Upload von Reisekostenpauschalen aus einer Datei SAP Travel Management

Transkript

1 Upload von Reisekostenpauschalen aus einer Datei SAP Travel Management

2 TABLE OF CONTENTS VERWENDUNG... 3 FUNKTIONSUMFANG... 4 Selektion... 4 Tabelle auswählen"... 4 Ankreuzfeld "Simulation - keine Datenbankänderungen!"... 4 Ankreuzfeld "auch unveränderte Werte im Protokoll anzeigen"... 4 "Optionen, mit denen die Daten aus der Datei gelesen werden"... 4 Spezielle Optionen für Reisegebiete... 4 Spezielle Optionen für Verpflegungspauschalen nach Stunden... 5 Spezielle Optionen für Verpflegungspauschalen nach Uhrzeit... 5 Wichtige Hinweise zur Eingabe der Optionen:... 5 Achtung... 5 "Optionen, mit denen die Daten auf der Datenbank abgespeichert werden":... 5 Beispiel:... 6 Achtung... 6 Standardvarianten... 7 Aktivitäten

3 Report RPR_UPDATE_PER_DIEMS_FROM_FILE Kurztext Reisekostenpauschalen: Update von Datei Titel Upload von Reisekostenpauschalen aus einer Datei VERWENDUNG Mit Hilfe dieses Uploads können Sie Reisekostenpauschalen, die aktuelle gesetzliche Änderungen beinhalten und von SAP AG über den SAP Service Marketplace zur Verfügung gestellt werden, aus einer Datei in das R/3-System einspielen. Für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Daten übernimmt SAP AG keine Haftung. Für die Nachbearbeitung der unternehmensspezifischen Daten sind die Kunden verantwortlich. Der Kunde kann diese als Dateien zur Verfügung gestellten Reisekostenpauschalen in den jeweiligen Testmandanten seines R/3-Systems (bzw. sein Testsystem) selbst einspielen. Diesen Vorgang muß er für die entsprechenden Tabellen (z.b. T706O für 'Reisegebiete') und Reiseregelungsvarianten (z.b. '23' für 'Schweden') individuell durchführen. Wenn die Änderungsaufzeichnung aktiv ist, dann werden die Tabellenänderungen auf einen Customizing-Auftrag geschrieben. Dieser kann nach erfolgreichem Test in das Produktivsystem importiert werden. Für die unten aufgeführten Länder wurden länderspezifische Reportvarianten angelegt, die Ihnen die von SAP ausgelieferten Selektionskriterien vorschlägt. Bitte wählen Sie die für Ihr Land relevante Reportvariante aus und ändern die entsprechenden Parameter gemäß ihrem Customizing. Voraussetzungen Voraussetzung für diesen Upload ist, daß Sie die jeweiligen Dateien zuvor aus dem SAP Service Marketplace in eine lokale Datei auf Ihrem Frontend-Rechner (z.b. A:\T706O.TXT) übertragen haben. Sie finden die aktuellen Dateien auf dem SAP Service Marketplace unter der Adresse Um direkt zu den Download-Dateien eines Land zu gelangen, geben Sie die folgenden URLs ein: Dänemark: Deutschland: Norwegen: Österreich: Portugal: Schweden: Alternativ können Sie auch eine eigene Datei mit ihren Reisegebieten bzw. Verpflegungs- und Unterkunftsspauschalen mit dem Report RPR_CREATE_PER_DIEMS_FILE aus Ihrem eigenen 3

4 System erzeugen. Mit Hilfe dieses Reports könnten Sie eine Backup-Version Ihrer Daten erstellen und jederzeit in ein anderes System mit dem Report RPR_UPDATE_PER_DIEMS_FROM_FILE einspielen. FUNKTIONSUMFANG Selektion Tabelle auswählen" Durch Auswahl der gewünschten Tabelle durch Setzen des Radiobuttons, können die relevanten Eingabefelder für die gewählte Tabelle aufgerufen werden. Sie können die folgenden Reisekostentabellen einspielen: 1. Reisegebiete (Tabelle T706O) 2. Unterkunftspauschalen (Tabelle T706U) 3. Verpflegungspauschalen nach Stunden (Tabelle T706V) 4. Verpflegungspauschalen nach Uhrzeiten (Tabelle T706H) Ankreuzfeld "Simulation - keine Datenbankänderungen!" Wenn dieses Ankreuzfeld markiert ist (Default-Einstellung), wird der Upload der gewünschten Daten simuliert, d.h. dass die Daten nicht in die Datenbank übernommen werden. Es ist empfehlenswert immer erst einen Programmlauf mit dieser Option auszuführen und einen Echtlauf erst zu starten, wenn das Protokoll keine Fehler ausweist. Ankreuzfeld "auch unveränderte Werte im Protokoll anzeigen" Mit dieser Option können Sie steuern, ob Sie für alle Einträge, die in der Datei enthalten sind und den Selektionskriterien entsprechen, eine Zeile im Protokoll erhalten (Status "unverändert") oder nur für die Einträge, bei denen eine Änderung notwendig ist. "Optionen, mit denen die Daten aus der Datei gelesen werden" Plichteingabe ist hier immer die Reiseregelungsvariante, wie sie in der Datei steht. Bei den von SAP zur Verfügung gestellten Dateien entspricht diese immer der Ländergruppierung des HR (also 01 für Deutschland, 02 für Schweiz, etc.). Durch das Ankreuzfeld "Weitere Selektionen" erhalten sie in Abhängigkeit von der ausgewählten Tabelle weitere Selektionsoptionen. Diese werden nur benötigt, wenn Sie nicht alle in der Datei enthaltenen Einträge in Ihr System übernehmen wollen (z.b. nur Texte von Reisegebieten in einer bestimmten Sprache oder nur Pauschalen für gewisse Länder etc.) oder wenn sie gezielt einzelne Schlüsselwerte ändern wollen (siehe unten). Spezielle Optionen für Reisegebiete Sprachenschlüssel: Es können alle in der Datei abgespeicherten Sprachen eingelesen werden bzw. nur einzelne Sprachen z.b. DE für Deutsch oder EN für Englisch. Durch den Upload von Reisegebieten können Einträge beim Kunden hinzugefügt bzw. deren Beschreibungen geändert werden, wenn die jeweiligen Optionen gewählt wurden. Eine Löschung von Daten, die nicht in der Datei jedoch beim Kunden vorhanden sind, erfolgt nicht. Dies ist relevant dafür, daß sich die Schlüsselfelder von Reisegebieten (Isocodes) aufgrund gesetzlicher Bestimmungen ändern können und die SAP immer die aktuellen Isocodes im Customizing verwendet. Beispielsweise 4

5 gibt es im SAP-Standardcustomizing keine Einträge mehr zum Reisegebiet 'ZR = Zaire', da dieses durch den Isocode 'CD = Republik Kongo' abgelöst wurde. Spezielle Optionen für Verpflegungspauschalen nach Stunden Anzahl Tage Anzahl Stunden (z.b. 24 = Ganztageseintrag) - Diese Option ist bislang relevant für Deutschland, Dänemark, Norwegen und Österreich. Wenn Sie mit der Selektionsoption Anzahl Stunden = 24 die Ganztageseinträge für Pauschalen auswählen, dann können diese anschließend mit dem Report RPR706VC gemäß Berechnungsvorschrift nach Stunden gestaffelt werden. Die Einstellungen zur Staffelung der Verpflegungspauschalen finden Sie im IMG (Einführungsleitfaden) des Reisemanagements unter Reiseabrechnung -> Reiseerstattungsbeträge -> Erstattungsbeträge Verpflegung -> Erstattungsbeträge Verpflegung/Stunden -> Verpflegungspauschalen (VP). Spezielle Optionen für Verpflegungspauschalen nach Uhrzeit Anzahl Tage Uhrzeit von Uhrzeit bis - Diese Option ist bislang relevant für Schweden. Wenn Sie mit der Selektionsoption Anzahl Tage = 99 die Ganztageseinträge für Pauschalen auswählen, dann können diese anschließend mit dem Report RPR706HC gemäß Berechnungsvorschrift nach Uhrzeit gestaffelt werden. Die Einstellungen zur Staffelung der Verpflegungspauschalen finden Sie im IMG des Reisemanagements unter Reiseabrechnung -> Reiseerstattungsbeträge -> Erstattungsbeträge Verpflegung -> Erstattungsbeträge Verpflegung/Uhrzeit -> Verpflegungspauschalen/Uhrzeit (VPU). Wichtige Hinweise zur Eingabe der Optionen: Grundsätzlich gilt für das Freilassen einer Optionen, daß alle Datensätze mit allen in der Datei enthaltenen Schlüsselwerten selektiert werden. Beispiele: 1. Eingabe: Reiseland / Ländergruppe = Blank Resultat: Es werden alle Reiseländer der Tabelle T706O selektiert. 2. Eingabe: Reiseland / Ländergruppe = AD Resultat: Es wird nur das Reiseland AD = Andorra selektiert. 3. Eingabe: Reiseland / Ländergrupppe = AD bis AF Resultat: Es werden alle Reiseländer beginnend bei AD und endend bei AF selektiert. Achtung Beachten Sie bitte, daß bei einem Uploadvorgang lediglich die Datensätze mit dem Gültigkeitsende eingelesen werden können. Entsprechend werden nur die Sätze auf der Datenbank mit diesem Gültigkeitsende geändert. Wenn Sie mehrere gesetzliche Änderungen z.b. zum und zum einspielen wollen, dann müssen Sie 2 individuelle Dateien mit den jeweiligen gesetzlichen Änderungen hintereinander in chronologischer Reihenfolge einspielen. Diese Dateien werden einzeln im SAP Service Marketplace abgelegt. "Optionen, mit denen die Daten auf der Datenbank abgespeichert werden": Plichteingabe ist hier immer die Reiseregelungsvariante mit dem Schlüssel, der in Ihrem System verwendet wird (z.b. DE statt 01). Dadurch können Sie die Daten der Datei auf eine andere Reiseregelungsvariante kopieren. 5

6 Wenn Sie weitere Schlüsselfelder ändern möchten, so markieren Sie das Ankreuzfeld "Schlüsselwerte ändern". Dann erhalten Sie weitere Ankreuzfelder für einzelne Schlüsselfelder, die geändert werden können. Sobald Sie ein solches Ankreuzfeld markieren, erscheint ein Eingabefeld für den jeweiligen Wert. Der Block mit den Optionen zum Lesen der Datei enthält die Parameter des SAP- Standardcustomizings wie z.b. Reiseart-gesetzlich = 'blank' für die deutsche Reiseregelungsvariante. Falls im kundenspezifischen Customizing für die deutsche Reiseregelungsvariante ein anderer Schlüssel abgelegt ist, so kann der Kunde mit Hilfe der Eingaben im Block für die Optionen zum Abspeichern auf der Datenbank diese Parameter umschlüsseln. Dadurch wird eine Kopierfunktion für Schlüsselfelder ermöglicht. Beispiel: Das SAP-Standardcustomizing hat die Reiseart-gesetzlich: 'Blank' (leeres Feld), das Kundensystem hat die Reiseart-gesetzlich: 'R' = 'Dienstreise': "Optionen, mit denen die Daten aus der Datei gelesen werden": Reiseart-gesetzlich: 'Blank' (leeres Feld) "Optionen, mit denen die Daten auf der Datenbank abgespeichert werden": "Schlüsselwerte ändern" aktiviert "Reiseart-gesetzlich ändern" aktiviert, Wert = 'R' Somit wird der Eintrag 'Blank' des SAP-Customizings in einen R-Eintrag im Kundencustomizing umgeschlüsselt. Dies ist insbesondere relevant für alle Kunden, die in einem R/3-Release vor 4.5 mit der Reisekostenabrechnung produktiv gegangen sind. Denn zu Release 4.5 haben sich eine Reihe von Schüsselfeldern im SAP-Standard-Customizing geändert (Reiseart-gesetzlich von R auf blank, Reiseart-unternehmensspezifisch von 0 auf blank, Egr-V/U-gesetzlich von 0 auf blank, Egr-V/U- Unternehmen von 00 auf blank). Für solche Kunden ist es nun möglich, durch entsprechendes Ändern der Schlüsselwerte die gleiche Datei zu benutzen. Hierfür werden Varianten mit dem Zusatz "<Rel. 4.5" ausgeliefert. Des weiteren liefert SAP für alle Reiseregelungsvarianten im Standard nur eine unternehmensspezifische Reiseart 'Blank' aus. Wenn Kunden eigene unternehmensspezifische Reisearten angelegt haben, können sie diese mit Hilfe dieses Reports z.b. neue Steuerfreibeträge in alle unternehmensspezifischen Reisearten übernehmen. Achtung Wenn Sie Schlüsselwerte ändern möchten, dann ist wichtig sicherzustellen, dass für den zu ändernden Parameter durch entsprechende Selektionen im Block "Optionen, mit denen die Daten aus der Datei gelesen werden" aus der Datei nur Daten für einen einzigen Schlüsselwert gelesen werden. Wenn beispielsweise die Datei Einträge zur Reiseart-gesetzlich A und B enthält und Sie Reiseartgesetzlich B auf C kopieren möchten, dann dürfen Sie auch nur die Reiseart-gesetzlich B selektieren. Wenn fälschlicherweise z.b. durch Freilassen der Selektionsoption sowohl A als auch B selektieren, 6

7 dann sind die Tabellenschlüssel nicht mehr eindeutig und dies führt zu Fehlern. Deshalb schränkt das Programm in einem solchen Fall die Selektion auf einen einzelnen Wert ein, um dies zu verhindern. Standardvarianten Für mehrere Länder sind entsprechende Reportvarianten im Standard enthalten. Aktivitäten 1. Wählen Sie die länderspezifische Reportvariante im Menü des Reports über Springen -> Varianten -> Holen -> aus. 2. Ändern Sie die Parameter entsprechend Ihrem Kundencustomizing. 3. Starten Sie den Report als Simulation. Aktivieren Sie hierzu Simulation - Keine Datenbankänderung. 4. Führen Sie den Produktivlauf aus, indem Sie den Parameter Simulation - Keine Datenbankänderung deaktivieren. 5. Transportieren Sie die geänderten Sätze. 7

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