MUSTER-Verfahrensverzeichnis nach 6 HDSG Stand: 1. Apr. 2009

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1 ANLAGE 1 MUSTER-Verfahrensverzeichnis nach 6 HDSG Stand: 1. Apr lfd. Nr. neues Verfahren Änderung Das Verzeichnis ist zur Einsichtnahme bestimmt ( 6 Abs. 2 HDSG) Das Verzeichnis ist nur teilweise zur Einsichtnahme bestimmt Ausgenommen sind die Angaben nach 6 Abs. 1 Satz 1 Ziffern 7, 8 und 11 HDSG Das Verzeichnis ist nicht zur Einsichtnahme bestimmt ( 6 Abs. 2 Satz 2 HDSG) Das Verfahren ist Teil eines gemeinsamen Verfahrens nach 15 HDSG federführende Stelle Hessisches Ministerium des Innern und für Sport, Abteilung V: 1. Name und Anschrift der Daten verarbeitenden Stelle 1.1 Name und Anschrift Adresse der Gemeindeverwaltung eingeben 1.2 Organisationskennziffer, Amt, Abteilung, ggf. Sachgebiet - Feuerwehr Name u. Anschrift des Auftragnehmers, wenn die Daten nach 4 HDSG in Auftrag verarbeitet werden Dräger Safety AG & Co. KGaA, Revalstrasse 1, Lübeck 2. Zweckbestimmung und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung 2.1 Zweckbestimmung Das Verfahren dient der zentralen Verwaltung von Daten der Feuerwehren (als gemeindliche Einrichtungen) und der jeweiligen Aufsichtsbehörden. Die Verwaltung umfasst Personalverwaltung (der Feuerwehrangehörigen), Einsatzberichterstattung und Fakturierung sowie Materialverwaltung. Auf kommunaler Ebene werden Daten erfasst, ausgewertet und abgefragt (auch von feuerwehrinternen Stellen, welche nicht am Verwaltungssitz der Kommune ansässig sind). Seitens der Landkreise werden die zur dortigen Wahrnehmung von Aufgaben notwendigen Daten abgefragt sowie Statistiken erstellt. Ferner besteht ein integriertes Meldewesen für Lehrgänge der Feuerwehren (Anmeldungen von Teilnehmern bei den im Anmeldeverfahren steuernden Landkreisen. In den darüber liegenden Aufsichtsebenen des Landes (RP, HMdIS) werden Auswertungen getätigt und im Materialbereich Daten abgefragt, welche zur Informationsgewinnung über für die Gefahrenabwehrplanung und Brandschutzförderung relevante Materialbestände der Feuerwehren dienen ggf. Bezeichnung des Verfahrens Feuerwehrverwaltungsprogramm Florix-Hessen Web-Lösung (Firmenbezeichnung: ZMS- Hessen ) 2.3 Rechtsgrundlage (ggf. nach Art der DV unterschieden) 55 Abs. 2, 5 und 6 HBKG, 34 HDSG.

2 2 3. Art der gespeicherten Daten lfd. Nr. 1 Name, Geburtsdatum, Adresse, Erreichbarkeiten, Beruf) 2 Abteilungszugehörigkeit, Dienstgrad, Lehrgänge einschließlich Anmeldung, Zutrittsberechtigungen (Schlüsselvergabe u.ä.), Dienstausweise, dienstliche Ehrungen, Abzeichen z.b. Wettbewerbe, ) 3 Zugzugehörigkeit, Funktionen in der Feuerwehr, überörtliche Funktionen, arbeitsmedizinische Tauglichkeiten und Untersuchungen (ohne Untersuchungsergebnis, nur Tauglichkeitsfeststellung), vorhandene Impfungen, Fahrerlaubnis, erhaltenen persönliche Ausstattung, Erreichbarkeiten, Beurlaubungen 4 Arbeitgeber, Angehörige (als Verständigungsadressen im Einsatzfall bzw. bei Unfällen)), Bankverbindung (für Kostenerstattungen u.ä.) 5 Einsatzdokumentation mit Zeitpunkt, Art und Ort des Schadensereignisses, ausgerückte und eingesetzte Mittel und Personal, ins Einsatzgeschehen involvierte Personen, Lage und Maßnahmen der Feuerwehr, statistische Felder zur Einsatzart, Ort und Umfang, Finanzdaten zum Gebührenbescheid 6 externe Kontaktadressen als Telefonbuch und Adressverzeichnis der nutzenden Dienststelle (öffentlich zugängliche Daten) Datum nach 7 Abs. 4 HDSG Ja Nein 4. Kreis der Betroffenen lfd. Nr. aus Ziff. 3 1 bis 4 Angehörige der gemeindlichen Einrichtung Feuerwehr 5 Beteiligte an einem Einsatz der Feuerwehr (sowohl feuerwehrintern als auch extern als Leistungsempfänger ) 6 Stellen und Personen, mit denen die jeweils erfassende Dienststelle regelmäßig Kontakte unterhält

3 3 5. Art regelmäßig übermittelter Daten, deren Empfänger sowie Art und Herkunft regelmäßig empfangener Daten 5.1 lfd. Nr. Empfänger der Daten aus Ziffer 3 1 bis 5 Siehe anliegende Rechtematrix (Anlage A), aus der die grundsätzlichen Rechte für die folgenden übergeordneten Stellen auf fremde Daten hervorgehen: - Kreisverwaltung - Regierungspräsidien - Hessisches Ministerium des Innern - Hessische Landesfeuerwehrschule (sowie durch diese mit der Wahrnehmung originärer Aufgaben beauftrage Institutionen) 5.2 lfd. Nr. Herkunft der Daten aus Ziffer 3 1 bis 4 Durch die gemeindliche Einrichtung Feuerwehr bei dem Feuerwehrangehörigen direkt erhobene für den Dienstbetrieb erforderliche Daten. 5 Im Rahmen des gesetzlichen Auftrags der Feuerwehr erhobene Daten über den Einsatzablauf (tw. direkt erhoben, tw. von weiteren an der Einsatzabwicklung beteiligten Stellen übermittelt) 6 Kontaktinformationen aus verschiedenen öffentlichen Werken (Telefonbuch u.ä.) bzw. zum Zwecke der Kontaktaufnahme übergebenen Unterlagen (Visitenkarten u.ä.) 6. Zugriffsberechtigte Personen oder Personengruppen lfd. Nr. 1 bis 6 Angehörige der gemeindlichen Einrichtung Feuerwehr gemäß Organisationshoheit der Gemeinde (Nutzergruppen und deren Berechtigungen): Hier ist kommunal aufzugliedern, welche Funktionen auf was Zugriff haben (lokale Rechtevergabe) Beschäftigte der Brandschutzdienststelle der Landkreise im Rahmen Ihrer Aufsichtsfunktionen sowie für die Lehrgangsabwicklung Beschäftigte der Brandschutzdezernate bzw. des Brandschutzreferates bei den Regierungspräsidien und dem HMdIS im Rahmen Ihrer Aufsichtsfunktionen Landesfeuerwehrschule für die Lehrgangsabwicklung

4 4 7. Technische und organisatorische Maßnahmen ( 10 Abs. 2 HDSG) Folgende aufeinander aufbauende Festlegungen wurden getroffen: Hinsichtlich der allgemeinen Sicherheit wird auf das vorhandene Sicherheitskonzept verwiesen. Erläuterungen zu den einzelnen Maßnahmen, insbesondere soweit diese das Verfahren betreffen: Zutrittskontrolle (z. B. DV-Technik in gesicherten Räumen, Sicherheitsschlösser vorhanden) Der zentrale Server steht in einem kommerziellen Rechenzentrum mit entsprechendem Sicherheitskonzept. Lokale Datenhaltung findet nicht statt. Benutzerkontrolle (z. B. Passwortregelungen zur Authentifizierung, automatische Bildschirmsperrung) Die Kommunikation zwischen Server und Web-Client erfolgt gesichert über das https-protokoll. Für den Zugriff auf die Anwendung ist ein Zertifikat (mit beschränkter Laufzeit) erforderlich, das u.a. die Anwenderebene festlegt. Passwortschutz beim Aufruf des Programms durch programminterne Benutzerverwaltung, Mindestlänge beim Passwort ist durch Anwender konfigurierbar. Automatische Abmeldung nach festgelegter Zeit der Inaktivität (20 Minuten) Sofern eine Datenverarbeitung auf System erfolgt, die nicht im Eigentum jeweils datenverarbeitenden Stelle stehen (z.b. private Systeme bei Freiwilligen Feuerwehren) so werden spezielle Vereinbarungen mit dem jeweiligen Nutzer getroffen (Anlage B). Zugriffskontrolle (z. B. Differenzierte Zugriffe auf einzelne Felder, unterschiedliche Berechtigungen) Durch die durch das Zertifikat vorgegebene Anwenderebene (Gemeinde, Kreis, Landesbehörde) ergeben sich Rechte auf Daten nachgeordneter Stellen. Auf die eigenen Daten bestehen, durch den lokalen Administrator konfigurierbare Zugriffsrechte sowohl auf Feldbw. Feldgruppenebene als auch auf Abteilungsebene. Die Daten (einschließlich Anwender und Zugriffsrechte) der einzelnen Gemeinden sind untereinander voneinander programmtechnisch abgeschottet. Datenverarbeitungskontrolle (z. B. kein Zugriff auf Betriebssystemebene, Verschlüsselung von Daten) Die Kommunikation zwischen Server und Web-Client erfolgt gesichert über das https-protokoll über das öffentliche Internet. Der Zugriff auf die Anwendung ist über ein befristetes Zertifikat abgesichert. Verantwortlichkeitskontrolle (z. B. Protokollierung der Dateneingabe, Aufbewahren der Protokolldaten) Veränderungen von Datensätzen werden mit User-Name und Datum und Uhrzeit protokolliert. Der Zugriff auf die Protokolldaten ist mit einem separaten Recht abgesichert. Zugriff auf die Protokolldaten haben: kommunale Zugriffsregelungen ergänzen Auftragskontrolle (z. B. klare Vertragsregelungen mit dem Auftragnehmer, Prüfung der Zuverlässigkeit) Die grundsätzliche Beauftragung des externen Dienstleisters erfolgte durch das HMdIS. Dokumentationskontrolle (z. B. klare und umsetzbare Dokumentation, Überprüfung der Maßnahme) Die grundsätzliche Beauftragung des externen Dienstleisters erfolgte durch das HMdIS, ebenso erfolgen von dort die Festlegung der Funktionalitäten der Software. Die Dokumentation der Software liegt dem HMdIS vor.

5 5 Organisationskontrolle (Festlegung klarer Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten) Die Verantwortlichkeit für Dateneingabe und Datenpflege und Administration der Anwenderzugänge auf Gemeindeebene (Feuerwehr) liegt jeweils bei der Gemeinde. Für die Datenpflege ist auf kommunaler Ebene verantwortlich: kommunale Zuständigkeiten eintragen Die Aufsichtsfunktion wird wahrgenommen durch: kommunale Zuständigkeiten eintragen Die Verantwortlichkeit für Systemadministration: kommunale Zuständigkeiten eintragen 8. Technik des Verfahrens 8.1 Einzelplatzrechner / Arbeitsplatzrechner / stand alone PC Betriebssystem: Windows 2000 Windows XP anderes weiter mit Ziff Vernetzte Rechner Hardware Großrechner Betriebssystem: (z. B. UNIX / OS) Datenendgerät: Terminal / Netz-PC (ohne Laufwerk/Festplatte) PC (Arbeitsplatzrechner / Workstation) Server Betriebssystem: (z. B. Windows NT) Debian GNU / Linux 4.0 Datenendgerät: Terminal / Netz-PC (ohne Laufwerk/Festplatte) PC (Arbeitsplatzrechner / Workstation) Sonstige eingesetzte Hardware (z. B. Chipkarte, Kartenlesegeräte, Videogeräte) Netzstruktur Netz innerhalb der Behörde (Intranet) Lan Intranet sonstiges Netz über externe Leitungen innerhalb eines geschlossenen Benutzerkreises (z. B. KIV, KGRZ, Hessische Landesverwaltung) KIV/KGRZ Netz der Landesverwaltung (HCN) sonstiges (ekom21) Offene Netze (z. B. Internet) Datenspeicherung auf: Art der Daten (lfd. Nr. aus Ziffer 3): Großrechner

6 6 Server innerhalb der Behörde Server bei anderen Institutionen Fa. Dräger Server im RZ der Fa. 1&1 PC / Arbeitsplatzrechner 8.3 Eingesetzte Software (einschl. Standardverfahren) Version/Stand/Datum: Der Zugriff auf die Applikationen erfolgt über Standardwebbrowser, MS InternetExplorer oder Mozilla Firefox 9. Fristen für die Löschung gem. 19 Abs. 3 HDSG Frist für Löschung: Gelöschte Datensätze werden in einem Papierkorb zwischengespeichert. Es erfolgt keine automatische Löschung um auch z.b. Austritte und Austrittsgründe noch statistisch verarbeiten zu können. Endgültige Löschung obliegt der datenverwaltenden Dienststelle (Gemeinde Feuerwehr) diese Löschvorgang findet für die Personaldatenbestände regelmäßig nach dem Abschluss der Jahresstatistik der vorangegangenen Jahres statt. Die langfristigen Dokumentationspflichten aufgrund UVV, FwDV und allgemeinen Aktenaufbewahrungsfristen werden durch Papierausdruck (Karteiblatt) gewahrt. (ggfs. unterschiedliche Löschungsfristen für einzelne Datenarten aufführen) Frist oder Zeitpunkt für die Überprüfung der Erforderlichkeit der Datenbestände ( 19 Abs. 3 HDSG) 10. Beabsichtigte Datenübermittlung nach 17 Abs. 2 HDSG lfd. Nr. Empfänger aus Ziffer 3 1 Eine Datenübermittlung nach 17 Abs. 2 HDSG ist nicht beabsichtigt

7 7 11. Begründetes Ergebnis der Vorabkontrolle gemäß 7 Abs. 6 HDSG Dokumentation der Vorabkontrolle Gefahren für die in 1 Abs. 1 Nr. 1 HDSG geschützten Rechte sind mit dem Einsatz der Anwendung nicht verbunden. Dies hat folgende Gründe: 1. Die in dieser Anwendung erfassten persönlichen Daten der Angehörigen der Feuerwehr umfassen ausschließlich die zur Aufgabenwahrnehmung in der Feuerwehr erforderlichen Daten. Soweit keine keine Rechtsvorschrift die Verarbeitung der personenbezogenen Daten gestattet, ist eine Einwilligung durch die datenverwaltende Stelle bei dem jeweiligen Angehörigen der Feuerwehr einzuholen. 2. Die in der Anwendung erfassten persönlichen Daten von externen Einsatzbeteiligten beschränken sich auf den Umfang, der zum Nachvollziehen des Einsatzes (auch hinsichtlich eventueller gerichtlicher Verfahren) und zur Stellung eventueller Gebührenbescheide erforderlich ist. 3. Die Daten der Materialwirtschaft sind nicht personenbezogen und innerhalb der Gefahrenabwehrbehörden (auch untereinander siehe auch 2 (3) HBKG) nicht als schutzwürdig anzusehen. 4. Zur Zugriffskontrolle stehen der datenverwaltenden Stelle umfassende Möglichkeiten der Berechtigungsvergabe auf Anwenderebene zur Verfügung. Jeder Nutzer erhält vom Administrator ein individuelles Passwort mit einer Berechtigung zum Zugriff auf die Anwendung. Sein Passwort kann der Berechtigte jederzeit verändern. 5. Den übergeordneten Dienststellen stehen Rechte auf die Daten des nachgeordneten Bereiches entsprechend der Notwendigkeiten der Wahrnehmung der Aufsichtsfunktionen und für die zentrale Ausbildung zur Verfügung. 6. Eintragungen und Änderungen an den Datensätzen sind nur durch dafür berechtigte Mitarbeiter in den Gemeinden (Feuerwehren) möglich. Die konkrete aufgabenorientierte Rechtevergabe erfolgt auf Gemeindeebene. 7. Soweit der Zugriff auf die Anwendung über das öffentliche Internet erfolgt, ist eine sichere Verbindung über das https-protokoll vorgesehen. 8. Der Server ist durch Sicherheitsmaßnahmen im Rechenzentrum gegen unberechtigte Zugriffe über das Netz und auf Betriebssystemebene geschützt. 9. Der Zugriff auf die Applikation erfolgt über das HTTPS Protokoll. Zusammenfassung: Die zu verarbeitenden Daten sind in Teilen datenschutzrechtlich schutzwürdig. Die getroffenen Maßnahmen auch unter Berücksichtigung der Systemanwendung im ehrenamtlichen Umfeld sind angemessen und ausreichend, um unberechtigte Zugriffe zu verhindern. 12. Ergänzungen