Zielsetzung Themen zur Betrachtung Organisatorische Lösungen Softwareunterstützung für integriertes Portfoliomanagement Fazit / Fragen / Diskussion

3 3 Vorstellung Martin Bialas Gründer und Geschäftsführer diventis GmbH (2003, Arlesheim/BL) Trainer und Berater für PM und PPM inkl. IT-Themen Assessor GPM Project Excellence Award und IPMA Delta Zertifizierung International zertifizierter IPMA Program and Portfolio Management Consultant (IPMA PPMC) NLP-Master und Mediator Genussmensch mit Herzblut und Leidenschaft (Familie, Kochen, Essen, Wein, Zigarren, Autos, Gadges, )

4 4 Ausgangslage Handlungsbedarf beim Thema Projektmanagement Definitionen (Was ist ein Vorhaben, Projekt, Programm, ) Prozesse (Wie werden Projekte initiiert, geplant, gesteuert und abgeschlossen, passende Wahl des Detaillierungsgrades für die Planung/Controlling) Rollen und Verantwortung (Wer muss was im Projektmanagement tun, den Kopf dafür hinhalten und hat welche Kompetenzen, ) Kulturelle Verankerung (Wie erfolgt Teamentwicklung in interdisziplinären Gruppen, wie wird die Projekt-Kultur aktiv gestaltet, )

5 5 Ausgangslage Massiver Handlungsbedarf bei Thema Projekt Portfoliomanagement Schwerpunkt: Projektinventarisierung (Listen sämtlicher Projekte mit Zusatzinformationen) Wenig aktives Managen eines Portfolios (Klärung des Strategischen Beitrages eines Projektes, etablierte Prozesse zum Managen des Portfolios) Selten aktive strategische Ressourcenplanung im Portfolio (Allokation von Ressourcen auf Projekte ist vorhanden, aber es sind keine Konsequenzen bei Verschiebungen direkt erkennbar) Geringer Überblick auf das «Gesamtbild»

6 6 Stakeholder «integriertes Portfoliomanagement» Top Management PPM Projektcontrolling Projektleiter PO PMO (operativ und strategisch)

7 7 Ziele integriertes Portfoliomanagement (Auswahl) Top Management Steigerung von Transparenz in der Projektübersicht in den fachlich / logischen Abhängigkeiten in den Kosten in der Ressourcenzuordnung und auslastung Grundlage für kompetente Entscheidungsgrundlagen Basis schaffen, um strategische Konsequenzen einzuleiten Grundlage für Personalentwicklung Grundlage für strategische Finanzplanung Übersicht und periodische Überprüfung des Wertbeitrages (strategischer Nutzen) der Projekte im Unternehmen PMO Reduzierung des Aufwands für Erstellung des Portfolios Vermeidung von Inkonsistenzen in PM bzw. PPM relevanten Daten Wahrnehmung übergreifender Projekt- und Qualitätsmanagementaufgaben Darstellung von Chancen/Risiken zur aktiven Umsetzung der Unternehmensstrategie

8 8 Aufgaben des Portfoliomanagements die Definition von Projekten und Programmen zur Umsetzung der übergeordneten Organisationsziele die Beurteilung von beantragten Projekten die Bewilligung, Zurückstellung und Ablehnung von Projektanträgen die laufende Überwachung von Projekten aus der Sicht der Auftraggeber die Wahrnehmung übergreifender Projekt- und Qualitätsmanagementaufgaben das projektübergreifende Informations- und Wissensmanagement Quelle: wikipedia

9 9 Themen zur Betrachtung Projekte/Programme Portfolios Ressourcen Finanzen Risiken

10 10 Themen zur Betrachtung - Projekte/Programme Was ist ein Projekt? Wie wird es von Vorhaben abgegrenzt? Wie werden Projekte beantragt/initiiert? Welche Gremien sind definiert? Wie wird das Projekt geführt? Was ist die Definition von Programmen? Wie werden Projekte/Programme überwacht? Wie genau erfolgt der Abschluss?

11 11 Themen zur Betrachtung - Portfolios Was ist ein Portfolio? Wer sind die Beteiligten im Portfoliomanagement? Wie wird ein Portfolio gebildet? Wie erfolgt der Abgleich der Projekte mit der Strategie? Welche Prozesse sind im Portfoliomanagement definiert? Was sind die Steuerungsgrössen im Portfolio? Wie werden Konsequenzen aus Änderungen im Portfolio transparent? Wie werden die Ergebnisse aus Anpassungen des Portfolios kommuniziert?

12 12 Themen zur Betrachtung - Ressourcen Was sind «Ressourcen» für das Portfoliomanagement? Was sind die Quellen für Ressourcendaten? Wie hoch ist der Anspruch an die Datenqualität? Wie erfolgt die Rückkopplung in die Linienorganisation? Wie erfolgt die Rückkopplung in die Projektorganisation? Wer hat die Kompetenz für Anpassungen hinsichtlich Ressourcen? Wie erfolgt ein Ressourcencontrolling im Portfoliomanagement?

13 13 Themen zur Betrachtung - Finanzen Was sind «Kosten» im Portfoliomanagement? Wie sehen die finanziellen Führungsprozesse aus? Erfolgt eine «topdown»- und/oder eine «bottom-up» Planung? Welche Schnittstellen zu welchen Umsystemen müssen etabliert sein? Welche KPI sind im Finanzbereich etabliert und für das Portfoliomanagement relevant?

14 14 Organisatorische Lösungen Definition der Ziele PPM Ableiten von business drivern aus der Unternehmensstrategie Gewichtung der business driver durch CxO Aktive Diskussion bei stark abweichenden Gewichtungen Evaluierung eines Konsistenzfaktors Selektion der relevanten Projekte (laufend/ anstehend) Abbildung der chronologischen Abhängigkeiten von Projekten Bewertung der Projekte an den gewichteten business drivern Erstellung einer Projektrangliste (strategischer Nutzen) Aufbau von Portfolios (Nutzen / Kosten, Nutzen / Risiko, ) Kostenanalysen durchführen (Projekte ein- bzw. ausschliessen) Ressourcenanalysen durchführen Szenarien aufbauen und Konsequenzen abschätzen Szenarien entscheiden Umsetzen der Szenarien

15 15 Softwareunterstützung für integriertes Portfoliomanagement Marketing HR Finanzen PMO IT Datenquellen organisatorisch Geschäftsleitung Produktentwicklung

16 16 Softwareunterstützung für integriertes Portfoliomanagement Microsoft Office Excel Microsoft Office Access SAP Meisterplan Microsoft Project (Server) Datenquellen technisch

17 17 Softwareunterstützung für integriertes Portfoliomanagement Beispiele für PPM Tools (subjektive Auswahl)

18 18 Live Präsentation Meisterplan von Fa. itdesign, Tübingen

19 19 Fazit Integriertes Projekt Portfolio Management Klarheit schaffen über die Ziele beim Implementieren des integrierten Projekt Portfoliomanagements Organisation vor Technik Softwareunterstützung evaluieren Change Process aktiv begleiten Nicht im Detail verlieren, auf ausreichende Flughöhe achten Anspruch auf «Genauigkeit» bewusst machen

20 20 Fragen / Diskussion Vielen Dank für Ihr Interesse und Ihre Aufmerksamkeit

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