pm-sap als Reformprojekt der Verwaltung des Bundes

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1 Seite 1 pm-sap als Reformprojekt der Verwaltung des Bundes 1. Einleitung Pm-sap ist ein Reformprojekt für das Personalmanagement des Bundes, mit dem die jetzige IT-Unterstützung abgelöst und durch eine betriebswirtschaftliche Standardsoftware 1 ersetzt werden wird. Pm-sap ist ein Beispiel für Kontrakt-Management zwischen der Politik und der Verwaltung. 2 Die BReg hat der Bundesverwaltung den Auftrag zu grundlegenden Neuerungen im Personalwesen erteilt 3. Sie hat darin die Ziele, den budgetären Rahmen und die Termine festgelegt. Die Bundesverwaltung, und zwar alle Ressorts 4, führen den Auftrag gemeinsam aus. Im Sinne einer leistungsorientierten Verwaltungsführung soll vor allem eine Dezentralisierung der Entscheidungsprozesse erfolgen. Nach der Abwicklung eines Vergabeverfahrens und der anschließenden Beauftragung eines Generalunternehmers hat der Lenkungsausschuss, in dem alle BM und Obersten Organe vertreten sind, das Projekt am 11. Dezember 2001 gestartet. Wichtigstes Projektziel ist es, die 160 Personalbüros des Bundes mit jenen Werkzeugen auszustatten, die das Personalmanagement für eine leistungsorientierte Verwaltungsführung und zur Umsetzung des Leitbildes eines Dienstleistungsstaates benötigt. 1 Der Vorteil gegenüber einer Eigenentwicklung besteht vor allem darin, dass bei jenen Änderungen im System, die auch in der Privatwirtschaft gelten, kein zusätzlicher Anpassungsbedarf im Bund entsteht (zb Änderungen durch Steuerreformen oder im Sozialversicherungsrecht) 2 Vgl sinngemäß 12 Universitätsgesetz 2002, BGBl I 2002/120, betreffend Leistungsvereinbarungen zwischen Bund und Universitäten 3 Beschluss der BReg vom 31. Jänner 2001 betreffend die IT-Unterstützung des Personalmanagements in der Bundesverwaltung durch den Einsatz einer betriebswirtschaftlichen Standardsoftware 4 Vgl 273 des Bundesgesetzes vom 27. Juni 1979, BGBl 1979/333 igf, über das Dienstrecht der Beamten (Beamten-Dienstrechtsgesetz BDG 1979); gemeint sind neben den 12 Bundesministerien auch die Präsidentschaftskanzlei, die Parlamentsdirektion, der Rechnungshof, die Volksanwaltschaft, der Verfassungsgerichtshof und der Verwaltungsgerichtshof

2 Seite 2 2. Ausgangslage Die Berechnung, Zahlbarstellung und Buchung des Personalaufwandes für Aktive und Pensionisten im Bund wird seit Anfang der 70er Jahre durch das Verfahren Bundesbesoldung (BS) vorgenommen. Darauf aufsetzend bietet das Verfahren Personalinformationssystem (PIS) Erfassungs-, Abfrage- und Auswertungsmöglichkeiten für das Personalmanagement. Im übrigen erfolgt die Dokumentation von Personalentscheidungen nach wie vor in Papierform. 5 Die vorhandenen IT-Verfahren sind nach jahrzehntelanger Nutzung funktional überholt, technologisch veraltet und am Ende ihres Lebenszyklusses. Änderungen und Erweiterungen, wie sie ua für die Flexibilisierung der Arbeitszeit benötigt werden, sind nicht mehr oder nur mit unvertretbar hohem Aufwand implementierbar. Defizite in den beiden Querschnittsapplikationen haben zum Entstehen zahlreicher unwirtschaftlicher Insellösungen in einzelnen Ressorts geführt. Die uneinheitliche Datenbringung zwischen BS und PIS veranlasste den RH 6 zur Abgabe einer nachdrücklichen Empfehlung Dimension des Projektes, Nutzen, New Public Management Der Bund ist mit gegenwärtig rund MitarbeiterInnen 8 der größte Arbeitgeber Österreichs. Dazu kommen ca EmpfängerInnen von Pensionsleistungen 9. Derzeit sind MitarbeiterInnen mit den dabei anfallenden Arbeiten beschäftigt. Für die Vergabe von Fremdleistungen wurden 21,8 Millionen bereit gestellt. Durch den Einsatz moderner IT-Lösungen für das Personalmanagement können erhebliche Nutzenpotentiale erreicht werden. Diese ergeben sich vor allem aus der Optimierung der Geschäftsprozesse einschließlich der Nutzung von 5 Vgl dazu den Beschluss des Ministerrates vom 19. August 1948 über die Einführung neuer Vordrucke für den Standesausweis. 6 Vgl dazu den Wahrnehmungsbericht des RH über die Konsolidierungspakete, Zl /002- Pr/8/99. 7 Vgl dazu den Beschluss der BReg vom 31. Jänner 2001 betreffend die IT-Unterstützung des Personalmanagements in der Bundesverwaltung durch den Einsatz einer betriebswirtschaftlichen Standardsoftware. 8 Vgl Personaljahrbuch 2001 des BMÖLS, Tabelle zu Punkt bzw den Folder Kennzahlen des österreichischen Bundesdienstes, Punkt 3 ( 9 Vgl Kennzahlen, Punkt 13

3 Seite 3 Mitarbeiterselbstbedienungskomponenten 10. Durch den Einsatz der neuen Software wird ein monetärer Nutzen von 10 Millionen pro Jahr erwartet. Der Bedarf an MitarbeiterInnen im Personalwesen sollte sich um mindestens 10 Prozent reduzieren. Zur Sicherstellung der erwarteten Einsparungspotentiale 11 wurde ein begleitendes Projektcontrolling eingerichtet. Über den monetären Nutzen hinaus soll das neue System auch als Teil von New Public Management gesehen werden. Der Einsatz der Standardsoftware soll bewirken, dass eine allgemein gebräuchliche und verständliche Sprache verwendet wird. Weiters wird dem Interesse der mit Personalaufgaben beschäftigten MitarbeiterInnen an der technologischen Weiterentwicklung Rechnung getragen und damit die Motivation für ausgezeichnete Dienstleistungen auch für die Zukunft gesichert. Indem sie ihre Kenntnisse in allen Ressorts anwenden können, wird ein Beitrag zur Mobilität geleistet. Die Verwendung einer Standardsoftware ermöglicht bzw erleichtert auch die Durchgängigkeit für MitarbeiterInnen zwischen öffentlichem Dienst und der Privatwirtschaft. Das im Projekt vorgesehene Managementinformationssystem ermöglicht einerseits die Dezentralisierung von Entscheidung und Verantwortung und andererseits die Steuerung der personalpolitischen Aspekte, die für den gesamten Bund gelten sollen. Der Bund geht neue Wege. Vorgehensweisen und Prozesse werden nicht zentral von "oben" verordnet, sondern breit und gemeinsam erarbeitet und entschieden. ExpertInnen aus der Praxis in den über ganz Österreich verteilten Dienststellen des Bundes sind in das Projektgeschehen ebenso eingebunden wie MitarbeiterInnen mit strategischen Kompetenzen. Der Informations- und Kommunikationsfluss erfolgt über das Internet im Form einer restricted site und ermöglicht damit die Einbindung der MitarbeiterInnen im Personalwesen in die Entwicklung der künftigen IT- Unterstützung. Sie liefern auf diesem Wege wertvolle Tipps, die in die Entwicklung des Produktes einfließen und damit dessen Qualität erhöhen. Ihre Mitwirkung lässt eine hohe Akzeptanz erwarten, zumal die Lösung auch praktische Bedürfnisse berücksichtigt. 10 Sogenanntes employee self service (ess) 11 Im MRV sind 150 Mio ATS pro Jahr genannt.

4 Seite 4 4. Projektziele Inhaltliches Ziel ist die Ablöse der bisherigen IT-Anwendungen durch ein einheitliches und durchgängiges Personalwirtschafts-, Verwaltungs- und Abrechnungssystem. Dabei sollen alle relevanten Geschäftsprozesse des Personalwesens unterstützt werden. 12 Bezogen auf die Abwicklung soll durch Geschäftsprozessoptimierung ein Reengineering der Ablauforganisation erreicht werden. Dabei gilt es, Fehleingaben oder Manipulationen ebenso zu vermeiden wie die Rechtmäßigkeit des Geschehens sicher zu stellen. Besonderer Bedeutung kommt im Personalwesen dem Schutz personenbezogener Daten zu, der durch ein komplexes Berechtigungssystem auf hohem Niveau und eine strukturierte Berechtigungsverwaltung erreicht werden soll. Kulturelle Ziele sind die Einführung der leistungsorientierten Verwaltungsführung im Personalwesen und die Datentransparenz und verfügbarkeit für die MitarbeiterInnen. 5. Projektinhalt Den Inhalt des Projektes bilden die Personaladministration, die Personalplanung und die Personalabrechnung. Im einzelnen sind dies: Aufbauorganisation Personalmanagement-Informationssystem Evidenzen Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses Ereignisse im Beschäftigungsverhältnis Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses Sonstige Stammdatensätze Zeitwirtschaft Mitarbeiterinformation 12 Typische Geschäftsprozesse sind die Aufnahme von MitarbeiterInnen, die Lohnverrechnung, die Zeiterfassung und Überstundenbearbeitung, Dienstreisen, Ausbildungsmaßnahmen, Änderungen in den Stammdaten sowie die Versetzung, die Beendigung von Dienstverhältnissen uam

5 Seite 5 Reisemanagement Geldleistungen Forderungen Lohnnebenkosten Transfers 6. Projektphasen Nach einer einleitenden Projektplanung erfolgte im Rahmen der Ist Analyse eine Untersuchung und Bewertung der bestehenden Geschäftsprozesse, Rollen und Berechtigungen. Dabei hat sich gezeigt, dass die Überwindung der gegenwärtig ausgeprägt arbeitsteiligen Geschäftsprozesse 13 und das Einsparen von Rollen bzw der Reduzierung von Mitwirkungsbefugnissen 14 ein beachtliches Einsparungspotential bieten. Die Normenlandschaft im Sonderarbeitsrecht des Bundes 15 zeigt eine enorm heterogene Struktur sowie kasuistische Bestimmungen, die das Arbeitsrecht der Privatwirtschaft nicht kennt. Eine Rechtsbereinigung böte ein beachtliches Einsparungspotential. In der Konzeptionsphase wurden mit ExpertInnen aus den Ressorts idealtypische Geschäftsprozesse samt dazugehörigen Rollen erstellt und in mehreren Runden abgestimmt. Die Ergebnisse sowohl der Analyse- als auch der Konzeptphase werden auf der restricted site vorgestellt. Gemeinsam mit dem Feedback bilden sie die Grundlage für die Entwicklung und Realisierung. Parallel sind Fragen der Schulung der User, der Migration der vorhandenen Daten 16 oder das Schnittstellenproblem zu weiteren Applikationen 17 zu lösen. In der Entwicklungspartnerschaft mit dem Bundeskanzleramt sollen die einzelnen Funktionalitäten getestet und verfeinert werden. 13 Die Genehmigung eines zweiwöchigen Sonderurlaubes erforderte in einem Einzelfall 16 Arbeitsschritte. 14 Die derzeitig vorgesehene Mitwirkung zahlreicher Zwischenvorgesetzter verzögert die Geschäftsfallbearbeitung erheblich. Sie könnte meines Erachtens durch eine bloße Verständigung via ersetzt werden, wobei Stillschweigen innerhalb weniger Tage als Zustimmung gewertet wird. 15 Vgl dazu das BDG 1979, das GehG, das VBG, das PG 1965, das RDG uam 16 Die Daten aus den abzulösenden Applikationen BS und PIS sind in pm-sap zu migrieren. 17 Hier ist innerhalb des Bundes vor allem die Haushaltsverrechnung in SAP/HV, der elektronische Akt sowie vorhandene Zeiterfassungssysteme zu nennen. Externe Schnittstellenfragen betreffen vor allem die Sozialversicherungsträger.

6 Seite 6 Anschließend wird die Vorproduktionsphase, in der alle MitarbeiterInnen in den Personalabteilungen am System lernen, folgen. Um den gleichzeitigen Start aller Ressorts mit 1. Jänner 2005 sicher stellen zu können, wurde ein modulares Schulungsmodell gewählt, dass neben einem kurzen seminaristischen Einführungsund Abschlussteil vorwiegend auf e-learning aufsetzt. 7. Ausblick Im Sinne der Entwicklung vom Ordnungsstaat zum Dienstleistungsstaat soll mit der gemeinsamen Erarbeitung der neuen IT-Lösung auch ein Veränderungsprozess 18 einher gehen. An die Stelle der obrigkeitlichen Dienstbehörde, die Personalakten verwaltet, soll ein modernes Personalservice treten, welches die Führungskräfte, die PersonalbearbeiterInnen und die MitarbeiterInnen qualitätvoll serviciert und rasch und in zeitgemäßer Form mit den gewünschten Informationen versorgt. Mag Arnold Schoba 18 Sogenanntes Change Management

7 Seite 7 Beitrag zum Abkürzungsverzeichnis IgF In geltender Fassung IT Informationstechnologie BDG 1979 Bundesgesetzes vom 27. Juni 1979, BGBl 1979/333 igf, über das Dienstrecht der Beamten (Beamten-Dienstrechtsgesetz BDG 1979) BReg Bundesregierung BM Bundesminister, Bundesministerien, Bundesministerium DVG Bundesgesetz über das Verwaltungsverfahren in Dienstrechtsangelegenheiten (Dienstrechtsverfahrensgesetz 1984), wv BGBl 1984/29 DVV Verordnung der Bundesregierung vom über die Regelung der Zuständigkeiten in Dienstrechtsangelegenheiten (Dienstrechtsverfahrensverordnung 1981), BGBl 1981/162 GehG Bundesgesetz vom 29. Februar 1956, BGBl 1956/54, über die Bezüge der Bundesbeamten Gehaltsgesetz 1956 MRV Vortrag an den Ministerrat PG 1965 Bundesgesetz vom 18. November 1965, BGBl 1965/340, über die Pensionsansprüche der Bundesbeamten, ihrer Hinterbliebenen und Angehörigen Pensionsgesetz 1965 Pm-sap pm-sap ist ein Projektname und steht für Personalmanagement mit der Standardsoftware SAP/HR R3 PSVO Verordnung der BReg über die Regelung der Zuständigkeiten in Dienstrechtsangelegenheiten der Vertragsbediensteten des Bundes (Personalstellenverordnung PSVO), BGBl II 1999/153 ua unter anderem uam und andere(s) mehr VBG Bundesgesetz vom 17. März 1948, BGBl 1948/86, über das Dienst- und Besoldungsrecht der Vertragsbediensteten des Bundes Vertragsbedienstetengesetz 1948