elpay payment Office

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1 Bedienerhandbuch / Stand: Copyright by GWK GmbH Die Rechte sowohl an der Dokumentation als auch an dem Softwareprogramm elpay payment liegen bei der GWK GmbH. Es gelten die Allgemeinen Geschäfts- und Lizenzbedingungen der GWK GmbH. Für die Dienstleistungen des Netzbetreibers / Dienstleisters gelten die Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Netzbetreibers / Dienstleisters. Herausgeber: GWK Gesellschaft für Warenwirtschaftsund Kundenbindungs-Systeme mbh Bültbek Siek Internet: Es wird keine Garantie für die Richtigkeit des Inhalts dieser Beschreibung übernommen. Da sich Fehler trotz aller Bemühungen nie ganz vermeiden lassen, sind wir für Hinweise jederzeit dankbar.

2 Inhaltsverzeichnis Allgemeines... 3 System- und Hardwarevoraussetzungen... 3 Zugriffsrechte... 4 Programmbeschreibung elpay payment Office... 5 Einstellungen... 5 Belegdruck... 5 Kartenleser... 6 Clientverwaltung... 6 Zusatztexte... 6 Sicherheit... 7 Umsatzdruck... 7 Funktionen... 7 Zahlung... 7 Storno... 8 Gutschrift... 8 Trinkgeld Update / Storno Trinkgeld Update... 9 Telefonische Genehmigung... 9 Kreditkarten Vorautorisierungen (Reservierung)... 9 Tagesabschluss... 9 Diagnose... 9 Update Druckwiederholung Extras Umsatzanzeige Startparameter zur Adaption von elpay payment Office an die Kassensoftware Hilfefunktion GWK GmbH Siek, Stand Seite 2 von 10

3 Allgemeines elpay payment Office ermöglicht Ihnen auf einfache Art und Weise die Akzeptanz, Prüfung und Weiterverarbeitung der bargeldlosen Zahlungsmittel ec- und Kreditkarten. Damit dies möglich ist, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Hierzu gehören die Anmeldung der Kreditkarten bei den einzelnen Kreditkartenorganisationen (nachfolgend KKO genannt), die Anmeldung beim Dienstleister / Netzbetreiber für die Abwicklung von ec- und Kreditkarten und die Vergabe einer Terminal-ID durch diesen, die Vergabe der Lizenznummer durch die GWK GmbH für die Freischaltung von elpay payment Office und auch bestimmte Hardwarevoraussetzungen. elpay payment Office ist die Benutzeroberfläche für den Anwender / Kassierer am Kassenplatz. Die eigentliche Verarbeitung des bargeldlosen Zahlungsverkehrs erfolgt über das Programm elpay payment (Server). Beide Programme müssen installiert und gestartet sein, um eine erfolgreiche Transaktion durchführen zu können. Wird elpay payment Office als Einzelplatzlösung verwendet, dann können alle erforderlichen Programme auf einem PC lokal installiert werden (Einzelplatzinstallation alle erforderlichen Programme werden auf einem Rechner installiert). In Netzwerklösungen (mehrere Kassenplätze) muss elpay payment Office auf jedem Kassenplatz installiert werden (Client für Mehrplatzinstallation). elpay payment wird nur einmal installiert (Server für Mehrplatzinstallation), und zwar auf einem Haupt- oder Serverrechner, der eine Verbindung zum Dienstleister / Netzbetreiber aufbaut. Diese Verbindung kann entweder über ISDN (CAPI 2.0) oder TCP/IP erfolgen. Das Programm elpay payment muss gestartet sein. Die Kommunikation zwischen elpay payment Office und elpay payment erfolgt über Dateien in einem gemeinsam genutzten Übergabeverzeichnis. elpay payment Office nutzt das Rechenzentrum eines Dienstleisters / Netzbetreibers für alle ec- und Kreditkarten-Transaktionen. Kreditkartenzahlungen werden für die Weiterverarbeitung über den Dienstleister /Netzbetreiber an die jeweils zuständigen KKO s (Kreditkartenorganisationen) übermittelt. Die Weiterverarbeitung der ec-karten und die damit verbundenen Zahlungs- und Lastschriftenabwicklung erfolgen direkt über den Dienstleister / Netzbetreiber. Kreditkarten werden immer online autorisiert, d.h. es erfolgt unmittelbar eine Prüfung der Kreditkarte bei der KKO und bei OK" eine Buchung bei der KKO. Für die Abwicklung von Zahlungen mit ec-karten gibt es verschiedene Möglichkeiten: Beim Elektronischen Lastschriftverfahren (ELV) unterschreibt der Kunde den Zahlbeleg und willigt damit in den Einzug des Betrages per Lastschrift ein. 1. ELV offline: ec-karten werden offline verarbeitet, d.h. ec-lastschriften werden in elpay payment gesammelt. Die Übertragung an den Dienstleister / Netzbetreiber erfolgt mit dem Tagesabschluss in elpay payment Office oder wenn eine Kreditkarte online autorisiert wird. 2. ELV online: ec-karten werden online autorisiert und abhängig vom Dienstleister / Netzbetreiber gegen Sperrlisten geprüft (z.b. gesperrte ec-karten in eigenen Sperrlisten, KUNO, Bankensperrlisten etc.) Es wird vom Dienstleister / Netzbetreiber vertraglich geregelt, ob ein Kunde ein ELV offline oder ELV online Kunde ist. GWK GmbH Siek, Stand Seite 3 von 10

4 System- und Hardwarevoraussetzungen Betriebssystem Windows 98SE/2000/XP/NT 4.0 Pentium PC mit min 32 MB RAM und min 1 GB freier Festplattenspeicher Mögliche Verbindungsarten: ISDN oder TCP/IP Sie können jede beliebige ISDN-Karte einsetzen, die einen CAPI-Treiber 2.0 unter Windows 98SE/2000/2003/XP/NT besitzt. Die meisten marktüblichen ISDN-Karten besitzen solche Treiber. Beachten Sie bitte, dass der CAPI das notwendige Protokoll X.75 (ISDN-Datentransfer) unterstützt. TCP/IP (via Internet) ist z. Zt. nur ohne Verwendung eines Proxi-Servers möglich. Server: Client: PINPad i3380: Windows 98SE/NT4.0/2000/XP PC mit einer ISDN-Karte und installiertem CAPI 2.0 unter Windows, ISDN-Anschluss oder Netzwerkkarte (für TCP/IP), Verkabelung Windows 98SE/NT4.0/2000/XP. Für die Erfassung der Kartendaten benötigen Sie einen Kartenleser, der mit einer Tastaturweiche an den Rechner angeschlossen wird. (möglich ist auch ein Anschluss über PS/2 bzw. USB). Wenn Sie das PINPad i3380 verwenden, so können die Kartendaten auch hierüber gelesen werden. Einen unter Windows installierten betriebsbereiten Drucker für die Belegausgabe. siehe i3380 Infoblatt! Das Netzwerk: elpay payment tauscht die Daten über ein gemeinsames Verzeichnis (Übergabeverzeichnis) aus. Über das Microsoft Windows Netzwerk ordnen Sie dem Client einen Laufwerksbuchstaben auf dem Server zu. Diesen Laufwerksbuchstaben stellen Sie im Setup von elpay payment ein. Sie können auch andere Formen des Netzwerkes verwenden, es muss nur für Client und Server ein gemeinsames Laufwerk (Übergabeverzeichnis) zur Verfügung gestellt werden. Zugriffsrechte Die Zugriffsrechte sind besonders wichtig für die Installation in einem Netzwerk mit mehreren Kassenplätzen. In folgenden Verzeichnissen benötigt das Programm elpay payment Office die Berechtigung zum Ausführen, Lesen, Schreiben und Löschen: - im Installationsverzeichnis - im Übergabeverzeichnis GWK GmbH Siek, Stand Seite 4 von 10

5 Programmbeschreibung elpay payment Office Hinweis: Durch Weiterentwicklung des elpay payment Office kann sich das Erscheinungsbild ändern. Die hier gezeigten Screenshots sind nur Beispiele und können von dem Erscheinungsbild Ihrer installierten elpay payment Office Version abweichen. Mit dem Knopf können Sie sich erweiterte Funktionalitäten anzeigen lassen. Sobald Sie ihn betätigen, ändert er dann sein Symbol. Möchten Sie die zusätzlichen Funktionen wieder verstecken drücken Sie den Knopf erneut. Einstellungen Belegdruck Für die Ausgabe des Zahlungsbeleges wird ein Drucker benötigt. Sollten Sie mehrere Drucker auf Ihrem System installiert haben, wird der unter Windows als Standarddrucker definierte Drucker voreingestellt. Sollten Sie den Drucker ändern, so wird elpay payment Office dann immer den von Ihnen ausgewählten Drucker für die Belegausgabe verwenden. Mit der Einstellung Kundenbeleg Drucken entscheiden Sie ob der 2. Beleg, den Ihr Kunde für seine Unterlagen bekommt, nicht mitgedruckt werden soll. Den Druck des Kundenbeleges sollten Sie nur auf ausdrücklichen Wunsch ausschalten! Wenn Sie einen Bondrucker verwenden, der nach einem Ausdruck nicht automatisch schneidet, dann setzen Sie das Häkchen bei Kundenbeleg erst nach Aufforderung drucken. Der zweite Beleg wird dann erst nach Aufforderung gedruckt. Als Information für den Kassierer wird der letzte Beleg im Belegmonitor angezeigt. Achtung: Bedenken Sie, dass sie sowohl einen Beleg für den Kunden benötigen, als auch einen, den Sie vom Kunden unterschrieben behalten. GWK GmbH Siek, Stand Seite 5 von 10

6 Kartenleser Wählen Sie hier aus über welche Schnittstelle der Kartenleser an Ihrem Rechner angeschlossen ist. - über Tastaturweiche : hier brauchen Sie keine weiteren Einstellungen Durchführen. - Seriell : wählen Sie den COM-Port aus, an dem der Kartenleser angeschlossen ist. Gegebenenfalls müssen Sie noch die Einstellungen der seriellen Schnittstelle anpassen. Lesen Sie hierzu die Anleitung Ihres Kartenlesers. - Kartendaten werden über das PIN Pad verarbeitet : Wenn Sie an Ihrem Kassenplatz das PINPad i3380 von Ingenico verwenden, so können die Kartendaten mit dem im PINPad vorhanden Kartenleser gelesen werden. Hinweis: Wenn Sie einen USB-Kartenleser verwenden, liefert dieser die Kartendaten entweder über die serielle Schnittstelle, oder aber er verhält sich genauso, als ob er über eine Tastaturweiche angeschlossen ist. Erkundigen Sie sich hierüber beim Hersteller des Kartenlesers. Clientverwaltung Das Übergabeverzeichnis ist das Verzeichnis mit dem das elpay payment Office mit dem elpay payment (Server) kommuniziert. Dieses wird sowohl hier (im elpay payment Office) als auch im elpay payment (Server) eingestellt und muss in beiden Fällen übereinstimmen. Die Clientverwaltung ist hauptsächlich für Mehrplatzsysteme wichtig. Anhand der Clientnummer wird jeder Kassenplatz (jedes elpay payment Office) eindeutig dem elpay payment (Server) zugeordnet. Die Anzahl der Clients ist durch die Lizenzund Funktionsnummer im elpay payment (Server) definiert. Zusatztexte Zusätzlich zum normalen Beleginhalt können Sie mit Zusatztexten weitere Informationen auf dem Beleg ausdrucken, oder sich nur in der Umsatzanzeige (siehe unten) ausgeben lassen. GWK GmbH Siek, Stand Seite 6 von 10

7 Sicherheit In einigen Fällen ist es Sinnvoll, ein Passwort für das elpay payment Office zu vergeben. Sie haben hier die Möglichkeit ein Passwort zu aktivieren. Wenn Sie ein Passwort eingetragen haben, können Sie das elpay payment Office trotzdem noch ohne Passworteingabe startbar machen. Unter Details können Sie dann definieren, welche Funktionalitäten im Programm aufrufbar bleiben sollen. Die Sicherheitsabfragen für die Funktionen Kassenschnitt, Diagnose und Update dienen dazu, dass beim kassieren nicht versehentlich eines dieser Punkte aufgerufen wird und es so zu Verzögerungen an der Kasse kommt. Wenn Sie hier die Häkchen setzen wird beim Aufruf der entsprechenden Funktion eine Meldung ausgegeben, die erst bestätigt werden muss bevor die Funktion ausgeführt wird. Die Änderungen der Sicherheitseinstellungen werden erst nach einem Neustart von elpay payment Office wirksam. Umsatzdruck Wenn Sie nach dem Kassenschnitt einen detaillierten Bericht der ausgeführten Buchungen wünschen, dann können Sie hier die entsprechenden Einstellungen vornehmen. Beachten Sie bitte, dass der Ausdruck dieser Berichte für DIN A4 optimiert wurde. Sie können sich diese Berichte (auch mit benutzerdefinierten Filterungsmöglichkeiten) auch unter dem Menüpunkt Extras Umsatzanzeige (siehe unten) anschauen und ausdrucken. Funktionen elpay payment Office bietet Ihnen zahlreiche Funktionen zur Abwicklung des bargeldlosen Zahlungsverkehrs. Diese Funktionen rufen Sie entweder mit den Knöpfen an der Linken Leiste des Programmfensters oder aus der Menüleiste unter dem Punkt Funktionen auf. Beachten Sie bitte, dass einige Knöpfe durch einen eingeschränkten Funktionsumfang nicht angezeigt werden. Zahlung Für die Buchung einer Kartenzahlung ist es notwendig, einen Zahlbetrag einzugeben. Dieser kann solange die Buchung nicht abgeschlossen ist, beliebig oft korrigiert werden. Falls Zusatztexte eingegeben werden müssen, wird nach der Betragseingabe automatisch die Eingabe der Zusatztexte aufgerufen. Die für die Buchung gültige Währung wird neben dem Betragsfeld angezeigt. Mit den Zahlungsvorgaben können Sie entscheiden, ob eine Buchung mittels dem elektronischen Lastschriftverfahren oder mittels ec-cash ausgeführt werden soll. Die Zahlungsvorgaben werden nur angezeigt, wenn Sie das elpay payment mit einem PIN Pad verwenden. GWK GmbH Siek, Stand Seite 7 von 10

8 Nach der erfolgten Eingabe des Betrags und ggf. der Zusatztexte haben Sie die Möglichkeit, die Eingabe der Kartennummer manuell durchzuführen (dies ist nur für Kreditkarten möglich) oder aber Sie lesen die Kartendaten mit dem Kartenleser ein. Nachdem der Kartenleser alle Kartendaten an das elpay payment Office übergeben hat, startet die Ausführung der Transaktion automatisch. Bei manueller Eingabe müssen Sie durch den OK Button die Transaktion starten. Storno Für die Zuordnung zum Vorgang muss auch die Belegnummer des Originalbelegs eingegeben werden. Sie finden diese in der Umsatzanzeige oder ausgedruckt auf dem Beleg. Für die Stornierung einer Kartenzahlung muss der Zahlbetrag des zu stornierenden Vorgangs korrekt eingegeben werden. Falls Zusatztexte eingegeben werden müssen, wird nach der Eingabe des Betrages automatisch die Eingabe der Zusatztexte aufgerufen. Die für die Buchung gültige Währung wird neben dem Betragsfeld angezeigt. Nach der erfolgten Eingabe der Belegnummer, des Betrags und ggf. der Zusatztexte haben Sie die Möglichkeit die Eingabe der Kartennummer manuell durchzuführen (dies ist nur für Kreditkarten möglich) oder aber Sie lesen die Kartendaten mit dem Kartenleser ein. Nachdem der Kartenleser alle Kartendaten an das elpay payment Office übergeben hat, startet die Ausführung der Transaktion automatisch. Bei manueller Eingabe müssen Sie durch den OK Button die Transaktion starten. Es können nur Zahlungen storniert werden, die nach dem letzten Tagesabschluss gebucht wurden. Gutschriften können nicht storniert werden. Falls ein Beleg später noch storniert werden soll, ist dies nur durch den Netzbetreiber möglich, bei Kreditkartenzahlungen besteht noch die Möglichkeit einer Gutschrift. Gutschrift Für die Gutschrift einer Kartenzahlung ist es notwendig, einen Zahlbetrag einzugeben, dieser kann solange die Buchung nicht abgeschlossen ist, beliebig oft korrigiert werden. Falls Zusatztexte eingegeben werden müssen, wird nach der Betragseingabe automatisch die Eingabe der Zusatztexte aufgerufen. Die für die Buchung gültige Währung wird neben dem Betragsfeld angezeigt. Nach der erfolgten Eingabe des Betrags und ggf. der Zusatztexte haben Sie die Möglichkeit, die Eingabe der Kartennummer manuell durchzuführen (dies ist nur für Kreditkarten möglich) oder aber Sie lesen die Kartendaten mit dem Kartenleser ein. Nachdem der Kartenleser alle Kartendaten an das elpay payment Office übergeben hat, startet die Ausführung der Transaktion automatisch. Bei manueller Eingabe müssen Sie durch den OK Button die Transaktion starten. Falls eine gebuchte Zahlung rückgängig gemacht werden soll, ist es vorzuziehen eine Stornobuchung durchzuführen, soweit es möglich ist. GWK GmbH Siek, Stand Seite 8 von 10

9 Trinkgeld Update / Storno Trinkgeld Update Hiermit können Sie zu einer schon getätigten Buchung ein Trinkgeld nachbuchen. Beachten Sie bitte, dass Sie für diese Nachbuchung eines Trinkgeldbetrages die Karte des Gastes erneut durch den Kartenleser ziehen müssen. Diese Funktion ist nicht immer aktiv. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Dienstleister / Netzbetreiber ob Sie diese Funktion nutzen können. Telefonische Genehmigung Bei einer telefonischen Autorisierung ist vor der Eingabe eines Zahlbetrags die Eingabe einer Genehmigungsnummer nötig. Eine telefonische Autorisierung kann durchgeführt werden, wenn z.b. eine Kartenbuchung durchgeführt und die Buchung mit der Meldung: Bitte... (Kreditkartenorganisation) anrufen abgewiesen wurde. Mit dem Anruf kann eine Genehmigungsnummer von der KKO erteilt werden, mit der die Buchung dann ausgeführt wird. Die Genehmigungsnummer wird an die KKO übergeben und nach der positiven Rückmeldung auf dem Beleg ausgedruckt. Eine telefonische Genehmigung ist nur mit Kreditkarten möglich. Kreditkarten Vorautorisierungen (Reservierung) Mit diesen Funktionen wird ein Betrag vom Verfügungsrahmen des Kunden Reserviert. Zu diesem Zeitpunkt ist noch keine Zahlung erfolgt. Der Betrag wird erst gebucht, wenn Sie mit dem Knopf Abschließen die Endsumme gebucht wurde. Bei der Reservierung müssen Sie angeben, ob es sich um die erste Reservierung Ihres Kunden handelt, oder ob Sie einen bestehenden Reservierungsbetrag erhöhen wollen. Im letzten Fall führen Sie dann eine Erweiterungsreservierung aus. Selbstverständlich stehen Ihnen auch hier wieder die Stornofunktionen zur Verfügung. Tagesabschluss Der Tagesabschluss oder Kassenschnitt bewirkt mehrere Dinge: 1. Noch nicht an den Netzbetreiber übermittelte ec- Buchungen werden übertragen. 2. Eine Summe über die seit dem letzten Kassenschnitt gebuchten Zahlungen wird für jede Kartenart und jede Währung gebildet und gedruckt. 3. Die seit dem letzten Tagesabschluss aufgelaufenen Zahlungsvorgänge werden zur Buchung beim Netzbetreiber freigegeben, d.h. die Lastschriften von den Kundenkonten werden eingezogen und die Summen werden dem Händlerkonto gutgeschrieben. Ein Storno dieser Vorgänge ist danach nicht mehr möglich. 4. Die seit dem letzten Tagesabschluss aufgelaufenen Belegdaten werden gelöscht, so dass eine Druckwiederholung nicht mehr möglich ist. 5. Der vorherige Tagesabschlussbericht wird überschrieben und kann nicht mehr gedruckt werden. 6. Die Terminaldaten, wie Druckdaten und Kartenherausgeberinformationen werden aktualisiert. 7. Ist ein (oder mehrere i3380) vorhanden, so wird für dieses ebenfalls ein Tagesabschluss / Kassenschnitt durchgeführt. Wenn der Tagesabschluss erfolgreich durchgeführt wurde, wird ein Bericht gedruckt, der Einzelpositionen zu den einzelnen Kartenarten und Gesamtsummen je Währung enthält. Diagnose Die Diagnose bietet eine Möglichkeit zu testen, ob die Verbindung zum Netzbetreiber hergestellt werden kann. Es werden Informationen des Netzbetreibers an den elpay Rechner übermittelt und auf einen aktuellen Stand gebracht. GWK GmbH Siek, Stand Seite 9 von 10

10 Update Der Aufruf des Update stellt eine ISDN- oder TCP/IP Verbindung zum GWK-Server her, es wird dann geprüft, ob ein aktueller Stand der elpay payment Programmteile auf dem anrufenden Rechner installiert ist. Wenn neuere Versionsstände vorhanden sind, werden diese automatisch überspielt und aktiviert. Ein automatisches Update wird regelmäßig durch das elpay payment (Server) durchgeführt. Druckwiederholung Alle Belege seit dem letzten Tagesabschluss (und der Letzte Kassenabschluss) können noch einmal gedruckt werden. Die Belegnummer des gewünschten Belegs kann eingegeben werden. Es wird die des letzten Vorgangs vorgegeben. ec-cash Zahlungen mittels PINPad steht für die Belegwiederholung immer nur der letzte Beleg zur Verfügung. Hierfür benötigen Sie dann keine Belegnummer. Extras Umsatzanzeige Diese Tabelle ist eine Auflistung der durchgeführten Transaktionen die mit elpay payment gemacht wurden. Sie haben eine Auswahl an unterschiedlichen Anzeigekriterien, die Sie je nach Anforderung auswählen können. Grundsätzlich sind hier die Transaktionen aller Clients enthalten. Startparameter zur Adaption von elpay payment Office an die Kassensoftware Sie können elpay payment Office mit (und ohne) Startparametern z. B. aus einer Kassensoftware heraus aufrufen. Je nach übergebenen Parametern bleibt elpay payment Office dann an der Stelle des Zahlvorgangs stehen, an dem die nächste Eingabe - die nicht als Parameter übergeben wurde - erforderlich ist. Welche Parameter Sie wann und wie an elpay payment Office übergeben, entnehmen Sie bitte der Adaptionsbeschreibung von elpay payment Office (el-pay-office-adaption.pdf), oder wenden Sie sich an Ihren Softwarelieferanten. Hilfefunktion In der Programmoberfläche können Sie sich über den Hilfeknopf einen Hilfetext anzeigen lassen. zu dem jeweiligen Thema sofort GWK GmbH Siek, Stand Seite 10 von 10