Konfigurationsanleitung Office 365 Erste Schritte

Transkript

1 Konfigurationsanleitung Office 365 Erste Schritte Stand März 2014

2 Office 365 Erste Schritte Office 365 einzurichten ist einfach genauso wie die Nutzung. Dieser Wegweiser hilft Ihnen, in wenigen Schritten die Aktivierung und Einrichtung durchzuführen. Bitte halten Sie für die weiteren Schritte Ihre Zugangsdaten für Office 365 bereit. Sollten Sie keine aktuellen Zugangsdaten haben, wenden Sie sich bitte an die UPC Business Serviceline. Als erstes rufen Sie in einem aktuellen Webbrowser (Internet Explorer, Mozilla Firefox,...) das UPC Business Selfservice-Portal auf, diese Web-Adresse ist auch in den Zugangsdaten genannt. Geben Sie hier Benutzernamen und Kennwort an, die auf den Zugangsdaten genannt wurden. Konfigurationsanleitung I Office 365 Erste Schritte I /21

3 1. Aktivierung Nach dem erfolgreichen Einloggen gelangen Sie zum Start-Bildschirm: Sie müssen nun Office 365 aktivieren, um es nutzen zu können. Klicken Sie hierzu im Abschnitt Microsoft Office 365 auf den Punkt Erstellen. Sie gelangen danach auf die Seite für die Konfiguration. Wählen Sie nun die Domain per Anhaken aus und drücken Sie auf Weiter >>. Konfigurationsanleitung I Office 365 Erste Schritte I /21

4 Auf der Folgeseite der Konfiguration geben Sie bitte Ihre Daten korrekt ein und bestätigen Sie mit Weiter. Konfigurationsanleitung I Office 365 Erste Schritte I /21

5 Sie sehen eine Zusammenfassung der von Ihnen eingegebenen Daten. Bestätigen Sie diese mit Klick auf Fertigstellen (im unteren Bereich des Bildschirmes), wird das Produkt bei Microsoft aktiviert. Konfigurationsanleitung I Office 365 Erste Schritte I /21

6 ACHTUNG: Es kann zwischen 15 Minuten und 4 Stunden dauern, bis diese Aktivierung komplett abgeschlossen ist. Sie erkennen dies zum Beispiel an der Statusmeldung im Browserfenster, das wie oben abgebildet den Status Bereitstellung anzeigt. Nach erfolgreicher Aktivierung können Sie sich im Microsoft Office 365 Portal via Klick auf den Button Login oder unter dem Link mit ihren Zugangsdaten anmelden. Konfigurationsanleitung I Office 365 Erste Schritte I /21

7 2. Ressourcen ermitteln und verwalten Office 365 wird pro gekaufter Lizenz verrechnet, unabhängig davon, ob die Lizenz in Verwendung ist oder nicht. Um zu sehen, wie viele bzw. welche Lizenzen Sie gekauft haben, wählen Sie am Start-Bildschirm im Abschnitt Dienstinformationen den Punkt Ressourcennutzung. Konfigurationsanleitung I Office 365 Erste Schritte I /21

8 Sie erhalten dann eine Auflistung aller Resource-Daten zu Ihrem Office 365: Die Office 365-Lizenzen finden sich in dem oben abgebildeten Screenshot. In der Spalte Limit sehen Sie die Anzahl der bestellten Lizenzen. Diese Anzahl wird Ihnen abzüglich der in einem Leitungsprodukt enthaltenen ersten / einen Lizenz verrechnet. Die Spalte Verbrauch zeigt an, wie viele Lizenzen tatsächlich in Benutzung sind die Spalte Verfügbar zeigt die noch freie Lizenz-Anzahl. Die Anzahl an Lizenzen können Sie im Ressourcen Manager verwalten, also sowohl weitere Lizenzen kaufen wie auch freie nicht benutzte Lizenzen kündigen. Diesen Ressourcen Manager finden Sie in der im oberen Teil befindlichen Schnellstartleiste: Konfigurationsanleitung I Office 365 Erste Schritte I /21

9 Die Menge an Lizenzen können Sie einfach mittels der Knöpfe + und erhöhen bzw. verringern und bestätigen Sie Ihre Wahl im Anschluss. (Bitte beachten Sie, dass in diesem Screenshot mehrere Office 365 Produkte angelegt wurden. Sofern Sie eines der unten angeführten Produkte noch nicht beziehen und gerne dazubestellen möchten, wenden Sie sich bitte an ihren Account Manager.) Bitte lesen Sie die Leistungsbeschreibungen, Entgeltbestimmungen und AGB von UPC Business Austria durch, und bestätigen den Punkt Ich akzeptiere. Erst mit dem Anhaken wird der Bestätigen- Knopf aktiv, und mit dem Klick auf diesen bestätigen Sie die geschäftsmäßige Durchführung Ihres Bestell- bzw. Kündigungsvorganges. Bitte beachten Sie bei einer Reduktion der Menge (Kündigung), dass hier KEINE aliquote Verrechnung stattfindet sollten Sie z.b. am 15. eines Monats eine Lizenz kündigen, so ist die Lizenz technisch zwar sofort gelöscht, wird da der Monat angebraucht wurde trotzdem bis zum nächsten Rechnungszeitraum verrechnet. Bei einer Erhöhung der Menge (Bestellung) um das Beispiel mit dem Datum 15. eines Monats beizubehalten - an einem 15. eines Monats, findet auch hier keine aliquote Verrechnung statt. Im Gegenteil: Wir verrechnen die Lizenzen erst mit der nächsten Ermittlung der Lizenz-Anzahl, die gegen Monatsende stattfindet. Warten Sie bei einer Kündigung daher nicht bis zum Monatsletzten, da es teilweise technisch notwendig ist, die zu verrechnende Lizenz-Anzahl einige Tage vor Monatsende bereits zu ermitteln und somit zur Verrechnung freizugeben. In diesen Prozess kann nicht eingegriffen werden. Wir empfehlen daher, eine Lizenz-Bestellung nach tatsächlichem Aufwand durchzuführen. Es ist nicht notwendig, im Ressourcen Manager eine Lizenz zu kündigen und wieder zu kaufen, wenn Sie vorhaben, ein Postfach zu löschen, und ein neues Postfach dafür anzulegen hier kann ein und dieselbe Lizenz verwendet werden. Konfigurationsanleitung I Office 365 Erste Schritte I /21

10 3. Domain hinzufügen Um eine zusätzliche Domain hinzuzufügen, klicken Sie im Abschnitt Domains auf den Punkt Gehostete Domains. Wählen Sie den Punkt Neue Domain hinzufügen aus. Konfigurationsanleitung I Office 365 Erste Schritte I /21

11 Im Feld Domain geben Sie den Domainnamen selbst (ohne einen Präfix wie www. oder anderes) ein, und bestätigen dies mit einem Klick auf Weiter >>. Kontrollieren Sie im nächsten Schritt Ihre Eingabe und bestätigen diese mit Fertig stellen. Wechseln Sie danach mit einem Klick auf den Start-Button der Schnellstart-Leiste (im oberen Bereich) in die Hauptübersicht des Office 365 Produktes. Konfigurationsanleitung I Office 365 Erste Schritte I /21

12 Wählen Sie im Abschnitt Microsoft Office 365 den Punkt Verwaltung und wechseln Sie so zum Punkt Konfiguration. Hier wählen Sie den Punkt Domains aus. Konfigurationsanleitung I Office 365 Erste Schritte I /21

13 Klicken Sie hier auf den Punkt Hinzufügen und wählen per Anhaken aus der Liste die Domain aus, die Sie zusätzlich im Produkt Office 365 verwenden möchten Drücken Sie dann auf Übertragen: Konfigurationsanleitung I Office 365 Erste Schritte I /21

14 Die gerade hinzugefügte Domain scheint nun in der Liste im Domain-Abschnitt des Punktes Microsoft Office 365 auf: Microsoft Office 365 nimmt die Domain erst als verifiziert an, wenn ein TXT-DNS-Eintrag der die Verifikation darstellt hinzugefügt wird. Wechseln Sie deshalb jetzt im Verwaltungs-Punkt des Abschnittes Microsoft Office 365 wieder in das Segment Konfiguration und wählen den Punkt Einstellungen: Konfigurationsanleitung I Office 365 Erste Schritte I /21

15 Hier finden Sie im Abschnitt Domain verification DNS records den notwendigen Eintrag, mit der der Besitz der Domain Microsoft gegenüber verifiziert wird. Konfigurationsanleitung I Office 365 Erste Schritte I /21

16 4. Postfächer hinzufügen Um ein Postfach schnellstmöglich anzulegen, wechseln Sie im Abschnitt Microsoft Office 365 die Registerkarte Service und dort den Punkt Neu hinzufügen... Konfigurationsanleitung I Office 365 Erste Schritte I /21

17 Füllen sie danach alle im Reiter Service angezeigten Felder korrekt aus und bestätigen Sie mit Weiter >>. Konfigurationsanleitung I Office 365 Erste Schritte I /21

18 Wählen Sie danach bei Typ die Lizenz aus, die Sie verwenden möchten. Sollte hier die Lizenz-Bezeichnung grau hinterlegt, und der Wortlaut (Limit erreicht) angehängt sein, ist keine freie Lizenz verfügbar. Bitte prüfen Sie dies im Punkt Ressourcennutzung bzw. erweitern die Lizenz-Anzahl im Ressourcen Manager (wenn Sie hier die Eingabe abbrechen, müssen die Daten des vorigen Schrittes neu eingegeben werden!). Wenn Sie möchten, dass das Postfach innerhalb von Microsoft Office 365 Administrator-Rechte haben soll, dann muss der Punkt Administratorzugang (wie im Bildschirmfoto angezeigt) ausgewählt werden. Der Administrationszugang wird dann im Microsoft Office 365-Webportal freigeschalten. Wenn Sie Ihre Wahl getroffen haben, klicken Sie bitte auf den Button Weiter Wählen Sie im nächsten Abschnitt Ihren Wohnort aus, und drücken Sie auf Weiter >>. Konfigurationsanleitung I Office 365 Erste Schritte I /21

19 Sie bekommen nun, bevor das Postfach endgültig zur Erstellung an Microsoft übermittelt wird, nochmals eine Zusammenfassung aller eingegebenen Daten. Überprüfen Sie die Korrektheit dieser Daten. Falls Sie eine Korrektur vornehmen möchten, dann kommen Sie durch ein- oder mehrmaligen Klick auf den Button << Zurück zur entsprechenden Eingabemaske, um die Eingabe zu verändern. Sind alle Ihre Angaben korrekt, dann drücken Sie bitte auf Fertig stellen. Damit beginnt die Übermittlung der Daten an Microsoft, die das Postfach und alle dazugehörigen Ressourcen bereitstellen. Die Übermittlung der Daten, sowie das Erstellen des Postfaches inklusive aller Ressourcen kann zwischen 15 Minuten und 3 Stunden dauern. Sollten Sie nach dem Anlegen des Postfach beim Anmelden im Office 365 Login (den Sie unter anderem in der oberen Schnellstart-Leiste Office 365 Login - finden) Bereich eine Fehlermeldung erhalten, dann ist die Erstellung des Postfaches seitens Microsoft noch nicht abgeschlossen versuchen Sie es einfach später nochmals. Konfigurationsanleitung I Office 365 Erste Schritte I /21

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21 Hilfe und Kontakt Website Auf unserer Website finden Sie im Bereich Kundenservice rund um die Uhr Hilfe zu all unseren Produkten sowie Anleitungen und Formulare. Support-Team Selbstverständlich steht Ihnen unser Support-Team bei Fragen gerne zur Verfügung: Business Serviceline Unser Business Service Team hilft bei technischen Fragen sowie bei Fragen zu Vertrag, Rechnung und Kündigung. Mo-So, Uhr Fax: support4business@upc.at Business Vertrieb Unser Business Vertriebs-Team nimmt sich Zeit für Sie und konzipiert mit Ihnen gemeinsam die optimale Lösung für Ihre Telekommunikation. Mo-So, Uhr sales4business@upc.at Copyright UPC Business Austria GmbH Änderungen vorbehalten Der Inhalt und die Informationen dieser Unterlage sind Eigentum der UPC Austria GmbH und urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte, insbesondere die Rechte der Verbreitung, der Vervielfältigung, des Nachdrucks, der Übersetzung und der Wiedergabe, bleiben auszugsweise vorbehalten. Nutzung der Screen Shots mit freundlicher Genehmigung von Microsoft Corporation. UPC Business Austria GmbH, FN d, Handelsgericht: Wien, Sitz: Wien, DVR-Nr.: Wolfganggasse 58-60, 1120 Wien T: F: sales4business@upc.at, Konfigurationsanleitung I Office 365 Erste Schritte I /21