Organisationsreglement

Transkript

1 Organisationsreglement der Genossenschaft altersgerechtes Wohnen Kallnach 1

2 . Zweck und Inhalt Gestützt auf rtikel 30 der Statuten ordnet das vorliegende Organisationsreglement die Geschäftsführung. s hält die grundsätzlichen ufgaben und Kompetenzen der Führungsorgane fest und enthält organisatorische Richtlinien für die rbeit derselben. B. Führungsorgane / ufbauorganisation Die Führungsorgane der Genossenschaft sind: der Vorstand die Kommissionen die Geschäftsleitung Die ufbauorganisation ist in einem Organigramm graphisch dargestellt, welches als nhang 3 einen integrierenden Bestandteil dieses Reglements bildet. C. rbeitsweise der Führungsorgane 1. Der Vorstand 1.1 Grundsatz Der Vorstand ist das oberste geschäftsleitende Organ der Genossenschaft und trägt die Gesamtverantwortung für ihre Tätigkeiten. r wird von der Generalversammlung (als Verwaltung im Sinne von rt. 894 ff. OR) gewählt. Der Vorstand übt die Oberleitung, die ufsicht und die Kontrolle über die Geschäftsführung aus; er delegiert die auszuführenden Tätigkeiten sowie die dazu notwendigen Kompetenzen nach Massgabe dieses Reglements an die Geschäftsleitung. Der Vorstand ist der Generalversammlung gegenüber verantwortlich. 1.2 ufgaben und Kompetenzen Insbesondere kommen dem Vorstand folgende unübertragbaren ufgaben zu: 1. die Oberleitung der Genossenschaft und die rteilung der nötigen Weisungen; dazu ist auch die Festlegung der Unternehmensziele und die Bestimmung der Mittel zur rreichung derselben zu zählen 2. die Festlegung der Organisation, besondere der rlass des Organisationsreglements und allfälliger weiterer Reglemente 3. die Bestimmung der weiteren notwendigen Führungsinstrumente 2

3 4. die usgestaltung des Rechungswesens, das Controlling und die Finanzplanung 5. die rnennung und die bberufung der Geschäftsleitung sowie dessen / deren Führung und Überwachung 6. die rstellung des Geschäftsberichts sowie die Vorbereitung der Generalversammlung und die usführung ihrer Beschlüsse 7. die Förderung und aktive Umsetzung der Genossenschaftsidee Der Vorstand ist befugt, über alle ngelegenheiten Beschluss zu fassen, die nicht der Generalversammlung oder einem anderen Organ der Genossenschaft durch Gesetz, Statuten oder Reglemente vorbehalten oder übertragen sind. 1.3 Ressorts und Spezialaufgaben s werden die folgenden Ressorts gebildet: Präsidium Verwaltung und Finanzen (Verwaltungskommission) Bauwesen (Baukommission 1.4 Konstituierung Der Vorstand besteht aus dem/der Präsidenten/Präsidentin und 4 weiteren Mitgliedern. r konstituiert sich mit usnahme des Präsidiums, welches von der GV zugeteilt wird selbst. Die Konstituierung erfolgt jeweils in der ersten Sitzung einer mtsperiode. r wählt jeweils die Ressortverantwortlichen, den/die Protokollführer/in sowie den/die Präsidenten/Präsidentin der Kommissionen und deren übrige Mitglieder. Der Vorstand trifft eine Regelung für die gegenseitige Stellvertretung. 1.5 Sitzungen Der/Die Präsident/in beruft die Sitzungen gemäss einem Jahresplan, in der Regel 4 mal jährlich ein. Zusätzliche Sitzungen werden bei Bedarf vom/von der Präsident/in oder auf Verlangen eines Vorstandsmitglieds oder der Geschäftsleitung einberufen. Die Traktanden sind bei der inberufung bekannt zugeben, gleichzeitig werden die notwendigen Unterlagen zugestellt. Die inberufung erfolgt in der Regel mindestens 5 Tage vor dem Sitzungstag. In dringenden Fällen kann diese Frist verkürzt werden. Die inberufung ist der/dem Präsidentin/Präsidenten der Kontrollstelle zur Orientierung zuzustellen. 3

4 Der/die Präsident/in oder im Verhinderungsfall ein anderes Mitglied des Vorstandes führt den Vorsitz. Die Geschäftsleitung nimmt mit beratender Stimme an den Sitzungen teil. In besonderen Fällen können Gäste eingeladen werden. Deren nwesenheit hat sich in der Regel auf die entsprechenden Traktanden zu beschränken. 1.6 Beschlussfähigkeit und Beschlussfassung Der Vorstand ist beschlussfähig, wenn die Mehrheit der Mitglieder anwesend ist. Der Vorstand fasst seine Beschlüsse und trifft seine Wahlen mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Bei Stimmengleichheit hat der Vorsitzende den Stichentscheid. Für den ntscheid über folgende Gegenstände muss mindestens die Hälfte aller Vorstandsmitglieder zustimmen: Festsetzung des Unternehmensleitbildes und der ziele Konstituierung des Vorstandes Wahl der Geschäftsleitung Verabschiedung des Geschäftsberichtes zuhanden der GV inberufung der GV und Festlegung der Traktanden rteilung der Zeichnungsberechtigung rstellung und Festsetzung der Finanzpolitik und eines langfristigen Finanzplanes rstellung und Festsetzung des Budgets bänderung des Organisationsreglements Benachrichtigung des Richters im Falle der Überschuldung Beschlüsse können auch auf dem Weg der schriftlichen Zustimmung zu einem gestellten ntrag gefasst werden, sofern nicht ein Mitglied die mündliche Beratung verlangt. Zirkulationsbeschlüsse sind an der nächsten Vorstandssitzung zu protokollieren. 1.7 Protokoll Über die Verhandlungen und Beschlüsse wird ein erweitertes Beschlussprotokoll geführt, das vom/von der Vorsitzenden und vom/von der Protokollführer/in zu unterzeichnen sowie innert höchstens zwei Wochen zu versenden ist. Das Protokoll sollte in der Regel für jedes Traktandum enthalten: a) Kurze Darstellung der Vorlage bzw. der usgangssituation b) nträge c) Zusammenfassung der Diskussion, Beschluss mit ngabe der Stimmen verhältnisse d) allfällige ufträge 4

5 Namentliche Zitierungen werden nur auf ausdrücklichen Wunsch protokolliert. Die Protokolle sind vom Vorstand jeweils in der nächsten Sitzung zu genehmigen. 1.8 us- und Weiterbildung Die Vorstandsmitglieder sind verpflichtet, sich durch regelmässige us- und Weiterbildung die erforderlichen Fachkenntnisse anzueignen. Gesuche um Übernahme von usbildungskosten im Zusammenhang mit der Vorstandstätigkeit können bis zu Fr pro Jahr und Mitglied durch den/die Präsidenten/Präsidentin bewilligt werden. Höhere Beiträge müssen dem Gesamtvorstand unterbreitet werden. Zur vertieften useinandersetzung mit zentralen Inhalten der Genossenschaft oder zur Weiterbildung der Vorstandsmitglieder findet mindestens jedes 2. Jahr eine Vorstandstagung statt. 1.9 Rechte und Pflichten der Vorstandsmitglieder a) insichts- und uskunftsrecht In den Sitzungen sind alle Mitglieder des Vorstandes sowie die mit der Geschäftsleitung betrauten Personen zur uskunft verpflichtet. usserhalb der Sitzungen kann jedes Mitglied von den mit der Geschäftsleitung betrauten Personen über den Geschäftsgang und, mit rmächtigung des/der Präsidenten/in, auch über einzelne Geschäfte uskunft verlangen. Soweit es für die rfüllung einer ufgabe erforderlich ist, kann jedes Mitglied dem/der Präsident/in beantragen, dass ihm Bücher und kten vorgelegt werden. Weist der/die Präsident/in ein Gesuch auf uskunft, nhörung oder insichtnahme ab, so entscheidet der Vorstand. Regelungen oder Beschlüsse des Vorstandes, die das Recht auf uskunft und insichtnahme der Mitglieder erweitern, bleiben vorbehalten. b) Spezialaufgaben Jedes Mitglied wirkt in einer Kommission mit und/oder erfüllt eine Spezialaufgabe. Zur Betreuung ihrer Spezialaufgaben fallen den einzelnen Vorstandsmitgliedern folgende Pflichten zu: 5

6 Sie werden von der Geschäftsleitung in fachspezifischen Belangen bei der Bearbeitung spezieller Fragen als sachkundige/r Gesprächspartner/in beigezogen Sie unterstützen die Geschäftsleitung in fachspezifischen Belangen bei der Vorbereitung entsprechender Vorlagen und bei deren inbringung in die ntscheidungsorgane Sie suchen und pflegen, ergänzend zur Geschäftsleitung, Kontakte zu Kreisen, welche für den entsprechenden Bereich wichtig sind und beschaffen sich fachspezifische Informationen Sie nehmen zu nträgen der Geschäftsleitung zuhanden des Gesamtvorstandes Stellung Sie erhalten von der Geschäftsleitung spezifische, ihr Ressort betreffende Informationen gemäss Funktionendiagramm (nhang) c) ntschädigung Der VR bestimmt die Höhe der seinen Mitgliedern zukommenden festen ntschädigung nach Massgabe ihrer zeitlichen Beanspruchung und Verantwortung. Die im Zusammenhang mit der Tätigkeit anfallenden Spesen werden gegen Vorlage der entsprechenden Quittungen oder Belege erstattet. Die rledigung besonderer ufträge ausserhalb der normalen Vorstandstätigkeit ist zusätzlich zu entschädigen. Die Regelung der ntschädigung ist im nhang 4 festgehalten. d) Diskretionspflicht Die Vorstandsmitglieder sind über alle ngelegenheiten, von denen sie im Zusammenhang mit der ufgabenerfüllung für die Genossenschaft Kenntnis erhalten, zur Verschwiegenheit verpflichtet. Sitzungen und Protokolle des Vorstandes sind vertraulich zu behandeln. e) ktenrückgabe Die Vorstandsmitglieder haben spätestens bei mtsende sämtliche im Zusammenhang mit der Genossenschaft stehenden kten zurückzugeben. Davon ausgenommen sind die Protokolle des Vorstandes. f) Geschenke s ist den Vorstandsmitgliedern untersagt, im Zusammenhang mit ihrer Tätigkeit Geschenke, deren Wert denjenigen von üblichen Gelegenheitsgeschenken übersteigt, anzunehmen. 6

7 2. Kommissionen 2.1 Grundsätze Kommissionen sind sachverständige Gremien, welche vom Vorstand zur Bearbeitung anspruchsvoller Geschäfte in einem bestimmten Sachgebiet dauernd eingesetzt werden. Neben ntscheiden in eigener Kompetenz bereiten sie in ihrem Bereich alle notwendigen ntscheide und Geschäfte für den Vorstand vor und stellen die entsprechenden nträge. Sie werden dabei vom Geschäftsführer und von der Verwaltung unterstützt und beraten. Zur Zeit bestehen folgende Kommissionen: Baukommission Verwaltungskommission 2.2 Gemeinsame Bestimmungen in Mitglied sollte in der Regel nicht mehr als einer Kommission angehören. Mit inverständnis des Gesamtvorstandes können nicht stimmberechtigte externe Fachleute beratend zu den Kommissionssitzungen zugezogen werden. Über die Verhandlungen und Beschlüsse der Kommissionen ist ein Protokoll zu führen, welches innert 2 Wochen an alle Vorstandsmitglieder versandt wird. Die Kommissionen sind beschlussfähig, wenn die Mehrheit der Mitglieder anwesend ist. Die Beschlussfassung erfolgt mit der Mehrheit der Stimmen aller Kommissionsmitglieder. 2.3 Verwaltungskommission Die Verwaltungskommission besteht aus der/dem Präsident/in, der Geschäftsleitung und mindestens einem weiteren Vorstandsmitglied. Sie hat folgende Hauptaufgaben: rarbeitung der Grundlagen für die Verwaltung und Vermietung sowie die Beziehung der Genossenschaft zu ihren Mitgliedern Mitgliederpolitik der Genossenschaft rarbeitung einer Mietzins- und Finanzpolitik sowie deren Umsetzung in Jahresziele rstellen eines Pflichtenhefts für die Geschäftsleitung und Kontrolle der Zielerreichung nstellung, ntlassung, ntlöhnung und Versicherung des Personals 7

8 Liquiditäts- und mittelfristige Finanzplanung zuhanden des Gesamtvorstandes Vorbesprechung des jährlichen bschlusses und der Budgets ntschädigung (ntragstellung) nträge über Finanzierungen Finanzanlagen Mittelflussrechnung Kontakt mit der Kontrollstelle Pflichtenheft Führen der Pendenzenkontrolle des Vorstandes 2.4 Baukommission Die Baukommission besteht aus minimal 2 Vorstandsmitgliedern sowie der Geschäftsleitung. Die Baukommission hat folgende Hauptaufgaben: usarbeitung eines Bau- und Renovationskonzeptes zuhanden des Gesamtvorstandes sowie Festlegung von Baustandards und Umsetzung der Politik in Jahresziele Vorbereitung von fachlichen ntscheidungsgrundlagen für Renovationsprojekte, Um- und Neubauten zuhanden des Gesamtvorstandes gemäss Leitbild und Baupolitik ntscheide innerhalb eines im Funktionendiagramm (nhang) definierten Rahmens bezüglich rteilen von ufträgen Kosten- und blaufcontrolling der laufenden Projekte 3. Die Geschäftsleitung 3.1 Wahl der Geschäftsleitung Die Geschäftsleitung wird vom Vorstand gewählt. 3.2 ufgaben und Kompetenzen Die Geschäftsleitung leitet die Verwaltung nach Massgabe von Statuten und Reglement. Sie realisiert die genossenschaftlichen Ziele gemäss den Vorgaben des Vorstandes. Sie nimmt mit beratender Stimme an den Vorstandssitzungen teil. Sie kann sich in besonderen Fällen vertreten lassen. Der ufgabenbereich und die Kompetenzen der Geschäftsleitung bestimmt sich nach dem rbeitsvertrag und dem Pflichtenheft. Insbesondere nimmt sie folgende ufgabenbereiche wahr: Geschäftsführung, Rechnungswesen, Vermietungswesen, Bauwesen, Personalführung, Zusammenarbeit mit Vorstand und Kontrollstelle. 8

9 3.3 usgabenkompetenz Die usgabenkompetenz der Geschäftsleitung beträgt pro inzelfall Fr Von dieser Regelung nicht betroffen sind budgetierte usgaben sowie zusätzliche usgaben, die vom Vorstand genehmigt wurden. 3.4 Berichterstattung Die Geschäftsleitung erstattet dem Vorstand an jeder Sitzung Bericht über den laufenden Geschäftsgang, die wichtigeren Geschäftsvorfälle sowie den Stand der Vermietung. usserordentliche Vorfälle sind dem Vorstand unverzüglich schriftlich zur Kenntnis zu bringen. 3.5 Geheimhaltung, ktenrückgabe Die Geschäftsleitung ist verpflichtet, über alle Tatsachen, die ihr im Rahmen ihrer Tätigkeit zur Kenntnis gelangen, gegenüber Dritten stillschweigen zu bewahren. Sämtliche im Zusammenhang mit der Gesellschaft stehenden kten sind bei mtsende zurückzugeben. Davon ausgenommen sind die Protokolle der Vorstandssitzungen, an denen die Geschäftsleitung mit beratender Stimme teilnahm. 4. Gemeinsame Bestimmungen 4.1 Grundsätze der Zeichnungsberechtigung Die Zeichnungsberechtigung wird durch den Vorstand erteilt und erfolgt kollektiv zu zweien. Sie steht allen Vorstandsmitgliedern sowie der Geschäftsleitung zu und ist im Handelsregister einzutragen. Bei Mutationen sind die intragungen im Handelsregister umgehend einzutragen. 4.2 usstand lle Organe der Genossenschaft sind verpflichtet, in den usstand zu treten, wenn Geschäfte behandelt werden, die ihre eigenen Interessen oder die Interessen von ihnen nahestehenden natürlichen oder juristischen Personen berühren. Demzufolge können einzelne Mitglieder der Organe auch nicht gleichzeitig für sich selbst und die Gesellschaft Verträge abschliessen. 9

10 D. Schlussbestimmungen 1. Inkrafttreten Dieses Reglement tritt am in Kraft. Der Vorstand und die Kommissionen erlassen die für die ihnen obliegenden ufgaben erforderlichen usführungsbestimmungen zum Vollzug dieses Reglements. 2. Überarbeitung, Änderungen und npassungen Dieses Reglement ist alle zwei Jahre in der ersten Sitzung nach der ordentlichen Generalversammlung zu überprüfen und allenfalls anzupassen. Kallnach, 22. Oktober 2007 Der Präsident: Weiteres Mitglied des Vorstandes:

11 nhang 1: Leitbild Wer wir sind Wir sind eine gemeinnützige, dem Menschen, der Gesellschaft und der Umwelt verpflichtete Genossenschaft, welche allen Menschen ohne nsehen von Geschlecht, Religion, Zivilstand, politischer Gesinnung und Nationalität offen steht. Was wir tun Wir schaffen und erhalten preiswerten, umweltgerechten und auf zukünftige Bedürfnisse ausgerichteten lterswohnungen in Kallnach. Wir fördern die Genossenschaftsidee und wollen am Genossenschaftsgedanken interessierte, aktive Mitglieder gewinnen. Wir nehmen gesellschaftliche Verantwortung wahr und stellen preiswerten Wohnraum in erster Linie den darauf angewiesenen Personen zur Verfügung. Im Rahmen einer ausgeglichenen Durchmischung berücksichtigen wir Menschen, die auf dem Wohnungsmarkt benachteiligt sind. Was die Genossenschaftsidee für uns bedeutet ktive Hilfe zur Selbsthilfe, indem wir gemeinschaftliche ktivitäten der Genossenschafterinnen und Genossenschafter fördern. Mitbestimmung an grundlegenden ntscheidungen der Genossenschaft und angemessene Mitsprache in kolonieinternen ngelegenheiten. Genossenschafterinnen und Genossenschafter fühlen sich für die Genossenschaft mitverantwortlich und übernehmen im Rahmen ihrer Möglichkeiten ufgaben für die Gemeinschaft. Solidarität unter Nachbarn, unter Siedlungen/Kolonien und unter Genossenschaften. Unsere Verwaltung Sie ist ein professioneller Dienstleistungsbetrieb für unsere Mieterinnen und Mieter. Unsere Mitarbeiter / Mitarbeiterinnen fühlen sich der Genossenschaftsidee verpflichtet und werden nach partizipativen Grundsätzen geführt. Wir bieten fortschrittliche rbeitsbedingungen sowie einen Gesamtarbeitsvertrag. Unsere Geschäftspartner Wir bevorzugen Geschäftspartner, die selber genossenschaftliches Gedankengut fördern. Mit ihnen und der öffentlichen Hand arbeiten wir kooperativ zusammen. 11

12 nhang 2 Funktionendiagramm der lterswohnungen Kallnach 1. Führung und Organisation GL VS VK BK PR GV RV Statuten Leitbild M Genossenschaftspolitik Bau- und Unterhaltsstandards Kauf-, Bau- und Umbaupolitik Mietzinspolitik nlagepolitik Informationspolitik Mitglieder- und Milizpolitik Personal- und Lohnpolitik Unternehmensstrategien und ziele Strategien und mittelfristige Ziele Jahresziele des Vorstandes Jahresziele der Geschäftsstelle Terminplan und Jahresanlässe ufbauorganisation Organigramm Vorstand/Kommissionen Organigramm Kontrollstelle Organigramm Geschäftsstelle Führungsmittel Organisationsreglement Projekthandbuch Personelles Wahl Vorstand Wahl Präsident Wahl Kontrollstelle Konstituierung Vorstand Konstituierung Kontrollstelle Wahl Geschäftsleitung Stellenplan Geschäftsleitung ntschädigungen Vorstand und Kontrollstelle I I I M : ntrag / Vorbereitung / Impuls GL: Geschäftsleitung B: Beratung VS: Vorstand : ntscheid VK: Verwaltungskommission M: Mitwirkung BK: Baukommission I: Information PR: Präsident O: Ombudsfunktion GV: Generalversammlung V: Vollzug RV: Ressortverantwortliches Mitglied des Vorstandes 12

13 nhang 3 Organigramm Generalversammlung Kontrollstelle Vorstand Baukommission Verwaltungskommission Geschäftsleitung 13

14 nhang 4 ntschädigungen ntschädigungen für Mitglieder des Vorstandes und der Kommissionen Jahresentschädigungen Vorstand 1. Präsident Fr Mitglieder Fr Geschäftsleitung nsatz pro Stunde Fr Kontrollstelle Pauschalentschädigung Fr Sitzungsgeld und Taggeld 1. Sitzungen bis 3 Stunden Sämtliche Mitglieder des Vorstandes und der Kommission Fr Sitzungen über 3 Stunden bis zu einem halben Tag Sämtliche Mitglieder des Vorstandes und der Kommission Fr Sitzungen über einen halben Tag bis zu einem ganze Tag Sämtliche Mitglieder des Vorstandes und der Kommissionen Fr

15 uslagenersatz Fahrkosten Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln Tatsächliche Kosten - für ein Billet 2. Klasse Dienstfahrten mit eigenem Motorfahrzeug Personenwagen - pro Kilometer Fr Maximum pro nlass Fr Motorrad oder Scooter - pro Kilometer Fr Maximum pro nlass Fr Übrige uslagen Mahlzeiten eine Hauptmahlzeit pro nlass Fr zusätzliche Hauptmahlzeiten pro nlass, pro Mahlzeit Fr Frühstück Fr Übernachtungen mit Frühstück Tatsächliche uslagen, im Maximum - ohne Vorlage von Belegen Fr gegen Vorlage von Belegen Fr