Zeugnisse erstellen mit WinZD Skript für Lehrkräfte

Transkript

1 0. Vorbemerkung Nachdem von vielen Schulen der Wunsch nach einem Zeugnisprogramm geäußert wurde, mit dem die Erstellung optisch ansprechenderer Zeugnisse möglich ist, wird das bisherige externe Zeugnisprogramm ZDext durch ein neu entwickeltes Zeugnisprogramm WinZD ersetzt. Die Umstellung auf die Arbeit mit dem neuen Programm wird dadurch erleichtert, indem sich die Benutzeroberfläche des neuen WinZD nicht wesentlich von der des früheren Zeugnisprogramms unterscheidet. 1. Programminstallation 1.1 Programminstallation mittels CD Wegen des größeren Programmumfangs von WinZD passt die Installationsdatei nicht mehr auf eine Diskette. Deshalb wurde Ihnen von Ihrer Schule eine Kopie der Schulverwaltungs- CD zur Verfügung gestellt, mittels der Sie die Programminstallation vornehmen können. Legen Sie die CD in das CD-ROM-Laufwerk ein. Wenn Windows die CD gefunden hat, startet automatisch ein Installationsmenü: Seite 1

2 Sollte dies nicht der Fall sein, so müssen Sie über den Windows-Explorer auf der CD die Start-Datei (das ist die Datei mit dem Schlüssel-Symbol) suchen und sie durch Anklicken aufrufen. Im Installationsmenü sehen Sie Ordner, die zu den einzelnen Bestandteilen des bayerischen Schulverwaltungsprogramms führen. Öffnen Sie mit einem Mausklick den Ordner zu WinZD. Bei geöffnetem Ordner steht Ihnen die Funktion "WinZD installieren" zur Verfügung: Starten Sie die Installation mit einem Doppelklick auf "WinZD installieren". Ein "Setup- Assistent" führt Sie nun durch die Installation: Seite 2

3 Der vorgeschlagene Zielordner C:\WinSV\ZD sollte nach Möglichkeit beibehalten werden. Auch die Beibehaltung des Startmenü-Ordners ist empfehlenswert: Seite 3

4 Ein Symbol für das Zeugnisprogramm auf Ihrem Bildschirm erleichtert Ihnen bestimmt die Arbeit. Setzen Sie deshalb einen Haken in das Kästchen: Nun können Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche "Installieren" den eigentlichen Installationsprozess starten... Seite 4

5 ... und den Fortschritt beobachten: Ein Klick auf die Schaltfläche "Fertigstellen" schließt die Installation ab: 1.2 Programminstallation mittels Installationsdatei aus dem Internet Die aktuellste Version der Installationsdatei und eventuelle Updates stehen Ihnen im Internet unter folgender Adresse zur Verfügung: Nach dem Herunterladen der Installationsdatei setup.exe wird der Installationsvorgang durch einen Doppelklick auf diese Datei gestartet. Er läuft ebenso ab wie in 1.1 beschrieben. Seite 5

6 1.3 Probleme bei der Programminstallation Bei der Installation von WinZD kann es auf manchen Rechnern zu folgender Fehlermeldung durch das Betriebssystem kommen: C:\windows\system\msvcrt.dll Fehler beim Ersetzen, Delete File schlug fehl Code 5, Zugriff verweigert. Lösung: Schaltfläche "ignorieren" anklicken. Die Meldung hat keinerlei Einfluss auf die Funktionalität von WinZD 1.4 Für Insider: Was geschieht bei der Programminstallation? Das Installationsprogramm erstellt automatisch folgende Ordnerstruktur: Im Ordner Zeugnisse sind die Vorlagendateien für die Zeugnisformulare gespeichert: Nehmen Sie an diesen Dateien keine Änderungen vor. 2. Import der Zeugnisdaten 2.1 Programmstart Sie haben vom Zeugnisbetreuer Ihrer Schule eine Diskette mit den Zeugnisdaten Ihrer Klasse erhalten. Legen Sie diese Diskette ins Laufwerk ein bevor Sie das Zeugnisprogramm starten. Starten Sie das Zeugnisprogramm über das Programmsymbol auf Ihrem Bildschirm: Seite 6

7 Lesen Sie das Startfenster des Zeugnisprogramms sorgfältig durch: 2.2 Wenn Sie das Zeugnisprogramm zum ersten Mal verwenden... Hier hat das Programm automatisch die Zeugnisdaten auf der Diskette entdeckt. Es erstellt ebenfalls automatisch ein Verzeichnis (Ordner), in dem diese Daten auf Ihrem PC gespeichert werden. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche [Zeugnisdaten einlesen]. Seite 7

8 Sie werden kurz darauf über die erfolgreiche Speicherung der Zeugnisdaten auf Ihrem PC informiert: Lassen Sie sich nun nicht verwirren: Sie werden aufgefordert aus zwei Ordnern denjenigen auszuwählen, in dem die Zeugnisdaten gespeichert sind. Natürlich ist der Ordner mit der Klassenbezeichnung am Ende der richtige. Vermutlich hat Ihnen der Zeugnisbetreuer Ihrer Schule die Arbeit erleichtert und die Zeugnisdaten nicht mit einem Passwort versehen. Klicken Sie in diesem Fall sofort auf [OK]: Seite 8

9 Nun sind Sie drin : 2.2 Wenn Sie das Zeugnisprogramm schon bei einem früheren Zeugnistermin verwendet haben... In diesem Fall entdeckt das Programm zunächst die Zeugnisdaten des früheren Zeugnistermins: Klicken Sie zunächst auf [OK]. Insidertipp: Wenn Sie im Ordner c:\winsv\zd die Datei Tclassz löschen oder I umbenennen, findet das Programm die alten Zeugnisdaten nicht mehr. Seite 9

10 Vermutlich hat Ihnen der Zeugnisbetreuer Ihrer Schule die Arbeit erleichtert und die Zeugnisdaten nicht mit einem Passwort versehen. Klicken Sie in diesem Fall sofort auf [OK]: Nun müssen Sie die Daten von der Zeugnisdiskette einlesen. Klicken Sie in der Menüleiste auf Datentransport und wählen Sie den Menüpunkt Zeugnisdaten auf eigenem Computer speichern... : Klicken Sie im folgenden Fenster noch nicht auf die Schaltfläche zum Speichern der mitgebrachten Zeugnisdaten, da Sie erst ein neues Verzeichnis (Ordner) für die aktuellen Zeugnisdaten anlegen müssen. Seite 10

11 Wechseln Sie mit einem Doppelklick in den Ordner ZD: Dadurch werden alle untergeordneten Ordner geschlossen: So muss es aussehen. Seite 11

12 Nun müssen Sie eine Bezeichnung für den neuen Ordner angeben: Hier sehen Sie den neu angelegten Ordner: Seite 12

13 Vergessen Sie keinesfalls mit einem Doppelklick auf diesen Ordner in diesen Ordner hinein zu wechseln: Nur wenn der neue Ordner geöffnet erscheint, werden in ihm die Zeugnisdaten gespeichert. Erst jetzt dürfen Sie auf die Schaltfläche klicken, die den Datentransport startet: Hier endlich die Erfolgsmeldung: Und dann geht s los mit dem Erstellen der Zeugnisse. Seite 13

14 3. Erstellen der Zeugnisse 3.1 Dateneingabe Nach dem Programmstart und der Auswahl des Ordners mit den Zeugnisdaten beginnt man die Zeugniserstellung mit einem Klick auf Zeugnisse in der Menüleiste und wählt dann den Menüpunkt Erfassen/Ändern : Sie können mit der Zeugniserstellung bei jedem beliebigen Schüler der Klasse beginnen. Seite 14

15 Je nach Zeugnisart und Jahrgangsstufe kann die Maske für die Dateneingabe unterschiedlich aussehen. Aus der Schülerdatei sind die weiteren Pflichtfächer und Wahlfächer schon vorbelegt. Die Teilnahme am Wahlunterricht bzw. an Arbeitsgemeinschaften wird ebenfalls automatisch in die Bemerkungen über Wahlunterricht übernommen. Auch der Hinweis auf LRS bzw. Legasthenie erfolgt automatisch, er wird aber in der Eingabemaske nicht angezeigt. Geben Sie die Bemerkungen unbedingt als Fließtext ein. Drücken Sie also nur dann die Return-Taste, wenn Sie tatsächlich einen neuen Absatz beginnen möchten. Freier Platz am Ende der Bemerkung wird automatisch durch -/- gesperrt. 3.2 Formatierung Das neue Zeugnisprogramm WinZD bietet als wesentliche Neuerung die Möglichkeiten der Zeichenformatierung und Absatzformatierung, wie sie aus den gängigen Textverarbeitungsprogrammen bekannt sind. Bitte bedenken Sie, dass Zeugnisse offizielle Schreiben sind, in denen nicht die Vielzahl der Formatierungsmöglichkeiten demonstriert werden muss. Bleiben Sie deshalb innerhalb der Bemerkungen bei einer Schriftart und einer Schriftgröße. Wählen Sie diese jeweils vor der Texteingabe aus. Verwenden Sie möglichst nur die Schriftart Arial. Die Schriftgröße sollte in einem angemessenen Verhältnis zur Schriftgröße des Vordrucks (9pt) stehen. Schriftgröße 11 sollte nicht überstiegen werden. Seite 15

16 Der Zeilenabstand kann über das Formatmenü geändert werden. 3.3 Rechtschreibprüfung Ist auf Ihrem PC Microsoft Word installiert, so kann auch eine Rechtschreibprüfung durchgeführt werden. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche [Prüfen]. Das Beispiel zeigt, dass man sich hierauf nicht völlig verlassen sollte: Die Wörter leitungsbereiter und Schuler werden nicht als fehlerhaft erkannt. Seite 16

17 3.4 Silbentrennung Zur Silbentrennung stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung. Sie können manuell trennen, indem Sie an der gewünschten Stelle die Strg-Taste zusammen mit der Taste drücken. Ist an dieser Stelle eine Trennung vom Platz her möglich, so wird sie durchgeführt, andernfalls geschieht nichts. Sie können eine automatische Trennung durchführen, indem Sie auf die Schaltfläche [Trennen mit Trenndatei] klicken. Verwenden Sie zur Silbentrennung ausschließlich diese beiden Möglichkeiten. Trennen Sie keinesfalls, indem Sie ein Trennzeichen einfügen und die Return- Taste drücken. Machen Sie sich nicht die Mühe die Trenndatei zu pflegen. Sie wird zum einen nicht zentral gespeichert, zum anderen wird sie bei jedem Import von Zeugnisdaten wieder überschrieben. Seite 17

18 3.5 Druckvorschau Ein Klick auf die Schaltfläche [Druckvorschau] ermöglicht Ihnen einen Blick auf das Aussehen eines ausgedruckten Zeugnisses: Fallen Sie bitte nicht auf die in der Druckvorschau vorhandene Änderungs- und Formatierungsmöglichkeit herein. Alle in der Druckvorschau vorgenommenen Änderungen und Formatierungen werden nicht gespeichert und gehen wieder verloren. Seite 18

19 Die Druckvorschau können Sie nur über den Menüpunkt Ende im Dateimenü wieder verlassen. 3.6 Drucken Über das Drucken-Menü können Sie verschiedene Ausdrucke vornehmen. Im Gegensatz zum alten Zeugnisprogramm können Sie nun auch zu Hause den Druck der Zeugnisse erledigen falls es Ihnen sinnvoll erscheint. 4. Export der Zeugnisdaten Wenn Sie mit der Erstellung der Zeugnisse fertig sind, befinden sich alle Zeugnisdaten auf Ihrem PC. Sie müssen nun auf Diskette gespeichert werden, um sie in die Schule mitnehmen zu können. Legen Sie eine leere Diskette ins Diskettenlaufwerk ein, klicken Sie in der Menüleiste auf Datentransport und wählen Sie den Menüpunkt fertige Zeugnisse in die Schule mitnehmen... : Seite 19

20 Hier können Sie sofort die Schaltfläche [Fertige Zeugnisse für den Transport zur Schule speichern] anklicken: Alle Zeugnisdaten werden in eine Datei gepackt und auf der Diskette gespeichert: 5. Verwenden eines USB-Sticks Vielleicht sind Sie stolzer Besitzer eines modernen PCs ohne Diskettenlaufwerk. In diesem Fall können Sie einen USB-Stick zum Datentransport verwenden. Achten Sie dabei auf folgende Punkte: Im Hauptverzeichnis Ihres USB-Sticks sollten sich keine Dateien befinden außer der Übertragungsdatei für das Zeugnisprogramm. Verschieben Sie notfalls und wenn Sie sich sicher sind, was sie anrichten Dateien aus dem Hauptverzeichnis in einen neuen Ordner. Denken Sie daran, dass Sie anders als bei Windows 98 bei Verwendung von Windows 2000 oder Windows XP nach dem Speichern auf den USB-Stick diesen nicht einfach herausziehen dürfen. Sie müssen erst in der Taskleiste auf das Symbol zur sicheren Entfernung des USB-Sticks klicken: Seite 20

21 6. Zeugnisse erstellen am Lehrerzimmercomputer Falls Sie und andere Lehrkräfte die Zeugnisse am PC im Lehrerzimmer erstellen, wird Ihr Zeugnisbetreuer die Daten auf diesem PC schon bereitgestellt haben. Nach dem Start von WinZD haben Sie in diesem Fall die Möglichkeit den Ordner mit den Zeugnisdaten Ihrer Klasse auszuwählen: Zweckmäßigerweise sollten Sie über das Dateimenü ein Passwort für Ihre Zeugnisdaten eingeben. Seite 21