Checkliste zum Datenschutz in Kirchengemeinden

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1 1. Allgemeines Checkliste zum Datenschutz in Kirchengemeinden Umfeld Wie viele Personen arbeiten in der Kirchengemeinde? Wie viele PC-Arbeitsplätze gibt es? Sind Notebooks im Einsatz? Sind die PCs/Notebooks vernetzt? Gibt es einen zentralen Server? Mit welchen Softwareprogrammen werden personenbezogene Daten verarbeitet? (KirA, eigene Excel- Dateien,.) Werden die dienstlichen EDV-Geräte auch privat genutzt? Werden private EDV-Geräte für dienstliche Zwecke genutzt? Haben die PC-Arbeitsplätze Zugang zum Internet? Ist private Internet-/ -Nutzung erlaubt? Gibt es Dienstanweisungen/ Richtlinien zum Datenschutz? Wer kümmert sich um die Technik (Hard- und Software)? Gibt es Wartungsverträge? Kommt irgendwo in der Kirchengemeinde Videoüberwachung zum Einsatz? Hat die Kirchengemeinde eine eigene Internetseite? Datenschutzvorschriften Kennen die Mitarbeitenden die Vorschriften zum kirchlichen Datenschutz? (DSG-EKD, DSVO NEK) Sind den Mitarbeitenden die Grundprinzipien des Datenschutzes bekannt? (Rechtsgrundlage oder Einwilligung; Erforderlichkeitsprinzip; Zweckbindung; Transparenz)

2 Sind alle Mitarbeitenden auf das Datengeheimnis verpflichtet worden? Sind auch die Ehrenamtlichen, die mit personenbezogenen Daten Umgang haben, auf das Datengeheimnis verpflichtet worden? (insbesondere Kirchengemeinderatsmitglieder) Haben die Mitarbeitenden (und Ehrenamtlichen) das Merkblatt zum Datenschutz erhalten? 2. Technische und organisatorische Maßnahmen Zutrittskontrolle Ist sichergestellt, dass nur berechtigte Personen Zutritt zu den Räumen haben, in denen sich PCs und Unterlagen mit personenbezogenen Daten befinden? Gibt es eine Alarmanlage oder andere technische Sicherheitsvorkehrungen? Werden die Türen bei Abwesenheit abgeschlossen? Sind die Unterlagen mit personenbezogenen Daten unter Verschluss? Zugangskontrolle Wer hat Zugang zum EDV-System? Hat jeder Benutzer/jede Benutzerin eine eigene Benutzerkennung? Ist der Zugang zum EDV-System durch Passwort (oder eine andere Maßnahme, z.b. Chipkarte) geschützt? Werden die Benutzerprofile gelöscht, wenn die/der Mitarbeitende ausscheidet? Zugriffskontrolle Gibt es je nach Zuständigkeit unterschiedliche Zugriffsrechte auf Daten und Programme? Wer hat Administratorrechte? Werden auch Seelsorgedaten gespeichert?

3 Wenn ja, werden sie besonders gegen unbefugten Zugriff geschützt, z.b. durch Verschlüsselung? Weitergabekontrolle Gibt es eine gesicherte Verbindung (z.b. VPN) a) zum Rechenzentrum b) zum Kirchenkreis? Werden personenbezogene Daten auch per verschickt (z.b. KGR- Protokolle)? Wenn ja, werden diese verschlüsselt? Wird nicht mehr benötigtes Schriftgut mit personenbezogenem Inhalt datenschutzgerecht entsorgt (geschreddert)? Werden nicht mehr benötigte Datenträger mit personenbezogenen Daten datenschutzgerecht entsorgt? Auftragskontrolle Sind externe Dienstleister mit Wartungsaufgaben betraut? Findet Fernwartung statt? Wenn ja, ist gewährleistet, dass die Fernwartung unter Aufsicht geschieht? Gibt es einen schriftlichen Wartungsvertrag? Verfügbarkeitskontrolle Ist eine Firewall im Einsatz? Ist eine Antiviren-Software installiert? Werden zur Beseitigung von Sicherheitslücken regelmäßig Updates installiert? (auch für Betriebssystem und andere Software, z.b. Browser) Wie oft findet eine Datensicherung statt?

4 Wo werden die Datensicherungen aufbewahrt? Gibt es weitere Maßnahmen zum Schutz gegen Datenverlust? (z.b. Unabhängige Stromversorgung, Festplattenspiegelung, ) 3. Spezielle Themen Gemeindebrief Welche Daten werden bei den Amtshandlungen bzw. Jubiläen angegeben? Wird im Gemeindebrief auf die Möglichkeit hingewiesen, der Veröffentlichung zu widersprechen? Wenn ja, wie oft? Werden im Gemeindebrief Fotos veröffentlicht, auf denen Personen deutlich zu erkennen sind bzw. deren Namen ausdrücklich genannt werden? Haben die abgebildeten Personen in die Veröffentlichung ihres Fotos eingewilligt? Internetseite Wird der Gemeindebrief auch im Internet veröffentlicht? Werden die Amtshandlungsdaten / Jubiläen auch im Internet veröffentlicht? Haben die betroffenen Personen in die Veröffentlichung ihrer Amtshandlungsdaten / Jubiläen im Internet schriftlich eingewilligt? Werden auf der Internetseite Fotos veröffentlicht, auf denen Personen deutlich zu erkennen sind bzw. deren Namen ausdrücklich genannt werden? Haben die abgebildeten Personen in die Veröffentlichung ihres Fotos im Internet schriftlich eingewilligt? Weitergabe von Gemeindegliederdaten Erhalten örtliche Kreditinstitute die Daten der Konfirmanden?

5 Hat die Kirchenzeitung die Zustimmung der Kirchengemeinde zur Verwendung von Adressdaten der Gemeindeglieder für Werbezwecke erhalten? Haben andere kirchliche Einrichtungen die Zustimmung der Kirchengemeinde zur Verwendung von Adressdaten der Gemeindeglieder für Fundraisingszwecke erhalten? Bei Fragen zu diesem Thema wenden Sie sich bitte an den Datenschutzbeauftragten des Ev.-Luth. Kirchenkreises Dithmarschen Herrn Torge Tietje Nordermarkt Meldorf Tel.: / Fax: / Internet: oder an den Datenschutzbeauftragten der Ev.-Luth. Kirche in Norddeutschland Herrn Peter von Loeper Baustraße Demmin Tel.: / Fax: / Internet:

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