Kapitel 1 Einführung. Abbildung 1.1 Zwei historische Projekte auf einem Blick

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1 Kapitel 1 Einführung 1 In diesem Kapitel erfahren Sie einiges über die Entstehung dieses Buches und lernen die Autoren kennen. Weiter wird ein erster, sehr grober Überblick über die Werkzeuge Microsoft Project und Microsoft Project Server bereitgestellt. Und natürlich wird auch die Beispielstory für dieses Buch vorgestellt. Wozu wird überhaupt ein Projektmanagement-Werkzeug benötigt? Schließlich basiert die Kunst der erfolgreichen Projektrealisierung nicht allein auf dem Erstellen von Balkendiagrammen am Rechner und dem kreativen Zuordnen von Projektressourcen zu Vorgängen. Wenn man die großen Projekte aus der Vergangenheit betrachtet, von den Pyramiden bis zum Panama-Kanal, vom Petersdom bis zum Eiffelturm, dann stellt man fest, dass all diese Vorhaben tatsächlich ohne ein IT-gestütztes Projektwerkzeug, ja tatsächlich sogar ohne Microsoft Project erfolgreich umgesetzt wurden. Wie kann das sein? Wie war das möglich? Für einen Erklärungsversuch schauen wir uns zwei historische Projekte aus deutschen Landen an (siehe Abbildung 1.1): Abbildung 1.1 Zwei historische Projekte auf einem Blick 25

2 1 Einführung Der Kölner Dom mit einem Projektstart im Jahre 1248 wurde erfolgreich 1880 fertig gestellt, steht noch immer und wird hoffentlich noch lange stehen, auch wenn er durch die Kölner-U-Bahn-Projekte Anfang 2013 ein wenig erschüttert wurde. Die Hohenzollernbrücke, erfolgreich im Jahre 1907 errichtet, ist bis heute im Einsatz und wurde nur 1985 um einen dritten Brückenteil erweitert. Diese beiden Projektbeispiele machen vielleicht deutlich, dass man sich in der Vergangenheit für die Fertigstellung von großen Vorhaben einfach mehr Zeit lassen konnte. Beim Kölner Dom waren dies im Zeitraum des ersten Bauabschnitts immerhin ca. 300 Jahre. Bei der Hohenzollernbrücke dauerte der Bau immerhin noch ca. vier lange Jahre. In der Vergangenheit war der Begriff Zeit allerdings noch großzügiger definiert als heute und die Arbeitskräfte standen auch in größerer Zahl und kostengünstiger zur Verfügung. Auch waren viele Aufgaben lange nicht so arbeitsteilig definiert. Erwähnenswert ist noch ein Projekt aus neuerer Zeit, welches über die alte Hohenzollernbrücke fährt, und zwar der ICE 3, ein Sinnbild moderner Eisenbahntechnik. Dieser hätte möglicherweise ohne eine DV-gestützte Projektmanagement-Software nicht entwickelt werden können, da die Anforderungen an Zeit, Qualität und Kosten deutlich anspruchsvoller kalkuliert sind. Hinzu kommt, dass eine erfolgreiche Projektdurchführung in Zeit und Budget auch unter Wettbewerbsaspekten nicht zu unterschätzen ist. Dauert das Projekt einfach zu lang und erhöht sich das Budget ungeplant, so kann sich das Projektergebnis später auch nur schwerlich am Markt behaupten. Daher ist heute nur schwer vorstellbar, dass Projekte ab einer gewissen Größenordnung ohne Einsatz eines IT-gestützten Planungswerkzeugs zum Erfolg geführt werden können. Welche Funktionen muss ein Werkzeug nun bereitstellen? Die folgende Übersicht bietet, stark vereinfacht, eine kleine Auswahl von beispielhaften Anforderungen und bezieht sich eher auf das operative Projektmanagement: Abbildung der für das Projekt relevanten Phasen des Projektlebenszyklus Darstellung aller Arbeitspakete, jeweils mit Abhängigkeit zu Vorgänger- und Nachfolgervorgängen Erfassung von Werten wie z.b. Dauer, Arbeitsaufwand, Kosten etc. grafische Darstellung des zeitlichen Ablaufs des Projekts Zuordnung von Mitarbeitern zu Arbeitspaketen und Berücksichtigung der Verfügbarkeit transparenter Informationsaustausch zwischen den beteiligten Personen, z.b. Projektleiter, Projektmitarbeiter und Auftraggeber etc. Bereitstellung von Berichten für das laufende und strategische Projektcontrolling Verwaltung aller projektbegleitenden Informationen und Dokumente 26

3 1.1 Ausgangslage und Entstehung dieses Buches Können diese Anforderungen überhaupt mit Microsoft Project abgebildet werden, handelt es sich hierbei doch umgangssprachlich um ein einfaches»balkenschubserprogramm«? 1 Nun hat sich Microsoft Project im Laufe der letzten Jahre umfangreich weiterentwickelt, und der Funktionsumfang wächst von Version zu Version weiter. Und gerade durch den Einsatz des Microsoft Project Servers bieten sich diverse neue Anwendungsszenarien für eine komplexe Projektorganisation im Gesamtkontext eines wirklichen Projektportfoliomanagements. Im Gegensatz zu vielen Produkten von Drittanbietern lässt sich das Produkt aus dem Hause Microsoft umfangreich und sehr flexibel anpassen und erweitern. So sind Microsoft Project und natürlich auch der Microsoft Project Server nicht als Nischenprodukt, sondern als weit verbreitete Standardwerkzeuge im branchenübergreifenden Einsatz zu bezeichnen. Das vorliegende Buch versucht nun, Ihnen als Leser einen möglichst umfangreichen Einblick in die Anwendung Microsoft Project als lokales Werkzeug und natürlich auch im vernetzten Einsatz in Anbindung an den Microsoft Project Server zu geben. Hierbei wird auch der Webclient Microsoft Project Web App umfangreich vorgestellt. 1.1 Ausgangslage und Entstehung dieses Buches Der Verlag Galileo Press aus Bonn formulierte im Jahr 2007 das Ziel, auch ein Buch über Microsoft Project und Microsoft Project Server zu veröffentlichen. Nur woher bekommt man den geeigneten Autoren für solch komplexe Themen? Zeitgemäß startete die Suche u.a. über XING. Gefunden wurde der mögliche Autor Jürgen Rosenstock, der allerdings gleich anmerkte, dass man solch ein Buch nicht allein in einer vorgegebenen Zeit schreiben kann. Also wurde aus dem Autor ein ganzes Autorenteam. Aber von Anfang an: Jürgen Rosenstock beschäftigt sich seit Ende der 1980er-Jahre mit dem Thema Microsoft Project. Anfang der 1990er-Jahre als Freiberufler aktiv in Beratung und Schulungen rund um Microsoft Project, gründete er 1996 gemeinsam mit zwei Partnern das Unternehmen SOLVIN. Heute steht die SOLVIN GmbH, welche durch Microsoft als Microsoft-Partner mit der Gold-Kompetenz für Projekt- und Portfoliomanagement ausgezeichnet wurde, für erfolgreiche und nachhaltige Implementierungen von Microsoft Project und Microsoft Project Server in vielen namhaften deutschen und internationalen Unternehmen. Bereits am Anfang war klar, dass ein Buch über den Microsoft Project Server nur schwerlich von einer einzelnen Person geschrieben werden kann. Zu umfangreich sind die verschiedensten Themenbereiche, die sich mit dem Microsoft Project Server beschäftigen. Schließlich soll es bei dem Buch nicht nur um die Anwendung von Microsoft Project und Microsoft Project Server gehen. Zusätzlich sollen neben 27

4 1 Einführung Grundlagen zur Anwendung auch die Einführung des Systems sowie die Themen Installation und Anpassung umfassend und praxisnah behandelt werden. So entstand die Idee, die Kollegen von Jürgen Rosenstock aus dem Consulting-Team der SOLVIN GmbH mit einzubinden. So war es möglich, für jeden Themenbereich des Buches einen verantwortlichen Spezialisten auszuwählen. Die an diesem Buch beteiligten Co-Autoren werden im folgenden Abschnitt vorgestellt. In Absprache mit dem Verlag entschied man sich, kein Buch über Microsoft Project 2007 zu schreiben, sondern sich auf die kommende Version Microsoft Project Server 2010 zu konzentrieren. So entstand das seinerzeit Seiten- und vielleicht auch inhaltsstärkste Buch über Microsoft Project und Microsoft Project Server in deutscher Sprache. Im Jahr 2011 zeichnete sich ab, dass wohl im Jahr 2013 eine neue Version von Microsoft Project und Microsoft Project Server erscheinen würde. Und so wurde mit der Planung der hier vorliegenden zweiten Auflage des Buches begonnen. Vorteilhaft war, dass das Autorenteam als Consultants des Microsoft-Partners SOLVIN schon früh an Informationen über die Entwicklung der kommenden Version, damals noch mit dem Arbeitstitel P15, teilhaben konnten. So wurden seit Ende 2011 über das Jahr 2012 diverse Erfahrungen mit den ersten Vorversionen gemacht, u.a. auch in ersten Kundenevaluierungen in Zusammenarbeit mit dem Microsoft-Project-Server-Entwicklerteam der Microsoft Corporation. Für das Autorenteam war dies eine hohe Motivation. Die Funktionsbereiche zur Einarbeitung wurden zwischen den Kollegen in Abhängigkeit von Kompetenzen und Interesse aufgeteilt. Das Ergebnis aus der umfangreichen Evaluierung im Vorfeld und dem praktischen Einsatz im Arbeitsumfeld der Autoren wird seit Ende des vergangenen Jahres auch durch praktische Implementierungserfahrungen im operativen Kundenumfeld ergänzt. Die Erfahrungen kommen Ihnen beim Lesen dieses Buches hoffentlich zugute. 1.2 Das Autorenteam Wie bereits erwähnt, sind die Themenbereiche dieses Buches vielschichtig. Von der einfachen Anwendung von Microsoft Project über die Verwaltung bis zum Reporting werden alle relevanten Themen im Umfeld des Microsoft Project Servers 2013 behandelt. Entsprechend vielschichtig gestaltet sich auch das Autorenteam dieses Buches. Im Folgenden stellen wir diese Autoren kurz in alphabetischer Reihenfolge vor: Livia Galeazzi Jahrgang 1984, studierte Wirtschaftsingenieurwesen mit dem Schwerpunkt Projektmanagement. Hierbei kam sie das erste Mal auch mit Microsoft Project in Berührung. 28

5 1.2 Das Autorenteam Livia Galeazzi ist gebürtige Französin, lebt aber seit 2005 in Hamburg. Bei SOLVIN beschäftigt sie sich seit Anfang 2007 als Consultant mit der Einführung von integrierten Portfoliomanagement- und Projektmanagementsystemen. Neben der Tätigkeit als Consultant beschäftigt sich Livia Galeazzi auch mit der Konfiguration und dem Support im Umfeld Microsoft Project Server und Microsoft SharePoint Server. 1 In ihrer Freizeit veröffentlicht sie gemeinsam mit Freunden Anthologien für Kurzgeschichtenliebhaber. Oliver Grote Jahrgang 1973, Bankkaufmann und Dipl.-Wirtschaftsinformatiker (FH), ist bei SOLVIN im Consulting- und Lösungsbereich tätig. Seine Erfahrungen in Microsoft Project Server reichen zurück bis zur Version Neben der Tätigkeit als Consultant im Umfeld Microsoft Project Server und Microsoft SharePoint Server ist Oliver Grote ausgewiesener Spezialist für das Thema Berichtswesen. Neben der reinen Erstellung von Berichten führt er auch Kundentrainings und Workshops zum Thema durch. Wenn er sich in seiner Freizeit nicht gerade seiner Familie widmet, dreht sich bei ihm alles um das runde Leder und besonders um den erfolgreichsten norddeutschen Verein. Daniel Hartwig Jahrgang 1976, zertifizierter Projektmanager (IPMA Level C), studierte Wirtschaftsinformatik mit einem Schwerpunkt im Projektmanagement. Bei SOLVIN leitet er den Consultingbereich und ist damit für die meisten Microsoft-Project-Server-Implementierungsprojekte mit verantwortlich. Sein Schwerpunkt liegt neben der technischen Einführung der Werkzeuge vor allem in der Beratung zu den organisatorischen Themen rund um den Einsatz des Microsoft Project Servers. Dazu gehören u.a. die Implementierung von Prozessen im Projekt- und Projektportfoliomanagement sowie der Aufbau von Projektmanagement-Offices (PMOs). Vor seiner Zeit bei SOL- VIN konnte er dazu einige praktische Erfahrungen als langjähriger Leiter eines Projektbüros sammeln. In der Freizeit steht die Familie im Mittelpunkt. Außerdem wird natürlich jede Gelegenheit zum Radfahren, Basketballspielen oder zur Pflege alter Freundschaften genutzt. Timo Lenz Jahrgang 1982, hat sich bereits im Studium intensiv mit Projektmanagement-Werkzeugen beschäftigt. So war das Thema seiner Abschlussarbeit des Studiengangs Informatik die Erstellung einer Marktanalyse über Projektmanagement-Software. Als Software-Entwickler erstellte er diverse Erweiterungen für den Microsoft Project Server seit der Version Seit einigen Jahren ist er auch als Consultant im Bereich 29

6 1 Einführung Implementierung Microsoft Project Server und Microsoft SharePoint Server tätig. Bei SOLVIN liegt sein Schwerpunkt in der projektbegleitenden Beratung bei Microsoft- Project-Server-Einführungen. Neben seinen Hobbys Tennis und Skifahren gehört seine Familie zur Lieblingsbeschäftigung in seiner Freizeit. Christoph Mülder Jahrgang 1969, Dipl. Betriebswirt (BA), Fachrichtung Wirtschaftsinformatik, arbeitet mit Microsoft Project Server (Project Central) seit der Version Bei SOLVIN ist er als Senior Consultant für die technische Installation und Administration von Microsoft-Project-Server- und Microsoft-SharePoint-Server-Systemen in Kundenprojekten verantwortlich. Weiter beschäftigt er sich mit diversen Spezialthemen im Umfeld von Microsoft Project Server, z.b. der Fachadministration, dem Support und der Erweiterung des Microsoft Project Servers. Wenn er sich in seiner Freizeit nicht gerade um seine Familie kümmert, fährt er leidenschaftlich gern Rennrad und denkt dabei über weitere administrative Herausforderungen mit dem Microsoft Project Server nach. Jürgen Rosenstock Jahrgang 1965, beschäftigt sich bereits seit 1990 mit Microsoft Project. Damals sammelte er anhand der Version Project 1.0 für Windows erste Erfahrungen mit dem rechnergestützten Projektmanagement. Auf dieser Basis wurde er auch Mitgründer des Unternehmens SOLVIN, welches sich intensiv mit der Implementierung des Microsoft Project Servers beschäftigt. Heute ist er als einer von zwei Geschäftsführern übergreifend verantwortlich für das Produktmanagement, Marketing und den Vertrieb des vernetzten Projektmanagements mit Microsoft Project Server und macht sich viele Gedanken über die Optimierung des Einsatzes des Microsoft Project Servers. Privat steht die Familie im Vordergrund und wenn irgend möglich fährt er mit dem Kajak auf der Unterelbe oder der Ostsee. Anja Staab Jahrgang 1971, Dipl. Sozialpädagogin, jedoch seit 15 Jahren beruflich in der IT-Branche tätig. Von der Administration von Microsoft-Server-Produkten über IT-Consulting und IT-Servicemanagement hat sie sich auf den Bereich Projektmanagement sowie die Produkte Microsoft Project Server und Microsoft SharePoint Server spezialisiert. Bei SOLVIN leitet sie heute das Produktmanagement für die SOLVIN-eigenen Produkte, wie z.b. TrackTimesheet. Nach der Arbeit trifft man sie beim Laufen an der Trave, auf dem Rennrad oder mit den Wanderschuhen in den Bergen. 30

7 1.3 Zielgruppe für dieses Buch Gerd Walter Jahrgang 1974, beschäftigte sich im Rahmen seiner Diplomarbeit 1998 mit der Bewertung verschiedener Projektmanagement-Werkzeuge. Sein damaliger Favorit war natürlich Microsoft Project. Seit der Microsoft-Project-Server-Version 2002 ist sein beruflicher Fokus auf die Implementierung von vernetzten Projektsystemen gerichtet. Als Senior Consultant und als Leiter der SOLVIN-Niederlassung-Süd beschäftigt sich Gerd Walter bei SOLVIN mit der technischen Implementierung des Microsoft Project Servers und des Microsoft SharePoint Servers. Daneben ist seine Aufgabe die strategische und prozessuale Beratung im Umfeld des Microsoft Project Servers. 1 In seiner Freizeit ist Gerd Walter aktiv im Wintersport, betreibt jedoch als Schwabe auch diverse Wassersportarten, die ihn immer wieder in den Norden bis an die Ostsee führen. 1.3 Zielgruppe für dieses Buch Nun, bevor man in diesem Buch von Zielgruppen spricht, muss ein kurzer Blick auf den Gesamtkomplex»Project«geworfen werden. Unter diesem Begriff werden zwei Einsatzgebiete zusammengefasst: Lokales Arbeiten mit Microsoft Project ohne Anbindung an einen Server Der Projektleiter arbeitet für sich allein mit Microsoft Project, erstellt und bearbeitet Projektpläne und berücksichtigt bei Bedarf das Ressourcenmanagement. Die Kommunikation mit den Projektbeteiligten erfolgt manuell, Informationen werden per Ausdruck oder in Dateiform bereitgestellt. Organisationsübergreifendes Arbeiten in Anbindung an Microsoft Project Der Projektleiter arbeitet ebenfalls mit Microsoft Project, allerdings in Anbindung an den Microsoft Project Server. Dies bedeutet z.b., dass alle projektrelevanten Informationen zentral bereitgestellt werden und die Projektbeteiligten per Microsoft Project Web App rechteabhängig auf diese Daten zugreifen können. Hinzu kommen diverse weitere Funktionen, wie z.b. das Projektantragswesen und das Projektportfoliomanagement. Beide Einsatzgebiete können branchenübergreifend betrachtet werden. Durch den hohen Grad der Anpassbarkeit von Project kann das Programm für verschiedenste Anwendungsszenarien genutzt und erweitert werden. Für das oben beschriebene Einsatzgebiet, das lokale Arbeiten mit Microsoft Project, können die folgenden Zielgruppen definiert werden: Der Projektleiter Dieser erstellt umfangreiche Projektpläne und ordnet den Arbeitsvorgängen Ressourcen zu. Im weiteren Verlauf steuert er das Projekt und hält es aktuell. Der Pro- 31

8 1 Einführung jektleiter nutzt Microsoft Project auch für die Abbildung von Szenarien sowie die Bereitstellung von Informationen. Dieses Buch gibt dem Projektleiter einen umfangreichen Funktionsüberblick sowie eine Anleitung und hilfreiche Hinweise zu ihrer Anwendung. Das Project Management Office Diese Instanz betreut im übergreifenden Sinn die Projektorganisation und stellt im fachlichen Sinn die Werkzeuge für das Projektmanagement bereit. Dieses Buch gibt dem Project Management Office Übersicht zur Anwendung von Microsoft Project und Tipps und Tricks für die Anpassung des lokalen Clients für die Projektorganisation. Für das oben beschriebene organisationsübergreifende Arbeiten in Anbindung an den Microsoft Project Server können neben den bereits aufgeführten Kreisen weitere Gruppen benannt werden, wobei für den Projektleiter und das Project Management Office oftmals das Arbeiten in Anbindung an den Microsoft Project Server sogar mehr Sinn machen kann. Zielgruppen für das organisationsübergreifende Arbeiten mit Microsoft Project Server sind u.a.: Der Projektleiter wie oben beschrieben, allerdings eingebettet in einer übergreifenden Organisation in Anbindung an den Microsoft Project Server Das Project Management Office wie oben beschrieben, ebenfalls eingebettet in eine übergreifende Organisation und in Anbindung an den Microsoft Project Server Der Fachadministrator Dieser ist für die Anpassung und Pflege des Systems aus Anwendungssicht zuständig. Diese Person sollte in enger Abstimmung mit dem Project Management Office agieren und ist so gesehen auch für den laufenden Betrieb des Projektsystems aus fachlicher Perspektive verantwortlich. Der Fachadministrator findet in diesem Buch Anleitung und Tipps und Tricks zu den wesentlichen Konfigurationsund Installationsaufgaben. Der Entscheider Dieser erhält mit dem Buch einen umfassenden Einblick in die Einsatzszenarien und Anwendungsbeispiele von Microsoft Project und Microsoft Project Server. Sicherlich gibt es noch viel mehr Zielgruppen für dieses umfassende Buch. Zusammengefasst, haben wir versucht, ein Handbuch über Microsoft Project und Microsoft Project Server bereitzustellen, welches dem Leser keine Frage unbeantwortet lassen soll. So ganz wird dies sicherlich nicht erreicht werden können, da die Komplexität und Zahl der Anwendungsfälle von Project sehr hoch ist. So hoffen wir, eine gute Auswahl an Themen getroffen zu haben, um Ihnen beim Arbeiten mit Project, der Einführung und Anpassung des Systems hilfreich zur Seite zu stehen. 32

9 1.4 Eckpunkte der neuen Version und Struktur des Buches 1.4 Eckpunkte der neuen Version und Struktur des Buches Die Einarbeitung der Autoren in die Project Version P15 verlief lange nicht so spannend wie seinerzeit bei Microsoft Project 2010 und Microsoft Project Server Die Anzahl der Neuerungen hielt sich auf den ersten Blick in Grenzen. Während bei der Vorversion die Themen Projektantragswesen und Projektportfoliomanagement komplett neu waren, sind die Neuerungen in der Version 2013 doch überschaubar. 1 Herausragend ist eine Neuerung, die möglicherweise erst einmal nur eine kleine Anzahl von Nutzern interessiert. Microsoft Project 2013 und Microsoft Project Server 2013 sind Cloud-ready. Was heißt das im Detail? Microsoft Project 2013 kann als Client auch aus der Cloud als sogenannte virtuelle Applikation genutzt werden. Mehr dazu in Abschnitt 4.2,»Aufruf von Project On- Premise oder aus der Cloud«. Der Microsoft Project Server 2013 kann ebenfalls virtuell aus der Microsoft Cloud genutzt werden. So gesehen muss auf der eigenen Infrastruktur weder Microsoft Project noch Microsoft Project Server installiert werden. Das Thema Cloud wird in vielen Ländern im Themenkomplex Datensicherheit noch kontrovers diskutiert und wird sich so wohl erst in den nächsten Jahren einen spürbaren Platz erobern müssen. Bevor die funktionalen Neuerungen von Microsoft Project 2013 und Microsoft Project Server 2013 vorgestellt werden, erhalten Sie im Folgenden zunächst einen allgemeinen Funktionsüberblick Allgemeiner Funktionsüberblick Wenn man Microsoft Project als Gesamtbegriff für Microsoft Project und Microsoft Project Server nutzt, muss man erst einmal in zwei Einsatzgebieten unterscheiden: Lokales Projektmanagement mit Microsoft Project Dies bedeutet, dass der Anwender ohne jegliche Vernetzung mit Microsoft Project arbeitet. Funktionen werden bereitgestellt für das Projekt- und Ressourcen- sowie das Kostenmanagement. Vernetztes Projektmanagement mit Microsoft Project Server Durch den Einsatz des Microsoft Project Servers kann nicht nur organisationsübergreifend gearbeitet werden, es stehen seit Microsoft Project Server 2010 auch weitere Funktionsbereiche für das Projektantragswesen und das Projektportfoliomanagement zur Verfügung. Anders ausgedrückt, kann man auch sagen, dass Microsoft Project für den einzelnen Projektleiter das richtige Werkzeug ist, während der Microsoft Project Server mit der Webclient-Oberfläche Microsoft Project Web App für alle Projektbeteiligten von der Ressource über den Controller bis zum Auftraggeber genutzt werden kann. 33

10 1 Einführung Die Funktionsbereiche von Microsoft Project insgesamt, also auch unter Einbeziehung des Microsoft Project Servers, lassen sich wie folgt darstellen (siehe Abbildung 1.2): Projektantrag Formulieren einer Idee, Erstellen eines Antrags Projektauswahl welche Projekte sollen realisiert werden, Strategie Projektplanung Projekt-, Termin- und Ressourcenplanung Projektrealisierung Steuerung, Überwachung, Optimierung Idee 1 Idee 2 Antrag 1 Antrag 1 Antrag 1 Idee 3 Antrag 2 Antrag 2 Antrag 2 Projekt Idee 4 Antrag 3 Antrag 3 Antrag 3 Projekt Antrag 4 Idee 5 Projektanträge werden erfasst Verfeinerung und Ergänzung der Projektanträge Bewertung der Anträge und Abgleich mit der Unternehmens - strategie Auswahl von Projekten für die Realisierung Ablehnen oder Zurückstellen von Anträgen Abbildung 1.2 Von der Idee über den Projektantrag bis hin zur operativen Realisierung Um diese Funktionsbereiche der Prozessdarstellung abbilden zu können, baut der Microsoft Project Server seit der Version 2010 und noch stärker mit der aktuellen Version 2013 auf den Microsoft SharePoint Server in der jeweiligen korrespondierenden Version auf. Anders gesagt, der Microsoft Project Server wird bei Installation auf den Microsoft SharePoint Server aufgesetzt. In der Konsequenz bedeutet dies auch, dass der Microsoft Project Server nur unter Bereitstellung eines Microsoft Share- Point Servers genutzt werden kann. Eine Übersicht über die neuen Funktionen von Microsoft Project 2013 und des Project Servers 2013 finden Sie in Abschnitt 2.6,»Neue Funktionen im Microsoft Project Server 2013«. 34

11 1.4 Eckpunkte der neuen Version und Struktur des Buches Struktur des Buches Wie kann man ein Buch optimal gestalten, welches eine sehr vielschichtige Zielgruppe ansprechen soll? Wie umfangreich und wie strukturiert muss dieses Buch sein, das sich sowohl an Einsteiger richtet als auch für erfahrene Anwender und sogar Administratoren des Microsoft Project Servers interessant sein soll? 1 Folgende Bereiche und Themen sollen in dem Buch abgebildet werden: Ausgangslage für werkzeugunterstütztes Projekt- und Portfoliomanagement lokales Projektmanagement mit Microsoft Project 2013 Standard ohne Anbindung an den Microsoft Project Server vernetztes Projektmanagement mit Microsoft Project 2013 Professional und der Project Web App Projektcontrolling und Berichtswesen Installation und Administration eines Microsoft Project Servers Um diesen Herausforderungen gerecht zu werden, wurden im Inhalt des Buches alle für die Abbildung eines vollständigen Projektlebenszyklus (siehe Abbildung 1.3) von der Idee zum hoffentlich erfolgreichen Projektabschluss notwendigen Elemente aufgeführt und erläutert. PPM Projekt- und Portfoliomanagement Anforderungsmanagement Portfolioauswahl Projekt & Ressourcenplanung Projekt & Ressourcenmanagement Projektbegleitende Kommunikation und Zusammenarbeit Abbildung 1.3 Darstellung des Projektlebenszyklus mit Microsoft Project Server 2013 Grundsätzlich ist das Buch in drei Bereiche aufgeteilt, siehe dazu auch Abbildung 1.4. Im Einführungsteil wird übergreifend die Ausgangslage im Projektmanagement diskutiert, der Versuch einer Positionierung von Microsoft Project und Project Server unternommen und auch das Thema Implementierung eines Werkzeugs aus strategischer Sicht besprochen. 35

12 1 Einführung In Teil 2 wird umfangreich das Thema Microsoft Project behandelt. Anhand einer beispielhaften Story werden nahezu alle Funktionen an Beispielen vorgestellt. In Teil 3 liegt der Schwerpunkt beim organisationsübergreifenden Projektmanagement auf Basis des Microsoft Project Servers. Manche Themen aus Teil 2 des Buches finden Sie hier erneut, allerdings mit dem Schwerpunkt auf den zusätzlichen Funktionalitäten, die Microsoft Project Professional in Anbindung an den Project Server diesbezüglich bereitstellt. Auch ganz neue Themen, die ohne den Project Server nicht zur Verfügung stehen, wie Anforderungs- und Portfoliomanagement sowie die Arbeit mit den Projektwebsites und dem Berichtswesen werden in Teil 2 behandelt. Neben der reinen Anwendung werden hier auch technische Grundlagen zur Konfiguration und Installation vorgestellt. Teil 1 Allgemeine Einführung Das Beispielunternehmen Ausgangslage Positionierung Microsoft Project und Project Server Implementierung aus strategischer Sicht Teil 2 Einführung in Microsoft Project Terminplanung, Ressourcen- und Kostenmanagement, Projektüberwachung, Multiprojektmanagement etc. lokales Berichtswesen mit Microsoft Project u.v.m. Teil 3 Einführung in den Microsoft Project Server Arbeiten mit Microsoft Project in Anbiindung an den Project Server Arbeiten mit der Microsoft Project Web App Berichtswesen, Installation und Wartung u.v.m. Abbildung 1.4 Die Kapitelstruktur des Buches Wiederholungen im Buch? Wie oben bereits erwähnt, gibt es im Buch einige kleine Überschneidungen, welche aus den zwei Varianten lokales und vernetztes Projektmanagement mit Microsoft Project herrühren. In anderen Kapiteln werden manche Inhalte zu anderen Themenkomplexen, wenn auch kurz, wiederholt. Dies ist allerdings durchaus beabsichtigt, da nicht jeder Leser dieses Buch wirklich von Anfang bis Ende durchliest. Für die»querleser«führen wir in manche Themen einfach noch einmal neu ein, um so ein besseres Verständnis zu gewährleisten. 36

13 1.5 Das Unternehmensbeispiel für das Buch 1.5 Das Unternehmensbeispiel für das Buch Microsoft Project und Microsoft Project Server werden branchenübergreifend in den verschiedensten Unternehmens- und Fachbereichen eingesetzt. Das Ziel des Autorenteams ist es, mit diesem Buch dem Leser eine Grundlage für eine effiziente Einarbeitung in Microsoft Project und Microsoft Project Server bereitzustellen. Dies gelingt wohl am besten mit einem anschaulichen Beispiel. Nur welches Beispiel ist wirklich branchenübergreifend und lässt sich auf verschiedenste Bereiche und Fachabteilungen im Unternehmen anwenden? Anwendungsbereiche könnten z.b. sein: 1 ein Unternehmen, welches Tätigkeiten aus verschiedensten Branchen anwendet ein Beispiel, welches über eine vielfältige Organisation mit unterschiedlichen Rollen einer Projektorganisation verfügt die Darstellung eines vollständigen Projektlebenszyklus vom Projektantrag über die Projektauswahl bis zum operativen Projekt und Ressourcenmanagement In der vorherigen Auflage dieses Buches»Microsoft Project Server 2010«wurde das Thema Planung und Realisierung von Wasserrutschen als Beispielgrundlage verwendet. Dieses Thema stammte aus einer viralen Marketing-Kampagne von Microsoft zur Bewerbung der damaligen Version Diese handelte vom Ingenieur Bruno Kammerl, dessen Traum es war, die längste und größte Wasserrutsche am Matterhorn zu bauen. Diese Geschichte wurde im Buch weiterentwickelt und beschrieb den Aufbau eines Unternehmens, welches die Weiterentwicklung und den weltweiten Einsatz dieser Wasserrutschen behandelte. Ursprünglich war der Gedanke des Autorenteams, diese Geschichte in dieser neuen Auflage des Buches weiterzuentwickeln. Allerdings hat sich auch der Microsoft Project Server 2013 deutlich weiterentwickelt. So wurde nach einigen Diskussionen entschieden, eine völlig neue Story für dieses Buch zu wählen. Folgende Eckpunkte sollten hierbei noch berücksichtigt werden: Die Story sollte auf alle Szenarien und Funktionsbeispiele des Buches passen. Plakative Beispiele sollten vermieden werden, z.b.»wir bauen ein Haus«,»Wir projektieren nach PMBOK «,»Wir bereiten eine Betriebsfeier vor«etc., also eigentlich alle Beispiele, die man schon zu oft in Schulungen, Präsentationen und anderen Büchern behandelt hat. Ein gewisser»witz«in der Story sollte das Buch von anderen Büchern klar unterscheidbar machen und Ihnen die Arbeit mit dem Buch möglichst angenehm gestalten. Ein gewisser Bezug zu polarisierenden und aktuellen Projekten und Situationen sollte Aufmerksamkeit schaffen. 37

14 1 Einführung Also hatten wir uns auch mit einem Blick in die Presse der vergangenen Monate diverse komplexe Projektvorhaben angesehen. Und hier wurde wirklich eine Menge geboten: der Neubau einer Konzerthalle in Hamburg, die sogenannte Elbphilharmonie, bei welcher das Budget und auch der Zeitrahmen massiv überschritten wurden Der avisierte Umbau des Stuttgarter Hauptbahnhofs von einem Kopfbahnhof zu einem Durchgangsbahnhof. Neben Überschreitungen des Budgets und vermutlich auch des Zeitrahmens gibt es hier diversen Klärungsbedarf auch bei der technischen Realisierbarkeit. der Leipziger City-Tunnel u.a. als Kernstück für den neuen S-Bahn-Ring, bei welchem das Budget ständig nach oben korrigiert werden muss der Neubau des Flughafens Berlin Brandenburg, bei dem diverse Termine für die Inbetriebnahme nicht eingehalten werden konnten und auch das Budget immer weiter überschritten wird Nun ist uns als Autoren nicht bekannt, inwieweit bei diesen Großprojekten auf Microsoft Project und Microsoft Project Server gesetzt wurde. Und wir glauben auch nicht, dass man nur unter Einsatz der in diesem Buch beschriebenen Werkzeuge den oben genannten Projekten zum Erfolg verholfen hätte. Und so stoßen wir hier auf eine zweite Herausforderung, die sich im Zusammenhang mit einem Unternehmensbeispiel für ein Microsoft-Project- und Microsoft-Project- Server-Buch ergibt: Microsoft Project und Microsoft Project Server gelten bei vielen Projektleitern nicht wirklich als die Werkzeuge, mit denen man ein wirklich seriöses Projekt-, Ressourcen- und Portfoliomanagement betreiben kann (siehe Abbildung 1.5). Abbildung 1.5 Kann man mit Microsoft Project wirklich erfolgreich Projekte planen? Aufgrund unserer bereits erwähnten langjährigen hauptberuflichen Erfahrung mit dem Thema Projektmanagement-Beratung und mit der Einführung von Microsoft Project und Microsoft Project Server können wir Sie beruhigen: Man kann mit Microsoft Project erfolgreich Projekte planen, und man tut es! So wurden Microsoft Project und 38

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