Organisationsreglement der Geschäftsleitung der EMS-Gruppe

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1 Organisationsreglement der Geschäftsleitung der EMS-Gruppe 1. Grundlagen Dieses Reglement wird durch die Geschäftsleitung der EMS-Gruppe erlassen und stützt sich auf das Organisationsreglement der EMS-CHEMIE HOLDING AG. Es regelt die Aufgaben und Befugnisse der Geschäftsleitung der EMS- Gruppe. 2. Organe der Geschäftsleitung Die leitenden Organe der EMS-Gruppe sind: - Verwaltungsrat der EMS-CHEMIE HOLDING AG ("VERWALTUNGSRAT") - der Vorsitzende der Geschäftsleitung ("VORSITZENDE") - die Geschäftsleitung - die Unternehmensbereichsleiter 3. Der VORSITZENDE Der Verwaltungsrat ernennt den VORSITZENDEN. Dem VORSITZENDEN kommen sämtliche Aufgaben und Befugnisse zu, welche nicht nach Gesetz, Statuten oder dem Organisationsreglement der EMS- CHEMIE HOLDING AG in die Kompetenz des VERWALTUNGSRATS oder eines anderen Organs fallen. Der VORSITZENDE leitet, organisiert und kontrolliert die Geschäfte der Gesellschaft und der Gruppengesellschaften, zusammen mit der ihm unterstellten Ge- Organisationsreglement der Geschäftsleitung der EMS-Gruppe 1 / 7

2 schäftsleitung, im Rahmen der vom VERWALTUNGSRAT vorgegebenen Zielsetzungen, bzw. in Ausführung dessen Beschlüsse. Der VORSITZENDE informiert - zusammen mit dem Verwaltungsratspräsidenten - den VERWALTUNGSRAT über die Geschäftstätigkeit und laufend über alle wichtigen Geschäfte. Dem VORSITZENDEM obliegen: 3.1. Die Verantwortung für das operative und finanzielle Ergebnis Die Verantwortung für die Strategie der Unternehmensbereiche Mitwirkung bei der Erarbeitung, Formulierung und laufenden Überprüfung der grundlegenden Politik der EMS-Gruppe zu Handen des VERWALTUNGSRATS Mitwirkung bei der Vorbereitung von Entscheidungen des VERWAL- TUNGSRATS über alle Fragen und Geschäfte von strategischer Bedeutung für die EMS-Gruppe Mitwirkung bei der Festlegung der Informationspolitik, der Vertretung der EMS-Gruppe gegen aussen und bei der Pflege der Beziehung zur Öffentlichkeit und zu den Medien Antragsstellung an den VERWALTUNGSRAT betreffend Ernennung und Entlassung von Geschäftsleitungsmitgliedern und Unternehmensbereichsleitern Organisation der Geschäftsleitung und die Vorbereitung, Einberufung und der Vorsitz bei Sitzungen der Geschäftsleitung oder mit den Direktunterstellten. Organisationsreglement der Geschäftsleitung der EMS-Gruppe 2 / 7

3 3.8. Gewährleistung eines zeitgerechten und geplanten Informationsflusses zwischen der Geschäftsleitung und dem VERWALTUNGSRAT Kompetenz für Ausführungsreglemente, welche für die EMS-Gruppe nötig sind. 4. Die Geschäftsleitung 4.1 Konstituierung Die Geschäftsleitung wird auf Antrag des VORSITZENDEN vom VERWAL- TUNGSRAT bestellt. 4.2 Aufgaben und Kompetenzen Die Geschäftsleitung besorgt unter der Leitung des VORSITZENDEN die Geschäfte der EMS-Gruppe und ist befugt, über alle Angelegenheiten Beschluss zu fassen, welche nicht nach Gesetz, Statuten oder dem Organisationsreglement der EMS-CHEMIE HOLDING AG in die Kompetenz des VERWALTUNGSRATS oder eines anderen Organs fallen. Ihr obliegt die Führung der EMS-Gruppe, deren Gesellschaften in der EMS- CHEMIE HOLDING AG zusammengefasst sind. Die Führung der EMS-Gruppe umfasst insbesondere: 1) Strategie / Planung / Geschäftsgang a) Beantragung der Strategie der EMS-Gruppe an den VERWAL- TUNGSRAT. b) Prüfung und Genehmigung der Pläne der Unternehmensbereiche. c) Erzielen der operativen und finanziellen Ergebnisse der EMS-Gruppe und der Unternehmensbereiche. Organisationsreglement der Geschäftsleitung der EMS-Gruppe 3 / 7

4 d) Die Abnahme der periodischen Berichte der Unternehmensbereiche (Monatsberichte, MER, Plan-Abweichungsberichte, etc.) über den Geschäftsgang und alle sonstigen Ereignisse von Bedeutung 2) Organisation a) Erlass dieses Organisationsreglements bzw. dazu gehörender ausführender und genereller Reglemente der EMS-Gruppe (z.b. Spesenreglement). b) Antragstellen über Erteilung und Entzug der Unterschriftsberechtigungen der EMS-CHEMIE HOLDING AG an den VERWAL- TUNGSRAT. c) Entscheid über Erteilung und Entzug der Unterschriftsberechtigungen in den übrigen Konzerngesellschaften. d) Genehmigung von Änderungen der Organisation bis auf Stufe der den Unternehmensbereichsleitern direkt unterstellten Mitarbeitern. e) Auf Antrag des Unternehmensbereichsleiter, die Anstellung und Absetzung seiner Direktunterstellten und Änderungen der Aufbauorganisation, wenn die Stufe direkt dem Unternehmensbereichsleiter unterstellter Mitarbeiter davon betroffen ist. f) Bewilligungen an Mitarbeiter der EMS-Gruppe zur Übernahme von Verwaltungs- und Geschäftsführungsmandaten, sowie zur Übernahme von politischen Ämtern oder freiwilligen Ämtern, deren Ausübung zum Teil auch während der Geschäftszeit nötig ist. g) Erteilung von Kompetenzen und Weisungen an die Mitglieder des Stiftungsrates, die in den Vorsorgeeinrichtungen der EMS-Gruppe die Interessen des Arbeitgebers wahrnehmen. 3) Finanzen / Risiken a) Entscheid über geplante Investitionen bis und mit CHF 5 Mio. und über ungeplante Investitionen bis und mit CHF 0.5 Mio. b) Antragstellung an den VERWALTUNGSRAT über Erwerb und Veräusserung von Beteiligungen. c) Beschlussfassung über die Fremdkapitalbeschaffung (z.b. Anleihen, Banklimiten) bis und mit CHF 30 Mio. Organisationsreglement der Geschäftsleitung der EMS-Gruppe 4 / 7

5 d) Gewährung von Garantien bis CHF 5 Mio. e) Der Entscheid über die Einleitung und Erledigung von Prozessen und die Beantragung von Prozessen mit grundsätzlicher Bedeutung an den Verwaltungsrat. 4) Diverses a) Pflege des persönlichen Kontaktes zur Führungsspitze anderer Firmen und zu wichtigen Kunden. Der VORSITZENDE kann einzelnen Mitgliedern der Geschäftsleitung besondere Projekte oder Spezialaufgaben übertragen. 4.3 Sitzungen Die Geschäftsleitung hält Sitzungen ab, so oft es die Geschäfte erfordern. Die Einladungen zu den Sitzungen sind den Geschäftsleitungsmitgliedern rechtzeitig, unter Angabe der Verhandlungsgegenstände, zuzustellen. Geschäfte, die ein Geschäftsleitungsmitglied zur Behandlung zu bringen wünscht, sind rechtzeitig vor der Sitzung schriftlich anzumelden. Diese Geschäfte sind ebenfalls zu traktandieren und den Mitgliedern vor der Sitzung bekannt zu geben. Andere, neue Verhandlungsgegenstände dürfen vor der Sitzung nur noch in die Traktandenliste aufgenommen werden, wenn sich die Veranlassung zu ihrer Behandlung erst nachträglich ergeben hat. Die Geschäftsleitung kann, sofern ihr dies zweckmässig erscheint, für die Beratung und Beschlussfassung Mitarbeiter der EMS-Gruppe oder Dritte beiziehen. Organisationsreglement der Geschäftsleitung der EMS-Gruppe 5 / 7

6 4.4 Protokoll Die Verhandlungen der Geschäftsleitung haben vertraulichen Charakter. Es wird ein Protokoll geführt, das vom VORSITZENDEN und vom Protokollführer zu unterzeichnen ist. Das Protokoll wird den Mitgliedern der Geschäftsleitung und auf Begehren denjenigen des VERWALTUNGSRATS innerhalb von zwei Wochen zugestellt. 4.5 Auskunft und Berichterstattung Jedes Geschäftsleitungsmitglied kann an den Sitzungen von den anderen Mitgliedern Auskunft über alle Angelegenheiten der Gesellschaft verlangen, sofern sie traktandiert sind. 5. Allgemeine Bestimmungen 5.1 Zeichnungsberechtigung Die Geschäftsleitungsmitglieder sind kollektiv zusammen mit dem VORSIT- ZENDEN oder einer durch ihn bevollmächtigten Person zeichnungsberechtigt. Auch alle anderen, zur Vertretung der Gesellschaft berechtigten Personen zeichnen mit Kollektivunterschrift zu zweien. 5.2 Ausstand Mitglieder der Geschäftsleitung sind verpflichtet, sich ihrer Stimme in persönlichen und in anderen Angelegenheiten, in welchen ihnen nahe stehenden Personen involviert sind, zu enthalten. Organisationsreglement der Geschäftsleitung der EMS-Gruppe 6 / 7

7 5.3. Vertraulichkeit Die Geschäftsleitungsmitglieder sind verpflichtet, sämtliche Informationen und Dokumente, welche sie im Zusammenhang mit ihrer Funktion als Organ der Gesellschaft erhalten, bzw. eingesehen haben, vertraulich zu behandeln. Nach Beendigung ihrer Funktion sind sie verpflichtet, sämtliche im Zusammenhang mit der Gesellschaft stehende Dokumente an diese zurückzugeben. 6. Schlussbestimmungen Dieses Reglement wurde vom Verwaltungsrat am 11. Juli 2007 genehmigt. Es ersetzt das Reglement vom 17. Dezember 2004 und tritt sofort in Kraft. Herrliberg, 11. Juli 2007 Organisationsreglement der Geschäftsleitung der EMS-Gruppe 7 / 7