ZSVU Useranleitung: Umgang mit Dateien im Schuldesktop

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Ferdinand Kirchner
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1 ZSVU Useranleitung Umgang mit Dateien Zentrale Schul- Verwaltungs- Umgebung ZSVU Useranleitung: Umgang mit Dateien im Schuldesktop ZSVU Useranleitung: Umgang mit Dateien im Schuldesktop Stand: Seite 1 von 11

2 Umgang mit Dateien Zusam m enfassung Ex tern Kategorie Anleitung In dieser Anleitung wird der Umgang mit Dateien in der ZSVU, besonders hinsichtlich der Speicherorte, erläutert. Inhalt 1 SPEICHERN VON DATEN SPEICHERORTE VERWENDUNG VON USB-SPEICHERGERÄTEN KOPIEREN VON DATEIEN VORGÄNGERVERSION WIEDERHERSTELLEN Seite 1 von 10

3 1 Speichern v on Daten In der zentralen Schulverwaltungsumgebung werden Ihre Daten nicht mehr lokal, sondern zentral auf einem Server im ITDZ gespeichert. Damit sind die Datenschutzrichtlinien des Landes Berlin erfüllt, die Datenhoheit liegt weiterhin bei der Schule. 2 Speicherorte Ihnen stehen auf dem Schuldesktop zwei Laufwerke (Netzwerkadressen) in der zentralen Verwaltungsumgebung zur Verfügung (Abb. 1). In Ihrem Persönlichen Laufwerk (H:) werden Ihre eigenen Dateien gespeichert. Sie sind anderen Nutzern nicht zugänglich. Im Datenverzeichnis Ihrer Schule (M:) können Sie auf alle schulbezogenen Daten, Ihrer Rolle entsprechend, zugreifen. Abbildung 1: Laufwerke ( Netzwerkadressen ), Persönlich und Datenverzeichnis der Schule mit Schulnummer. Das persönliche Laufwerk kann dazu genutzt werden, Daten abzulegen, auf die keine andere Person außer Ihnen Zugriff haben darf. Abbildung 2: Ordnerstruktur im persönlichen Laufwerk (H:). Seite 2 von 10

4 Die Ordnerstruktur im persönlichen Laufwerk (Abb. 2) entspricht der gewohnten Windows- Ordnerstruktur. Auf dem Schullaufwerk können alle Mitarbeiter Ihrer Schule, die das zentrale Verwaltungssystem nutzen, gemäß Ihrer Rolle zugreifen. Daten können so gemeinsam genutzt und/oder ausgetauscht werden. Abbildung 3: Ordnerstruktur im Datenverzeichnis der Schule mit Schulnummer (M:). Bitte beachten Sie, dass es sich hier um ein Beispiel handelt und die dargestellten Ordner nicht unbedingt mit Ihrer Ordnerstruktur übereinstimmen. In der Ordnerstruktur im Datenverzeichnis der Schule (Abb. 3) finden Sie u.a. folgende Unterordner: APP_* - Die APP_* - Ordner werden für Anwendungsdaten, beispielsweise für Daten die von dem Programm Untis genutzt werden, verwendet. Sie sind nur für Verwaltungsmitarbeiter, die dieses Programm nutzen, sichtbar. Vorlagen Das Vorlagenverzeichnis kann verwendet werden, um gemeinsam an Ihrer Schule genutzte Vorlagen bereitzustellen. Es handelt sich dabei nicht um Standardordner, sie können aber auf Wunsch der Schule erstellt werden. Rollenbasierte Ordner Die rollenbasierten Ordner (z.b. Sekretariat, Hortleitung, Koordination und Schulleitung ) können nur von den Personen eingesehen werden, die die entsprechende Rolle innehaben. Zudem hat die Rolle Schulleitung Zugriff auf alle rollenbasierten Ordner. Seite 3 von 10

5 Auf den Ordner Marktplatz können alle Nutzer der ZSVU zugreifen und dort Dateien ablegen oder austauschen. Seite 4 von 10

3 Verw endung v on USB -Speichergeräten Aus IT-Sicherheitsgründen hat grundsätzlich nur die Rolle Schulleitung Nutzungsrechte für USB-Speichergeräte.

6 3 Verw endung v on USB -Speichergeräten Aus IT-Sicherheitsgründen hat grundsätzlich nur die Rolle Schulleitung Nutzungsrechte für USB-Speichergeräte. Sollen auch andere Nutzerrollen USB-Geräte auf dem Schuldesktop nutzen, so muss diese Berechtigung erst freigeschaltet werden. Da USB-Speichergeräte ein Einfallstor für Viren sind, sollten sie verantwortungsbewusst und sparsam verwendet werden. Sie können Dokumente alternativ über das gemeinsam genutzte Schullaufwerk oder per Mail austauschen. Die Schulleitung kann USB-Speichergeräte zudem einlesen und Dateien von dort in den jeweiligen rollenbasierten Ordner, z.b. Sekretariat, verschieben. Wenn Sie ein USB-Gerät an Ihren Rechner anschließen, erscheint folgende Meldung (Abb. 4): Abbildung 4: Meldung nach Anschluss eines USB-Gerätes. Um Ihre auf dem USB-Gerät gespeicherten Dateien öffnen und bearbeiten zu können, wählen Sie Lese-/Schreibrechte aus (Abb. 5). Seite 5 von 10

setzen Sie den Haken bei Für diesen virtuellen Desktop nicht mehr fragen (Abb. 6).

7 Abbildung 5: Auswahl Lese-/Schreibrechte (rot umrandet). Wenn Sie nicht jedes Mal bei der Verwendung des USB-Gerätes nach der gewünschten Zugriffsstufe gefragt werden wollen, setzen Sie den Haken bei Für diesen virtuellen Desktop nicht mehr fragen (Abb. 6). Sie haben dann bei der nächsten Verwendung des USB-Gerätes automatisch Lese- und Schreibrechte eingeräumt. Abbildung 6: Gesetzter Haken bei Für diesen virtuellen Desktop nicht mehr fragen (rot umrandet). Seite 6 von 10

Über den Windows-Explorer (Abb. 7) in der linken unteren Ecke der Taskleiste gelangen Sie wieder zu den Ihnen verfügbaren Speicherorten (Netzwerkadressen) (Abb. 1).

8 Über den Windows-Explorer (Abb. 7) in der linken unteren Ecke der Taskleiste gelangen Sie wieder zu den Ihnen verfügbaren Speicherorten (Netzwerkadressen) (Abb. 1). Abbildung 7: Windows-Explorer (rot umrandet). Dort steht Ihnen nun unter Laufwerk (E:) das USB-Gerät zur Nutzung bereit (Abb. 8). Mit einem Doppelklick der linken Maustaste auf Laufwerk (E:) können Sie Ihr USB-Gerät einfach öffnen. Abbildung 8: Laufwerk (E:) Zugriff auf das USB-Gerät (rot umrandet). Wenn Sie das USB-Speichergerät wieder entfernen wollen, müssen Sie die Datei und das von Ihnen verwendete Programm erst schließen, da sonst Daten verloren gehen könnten. Sie können anschließend das USB-Gerät wieder entfernen. Aus Datenschutzgründen sollten im Umgang mit personenbezogenen Daten nur verschlüsselte Speichermedien verwendet werden. Ihre regionalen Datenschutzbeauftragten stehen Ihnen bei Fragen gern beratend zur Seite. Seite 7 von 10

9 4 Kopieren v on Dateien Um Dateien z.b. von Ihrem persönlichen Laufwerk oder von Ihrem rollenbasierten Ordner im Schullaufwerk in einen anderen Ordner auf dem Schullaufwerk zu kopieren, ist es wichtig, dass sie diese Dateien durch Kopieren und Einfügen und nicht durch Verschieben (z.b. per Drag and Drop oder durch Ausschneiden ) im neuen Speicherort ablegen. Andernfalls verschieben Sie auch Ihre Berechtigung mit, d.h., der Ordner oder die Datei ist für andere Nutzer ohne diese Berechtigung auch im neuen Speicherort nicht sichtbar. Wenn also zum Beispiel die Schulleitung eine Datei, die bisher im Ordner Koordination abgelegt ist, im Ordner Sekretariat ablegen möchte, so muss sie dies über die Befehle Kopieren im Ordner Koordination (Abb.: 9) und Einfügen im Zielordner Sekretariat (Abb.: 10) erfolgen, da ansonsten die Datei für die Person mit der Berechtigung Sekretariat nicht sichtbar ist. Abbildung 9: Kopieren (rot umrandet) der gewünschten Datei im Ordner Koordination (Beispiel). Seite 8 von 10

10 Abbildung 10: Einfügen der Datei (rot umrandet) im neuen Zielordner Sekretariat (Beispiel). Achten Sie deshalb bitte stets darauf, Dateien und Ordner zu kopieren, also per Rechtsklick im Ursprungsspeicherort Kopieren auswählen (Shortcut strg+c) und im Zielordner mit Einfügen speichern (Shortcut strg+v). Seite 9 von 10

11 5 Vorgängerv ersionen w iederherstellen Das ITDZ führt für Sie automatische Datensicherungen durch. Wenn Sie die Vorgängerversion einer Datei wiederherstellen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die entsprechende Datei und wählen Sie Vorgängerversionen wiederherstellen aus (Abb.: 11). Sie sehen nun den Versionsverlauf der Datei und können die gewünschte Version wiederherstellen und auch unter einem anderen Namen abspeichern. Abbildung 11: Auswahl Vorgängerversion wiederherstellen (rot umrandet). Seite 10 von 10

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