SVP-RLP. Schulverwaltungsprogramm Rheinland-Pfalz. Rheinland-pfälzischer Berufsschultag SVP-RLP Aktueller Projektstand 30.

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1 SVP-RLP Schulverwaltungsprogramm Rheinland-Pfalz Rheinland-pfälzischer Berufsschultag 2016 Folie 1

2 Gliederung 1. Ausgangssituation für das Projekt SVP-RLP 2. Arbeitsstruktur des Projekts 3. Vergabeverfahren Frontend + Backend 4. edoo.sys Leistungsumfang/Architektur 5. Projektstand, Rollout, Schulungen, Support 6. Verschiedene Fragestellungen Folie 2

3 1. Ausgangssituation für das Projekt SVP-RLP Folie 3

4 AUSGANGSSITUATION Fundamentaler Modernisierungsprozess der Schulstatistik in Deutschland u.a. verursacht durch: Nationale und internationale Leistungsvergleiche Ergebnisse von Bildungsforschung und -monitoring Untersuchungen zu Lernbedingungen und sozialen Faktoren Folie 4

5 AUSGANGSSITUATION Konsequenzen: Die Länder benötigen: tragfähige, steuerungsrelevante Informationen, die länderübergreifend vergleichbar und mit den Anforderungen der internationalen Statistik kompatibel sein müssen Folie 5

6 AUSGANGSSITUATION Konsequenzen: Statistische Daten aus den Schulen werden in einem höheren Umfang und differenzierter als bisher erhoben. Höhere Anforderungen an Datensicherheit und Datenschutz. Höhere Anforderungen an die informationstechnischen Rahmenbedingungen. Folie 6

7 AUSGANGSSITUATION Reaktion der KMK: Vereinbarung der KMK (Kultusministerkonferenz) zur Sicherstellung eines einheitlichen Aufkommens schulstatistischer Daten für überregionale und internationale Zwecke Ergebnis: Kerndatensatz (KDS) für schulstatistische Individualakten der Länder Version 3.0 (KDS 3.0) Folie 7

8 AUSGANGSSITUATION Reaktionen der Länder Zielführende Umsetzung des KDS nur mit landeseinheitlicher Schulverwaltungssoftware möglich Mehrere Länder haben diesen Schritt bereits vollzogen oder befindet sich in einem Umsetzungsprozess Unterschiedliche Vorgehen der Länder: Lizenzierung kommerzieller Softwareprodukte oder Eigenentwicklung Folie 8

9 AUSGANGSSITUATION Situation in Rheinland-Pfalz Rund allgemeinbildende Schulen (ca. 900 Grundschulen und 600 weiterführende Schulen) und ca. 100 berufsbildende Schulen (205 Schulträger: 25 Kreise, 31 Städte, 149 VG) Jährliche Statistiklieferung über eine Schulverwaltungssoftware von etwa Schulen Rund 25 verschiedene kommerzielle SVP im Einsatz Folie 9

10 AUSGANGSSITUATION Probleme: Funktionsmängel, unzureichende Anpassung der Programme an veränderte Anforderungen Eingeschränkte Möglichkeit von Kooperationen der Schulen bei Fehlersuche und behebung Hohe Kosten für Anschaffung und Updates StaLa Erfassungsmodul dadurch oftmals doppelte Dateneingabe erforderlich Folie 10

11 AUSGANGSSITUATION Folgen Zeitverzögerungen beim Eingang der Statistikdaten Z.T. fehlerhafte und inkonsistente Daten Erhöhter Zeitaufwand in den Schulen aufgrund mehrfacher Dateneingabe und Fehlersuche Jährliche Belastung des Schuletats Folie 11

12 AUSGANGSSITUATION Reaktion: Das MBWWK beschafft in einem Vergabeverfahren eine geeignete Software und passt sie an die Erfordernisse der Schulen, der Schulstatistik und der Schulaufsicht an (Auftrag des Ministerrats) Diese Software wird allen Schulen in Rheinland-Pfalz kostenlos zur Verfügung gestellt. Folie 12

13 2. Arbeitsstruktur des Projekts SVP-RLP Folie 13

14 Ministerin (oder StS) Lenkungsausschuss Derzeit 26 Köpfe = 21,64 FTE Projektmanagerin Barbara Mathea Projektleiter Thomas Wollenweber Projektassistenz (N.N.) Anforderungs- und Change Management (FRONTEND) Peter Kluge Anforderungs- und Change Management (BACKEND) Sven Zörner Anforderungs- und Change Management (AUSWERTEDATENBANK) Rainer Wilhelm Support (inkl. ADÜ/Schulungen) Oliver Bischof (i.v.f. Christiane Schiltz) Release- und Test-Management Susanne Borkmann-Ullrich Architektur/Technik (FRONT-/BACKEND) Dr. Thomas Heine Andere Fachquellen ADD MBWWK Andere StaLa Fachquellen Schnittstellenmanagement N.N. Test/QS (FE) später Helpdesk Helpdesk (FE) Helpdesk (FE) Migration Schulungen Schulungen Test/QS (FE) später Helpdesk Helpdesk (FE) Helpdesk (FE) Migration Schulungen Schulungen Dauerbedarf (Regelbetrieb) Projektbedarf (befristet) Test/QS (FE) später Helpdesk Wertelisten (FE) später Helpdesk Helpdesk (BE) Skripting (FE/BE) Zeugnisse/Berichte Schulungen Schulungen

15 3. Vergabeverfahren Frontend und Backend Folie 15

16 VERGABE FRONTEND Verfahrensleitung: Projektleiter Auswahlkriterien/Bewertung: Fachkompetenzteam Vergabeakte/Kommunikation: Landesbetrieb Daten und Information Juristische Beratung: Kanzlei GÖRG, Frankfurt Folie 16

17 VERGABE FRONTEND Rahmenbedingungen Beschaffung des SVP-RLP durch ein europaweites Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb Lizenziert für alle Bildungseinrichtungen des Landes, der kommunalen Gebietskörperschaften sowie der privaten Träger Folie 17

18 VERGABE FRONTEND Vergabeentscheidung 2012 Wirtschaftlichster Anbieter nach Preis und Leistung Sitz in Karlsruhe, ca. 130 Mitarbeiter, ca. 13 Mio. Euro Umsatz p.a. Lieferant der SVP-Lösungen in BY und BW Folie 18

19 VERGABE BACKEND Verfahrensleitung: Projektleiter Auswahlkriterien/Bewertung: SVP-RLP Projektteam Vergabeakte/Kommunikation/Juristische Beratung: Kanzlei GÖRG, Frankfurt Folie 19

20 VERGABE BACKEND Rahmenbedingungen Juristisches Gutachten bestätigt enge technische und lizenzrechtliche Verzahnung von Frontend und Backend nur 1 Anbieter Europaweites Verhandlungsverfahren mit nur einem Teilnehmer (April 2016) Rahmenvertrag für modulare Neuentwicklung Folie 20

21 4. edoo.sys RLP ( Frontend ) Leistungsumfang und Architektur Folie 21

22 LEISTUNGSUMFANG Allgemeine Anforderungen Mandantenfähigkeit Mehrbenutzerfähigkeit Anbindung an Office Systeme (Microsoft und Open Source) Anpassbarkeit (schulart- und tlw. Schulspezifisch) Datenhaltung (lokal und zentral) Datensicherung (lokal und zentral) Zentrale Schlüsselverwaltung (mit lokaler Anpassbarkeit) Folie 22

23 LEISTUNGSUMFANG Allgemeine Anforderungen (Fortsetzung) Datenschutz Erlernbarkeit Ergonomie Dokumentation, Handbücher, Hilfesysteme Client-Betriebssysteme Server-Betriebssysteme Hardware-Anforderungen Folie 23

24 LEISTUNGSUMFANG Funktionale Anforderungen Schüler- und Bewerberverwaltung Lehrkräfteverwaltung (geplant: Austausch mit IPEMA) Personalverwaltung (Anmerkung: kein Lohn/Gehalt) Verwaltung externer Schulpartner (z.b. Betriebe) Klassen- und Lerngruppenverwaltung Unterrichtsverteilung Folie 24

25 LEISTUNGSUMFANG Funktionale Anforderungen (Fortsetzung) Gymnasiale Oberstufe Benotung und Zeugnisse Berichte und Serienbriefe Dokumentenverwaltung Schulaufsicht Schulstatistik Folie 25

26 LEISTUNGSUMFANG Thema: Stundenplanprogramme Erfassung aller für KDS erforderlicher Statistikdaten ist ohne zusätzliche Verwendung eines Stundenplanprogramms möglich. edoo.sys beinhaltet einfache Stecktafel edoo.sys beinhaltet KEIN Stunden-/Kursplanprogramm edoo.sys beinhaltet KEIN Vertretungsplanprogramm Folie 26

27 LEISTUNGSUMFANG Schnittstellen Allgemeine Im- und Exportschnittstelle Datenübergabe an Office-Systeme Marktführende Stundenplanprogramme davinci (Fa. Stüber Systems) UNTIS (Fa. Gruber und Petters) Folie 27

28 INSTALLATIONSSZENARIEN Kleine oder mittlere Schule Wenige Arbeitsplätze Lokales Netzwerk DB M1 Mn edoo.sys Dezentraler Server (DSS) und Arbeitsplatz Arbeitsplatz (Client) Arbeitsplatz (Client)... Arbeitsplatz n (Client) Folie 28

29 INSTALLATIONSSZENARIEN Größere Schule Mehrere Arbeitsplätze Lokales Netzwerk DB M1 edoo.sys (Dezidierter) Dezentraler Server (DSS) Mn Arbeitsplatz 1 (Client) Arbeitsplatz 2 (Client)... Arbeitsplatz n (Client) Folie 29

30 INSTALLATIONSSZENARIEN Schulträger Mehrere Schulen edoo.sys Installation Schulträger (Hoster) DB M1 Mn edoo.sys Dezentraler Server (Hoster) Netzwerk edoo.sys Arbeitsplätze (Schule 1) edoo.sys Arbeitsplätze (Schule n) edoo.sys Installation Schule DB M1 Mn Netzwerk edoo.sys Dezentraler Server (Schule) edoo.sys Arbeitsplätze (Schule) Folie 30

31 ARCHITEKTUR edoo.sys Frontend Backend Statistik- Datenbank Nachgelagerte Verfahren Landeszentrale Datenbank Folie 31

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33 Schule 1 Schule 2 Schule 3 Schule N Statistikdaten Prognose / Planung n. SJ Schuldaten (aktuell) edoo.sys Gateway (ZSS) Replikation Wertelisten, Berichtsund Zeugnisvorlagen, Prüfregeln ZSS-DB Rücksicherung Schule Standardberichte + Ad-Hoc-Berichtswerkzeug Replikationsdatenbank Schule 1 Schule 3 Schule Schule N a 2 1 Unterrichtsprognose: Abgabe/Prüfung/Freigabe + Standardberichte Vorbereitung Daten für Auswerte-DB Statistik Statistikprozess mit Abgabe/Prüfung/Freigabe Landeszentrale Datenbank Schule 1 bis N Cockpit/Backend Kern: Grundfunktionen, Stammdaten der Schulen und Dienststellen, Benutzer- und Dienststellenverwaltung Zugriffssystem 3 ADD (Personal-) Planungswerkzeug + Standardberichte Lehrkräfte Schnittstelle zu IPEMA Schülerindex Lehrerindex 4.b Verf. 1 Auswerte-DB Verf. 2 Verf. n IPEMA

34 5. Aktueller Projektstand, Rollout, Schulungen, Support Folie 34

35 ROLLOUT November 2015 Offsite (2 Tage) zur Vorbereitung des Rollout- Vorgehens Seither Mehrere Arbeitsgruppen zur Planung und Vorbereitung der einzelnen Aufgabenfelder September 2016 Offsite (2 Tage) zur finalen Feinplanung Folie 35

36 ROLLOUT Vorgehen beim Rollout Reihung der Schulen nach deren Bedarf Schrittweise über einen Zeitraum von 3 Jahren 24 Gruppen von Schulen ( Cluster ), 8 Cluster pro Jahr Beinhaltet ADÜ-Vorbereitung und Schulungen Folie 36

37 2 Seminarräume im Studienseminar GS in Trier Anmietung von 2 Seminarräumen im Gebäude der LBB neben PL in Koblenz Schulungsstandorte Trier Studienseminar GS Koblenz Räume LBB neben PL Speyer PL / SVP-RLP Gebäude 2 Seminarräume im PL/SVP in Speyer SVP-RLP Aktueller Projektstand 13. September 2017 Folie 37

38 AUFBAU EINES CLUSTERS Ein Cluster umfasst einen zeitlichen Umfang von etwa 4 Wochen. An einem Standort werden in einem Cluster etwa 40 Schulen beschult. Bei 2 parallelen Schulungen an 2 Standorten werden in einem Cluster bis zu 80 Schulen beschult. Folie 38

39 AUFBAU EINES CLUSTERS In einem Cluster können Schulen aller Schularten vertreten sein. Es wird angestrebt, in einer Schulung nur Teilnehmer von 1 bis 2 Schularten einzuladen. Folie 39

40 GESTALTUNG DER BASISSCHULUNGEN Etwa 1600 Schulen in RLP 2 Schulungstage pro Schule für 4 Personen aus jeder Schule 2 Lehrpersonen je Schule 1 x Schulverwaltung 1 x Schuladministration oder 2 x Schulverwaltung 2 Sekretariatskräfte je Schule (für Schulträger kostenlos) oder 1 x Sekretariatskraft und 1 x Lehrpersonen Zwei parallele Schulungen an zwei aufeinanderfolgenden Tagen Folie 40

41 BASISSCHULUNGEN Basisschulungen Vermittlung grundlegender Anwendungen Laptops mit Schulungsdaten aller Schularten werden gestellt Nach Basisschulung jeder sollte spezifische Betriebsbereitschaft durchführen können Schulung in Kleingruppen ca. 5 Schulen, d.h. 10 Teilnehmer Folie 41

42 SCHULUNGEN ORGANISATORISCH Bildung von Clustern 3 Standorte Trier, Koblenz, Speyer Möglichst schulartbezogen 2 Standorte parallel in Betrieb Regionale Kick-Off Veranstaltung etwa 6 Monate vor der Schulung Altdatenpflege Meldung der Schulungsteilnehmer Schulung 6-8 Wochen nach der Schulung sollen Betriebszustand hergestellt und 1. Replikation erfolgen Schule ist produktiv Nachschulungen / Webinare Nachschulungen nur in Ferien möglich Webinare nach Bedarf Schulungsvideos Folie 42

43 SUPPORT Helpdesk Telefon-Hotline SVP-RLP Support Team leistet 1st Level Support zu üblichen Bürozeiten (Mo-Fr) auch per Telefon Folie 43

44 SUPPORT Technischer und fachlicher Support Fachlicher Support für SVP-RLP und zentrale Komponente erfolgt durch BM BM leistet Installationssupport und technischen Support für SVP-RLP und PostgreSQL Folie 44

45 SUPPORT Helpdesk Service Management System Webbasiertes Helpdesk System für alle Nutzer svp-rlp.topdesk.net Folie 45

46 SUPPORT Schulungen Durchführung von Schulungen für Schulleitungen, Sekretariatskräfte, Administratoren, etc. Folie 46

47 SUPPORT Altdatenübernahme (Teil-)automatisierte Migrationstools für die Altdatenübernahme aus den verbreitetsten Schulverwaltungs- und Stundenplanprogrammen Folie 47

48 SUPPORT Generische ADÜ-Schnittstelle (Excel-Format) und automatisiertes Migrationstool Mehrere Tabellen werden importiert: z.b. Betriebetypen, Betriebe, Abteilungen, Räume, Fächer, Lehrkräfte, Lehrerfehlzeiten, Klassen, Bezugspersonen, Schüler, Bewerber (Teil-)Automatische Migration per Tool für: Magellan, IBIS, Atlantis, HERA, SuSi, STAMM, OMNIA (Alternative: Statistik-XML) Folie 48

49 6. Verschiedene Fragestellungen Folie 49

50 RECHTSGRUNDLAGEN Rechtsgrundlage für Datenübermittlung Verpflichtung zur jährlichen Statistikerhebung durch Schulgesetz Erweiterung des Datenumfangs auf KDS für Statistik durch Neufassung des Schulgesetzes in 2014 geregelt Folie 50

51 RECHTSGRUNDLAGEN Verpflichtende Nutzung Verpflichtende Nutzung des SVP und der zentralen Komponenten per Schulgesetz in Vorbereitung Folie 51

52 BETRIEB Rollen-/Nutzeradministration SVP-RLP ist mandantenfähig (Schule = Mandant) Rollen und Benutzerrechte innerhalb eines Mandanten sind frei konfigurierbar Musterrollen und -benutzer sind vorkonfiguriert (Bsp.: Administrator, Sekretär/in, Schulleiter/in, Klassenlehrer/in, Fachlehrer/in, Revisor, etc.) Folie 52

53 BETRIEB Programmupdates Updates müssen wg. Datenintegrität in der LZDB nicht an einem Stichtag erfolgen (Ausnahme: strukturelle DB-Änderungen) Nach Rollout (im Regelbetrieb) sind max. zwei Programmupdates pro Jahr vorgesehen Programmupdates können automatisiert erfolgen Folie 53

54 VIELEN DANK FÜR IHRE AUFMERKSAMKEIT Folie 54

55 KONTAKTINFORMATIONEN Thomas Wollenweber Ministerium für Bildung Rheinland-Pfalz Mittlere Bleiche Mainz Telefon +49 (6131) Telefax +49 (6131) Mobil +49 (174) Folie 55

56 SVP-RLP Schulverwaltungsprogramm Rheinland-Pfalz Rheinland-pfälzischer Berufsschultag 2016 Folie 56