Verfahrensverzeichnis nach 6 HDSG

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1 Verfahrensverzeichnis nach 6 HDSG neues Verfahren Änderung Das Verzeichnis ist zur Einsichtnahme bestimmt ( 6 Abs. 2 HDSG) Das Verzeichnis ist nur teilweise zur Einsichtnahme bestimmt Ausgenommen sind die Angaben nach 6 Abs. 1 Satz 1 Ziffern 7, 8 und 11 HDSG Das Verzeichnis ist nicht zur Einsichtnahme bestimmt ( 6 Abs. 2 Satz 2 HDSG) Das Verfahren ist Teil eines gemeinsamen Verfahrens nach 15 HDSG federführende Stelle: 1. Name und Anschrift der datenverarbeitenden Stelle 1.1 Name und Anschrift Professur für Methoden der empirischen Sozialforschung Universität Kassel Fachbereich Gesellschaftswissenschaften Nora-Platiel-Straße Kassel 1.2 Organisationskennziffer, Amt, Abteilung, ggf. Sachgebiet Professur der Universität Kassel, Fachbereich 05, Gesellschaftswissenschaften, FG Soziologie 1.3 Name u. Anschrift des Auftragnehmers, wenn die Daten nach 4 HDSG in Auftrag verarbeitet werden Questback gmbh, Gustav-Heinemann-Ufer 72a, Köln Köln 2. Zweckbestimmung und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung 2.1 Zweckbestimmung Forschungsprojekt mit Hilfe von Befragungsdaten (Fragebogenerhebungen); Erforschung der Zusammenhänge von Studienabbruchrisiken mit statistisch-methodischen Lehrinhalten unter besonderer Berücksichtigung heterogener Eingangsvoraussetzungen. 2.2 ggf. Bezeichnung des Verfahrens Quantitativ-statistische Analysen der erhobenen Daten in formal anonymisierter Form 2.3 Rechtsgrundlage (ggf. nach Art der DV unterschieden) 33 HDSG zur Kontaktaufnahme bzw. Einwilligung der Betroffenen zur Teilnahme an der Befragung. 3. Art der gespeicherten Daten 1 Online erhobene Antwortdaten von Studierenden 2 Online erhobene Kontaktdaten (Name und adresse) der Teilnehmenden bei vorliegender Erlaubnis zur erneuten Kontaktaufnahme (Wiederholungsbefragung) 3 Online erhobene Kontaktdaten (Name und adresse) zur späteren Benachrichtigung im Rahmen einer Verlosung 4 Integration der Antwortdaten wiederholter Befragungen ( 1) in einen Datensatz (Paneldaten) Daten nach 7 Abs. 4 HDSG Ja Nein

2 2 4. Kreis der Betroffenen 1 Studierende der Universität Kassel 2 2 Studierende der Universität Kassel 2 3 Studierende der Universität Kassel 2 4 Studierende der Universität Kassel 2 5. Art regelmäßig übermittelter Daten, deren Empfänger sowie Art und Herkunft regelmäßig empfangener Daten 5.1 aus Ziffer 3 Empfänger der Daten 1 Professur für Methoden der empirischen Sozialforschung 2 Professur für Methoden der empirischen Sozialforschung 3 Professur für Methoden der empirischen Sozialforschung 4 Professur für Methoden der empirischen Sozialforschung 5.2 aus Ziffer 3 Herkunft der Daten 1 Befragungsdaten aus einem Onlinefragebogen 2 Adressdaten aus einem Onlinefragebogen 3 Adressdaten aus einem Onlinefragebogen 4 Befragungsdaten aus mehreren Onlinefragebögen 6. Zugriffsberechtigte Personen oder Personengruppen 1 Wissenschaftliche Projektmitarbeitende der Professur für empirische Sozialforschung 2 Projektgruppe KaSP, 2 Personen (Stand ) 3 Projektgruppe KaSP, 2 Personen (Stand ) 4 Wissenschaftliche Projektmitarbeitende der Professur für empirische Sozialforschung 7. Technische und organisatorische Maßnahmen ( 10 Abs. 2 HDSG) Folgende aufeinander aufbauende Festlegungen wurden getroffen: Hinsichtlich der allgemeinen Sicherheit wird auf das vorhandene Sicherheitskonzept verwiesen. Erläuterungen zu den einzelnen Maßnahmen, insbesondere soweit diese das Verfahren betreffen: Zutrittskontrolle (z. B. DV-Technik in gesicherten Räumen, Sicherheitsschlösser vorhanden) Alle erhobenen Daten werden vor Ort ausschließlich auf zwei separaten portablen Speichermedien aufbewahrt (Kontaktdaten getrennt von Befragungsdaten) und von dort verarbeitet. Die portablen Speichermedien werden in einem abgeschlossenen Schrank (Zugriff durch einen Mitarbeitenden der Professur für Methoden der empirischen Sozialforschung) in einem abgeschlossenen Büro (Zugriff durch Mitarbeitende der Professur für Methoden der empirischen Sozialforschung) verwahrt. Zu keinem Zeitpunkt werden die Daten auf einem Rechner lokal gespeichert.

3 3 Benutzerkontrolle (z. B. Passwortregelungen zur Authentifizierung, automatische Bildschirmsperrung) Keine Speicherung der Daten auf lokalen Endgeräten, daher wie Zutrittskontrolle Zugriffskontrolle (z. B. Differenzierte Zugriffe auf einzelne Felder, unterschiedliche Berechtigungen) Die Befragungsdaten dürfen nur von Projektmitarbeitenden verarbeitet werden. Adressdaten dürfen nur von zwei Projektmitarbeitenden verarbeitet werden. Datenverarbeitungskontrolle (z. B. kein Zugriff auf Betriebssystemebene, Verschlüsselung von Daten) Befragungsdaten werden in formal anonymisierter Form verarbeitet. Wo das Forschungsinteresse dies zulässt werden die Daten faktisch anonymisiert bzw. anonymisiert ausgewertet. Verantwortlichkeitskontrolle (z. B. Protokollierung der Dateneingabe, Aufbewahren der Protokolldaten) Der Quellcode zur Datenverarbeitung wird auf lokalen Rechnern gespeichert. Die Befragungsdaten werden gelöscht, sobald diese nicht länger zu Wahrung des Forschungsinteresses benötigt werden. Kontaktdaten werden nach der letzten Befragung im Rahmen des Projektes gelöscht. Auftragskontrolle (z. B. klare Vertragsregelungen mit dem Auftragnehmer, Prüfung der Zuverlässigkeit) Die Online-Erhebung wird mittels der Software Unipark von der Firma Questback GmbH durchgeführt. Die Questback GmbH gehört zu den führenden Anbietern von Online- Befragungssoftware und arbeitet nach geltenden Datenschutzrichtlinien. Die erhobenen Daten werden ausschließlich auf Servern in Deutschland (Bremen) gespeichert, die gegen Zugriffe von außen gesichert sind und den Standards staatlicher Organe der Bundesrepublik entsprechen. Die Daten werden niemals an Dritte weitergegeben und ausschließlich im Auftrag verarbeitet. Detaillierte Informationen zu Maßnahmen des Datenschutzes der Firma Questback GmbH finden sich unter Dokumentationskontrolle (z. B. klare und umsetzbare Dokumentation, Überprüfung der Maßnahme) Befragungsdaten werden im Rahmen von Projetberichten in anonymisierter Form (aggregierte Auswertungen) dargestellt. Organisationskontrolle (Festlegung klarer Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten) Projektleitung: Prof. Dr. Volker Stocké, Methoden der empirischen Sozialforschung, Universität Kassel Datenverantwortlicher: Daniel Klein, Methoden der empirischen Sozialforschung, Universität Kassel

4 4 8. Technik des Verfahrens 8.1 Einzelplatzrechner / Arbeitsplatzrechner / stand alone PC Betriebssystem: Unix Windows NT Windows 7 anderes weiter mit Ziff Vernetzte Rechner Hardware Großrechner Betriebssystem: (z. B. UNIX / OS) Datenendgerät: Terminal / Netz-PC (ohne Laufwerk/Festplatte) PC (Arbeitsplatzrechner / Workstation) Server Betriebssystem: (z. B. Windows NT) Datenendgerät: Terminal / Netz-PC (ohne Laufwerk/Festplatte) PC (Arbeitsplatzrechner / Workstation) Sonstige eingesetzte Hardware (z. B. Chipkarte, Kartenlesegeräte, Videogeräte) Netzstruktur Netz innerhalb der Behörde (Intranet) Lan Intranet sonstiges Netz über externe Leitungen innerhalb eines geschlossenen Benutzerkreises (z. B. KIV, KGRZ, Hessische Landesverwaltung) KIV/KGRZ Offene Netze (z. B. Internet) Netz der Landesverwaltung (HCN 2000) sonstiges Datenspeicherung auf: Art der Daten ( aus Ziffer 3): Großrechner Server innerhalb der Behörde Server bei anderen Institutionen 1-3 durch Fa. Questback GmbH

5 5 PC / Arbeitsplatzrechner USB-Massenspeichermedium 8.3 Eingesetzte Software (einschl. Standardverfahren) Version/Stand/Datum: Unipark, Stata, Microsoft Office 9. Fristen für die Löschung gem. 19 Abs. 3 HDSG Frist für Löschung: Lfd. Nr. 1, 4: Löschung sobald nicht mehr zur Wahrung des Forschungsinteresses benötigt. Bei Aufforderung sofort. (ggfs. unterschiedliche Lfd. Nr. 2: Sofortige Löschung bei Widerruf der Erlaubnis zur Löschungsfristen für einzelne erneuten Kontaktaufnahme. Ansonsten Löschen nach der letzten Datenarten aufführen) Befragung im Rahmen des Forschungsprojektes Lfd. Nr. 3 : Löschen nach Ende der Verlosung Frist oder Zeitpunkt für die Überprüfung der Erforderlichkeit der Datenbestände ( 19 Abs. 3 HDSG) Jährlich (jeweils ) 10. Beabsichtigte Datenübermittlung nach 17 Abs. 2 HDSG Empfänger aus Ziffer 3 1 Eine Übermittlung von Daten nach 17 Abs. 2 HDSG wird nicht durchgeführt. 2 Eine Übermittlung von Daten nach 17 Abs. 2 HDSG wird nicht durchgeführt. 3 Eine Übermittlung von Daten nach 17 Abs. 2 HDSG wird nicht durchgeführt. 4 Eine Übermittlung von Daten nach 17 Abs. 2 HDSG wird nicht durchgeführt. Es erfolgt eine hochschulöffentliche Berichtlegung der Auswertungsergebnisse in anonymer Form (aggregierte Auswertung) 11. Begründetes Ergebnis der Vorabkontrolle gemäß 7 Abs. 6 HDSG

6 6 Dokumentation der Vorabkontrolle 12. Ergänzungen 1 Bei Projektbeginn, im Sommersemester 2013, wurden alle Studierenden der Universität Kassel befragt. Seit dem Wintersemester 2014 werden zusätzlich halbjährlich alle Erstsemester der Universität Kassel befragt. Wiederholt befragt werden alle Studierenden, sofern das Einverständnis für eine erneute Kontaktaufnahm gegeben und nicht widerrufen wurde.

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