2. Vertretungsberechtigte Geschäftsführer der K.I.T. Group GmbH: Willy E. Kausch Jocelyne Mülli

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1 Verfahrensverzeichnis des Datenschutzbeauftragten Öffentliches Verfahrensverzeichnis über die Verarbeitung personenbezogener Daten Gemäß 4g II S. 2 des BDSG hat die Beauftragte für den Datenschutz die in den Punkten 1-8 dieses Dokumentes gemachten Angaben entsprechend 4e Satz 1 BDSG jedermann auf Antrag in geeigneter Weise zur Verfügung zu stellen. 1. Name der verantwortlichen Stelle 2. Vertretungsberechtigte Geschäftsführer der : Willy E. Kausch Jocelyne Mülli 3. Anschrift der verantwortlichen Stelle Kurfürstendamm Berlin Germany IT Leiter: Marco Remus Beauftragter Leiter der Datenverarbeitung: Nadja Antonczik (Betriebliche Datenschutzbeauftragte) 4. Zweckbestimmung der Datenerhebung, -verarbeitung oder nutzung Gegenstand des Unternehmens ist Organisation von Konferenzen und Tagungen im In- und Ausland, sowie die Mitgliederverwaltung verschiedener Gesellschaften. Dies umfasst folgende Tätigkeiten: Abstractmanagement Kongressmanagement Referentenmanagement Ausstellungsmanagement Sponsoring Registrierung

2 Mitgliederverwaltung Hotelzimmerverwaltung (Ein- und Verkauf) Organisation von Abendveranstaltungen Organsisation von Touren Die Gesellschaft ist zur Förderung des Geschäftszweckes berechtigt, im In- und Ausland Zweigniederlassungen und Agenturen zu errichten, sich bei anderen Unternehmungen des In- und Auslandes zu beteiligen, solche Unternehmungen zu erwerben und zu errichten sowie alle Geschäfte einschließlich von Interessengemeinschaftsverträgen einzugehen. Sie kann ihren Betrieb ganz oder teilweise solchen Unternehmungen überlassen. Die Datenerhebung, -verarbeitung und -nutzung erfolgt zur Ausübung der oben angegebenen Zwecke. Schwerpunkte der Verarbeitung personenbezogener Daten sind die folgenden Bereiche: Personal (Verwaltung und Entwicklung) Teilnehmerverwaltung Mitgliederverwaltung Hotelzimmerverwaltung Abstractverwaltung 5. Beschreibung der betroffenen Personengruppe und der diesbezüglichen Daten oder Datenkategorien Folgender Daten (Kategorien) werden von folgenden Personengruppen erhoben, verarbeitet und/oder gelöscht, sofern diese zur Erfüllung der unter 4. genannten Zwecke erforderlich sind: Kundendaten, Mitarbeiterdaten, Kongressteilnehmerdaten, Referentendaten, Abstractautorendaten, Sponsorendaten, Ausstellerdaten, Mitgliederdaten sowie Daten von Lieferanten, sofern diese zur Erfüllung der unter 5. genannten Zwecke erforderlich sind. Personal Bewerbungsdaten, beruflicher Werdegang, zur Ausbildung und Qualifikation, eventl. Vorstrafen; Vertrags-, Stamm- und Abrechungsdaten (Angaben zu Privat und Geschäftsandresse, Tätigkeitsbereich, Gehaltszahlungen, Name und Alzer von Angehörigen soweit für Sozialleistunegn relevant, Lohnsteuerdaten,

3 Bankverbindungsdaten, dem Mitarbeiter anvertraute Vermögensgegenstände); Kontaktinformationen; Notfallkontaktdaten zu vom Mitarbeiter ausgewälten Personen, die im Notfall kontaltiert werden sollen; Mitarbeiterstatus; Qualifikationen; Mitarbeiterbeurteilungen; Daten zur Personalverwaltung und Steuerung; Arbeitszeiterfassungsdaten sowie Zugangskontrolldaten; Terminverwaltungsdaten; Daten zur Kommunikaion sowie Abwicklung und Kontrolle von Transaktionen sowie der Abstractautoren Vorname, Nachname, Institut, Positiom, Adressdaten, Kontaktinformationen (einschl. Telefon-, Fax- und -Daten), Abstractdetails (Titel, Kategorie, Text, Keywords, Abstratcstatus). Autorenstatus, Geburtsdatum, Daten zur Referenten Vorname, Nachname, Institut, Position, Adressdaten, Kontaktinformationen (einschl. Telefon-, Fax- und -Daten), Präsentationsdetails (Funktionen, Präsentationstitel, Sitzungsinformationen), Lebenslauf, Foto, Bankverbindung, Geburtsdatum; Daten zur Kommunikation sowie zur Abwicklung und Kontrolle von Transaktionen sowie der technischen Sytsme: Aussteller Postionsbeschreibung, Firmenadressdaten (einschl. Abteilung, Tel., Fax, Steuernummer), Vorname, Nachname, , Telefonnummer, Mobilnummer; Sponsoren Postionsbeschreibung, Firmenadressdaten (einschl. Abteilung, Tel., Fax, Steuernummer), Vorname, Nachname, , Telefonnummer, Mobilnummer; Kongressteilnehmer Telefon-,Fax- und -Daten), Rechnungsadresse, Teilnehmerdetails (Mitglied in einer Vereinigung, Student an einer Universität, arbeitslos, etc. ), berufliche

4 Schwerpunkt- oder Interessengebiete, Passportnummer, EFN Nummer, Daten zur technischen Sytsme; Hotelgäste Telefon-,Fax- und -Daten), Rechnungsadresse,Kreditkarteninformationen (Alias), Hotelwunsch, Zimmertypwunsch, Buchungsdetaiklwünsche, An-und Abreisedatum; Daten zur Kommunikation sowie zur Abwicklung und Kontrolle von Transaktionen sowie der Mitglieder Telefon-,Fax- und -Daten),Bankverbindungen, Geburtsdatum; Daten zur Lieferantendaten Telefon-,Fax- und -Daten),Bankverbindungen,Vertragsdaten; terminverlatungsdaten; Abrechnungs- und Leistungsdaten; Daten zur Kundendaten Vorname, Nachname, Adressdaten; Kontakkoordinaten (einschl. Telefon- Fax und daten); Terminveraltungsdaten; Daten zur Kommunikation sowie zur Abwicklung und Kontrolle von Transaktionen sowie der 6. Empfänger oder Kategorien von Empfängern, denen die Daten mitgeteilt werden können Öffentliche Stellen bei Vorliegen vorrangiger Rechtsvorschriften, externe Auftragnehmer entsprechend 11 BDSG sowie externe Stellen und interne K.I.T. Group GmbH Abteilungen zur Erfüllung der unter 5. genannten Zwecke.

5 7. Regelfristen für die Löschung der Daten Nach Ablauf der vom Gesetzgeber oder Aufsichtsbehörden erlassenen Aufbewahrungspflichten und -fristen werden die entsprechenden Daten routinemäßig gelöscht. Sofern Daten hiervon nicht berührt sind, werden sie gelöscht, wenn die unter 5. genannten Zwecke wegfallen. 8. Geplante Datenübermittlung an Drittstaaten Zur Abwicklung von Vorgängen im Rahmen des Geschäftszweckes werden Daten gemäß den o. a. internationalen Richtlinien an Behörden, Kunden und Lieferanten in verschiedenen Ländern übermittelt. 9. Sicherheitsmaßnahmen Durch Sorgfalt bei der Auftragsvergabe, durch entsprechende Qualitätsvorschriften und Schulung der Mitarbeiter(innen) sorgt die Deutsche dafür, dass die Schutzmaßnahmen gemäß 9 BDSG gewährleistet sind. Messe Berlin GmbH Holger Staeck Betrieblicher Datenschutzbeauftragter Nadja Antonczik Stellvertretende betriebliche Datenschutzbeauftragte Security@kit-group.org