IMAS REGATTA ONLINE. System for

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1 IMAS REGATTA ONLINE System for easy and efficient planning for regattas, fast racing categories and timetable arrangements easy reporting of sportsmen and sport clubs accountancy easy spreading of information concerning regattas

2 Contents 1. Registration Login Create competition Enter regatta information Age classes Boat classes Create and edit race classes Create and edit fees Help and Support... 12

3 Generally With the online registry platform IMAS Regatta Online you can create and manage regattas easily and exclusively. You can establish announcements races timetables and many more online or put together a regatta out of your ready-made excel lists. As a sport club you have the opportunity to apply sportsmen or import them to enroll them in regattas. Just print the application, application fees and information or create a PDF to save it on your computer. System requirements Please use a current browser if possible. We recommend Firefox and Google Chrome. In Internet Explorer up to version 8, it can get presentation problems. For the PDF files, please use an external PDF program. The built-in Firefox PDF viewer is sometimes not correct.

4 1. Registration To use IMAS Regatta Online you have to register on Therefore you click on the -button and insert your personal information. To maximize the security of your information, please choose a safe password (consisting of small and capital letters, numbers, additional characters). Please pay attention to the fact that the classification whether your sport club is treated like a normal club or a racing association is already taking place here. You can see the security code on a picture to the right of the input box. Now click on and you will get an affirmation letter via . Open said that should be sent within a few minutes and click on the initiation link to complete the registry. Now you can log in with your user-related data. Info: In case you want to prepare and manage regattas yourself write an to help@imas-sport.com. We can unlock your club as an administrator.

5 2. Login Sign in with your user-related data which you got via on Activate the right box wether you are a regular club or a racing association. You get to the homepage, if your log in was successful. Here you can find all the following steps and you need for a successful application. The easiest way is to follow the steps in chronological order.

6 3. Create competition Für die Erstellung einer Regatta müssen Sie den Status eines Veranstalters haben. Sollten Sie noch keinen Veranstalterstatus haben, wenden Sie sich bitte an Auf der Übersichtsseite sehen Sie alle Möglichkeiten um eine Regatta zu verwalten. Um eine neue Regatta anzulegen, klicken Sie auf Regatta erstellen. Es öffnet sich eine Seite, auf der der Regattaname und allgemeine Informationen zur Regatta festgelegt werden können.

7 3.1. Enter regatta information Bitte füllen Sie die Felder wie in der Beispieleingabe aus und speichern die Seite nach der vollständigen Eingabe ab. In der rechten Menüleiste können weitere Eingabeseiten geöffnet werden. Sie haben die Möglichkeit vorhandene Regattaausschreibungen im PDF-Format hochzuladen und den Vereinen zur Verfügung zu stellen. Im Menü Regatta verwalten finden Sie alle wichtigen Seiten für ihre Regatta. Bitte arbeiten Sie diese Liste chronologisch von oben nach unten ab. Als erstes sollten Sie Boots- und Altersklassen für Ihre Regatta anlegen. Im Anschluss können die Rennklassen eingetragen werden. Bei Meldungen finden Sie einen Überblick über alle Rennklassen und alle gemeldeten Sportler und Vereine. Mit einem Klick auf Gebühren können beispielsweise Zeltplatzgebühren festgelegt werden.

8 3.2. Age classes Bitte tragen Sie Ihre Altersklassen wie im Beispiel ein. Eine korrekte Angabe des Alters ist für die Meldung sehr wichtig. Sollten Sie auf Ihrer Regatta Doping- Gebühren ausweisen wollen, können sie für jede Altersklasse festgelegt werden. Mit einem Klick auf den Bleistift lassen sich die Daten bearbeiten. Ein Klick auf das X löscht die Daten. Mit Altersklasse speichern wird die aktuelle Altersklasse überspeichert. Mit einem Klick auf speichere als neue Altersklasse werden die Daten erneut angelegt.

9 3.3. Boat classes Legen Sie die Bootsklassen wie im Beispiel an. Die korrekte Sportleranzahl pro Boot ist wichtig, damit das Programm weiß wie viele Sportler in ein Boot gemeldet werden können. Wenn die Bootsklasse ein Steuermann hat, dann gehört dieser nicht mit zur Anzahl der Sportler im Boot. Also muss bei einem Boot mit 4 Sportlern und einem Steuermann auch nur die Zahl 4 eingetragen werden. Bearbeiten und Löschen der Daten funktioniert simultan zu den Altersklassen.

10 3.4. Create and edit race classes Nach dem Klick auf Rennklassen hat sich das Formular zum Anlegen und Bearbeiten von Rennklassen geöffnet. Es gibt nun die Möglichkeiten, Rennen einzeln zu erstellen oder vorhandene Excel-Tabellen zu importieren. Das Importieren der Rennen aus Excel-Tabellen erfolgt analog zum Import der Sportlerdaten. Bitte beachten Sie wieder, dass die Tabellenstruktur die gleiche wie im Beispiel sein muss. Mit einem Klick auf Rennen erstellen können Sie manuell Rennen anlegen. Bitte füllen Sie alle Informationen wie im folgenden Beispiel aus. Die Angabe eines kurzen Rennnamens und der Zeit sind fakultativ, können aber bei der Sortierung in den Übersichtstabellen behilflich sein.

11 Relevant sind ein eindeutiger Name, Bootsklasse, Altersklasse, die Distanz und das Geschlecht der Rennklasse. Alter und Geschlecht der Sportler, die in dieser Rennklasse starten dürfen, sind wichtig für die Filterung und Anzeige der Sportlerdaten für die meldenden Vereine. So verhindern Sie, dass die Sportler in falschen Alters- oder Rennklassen gemeldet werden. Mithilfe der Angabe des Preises können sich die Vereine nach den Meldungen eine Rechnung über den zu zahlenden Betrag erstellen. Mit einem Klick auf speichern können Sie das Rennen speichern. Durch einen Klick auf speichere als neues Rennen wird eine Kopie des Rennens gespeichert. Dies ist nützlich, wenn lediglich kleine Änderungen (z.b. Änderung der Distanz) erfolgen. Mit einem Klick auf zurück gelangen Sie zu Rennklassenübersicht. In der Rennklassenübersicht sehen Sie die von Ihnen angelegten Rennklassen. Durch einen Klick auf können Sie das Rennen löschen und öffnet den Bearbeitungsmodus.

12 3.5. Create and edit fees Mit einem Klick auf Gebühren gelangen Sie zum Gebührenformular. Auf dieselbe Art und Weise wie bei den Rennklassen können hier Gebühren angelegt und zu bearbeitet werden. 4. Help and Support Do you have questions about the handling of our reporting platform, you can check our website at or write an to We will certainly help you soon as possible.