RUNDSCHREIBEN. Für den Inhalt verantwortliche Fachabteilung:

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1 RUNDSCHREIBEN Nummer Thema RS B Datum Geltungsbereich / Zielgruppen Alle Mitarbeiter der EFGD Gültig ab / bis Herausgeber Für den Inhalt verantwortliche Fachabteilung: DLZ Bau/Liegenschaften Ana Terzic bis auf Weiteres Abgestimmt mit: beauftragter Marcus Musgiller DLZ Risikomanagement Heiko Biel Ersetzt Version vom RS A vom Herausgeber: Organisation/IT Holding Frank Braunmiller Hinweise / Veränderungen Änderungen sind in den nachfolgend aufgeführten Punkten erfolgt: 1.1, 1.2, 2, 2.1ff., 2.2, 2.3, 3.1 und 3.4 Sehr geehrte Damen und Herren, mit diesem Rundschreiben informieren wir Sie umfänglich über den Umgang mit dem Thema und dessen Umsetzung innerhalb den Betrieben der Emil Frey Gruppe Deutschland (EFGD). Bitte stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Ihrem Zuständigkeitsbereich / Ihrem Verantwortungsbereich dieses Rundschreiben einhalten und nach den Vorgaben arbeiten. Die betreffenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Ihrem Zuständigkeitsbereich / Ihrem Verantwortungsbereich sind durch Sie über die Einführung zu informieren. Aus Gründen der besseren Lesbarkeit dieses Rundschreibens wird fortfolgend ausschließlich die Begrifflichkeit Mitarbeiter geschlechtsneutral verwendet. Seite 1 von 9

2 Inhaltsverzeichnis 1 Vorbemerkung Vermeidung von Bränden Verantwortlichkeiten innerhalb der Betriebsstätte technische Aushänge und Feuerwehrpläne Bestehende Betriebsstätten der EFGD Feuerwehrpläne Regelmäßige, turnusgemäße Überprüfung Bauliche Veränderung erfolgt technische Aushänge Neu hinzukommende Betriebstätten der EFGD: Ansprechpartner ordnung nach DIN ordnung Teil A ordnung Teil B ordnung Teil C beauftragter Feuerwehrpläne nach DIN Lageplan Stockwerksplan Umsetzung der ordnung / Verantwortlichkeit Erstellung des Rundschreibens Freigabe des Rundschreibens Kommunikation... 9 Herausgeber: Organisation/IT Holding, PPMGMT Seite 2 von 9

3 1 Vorbemerkung 1.1 Vermeidung von Bränden In einem Grundsatzurteil beschreibt das Oberverwaltungsgericht in Münster, dass alle Personen damit rechnen müssen, dass ein Brand ausbrechen kann: "Es entspricht der Lebenserfahrung, dass mit der Entstehung eines Brandes praktisch jederzeit gerechnet werden muss. Der Umstand, dass in vielen Gebäuden jahrzehntelang kein Brand ausbricht, beweist nicht, dass keine Gefahr besteht, sondern stellt für die Betroffenen einen Glücksfall dar, mit dessen Ende jederzeit gerechnet werden muss." Oberverwaltungsgericht Münster, Urteil vom , 10 A 363/86. Aus diesem Grund ist es zum Wohle aller Mitarbeiter unerlässlich, alle notwendigen Vorkehrungen zu treffen um einen Brand zu vermeiden. Um dieses Ziel zu erreichen, bedarf es in jeder Betriebsstätte der EFGD einer ordnung nach DIN 14096, sowie aktueller Feuerwehrpläne nach DIN Verantwortlichkeiten innerhalb der Betriebsstätte Die jeweiligen Verantwortlichkeiten werden in den nachfolgenden Punkten jeweils explizit dargestellt. Die technische Umsetzung und Prüfung auf Unbedenklichkeit und Einhaltung der erforderlichen Maßnahmen (Vorhandensein von Feuerlöschern, nicht versperrter Zugang zum Feuerlöscher, regelmäßig geprüfte Feuerlöscher, Funktionalität von Fluchttüren, geschlossene türen, Verbot der Lagerung von brennbaren Materialien in Technikräumen, etc.) ist die Aufgabe des Standortverantwortlichen, es sei denn, er beauftragt mit einem entsprechend abgestimmten Leistungsverzeichnis wiederum eine Spezialfirma. 2 technische Aushänge und Feuerwehrpläne Zur Überprüfung oder Überarbeitung der brandschutztechnischen Aushänge (Flucht- und Rettungspläne, wichtigste Verhaltensregeln im Brandfall), sowie der Feuerwehrpläne inklusive aller behördlichen Abstimmungen in den Betriebsstätten der EFGD, wurde ein Rahmenabkommen mit der Firma re'graph GmbH (Spezialist für vorbeugenden ) abgeschlossen. Die Firma re'graph hat hierzu eine gruppenweite Bestandsaufnahme durchgeführt und alle brandschutztechnischen Aushänge und Feuerwehrpläne auf den neuesten Stand gebracht. Für die Sicherstellung aller behördlichen Auflagen und Bestimmungen ist die im Folgenden beschriebene Vorgehensweise festgelegt. Herausgeber: Organisation/IT Holding, PPMGMT Seite 3 von 9

4 2.1 Bestehende Betriebsstätten der EFGD Feuerwehrpläne Die behördlich vorgeschriebene Überprüfung der Feuerwehrpläne, mit eventuell erforderlicher Überarbeitung und gegebenenfalls behördlicher Abstimmung, übernimmt die Firma re'graph vollumfänglich für alle Betriebsstätten der EFGD. Die Firma re'graph wird hierzu selbstständig die Fälligkeiten überwachen und wie im Folgenden beschrieben Kontakt zur EFGD aufnehmen Regelmäßige, turnusgemäße Überprüfung Bei Fälligkeit der Überprüfung eines Standortes, setzt re'graph sich vorab mit dem DLZ Bau/Liegenschaften per in Verbindung und holt gegebenenfalls vorliegende Informationen über den betreffenden Standort ein. Teilt das DLZ Bau/Liegenschaften per mit, dass keine weiteren Informationen vorliegen, so setzt sich re'graph mit dem Ansprechpartner des entsprechenden Standortes direkt in Verbindung. Sind keine baulichen Veränderungen bekannt, so kontaktiert re'graph die zuständige behörde und klärt die Notwendigkeit der 2-jährigen Prüfung ab. Besteht die behörde auf die 2-jährige Prüfung, so wird diese von re'graph durchgeführt. Sieht die behörde keine Notwendigkeit zur 2-jährigen Prüfung, da der Betreiber versichert, dass keine Umbauten stattgefunden haben, so wird dies dokumentiert und an die jeweilige Betriebsstätte der EFGD sowie das DLZ Bau/Liegenschaften weitergeleitet Bauliche Veränderung erfolgt Haben dort bauliche Veränderungen / Umbaumaßnahmen stattgefunden, wird re'graph die 2-jährige Prüfung vor Ort durchführen und den Feuerwehrplan aktualisieren technische Aushänge Flucht- und Rettungspläne sind mindestens einmal jährlich vom Standortverantwortlichen zu prüfen, um zu gewährleisten, dass sie gut lesbar, gut erkennbar, verständlich und aktuell sind. Jede Veränderung der baulichen Anlage oder der - und Notfallmaßnahmen (zum Beispiel: Umlagerung der Feuerlöscher, Verbandskästen, etc.) muss zu einer Überprüfung und gegebenenfalls zu einer Überarbeitung der Flucht- und Rettungspläne führen. Hierzu nimmt der Standortverantwortliche Kontakt zum DLZ Bau/Liegenschaften auf, welches die Firma re'graph mit der entsprechenden Überarbeitung beauftragen wird. Herausgeber: Organisation/IT Holding, PPMGMT Seite 4 von 9

5 2.2 Neu hinzukommende Betriebstätten der EFGD: Bei allen neu hinzukommenden Betriebsstätten der EFGD wird das DLZ Bau/Liegenschaften die Firma re'graph beauftragen, eine Bestandsaufnahme durchzuführen und alle brandschutztechnischen Aushänge und Feuerwehrpläne auf den neuesten Stand zu bringen. Alle weitergehenden Prüfungen erfolgen dann sinngemäß den Ausführungen in Punkt 2.1 (Bestehende Betriebsstätten der EFGD). Die detaillierten Kosten für die Erneuerung der Pläne (inklusive aller notwendigen behördlichen Abstimmungen) entnehmen Sie bitte der Anlage 2 zu diesem Rundschreiben. 2.3 Ansprechpartner Mit Herrn Harald Winterberg (re'graph) steht Ihnen bundesweit ein zentraler Ansprechpartner zur Verfügung. Sie erreichen diesen wie folgt: Herr Harald Winterberg Technischer Verkaufsberater re'graph GmbH Rondorfer Straße Hürth Telefon Telefax Mobil harald.winterberg@regraph.de 3 ordnung nach DIN Die ordnung muss speziell auf die jeweilige Betriebsstätte ausgerichtet sein und dient dem Zweck der vorbeugenden Brandverhütung. Sie dient ferner dazu, einen eventuellen Personen- und Sachschaden im Brandfalle möglichst gering zu halten. Herausgeber: Organisation/IT Holding, PPMGMT Seite 5 von 9

6 Um die notwendige Umsetzung zu vereinfachen, wurde vom DLZ Risikomanagement eine ordnung nach DIN als Muster (Anlage 1) erstellt. Diese ist so aufgebaut, dass bei der Ausrichtung auf Ihre Betriebsstätte der überwiegende Teil des Inhalts übernommen werden kann. Speziell an den grün hinterlegten Passagen ist diese durch die jeweilige Betriebsstätte zu ergänzen und daher in einem editierbaren Format beigefügt. Die ordnung nach DIN gliedert sich in drei Teile. 3.1 ordnung Teil A Teil A richtet sich an alle Menschen, die sich in den Betriebsstätten der EFGD aufhalten. Dieser Teil umfasst die Flucht- und Rettungspläne, sowie die wichtigsten Verhaltensregeln im Brandfall und ist an mehreren exponierten Stellen innerhalb der Betriebsstätte gut sichtbar auszuhängen (Überprüfung / Überarbeitung durch die Firma re'graph). 3.2 ordnung Teil B Teil B richtet sich vor allem an die Mitarbeiter der Betriebsstätten. Er enthält wichtige Regeln zur Verhinderung von Brand- und Rauchausbreitung, zur Freihaltung der Flucht- und Rettungswege und weitere Regeln, die das Verhalten im Brandfall betreffen. Teil B wird allen Mitarbeitern in schriftlicher Form ausgehändigt. 3.3 ordnung Teil C Teil C richtet sich an die Mitarbeiter des Betriebes, die mit besonderen aufgaben betraut sind (zum Beispiel Sicherheitsbeauftragter, wart, beauftragter, etc.). In Teil C wird dieser Personenkreis mit der Durchführung von vorbeugenden brandschutztechnischen Maßnahmen betraut. Herausgeber: Organisation/IT Holding, PPMGMT Seite 6 von 9

7 3.4 beauftragter Gegenüber dem Sicherheitsbeauftragten oder dem wart hat der beauftragte besondere Aufgaben und Pflichten und muss entsprechend brandschutztechnisch ausgebildet sein: - Leitlinien der vfdb (Vereinigung zur Förderung des deutschen es) - Lehrgang gemäß CFPA-Europe (Europäische Dachorganisation der nationalen organisationen) - BGI (Berufsgenossenschaftliche Informationen) In Deutschland besteht keine generelle Pflicht zur Bestellung eines beauftragten. Jedoch können die Bundesländer in ihrem jeweiligen Baurecht die Bestellung vorschreiben. Dies trifft insbesondere bei größeren Verkaufsstätten und größeren Industriebauten zu, da aufgrund der hohen Personenzahl in diesen Gebäuden mit erhöhten Gefahren zu rechnen ist. Aufgrund des hohen Publikumsverkehrs in Verkaufsstätten, wird für diese in vielen Bundesländern die Bestellung eines beauftragten gefordert (Aus- und Fortbilden von Beschäftigten in der Handhabung von Feuerlöscheinrichtungen und von Beschäftigten mit besonderen Aufgaben in einem Brandfall helfer). Diese Verpflichtung besteht für Verkaufsstätten mit einer Fläche von insgesamt mehr als m² (geschlossene Räumlichkeiten). Zudem kann die zuständige Baubehörde bei Sonderbauten einen beauftragten fordern. Für Rückfragen, ob Ihre jeweilige Betriebsstätte einen beauftragten stellen muss, kontaktieren Sie bitte die Leitung des DLZ Bau/Liegenschaften, Frau Ana Terzic (Telefon ). Bis zur Beauftragung eines beauftragten, eines Sicherheitsbeauftragten oder eines wartes ist die Leitung der jeweiligen Betriebsstätte für alle aufgaben vor Ort vollumfänglich selbst verantwortlich. Die Beauftragung anderer Personen hat grundsätzlich schriftlich zu erfolgen. Für den Fall, dass Sie für die Durchführung von unterweisungen gemäß Teil C1 der ordnung (siehe Anlage 1) externe Hilfe benötigen, kontaktieren Sie bitte die Leitung des DLZ Risikomanagement, Herrn Heiko Biel (Telefon ). Herausgeber: Organisation/IT Holding, PPMGMT Seite 7 von 9

8 4 Feuerwehrpläne nach DIN Feuerwehrpläne (Überprüfung/Überarbeitung durch die Firma re'graph) dienen den Einsatzkräften zur schnellen Orientierung im Gebäude. Sie geben Aufschluss über Angriffswege, Löscheinrichtungen und Gefahrenschwerpunkte sowie Brandlasten. Die Feuerwehrpläne gliedern sich in zwei Teile: 4.1 Lageplan Der Lageplan macht der Feuerwehr schnell Informationen über Gebäudegröße und -art, Gefahrstofflagerstätten und sonstige Gefahrenstellen innerhalb des Geländes zugänglich. Auch sind in ihm alle Zufahrten (insbesondere Feuerwehrzufahrten) und Eingänge des Gebäudes eingezeichnet. So ist es der Feuerwehr möglich, gezielt zum Brandherd vorzudringen und die nötige Übersicht (insbesondere bei großen Objekten) zu bewahren. Größere Gefahrenherde können schnell identifiziert werden und dadurch entsprechend geschützt oder bekämpft werden. 4.2 Stockwerksplan Der Stockwerksplan dient zur raschen Orientierung der Einsatzkräfte, da dieser Plan nicht nur das Objekt darstellt, sondern auch die besonderen Gefahren innerhalb des Gebäudes. Durch die vereinfachte Darstellung des Grundrisses im Stockwerksplan wird eine schnelle Übersicht gewährleistet. technische Einrichtungen, wie zum Beispiel Bedienstellen für Rauch- und Wärmeabzugsanlagen, werden durch genormte Piktogramme dargestellt. 5 Umsetzung der ordnung / Verantwortlichkeit Die Umsetzung und Einhaltung der ordnung obliegt dem jeweiligen Standortverantwortlichen gemäß den behördlichen und gesetzlichen Bestimmungen, den einschlägigen Normen sowie den Vorschriften der Berufsgenossenschaften. Herausgeber: Organisation/IT Holding, PPMGMT Seite 8 von 9

9 .m. ~mnfre~ Emil Frey Gruppe Deutschland Rundschreiben RS B 6 Erstellung des Rundschreibens An der Erstellung dieses Rundschreibens waren das DLZ Bau/Liegenschaften, der beauftragte, das DLZ Risikomanagement, sowie die Interne Revision Holding und die Organisation/IT Holding beteiligt. 7 Freigabe des Rundschreibens Dieses Rundschreiben wird in vorliegender Form vom CEO der Emil Frey Gruppe Deutschland frei gegeben und tritt mit Wirkung vom 01. Februar 2015 in Kraft und ersetzt alle vorangegangenen Versionen, sowie alle sich im Umlauf befindlichen, unternehmensspezifischen Regelungen. Bei zukünftigen Überprüfungen durch die Interne Revision Holding der EFGD wird dies prüfungsrelevant sein. Rudolf F. Wohlfarth CEO EFG Deutschland 8 Kommunikation Sofern über die gewählten Verteiler nicht alle betroffenen Mitarbeiter Ihres Verantwortungsbereichs erreicht wurden, bitten wir Sie, dieses verbindliche Rundschreiben an Ihre betreffenden Kollegen und Mitarbeiter entsprechend weiterzuleiten und die Umsetzung sicherzustellen. Zusätzlich werden wir dieses Rundschreiben im Intranet der EFGD veröffentlichen. Bei Fragen oder Anmerkungen zum Inhalt dieses Schreibens stehen Ihnen die Ansprec artner aus den jeweiligen Fachabteilungen jederzeit gerne zur Verfügung. dlichen Grüßen riques nisation/it Holding Anlage RS Anlage 1 Vorlage ordnung RS Anlage 2 Preise re'graph RS Anlage 3 Schweißerlaubnis Herausgeber: Organisation/IT Holding, PPMGMT Stand: 22. Januar2015 Seite 9 von 9