Huch, Burkhard u. a. Rechnungswesen-orientiertes Controlling Ein Leitfaden für Studium und Praxis 4. Aufl. 2004, XX, 510 S.

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1 Physica-Lehrbuch

2 Physica-Lehrbuch Bannier, Christina E. Vertragstheorie Eine Einführung mit finanzökonomischen Beispielen und Anwendungen 2005, XVI, 218 S. Duller, Christine Einführung in die Statistik mit EXCEL und SPSS Ein anwendungsorientiertes Lehr- und Arbeitsbuch 2006, XII, 279 S. Farmer, Karl Wendner, Ronald Wachstum und Außenhandel Eine Einführung in die Gleichgewichtstheorie der Wachstumsund Außenhandelsdynamik 2. Aufl. 1999, XVIII, 423 S. Fink, Andreas Schneidereit, Gabriele Voß, Stefan Grundlagen der Wirtschaftsinformatik 2. Aufl. 2005, XVIII, 316 S. Gaube, Thomas u. a. Arbeitsbuch Finanzwissenschaft 1996, X, 282 S. Göcke, Matthias Köhler, Thomas Außenwirtschaft Ein Lern- und Übungsbuch 2002, XIII, 359 S. Graf, Gerhard Grundlagen der Volkswirtschaftslehre 2. Aufl. 2002, XIV, 335 S. Graf, Gerhard Grundlagen der Finanzwissenschaft 2. Aufl. 2005, XII, 334 S. Hax, Herbert Investitionstheorie 5. Aufl., korrigierter Nachdruck 1993, 208 S. Heiduk, Günter S. Außenwirtschaft Theorie, Empirie und Politik der interdependenten Weltwirtschaft 2005, XII, 429 S. Heno, Rudolf Jahresabschluss nach Handelsrecht, Steuerrecht und internationalen Standards (IAS/IFRS) 4. Aufl. 2004, XIX, 535 S. Hofmann, Ulrich Netzwerk-Ökonomie 2001, X, 242 S. Huch, Burkhard u. a. Rechnungswesen-orientiertes Controlling Ein Leitfaden für Studium und Praxis 4. Aufl. 2004, XX, 510 S. Kistner, Klaus-Peter Produktions- und Kostentheorie 2. Aufl. 1993, XII, 293 S. Kistner, Klaus-Peter Optimierungsmethoden Einführung in die Unternehmensforschung für Wirtschaftswissenschaftler 3. Aufl. 2003, XII, 293 S. Kistner, Klaus-Peter Steven, Marion Produktionsplanung 3. Aufl. 2001, XIII, 372 S. Kistner, Klaus-Peter Steven, Marion Betriebswirtschaftslehre im Grundstudium Band 1: Produktion, Absatz, Finanzierung 4. Aufl. 2002, XIV, 510 S. Band 2: Buchführung, Kostenrechnung, Bilanzen 1997, XVI, 451 S. König, Rolf Wosnitza, Michael Betriebswirtschaftliche Steuerplanungsund Steuerwirkungslehre 2004, XIV, 288 S. Kortmann, Walter Mikroökonomik Anwendungsbezogene Grundlagen 3. Aufl. 2002, XVIII, 674 S. Kraft, Manfred Landes, Thomas Statistische Methoden 3. Aufl. 1996, X, 236 S. Marti, Kurt Gröger, Detlef Einführung in die lineare und nichtlineare Optimierung 2000, VII, 206 S. Marti, Kurt Gröger, Detlef Grundkurs Mathematik für Ingenieure, Naturund Wirtschaftswissenschaftler 2. Aufl. 2003, X, 267 S. Michaelis, Peter Ökonomische Instrumente in der Umweltpolitik Eine anwendungsorientierte Einführung 1996, XII, 190 S. Nissen, Hans-Peter Einführung in die makroökonomische Theorie 1999, XVI, 341 S. Nissen, Hans-Peter Das Europäische System Volkswirtschaftlicher Gesamtrechnungen 5. Aufl. 2004, XVI, 362 S. Risse, Joachim Buchführung und Bilanz für Einsteiger 2. Aufl. 2004, VIII, 296 S. Schäfer, Henry Unternehmensfinanzen Grundzüge in Theorie und Management 2. Aufl. 2002, XVIII, 522 S. Schäfer, Henry Unternehmensinvestitionen Grundzüge in Theorie und Management 2. Aufl. 2005, XVI, 439 S. Schüler, Mirja Einführung in das betriebliche Rechnungswesen Buchführung für Industrieund Handelsbetriebe 2006, XII, 216 S. Sesselmeier, Werner Blauermel, Gregor Arbeitsmarkttheorien 2. Aufl. 1998, XIV, 308 S. Steven, Marion Hierarchische Produktionsplanung 2. Aufl. 1994, X, 262 S. Steven, Marion Kistner, Klaus-Peter Übungsbuch zur Betriebswirtschaftslehre im Grundstudium 2000, XVIII, 423 S. Swoboda, Peter Betriebliche Finanzierung 3. Aufl. 1994, 305 S. Tomann, Horst Volkswirtschaftslehre Eine Einführung in das ökonomische Denken 2005, XII, 186 S. Weise, Peter u. a. Neue Mikroökonomie 5. Aufl. 2005, XI, 645 S. Zweifel, Peter Heller, Robert H. Internationaler Handel Theorie und Empirie 3. Aufl. 1997, XXII, 418 S.

3 Mirja Schüler Einführung in das betriebliche Rechnungswesen Buchführung für Industrieund Handelsbetriebe Mit 9 Abbildungen und 9 Tabellen Physica-Verlag Ein Unternehmen von Springer

4 Dipl.-Hdl. Mirja Schüler Osterstraße Hamburg ISBN Physica-Verlag Heidelberg ISBN Physica-Verlag Heidelberg Bibliografische Information Der Deutschen Bibliothek Die Deutsche Bibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über abrufbar. Dieses Werk ist urheberrechtlich geschützt. Die dadurch begründeten Rechte, insbesondere die der Übersetzung, des Nachdrucks, des Vortrags, der Entnahme von Abbildungen und Tabellen, der Funksendung, der Mikroverfilmung oder der Vervielfältigung auf anderen Wegen und der Speicherung in Datenverarbeitungsanlagen, bleiben, auch bei nur auszugsweiser Verwertung, vorbehalten. Eine Vervielfältigung dieses Werkes oder von Teilen dieses Werkes ist auch im Einzelfall nur in den Grenzen der gesetzlichen Bestimmungen des Urheberrechtsgesetzes der Bundesrepublik Deutschland vom 9. September 1965 in der jeweils geltenden Fassung zulässig. Sie ist grundsätzlich vergütungspflichtig. Zuwiderhandlungen unterliegen den Strafbestimmungen des Urheberrechtsgesetzes. Physica-Verlag ist ein Unternehmen von Springer Science+Business Media springer.de Physica-Verlag Heidelberg 2006 Printed in Germany Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. in diesem Werk berechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme, dass solche Namen im Sinne der Warenzeichen- und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten wären und daher von jedermann benutzt werden dürften. Umschlaggestaltung: Erich Kirchner Herstellung: Helmut Petri Druck: Strauss Offsetdruck SPIN / Gedruckt auf säurefreiem Papier

5 Vorwort Das vorliegende Lehr- und Arbeitsbuch zum betrieblichen Rechnungswesen bietet eine umfassende Einführung in die Finanzbuchhaltung von Industrie- und Handelsunternehmen. Das Buch ist in 7 Kapitel untergliedert, die inhaltlich chronologisch aufeinander aufbauen. Zunächst erfolgt in Kapitel 1 die Einordnung der Buchhaltung in das betriebliche Rechnungswesen sowie die Erläuterung der Rechtsgrundlagen. Daran schließen sich die Erörterung fundamentaler Begrifflichkeiten und die systematische Darstellung der Technik der doppelten Buchführung in Konten und Buchungssätzen in Kapitel 2 an. Nach der Buchung bestandsverändernder Vorgänge in Aktiv- und Passivkonten wird in Kapitel 3 die Behandlung eigenkapitalverändernder Vorgänge anhand von Aufwands- und Ertragskonten aufgezeigt. Im 4. Kapitel sind die dem Buch zugrunde liegenden Kontenrahmen der Industriekontenrahmen sowie der Kontenrahmen des Groß- und Außenhandels abgebildet. Trotzdem kann das Buch unabhängig von den aufgeführten Kontenrahmen genutzt werden, da in jedem Kapitel sowohl die Kontobezeichnungen als auch die Kontonummern genannt sind. So kann der Leser die erworbenen Kenntnisse auf jeden beliebigen Kontenrahmen anwenden. Kapitel 5 bildet mit der Behandlung praxisrelevanter Geschäftsvorfälle vor allem für Industrie- und Handelsunternehmen einen Schwerpunkt des Buches. Dazu zählen u.a. die Erfassung des Materialverbrauchs, des Einsatzes an Handelswaren, der Bestandsveränderungen an fertigen und unfertigen Erzeugnissen sowie der Umsatzerlöse, weiterhin die Behandlung der Umsatzsteuer, die Buchungen im Ein- und Verkaufsbereich sowie die Geschäftsvorfälle im Lohn- und Gehaltsbereich. Vorbereitende Jahresabschlussbuchungen, die aus der Notwendigkeit einer periodengerechten Erfolgsabgrenzung resultieren, sind Gegenstand des 6. Kapitels. Hierbei handelt es sich insbesondere um Abschreibungen auf Anlagevermögen und Forderungen sowie Rechnungsabgrenzungsposten und Rückstellungen. Abgerundet wird das Buch durch eine ausführliche Übungsaufgabe zu einem Kontenabschluss in Kapitel 7. Insgesamt vermittelt das Buch eine komplexe Einführung in die allgemein anerkannten und praktisch verwertbaren Grundlagen des betrieblichen Rechnungswesens. Dabei werden die didaktisch geschickt aufbereiteten Inhalte von einer Vielzahl von Beispielen begleitet. Dieses Lehrbuch wendet sich nicht nur an Studierende an Fachhochschulen, Universitäten und Wirtschafts- bzw. Berufsakademien sowie an Institutionen der Erwachsenenbildung, sondern eignet sich ebenfalls zum Selbststudium.

6 VI Vorwort Den gesamten Stoff abdeckende Übungsaufgaben mit Lösungshinweisen am Ende eines jeden Kapitels helfen dem Leser, das erworbene Wissen anzuwenden und zu vertiefen. Für ihre Unterstützung danke ich Herrn Prof. Dr. Hartmut Schmidt und allen Mitarbeitern des Instituts für Geld- und Kapitalverkehr, Arbeitsbereich Kapitalmärkte, der Universität Hamburg. Darüber hinaus bedanke ich mich bei Frau Dipl.-Hdl. Anke Dedert und Herrn Dipl.-Vw. Carsten Mumm, die die gesamte Arbeit begleitet haben, für wertvolle Hinweise und Hilfestellungen bei der Erstellung des Manuskriptes. Für die technische Unterstützung bin ich Frau Dipl.-Kffr. Mareike Lange und Herrn Dipl.-Kfm. Andreas Wolf zu Dank verpflichtet. Konstruktive Kritik seitens der Leser ist mir jederzeit willkommen. Ich wünsche Ihnen viel Spaß beim Durcharbeiten des Buches. Hamburg, im November 2005 Dipl.-Hdl. Mirja Schüler Anmerkung zu den Buchungen der Umsatzsteuer: Die Berechnungen im vorliegenden Buch basieren auf dem aktuell gültigen Umsatzsteuersatz von 16%. Die buchtechnische Vorgehensweise gilt unabhängig von der Höhe des Steuersatzes.

7 Inhaltsverzeichnis Abkürzungsverzeichnis... XI 1 Einführung in das betriebliche Rechnungswesen Einordnung der Buchführung in das betriebliche Rechnungswesen Aufgaben der Buchführung Rechtliche Grundlagen der Buchführung Das System der doppelten Buchführung Inventur, Inventar und Bilanz Inventur Inventar Bilanz Übungen Wertbewegungen in der Bilanz Die kontenmäßige Darstellung der Buchführung Die kontenmäßige Darstellung von Geschäftsvorfällen Die Darstellung von Geschäftsvorfällen in Buchungssätzen Bücher der Buchführung Grundbuch Hauptbuch Nebenbücher Zusammenfassung Übungen Die Buchung eigenkapitalverändernder Vorgänge Erträge und Aufwendungen Erfolgskonten Buchung in Erfolgskonten und deren Abschluss Vom Gewinn- und Verlustkonto zur Gewinn- und Verlustrechnung Zusammenfassung Übungen Das Privatkonto Kontenrahmen und Kontenplan Kontenrahmen Entwicklung, Aufbau und Struktur Industriekontenrahmen (IKR 86)...53

8 VIII Inhaltsverzeichnis Exkurs: Der Kontenrahmen des Groß- und Außenhandels Kontenplan Ausgewählte Geschäftsvorfälle in Industrieunternehmen Erfassung des Materialverbrauchs Ermittlung des Materialverbrauchs durch Materialentnahmescheine Ermittlung des Materialverbrauchs durch Inventur Ermittlung des Materialverbrauchs bei Just-in-time-Produktion Übungen Umsatzerlöse Bestandsveränderungen an unfertigen und fertigen Erzeugnissen Entstehung und Behandlung von Bestandsveränderungen Übungen Das Wesen der Umsatz- bzw. Mehrwertsteuer Mehrwert und Besteuerung des Mehrwertes Buchung der Vorsteuer und der Umsatzsteuer Abschluss der Konten Vorsteuer und Umsatzsteuer Besteuerung des Eigenverbrauchs Kauf und Verkauf von Dienstleistungen Übungen Buchungen im Ein- und Verkaufsbereich Sofortrabatte Rücksendungen und Preisnachlässe Bezugskosten, Ausgangsfrachten und Vertriebsprovisionen Übungen Handelswaren Erfassung des Einsatzes von Handelswaren durch Inventur Erfassung des Einsatzes von Handelswaren durch das Just-in-time- Verfahren Anzahlungen Geschäftsvorfälle im Personalbereich Steuerpflichtige Einkünfte: vom Brutto- zum Nettogehalt bzw. -lohn Buchungen im Personalbereich Lohn- bzw. Gehaltsvorschüsse an Mitarbeiter Vermögenswirksame Leistungen Übungen Darlehen Exkurs: Warenverkehr in Handelsunternehmen Einführung in den Warenverkehr Wareneinkaufskonto und Warenverkaufskonto Abschluss der Warenkonten Übungen Übungen

9 Inhaltsverzeichnis IX 6 Vorbereitende Jahresabschlussbuchungen Die Notwendigkeit einer periodengerechten Erfolgsrechnung Anschaffung, Herstellung, Abschreibung und Verkauf von Anlagegütern Anschaffungskosten Aktivierte Eigenleistungen Die Abschreibung auf Anlagegüter Abgang bzw. Verkauf von Anlagevermögen Übungen Abschreibungen und Wertberichtigungen auf Forderungen Uneinbringliche und zweifelhafte Forderungen Direkte Abschreibungen auf uneinbringliche Forderungen Die Einzelbewertung von Forderungen Die Pauschalbewertung von Forderungen Übungen Zeitliche Abgrenzung zum Jahresabschluss Transitorische Rechnungsabgrenzung: Aktive und passive RAP Antizipative Rechnungsabgrenzung: Sonstige Forderungen und sonstige Verbindlichkeiten Übungen Rückstellungen Arten von Rückstellungen Bildung und Auflösung von Rückstellungen Übungen Kontenabschluss Aufgabe Literatur Sachverzeichnis...213

10 Abkürzungsverzeichnis A AB Abs. AfA B BDI D degr. E EBK EPK EStG e.v. EWB F FE G GKV GmbH GuV GWG H H HGB I IKR L LuL Anfangsbestand Absatz Absetzung / Abschreibung für Abnutzung Bundesverband der Deutschen Industrie degressiv Eröffnungsbilanzkonto Einstandspreiskorrektur Einkommensteuergesetz eingetragener Verein Einzelwertberichtigung Fertigerzeugnisse Gesamtkostenverfahren Gesellschaft mit beschränkter Haftung Gewinn und Verlust Geringwertige Wirtschaftsgüter Haben Handelsgesetzbuch Industriekontenrahmen Lieferungen und Leistungen

11 XII Abkürzungsverzeichnis P PWB R RAP S S SB SBK T TA U UE UKV UStDV UStG W WB Pauschalwertberichtigung Rechnungsabgrenzungsposten Soll Schlussbestand Schlussbilanzkonto Technische Anleitung unfertige Erzeugnisse Umsatzkostenverfahren Umsatzsteuerdurchführungsverordnung Umsatzsteuergesetz Wertberichtigung

12 1 Einführung in das betriebliche Rechnungswesen Eine wichtige Voraussetzung für zukunftsgerichtete Entscheidungen eines Unternehmens sowie für die Berichterstattung gegenüber Betriebsexternen stellt die Abbildung wirtschaftlich relevanter Betriebsprozesse in überschaubarer Form dar. Diesem Zweck dient das betriebliche Rechnungswesen. Unter dem Begriff betriebliches Rechnungswesen werden sämtliche Verfahren zusammengefasst, die darauf abzielen, alle in einem Unternehmen auftretenden Geld- und Leistungsströme mengen- und wertmäßig zu erfassen und zu überwachen Einordnung der Buchführung in das betriebliche Rechnungswesen Mit den Methoden des betrieblichen Rechnungswesens werden also eingetretene und/oder erwartete Vorgänge innerhalb eines Unternehmens sowie zwischen Unternehmen und Umwelt mengenmäßig und/oder wertmäßig erfasst. Daneben beinhaltet das betriebliche Rechnungswesen auch Verfahren zur Aufbereitung (z.b. Strukturierung und Zusammenfassung) und Auswertung (Analyse) der erfassten Daten. Das betriebliche Rechnungswesen gliedert sich in vier Bereiche. Die Finanzbuchhaltung (Buchführung und Bilanzierung, externes Rechnungswesen) erfasst alle Bestände der Vermögens- und Kapitalwerte des Unternehmens sowie alle Arten von Aufwendungen und Erträgen für einen bestimmten Abrechnungszeitraum. Die Buchführung, die Gegenstand dieses Bandes ist, dient primär der Dokumentation der Geschäftsvorfälle auf der Basis von Belegen. Ihr kommt eine zentrale Stellung im Rahmen des gesamten Unternehmens zu, denn sie liefert die gesetzlich geforderten Informationen für das externe und das interne Rechnungswesen. Im gesetzlich vorgeschriebenen Jahresabschluss (Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung) wird auf der Grundlage der Buchführung über die Höhe des Vermögens und des Kapitals sowie des Erfolgs des Unternehmens Rechenschaft abgelegt. Ein zweites Teilgebiet des betrieblichen Rechnungswesens ist die Kosten- und Leistungsrechnung (Betriebsbuchhaltung, internes Rechnungswesen), die im zweiten Band behandelt wird. Die Kosten- und Leistungsrechnung ist eine interne be- 1 Wöhe, Günter: Einführung in die Allgemeine Betriebswirtschaftslehre, 20. Auflage, München 2000, S. 853.

13 2 1 Einführung in das betriebliche Rechnungswesen triebszweckbezogene Rechnung, in der nur der Teil des Leistungsprozesses eines Unternehmens zahlenmäßig erfasst wird, der mit dem eigentlichen Betriebszweck zusammenhängt. Die Kosten- und Leistungsrechnung ermittelt aus Werteverbrauch (Kosten) und Wertezuwachs (Leistungen) den Betriebserfolg. Die Überwachung der Wirtschaftlichkeit des Leistungsprozesses ist die wichtigste Aufgabe der Kosten- und Leistungsrechnung. Die betriebswirtschaftliche Statistik befasst sich mit der Aufbereitung und Auswertung aller Zahlen der Buchführung und der Kosten- und Leistungsrechnung mit dem Ziel der Überwachung des Betriebsgeschehens und der Gewinnung von Unterlagen für die unternehmerische Planung und Disposition. Durch den Vergleich von statistisch aufbereiteten Daten können sich wichtige Erkenntnisse für das Unternehmen ergeben, die zu einer Verbesserung des Betriebsergebnisses führen können. Dabei können Zeit-, Branchen- und Soll-Ist-Vergleiche unterschieden werden. Die Planungsrechnung basiert auf den Zahlen der Buchführung, der Kostenund Leistungsrechnung sowie der Statistik. Ihre Aufgabe ist es, die zukünftige betriebliche Entwicklung in Form von Voranschlägen bzw. Plänen wie Investitionsoder Finanzplänen zu berechnen. Die Planungsrechnung stellt ein Führungs- und Kontrollinstrument dar. Betriebliches Rechnungswesen Finanzbuchhaltung Statistik Kosten- und Leistungsrechnung Planungsrechnung Externe Rechnungslegung Interne Rechnungen Abb Aufgliederung des betrieblichen Rechnungswesens Die Bereiche des Rechnungswesens unterscheiden sich zwar in ihrer speziellen Aufgabenstellung, stehen aber in enger Verbindung zueinander und ergänzen sich gegenseitig. Eine entsprechende Organisation des gesamten Rechnungswesens ist aufgrund der starken Verzahnung notwendig und trägt entscheidend zur Erhöhung der Wirtschaftlichkeit bei.

14 1.3 Rechtliche Grundlagen der Buchführung Aufgaben der Buchführung Die Buchführung (auch als Buchhaltung bezeichnet) beinhaltet die lückenlose, planmäßige und ordnungsmäßige Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle eines Unternehmens in einer Abrechnungsperiode. Darunter sind zu verstehen die Ermittlung der Bestände an Vermögen und Schulden einer Abrechnungsperiode, die Bestimmung der Veränderungen der Bestände an Vermögen und Schulden in einer Abrechnungsperiode, die Erfassung aller Aufwendungen und Erträge einer Abrechnungsperiode und die Ermittlung des wirtschaftlichen Erfolges in einer Abrechnungsperiode. Weiterhin dient die Buchhaltung der Lieferung von aufbereitetem Zahlenmaterial für die innerbetriebliche Kontrolle, der Schaffung einer Informationsgrundlage für innerbetriebliche Dispositionen, wie z.b. der Kalkulation von Erzeugnissen und der Schaffung einer Informationsgrundlage für Entscheidungen und Festlegungen Betriebsexterner, z.b. für die Berechnung der Steuern eines Unternehmens. Die Buchhaltung ist eine Zeitabschnittsrechnung, die in den Jahresabschluss mündet. Für eine Abrechnungsperiode werden neben den unmittelbar mit Zahlungsvorgängen verbundenen Geschäftsvorfällen die Leistungserstellung und der Verzehr von Wirtschaftsgütern - also Ertrag und Aufwand - erfasst. Die Gegenüberstellung von Aufwand und Ertrag geschieht in der Gewinn- und Verlustrechnung (Erfolgsrechnung). Die Bestände des Betriebes an Vermögen und Kapital werden für einen bestimmten Stichtag in der Bilanz erfasst. Bilanz und Gewinnund Verlustrechnung bilden gemeinsam - ggf. nach Erweiterung um Anhang und Lagebericht den Jahresabschluss. Der Jahresabschluss hat somit ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechenden Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage eines Unternehmens zu vermitteln. Die Finanzbuchhaltung dient dazu als Nachweis für das Geschehen während einer Abrechnungsperiode. 1.3 Rechtliche Grundlagen der Buchführung Die Buchführung von Unternehmen ist an zahlreiche Gesetze und Verordnungen gebunden, die die Buchführungspflicht, die buchungsrelevanten Sachverhalte sowie die formalen und materiellen Anforderungen regeln. Buchführungspflicht: Die Festlegung der buchführungspflichtigen Personen und Unternehmen ist u.a. aufgrund eines wirtschaftlich oder gesellschaftspolitisch begründeten schutzwürdigen Fremdinteresses an der Führung von Büchern eines Unternehmens entstanden. Insbesondere sind es die Interessenlagen von Gläubigern z.b. bei der Kredit-

15 4 1 Einführung in das betriebliche Rechnungswesen entscheidung und vom Staat als Fiskus, der nach einheitlichen Grundsätzen erstellte Besteuerungsgrundlagen benötigt, die schwerpunktmäßig in den gesetzlichen Regelungen zur Buchführung in Handels- und Steuerrecht berücksichtigt werden. Als weitere Interessengruppen sind Anteilseigner, die nicht direkt am Entscheidungsprozess im Unternehmen beteiligt sind (z.b. Aktionäre großer Aktiengesellschaften), Kunden und Lieferanten, die auf eine positive Entwicklung der Geschäftsbeziehung bauen, Gerichte, die bei Rechtsstreitigkeiten beweiskräftige Unterlagen benötigen, Arbeitnehmer, denen an der Sicherheit ihres Arbeitsplatzes liegt und die fachlich interessierte Öffentlichkeit zu erwähnen. Gemäß 238 Abs. 1 HGB ist daher jeder Kaufmann verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen. Ergänzt wird diese handelsrechtliche Buchführungspflicht durch einige rechtskonformoder branchenspezifische Vorschriften wie das GmbH-Gesetz, das Kreditwesengesetz, die Abgabenordnung, das Einkommensteuergesetz u.v.m. Steuerrechtliche Vorschriften haben die Buchführungsvorschrift auf gewerbliche Unternehmen ausgeweitet, die mangels Kaufmanneigenschaft nach Handelsrecht nicht verpflichtet sind, aber aufgrund von Umsatz, Gewinn oder Betriebsgröße bestimmte Größenmerkmale überschreiten ( 141 Abs. 1 Abgabenordnung). Buchungsrelevante Sachverhalte: Nicht bereits der Abschluss eines rechtlich verpflichtenden Handelsgeschäftes ist buchungsrelevant, sondern der wirtschaftliche Geschäftsvorfall, d.h. die durch Zahlungsvorgang bzw. Rechnungserteilung dokumentierte Erfüllung des Geschäftes. Formale und materielle Anforderungen: Im 238 Abs. 1 HGB wird vorgegeben, dass der Kaufmann in seinen Büchern seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen hat. Die Buchhaltung gilt als ordnungsmäßig, wenn folgende formale Anforderungen eingehalten sind: Die Buchhaltung darf nicht in chiffrierter Form vorgenommen werden und keine Zeichen beinhalten, deren Bedeutung nicht eindeutig festliegt. Werden Abkürzungen verwendet, muss deren Bedeutung unmissverständlich festgelegt werden ( 239 Abs. 1 HGB). Die Buchhaltung muss vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet durchgeführt werden ( 239 Abs. 2 HGB). Der ursprüngliche Inhalt einer Buchung muss erkennbar bleiben, Korrekturen sind so vorzunehmen, dass der korrigierte Inhalt feststellbar bleibt. Zwischenräume dürfen nicht unausgefüllt bleiben, um nachträglichen Manipulationen vorzubeugen ( 239 Abs. 3 HGB).

16 1.3 Rechtliche Grundlagen der Buchführung 5 Die Buchhaltung muss klar und übersichtlich durchgeführt werden ( 243 Abs. 2 HGB). Die Buchhaltung ist in deutscher Sprache aufzustellen, die Wertangaben sollen in Euro erfolgen ( 244 HGB). Alle Buchungen müssen anhand von Belegen nachvollziehbar sein ( 239 Abs. 4 HGB). Aufbewahrungspflichten nach 257 HGB und 147 Abgabenordnung: Die Handelsbücher (Grund-, Haupt- und Nebenbücher) 2, die Inventare, die Eröffnungsbilanzen, die Jahresabschlüsse und ggf. Lageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsaufzeichnungen sind zehn Jahre aufzubewahren. Dies gilt ebenfalls für alle buchungsrelevanten Belege, wie Abschreibungsunterlagen, Aufträge, Ausfuhrunterlagen, Bankbelege, Debitoren- und Kreditorenlisten, Gehaltslisten, Versicherungsunterlagen, Kassenberichte und zettel, Quittungen usw. Alle übrigen Unterlagen, wie z.b. empfangene und Kopien abgesendeter Handels- und Geschäftsbriefe, sind sechs Jahre aufzubewahren. Die materielle Ordnungsmäßigkeit liegt vor, wenn die Geschäftsvorfälle richtig gebucht sind. Dabei ist zu beachten, dass alle Geschäftsvorfälle, die vorgenommen wurden, aufgezeichnet werden, alle Geschäftsvorfälle zeitgerecht erfasst werden, alle Geschäftsvorfälle richtig eingetragen werden, eine jährliche Inventur erstellt wird, das Inventar vollständig und richtig aufgestellt wird, eine nachprüfbare Ablage und Speicherung der Belege erfolgt, die Bilanzierungs- und Bewertungsvorschriften eingehalten werden. Die aufgeführten formalen und materiellen Anforderungen haben den Zweck, die Buchhaltung so zu gestalten, dass sich ein sachverständiger Dritter innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens verschaffen kann ( 238 Abs. 1 Satz 2 HGB). Verstöße: Bei Verstößen gegen die steuer- und handelsrechtlichen Vorschriften ergeben sich Konsequenzen für das Unternehmen nach 328 ff. Abgabenordnung und 331 ff. HGB. So kann die Erfüllung der Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten über Straf- und Ordnungsgelder erzwungen werden. Bei unrichtiger Wiedergabe des Jahresabschlusses, Verschleierung bzw. vorsätzlicher Steuerhinterziehung kann eine Geld- oder eine Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren verhängt werden. Die Verstöße gegen die steuer- und handelsrechtlichen Buchführungsvorschriften bewirken, dass die Besteuerungsgrundlagen durch das Finanzamt geschätzt werden ( 162 Abgabenordnung). 2 Zu den Büchern der Buchführung siehe Abschnitt 2.6 ab S. 23f.

17 2 Das System der doppelten Buchführung In der Buchführung werden alle Geschäftsvorfälle erfasst und verbucht. Dabei sind die handels- und steuerrechtlichen Vorschriften zu beachten, die eine strenge Systematik vorgeben. Die einzelnen Aufzeichnungen sind innerhalb eines bestimmten organisatorischen Rahmens durchzuführen. 2.1 Inventur, Inventar und Bilanz Inventur Nach dem Handelsrecht ist jeder Kaufmann verpflichtet, für den Beginn seiner Geschäftstätigkeit, den Schluss eines jeden Geschäftsjahres sowie bei Auflösung oder Veräußerung des Betriebes ein Inventar ( 240 HGB) und eine Bilanz ( 242 HGB) zu erstellen. Die dazu notwendige Bestandsaufnahme sämtlicher Vermögens- und Schuldwerte durch mengen- und/oder wertmäßige Erfassung heißt Inventur. Vermögenswerte können Grundstücke, Gebäude, Maschinen, Fuhrpark, Rohstoffe, unfertige und fertige Erzeugnisse, Forderungen an Kunden, Bankguthaben, Kassenbestand u.v.m. sein. Schuldwerte umfassen u.a. Hypothekendarlehen, Bankdarlehen und Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten. Die mengenmäßige Bestandserfassung erfolgt durch zählen, wiegen, messen oder/und geeignete Schätzverfahren auf der Grundlage von Stichproben. Kaufmännisch bedeutsamer und aussagefähiger ist allerdings die wertmäßige Erfassung des Vermögens und der Schulden. Nach 240 Abs. 1 HGB ist die Inventur einmal im Jahr durchzuführen und hat die jeweils am Ende eines Geschäftsjahres geltenden Bestände wiederzugeben. Dabei ist das Geschäftsjahr i.d.r. identisch mit dem Kalenderjahr. Hinsichtlich des Zeitpunktes der Durchführung können vier Inventurarten unterschieden werden: 1. Stichtagsinventur: Die Ermittlung der tatsächlichen Bestände erfolgt am Bilanzstichtag, d.h. am letzten Tag des Geschäftsjahres. Diese Form der Inventur ist umfangreich, zeitintensiv und macht eine Unterbrechung der Geschäftstätigkeit sowie die Einschaltung des gesamten Personals notwendig. Daher erlaubt der Gesetzgeber nach 241 HGB die nachfolgenden Inventurvereinfachungsverfahren. 2. Zeitnahe Inventur: Die zeitnahe Inventur muss in einem Zeitraum von zehn Tagen vor oder nach dem Bilanzstichtag erfolgen. Die zwischen dem Tag

18 8 2 Das System der doppelten Buchführung der Inventur und dem Bilanzstichtag eingetretenen Veränderungen müssen durch geeignete Aufzeichnungen erfasst werden. 3. Vor- oder nachverlegte Stichtagsinventur: Die Ermittlung der Bestände erfolgt an einem Stichtag bis zu drei Monate vor oder zwei Monate nach dem Bilanzstichtag. Daraus wird durch geeignete Fortschreibung bzw. Rückrechnung der Wert per letzten Tag des Geschäftsjahres bestimmt. Die Wertfortschreibung bzw. -rückrechnung wird wie folgt vorgenommen: Wertfortschreibung: Wert der Bestände am vorverlegten Inventurstichtag + Wert der Zugänge bis zum Bilanzstichtag - Wert der Abgänge bis zum Bilanzstichtag = Wert der Bestände am Bilanzstichtag Wertrückrechnung: Wert der Bestände am nachverlegten Inventurstichtag - Wert der Zugänge seit dem Bilanzstichtag + Wert der Abgänge seit dem Bilanzstichtag = Wert der Bestände am Bilanzstichtag Eine mengenmäßige Fortschreibung erfolgt bei diesem Verfahren nicht. 1. Permanente Inventur: Die mengen- und wertmäßige Erfassung der Bestände erfolgt durch ein fortlaufendes Verzeichnis (Lagerkartei). Dabei setzt die permanente Inventur genaue Aufzeichnungen für die Bestände sowie deren Veränderungen durch Zu- und Abgänge einzeln nach Termin, Art und Menge voraus. Die Aufzeichnungen müssen belegmäßig nachgewiesen werden. Somit sind nach diesem Verfahren die aktuellen Soll-Bestände jederzeit bekannt. Diese Soll-Bestände müssen in jedem Geschäftsjahr durch körperliche Inventur zu einem beliebigen Zeitpunkt überprüft werden. Daraufhin muss der Buchbestand ggf. berichtigt werden. Die Bestandsaufnahme hat im Allgemeinen getrennt für bestimmte Vermögensgruppen zu erfolgen. Die Inventurvereinfachungsverfahren sind nur zulässig, wenn sie den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen Inventar Das Ergebnis der Bestandsaufnahme, der Inventur, wird in geordneter Form in einem Bestandsverzeichnis, dem Inventar, festgehalten. Das Inventar ist eine detaillierte Aufstellung sämtlicher Vermögensgegenstände und Schuldwerte eines Unternehmens zu einem Stichtag in Staffelform. Das Bestandsverzeichnis ist gegliedert in Vermögen und Schulden. Dabei werden gleichartige Werte zu Gruppen zusammengefasst (z.b. Fuhrpark, Betriebsstoffe, Kundenforderungen, Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen). Die Reihenfolge innerhalb des Vermögens ergibt sich daraus, wie lange die Vermögensteile im Unternehmen gebunden sind und genutzt werden. Langfristig

19 2.1 Inventur, Inventar und Bilanz 9 im Betrieb gebundene Vermögenswerte wie Grundstücke, Gebäude und Maschinen dienen der Aufrechterhaltung der Betriebsbereitschaft und sind dauerhaft im Unternehmen angelegt und gehören damit zur Gruppe des Anlagevermögens ( 247 Abs. 2 HGB). Innerhalb des Anlagevermögens erfolgt eine weitere Unterteilung nach immateriellen Anlagen (z.b. Patente), Sachanlagen (z.b. Maschinen) und Finanzanlagen (z.b. Wertpapiere). In der zweiten Gruppe, dem Umlaufvermögen, werden Vermögenswerte zusammengefasst, die kurzfristig im Betrieb verbleiben und durch den Betriebsprozess laufend Veränderungen erfahren (z.b. die Verarbeitung von Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen zu unfertigen Produkten, die Weiterverarbeitung zu Fertigerzeugnissen, Verkauf der Fertigprodukte gegen Barzahlung, Einsatz des Bargeldes erneut für Rohstoffe usw.). Eine weitere Untergliederung des Umlaufvermögens erfolgt nach zunehmender Liquidität. Die Schulden werden vornehmlich nach den Kriterien Fristigkeit (kurzfristig bis zu einem Jahr, mittelfristig ab einem Jahr bis fünf Jahre und langfristig über fünf Jahre), Fremdkapitalgeber (z.b. Kreditinstitute, Lieferanten) und rechtliche Unterschiede unterteilt. Durch die Aufstellung der Vermögens- und Schuldwerte eines Unternehmens in Form eines Inventars können wichtige Informationen vermittelt werden: Die Aufstellung des Vermögens gibt Auskunft darüber, in welcher Form wie viel Kapital im Betrieb gebunden ist und genutzt wird. Die Aufstellung der Schulden zeigt, wie viel und in welcher Form Fremdkapital für die Finanzierung des Vermögens herangezogen worden ist. Die Gegenüberstellung von Vermögen und Schulden lässt dann erkennen, wie hoch das Eigenkapital ist, d.h. welchen Kapitalbetrag der/die Eigentümer selbst eingesetzt hat/haben. Das Eigenkapital wird an dieser Stelle als Reinvermögen bezeichnet. Das Inventar hat somit neben der Aufstellung von Vermögen und Schulden als dritten Teil die Ermittlung des Reinvermögens vorzunehmen: Reinvermögen = Vermögen./. Schulden (2.1) Beispiel für ein Inventar: Inventar der Firma Norwegian Products GmbH zum EUR EUR A. Vermögen I. Anlagevermögen 1. Grundstück Bahnhofstraße ,- 2. Gebäude Bahnhofstraße ,- 3. Maschinen lt. Anlageverzeichnis ,- 4. Fuhrpark 3 LKW ,- 4 Transporter ,- 8 PKW , ,- 5. Betriebs- und Geschäftsausstattung lt. Anlageverzeichnis ,-

20 10 2 Das System der doppelten Buchführung II. Umlaufvermögen 1. Vorräte a) Rohstoffe lt. Anlageverzeichnis ,- b) Hilfsstoffe lt. Anlageverzeichnis ,- c) Betriebsstoffe lt. Anlageverzeichnis ,- d) unfertige Erzeugnisse lt. Anlageverzeichnis ,- e) Fertigerzeugnisse lt. Anlageverzeichnis , ,- 2. Kundenforderungen lt. Anlageverzeichnis ,- 3. Bankguthaben Deutsche Bank, Hamburg, lt. Auszug, Anlage ,- 4. Kasse lt. Kassenbuch, Anlage ,- Summe Vermögen ,- B. Schulden I. Langfristige Verbindlichkeiten 1. Hypothekendarlehen Deutsche Bank, Hamburg, lt. Auszug, Anlage ,- 2. Darlehen, Commerzbank, Hamburg, lt. Auszug, Anlage , ,- II. Kurzfristige Verbindlichkeiten 1. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen, lt. Anlageverzeichnis ,- 2. Kontokorrentkredit Commerzbank Hamburg, lt. Auszug, Anlage , ,- Summe Schulden ,- C. Ermittlung des Reinvermögens Summe Vermögen ,- Summe Schulden ,- Reinvermögen ,- Hamburg, den Bilanz Aufgrund des außerordentlichen Umfangs der Aufstellung der Vermögenswerte und der Schulden nach Art, Menge und Wert in Form des Inventars wird dessen