Verfahrensverzeichnis nach 4g i.v.m. 18 und 4e BDSG. Hauptblatt

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1 1 von :37 Berichte und Auswertungen 1000, BfDI Verfahrensverzeichnis nach 4g i.v.m. 18 und 4e BDSG Hauptblatt Das Verzeichnis ist nur teilweise zur Einsichtnahme bestimmt ( 4g Abs. 2 BDSG) Das Verzeichnis ist nicht zur Einsichtnahme bestimmt ( 4g Abs. 3 Satz 1 BDSG) (z.b. Verfassungsschutzbehörden, Bundesnachrichtendienst, Militärischer Abschirmdienst, Behörden aus dem Bereich des Bundesministeriums der Verteidigung, Polizeibehörden, Staatsanwaltschaften, etc.) Name/Bezeichnung der verantwortlichen Stelle Organisationskennziffer, Ministerium/Amt, Abteilung, ggf. Sachgebiet 1000 Straße Husarenstr. 30 PLZ/Ort Bonn Telefon/Telefax* (0228) / (0228) Adresse* Internet-Adresse/URL* poststelle@bfdi.bund.de Vertretung Leitung der verantwortlichen Stelle (einschl. Vertretung) mit der Leitung der Datenverarbeitung beauftragte Person(en) Andrea Voßhoff (Diethelm Gerhold) Johannes Landvogt (Walter Ernestus) Angaben zur Person des Datenschutzbeauftragten * Name(n) Jürgen Müller Straße Husarenstr. 30 PLZ/Ort Bonn Telefon/Telefax (0228) / (0228) Adresse poststelle@bfdi.bund.de Internet-Adresse/URL * = freiwillige Angaben

2 2 von :37 Anlage 1: Dokumentenmanagementsystem VIS (für jedes Verfahren automatisierter Verarbeitung ist eine separate Anlage zum Hauptblatt auszufüllen!) Name/Bezeichnung der verantwortl. Stelle Verfahren Bezeichnung des Verfahrens Dokumentenmanagementsystem VIS eingesetzte Version 5.0/5.1 Zentrale Stelle für das Verfahren Referat VI Verfahrensart Das Verfahren ist Teil eines gemeinsamen oder verbundenen Verfahrens? Das Verfahren ist ein automatisiertes Abrufverfahren nach 10 BDSG? Das Verfahren ist ein EU-Verfahren? Zweckbestimmung, Verfahrensbescheibung, Rechtsgrundlage Zweckbestimmung der Datenerhebung, -verarbeitung oder -nutzung ggf. Beschreibung des Verfahrens Rechtsgrundlage (ggf. nach Art der Datenverarbeitung unterschieden) Automatisierte, IT-gestützte Bearbeitung aller Geschäftsvorfälle unter Nutzung der vorhandenen Funktionalitäten zur Erstellung und dauerhaften Speicherung/Archivierung des anfallenden Schriftgutes. Dokumentenmanagementsystem zur Führung elektronischer Akten in allen Organisationseinheiten nach internem Nutzungskonzept. 6 E-Government-Gesetz; 13 Abs. 1 BDSG; Gemeinsame Geschäftsordnung (GGO) der Obersten Bundesbehörden Betroffene Personengruppen und Daten oder Datenkategorien Beschreibung der betroffenen Personengruppen Beschreibung der diesbezüglichen Daten oder Datenkategorien a) Petenten, soweit es sich um natürliche Personen handelt; b) Beschäftigte der Dienststelle a) Adressdaten, Beschwerdesachverhalte und Gutachten dazu; b) Bearbeitungs- und Protokolldaten Datenübermittlung - Bei Übermittlung innerhalb des Geltungsbereichs der EU-Datenschutzrichtlinie Empfängern, denen die Daten mitgeteilt werden können - Bei Übermittlung in einen Drittstaat

3 3 von :37 Name des Drittstaates Empfängern Regelfristen für die Löschung der Daten, Zeitraum 1. Petenten 5 Jahre nach Abschluß der Bearbeitung zum Ende des Kalenderhres; 2. Sachakten gemäß 19 der Registraturrichtlinie für das Bearbeiten und Verwalten von Schriftgut

4 4 von :37 Anlage 2: Telekommunikations-Anlage (TK-Anlage) (für jedes Verfahren automatisierter Verarbeitung ist eine separate Anlage zum Hauptblatt auszufüllen!) Name/Bezeichnung der verantwortl. Stelle Verfahren Bezeichnung des Verfahrens Telekommunikations-Anlage (TK-Anlage) eingesetzte Version 1.0 Zentrale Stelle für das Verfahren Zentrale Aufgaben Verfahrensart Das Verfahren ist Teil eines gemeinsamen oder verbundenen Verfahrens? Das Verfahren ist ein automatisiertes Abrufverfahren nach 10 BDSG? Das Verfahren ist ein EU-Verfahren? Zweckbestimmung, Verfahrensbescheibung, Rechtsgrundlage Zweckbestimmung der Datenerhebung, -verarbeitung oder -nutzung ggf. Beschreibung des Verfahrens Rechtsgrundlage (ggf. nach Art der Datenverarbeitung unterschieden) Wirtschaftliche Nutzung der TK-Anlage Telekommunikations-Anlage 97, 99 und 100 TKG, RL TK Bund, Dienstvereinbarung TK Betroffene Personengruppen und Daten oder Datenkategorien Beschreibung der betroffenen Personengruppen Beschreibung der diesbezüglichen Daten oder Datenkategorien Anrufer und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Hauses Verbindungsdaten Anrufer, Angerufener Datenübermittlung - Bei Übermittlung innerhalb des Geltungsbereichs der EU-Datenschutzrichtlinie Empfängern, denen die Daten mitgeteilt werden können - Bei Übermittlung in einen Drittstaat

5 atscha - Berichte und Auswertungen 5 von :37 Name des Drittstaates Empfängern Regelfristen für die Löschung der Daten, Zeitraum nach 4 Monaten

6 6 von :37 Anlage 3: Widerspruchsdatei (für jedes Verfahren automatisierter Verarbeitung ist eine separate Anlage zum Hauptblatt auszufüllen!) Name/Bezeichnung der verantwortl. Stelle Verfahren Bezeichnung des Verfahrens Widerspruchsdatei eingesetzte Version 1 Zentrale Stelle für das Verfahren BfDI, Referat V Verfahrensart Das Verfahren ist Teil eines gemeinsamen oder verbundenen Verfahrens? Das Verfahren ist ein automatisiertes Abrufverfahren nach 10 BDSG? Das Verfahren ist ein EU-Verfahren? Zweckbestimmung, Verfahrensbescheibung, Rechtsgrundlage Zweckbestimmung der Datenerhebung, -verarbeitung oder -nutzung ggf. Beschreibung des Verfahrens Rechtsgrundlage (ggf. nach Art der Datenverarbeitung unterschieden) Erfassung und Nachweis des Personenkreises, der nach 24 (2) S. 4 BDSG gegen die Einsicht in Akten über die Sicherheitsüberprüfung Widerspruch eingelegt hat. Die Daten eingehender schriftlicher Widersprüche gegen die Einsichtnahme in Akten über die Sicherheitsüberprüfung werden in eine Datei übernommen. 13 Abs. 1 BDSG Betroffene Personengruppen und Daten oder Datenkategorien Beschreibung der betroffenen Personengruppen Beschreibung der diesbezüglichen Daten oder Datenkategorien Beschäftigte bei öffentlichen Stellen im Sinne des 1 (2) BDSG Name, Anschrift und/oder Dienststelle/Ressort Datenübermittlung - Bei Übermittlung innerhalb des Geltungsbereichs der EU-Datenschutzrichtlinie Empfängern, denen die Daten mitgeteilt werden können - Bei Übermittlung in einen Drittstaat

7 7 von :37 Name des Drittstaates Empfängern Regelfristen für die Löschung der Daten, Zeitraum keine feste Frist; Löschung erfolgt nach Rücknahme des Widerspruchs

8 8 von :37 Anlage 4: Zeiterfassungssystem Flaminga; Projekt FAZIT beim Bundesverwaltungsamt in Köln (für jedes Verfahren automatisierter Verarbeitung ist eine separate Anlage zum Hauptblatt auszufüllen!) Name/Bezeichnung der verantwortl. Stelle Verfahren Bezeichnung des Verfahrens eingesetzte Version Zentrale Stelle für das Verfahren Zeiterfassungssystem Flaminga; Projekt FAZIT beim Bundesverwaltungsamt in Köln Bundesverwaltungsamt Köln, Außenstelle Hamm Verfahrensart Das Verfahren ist Teil eines gemeinsamen oder verbundenen Verfahrens? Das Verfahren ist ein automatisiertes Abrufverfahren nach 10 BDSG? Das Verfahren ist ein EU-Verfahren? Zweckbestimmung, Verfahrensbescheibung, Rechtsgrundlage Zweckbestimmung der Datenerhebung, -verarbeitung oder -nutzung ggf. Beschreibung des Verfahrens Rechtsgrundlage (ggf. nach Art der Datenverarbeitung unterschieden) Zeiterfassung Erfassung und Nachweis der persönlichen Arbeitszeiten der Beschäftigten der Dienststelle. Dienstvereinbarung über die Gleitende Arbeitszeit zwischen Dienststelle und zuständiger Personalvertretung in der aktuellen Fassung Betroffene Personengruppen und Daten oder Datenkategorien Beschreibung der betroffenen Personengruppen Beschreibung der diesbezüglichen Daten oder Datenkategorien Beschäftigte der Dienststelle in Bonn und Berlin Stammdaten der Beschäftigten und variable Daten wie Zeitbuchungen Datenübermittlung - Bei Übermittlung innerhalb des Geltungsbereichs der EU-Datenschutzrichtlinie

9 9 von :37 Empfängern, denen die Daten mitgeteilt werden können - Bei Übermittlung in einen Drittstaat Name des Drittstaates Empfängern Regelfristen für die Löschung der Daten, Zeitraum 3 Monate nach Vervollständigung der Buchungskonten; Korrekturbelege 6 Monate