Vertragsmanagement in Horizon Dr. Kristina Lovrić-Pernak EU-Hochschulbüro Göttingen

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1 1 Vertragsmanagement in Horizon 2020 Dr. Kristina Lovrić-Pernak Göttingen

2 2 Inhalt Einführung: Funktion der Verträge in EU-Projekten I. Regelungsgeflecht in Horizon 2020 II. Normenhierarchie der Vertragsdokumente III. Ablauf zum Vertragsmanagement IV. Inhalt der Vertragsdokumente, insbes. CA als Gebrauchsanweisung der Projektdurchführung V. Typische Fehlerquellen VI. Exkurs: Background, Joint Ownership, Open Access und Ethical Issues

3 3 Funktion der Verträge in EU-Projekten Ebene 1: EU-Kommission mit den Zuwendungsempfängern Finanzhilfevereinbarung Pflichten gegenüber dem Zuwendungsgeber während und nach Projektdurchführung Ebene 2: Zuwendungsempfänger untereinander Regelungsbedürfnis zu Fragen der Zusammenarbeit abgesicherte Umsetzung des Projektantrags Ebene 3: Zuwendungsempfänger mit Dritten Vereinbarungen mit Auftragnehmern oder weiteren Externen Verantwortung des jeweilig beteiligten Zuwendungsempfängers (Pflichten nach GA/CA)

4 4 I. Regelungsgeflecht in Horizon 2020 EU-Vorgaben, insbes. AEUV, Forschungsrahmenprogramme, Beteiligungsregeln, Arbeitsprogramme etc. Grant Agreement (Finanzhilfevereinbarung) Description of the Action (FP7: DoW) als Annex I Vorbereitende Erklärungen (LoI, Letter of Support) Consortium Agreement (Konsortialvertrag) MTA s und CDA s

5 5 II. Normenhierarchie der Vertragsdokumente Grant Agreement (GA) Rechtlicher Maßstab für alle folgenden Vereinbarungen inklusive Antrag! Consortium Agreement (CA) Interne, privatrechtliche Vereinbarung der Konsortialpartner, muss mit Regelungen des GA vereinbar sein Übrige Vereinbarun gen Je nach Bedarf davor, während und danach

6 6 III. Ablauf zum Vertragsmanagement 1. Time to grant : über das Teilnehmerportal nach positiver Begutachtung Einladung zur Vertragsvorbereitung des Grant Agreements, unter Angabe der ersten wesentlichen Vertragsbestandteile Gegenstand, Akteure, Dauer und Fördersumme (Ggf. Abschluss von Geheimhaltungsvereinbarungen) 2. Ausfertigung des Grant Agreements, Unterzeichnung durch den Koordinator unter Beitritt aller übrigen Partner Bitte trennen: Projektleitung und rechtlicher Vertreter der Institution! 3. Paralllel zu 2. oder im Anschluss: Verhandlung des CA Mustervorlagen: DESCA MCARD 2020 Model Consortium Agreement EUCAR - Model Consortium Agreement IMG4 - Model Consortium Agreement for the Aeronautics projects

7 7 IV. Regelungsinhalte: CA als Gebrauchsanweisung für die Projektdurchführung Verantwortlichkeiten/ Haftung Management/ Entscheidungsstrukturen und Finanzen Publikationen/ Open Access und Vertraulichkeit Geistiges Eigentum (Results, Background, Access Rights) Streitschlichtung

8 8 V. Typische Fehlerquellen 1. (ver)schleppende Vertragsverhandlungen, da Abschluss des CA nicht zwingend vor Unterzeichnung des GA erfolgen muss 2. Kompatibilität Antrag CA, aber auch MTA/CDA/LA mit CA? Letztlich zählt Vereinbarkeit mit dem GA, den Beteiligungs und Finanzregeln! 3. Richtige Verwendung der Anhänge zum CA (ausgehend vom CA, dort Regelungen zum Background/Zugang entscheidend!) 4. Richtige Einbeziehung Sub-Contractor und Mitglieder des Advisory Boards

9 9 VI. Exkurs: (1) Background SUBSECTION 2 RIGHTS AND OBLIGATIONS RELATED TO BACKGROUND 24.1 Agreement on background The beneficiaries must identify and agree (in writing) on the background for the action ( agreement on background ). Background means any data, know-how or information whatever its form or nature (tangible or intangible), including any rights such as intellectual property rights that: (a) is held by the beneficiaries before they acceded to the Agreement, and (b) is needed to implement the action or exploit the results. Identifizierung des benötigten und verfügbaren Backgrounds vor Projektbeginn zwingend erforderlich ( Access Rights!) Included list unter Ausschluss allen nicht genannten BGs vorzuziehen

10 10 EXKURS: (2) Results und Joint Ownership 26.1 Ownership by the beneficiary that generates the results [ ] Results means any (tangible or intangible) output of the action such as data, knowledge or information whatever its form or nature, whether it can be protected or not that is generated in the action, as well as any rights attached to it, including intellectual property rights. Joint Ownership: Ergebnisse, an denen mehrere Partner beteiligt sind, deren Beiträge am Ergebnis nicht klar voneinander getrennt werden können, gehören diesen Partnern gemeinsam; Vereinbarung zu joint ownership ist vorgeschrieben, auch darf im Vorfeld kein Verzicht o.ä. auf Rechte aus dem joint ownership vereinbart werden. Im Verbund mit Industriepartnern den Eu-Beihilferahmen beachten: Nutzung von Ergebnissen nur gegen marktübliches Entgelt (Vertragsverhandlungen!)

11 11 EXKURS: (3) Open Access Vor jeglicher Publikation ist eine Entscheidung über die Verwertung von Ergebnissen zu treffen, d.h. inwieweit schutzrechtliche Maßnahmen (z.b. Patentanmeldung) zu treffen sind! Unter HORIZON 2020 ist OPEN ACCESS die grds. verpflichtende Form der Publikation, d.h. wenn Publikation erfolgen soll, greift die Verpflichtung zu OPEN ACCESS (mit Wahlmodell, s.u.) OPEN ACCESS: freier und kostenfreier Zugang zu wissenschaftlichen Publikationen im Internet mit der Möglichkeit, diese ohne Kostenverpflichtungen zu lesen, herunterzuladen, zu kopieren und zu verteilen (aber: vorbehaltlich des Urheberrechts der jeweiligen Autoren!) Wahlmöglichkeiten: A) der goldene Weg (entspricht Erstveröffentlichung in Journals, wo Verlage auch OA anbieten; ggf. entstehende processing fees sind förderfähige Projektkosten) B) der grüne Weg (Parallelveröffentlichung in Repositorien) Hierzu bitte frühzeitig die entsprechenden Publikationsmanager kontaktieren!

12 12 EXKURS: (4) Ethical Issues Auch unter HORIZON 2020 ist die Einhaltung ethischer Standards erforderlich und Gegenstand des Grant Agreements sowie späterer Projektevaluierungen. Grundsätzlich erfolgt die Sicherstellung ethischer Standards durch eine grds. vierstufige Ethics Appraisal Procedure : a) Self assessment b) (pre)screening c) Assessment und d) Check/audit, wobei die Ergebnisse der Prüfung in das Grant Agreement eingehen können. Hilfestellung der Kommission: How to complete your ethics Self-Assessment dient der Selbstevaluierung im Rahmen der Antragserstellung, inwieweit ethisch relevante Themen berührt und insoweit Maßnahmen zu treffen sind

13 13 Kontakt: Dr. Kristina Lovric-Pernak Georg-August-Universität Göttingen Stiftung Öffentlichen Rechts Von-Siebold-Straße Göttingen Tel.: kristina.lovric-pernak@zvw.uni-goettingen.de