Organisationsreglement der Genossenschaft Dreieck

Transkript

1 Organisationsreglement der Genossenschaft Dreieck A. Zweck und Inhalt Gestützt auf Artikel 37 Abs. 2 der Statuten ordnet das vorliegende Organisationsreglement die Geschäftsführung. Es hält die grundsätzlichen Aufgaben und Kompetenzen der Führungsorgane fest und enthält organisatorische Richtlinien ihrer Arbeit. Der Einfachheit halber werden nur weibliche Funktionsbezeichnungen verwendet, wobei die männlichen jeweils mit gemeint sind. B. Führungsorgane / Aufbauorganisation Die Organe der Genossenschaft sind: - der Vorstand - die Kommissionen Die Angestellten der Genossenschaft sind: - die Geschäftsführerin - die Hauswartin C. Grundsätze der Aufgabenteilung Die Genossenschaft ist nach den Grundsätzen der Selbstverwaltung und Mieterinnenmitsprache zu organisieren (Art. 4 der Statuten). Der Partizipation der Bewohnerinnen im Sinne von Information, Kommunikation, Mitspracherechten und Mitbestimmungsrechten ist bei der Geschäftsführung stets hohes Gewicht beizumessen. Die Entscheide der Genossenschaft sollen so breit wie möglich abgestützt werden. In allen Führungsorganen müssen die Mieterinnen vertreten sein. Im Bereich der Hauswartung und des kleinen Unterhalts wird die Autonomie der einzelnen Häuser angestrebt. D. Arbeitsweise der Organe 1. DER VORSTAND 1.1 Grundsatz Der Vorstand ist das oberste geschäftsleitende Organ der Genossenschaft und trägt die Gesamtverantwortung für ihre Tätigkeiten. Er wird von der Generalversammlung (als Verwaltung im Sinne von Art. 894 ff. OR) gewählt. Der Vorstand übt die Oberleitung, die Aufsicht und die Kontrolle über die Geschäftsführung aus; er delegiert die auszuführenden Tätigkeiten sowie die dazu notwendigen Kompetenzen nach Massgabe dieses Reglements an die Geschäftsführerin und die Kommissionen. Version / _Orgaregl_ueberarb.doc

2 2 Der Vorstand ist der Generalversammlung gegenüber verantwortlich. 1.2 Aufgaben und Kompetenzen Insbesondere kommen dem Vorstand folgende unübertragbaren Aufgaben zu: 1. die Oberleitung der Genossenschaft nach Massgabe der Grundsatzentscheidungen der Generalversammlung 2. die Festlegung der Organisation, insbesondere die Vorbereitung des Organisationsreglements und des Vermietungsreglements, welche aber von der GV genehmigt werden müssen 3. die Ausgestaltung des Rechungswesens, das Controlling und die Finanzplanung 4. die Ernennung und die Abberufung der Geschäftsführerin sowie deren Führung und Überwachung 5. die Erstellung des Geschäftsberichts sowie die Vorbereitung der Generalversammlung und die Ausführung ihrer Beschlüsse Der Vorstand ist befugt, über alle Angelegenheiten Beschluss zu fassen, die nicht der Generalversammlung oder einem anderen Organ der Genossenschaft durch Gesetz, Statuten oder Reglemente vorbehalten oder übertragen sind. 1.3 Kommissionen / Spezialaufgaben Es werden folgende Kommissionen gebildet: - Präsidium: Leitung, Kommunikation - Verwaltungskommission: Vermietung, Recht - Baukommission: Bau und Unterhalt - Finanzkommission: Finanzplanung und anlagen 1.4 Konstituierung Der Vorstand besteht aus der Präsidentin oder einem Präsidium (z.b. Co- Präsidium) und 4 bis 8 weiteren Mitgliedern. Die Stadt Zürich als Baurechtsgeberin hat das Recht, eine Vertreterin in den Vorstand zu delegieren. Der Vorstand konstituiert sich - mit Ausnahme des Präsidiums, welches von der GV zugeteilt wird - selbst. Die Konstituierung erfolgt jeweils in der ersten Sitzung einer Amtsperiode. Er wählt die Kommissionsverantwortlichen. Der Vorstand trifft eine Regelung für die gegenseitige Stellvertretung. 1.5 Sitzungen Die Sitzungen werden gemäss einem Jahresplan einberufen. Zusätzliche Sitzungen werden bei Bedarf oder auf Verlangen eines Vorstandsmitglieds oder der Geschäftsführerin einberufen. Die Traktanden sind mit der Einladung bekannt zu geben. Gleichzeitig werden die notwendigen Unterlagen zugestellt. Die Präsidentin/das Präsidium (max. 3 Personen) oder ein anderes Mitglied führt den Vorsitz. Die Geschäftsführerin nimmt mit beratender Stimme an den Sitzun-

3 gen teil. Es besteht keine Anwesenheitspflicht für die Geschäftsführerin; sie kann auch schriftlich ihr beratendes Votum hinterlegen. In besonderen Fällen können Gäste eingeladen werden. Deren Anwesenheit hat sich in der Regel auf die entsprechenden Traktanden zu beschränken Für Genossenschaftsmitglieder sind die Vorstandssitzungen öffentlich. Aus Gründen der Diskretion kann der Vorstand jedoch unter Ausschluss der Öffentlichkeit tagen Beschlussfähigkeit und Beschlussfassung Der Vorstand ist beschlussfähig, wenn die Mehrheit der Mitglieder anwesend ist (Art. 33 Abs. 1 der Statuten). Der Vorstand fasst seine Beschlüsse und trifft seine Wahlen mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Bei Stimmengleichheit hat die Vorsitzende /Sitzungsleitung den Stichentscheid (Art. 33 Abs. 1 der Statuten). Für den Entscheid über folgende Gegenstände muss mindestens die Hälfte aller Vorstandsmitglieder zustimmen: 1. Festsetzung des Leitbildes 2. Konstituierung des Vorstandes 3. Wahl der Geschäftsführerin 4. Verabschiedung des Geschäftsberichts zuhanden der GV 5. Einberufung der GV und Festlegung der Traktanden 6. Erteilung der Zeichnungsberechtigung 7. Festsetzung der Finanzpolitik und eines langfristigen Finanzplanes 8. Festsetzung des Budgets 9. Abänderung des Organisationsreglements 10. Benachrichtigung des Richters im Falle der Überschuldung Beschlüsse können auch auf dem Weg der einstimmigen schriftlichen Zustimmung zu einem schriftlichen Antrag gefasst werden, sofern nicht ein Mitglied die mündliche Beratung verlangt. Zirkulationsbeschlüsse sind an der nächsten Vorstandssitzung zu protokollieren (Art. 33 Abs. 2 der Statuten). 1.7 Protokoll Über die Verhandlungen und Beschlüsse wird ein erweitertes Beschlussprotokoll geführt, das von der Protokollführerin zu unterzeichnen und zusammen mit der Einladung für die folgende Vorstandssitzung zu versenden ist. Das Protokoll sollte in der Regel für jedes Traktandum enthalten: a) Kurze Darstellung der Vorlage bzw. der Ausgangssituation b) Anträge c) Zusammenfassung der Diskussion d) allfällige Aufträge Namentliche Zitierungen werden nur auf ausdrücklichen Wunsch protokolliert. Die Protokolle sind vom Vorstand jeweils in der nächsten Sitzung zu genehmigen. 3

4 4 1.8 Rechte und Pflichten der Vorstandsmitglieder a) Einsichts- und Auskunftsrecht In den Sitzungen sind alle Vorstandsmitglieder sowie die mit der Geschäftsführung betrauten Personen zu Auskunft verpflichtet. Ausserhalb der Sitzungen kann jedes Mitglied von den mit der Geschäftsführung betrauten Personen über den Geschäftsgang und über einzelne Geschäfte Auskunft verlangen. Jedes Mitglied kann Einsicht in Bücher und Akten nehmen. Jedes Mitglied ist verpflichtet in einer Kommission mitzuarbeiten und die entsprechende Verantwortung zu übernehmen. Die Kommissionsverantwortlichen informieren den Gesamtvorstand über laufende Diskussionen innerhalb der Kommissionen. Anträge einer Kommissionsverantwortlichen an den Gesamtvorstand müssen traktandiert werden und die Vorstandsmitglieder mit den für eine Beschlussfassung notwendigen Informationen beliefert werden. c) Entschädigung Der Vorstand bestimmt die Höhe der seinen Mitgliedern sowie den Kommissionsmitgliedern zukommenden festen Entschädigung nach Massgabe ihrer zeitlichen Beanspruchung und Verantwortung. Die im Zusammenhang mit der Tätigkeit anfallenden Spesen werden gegen Vorlage der entsprechenden Quittungen oder Belege erstattet. Eine transparente Auflistung des Zeitaufwands ist halbjährlich bis zum 30. des Folgemonats bei der Geschäftsstelle einzureichen. Die Erledigung besonderer Aufträge ausserhalb der normalen Vorstandstätigkeit ist zusätzlich zu entschädigen. d) Diskretionspflicht Die Vorstandsmitglieder sind über alle Angelegenheiten, von denen sie im Zusammenhang mit der Aufgabenerfüllung für die Genossenschaft Kenntnis erhalten, zur Verschwiegenheit verpflichtet. Sitzungen und Protokolle sind vertraulich zu behandeln. 2. DIE KOMMISSIONEN 2.1 Grundsätze Kommissionen sind sachverständige Gremien, welche vom Vorstand zur Bearbeitung anspruchsvoller Geschäfte in einem bestimmten Sachgebiet dauernd eingesetzt werden. Sie konstituieren sich selbst. Neben Entscheiden in eigener Kompetenz, bereiten sie in ihrem Bereich alle notwendigen Entscheide und Geschäfte für den Vorstand vor und stellen die entsprechenden Anträge. Sie werden dabei von der Geschäftsführerin unterstützt und beraten. Die Mitglieder der Kommissionen werden auf drei Jahre gewählt und sind wieder wählbar.

5 5 Zur Zeit bestehen folgende Kommissionen: - Präsidium und Kommunikation - Verwaltungskommission - Bau und Unterhalt - Finanzkommission - Personalkommission 2.2 Gemeinsame Bestimmungen Für die Kommissionen gelten folgende gemeinsame Bestimmungen: 1. Wahl der Kommissionsmitglieder: a) Die Vorstandsvertretung wird vom Vorstand in der ersten Sitzung nach der ordentlichen Generalversammlung bestimmt. b) Die Vertreterinnen der Mieterinnen (Bewohnerinnen und Gewerbetreibende) werden von der ordentlichen Generalversammlung gewählt. c) Vom Vorstand können die zur Wahl vorgeschlagenen im Vorfeld nur mit triftigen Gründen abgelehnt werden. Die Generalversammlung kann diese Ablehnung aufheben. d) Weitere externe Mitglieder werden vom Vorstand gewählt. 2. Ein Mitglied sollte in der Regel nicht mehr als einer Kommission angehören. 3. Es können nicht e externe Fachleute beratend zu den Kommissionssitzungen zugezogen werden. 4. Über die Verhandlungen und Beschlüsse der Kommissionen sind Protokolle zu führen, welche an alle Kommissions- und Vorstandsmitglieder versandt werden. 5. Die Kommissionen sind beschlussfähig, wenn die Mehrheit der en Mitglieder anwesend ist. 6. Entschädigung der Mitglieder der Kommissionen (Antragstellung an Vorstand). 2.3 Präsidium und Kommunikation - Präsidentin /Präsidium (max. 3 Personen) - weitere Mitglieder nach Bedarf - Leitung der Vorstandsitzung - Leitung der GV - Vertretung der Genossenschaft nach Aussen - Information der Gremien und der Genossenschafterinnen - Fäden zusammenhalten und Überblick bewahren

6 6 2.4 Verwaltungskommission gewählte und e Mitglieder: - mind. 1 Mieterinnenvertretung - mind. 1 Gewerbevertretung - Geschäftsführerin - nach Bedarf kann die Verwaltungskommission mit einem oder mehreren Mitglied/ern des Vorstands verstärkt werden. - Beratung der Geschäftsführerin und des Vorstands in allen die Vermietung und Kündigung von Wohnungen und Gewerberäumen betreffenden Fragen. - Entscheid über Vermietung und Kündigung. Vorbehalten bleibt die Aufnahme neuer Mitglieder durch den Vorstand (Art. 9 Abs. 2 der Statuten) und der Ausschluss von Mitgliedern durch den Vorstand (zwingend für Kündigungen seitens der Genossenschaft; Art. 12 und 40 der Statuten). - Klärt bei Streitigkeiten die Rechtslage ab und vertritt die Genossenschaft bei juristischen Notwendigkeiten. - Die Kommission verfügt über ein jährliches Budget, dessen Höhe vom Vorstand anfangs Jahr bestimmt wird. Ausserordentliche Aufwendungen müssen vom Vorstand bewilligt werden. 2.5 Bau und Unterhalt gewählte und e Mitglieder: - mind. 1 Mitglied des Vorstandes - mind. 1 Mieterinnenvertretung - Hauswartin - 1 Hausdelegierte der von grösseren Bauvorhaben betroffenen Häuser - Erarbeitung der Grundlagen für die Bauvorhaben (Kostenrahmen) - Vorbereitung und Leitung der Projektierung - Erarbeiten von Architekturverträgen - Abschluss von Werkverträgen - Kontrolle der Zahlungen und Einhaltung der budgetierten Kosten - Kontrolle der Bauleitung - Festlegen des Partizipationsrahmens und Organisation der Mieterinnenbeteiligung - Erstellen eines Pflichtenheftes für die Projektleitung; Kontrolle der Zielerreichung - Abschluss und Kündigung von Arbeits- oder Honorarverträgen für die Projektleitung. Umfang, grobe Terminierung und Kostenrahmen der Bauvorhaben werden vom Vorstand genehmigt. Ebenso entscheidet der Vorstand über den Abschluss von Architekturverträgen. Die Hausdelegierten werden nach Festlegung des Bauprogramms und aufgrund der Vorschläge aus den Häusern vom Vorstand gewählt.

7 Die Kommission verfügt über ein jährliches Budget für Unterhaltsarbeiten, das vom Vorstand Anfang Jahr bestimmt wird. Ausserordentliche Aufwendungen müssen vom Vorstand bewilligt werden. 2.6 Finanzkommission gewählte und e Mitglieder: - mind. 1 Vorstandsmitglied - wünschenswert ist der Einsitz einer externen Fachperson in die Finanzkommission Die Geschäftsführerin nimmt an den Sitzungen mit beratender Stimme teil. - Erstellen des Budgets in Zusammenarbeit mit der Geschäftsführerin - Erstellen und Überwachen der längerfristigen Finanzplanung und anlagen - Überprüfen der laufenden Rechnung 2.7. Personalkommission gewählte und e Mitglieder: - mind. 1 Vorstandsmitglied - regelmässige Gespräche mit den angestellten Mitarbeiterinnen - Überprüfen der laufenden Arbeitsstunden - Jährliche Zielgespräche mit den Mitarbeitenden 7 E. Arbeitsweise der Angestellten 1. DIE VERWALTUNG / GESCHÄFTSFÜHRUNG 1.1 Wahl der Geschäftsführerin Die Geschäftsführerin wird vom Gesamtvorstand gewählt. 1.2 Aufgaben und Kompetenzen Die Geschäftsführerin leitet die Verwaltung nach Massgabe der Statuten, dieses Reglements und des Pflichtenheftes. Sie bildet die Anlaufstelle für die Mieterinnen. Sie nimmt mit beratender Stimme an den Sitzungen des Vorstands und der Finanzkommission teil und ist es Mitglied der Verwaltungskommission. 1.3 Ausgabenkompetenz Die Ausgabenkompetenz wird jeweils am Anfang des Geschäftsjahres von der Verwaltungskommission im Rahmen ihres Budgets festgelegt. Von dieser Regelung nicht betroffen sind budgetierte Ausgaben sowie zusätzliche Ausgaben, die vom Vorstand genehmigt wurden. 1.4 Berichterstattung Die Geschäftsführerin erstattet dem Vorstand an jeder Sitzung Bericht über den laufenden Geschäftsgang, die wichtigeren Geschäftsvorfälle sowie den Stand der

8 8 Vermietung. Ausserordentliche Fälle sind dem Vorstand unverzüglich zur Kenntnis zu bringen. 1.5 Geheimhaltung, Aktenrückgabe Die Geschäftsführerin ist verpflichtet, über alle Tatsachen, die ihr im Rahmen ihrer Tätigkeit zur Kenntnis gelangen, gegenüber Dritten Stillschweigen zu bewahren. 2. DIE HAUSWARTUNG 2.1 Wahl Die Hauswartin wird von der Bau-, Verwaltungs- und der Personalkommission gewählt. 2.2 Aufgaben und Kompetenzen Die Hauswartin leitet die Hauswartung nach Massgabe der Statuten, dieses Reglements und des Pflichtenheftes. Sie ist es Mitglied der Kommission Bau und Unterhalt. 2.3 Ausgabenkompetenz Spesen werden gegen Vorweisen der Quittung vergütet und sollen im Rahmen des Budgets liegen. Budgetüberschreitungen in Absprache mit der Kommission Bau und Unterhalt bzw. dem Vorstand. F. Gemeinsame Bestimmungen 1. Grundsätze der Zeichnungsberechtigung Die Zeichnungsberechtigung wird durch den Vorstand erteilt und erfolgt kollektiv zu zweien. Sie steht allen Vorstandsmitgliedern sowie der Geschäftsführerin zu und ist im Handelsregister einzutragen. Bei Mutationen sind die Änderungen im Handelsregister umgehend einzutragen. 2. Unterschriftenregelung im Einzelnen Mietverträge können von der Geschäftsführerin gültig unterzeichnet werden. 3. Ausstand Alle Mitglieder von Organen der Genossenschaft sind verpflichtet, in den Ausstand zu treten, wenn Geschäfte behandelt werden, die ihre eigenen Interessen oder die Interessen von ihnen nahe stehenden natürlichen oder juristischen Personen berühren. Demzufolge können einzelne Mitglieder der Organe und die Geschäftsführerin auch nicht gleichzeitig für sich selbst und die Genossenschaft Verträge abschliessen. G. Schlussbestimmungen 1. Inkrafttreten Dieses Reglement tritt am 05. Juni 2008 in Kraft.

9 9 2. Überarbeitung, Änderungen und Anpassungen Dieses Reglement ist alle zwei Jahre in der ersten Sitzung nach der ordentlichen Generalversammlung zu überprüfen und allenfalls anzupassen. Letzte Anpassung: Generalversammlung vom 22. Juni 2006 Anhang: Organigramm (minimal vorgeschriebene Besetzung) GENOSSENSCHAFT DREIECK GENERLAVERSAMMLUNG wählt VORSTAND (VS) 6 bis max 9 Mtgld. (mind 2 externe Mtgld.) Deligierte der Stadt Finanzkommission Verwaltungskommission Bau und Unterhalt Kommission Personalkommission Präsidium Präsidentin/Co-Präsidium mind. 1 Mtgld vom VS mind. 1 Mtgld. vom VS mind. 1 Mtgld. vom VS stimmberechtig mind. 1 Mtgld. vom VS Geschäftsführung mit beratender Stimme Geschäftsführung Hauswartung Angestellte 1 Mieterinnenvertetung oder externes Mitglied 1 Mieterinnenvertetung 1 Mieterinnenvertetung 1 Gewerbemieterinvertretung 1 Hausdeligierte bei grösseren Bauvorhaben