Das digitale und mobile Büro im Handwerk

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Cathrin Kohl
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1 Pannier Schulungen Beratung Unterricht Events 1 Das digitale und mobile Büro im Handwerk Digitalisierung erfolgreich starten und umsetzen 2 1

2 Inhalte Von analog zu digital: Voraussetzungen Das digitale Büro: Büroorganisation und Technik Das mobile Büro: Digitalisierung umgesetzt 3 VON ANALOG ZU DIGITAL: VORAUSSETZUNGEN 4 2

3 Digitalisierung heißt NICHT Alles wird schneller Digitalisierung erfordert Anpassung Alles wird billiger Digitalisierung ist eine Investition 5 Digitale Kompetenz Digitale Kompetenz heißt nicht NUR, Programme bedienen zu können Digitale Kompetenz (Um-)gestaltung von Abläufen zu papierarm und technikkonform Bleibende Offenheit für Anpassungen Berücksichtigung von weiteren Aspekten wie Datensicherheit und Datenschutz 6 3

4 Digitalisierung hat Vorteile und Nachteile Einige Anforderungen sind unvermeidlich (gesellschaftlich, gesetzlich ). Gute Planung und realistische Schritte umsetzen. Es gilt: Vorteile und Nachteile einzelner Schritte der Digitalisierung abzuwägen. 7 DAS DIGITALE BÜRO: BÜROORGANISATION UND TECHNIK 8 4

5 Bestandsaufnahme Am Anfang steht die Bestandsaufnahme: Abläufe wie sie jetzt sind aufzeichnen, analysieren Kundenerfassung Auftragserfassung Kontaktpflege (Erreichbarkeit) Auftragsbearbeitung Umgang mit Terminen und mit Änderungen Auftragsabschluss: Protokolle, Rechnung, ggfs. Mahnungen Dokumentation 9 Wichtige Schritte Ersetzen: Papier (-Ausdrucke) durch Dateien Ersetzen: Telefonate durch E Mail und/oder Text-Messenger Dokumentmanagement: (verbliebenes) Papier und digitale Verwaltung harmonisieren 10 5

6 Ordnung halten und Synchronisierung Durchdachtes Ordner- und Dateisystem - Struktur Bei Bedarf nutzbar: Dateiverwaltungsprogramme Fences (Desktopverwaltung) idocument oder Hazel (Apple) ELO Office (Windows) Android: Datei-Manager HD (Android) 11 DAS MOBILE BÜRO 12 6

7 Car-Desk Mobile Arbeitsstationen gibt es für Autos und im Kofferformat An das Aufladen von Geräten und eventuell notwendige Papierausgabe von Dokumenten an Kunden muss dabei gedacht werden 13 Mobiles Internet UMTS Sticks Mobile W-LAN-Router Nutzung von (öffentlichen) Hotspots nicht zu empfehlen 14 7

8 E Post Service: Der digitale Briefkasten Papiervermeidung: Digitalisierung der Post 15 Dropscan Service zur Digitalisierung der Post und Speicherung der Daten in der Cloud 16 8

45 /Jahr) Android und iphone: ABBYY TextGrabber + Translator (1,80 bis 4,50

9 Scan-Apps fürs Smartphone Scanvorgang dauert unter Umständen und liefert eventuell keine perfekten Ergebnisse Android und iphone: CamScanner+ (ca. 45 /Jahr) Android und iphone: ABBYY TextGrabber + Translator (1,80 bis 4,50 /Monat) 17 Cloudspeicher Online verfügbare Daten Cloud-Dienste: Microsoft Google Telekom Acronis 18 9

10 MS One Drive Online Office, E Mail, Kalender, Speicher 1 TB (mit Abo), OneNote 19 Google Drive Online Office, E Mail, Kalender, Speicher 15 GB 20 10

11 Telekom 21 Acronis Dateien lagern und Backup 22 11

12 Dateimanager Beispiel: Dateimanager für Android Das Hauptproblem ist die Synchronisierung 23 Dateien umbenennen Sind größere Mengen Dateien für ein besseres Ordner-System umzubenennnen gibt es Automatisierungstools (Kontrolle erforderlich!) 24 12

Evernote Online-Notizbuch Synchronisation von

Geräten und Freigabemöglichkeit 25 One Note -

13 Evernote Online-Notizbuch Synchronisation von Dateisammlungen und Notizen zwischen den eigenen Geräten und Freigabemöglichkeit 25 One Note - Notizbuch Inzwischen kostenloses Tool von Microsoft: Zusammenarbeit mit anderen MS- Programmen, z.b. Outlook Freigabemöglichkeit für Notizbücher (Netzwerk oder Cloud) 26 13

14 Kalendertools Beachten: Synchronisierbarkeit mit dem Büro Business Calendar Free TimeSheet (Arbeitszeitverwaltung) 27 Drucken vom Smartphone Printer Share Mobile Print 28 14

Unterwegs Angebote und Rechnungen erstellen Auch hier auf Synchronisation mit dem Büro achten 29 Zusammenfassung Bestandsaufnahme erforderlich: Abläufe, Technik, Anwendung Papiervermeidung ist der

15 Unterwegs Angebote und Rechnungen erstellen Auch hier auf Synchronisation mit dem Büro achten 29 Zusammenfassung Bestandsaufnahme erforderlich: Abläufe, Technik, Anwendung Papiervermeidung ist der Ausgangspunkt Digitalisierung ist eine Investition Auf Auswahl der passenden Werkzeuge achten: Synchronisation und Bedienbarkeit sicherstellen: Hard- und Software aufeinander abstimmen Aspekte der Datensicherheit, Computersicherheit und des Datenschutzes beachten Schritt-für-Schritt-Lösungen entwickeln 30 15

16 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 31 16

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