Handreichung für den Kleinprojektefonds

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1 Handreichung für den Kleinprojektefonds im Rahmen des Kooperationsprogramms INTERREG Polen - Sachsen Euroregion Neisse-Nisa-Nysa Version vom

2 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis Bedeutung der Kleinprojekte Förderinhalte und Förderbereiche Förderinhalte Förderbereiche Fördergebiet und Begünstigte Fördergebiet Begünstigte Voraussetzungen für eine Förderung Ziele und Indikatoren Obligatorische Kriterien der grenzübergreifenden Zusammenarbeit Laufzeit des Kleinprojekts Art und Höhe der Förderung Art der Förderung Höhe der Förderung Förderrahmenregelungen Bestimmung und Darstellung von Ausgaben Indirekte Kosten Personalkosten Büro- und Verwaltungskosten Direkte Kosten Reisekosten und Unterbringungskosten Kosten für externe Expertisen und Dienstleistungen Kosten für Ausrüstung Einnahmen Verfahren Annahmeverfahren für Kleinprojektanträge Bewertungsverfahren von Kleinprojekten Stufe 1 - formelle Bewertung Stufe 2 fachliche Bewertung Stufe 3 - Bewertung der grenzübergreifenden Qualität Verfahren zur Auswahl von Kleinprojekten Verfahren zum Abschluss der Fördervereinbarungen Beschwerdeverfahren Berichtsverfahren Abrechnungsunterlagen Der Zeitplan für die Einreichung der Zahlungsanträge Erstattung Auszahlung der Erstattung Euro- Anwendung Die Durchführung von der im Projekt geplanten Indikatoren Sonstige Bestimmungen für eine Förderung Aufbewahrungsfristen der Belege Öffentlichkeitswirkungen der Kleinprojekte Informations- und Publizitätspflichten Sonstiges Geltungsdauer

3 1. Bedeutung der Kleinprojekte Im Rahmen des Kooperationsprogramms Interreg Polen Sachsen zur Förderung der grenzübergreifenden Zusammenarbeit zwischen Polen und Sachsen gewährt die Euroregion an der polnisch-sächsischen Grenze nach Maßgabe dieser Handreichung Förderungen für Kleinprojekte der grenzübergreifenden Zusammenarbeit. Der Kleinprojektefonds (KPF) zielt insbesondere auf die Durchführung von Begegnungsmaßnahmen, den so genannten people-to-people-projekten ab und soll die grenzübergreifenden Kooperationen in allen Bereichen des gesellschaftlichen Lebens weiter intensivieren. 2. Förderinhalte und Förderbereiche 2.1 Förderinhalte Im Rahmen des KPF s werden Maßnahmen unterstützt, die zur Intensivierung und Verbesserung der grenzübergreifenden Zusammenarbeit beitragen, insbesondere: Organisation und Durchführung von Seminaren, Konferenzen und Informationsveranstaltungen Organisation und Durchführung von Begegnungen, Erfahrungsaustauschen, Darbietungen, kulturellen und sportlichen Veranstaltungen Gruppenaustausche, insbesondere Austausch von Kinder-, Jugend-, Studenten- und Schülergruppen Bildungsmaßnahmen inkl. Sprachmodule zur Erhöhung von Sprachkompetenzen Projekte der Öffentlichkeitsarbeit und Werbung für das Gebiet, Erstellen von mehrsprachigen Publikationen und Informationsmaterialien (mindestens in Polnisch und Deutsch) Entwicklung von gemeinsamen Informations- und Kommunikationssystemen im Grenzraum und ähnliche Von der Förderung ausgeschlossen sind: Infrastruktur und Baumaßnahmen reine Sprachkurse einsprachige Publikationen parteipolitische Aktivitäten Übersetzungen, die Projektgegenstand sind Ausrüstungsgegenstände, die Projektgegenstand sind 2.2 Förderbereiche Die Kleinprojekte sollen die grenzübergreifende Zusammenarbeit in den nachstehend genannten strategischen Bereichen unterstützen: Verkehr Wirtschaft Umwelt- und Klimaschutz, Energie Risikomanagement Kultur, Bildung und Wissen Unterstützung der grenzübergreifenden Zusammenarbeit und andere 3

4 3. Fördergebiet und Begünstigte 3.1 Fördergebiet Der Durchführungsort muss im gemeinsamen Fördergebiet liegen. Nur in besonders zu begründenden Ausnahmefällen kann sich der Durchführungsort außerhalb des Fördergebietes in Deutschland oder Polen befinden. Die Ergebnisse und Wirkungen der Kleinprojekte müssen dem gemeinsamen Fördergebiet zugute kommen, also einen Nutzen für das gemeinsame Fördergebiet aufweisen. Das Fördergebiet des Programms umfasst: polnischer Teil des gemeinsamen Fördergebietes Die Unterregion Jelenia Góra in der Wojewodschaft Dolnośląskie (Niederschlesien); Landkreise: bolesławiecki, jaworski, jeleniogórski, kamiennogórski, lubański, lwówecki, zgorzelecki, złotoryjski und die kreisfreie Stadt Jelenia Góra sowie der Landkreis Żary in der Unterregion Zielona Góra, Wojewodschaft Lubuskie (Lebuser Land) sächsischer Teil des gemeinsamen Fördergebietes Landkreis Görlitz, Landkreis Bautzen. 4

5 3.2 Begünstigte Ein Kleinprojekt muss jeweils von mindestens einem Partner aus Polen und einem Partner aus dem Freistaat Sachsen realisiert werden. Die Beteiligung von Partnern außerhalb Polens oder des Freistaates Sachsen als Partner in einem Kleinprojekt ist nicht möglich. Die Kosten der Teilnahme einer Einrichtung von außerhalb Polens oder des Freistaates Sachsen am Projekt können jedoch im Projektbudget eines polnischen bzw. sächsischen Partners vorgesehen werden. Die durch die Einrichtung von außerhalb Polens oder des Freistaates Sachsen durchgeführten Maßnahmen dürfen keinen investiven Charakter haben. Begünstigte sind: juristische Personen des öffentlichen und privaten Rechts staatliche, regionale und kommunale Verwaltungen bzw. deren nachgeordnete Behörden, Einrichtungen und Verbände nichtstaatliche non-profit-organisationen, Vereine sowie Wirtschafts- und Sozialpartnerorganisationen, die keine Rechtspersönlichkeit besitzen, sofern ihre Vertreter befugt sind, in ihrem Namen rechtliche Verpflichtungen einzugehen und finanzielle Haftung zu übernehmen, z. B. DGB (Artikel 131 der EU-Haushaltsordnung) kleine und mittlere Unternehmen (KMU), sofern die Projektmaßnahmen im Allgemeininteresse liegen (kleine und mittlere Unternehmen (KMU) können als Projektpartner auftreten jedoch nicht als Antragsteller Europäischer Verbund für Territoriale Zusammenarbeit 4. Voraussetzungen für eine Förderung Es werden nur Kleinprojekte gefördert, deren Ziele zur Erreichung der Programmziele des Kleinprojektefonds beitragen und deren Indikatoren die Erfüllung der programmbezogenen Indikatoren unterstützen. 4.1 Ziele und Indikatoren Hauptziel des Kleinprojektefonds: Stärkung der bestehenden grenzübergreifenden Zusammenarbeit Spezifische Ziele des Kleinprojektefonds: 1. Intensivierung der institutionellen und partnerschaftlichen Zusammenarbeit zwischen Bürgern und Institutionen in den Tätigkeitsbereichen der Euroregion Neisse 2. Verbesserung der Bedingungen zugunsten der Intensivierung der Entwicklung von grenzübergreifender Zusammenarbeit sowie der Stärkung der grenzübergreifenden Verbindungen Grundsätze zur erfolgreichen Umsetzung des Kleinprojektes: Sicherung einer nachhaltigen Entwicklung Beachtung Chancengleichheit und Nichtdiskriminierung Gleichstellung von Männern und Frauen Wichtige Kriterien der Zusammenarbeit: Innovation und Mehrwert des Kleinprojektes Nachhaltigkeit des Kleinprojektes und der grenzübergreifenden Partnerschaft Struktur der Partnerschaft 5

6 Indikatoren für Kleinprojekte: Die Qualität der Kleinprojekte wird an der Erfüllung von Indikatoren gemessen. Es werden nur Kleinprojekte gefördert, bei denen mindestens zwei Indikatoren nachvollziehbar realisiert werden. Zur Auswahl stehende Indikatoren: 1. Anzahl der Personen, die an Vorhaben im Rahmen des Kleinprojektes, bezüglich der Zusammenarbeit zwischen den Bürgern und Institutionen teilnehmen 2. Anzahl der Vorhaben in Bezug auf Projekte zur Zusammenarbeit zwischen Bürgern und Institutionen 3. Anzahl der Sitzungen von thematischen Netzwerken, Arbeitsgruppen, Ausschüssen sowie anderen Gremien, in denen sich Partner von anderen Stellen als öffentliche Verwaltung engagieren 4. Anzahl der veranstalteten Treffen, Konferenzen, Seminare 5. Anzahl von Gutachten, Analysen, Konzepten und Studien 6. Anzahl der Informations- und Publizitätsvorhaben mit internationalem Charakter 7. Anzahl der eingerichteten oder an neue Bedürfnisse angepasste Informationssysteme 8. Anzahl der Nutzer der Informationssysteme 9. Anzahl der Besuche des Informationsportals/Webservices 10. Anzahl der eingeführten Überwachungsinstrumente und Frühwarnsysteme 11. Anzahl der geförderten Stellen, die für den Rettungs- und Ordnungsdienst sowie für das Krisenmanagement zuständig sind 12. Anzahl der angeschafften Anlagen/Systeme zur Verbesserung der Sicherheit 13. Anzahl der Kampagnen im Bereich Sicherheit 4.2 Obligatorische Kriterien der grenzübergreifenden Zusammenarbeit Es werden nur Kleinprojekte gefördert, bei denen polnische und deutsche Projektpartner bei der Planung und Umsetzung des Projektes zusammenarbeiten. Nachfolgende Kriterien der grenzübergreifenden Zusammenarbeit sind obligatorisch: Gemeinsame Vorbereitung In dieser Phase werden die Bedürfnisse und Ziele sowie Erwartungen und Ergebnisse des Kleinprojektes gemeinsam definiert sowie ihre Umsetzung im Rahmen von konkreten Maßnahmen geplant. Die Aufgaben werden zwischen den Kleinprojektpartnern verteilt und die finanzielle Planung des Kleinprojektes vorgenommen. Anhand dieser Planung wird ein gemeinsamer Kleinprojektantrag gestellt. Die gemeinsame Vorbereitung ermöglicht Bedürfnisse und Motivation aller beteiligten Partner in einen gemeinsamen Vorschlag zu fassen. Durch die gemeinsame Vorbereitung wird ebenfalls das Engagement der Partner in der Ausarbeitung der Ziele und der Resultate sowie in die Kleinprojektumsetzung gestärkt. Gemeinsame Durchführung In dieser Phase werden die gemeinsam geplanten und in der Fördervereinbarung festgelegten Projektmaßnahmen umgesetzt. Dies beinhaltet die Realisierung von Projektoutputs. Es wird erwartet, dass jeder Partner zur erfolgreichen Umsetzung des Kleinprojektes beiträgt. Die Projektaktivitäten sind inhaltlich und zeitlich miteinander verknüpft. Gemeinsames Personal Für dieses Kriterium gilt, dass die einzelnen Kleinprojektmaßnahmen gemeinsam durch das von den Kleinprojektpartnern eingesetzte Personal realisiert werden. Es wird empfohlen, ein aus Mitarbeitern der Kleinprojektpartner bestehendes Projektteam zu benennen, um einzelne Projektbestandteile besser koordinieren und dokumentieren zu können. Das Projektteam des Kleinprojektes muss mindestens aus einem Projektmitarbeiter von polnischer und einem Projektmitarbeiter von sächsischer Seite bestehen. 6

7 5. Laufzeit des Kleinprojekts Es wird festgelegt, dass die Laufzeit eines Kleinprojekts grundsätzlich 24 Monate nicht überschreiten soll. Eine Ausnahme von der o. g. Regel muss entsprechend begründet und durch den Beschluss des KPF-Lenkungsausschusses bestätigt werden. 6. Art und Höhe der Förderung 6.1 Art der Förderung Die Förderung erfolgt als Kleinprojektförderung in Form eines nicht rückzahlbaren Zuschusses nach dem Erstattungsprinzip. 6.2 Höhe der Förderung Die Gesamtausgaben für ein Kleinprojekt dürfen EUR nicht übersteigen. Die Höhe der Förderung aus EFRE-Mitteln beträgt maximal 85 % der förderfähigen Gesamtausgaben, höchstens jedoch EUR. Kleinprojekte mit einer geplanten EFRE-Förderung unter EUR werden nicht berücksichtigt. 6.3 Förderrahmenregelungen Voraussetzungen für die Erstattung der förderfähigen Ausgaben sind insbesondere eine positive Entscheidung des KPF-Lenkungsausschusses und der Abschluss einer Fördervereinbarung. Bemessungsgrundlage sind die förderfähigen Gesamtausgaben, die bei Beachtung der Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit zur Durchführung der Kleinprojekte notwendigerweise anfallen. Die Anerkennung der Förderfähigkeit der Ausgaben beginnt mit der Registrierung des Kleinprojektantrages durch das KPF-Projektsekretariat (antragsannehmende Seite). Der Endtermin für die Förderfähigkeit der Ausgaben eines Kleinprojektes ergibt sich aus dem Projektende, welches in der Fördervereinbarung verbindlich festgeschrieben ist. Bei Kleinprojekten, die eine Vergabe von Leistungen an Dritte erfordern, sind die jeweils nationalen und europäischen vergaberechtlichen Bestimmungen in der jeweils geltenden Fassung zu beachten. Dies gilt auf der deutschen Seite ausschließlich für KPF-Begünstigte, die zur Einhaltung vergaberechtlicher Bestimmungen gesetzlich 1 verpflichtet sind. In allen übrigen Fällen ist ab einem Auftragswert von 500 EUR (Brutto) zum Nachweis des wirtschaftlichen und sparsamen Einsatzes der Fördermittel ein nachvollziehbarer, dokumentierter Preisvergleich vorzunehmen. Das kann z. B. erfolgen durch eine Internetrecherche, telefonische Nachfragen oder Preisvergleiche aufgrund gängiger Preislisten. 1 98ff. Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) i. V. m. der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Vergabeverordnung VgV), 1 Absatz 1 des Gesetzes über die Vergabe öffentlicher Aufträge im Freistaat Sachsen (Sächsisches Vergabegesetz SächsVergabeG) 7

8 7. Bestimmung und Darstellung von Ausgaben Die Erstattung der förderfähigen Ausgaben erfolgt auf der Grundlage von Pauschalen und der tatsächlich entstandenen, gezahlten und nachgewiesenen Kosten. Pauschalen sind nur für Personalkosten und Büro- und Verwaltungsausgaben möglich. Die Pauschalen werden automatisch gerechnet und sind obligatorisch für jedes Kleinprojekt. Ausgaben werden grundsätzlich gemäß der nachfolgenden Kategorien erfasst: a. indirekte Kosten: Personalkosten Büro- und Verwaltungskosten b. direkte Kosten: Reisekosten und Unterbringungskosten Kosten für externe Expertisen und Dienstleistungen Ausrüstungskosten 7.1 Indirekte Kosten Personalkosten Personalkosten werden als Pauschale in Höhe von 20 % aus der Summe der direkten Kosten (davon Reisekosten, Kosten für externe Expertisen und Dienstleistungen und den Ausrüstungskosten) gefördert. Ein gesonderter Nachweis der Kosten ist nicht erforderlich. Mit der Pauschale werden die Aufwendungen des Antragstellers vergolten, die bei der Projektorganisation (Koordinierung, Management, Abrechnung u. s. w.) entstehen Büro- und Verwaltungskosten Büro- und Verwaltungskosten werden als Pauschale in Höhe von 15 % der Personalkosten gefördert. Ein gesonderter Nachweis der Kosten ist nicht erforderlich. In der Pauschale eingeschlossen sind folgende Ausgabenpositionen: Büromiete Versicherung und Steuern für Gebäude, in denen das Personal untergebracht ist und für die Büroausstattung (z. B. Feuer-, Diebstahlversicherung) Nebenkosten (z. B. Strom, Heizung, Wasser) Büromaterial allgemeine Buchführung innerhalb der Einrichtung des Begünstigten Archivierung Instandhaltung, Reinigung und Reparatur Sicherheit IT-Systeme, sowie deren Wartung Kommunikation (z. B. Telefon, Fax, Internet, Postdienste, Visitenkarten) Bankgebühren für Kontoeröffnung und Kontoführung Gebühren für transnationale Finanztransaktionen Kaffee/Tee/Kekse usw. für Treffen der Kleinprojektpartner Es ist zu beachten, dass keine der oben genannten Ausgaben unter den direkten Kosten abgerechnet werden kann. 8

9 7.2 Direkte Kosten Reisekosten und Unterbringungskosten Reisekosten (im In- und Ausland) sind förderfähig soweit sie zur Erreichung des Kleinprojektziels erforderlich sind und dem Kleinprojektpersonal entstehen. Die Reise- und Unterbringungskosten externer Sachverständiger und Dienstleister fallen unter die Ausgabenkategorie Kosten für externe Expertise und Dienstleistungen. Die Ausgaben für Reise- und Unterbringungskosten sind auf folgende Posten beschränkt: a. Reisekosten (z. B. Ausgaben für öffentliche Verkehrsmittel, Flugtickets, Flughafengebühren) Grundsätzlich sollen die wirtschaftlichsten Verkehrsmittel genutzt werden. Der tägliche Arbeitsweg des Personals vom Wohnort zum Arbeitsort wird nicht berücksichtigt. Zuschussfähig für polnische KPF-Begünstigte: die Kilometerpauschale gemäß den gesetzlichen Regelungen bzw. Kraftstoffverbrauch, Autobahn- oder Parkgebühren, Reiseversicherung laut gesetzlichen Regelungen Zuschussfähig für deutsche KPF-Begünstigte: die Kilometerpauschale in Höhe von 30 Cent je gefahrenen vollen Kilometer mit dem Kraftfahrzeug. Für die Prüfung und Anerkennung der gefahrenen Kilometer mit dem Kraftfahrzeug wird ein Routenplaner herangezogen. b. Tagegelder / Verpflegungsmehraufwand Zuschussfähig für polnische KPF-Begünstigte: Tagegelder, jedoch nicht höher als die Tagessätze, die in der VO des Ministers für Arbeit und soziale Politik der Republik Polen für die Forderungen der Beschäftigten der Staats- und Selbstverwaltung in Bezug auf Dienstreisen festgesetzt sind. Die Grenzwerte finden Anwendung sowohl auf die Projektmitarbeiter von Begünstigten im öffentlichen als auch im privaten Bereich. Werden darüber hinaus vom Veranstalter eines Treffens/Seminars/einer Konferenz die Aufenthaltskosten teilweise finanziert (z. B. Mahlzeiten, Transporte, Übernachtung), so sind die zustehenden Tagegelder entsprechend den nationalen Bestimmungen zu kürzen. Zuschussfähig für deutsche KPF-Begünstigte: Verpflegungsmehraufwendungen für Kleinprojekt-Mitarbeiter, die sich aus beruflichen Gründen außerhalb der eigenen Wohnung und außerhalb der regelmäßigen Arbeitsstätte aufhalten, sind zuschussfähig in Höhe von: 12 EUR bei einer Abwesenheitsdauer von mehr als 8 Stunden je Kalendertag 24 EUR bei einer Abwesenheitsdauer von mehr als 24 Stunden je Kalendertag Wird dem Kleinprojekt-Mitarbeiter vom Arbeitgeber oder von einem Dritten eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt, sind die o. a. Verpflegungspauschalen zu kürzen: für Frühstück um 20 % für Mittag- und Abendessen um jeweils 40 % Als Berechnungsgrundlage für die Kürzung dient die Verpflegungspauschale in Höhe von 24 EUR, unabhängig von der Abwesenheitsdauer des Projektmitarbeiters. Die Kürzung darf die ermittelte Verpflegungspauschale nicht übersteigen. 9

10 c. Unterbringungskosten Zuschussfähig für polnische KPF-Begünstigte: Unterbringungskosten, nur in begründeten Fällen kann eine höhere Ausgabe als die Tagessätze, die in der VO des Ministers für Arbeit und soziale Politik der Republik Polen für die Forderungen der Beschäftigten der Staats- und Selbstverwaltung in Bezug auf Dienstreisen festgesetzt sind. Die Grenzwerte finden Anwendung sowohl bei den Projektmitarbeitern von Begünstigten im öffentlichen als auch im privaten Bereich. Zuschussfähig für deutsche Begünstigte: Übernachtungskosten inkl. Frühstück bis zu 85 Euro pro Nacht d. Visagebühren Reisen außerhalb des Fördergebiets des Programms Die Reisen außerhalb des Fördergebiets des Programms sind förderfähig, soweit sie begründet sind, dem Projektziel entsprechen bzw. eine positive Wirkung für das Fördergebiet haben. Unterlagen für die Dokumentation der Reise- und Unterbringungskosten: Dienstreiseabrechnung einschließlich Dienstreiseauftrag Zahlungsnachweise für die Dienstreisekosten Fahrscheine Rechnungen für Übernachtungen Versicherungspolice mit Zahlungsnachweis (nur für polnische Begünstigte) Kosten für externe Expertisen und Dienstleistungen Im Rahmen dieser Kategorie sind Ausgaben der Begünstigten förderfähig, die aufgrund von schriftlichen Verträgen / Vereinbarungen 2 sowie Rechnungen mit externen Auftragnehmern getätigt wurden. Förderfähige Ausgaben sind in dieser Kategorie auf folgende Leistungen und Expertisen beschränkt: a. Dienstleistungen im Zusammenhang mit der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen, Sitzungen oder anderer Maßnahmen, die mit dem Kleinprojekt im Zusammenhang stehen: Miete für Veranstaltungsräume Catering/ Verpflegungskosten für Teilnehmer Dolmetscher- und Übersetzungskosten inkl. Miete für Konferenztechnik Honorare für Referenten und Fachkräfte (außer Projektpersonal) Künstlerhonorare (außer Projektpersonal) Reise- und Unterbringungskosten für Teilnehmer Reise- und Unterbringungskoste von externen Sachverständigen, Referenten, Vorsitzenden von Sitzungen und Dienstleistern, wenn sie nicht anderweitig erstattungsfähig werden Sachpreise für Wettbewerbe bis 50 EUR pro Stück Transportkosten für Teilnehmergruppen Rechte am geistigen Eigentum und Nutzungsgebühren an Verwertungsgesellschaften (u. a. GEMA) Entwicklung, Änderungen und Aktualisierungen von IT-Systemen und Internetseiten Ausgaben für Pflichtversicherungen b. Kosten für Geschenke im Zusammenhang mit Werbung, Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit oder Information im Wert bis zu 20 EUR 2 Das Ausbleiben eines schriftlichen Vertrags mit dem Experten/Auftragnehmer darf sich nur aus dem nationalen Recht ergeben (z.b. ein geringer Auftragsbetrag, bei dem kein Abschluss eines Vertrags vorgeschrieben wird). 10

11 c. Mindestens zweisprachige (Polnisch und Deutsch) Studien oder Erhebungen (z. B. Bewertungen, Strategien, Konzepte, Planungskonzepte, Handbücher) d. Mindestens zweisprachige (Polnisch und Deutsch) Werbung, Kommunikation, Öffentlichkeitsarbeit oder Information im Zusammenhang mit einem Vorhaben e. Teilnahme an Veranstaltungen (z. B. Teilnahmegebühren) f. Rechtsberatung und Notariatsleistungen, technische und finanzielle Expertise, sonstige Beratungsund Prüfungsdienstleistungen g. sonstige im Rahmen des Projektes erforderliche Expertisen und Dienstleistungen Unterlagen für die Dokumentation von Ausgaben: Dokumentation zur Auswahl des Auftragnehmers (Vergabevermerk) Verträge, Rechnungen, Abnahmeprotokolle der Dienstleistung, Zahlungsbelege von den Teilnehmern unterschriebene Teilnehmerliste Tagesordnung einer Veranstaltung Zertifikat/Bescheinigung über die Teilnahme an einem Kurs/ an einer Schulung Nachweis der Publizitätsmaßnahme (z. B. Flyer, Plakat, Informationsbroschüre, Zeitungseinlage, Presseanzeige zur Projektförderung), bei großen Werbe- bzw. Informationsmaterialien Bildnachweise, von denen mindestens eines die ordnungsgemäße Kennzeichnung des Materials zeigt Adresse der Webseite soweit im Rahmen des Projekts eine Internetseite eingerichtet wird Kosten für Ausrüstung Diese Ausgabenkategorie dient der Erfassung der Kosten für die Anschaffung von Ausrüstungsgegenständen, die zur Erreichung der Kleinprojektziele notwendig sind. Weiterhin können im Rahmen dieser Kategorie auch Abschreibungen / Leasingkosten / Mietkosten für die notwendige Ausrüstung erfasst werden, die in der Zeit der Kleinprojektumsetzung angefallen sind. Die Ausgaben für Ausrüstungsgegenstände haben unter Anwendung der jeweils effektivsten Methode und unter Beachtung des Kleinprojektzieles zu erfolgen (Kauf oder Leasing). 1. Die Anschaffung von Ausrüstungsgütern, die fest im Kleinprojekt installiert werden, ist förderfähig. Förderfähig sind ebenfalls Betriebs- und Servicekosten der Ausrüstung, die im Rahmen des Kleinprojektes gekauft und fest im Kleinprojekt installiert wurden. 2. Ausgaben für den Kauf von Ausrüstungsgütern, welche für die Kleinprojektumsetzung notwendig sind, aber auch außerhalb des Kleinprojektes genutzt werden, sind förderfähig. Die Höhe der förderfähigen Kosten entspricht den im Vorhaben zeitlich zuzurechnenden Anteilen (entsprechend der Nutzung im Rahmen des Kleinprojektes), soweit keine EU- bzw. nationale öffentliche Mittel zum Erwerb des Wirtschaftsgutes herangezogen worden sind. 3. Abschreibungen für Ausrüstungsgüter erfolgen nach den nationalen Vorschriften. Die Abschreibungsmethode ist für Zwecke der Buchhaltung sowie für Prüfungen aufzubewahren. Regelungen für den Freistaat Sachsen Förderfähig sind auf das Vorhaben bezogene lineare Abschreibungen gemäß den steuerrechtlichen Vorschriften, jedoch nur mit den dem Vorhaben zeitlich zuzurechnenden Anteilen und nur, wenn öffentliche Zuschüsse in Form der ESI-Fonds nicht zum Erwerb des Wirtschaftsgutes herangezogen worden sind. Die anzusetzende betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer richtet sich in der Bundesrepublik Deutschland nach der jeweils gültigen AfA-Tabelle (Absetzung für Abnutzung) des Bundesministeriums der Finanzen. Regelungen für alle Begünstigten Geringwertige Wirtschaftsgüter, wenn der Einzelpreis eines Ausrüstungsgutes den Betrag nicht überschreitet, für den nach den nationalen Rechtsvorschriften eine Sofort-Abschreibung vorgesehen ist, ist der gesamte Wert der Güter zu erfassen (anteilig gemäß der Nutzung im Kleinprojekt oder in voller Höhe). 11

12 Ausrüstung, die gekauft wird, kann fabrikneu oder gebraucht sein. Die Ausrüstung muss die für das Vorhaben erforderlichen technischen Merkmale aufweisen und den geltenden Normen und Standards entsprechen. 7.3 Einnahmen im Projekt Einnahmen, die während der Umsetzung des Kleinprojektes entstanden sind, sind von den förderfähigen Ausgaben abzuziehen und verringern somit die EFRE-Förderung bei dem KPF- Begünstigten. Für den Fall, dass nicht die gesamten Ausgaben des Vorhabens förderfähig sind, werden die Einnahmen anteilig den förderfähigen und nicht förderfähigen Ausgaben zugewiesen. Der KPF-Begünstigte hat im Auszahlungsantrag über die im Kleinprojekt erwirtschafteten Nettoeinnahmen, die zum Bewilligungszeitpunkt nicht berücksichtigt wurden, zu berichten. 8. Verfahren 8.1 Annahmeverfahren für Kleinprojektanträge Der Kleinprojektefonds zielt insbesondere auf die Durchführung von Begegnungsmaßnahmen, den so genannten people-to-people-projekten ab und soll die grenzübergreifenden Kooperationen in allen Bereichen des gesellschaftlichen Lebens weiter intensivieren. Die Annahme der Kleinprojekte erfolgt ständig. Termine und Fristen für das Antragsverfahren ergeben sich aus den Terminen der Sitzungen des KPF-Lenkungsausschusses. Es werden nur die Kleinprojektanträge angenommen, deren Vorhaben eine Ergänzung der Aktivitäten der grenzübergreifenden Zusammenarbeit im Rahmen des Kooperationsprogramms Interreg Polen - Sachsen beinhalten. Den KPF-Antragstellern wird die Möglichkeit angeboten, an Besprechungen und Beratungen zu Projektideen, zum fachlichen Inhalt des Projektantrags sowie zur Förderfähigkeit der Ausgaben noch vor der offiziellen Einreichung des Projektantrags im KPF-Sekretariat (in der örtlich zuständigen Stelle der Euroregion) teilzunehmen. Besprechungen und Beratungen können direkt, telefonisch oder per erfolgen. Zum Zeitpunkt der Einreichung des Antrages im KPF-Sekretariat müssen die Kleinprojekte grundsätzlich umsetzungsfähig sein, d. h. die notwendigen Unterlagen und gesetzlich erforderliche Genehmigungen haben. Der Kleinprojektantrag ist elektronisch (online) zu erstellen, vollständig und zweisprachig auszufüllen. Die von den berechtigten Personen unterzeichnete Druckversion ist mit den erforderlichen Anlagen einzureichen bei: für polnische Antragsteller Stowarzyszenie Gmin Polskich Euroregionu Nysa ul. 1 Maja Jelenia Góra für deutsche Antragsteller Euroregion Neisse e.v. Hochwaldstr. 29 D Zittau 12

13 Anträge sind in Papierform persönlich, per Post, per Einschreiben oder durch einen Kurierdienst einzureichen. Per Fax versendete Anträge werden abgewiesen und nicht ausgewertet. Ein Mitarbeiter des KPF-Sekretariats (örtlich zuständige Stelle der Euroregion) bestätigt den Empfang des Antrages. 8.2 Bewertungsverfahren von Kleinprojekten Es gilt ein dreistufiges Bewertungsverfahren für die Kleinprojekte: Stufe Art der Bewertung Wer bewertet Stufe 1 formelle Bewertung KPF-Sekretariat auf der Seite des Antragstellers Stufe 2 fachliche Bewertung KPF-Sekretariat auf der Seite des Antragstellers Stufe 3 Bewertung der grenzübergreifenden Qualität Bewertung durch Experten von beiden Seiten Im Bewertungsverfahren wird besonders darauf geachtet, dass Projekte ein nachvollziehbares schlüssiges Konzept vorweisen und nachhaltige grenzübergreifende Ziele erkennbar sind. Großer Wert wird auf eine nachhaltige Partnerschaft gelegt. Besonders geachtet werden auch solche Kleinprojekte, die zur Realisierung der Strategie der Euroregion beitragen. In den Kleinprojekten sollen neben den Hauptaktivitäten, die zur Erreichung der geplanten Ziele beitragen, auch die zusätzlichen begleitenden Ereignisse geplant werden, die die Vertiefung der partnerschaftlichen Beziehungen beiderseits der Grenze fördern sollen. Um die Wirksamkeit der Entwicklung von dauerhaften Strukturen der Zusammenarbeit zwischen Behörden im Fördergebiet zu stärken, werden auch solche Kleinprojekte positiv bewertet, die auf der Organisation von einer Reihe (Serie) von Veranstaltungen beruhen, welche durch den Abschluss von formellen Vereinbarungen zur Definierung von Kooperationsbereichen und gemeinsamen Handlungsmethoden beschlossen werden Stufe 1 - formelle Bewertung Das KPF-Sekretariat (die Antrag annehmende Seite) überprüft den Antrag auf Vollständigkeit der Unterlagen und auf seine Zulässigkeit. Die Bewertung erfolgt nach folgenden Kriterien: Nr. Kriterium Bewertung 1. Wurde der vollständig ausgefüllte Antrag elektronisch und in Papierform Ja / Nein erstellt? 2. Sind die Papier- und die elektronische Form identisch? Ja / Nein 3. Sind die Kleinprojektpartner (örtlich und rechtlich ) förderfähig? Ja / Nein 4. Wurde der Antrag durch eine(n) Vertretungsberechtigte(n) der Institution des Ja / Nein KPF-Antragstellers unterzeichnet? 5. Überschreiten die Gesamtausgaben des Kleinprojekts keine EUR und Ja / Nein liegt die beantragte EFRE-Förderung zwischen EUR und EUR? 6. Erfüllt das Kleinprojekt die erforderlichen Kriterien für die grenzübergreifende Ja / Nein Zusammenarbeit (gemeinsame Vorbereitung, gemeinsame Durchführung, gemeinsames Personal)? 7. Ist die Antragsdokumentation vollständig und aktuell? Ja / Nein Das Bewertungsergebnis wird in einer Bewertungsmatrix dokumentiert. Bei einem positiven Ergebnis (alle Kriterien erfüllt / alles Ja-Antworten), wird der Kleinprojektantrag einer fachlichen Bewertung unterzogen. 13

14 Bei einem negativen Ergebnis (das Kleinprojekt erfüllt eines der vorgenannten Kriterien nicht), wird das KPF-Sekretariat (die Seite, die den Antrag entgegennimmt) dies dem KPF-Antragsteller mitteilen und ihn schriftlich (per auch zulässig) zur Erläuterung und /oder Ergänzung der Unterlagen auffordern. Nachdem der Antragsteller die Erläuterungen abgegeben und/oder Unterlagen in der durch das KPF -Sekretariat vorgegebenen Frist ergänzt hat, wird eine formelle Bewertung erneut durchgeführt. Bei positivem Ergebnis wird der Antrag zur fachlichen Bewertung übergeben. Ist das Ergebnis der erneuten formellen Bewertung negativ oder der Antragsteller verweigert Erläuterungen und Ergänzungen, gibt Unterlagen nicht ab bzw. die Erläuterungen und Ergänzungen erfolgten nach der durch das KPF-Sekretariat vorgegebenen Frist, wird der Projektantrag aus formellen Gründen abgewiesen. Dies wird dem Antragsteller schriftlich (per auch zulässig) unter Angabe der von ihm nicht erfüllten Kriterien mitgeteilt. In diesem Fall muss der Kleinprojektantrag nach Berücksichtigung aller Bewertungskriterien erneut gestellt werden Stufe 2 fachliche Bewertung Das KPF-Sekretariat (die Antrag annehmende Seite) überprüft die fachliche Förderfähigkeit des Kleinprojekts. Die Bewertung erfolgt nach folgenden Kriterien: Nr. Kriterium Bewertung 1. Ist das Projekt umsetzungsbereit? Ja / Nein 2. Ist das Kleinprojekt mit lokalen, regionalen, euroregionalen Strategien Ja / Nein übereinstimmend? 3. Wird die Umsetzung des Kleinprojekts zur Erreichung der Ziele des KPF- Ja / Nein Schirmprojekts (mit den geplanten Indikatoren) beitragen? 4. Wird die Umsetzung des Kleinprojekts Nutzen für das Fördergebiet bringen? Ja / Nein 5. Hat das Kleinprojekt einen innovativen Charakter? Ja / Nein 6. Wurde im Kleinprojekt die Nachhaltigkeit seiner Ergebnisse gewährleistet? Ja / Nein 7. Ist die vollständige Finanzierung des Kleinprojekts gewährleistet? Ja / Nein 8. Lässt sich eine Doppelfinanzierung ausschließen? Ja / Nein 9. Ist die Eigenbeteiligung gewährleistet? Ja / Nein 10. Sind im Projekt Öffentlichkeits-, Publizitätsmaßnahmen für das Programm, für den KPF und für das Fördergebiet geplant? Ja / Nein 11. Wird im Kleinprojekt die darunter die der nachhaltigen Entwicklung? Ja / Nein Umsetzung der horizontalen darunter die der Chancengleichheit und Ja / Nein EU-Politik gewährleistet? Nichtdiskriminierung? darunter die der Gleichstellung von Männern Ja / Nein und Frauen? 12. Ist das Budget richtig aufgebaut (darunter hinsichtlich der Arten der Ausgaben Ja / Nein und der Arten der Finanzierungsquellen)? 13. Sind die im Kleinprojekt geplanten Ausgaben effizient, zweckgebunden und Ja / Nein halten sie die richtige Verhältnismäßigkeit zu den zu erwartenden Kleinprojektergebnissen (darunter Bestimmung der förderfähigen und der nicht förderfähigen Ausgaben) ein? 14. Wurde die Tatsache berücksichtigt, dass Einnahmen im Kleinprojekt von der Förderung abzuziehen sind, wenn sie den Eigenanteil überschreiten? Ja / Nein Das Bewertungsergebnis wird in einer so genannten Bewertungsmatrix dokumentiert. 14

15 Bei einem positiven Ergebnis (alle Kriterien erfüllt / alles Ja-Antworten) wird der Kleinprojektantrag offiziell registriert. Das Datum der Registrierung ist gleichzeitig der Beginn der Förderfähigkeit von Ausgaben. Nach der positiven fachlichen Bewertung wird der Antrag zur Bewertung des grenzübergreifenden Qualität übergeben. Bei einem negativen Ergebnis (wenn das Kleinprojekt eines der vorgenannten Kriterien nicht erfüllt), wird das KPF-Sekretariat (die Antrag annehmende Seite) dies dem KPF-Antragsteller mitteilen. In dieser Bewertungsphase sind keine Antragsergänzungen mehr möglich und das Kleinprojekt wird aus fachlichen Gründen abgewiesen. In dieser Phase wird die Förderfähigkeit der Ausgaben überprüft. Das KPF-Sekretariat macht die Bewertung anhand der einschlägigen Vorschriften. Das Ergebnis ist die Feststellung der Förderfähigkeit der jeweiligen Ausgaben und bei deren Mängeln, in Abstimmung mit dem KPF-Antragsteller, die Zuordnung zu nicht förderfähigen Ausgaben oder das Entfernen aus dem Kleinprojektbudget Stufe 3 - Bewertung der grenzübergreifenden Qualität Die Bewertung der grenzübergreifenden Qualität erfolgt durch die Experten nach den folgenden Kriterien: Nr. Kriterium Maximale Punktezahl 100 Punkte 1. Inwieweit besteht Bedarf am Kleinprojekt? In welchem Ausmaß stimmt die Umsetzung des Kleinprojekts mit lokalen, regionalen und euroregionalen Zielen und Politiken überein? In welchem Ausmaß wird die Umsetzung des Kleinprojekts zur Erreichung der Ziele des KPF-Schirmprojekts (mit den geplanten Indikatoren) beitragen? In welchem Ausmaß wird die Umsetzung des Kleinprojekts zur Verbesserung der grenzübergreifenden Information, Kommunikation, Kooperation im Fördergebiet bzw. zur Verbesserung des Identitätsbewusstseins der 1-10 Anwohner der Grenzgebiets mit dem gemeinsamen Kooperationsraums beitragen? 5. In welchem Ausmaß hat das Kleinprojekt einen innovativen Charakter? In welchen Ausmaß ist die Nachhaltigkeit der Kleinprojektergebnisse gewährleistet? Wie ist der In welchem Ausmaß erfüllt das Projekt die Kriterien der grenzübergreifende gemeinsamen Vorbereitung? 1-5 Charakter der In welchem Ausmaß erfüllt das Projekt die Kriterien der Zusammenarbeit? gemeinsamen Durchführung? 1-5 In welchem Ausmaß erfüllt das Projekt die Kriterien des gemeinsamen Personals? In welchem Ausmaß ist die für die Umsetzung des Kleinprojekts geschaffene Struktur der Partnerschaft dauerhaft? In welchem Ausmaß wird die für die Umsetzung des Kleinprojekts geschaffene Struktur der Partnerschaft zur Erreichung seiner Ziele beitragen (sind die Kleinprojektpartner in Hinblick auf ihre Erfahrung, institutionelle Tauglichkeit 0-2 optimal für die Umsetzung der Ziele des Kleinprojekts angepasst)? 10. In welchem Ausmaß werden die Publizitätsmaßnahmen für das Programm, für den KPF und für das Fördergebiet realisiert? In welchem Ausmaß wird im Kleinprojekt die Umsetzung der horizontalen EU- Politik gewährleistet (darunter die nachhaltige Entwicklung, Chancengleichheit und Nichtdiskriminierung, Gleichstellung von Männern und 1-5 Frauen)? 15

16 Die grenzübergreifende Qualität wird mit Punkten bewertet. Die Anzahl der Punkte für die einzelnen Kriterien ist arithmetisches Mittel der Bewertungen der einzelnen Experten für das jeweilige Kriterium. Die maximale Punktezahl für ein Kleinprojekt beträgt 100. Kleinprojekte, die bei der Bewertung die erforderliche Mindestpunktezahl erhalten (der KPF-LaK darf die Punktezahl über Beschluss erhöhen oder reduzieren), werden in die Rankingliste aufgenommen, absteigend sortiert und zur LaK-Sitzung übergeben. Diejenigen Kleinprojekte, welche die erforderliche Mindestpunktezahl nicht erreicht haben, werden den LaK-Mitgliedern nur zur Kenntnis gegeben. 8.3 Verfahren zur Auswahl von Kleinprojekten Der Lenkungsausschuss des Kleinprojektefonds trifft gemäß geltender Geschäftsordnung des KPF-Lak s die endgültige Entscheidung (Auswahl) zu Kleinprojekten. Dem Lenkungsausschuss werden nur solche Kleinprojektanträge zur Entscheidung vorgelegt, deren grenzübergreifende Qualität im Vorfeld der Entscheidung durch Experten bewertet wurde und die die minimale, erforderliche vom KPF-LaK in einem Beschluss bestimmte Punktezahl erreicht haben. Nach der Bewertung der Kleinprojekte erstellt das KPF-Sekretariat eine Rangliste von Kleinprojekten als Grundlage für die Entscheidungen des KPF-LaK. Die Kleinprojekte werden in der Rangliste nach der bei der Bewertung erzielten Punktezahl absteigend sortiert. Diejenigen Kleinprojekte, welche die erforderliche Mindestpunktezahl nicht erreicht haben, sind in die Rangliste nicht mit aufgenommen. Sie werden dem KPF-LaK zur Kenntnis gegeben. Die Beschlussfassung je Kleinprojektauswahl erfolgt nach dem Mehrheitsprinzip, das bedeutet, ein Beschluss gilt als gefasst, wenn die Mehrheit der anwesenden Stimmberechtigten für den Vorgang votiert. Die Entscheidungen des KPF-LaK werden auf der Internetseite öffentlich bekannt gegeben. Die Sitzungen des KPF-LaK s finden in der Regel einmal pro Quartal statt. Der Zeitplan der Sitzungen wird vom KPF-LaK bis Ende des III. Quartals, des jeweiligen Jahrs für nächstes Jahr bestimmt. Bei Bedarf können Umlaufverfahren durchgeführt werden. 8.4 Verfahren zum Abschluss der Fördervereinbarungen Das Abschließen der Fördervereinbarungen für die durch den KPF-LaK gewählten Kleinprojekte beginnt am Folgetag nach der Entscheidung des KPF-LaK über die Förderung. Die Fördervereinbarung ist ein zivilrechtlicher Vertrag zwischen dem KPF-Antragsteller und dem örtlich zuständigen Teil der Euroregion. Die Unterzeichnung durch die Begünstigten von Kleinprojekten erfolgt grundsätzlich bis zu 30 Kalendertagen nach der Entscheidung des KPF-LaK. Ist die Fördervereinbarung in der gesetzten Frist durch den Begünstigten nicht unterzeichnet worden, gilt der Kleinprojektantrag automatsch als vom KPF-Lak abgewiesen. Die Fördervereinbarung bestimmt Rechte und Pflichten beider Parteien sowie den finanziellen und rechtlichen Rahmen für die Durchführung der im Kleinprojekt geplanten Maßnahmen. Insbesondere wird die maximale Höhe der EFRE-Förderung festgelegt. Ein Muster der Fördervereinbarung ist auf der Webseite zu finden. 16

17 8.5 Beschwerdeverfahren Gegen die Bewertung oder Auswahl kann eine Beschwerde eingelegt werden, wenn nach dem Ermessen des KPF-Antragstellers die Bewertung oder die Auswahl des Kleinprojektes nicht im Einklang mit den Verfahren steht, die in Dokumenten bezüglich der Projektbewertung und -auswahl geregelt sind. Das Recht, eine Beschwerde einzulegen, steht ausschließlich dem KPF-Antragsteller zu. Eine Beschwerde muss folgende Angaben enthalten: 1. Vollständige Adresse des Antragstellers 2. Titel und Registriernummer der Kleinprojektes 3. Angabe des Beschwerdegrundes 4. Unterschrift des Antragstellers Die Beschwerde ist in polnischer bzw. deutscher Sprache zu verfassen und dem Beschwerdeausschuss per oder per Post oder direkt dem KPF-Sekretariat (territorial zuständiger Teil der Euroregion) innerhalb von 7 Arbeitstagen ab dem ersten Arbeitstag nach dem Eingang der Entscheidung des KPF-LaK über die Kleinprojektauswahl beim Antragsteller einzureichen. Der Beschwerdeausschuss wird vom Lenkungsausschuss des Kleinprojektefonds ins Leben gerufen. Eine Beschwerde, die nach der gesetzten Frist eingelegt wird, bleibt unberücksichtigt. Die Mitteilung darüber, die Beschwerde ohne Berücksichtigung zu lassen, wird dem KPF-Antragsteller vom KPF-Sekretariat innerhalb von 7 Arbeitstagen ab dem ersten Arbeitstag nach dem Eingang der Beschwerde an das KPF- Sekretariat übermittelt. Eine fristgerecht eingelegte Beschwerde wird vom Beschwerdeausschuss ausschließlich in dem durch den KPF-Antragsteller vorbestimmten Umfang geprüft, im Hinblick auf die Nichtübereinstimmung der Bewertung bzw. der Auswahl des Kleinprojekts mit dem geltenden und aktuellen Bewertungs- bzw. Auswahlverfahren. Wird die Beschwerde gegen das Verfahren der Bewertung des Kleinprojektes von dem Beschwerdeausschuss berücksichtigt, ist es erneut zu bewerten und ist anschließend, je nach dem Ergebnis dieser Bewertung, dem KPF-LaK zur Entscheidung vorzulegen. Wird die Beschwerde gegen das Verfahren der Auswahl des Kleinprojektes von dem Beschwerdeausschuss berücksichtigt, ist es dem KPF-LaK zur erneuten Entscheidung vorzulegen. Eine durch den Beschwerdeausschuss anerkannte Beschwerde, ist bei der nächsten KPF-LaK Sitzung vorzulegen. Das KPF-Sekretariat informiert den KPF-Antragsteller über das Ergebnis des Beschwerdeverfahrens innerhalb von 7 Arbeitstagen ab dem ersten Arbeitstag nach dem Eingang der Entscheidung des KPF-LaK. Die Entscheidung des Beschwerdeausschusses eine Beschwerde abzuweisen, erfordert keine erneute Zustimmung des KPF-LaK. In einem solchen Fall bleibt die früher getroffene Entscheidung des KPF-LaK in Kraft. Die Entscheidung bezüglich der Beschwerde ist endgültig, für alle Parteien bindend und darf kein Gegenstand eines weiteren Beschwerdeverfahrens im Rahmen des Programms sein. 17

18 8.6 Berichtsverfahren Bei Fragen, die im vorliegenden Verfahren nicht geregelt werden, sind die Bestimmungen im Handbuch des Kooperationsprogramms Interreg Polen - Sachsen , der KPF-Handreichung und in der Föredvereinbarung des Kleinprojektes geltend Abrechnungsunterlagen Nach dem Projektende sind die Abrechnungsunterlagen zum Kleinprojekt durch den Antragsteller des KPF, spätestens 30 Kalendertage ab dem Datum des Kleinprojektabschlusses, das in der Fördvereinbarung bestimmt ist, bei dem KPF-Sekretariat einzureichen (die Euroregion, Antrag annehmende Seite). Zu den einzureichenden Abrechnungsunterlagen gehören der Bericht und die Belegliste (zum Herunterladen von sowie alle Nachweise zur ordnungsgemäßen Projektumsetzung. Es ist auch die Einreichung der Zwischenabrechnungen im Laufe der Kleinprojektdurchführung möglich, wenn mindestens 50 % der im Projekt geplanten Aufgaben abgeschlossen und mindestens 50 % der im Projektbudget geplanten Kosten getätigt werden. Nachweise zur Bewertung einer ordnungsgemäßen Projektumsetzung sind u. a.: Dokumentationen zur Umsetzung der jeweiligen Projektaktivitäten, wie z. B. Fotos, Programm einer Veranstaltung, Berichte, Einladungen Veröffentlichungen wie z. B. Flyer, Zeitungen, Infoblätter, Plakate, usw. (bei Veröffentlichungen ist auf ihre Zweisprachigkeit zu achten) Nachweise zur Umsetzung von Öffentlichkeitsmaßnahmen Teilnehmerlisten von Begegnungen, Seminaren, Workshops, Konferenzen Nachweise zur Bewertung der ordnungsgemäßen Projektausgaben sind u.a.: Originalrechnungen oder beglaubigte Kopien von Rechnungen, einschließlich Zahlungsnachweise Nachweise zu den Projekteinnahmen Dokumentation der Auftragsvergabe für externe Dienstleistungen Der KPF-Begünstigte ist verpflichtet während der Prüfung der Abrechnungsunterlagen eng mit dem KPF-Sekretariat zusammenzuarbeiten. Falls das KPF-Sekretariat Nachforderungen hat, ist der KPF- Begünstigte verpflichtet, diese entsprechend nachzureichen. Das Abrechnungsverfahren für Kleinprojekte verläuft auf deutscher und polnischer Seite unterschiedlich. Polnische Seite Die Abgabe der Abrechnungsunterlagen des Kleinprojektes von polnischen KPF-Begünstigten erfolgt beim KPF-Sekretariat auf polnischer Seite (polnische Seite der Euroregion). Diese werden zwecks Gewährleistung der Richtigkeit und Förderfähigkeit von umgesetzten Projektaktivitäten und im Rahmen des Projektes getätigten Ausgaben geprüft. Nach dem Abschluss dieser Prüfung wird die Abrechnung vom Kleinprojekt im laufenden Quartalsbericht des Leadpartners erfasst und zur Art. 23- Prüfung auf polnischer Seite in vom Zeitplan bestimmten Terminen weitergeleitet. Deutsche Seite Die Abgabe der Abrechnungsunterlagen des Kleinprojektes von deutschen KPF-Begünstigten erfolgt beim KPF-Sekretariat auf deutscher Seite (deutsche Seite der Euroregion). Diese werden ausschließlich 18

19 auf formale Vollständigkeit geprüft. Nach dem Abschluss dieser Prüfung wird die Abrechnung vom Kleinprojekt im laufenden Quartalsbericht des Projektpartners erfasst und zur Art. 23-Prüfung auf deutscher Seite, entsprechend der im Zeitplan bestimmten Termin, weitergeleitet. Die Richtigkeit und Förderfähigkeit der Projektmaßnahmen sowie der im Projekt getätigten Ausgaben Die Prüfung der Richtigkeit und der Förderfähigkeit der im Kleinprojekt durchgeführten Maßnahmen sowie der im Rahmen dieser Maßnahmen getätigten Ausgaben erfolgt nach Festlegungen in Handbuch des Programmes und KPF-Handreichung. Geprüft wird u. a., ob, 1. der Bericht von der Umsetzung des Kleinprojektes formell und rechnerisch richtig ausgefüllt wurde 2. alle erforderlichen Anlagen zum Bericht angehängt wurden 3. der Bericht den Fortschritt der Durchführung der Projektmaßnahmen gründlich darstellt, darunter die Erreichung von geplanten Indikatoren (quantitativ und qualitativ) 4. die in der Zusammenfassung dargestellten Ausgaben richtig sind und den Prinzipen der Förderfähigkeit entsprechen 5. die in der Zusammenfassung dargestellten Ausgaben im Projektantrag geplant waren und ob sie im Rahmen der richtigen Ausgabenkategorie abgerechnet wurden 6. das Limit für Ausgaben im Rahmen der jeweiligen Ausgabenkategorie nicht überschritten wurde 7. für abgerechnete Ausgaben die Regelungen der öffentlichen Vergabe oder des Wettbewerbs-, Informations- und Promotionsprinzips beachtet wurden 8. die abgerechneten Ausgaben wirtschaftlich, rationell und effektiv getätigt wurden, gemäß dem Prinzip für das Erzielen von besten Ergebnissen gemäß Aufwand Die Anwendung von Pauschalen ist in jedem Kleinprojekt obligatorisch. Die Pauschalen ergeben sich wie folgt: 1. Die Pauschale für Personalkosten ergibt sich aus den abgerechneten, nachgewiesenen direkten Kosten des Kleinprojektes. Sie beträgt 20 % der direkten Kosten. 2. Die Pauschale für die Büro- und Verwaltungskosten in der Höhe von 15% der förderfähigen Personalkosten (errechnete Pauschale) gewährt Der Zeitplan für die Einreichung der Zahlungsanträge Alle durch den Art.-23-Prüfer zertifizierten Ausgaben, die sowohl durch den polnischen als auch den deutschen KPF-Begünstigten getätigt werden, sind im Zahlungsantrag erfasst, der ein Teil des Quartalberichts von der Durchführung des KPF-Schirmprojektes ist. Abrechnung Zeitplan der Berichterstattung im des KPF- KPF-Schirmprojekt Begünstigten an das KPF- Sekretariat* fortlaufend ab dem 01. Januar bis zum 31. März Zahlungsantrag im KPF- Schirmprojekt zur Art. 23-Prüfung Art. 23-Prüfung Zahlungsantrag im KPF- Schirmprojekt an das Gemeinsame Sekretariat Interreg PL-SN bis zum 10. April bis zum 9. Juli bis zum 19. Juli fortlaufend ab dem 01. April bis zum 30. Juni bis zum 10. Juli bis zum 8. bis zum 18. Oktober Oktober fortlaufend ab dem 01. Juli bis zum 30. bis zum 10. Oktober bis zum 8. Januar bis zum 18. Januar September fortlaufend ab dem 01. Oktober bis zum 31. Dezember bis zum 10. Januar bis zum 10. April bis zum 20. April *der KPF-Begünstigte reicht einen Zahlungsantrag in dem in der Förder vereinbarung des Kleinprojektes bestimmten Termin ein Erstattung Zur Erstattung werden lediglich die im Budget des Kleinprojektes geplanten Ausgaben qualifiziert, die tatsächlich getätigt, richtig dokumentiert, unerlässlich zur Projektdurchführung und entsprechend verbucht werden. 19

20 Als tatsächlich getätigte Ausgaben sollen die Kassenausgaben verstanden werden, d. h. als Ausgabe der Geldmittel aus der Kasse oder einer Bankrechnung des KPF-Begünstigen. Ein Beweis für die Tätigung einer Ausgabe ist eine Rechnung oder ein anderes gleichwertiges Dokument (z. B. die Abrechnung einer Dienstreise mit Anlagen) samt dem angehängten Dokument als Bestätigung der Zahlung. Eine Ausnahme sind die vereinfacht abgerechneten Ausgaben (Pauschalen). Die Ausgaben, die mit der vereinfachten Methode abgerechnet werden (Pauschalen) werden als getätigte Ausgaben behandelt. Die Beschreibung der Buchhaltungsbelege für die Bestätigung ihrer Tätigung ist nicht erforderlich. Der KPF-Begünstigte ist jedoch verpflichtet, die Rechnungsbücher oder ein vereinfachtes Buchhaltungsregister korrekt, gemäß der nationalen Gesetzgebung zu führen Auszahlung der Erstattung Erst nachdem die vom Begünstigten getätigten Ausgaben gemäß dem Artikel 23 Absatz 4 der Verordnung (EU) Nr. 1299/2013 durch die jeweilige nationale Kontrollinstanz (Art. 23-Prüfer) auf ihre Recht- und Ordnungsmäßigkeit sowie nach dem vorliegenden Abrechnungsverfahren geprüft wurden, kann die Auszahlung der EFRE-Mittel erfolgen. Regelung für polnische Antragsteller Es ist eine sog. schnelle Erstattung aus den EFRE-Mitteln möglich, d. h. eine Auszahlung an den Begünstigten direkt nach dem Abschluss der Prüfung von den Abrechnungsunterlagen des Kleinprojektes im KPF-Sekretariat und vor ihrer Weiterleitung zur Art. 23-Prüfung. Die schnelle Erstattung kann bis zu 50 % des Wertes von EFRE-Mitteln in durch das KPF-Sekretariat positiv bewerteten Ausgaben betragen, unter der Voraussetzung, dass finanzielle EFRE-Mittel bei den Projektpartnern (in der Euroregion) vorhanden sind. Die Auszahlung der übrigen EFRE-Mittel erfolgt nach dem Abschluss der Art. 23-Prüfung, als Differenz zwischen der Höhe von den durch den Art. 23-Prüfer zertifizierten EFRE-Mitteln und der Höhe der schon ausgezahlten schnellen Erstattung, nach dem Erhalt durch den Leadpartner der übrigen finanziellen Mittel. Den polnischen KPF-Begünstigten wird die Erstattung direkt vom Leadpartner ausgezahlt (polnische Seite der Euroregion). Regelung für deutsche Antragsteller Die Auszahlung der EFRE-Mittel erfolgt nach dem Abschluss der Art. 23 Prüfung. Deutsche KPF-Begünstigte erhalten die Erstattung vom Projektpartner (deutsche Seite der Euroregion), nach der Überweisung der Mittel vom Leadpartner Euro-Anwendung Die Begünstigten sind dazu verpflichtet, die Ausgaben, die in einer anderen Währung getätigt wurden, in Euro umzurechnen. Für die Umrechnung wird der monatliche Wechselkurs der Europäischen Kommission angewandt für den Monat, in dem die Ausgaben zur Prüfung im KPF -Sekretariat vorgelegt wurden (territorial zuständige Seite der Euroregion). Da alle monetären Flüsse im Kleinprojektefonds in Euro erfolgen, wird empfohlen, dass das Bankkonto des Kleinprojekts in Euro geführt wird. Dadurch können Risiken aufgrund von Wechselkursschwankungen vermieden werden Die Durchführung von der im Projekt geplanten Indikatoren In der Bearbeitung. 20