TRADITION TRIFFT MODERNE: GEWÜRZ- UND TEEHAUS SCHNORR MODERNISIERT MIT CLOUD BUSINESS SOFTWARE VON EXACT

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1 Exact für Handel REFERENZ TRADITION TRIFFT MODERNE: GEWÜRZ- UND TEEHAUS SCHNORR MODERNISIERT MIT CLOUD BUSINESS SOFTWARE VON EXACT

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3 3 REFERENZ TEE- UND GEWÜRZHAUS SCHNORR - EXACT FÜR HANDEL Der Kunde Seit 1956 dreht sich im Gewürz- und Teehaus Schnorr & Co. GmbH alles rund um Gewürze und Tees. Als kleiner Familienbetrieb in Frankfurt am Main gestartet, ist das Unternehmen heute ein bekannter Traditionsbetrieb, mittlerweile in dritter Generation. Das Sortiment umfasst mehr als 300 Teesorten aus allen wichtigen Teeanbaugebieten der Welt. Es ist zudem eine Topadresse für Gewürze, Porzellan und Teezubehör, asiatische Spezialitäten, Feinkost aus aller Welt, asiatisches und internationales Kunsthandwerk und vieles andere mehr. Mit der kontinuierlichen Ausweitung des Sortiments stieg auch die Anzahl der Importeure und Teehandelshäuser, mit denen das Teehaus an der Mainmetropole zusammen arbeitet. Das Teehaus Schnorr legt dabei großen Wert auf die Qualität seiner Produkte und pflegt aus diesem Grund intensive Beziehungen direkt zu den Produzenten. Es ergänzt das Teesortiment zum Beispiel auch durch eigene Importe von den bekanntesten Plantagen Darjeelings und Sri Lankas, aus Taiwan, China oder Japan, die nach umfassenden Verkostungen vor Ort ausgewählt werden. Dazu unternehmen die Mitarbeiter jährlich Teereisen nach Asien.

4 4 REFERENZ TEE- UND GEWÜRZHAUS SCHNORR - EXACT FÜR HANDEL Die Herausforderung 2016 stand das Teehaus vor einer strategischen Entscheidung. Die bis dahin eingesetzte selbstentwickelte Software für Warenwirtschaft, Lagerverwaltung, Chargenrückverfolgung, Bestellwesen und Kundendaten, die lokal auf Rechnern im Laden betrieben wurde, erfüllte die Anforderungen durch die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) etwa in den Bereichen Datenschutz, Brandsicherung und Zugangskontrolle nicht mehr. Hinzu kam: Mit einem Generationenwechsel innerhalb des Betriebs kamen Modernisierungsbestrebungen auf. Der neue Inhaber und Geschäftsführer Kai Schnorr, Familienmitglied in dritter Generation, plante, die ursprünglich als Online- Visitenkarte genutzte Webseite zu einem richtigen Online-Shop und damit zu einem zusätzlichen Vertriebskanal auszubauen und das Teehaus auch mit sozialen Plattformen wie Facebook zu verknüpfen. Eine neue Lösung musste her, das erkannte Christof Heinickel, langjähriger Mitarbeiter, EDV-Leiter und Entwickler der alten Softwarelösung, sofort. In einer Erweiterung seiner Eigenentwicklung sah er keine Alternative. Der Tee- und IT-Experte machte sich also auf die Suche nach einer passenden Software. Diese sollte einerseits die Erfüllung der Anforderungen durch die GoBD vereinfachen, andererseits auch die Modernisierung ermöglichen.

5 5 REFERENZ TEE- UND GEWÜRZHAUS SCHNORR - EXACT FÜR HANDEL Die Lösung Bei Exact wurde er fündig. In Exact für Handel habe ich eine Lösung gefunden, die unserer vom Funktionsansatz sehr ähnlich ist, erzählt Heinickel. Nur viel moderner und natürlich in der Cloud. Durch die örtliche Nähe zu Exact in Frankfurt am Main gab es schnell den ersten persönlichen Besuch von Exact im Teehaus. Dort zeigte der Vertrieb eine Live-Demo, in der sich Heinickel ein direktes Bild der Software machen konnte. Die Live-Demo war eine tolle Sache, weil ich sofort erkannte, dass die Software unsere Anforderungen gut abdeckt und auch einfach in der Benutzung ist. Gefallen hat mir zudem, dass mir auch gezeigt wurde, was die Software nicht kann. Auf böse Überraschungen musste ich mich also nicht einstellen. Exact für Handel ist eine Cloud Business Software für kleine und mittlere Handelsunternehmen. Sie deckt alle kaufmännischen Bereiche eines Handelsunternehmens ab: Neben der Finanzbuchhaltung enthält Exact für Handel Module für Lager und Logistik, ein Bestellwesen und eine Chargenverwaltung, ein Customer Relationship Management sowie eine Finanzbuchhaltung. Und: Exact bietet mit DATEVconnect online auch eine Schnittstelle zur DATEV-Software des Steuerberaters.

6 6 REFERENZ TEE- UND GEWÜRZHAUS SCHNORR - EXACT FÜR HANDEL Kundenvorteile Mit Exact für Handel ist das Teehaus Schnorr nun mit einer GoBD-zertifizierten Lösung ausgestattet. Da sie in der Cloud in einem sicheren Rechenzentrum bei T-Systems in Deutschland gehostet ist, erfüllt der Teeshop alle Anforderungen an Ausfallsicherheit, Datensicherheit und Zugangskontrolle Kundendaten und Artikeldaten wurden aus der alten Software in Exact für Handel migriert. Die Migration war kein Problem, da wir die Daten vorher gut aufbereitet hatten, so Heinickel. über ein mobiles Gerät verfügbar. Das erlaubt flexibleres Arbeiten und intensive Auswertungen. Derzeit arbeiten vier Mitarbeiter auf drei stationären Arbeitsplätzen, einem Tablet sowie einem Notebook mit Exact. Praktisch ist auch die Anbindung an unsere Telefonanlage, freut sich Christof Heinickel. In Exact für Handel sind alle Prozesse integriert. Das heißt, es gibt keine Medienbrüche mehr. Und durch die Auslagerung der Daten in die Cloud sind die internen Rechnerressourcen wieder frei. Das Unternehmen profitiert nun von vielen kleinen, aber feinen Verbesserungen: So steht eine Artikelhistorie zur Verfügung, aus der ersichtlich wird, wer welchen Artikel wie oft bestellt hat. Neu ist auch, dass sich Dokumente im System direkt hinterlegen lassen, etwa Bestellungen und Lieferscheine. Durch das zentrale Informationsmanagement sind alle Daten nicht nur allen Mitarbeitern, sondern auch jederzeit von zu Hause ober

7 7 REFERENZ TEE- UND GEWÜRZHAUS SCHNORR - EXACT FÜR HANDEL Fazit und Ausblick Drei Dinge stehen aktuell noch auf der IT-Agenda des Teehauses: Zum einen die Anbindung des Webshops an Exact. Dazu arbeitet Exact gerade an einer Schnittstelle zu Shopware. Zum zweiten die Anbindung eines Kassensystems an die Online-Software. Und zum dritten die Nutzung der DATEV-Schnittstelle. Wir planen, langfristig auf die papierlose Buchführung mit Exact umzusteigen, sagt Geschäftsführer Schnorr. Dann können wir alle Belege direkt und in Echtzeit an unseren Steuerberater übermitteln, der bequem weiter mit seiner DATEV- Software arbeiten kann. Das macht die Finanzbuchhaltung wesentlich zeitnaher und effizienter. Insgesamt lobt Schnorr die verringerte Komplexität der Abläufe, das zentrale Informationsmanagement in der Cloud und die verbesserte Dokumentation. Neben den harten Fakten kommt es bei der Zusammenarbeit mit einem IT-Dienstleister aber auch auf Vertrauen, Zuverlässigkeit und die Chemie an, weiß Schnorr. Hier fühlen er und sein IT-Experte Heinickel sich bei Exact gut aufgehoben. Wir schätzen den sehr schnellen, fundierten und zuverlässigen Service von Exact, so das einstimmige Fazit. Ich habe auf dem Markt nichts gefunden, was so umfänglich, professionell und gleichzeitig preiswert ist, wie Exact.

8 8 REFERENZ TEE- UND GEWÜRZHAUS SCHNORR - EXACT FÜR HANDEL LÖSUNG VORTEILE Exact für Handel Integrierte Business-Software inklusive Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaft, Lager und Logistik sowie Customer Relationship Management Zentrales Informationsmanagement Durchgängige, integrierte Prozesse Verbesserte Dokumentation Skalierbarkeit für zukünftiges Wachstum Monatliche Abrechnung je nach Nutzungsumfang, keine Lizenzkosten Keine aufwändigen Installationen, keine Wartung Professioneller Support Datensicherheit Hosting in Deutschland bei T-Systems

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10 10 REFERENZ TEE- UND GEWÜRZHAUS SCHNORR - EXACT FÜR HANDEL Teehaus Nutzt die Cloud Business Software Exact für Handel. Kai Schnorr Inhaber und Geschäftsführer Gewürz- und Teehaus Schnorr

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12 Kraftvolle Business Software. Entwickelt von Exact. Für mehr als Unternehmen weltweit. Für Unternehmer, die etwas wagen und wenn sie fallen, aber immer wieder aufstehen. Exact fußt auf diesem Gedanken. Denn vor 30 Jahren bestand Exact aus sechs Studenten und einer Garage. Heute sind wir ein globales Unternehmen mit Mitarbeitern in 15 Ländern. Wir lieben die Dynamik von rasant wachsenden Unternehmen. Wir lieben den steinigen Weg zu Innovationen. Unsere Business Software ermöglicht es dir, weiter Ziele zu verfolgen und immer weiter Herausforderungen anzunehmen. Also wage es, den Status-Quo herauszufordern! Analysiere und verbessere Produkte sowie Geschäftsmodelle mach immer weiter! Mit unserer kraftvollen Business Software ist die Zukunft das, was du daraus machst. Exact. Cloud Business Software. Exact Software Germany GmbH WestendGate Hamburger Allee Frankfurt am Main Deutschland Tel: +49 (0) Web: Exact Group B.V., Alle Rechte vorbehalten. Alle in diesem Dokument erwähnten Markennamen und Warenzeichen sind Eigentum der jeweiligen Inhaber. MCL????????????