Schule untere Emme. Kommunikationskonzept 2014

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1 Schule untere Emme Kommunikationskonzept 2014

2 Inhaltsverzeichnis 1. Grundlagen 1.1 Ausgangslage 1.2 Rahmenbedingungen 1.3 Zweck 1.4 Kommunikationsgrundsätze 2. Interne Kommunikation 2.1 Verbandsrat 2.2 Hauptschulleitung 2.3 Standortleitungen 2.4 Leitung Tagesschulangebote 2.5 Lehrpersonen 2.6 Schülerinnen und Schüler 2.7 Hauswartung 3. Externe Kommunikation 3.1 Verbandsrat 3.2 Hauptschulleitung 3.3 Standortleitungen 3.4 Lehrpersonen 3.5 Eltern 3.6 Bevölkerung 3.7 Verbandsgemeinden 4. Krisenkonzept Kommunikationskonzept von 5

3 1. Grundlagen 1.1 Ausgangslage Die vier Gemeinden Bätterkinden, Utzenstorf, Wiler und Zielebach haben ihre eigenständigen Schulen im August 2010 zum Gemeindeverband Schule untere Emme (SuE) zusammen geschlossen. Die Schule in Zielebach wurde 2011 geschlossen. In Wiler wird im Kindergarten und in der Primarstufe, in Bätterkinden und Utzenstorf an allen Stufen unterrichtet. Ein gemeinsames Kommunikationskonzept fehlt bisher. In Verbandsangelegenheiten informiert die Geschäftsstelle, die Schulleitung informiert über das operative Geschehen. 1.2 Rahmenbedingungen Die SuE umfasst rund 960 Schülerinnen und Schüler, 110 Lehrpersonen und 5 Schulleitungen. Daneben beschäftigt der Schulverband Gesundheitsbeauftragte und Angestellte bei den Tagesschulangeboten. Der Schulleitung steht ein Sekretariat zur Verfügung und die Geschäftsstelle erledigt administrative Aufgaben des Verbandsrates (Exekutive) und des Gemeindeverbandes. Das ländlich-gewerbliche Umfeld der Schule bietet eine Vielzahl von Lehrstellen, weiterführende Schulen sind in benachbarten Städten mit öffentlichen Verkehrsmitteln leicht erreichbar. Der Kontakt zu diesen Zielgruppen ist uns wichtig. 1.3 Zweck Das vorliegende Kommunikationskonzept legt die interne und externe Kommunikationspolitik fest und regelt die Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten sowie deren Abläufe. Die darin enthaltenen Abmachungen sind verpflichtend, für Zusatzinformationen gilt die Holschuld. 1.4 Kommunikationsgrundsätze Das Verständnis für die Schule, ihre Möglichkeiten und Grenzen wird durch eine kontinuierliche Berichterstattung geschaffen. Wir stehen ein für Kompetenz und Glaubwürdigkeit. Das Image einer qualitativ guten und zeitgemässen Schule wird von allen Beteiligten gepflegt. Alle Zielgruppen sind über Belange, die sie betreffen, informiert. Die Ziele, Anliegen und Aktivitäten der Schule (Standorte und Verbandsrat) werden regelmässig, aktuell und gezielt kommuniziert. Die Kommunikation orientiert sich an der Strategie der Schule und den Informationsbedürfnissen der Zielgruppen. Kommunikation ist keine Einbahnstrasse. Die Schule sucht das Gespräch und den Kontakt zu allen Akteuren rund um die Schule. Wir informieren intern vor extern. Wir respektieren in Konfliktsituationen strikte den Dienstweg und übergehen die zuständigen Personen nicht. Wir verweisen Anfragen immer an die richtigen Stellen. Wer entscheidet (siehe Funktionendiagramm SuE), informiert über den Entscheid. Bei der externen Kommunikation werden die visuellen Gestaltungsvorgaben (corporate design) eingehalten. Entsprechende Vorlagen stehen den Beteiligten zur Verfügung. 2. Interne Kommunikation 2.1 Verbandsrat Die Organisationsverordnung 2012 regelt die Verbandsratssitzungen. Aktive Information ausserhalb der Sitzungen ist Voraussetzung. Durch Schulbesuche und Teilnahme an Schulanlässen pflegen die Verbandsräte nach ihren Möglichkeiten einen direkten Kontakt zum Schulgeschehen. Der Verbandsrat tauscht sich regelmässig mit den Standortleitungen aus. 2.2 Hauptschulleitung Die Hauptschulleitung ist das Bindeglied zwischen Schule und Verbandsrat. Sie stellt die Kommunikation zwischen Standortleitungen, Lehrpersonen, Hauswarten und Schülern sicher. Die Hauptschulleitung informiert den Verbandsrat oder den betreffenden Ressortvorsteher über ausserordentliche Ereignisse und Vorkommnisse sofort. In Krisensituationen kommt das Krisenkonzept zur Anwendung. Kommunikationskonzept von 5

4 2.3 Standortleitungen Die Standortleitungen sorgen für die ausreichende Information der Lehrpersonen mittels Lehrerkonferenzen, Freitagsmails, Anschlagbrett und direkter Mitteilung. 2.4 Leitung Tagesschulangebote Die Leitung Tagesschulangebote informiert die Lehrpersonen regelmässig über das Geschehen in der Tagesschule via Freitagsmail oder persönlicher Information. Auffälliges Verhalten der Schüler meldet sie direkt der Klassenlehrperson. 2.5 Lehrpersonen Die Lehrpersonen informieren bei aussergewöhnlichen Situationen und Vorkommnissen unverzüglich die Standortleitung. 2.6 Schülerinnen und Schüler Direkter Ansprechpartner sind die Lehrpersonen. 2.7 Hauswartung Die Standortleitung informiert die Hauswarte regelmässig über das Schulgeschehen. 3. Externe Kommunikation Diesem Bereich der Kommunikation muss eine hohe Aufmerksamkeit geschenkt werden sie schafft Transparenz und Vertrauen und trägt damit wesentlich zu einem guten Image der Schule bei. Die externe Kommunikation wird aufgrund der definierten Ziele und Leitsätze (Offenheit, Transparenz etc.) und unter Berücksichtigung des Öffentlichkeitsprinzips (Informations- und Datenschutzgesetz) geplant und durchgeführt. Dies stellt sicher, dass die Öffentlichkeit regelmässig über die aktuellen und wichtigen Vorgänge und Ereignisse im Verbandsrat und der Schule informiert wird die mittel- und längerfristigen Ziele, Anliegen und Vorhaben des Verbandsrat und der Schule in geeigneter Form bekannt gemacht werden die Schule in ihren Zielen, Anliegen, Vorhaben und Bedürfnissen die notwendige Unterstützung erhält ein offenes, auf Vertrauen basierendes Verhältnis zu allen an der Schule Beteiligten gepflegt wird definierte und bekannte Kanäle für den gegenseitigen Austausch zwischen Schule und Eltern/Öffentlichkeit etc. vorhanden sind. 3.1 Verbandsrat Der Verbandsrat informiert regelmässig über aktuelle Beschlüsse und seine mittel-/längerfristigen Ziele. 3.2 Hauptschulleitung Die Hauptschulleitung informiert die Eltern über Belange, welche die ganze Schule betreffen. Mindestens einmal im Quartal erscheint eine Elterninfo (oranges Papier). 3.3 Standortleitungen Die Standortleitungen sorgen für aktuelle Berichte auf der Homepage und in den Gemeindebulletins. Im operativen Bereich informieren sie die Medien direkt. 3.4 Lehrpersonen Die Lehrpersonen sind die Kontaktperson zwischen Schülern und Eltern. Die Klassenlehrpersonen informieren die Eltern oder Erziehungsberechtigten in regelmässigen Abständen über das Klassengeschehen (Rück- und Ausblick). 3.5 Eltern Die Kommunikation mit den Eltern erfolgt in erster Linie durch die Klassenlehrperson, bei klassenübergreifenden Themen oder stufenübergreifenden Anlässen durch die Standortleitungen. Bei aussergewöhnlichen Ereignissen informiert nur die Hauptschulleitung. 3.6 Bevölkerung Die Bevölkerung wird über die Gemeindebulletins und die Homepage informiert. Berichte über Schulanlässe werden durch die Standortleitungen in den Medien veröffentlicht. 3.7 Verbandsgemeinden Die Verbandsgemeinden werden durch den Verbandsrat und die Hauptschulleitung informiert. Periodisch informieren sie über das aktuelle Schulgeschehen und beantworten Fragen. Kommunikationskonzept von 5

5 4. Krisenkonzept Dieses liegt seit Januar 2013 als eigenständiges Konzept vor. Das «Kommunikationskonzept 2014» wurde durch den Verbandsrat am 24. Juni 2014 genehmigt. Die Lehrpersonen werden über die Inhalte und Folgerungen für ihre Arbeit intern geschult. Urs Schuhmacher Präsident Christoph Hubacher Geschäftsführer Andreas Hachen Hauptschulleitung Kommunikationskonzept von 5

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