Heizkostenabrechnung Viele wichtige Informationen

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1 Heizkostenabrechnung Viele wichtige Informationen "Kalte" Nebenkosten werden meist vom Vermieter abgerechnet, die Heizkosten von Wärmemessfirmen. Wie ist es korrekt? Grund hierfür ist, dass die Heizkostenverordnung zwingend die verbrauchsabhängige Heizkostenabrechnung für alle Häuser vorschreibt, die von zentralen Heizungs- und Warmwasseranlagen versorgt werden. Eine Ausnahme gibt es nur dann, wenn die Verbrauchserfassung technisch nicht möglich und unwirtschaftlich ist, wenn Mieter den Wärmeverbrauch in ihrer Wohnung nicht beeinflussen können, in Alters- und Pflegeheimen, Studenten- und Lehrlingsheimen oder wenn im Haus eine besonders energiesparende Heizung, zum Beispiel eine Solaranlage eingesetzt wird. In diesen Fällen können die Heizkosten in der Miete enthalten sein oder der Vermieter kann die Heizkosten nach der Wohnfläche auf die Mieter des Hauses verteilen. In Zwei-Familienhäusern, in denen der Vermieter eine Wohnung selbst bewohnt und die andere Wohnung vermietet ist, kann ebenfalls vereinbart werden, die Heizkosten nicht verbrauchsabhängig, sondern nach Wohnfläche abzurechnen. Ansonsten gilt immer die Heizkostenverordnung. Danach muss der Vermieter mindestens 50 Prozent, aber höchstens 70 Prozent der Heizungs- und Warmwasserkosten nach Verbrauch verteilen. Hierzu müssen alle Wohnungen oder Heizkörper mit sogenannten Erfassungssystemen ausgestattet sein, die dann einmal im Jahr abgelesen werden. Die restlichen 30 bis 50 Prozent werden auch bei einer verbrauchsabhängigen Abrechnung nach einem festen Maßstab, im Regelfall nach der Wohnfläche, verteilt. In den ostdeutschen Bundesländern muss in Wohnungen, die vor 1990 fertiggestellt wurden, spätestens für Abrechnungsperioden ab 1996 ebenfalls verbrauchsabhängig abgerechnet werden.

2 Ableseturnus Die Ablesung der Verbrauchsmessgeräte durch den Wärmemessdienst erfolgt in der Regel alle 12 Monate. Bei Ablesungen zum Jahresende können sich durch Ferien und Feiertage aber kleinere Verschiebungen ergeben. Ablesung Verdunstungsheizkostenverteiler sollten in Augenhöhe abgelesen werden, weil sich bei schräger Draufsicht Verzerrungen ergeben können. Welche Stelle des Flüssigkeitsstandes verwendet wird, unterscheidet sich bei den Messdienstunternehmen. So kann es die Unterkante des Flüssigkeitsspiegels, die Oberkante, aber auch der Mittelwert sein. Meistens ist das auf der Rückseite des Ablesebelegs erläutert. Elektronische Heizkostenverteiler, Wärme- und Wasserzähler zeigen die Verbrauchswerte über ein LCD-Display bzw. über ein Rollenzählwerk an. Abrechnungszeitraum Der Zeitraum für eine Heizkostenabrechnung beträgt in der Regel 12 Monate. Die Abrechnung muss aber nicht kalenderjährlich erfolgen, sondern kann durchaus auch in einem Sommermonat beginnen und enden. Festgelegt wird das vom Hausbesitzer oder der Eigentümergemeinschaft. Der Abrechnungszeitraum kann aus organisatorischen Gründen um einige Tage vom Ablesezeitraum abweichen. Anmeldung zur Ablesung Für die Anmeldung zur Ablesung gibt es bei den Messdienstunternehmen verschiedene Methoden. Meistens erfolgt sie an den Hausbesitzer/ -verwalter, der daraufhin die Mieter oder Wohnungseigentümer informiert. Bei größeren Objekten oder bei gesondertem Auftrag hängt der Ableseservice oder der Hausmeister auch Plakate mit den Ableseterminen aus. Gelegentlich wird gegen Aufpreis von den Messdienstunternehmen auch eine individuelle Anmeldung bei jedem Bewohner per Postkarte angeboten. Auskünfte zur Abrechnung Das Ablesepersonal kann nur bedingt Auskünfte erteilen. Insbesondere zum Zeitpunkt der Ablesung können noch keine Angaben über die Höhe der zu erwartenden Heizkostenabrechnung erteilt werden. Für die umfassende Heiz- und Wasserkostenabrechnung sind technische Unterlagen, die Auswertung der gesamten Gebäudeablesungen und die Rechnungen der angefallenen Brennstoff- und Nebenkosten erforderlich, die ein Ablesemitarbeiter nicht besitzt. Bei Rückfragen sollte man Sie sich deshalb besser an die Hausverwaltung wenden. Eichung Heizkostenverteiler (Verdunstergeräte und elektronische Heizkostenverteiler) unterliegen nicht der Eichpflicht. Folgende Geräte müssen aber geeicht sein: Warmwasserzähler alle 5 Jahre, Kaltwasserzähler alle 6 Jahre und Wärmezähler alle 5 Jahre. Für die Einhaltung der Eichpflicht ist der Besitzer der Messgeräte (Hausbesitzer oder Wohnungseigentümer) verantwortlich. Die Jahreszahl auf der Plombe/ Klebemarke zeigt das Jahr der letzten Eichung und die Schlüsselnummer der Prüfstelle.

3 Energieeinsparung Die verbrauchsabhängige Abrechnung trägt zum bewussten Energieverbrauch und somit zur Energieeinsparung bei. Pauschale Heiz- und Wasserkostenabrechnungen, zum Beispiel nach Fläche oder Personenzahl, motivieren nicht zum sparsamen Verhalten. Untersuchungen ergaben Einsparungen zwischen 15 bis 20 % der Heizkosten und über 30 % des Wasserverbrauchs, wenn er gemessen wird. Damit ist die verbrauchsabhängige Abrechnung eine der günstigsten Möglichkeiten der Energie- und Kostenersparnis. Funktechnologie Bei den meisten Messgeräteherstellern lassen sich die Verbrauchszähler auch per Funk von außerhalb der Wohnung auslesen. Nur bei Heizkostenverteilern nach dem Verdunstungsprinzip ist das technisch bedingt nicht möglich. Funksysteme sind vor allem ein Komfortgewinn, weil man sich für die Ablesung keinen Urlaubstag mehr nehmen muss und in seiner Privatsphäre ungestört bleibt. Gradtagzahlen Bei Nutzerwechsel werden Gradtagzahlen zur Heizkostenaufteilung auf Vor- und Nachmieter verwendet. Eine zeitanteilige Trennung ist bei Heizkosten nicht zu empfehlen, weil im Winter mehr geheizt wird als im Sommer. Gradtagzahlen werden vom Deutschen Wetterdienst (DWD) ermittelt und stellen einen Maßstab für den Temperaturverlauf einer Heizperiode dar. Der kälteste Monat ist übrigens der Januar mit 17 % der Jahresheizbedarfs, gefolgt vom Dezember (16 %) und Februar (15 %). Grundkosten Zwischen 30 % und 50 % der Heiz- und Warmwasserkosten verteilen sich nach einem festen Schlüssel - üblicherweise nach der Wohnfläche - auf die Abnehmer. Dieser Kostenanteil dient zur Deckung der Rohrleitungsverluste, Bereitstellungsverluste und anderen umlagefähigen Kosten der Heizanlage, die auch ohne Wärmeabnahme in der Wohnung entstehen. Gleichzeitig wird damit auch ein Ausgleich für benachteiligte Wohnlagen geschaffen (z. B. Dachwohnungen mit erhöhtem Heizbedarf) und der Wärmeübergang von einer Wohnung zur anderen (Transmissionswärme) kann damit teilweise ausgeglichen werden. Auch für leer stehende Wohnungen sind deshalb mindestens Grundkosten abzurechnen. Heizkosten sparen Ein paar wichtige Regeln für sparsames Heizen: 1. Eine Senkung der Raumtemperatur um 1 C spart rund 6 % Heizkosten. 2. Beachten Sie, dass Thermostatventile sich bei kalter Fallluft aufgrund der Frostschutzsicherung öffnen. Vermeiden Sie deshalb im Winter dauerhaft gekippte Fenster über den Heizkörpern. Zum Durchlüften sollten die Fenster kurzzeitig und voll geöffnet werden. 3. Drehen Sie die Thermostatventile abends zurück oder schalten Sie diese aus. 4. Lange Vorhänge oder Möbel vor den Heizkörpern führen zu einem Wärmestau. Die Wärmeabgabe in den Raum reduziert sich, während die Heizleistung gleich bleibt. Die gestaute Wärme kann unter bestimmten Umständen auch zu einer erhöhten Verbrauchsanzeige führen. Heizkörper sollten deshalb im Winter immer freigehalten werden. 5. Wenn Sie abends die Rollläden schließen, erhöhen Sie die Dämmwirkung und sparen Heizkosten. 6. Bei längerer Abwesenheit (Urlaub) nicht die Räume auskühlen lassen. Mögliche Frostschäden und mehr Energieverbrauch zur Aufheizung sind die Folge.

4 Heizkostenverordnung Die "Verordnung über die verbrauchsabhängige Heiz- und Warmwasserkostenabrechnung" stammt bereits aus dem Jahr 1981 und war eine Folge des Energieeinsparungsgesetzes. Sie wurde 1984 und 1989 novelliert und stellt die rechtliche Grundlage und das Regelwerk zur Durchführung der jährlichen Wärmekostenabrechnung dar. Jede Abrechnung eines Fachunternehmens entsteht auf Basis der Heizkostenverordnung. Heizkostenverteiler Heizkostenverteiler sind seit Jahrzehnten bewährte und zugelassene Geräte zur Verbrauchserfassung. Sie wurden technisch immer weiterentwickelt und sind eine preiswerte Möglichkeit der gerechten Kostenverteilung. Ihr Einsatz sorgt in Millionen Haushalten für sparsamen Verbrauch. Es gibt Geräte nach dem Verdunstungsprinzip und solche mit elektronischer Messwerterfassung. Kaltverdunstung Die Kaltverdunstung ist die Verdunstung von Messflüssigkeit bei Raumtemperatur, ohne dass der Heizkörper Wärme abgibt. Bei Verdunstungsheizkostenverteilern tritt physikalisch bedingt immer eine Kaltverdunstung auf. Deshalb werden die Ampullen über den Nullpunkt mit zusätzlicher Flüssigkeit überfüllt, um die heizfreie Sommerzeit zu überbrücken. In wärmeren Sommern kann es vorkommen, dass auch an unbenutzten Heizkörpern ein Verbrauch angezeigt wird. Weil das aber bei allen Wohnungen der Fall ist, ergibt sich daraus für den Einzelnen kein Nachteil. Kaltwasserabrechnung Zur Messung des Kaltwasserverbrauchs besteht derzeit in Altbauten noch keine gesetzliche Verpflichtung. Anders in Neubauten. Hier schreiben die Länderbauordnungen im Regelfall die Abrechnung der Kaltwasserkosten nach Verbrauch vor. Trotzdem ist es heute üblich, auch in Altbauten den Kaltwasserverbrauch zu messen. Mit steigenden Wasserkosten ist das eine hauptsächlich von den Verbrauchern gestellte Forderung. Kontrollablesung Das Servicepersonal wird auf Wunsch den Ablesevorgang erklären und mit dem Mieter/ Wohnungseigentümer zusammen die Ablesung vornehmen. Informieren Sie aber bitte den Mitarbeiter vorher über Ihren Vergleichswunsch, da bei Verdunstungsheizkostenverteilern nach dem Ampullenwechsel eine Kontrollablesung nicht mehr möglich ist. Einige Messdienstunternehmen verwenden zur Vermeidung von Falschablesungen und Verwechslungen ein Doppelskalensystem, bei dem jeder Verbrauchswert zweifach notiert wird. Andere bewahren die abgelaufene Ampulle in einem zweiten Sichtfenster des Heizkostenverteilers auf. Bei elektronischen Messgeräten ist der Vorjahreswert in der Regel gespeichert und auch nachträglich abrufbar. Leer stehende Wohnungen Auch für leer stehende Wohnungen werden Heiz- und Warmwasserkosten abgerechnet. Bis zu 50 % der Energiekosten eines Gebäudes haben nichts mit dem individuellen Verbrauch zu tun und werden deshalb nach Wohnfläche verteilt. Auch leer stehende Wohnungen haben deshalb zumindest den Grundkostenanteil zu tragen. Oftmals werden Wohnungen während des Leerstands auch renoviert und wenigstens zur Frostschutzsicherung beheizt, was auch die Abrechnung von Verbrauchskosten rechtfertigt.

5 Manipulation Alle Messgeräte für Heizung und Wasser sind durch Plomben vor unberechtigten Eingriffen geschützt. Manipulationsversuche sind strafbar und können nach 263 StGB als Betrug bzw. versuchter Betrug geahndet werden. Im Übrigen führen nachweislich alle Manipulationsversuche an Verdunstungsheizkostenverteilern zu erhöhten Verbrauchsanzeigen. Es gibt keine Manipulationsmöglichkeiten, mit denen die Verbrauchsanzeige gesenkt werden kann. Messdifferenzen So erstrebenswert absolute Genauigkeit auch ist, so wenig ist sie mit wirtschaftlich vertretbarem Aufwand tatsächlich erreichbar. Vor allem bei Wasser- und Wärmezählern sind Messdifferenzen zwischen dem Ergebnis eines Hauptzählers und der Summe aller Wohnungszähler nicht vermeidbar. Weil diese Messdifferenzen aber in allen Wohnungen auftreten, ergibt sich beim Prinzip der relativen Kostenverteilung im Ergebnis kein Nachteil für einen Einzelnen. Nachablesungen Können Sie an dem für Ihr Haus festgelegten Ablesetag nicht anwesend sein, dann überlassen Sie bitte einem Nachbarn, dem Hausmeister oder dem Hausbesitzer/ -verwalter Ihren Schlüssel. Sie vermeiden dadurch zusätzliche Anfahrten, deren Kosten beiden meisten Messdienstunternehmen nicht in den Standardgebühren enthalten sind. Einen Nachtermin bekommt man üblicherweise schriftlich. Darüber hinaus wird der Hausbesitzer/ -verwalter über nicht zugängliche Wohnungen informiert, um die Ablesung zu ermöglichen. Schätzungen Nach der Heizkostenverordnung muss der Verbrauch einer Wohnung (Nutzeinheit) eingeschätzt werden, wenn eine Ablesung nicht möglich war. Bei zwei vergeblichen Ableseversuchen ist eine Einschätzung des Verbrauchs zulässig, die entweder nach vergleichbaren Räumen oder dem prozentualen Vorjahresanteil erfolgt. Besteht darüber hinaus bei Verdunstungsheizkostenverteilern keine Möglichkeit, die Geräte mit neuen Ampullen wieder funktionsbereit zu machen, muss bei Verdunstungsheizkostenverteilern auch in der Folgeabrechnung geschätzt werden. Sie sollten deshalb zum Ablesetermin den Zugang zu Ihrer Wohnung unbedingt sicherstellen. Selbstablesung Bei Wohnungswechsel ist auch eine Selbstablesung der Heizkostenverteiler und Wasserzähler möglich (Zwischenablesung). Empfehlenswert ist eine gemeinsame Ablesung von altem und neuem Wohnungsnutzer oder zusammen mit dem Hausbesitzer als Zeugen (z. B. bei der Wohnungsabnahme). Jahreshauptablesungen können aber wegen des Ampullenwechsels und dem Plombentausch nur von Mitarbeitern des Messdienstunternehmens vorgenommen werden. Skalensysteme Bei Heizkostenverteilern nach dem Verdunstungsprinzip gibt es zwei Skalensysteme Einheitsskala: Jeder Heizkostenverteiler hat die gleiche Skala. Die Ablesewerte werden mit den jeweils ermittelten Bewertungsfaktoren des Heizkörpers multipliziert. Der Bewertungsfaktor ist von der Heizleistung des Heizkörpers, dem Heizkörpertyp und der Montageart abhängig. Er ist auf dem Ablesebeleg ausgedruckt. Die Summe der so ermittelten Werte finden Sie als Verbrauchseinheiten in Ihrer Abrechnung wieder. Produktskala: Hier gehen die abgelesenen Verbrauchswerte ohne Umrechnung in die Heizkostenabrechnung ein. Die Summe aller Ablesewerte findet sich in der Abrechnung wieder.

6 Stichtagsablesung Bei elektronischen Messgeräten sorgt die Stichtagsablesung für einen einheitlichen Ablesezeitpunkt im ganzen Gebäude. Zu einem fest definierten Datum (z. B. dem jeden Jahres) schreiben alle Messgeräte den aktuellen Zählerstand in einen Vorjahresspeicher und beginnen mit einer neuen Zählung für das nächste Abrechnungsjahr. Damit kann der Verbrauchswert auch noch Wochen später exakt festgestellt werden. Verdunstungsflüssigkeit Es werden nur zugelassene Messflüssigkeiten eingesetzt, die bei sachgemäßer Verwendung völlig unbedenklich sind. Bei der Verdunsterflüssigkeit Methylbenzoat handelt es sich z. B. um einen aromatischen Ester, der auch in der Natur vorkommt, und der zur Seifenparfümierung und auch als Aromastoff in Lebensmitteln zugelassen ist. Zu Kontrollzwecken wechselt die Farbe der Ampullen bei Heizkostenverteilern nach dem Verdunstungsprinzip jährlich. Diese Einfärbung hat keinen Einfluss auf die Verdunstungscharakteristik. Verordnungen und Normen Die Heizkostenverordnung ist die Grundlage jeder verbrauchsabhängigen Abrechnung. Technische Vorschriften zum Aufbau von Heizkostenverteilern geben die Europäischen Normen (EN) 834 und 835. Alle verwendeten Messgeräte müssen grundsätzlich gemäß den deutschen und europäischen Bestimmungen und Zulassungsnormen geprüft und zugelassen sein. Verbaute Heizkörper Eine reibungslose Ablesung ist nur möglich, wenn alle Heizkörper zugänglich sind. Die Messwerte verbauter Heizkörper werden geschätzt. Der Ableseservice wird aus versicherungsrechtlichen Gründen keine Möbel, Verkleidungen oder sonstige Gegenstände entfernen. Verbrauchskosten Der mit Mess- oder Erfassungsgeräten ermittelte und abgerechnete Verbrauch in einer Abrechnung wird Verbrauchskosten genannt. Diesen Anteil kann der Nutzer durch sein eigenes Verbrauchsverhalten erheblich beeinflussen. Verbrauchsunterschiede Unterschiede in der Heizkostenabrechnung innerhalb eines Gebäudes bis zum 6-fachen sind durchaus möglich und kommen immer wieder vor. Maßgeblich ist dafür das eigene Verbrauchsverhalten. Aber die Höhe der Heizkosten wird nicht nur davon bestimmt. Auch die Wohnlage im Gebäude und die nachbarlichen Heizgewohnheiten spielen eine bedeutende Rolle, werden aber durch die Abrechnung mit Grundkosten zumindest teilweise gemindert. Verbrauchsvergleich Bei Heizkostenverteilern ist es nicht möglich, gleich nach der Ablesung zu sagen, welche Heizkosten entstanden sind. Diese sind u. a. von den Brennstoffpreisen und auch von den Witterungsbedingungen abhängig. Die Verbrauchseinheiten können somit von Jahr zu Jahr, trotz gleichem Brennstoffverbrauch, sehr stark schwanken. Erst nach der Auswertung aller Ableseergebnisse steht der Kostenanteil einer Wohnung fest.

7 Wärmekostenabrechnung Basis für die Wärmekostenabrechnung (=Heizkostenabrechnung) sind die Verbrauchsablesungen und die vom Hausbesitzer/ -verwalter ermittelten und zusammengestellten Brennstoff- und Nebenkosten. Wenn alle Daten vorliegen, wird die Abrechnung vom Messdienstunternehmen erstellt und an den Hausverwalter versandt. Warmwasser Der Warmwasserverbrauch muss nach den Vorgaben der Heizkostenverordnung gemessen werden. Zulässig und geeignet sind dafür nur geeichte Warmwasserzähler. Die manchmal noch vorhandenen Warmwasserkostenverteiler sind ein Messsystem aus den 70er Jahren und sollten dringend gegen Wasserzähler ausgetauscht werden. Wärmezähler Wärmezähler sind Erfassungsgeräte für Heizung, die den Wärmeverbrauch in physikalischen Einheiten messen. Ihre Anzeige erfolgt bei kleinen Geräten in Kilowattstunden (kwh) oder bei größeren Geräten in Megawattstunden (MWh). Wärmezähler gehören zu den eichpflichtigen Messgeräten und müssen im Abstand von 5 Jahren nachgeeicht werden. Zwei Geräte an einem Heizkörper Bei größeren Heizkörpern werden wegen der ungleichen Wärmeverteilung im Heizkörper meistens zwei Heizkostenverteiler eingesetzt. Auch wenn es so scheint: Heizkosten werden deshalb nicht doppelt bezahlt. Der Grund: Die Bewertung der Heizleistung des Heizkörpers erfolgt in diesen Fällen für jeden Heizkostenverteiler nur zur Hälfte, so dass die Gesamtbewertung (Summe beider Bewertungsfaktoren) wieder der Heizleistung dieses Heizkörpers entspricht. Zwischenablesung Bei Wohnungswechsel kann unter bestimmten Voraussetzungen eine Zwischenablesung vorgenommen werden, um den Verbrauch zwischen vorigem und neuem Wohnungsnutzer aufzuteilen. Alternativ dazu ist die rechnerische Kostenaufteilung nach Gradtagzahlen möglich, die bei Verdunstungsheizkostenverteilern auch zu empfehlen ist. Bei Zwischenablesungen werden die Ampullen in Verdunstungsheizkostenverteilern nicht gewechselt, sondern nur die Verbrauchseinheiten festgestellt. Zwischenabrechnung Eine Heizkostenabrechnung nach dem Umzug ist mit einer Zwischenablesung nicht sofort möglich. Dazu werden die Brennstoff- und Nebenkosten der Liegenschaft für das ganze Jahr und die Gesamtablesungen aller Wohnungen benötigt. Die Abrechnung eines ausgezogenen Mieters kann deshalb erst mit der nächsten Gesamtabrechnung für das ganze Gebäude erfolgen. Der Hausbesitzer ist allerdings berechtigt, vom ausziehenden Nutzer eine angemessene Vorauszahlung zu verlangen.