Integrität nach Beendigung des Dienstverhältnisses: Vermeidung von Interessenkonflikten ZUSAMMENFASSUNG

Transkript

1 CA/29/16 rev. 1 Orig.: en München, den BETRIFFT: VORGELEGT VON: EMPFÄNGER: Integrität nach Beendigung des Dienstverhältnisses: Vermeidung von Interessenkonflikten Präsident des Europäischen Patentamts Verwaltungsrat (zur Beschlussfassung) ZUSAMMENFASSUNG Dieses Dokument ersetzt CA/29/16 vom Die Änderungen sind grau unterlegt. Um die öffentliche Wahrnehmung der Unabhängigkeit und Integrität der Dienste des EPA Mitglieder und Vorsitzenden der Beschwerdekammern des EPA (nachstehend "Mitglieder der Kammern" genannt) zu stärken und es damit in seiner Rolle als das Patentamt für Europa das Vertrauen in das Beschwerdesystem des EPA hervorzuhebenzu erhöhen, wird vorgeschlagen, Vorschriften zur Überwachung und Vermeidung potenzieller Interessenkonflikte nach dem Ausscheiden aus dem Dienst einzuführen. Zu diesem Zweck soll im Rahmen der vorgeschlagenen Reform allen ehemaligen EPA- Bediensteten Mitgliedern der Kammern eine zeitweilige Verpflichtung auferlegt werden, die Anstellungsbehördeden Verwaltungsrat über nach dem Ausscheiden aus dem Dienst angestrebte Tätigkeiten zu informieren, wobei die Möglichkeit bestehen soll, fallweise eine konkrete Tätigkeit zu untersagen, die einen tatsächlichen, scheinbaren oder potenziellen Interessenkonflikt mit sich bringt. Hinweis: Dieses Dokument wird vor der Sitzung des Allgemeinen Konsultativen Ausschusses (AKA) veröffentlicht. Der Präsident des Amts wird den Verwaltungsrat über die Stellungnahme des AKA und etwaige im Anschluss daran unternommene Schritte unterrichten. CA/29/16 rev. 1 d

2 - I - INHALTSVERZEICHNIS Gegenstand Seite TEIL I 1 I. STRATEGISCH/OPERATIV 1 II. EMPFEHLUNG 1 III. ERFORDERLICHE MEHRHEIT 1 IV. KONTEXT 1 V. BEGRÜNDUNG 3 A. GRUNDZÜGE DES VORSCHLAGS 3 a) Anwendungsbereich 3 b) Form 4 c) Dauer 5 B. KEIN FINANZIELLER AUSGLEICH ERFORDERLICH 5 C. KONTROLLMECHANISMEN 5 D. INKRAFTTRETEN 6 VI. ALTERNATIVEN 6 VII. FINANZIELLE AUSWIRKUNGEN 6 VIII. RECHTSGRUNDLAGE 6 IX. REFERENZDOKUMENTE 7 X. VERÖFFENTLICHUNG EMPFOHLEN 7 TEIL II 8 CA/29/16 rev. 1 d

3 TEIL I I. STRATEGISCH/OPERATIV 1. Operativ II. EMPFEHLUNG 2. Der Verwaltungsrat wird gebeten, die in Teil II dieses Dokuments vorgeschlagenen Änderungen des Beamtenstatuts zu genehmigen. III. ERFORDERLICHE MEHRHEIT 3. Dreiviertelmehrheit IV. KONTEXT 4. Der Vorschlag zur Regelung potenzieller Interessenkonflikte geht auf die Diskussionen um die Unabhängigkeit der Beschwerdekammern des EPA zurück (CA/16/15, CA/82/15). Diese Diskussionen waren der Auslöser für allgemeinere Überlegungen über die für alle EPA-Bediensteten geltenden ethischen Verhaltensmaßstäbe. 5. Das EPA ist als Organisation des öffentlichen Dienstes Werten wie Unabhängigkeit und Integrität verpflichtet. Sein Rechtsrahmen umfasst bereits Vorschriften über die von Bediensteten im aktiven Dienst erwartete Integrität 1. Für die Mitglieder der Beschwerdekammern und der Großen Beschwerdekammer Kammern gehört dazu insbesondere der Kodex für Nebentätigkeiten (CA/105/95). Daneben gibt der Verhaltenskodex für das EPA allen Bediensteten Leitlinien zur Vermeidung und Offenlegung potenzieller Interessenkonflikte an die Hand und sensibilisiert für diese Problematik. 6. Zur Stärkung des Vertrauens der Öffentlichkeit in die Integrität der Dienste des Beschwerdesystems des EPA ist es wichtig, dem Risiko tatsächlicher, scheinbarer oder potenzieller Interessenkonflikte nicht nur im Dienst, sondern auch nach Beendigung des Dienstverhältnisses vorzubeugen. 1 Artikel 1 (4), 14 (2) und 15 bis 18 Statut, Rundschreiben Nr. 135, Kommuniqué Nr. 22. CA/29/16 rev. 1 d 1/10

4 7. Von Beamten Mitgliedern der Kammern nach ihrem Ausscheiden aus dem Dienst ausgeübte Tätigkeiten können aus drei Gründen problematisch sein. Erstens könnte ein Nutzer der öffentlichen Dienstleistungdes Beschwerdesystems des EPA aufgrund von internen Informationen oder Kontakten des eines ausgeschiedenen Beamten ehemaligen Mitglieds der Kammern einen ungerechtfertigten Vorteil über Wettbewerber erlangen (unlauterer Wettbewerb). Zweitens könnte der Verdacht entstehen, dass der Beamtedas ehemalige Mitglied der Kammern ungebührliche persönliche Vorteile genießt, wenn eres ein Stellenoder Geschäftsangebot einer externen Organisation oder Einzelperson erhält, mit der eres während seines Dienstes eingehende geschäftliche Beziehungen unterhalten hat. Drittens könnte sich ein ehemaligers Mitglied der Kammern Beamter die besonderen Kenntnisse und Fertigkeiten, die eres sich im Dienst angeeignet hat, bei einer Tätigkeit zunutze machen, die den Interessen der Organisationder Integrität des Beschwerdesystems des EPA selbst zuwiderläuft. 8. Der Rechtsrahmen des EPA sieht bereits bestimmte Verpflichtungen nach dem Ausscheiden aus dem Dienst vor, nämlich bei der Aufnahme bestimmter Tätigkeiten oder der Annahme von Vorteilen ehrenhaft und zurückhaltend zu sein (Art. 19 Statut) und keine berufsbezogenen Informationen weiterzugeben (Art. 12 EPÜ und Art. 20 (3) Statut). 9. Bislang appellieren diese Bestimmungen an das ethische Gewissen der ehemaligen BedienstetenMitglieder der Kammern, wobei es keinen Mechanismus zur Überprüfung ihrer Einhaltung gibt. Auch ist nicht ausdrücklich festgelegt, wer darüber zu befinden hat, ob eine konkrete Tätigkeit nach dem Ausscheiden aus dem Dienst den geforderten Integritätsmaßstäben genügt. Die vorhandenen Bestimmungen werden deshalb als zu ungenau erachtet, um einerseits klare Leitlinien für ehemalige Bedienstete Mitglieder der Kammern abzugeben und andererseits das Risiko tatsächlicher, scheinbarer oder potenzieller Interessenkonflikte effektiv auszuschalten. 10. Um die Wahrnehmung der Unabhängigkeit der Beschwerdekammern des EPA zu stärken, wird deshalb vorgeschlagen, das Beamtenstatut zu ändern und einen Überwachungsmechanismus sowie die Entscheidungsbefugnis zur Durchsetzung der bestehenden Normen zur Wahrung der Integrität von Mitgliedern der Kammern nach Beendigung des Dienstverhältnisses vorzusehen. CA/29/16 rev. 1 d 2/10

5 11. Die vorgeschlagene Änderung würde den Bediensteten Mitgliedern der Kammern Klarheit über den Umfang der geltenden Integritätsverpflichtung verschaffen und die legitimen öffentlichen Bedenken hinsichtlich Interessenkonflikten ausräumen, ohne die Anwerbung von qualifizierten und erfahrenen Mitarbeitern für das die Beschwerdekammern des EPA und das Recht auf Arbeit der Betroffenen zu beeinträchtigen. Um dieses Ziel zu erreichen, berücksichtigt der Vorschlag Lösungsbeispiele aus anderen internationalen Organisationen 2 sowie dem nationalen öffentlichen Dienst verschiedener europäischer Staaten 3, u. a. für die Gerichtsbarkeit. Insbesondere dienten ähnliche einschlägige EU-Bestimmungen 4 als Bezugspunkt für die vorgeschlagene Änderung des Beamtenstatuts. 12. Da dieser Vorschlag im Rahmen der Strukturreform der Beschwerdekammern vorgelegt wird, ist er zunächst auf die Mitglieder der Kammern beschränkt. Er ist zugleich ein erster Schritt zur Einführung von für alle Bediensteten des Amts geltenden speziellen Regelungen im Hinblick auf die Integrität nach Beendigung des Dienstverhältnisses. V. BEGRÜNDUNG A. GRUNDZÜGE DES VORSCHLAGS 13. Um Interessenkonflikte wirksam zu vermeiden, wird vorgeschlagen, einen Überwachungsmechanismus einzuführen und einen Entscheidungsprozess zur Durchsetzung der bestehenden, für alle ehemaligen Bediensteten Mitglieder der Kammern nach dem Ausscheiden aus dem Dienst geltenden Integritätsverpflichtung vorzusehen. Zu diesem Zweck wird vorgeschlagen, den derzeitigen Artikel 19 Statut entsprechend zu ergänzen 54. a) Anwendungsbereich 14. Die vorgeschlagenen Maßnahmen sollten für alle Bediensteten Mitglieder der Kammern gelten, unabhängig davon, ob ihre Anstellungsbehörde der Amtspräsident oder der Verwaltungsrat ist. 2 Insbesondere bei der Europäischen Kommission. 3 Die OECD-Studie "Survey on Managing Conflicts of Interest in Pre- and post-public employment" (2014) deckt 13 europäische Staaten mit ihren speziellen Regeln und Verfahren zur Verhinderung von Interessenkonflikten bei der Beschäftigung nach dem Ausscheiden aus dem öffentlichen Dienst ab. 4 Artikel 16 des Statuts der Beamten der Europäischen Gemeinschaften. 54 Die Nummerierung der Vorschrift kann sich vorbehaltlich der Genehmigung anderer vorgelegter Reformvorschläge ändern. Der Beschlussentwurf in Teil II muss möglicherweise entsprechend angepasst werden. CA/29/16 rev. 1 d 3/10

6 14. Sie sollten auch für Vertragsbedienstete 6 gelten, außer für kurzfristig beschäftigte mit einer Dienstzeit von drei Jahren oder weniger, die ausdrücklich ausgenommen würden. b) Form 15. Damit überwacht werden kann, welche Tätigkeiten nach Beendigung der Dienstzeit ausgeübt werden, sollen alle ehemaligen Bediensteten Mitglieder der Kammern für einen gewissen Zeitraum nach ihrem Ausscheiden aus dem Dienst verpflichtet werden, der Anstellungsbehördedem Verwaltungsrat die geplante Aufnahme einer beruflichen Tätigkeit sei es gegen Entgelt oder unentgeltlich - vorab zu melden. 16. Steht die angestrebte Tätigkeit in Zusammenhang mit der Tätigkeit, die der Bedienstete das Mitglied der Kammern unmittelbar vor seinem Ausscheiden aus dem Dienst ausgeübt hat, und könnte sie zu einem Konflikt mit den berechtigten Interessen des Amtsder Integrität des Beschwerdesystems des EPA führen, so könnte dem Bediensteten ehemaligen Mitglied der Kammer ausnahmsweise durch eine Entscheidung der Anstellungsbehördedes Verwaltungsrats die Aufnahme dieser Tätigkeit untersagt werden. Verbotsrelevant wären nur Aufgaben, die der Bedienstete in den letzten drei Jahren seiner Dienstzeit ausgeführt hat. 17. Ein ähnliches Modell einer generellen Meldepflicht und fallweisen Untersagung ist derzeit in der EU (Europäische Kommission, dezentrale Einrichtungen) in Kraft. 18. Damit der Anstellungsbehördedem Verwaltungsrat eine angemessene Zeitspanne für ihreseine Entscheidung eingeräumt wird und zugleich die ehemaligen Bediensteten Mitglieder der Kammern nicht durch eine lange Wartezeit zu sehr eingeschränkt werden, wird vorgeschlagen, den Zeitraum für die Mitteilung eines Verbots auf zwei Monate nach Eingang der Meldung bei der Anstellungsbehördebeim Verwaltungsrat zu beschränken. 19. Dieselben Bedingungen würden entsprechend für Bedienstete gelten, deren Anstellungsbehörde der Verwaltungsrat ist. Bei Mitgliedern, Vorsitzenden und dem Präsidenten der Beschwerdekammern würde ddie Entscheidung des Verwaltungsrats sollte nach Stellungnahme des Beschwerdekammerausschusses getroffen werden. Reagiert die Anstellungsbehördeder Verwaltungsrat nicht innerhalb der vorgenannten Frist, würde dies als Zustimmung gelten. 20. Weitere Bedingungen für die Anwendung der vorstehend beschriebenen Maßnahmen, insbesondere zu Form und Inhalt der Meldung, könnte die Anstellungsbehördeder Verwaltungsrat festlegen. 6 In Teil II dieses Dokuments wird in Übereinstimmung mit dem Wortlaut des Beamtenstatuts auf "Beamte" Bezug genommen. Gemäß Artikel 1 (4) - (7) Statut in Verbindung mit Artikel 6 der Beschäftigungsbedingungen für Vertragsbedienstete, Artikel 8 des Modellvertrags für Vizepräsidenten und Artikel 4 des Modellvertrags für Hauptdirektoren fallen aber auch Vertragsbedienstete unter die Regelung. CA/29/16 rev. 1 d 4/10

7 c) Dauer 21. Es wird vorgeschlagen, für Bedienstete Mitglieder der Kammern, die eine Amtszeit mit einer Dienstzeit von fünf Jahren oder weniger abgeleistet haben, die Meldepflicht auf ein Jahr und für Bedienstete diejenigen mit einer längeren Dienstzeit auf zwei Jahre zu begrenzen. Zum Vergleich: Regelungen zu Interessenkonflikten nach Beendigung der Dienstzeit gelten in einigen europäischen Staaten für unterschiedliche Zeiträume zwischen sechs Monaten und fünf Jahren 75. EU-Beamte unterliegen zwei Jahre lang einer diesbezüglichen Meldepflicht. B. KEIN FINANZIELLER AUSGLEICH ERFORDERLICH 22. Die vorgeschlagenen Maßnahmen dienen lediglich dazu, die bereits für alle EPA- Bedienstetendie Mitglieder der Kammern während und nach Beendigung der Dienstzeit geltenden Integritätsnormen zu überwachen. 23. Die Überwachung und die fallweise Prüfung von nach Beendigung der Dienstzeit angestrebten Tätigkeiten würden dazu beitragen, den praktischen Umfang der Integritätsverpflichtung zu klären. Die Entscheidungen der Anstellungsbehördedes Verwaltungsrats würden auf einer sorgfältigen Prüfung und Abwägung der Interessen des ehemaligen Bediensteten Mitglieds der Kammern (Recht auf Arbeit) und der dienstlichen Interessen beruhen. Verbote würden nur in Ausnahmefällen ausgesprochen, wenn eine angestrebte Tätigkeit konkrete Bedenken an der Integrität aufkommen lässt und dadurch gegen die generelle Integritätsverpflichtung verstoßen wird. Das Recht des ehemaligen BedienstetenMitglieds der Kammern auf Arbeit würde also nicht derart eingeschränkt, dass ein finanzieller Ausgleich gerechtfertigt wäre. 24. Dies entspricht der in der EU und im nationalen öffentlichen Dienst gewählten Lösung 86. C. KONTROLLMECHANISMEN 25. Zunächst muss sichergestellt werden, dass ausscheidende Bedienstete Mitglieder der Kammern zunehmend für die nach Beendigung der Dienstzeit geltenden Integritätsnormen und für in dieser Hinsicht potenziell problematische Arten von Tätigkeiten sensibilisiert werden. 26. Nach den neuen Vorschriften könnte das EPA die praktische Einhaltung dieser geltenden Normen überwacht werden. Der zu erwartende Verwaltungsaufwand dürfte sich in Grenzen halten, da voraussichtlich nur selten Tätigkeiten angestrebt würden, bei denen tatsächlich Interessenkonflikte zu befürchten wären. 75 Zwischen sechs Monaten in Österreich und bis zu fünf Jahren in Deutschland. 86 Von den 13 europäischen Staaten mit Einschränkungen für Beamte nach Beendigung der Dienstzeit, die in der OECD-Studie von 2014 "Survey on Managing Conflicts of Interest in Pre- and post-public employment" genannt sind, sehen 11 keinen finanziellen Ausgleich vor. CA/29/16 rev. 1 d 5/10

8 27. Gegen Bedienstete Mitglieder der Kammern oder ehemalige BediensteteMitglieder der Kammern, die diese Pflichten verletzen, könnte nach Artikel 93 Statut eine Disziplinarstrafe verhängt werden. D. INKRAFTTRETEN 28. Die neuen Regelungen würden am 1. Januar 2017 in Kraft treten. 29. Gemäß der in Artikel 19 Statut verankerten grundsätzlichen Verpflichtung, sich nach dem Ausscheiden aus dem Dienst ehrenhaft zu verhalten, ist es ehemaligen Bediensteten Mitgliedern der Kammern schon heute untersagt, nach Beendigung ihrer Dienstzeit eine Tätigkeit aufzunehmen, die mit den berechtigten Interessen des EPA der Integrität des Beschwerdesystems des EPA kollidieren könnte. Diese bereits bestehende Verpflichtung bleibt inhaltlich unverändert. 30. Der Reformvorschlag betrifft nur die praktische Durchsetzung dieser bereits bestehenden Norm. Bislang ist ihre Einhaltung eine Sache des ethischen Gewissens jedes einzelnen BedienstetenMitglieds der Kammern; mit der vorgeschlagenen Reform wird ein Überwachungsmechanismus eingeführt und die Anstellungsbehördeder Verwaltungsrat mit der Befugnis ausgestattet, in Auslegungsfragen zu entscheiden. Diese Maßnahmen sind reine Umsetzungsmodalitäten und haben keine wesentlichen Auswirkungen auf die Beschäftigungsbedingungen der derzeitigen BedienstetenMitglieder der Kammern. 31. Deshalb wird vorgeschlagen, dass die neuen Regeln mit ihrem Inkrafttreten sofort auf alle Bediensteten Mitglieder der Kammern anwendbar sind. Nicht anwendbar sind sie jedoch für ehemalige BediensteteMitglieder der Kammern, die bereits vor Inkrafttreten der Reform aus dem Dienst ausgeschieden sind. VI. ALTERNATIVEN 32. Keine VII. FINANZIELLE AUSWIRKUNGEN 33. Keine VIII. RECHTSGRUNDLAGE 34. Europäisches Patentübereinkommen, insbesondere Artikel 10 (2) und 33 (2) b) 35. Statut der Beamten des Europäischen Patentamts, insbesondere Artikel 19 CA/29/16 rev. 1 d 6/10

9 36. Geschäftsordnung des Verwaltungsrats der Europäischen Patentorganisation, insbesondere Artikel 4 (1) IX. REFERENZDOKUMENTE 37. CA/105/95, Kodex für Nebentätigkeiten der Mitglieder der Beschwerdekammern 38. CA/16/15, Vorschlag einer Strukturreform für das System der Beschwerdekammern des EPA 39. CA/82/15, Vorschlag einer Strukturreform für das System der Beschwerdekammern des EPA Ergebnisse der Nutzerkonsultation X. VERÖFFENTLICHUNG EMPFOHLEN 40. Ja CA/29/16 rev. 1 d 7/10

10 TEIL II Entwurf BESCHLUSS DES VERWALTUNGSRATS vom [Datum des Beschlusses] zur Änderung von Artikel 19 des Statuts der Beamten des Europäischen Patentamts DER VERWALTUNGSRAT DER EUROPÄISCHEN PATENTORGANISATION, gestützt auf das Europäische Patentübereinkommen, insbesondere auf Artikel 10 Absatz 2 Buchstaben a und c und Artikel 33 Absatz 2 Buchstabe b, gestützt auf das Statut der Beamten des Europäischen Patentamts (nachstehend "Statut" genannt), insbesondere auf Artikel 19, gestützt auf die Geschäftsordnung des Verwaltungsrats der Europäischen Patentorganisation, insbesondere auf Artikel 4 Absatz 1, auf Vorschlag des Präsidenten des Europäischen Patentamts nach Stellungnahme des Allgemeinen Konsultativen Ausschusses, BESCHLIESST: I. Änderungen des Statuts Artikel 1 Artikel 19 des Statuts erhält folgende Fassung: "Artikel 19 Pflichten nach dem Ausscheiden aus dem Dienst (1) Der Beamte ist nach dem Ausscheiden aus dem Dienst verpflichtet, bei der Aufnahme bestimmter Tätigkeiten oder der Annahme von Vorteilen ehrenhaft und zurückhaltend zu sein. CA/29/16 rev. 1 d 8/10

11 (2) Ein Beamter Mitglied der Kammern oder ehemaligers Beamter Mitglied der Kammern, der das beabsichtigt, vor Ablauf von zwei Jahren nach seinem Ausscheiden aus dem Dienst gegen Entgelt oder unentgeltlich eine berufliche Tätigkeit aufzunehmen, muss dies der Anstellungsbehördedem Verwaltungsrat melden. Steht die Tätigkeit in Zusammenhang mit der Tätigkeit, die eres in den letzten drei Jahren seiner Dienstzeit ausgeübt hat, und könnte sie zu einem Konflikt mit den berechtigten Interessen des Amts der Integrität des Beschwerdesystems des EPA führen, so kann die Anstellungsbehördeder Verwaltungsrat unter Berücksichtigung des Interesses des Beamten Mitglieds der Kammern oder ehemaligen Beamten Mitglieds der Kammern und des dienstlichen Interesses des Beschwerdesystems des EPA beschließen, ihm die Aufnahme dieser Tätigkeit zu untersagen, oder vorbehaltlich von ihr als angemessen angesehener Auflagen ihre Zustimmung erteilen. (3) Ist der Präsident des Amts Anstellungsbehörde, so teilt er dem Betreffenden seine Entscheidung innerhalb von zwei Monaten nach Eingang der Meldung mit. (43) Ist dder Verwaltungsrat Anstellungsbehörde, so teilt er dem Betreffenden seine Entscheidung innerhalb von zwei Monaten nach dem Tag mit, an dem die Meldung dem Verwaltungsrat auf seiner ersten Tagung nach Eingang der Meldung unterbreitet wurde, wobei den besonderen Regelungen für die Einreichung von Dokumenten in Artikel 9 der Geschäftsordnung des Verwaltungsrats gebührend Rechnung zu tragen ist. (54) Bei einem Mitglied der Kammern wird ddie in Absatz 43 erwähnte Entscheidung wird nach Stellungnahme des Beschwerdekammerausschusses getroffen. (65) Wird innerhalb der in Absatz 3 bzw. 4 vorgeschriebenen Frist keine Entscheidung mitgeteilt, gilt dies als Zustimmung. (76) Die Absätze 2 bis 65 a) gelten nicht für ehemalige Vertragsbedienstete mit einer Dienstzeit von drei Jahren oder weniger; b) gelten für ehemalige Beamte Mitglieder der Kammern, die eine Amtszeit mit einer Dienstzeit von fünf Jahren oder weniger abgeleistet haben, für die Dauer eines Jahres nach ihrem Ausscheiden aus dem Dienst. (87) Jede AnstellungsbehördeDer Verwaltungsrat kann weitere Bedingungen für die Anwendung dieses Artikels auf die von ihr ernannten Bediensteten festlegen, insbesondere zu Form und Inhalt der Meldung gemäß Absatz 2. CA/29/16 rev. 1 d 9/10

12 II. Inkrafttreten Artikel 2 Dieser Beschluss tritt am 1. Januar 2017 in Kraft. Geschehen zu München am [Datum des Beschlusses] Für den Verwaltungsrat Der Präsident Jesper KONGSTAD CA/29/16 rev. 1 d 10/10