COACHING-ZYKLEN UNTER VERWENDUNG DER FÜNF TOYOTA KATA FRAGEN

Transkript

1 Die Coaching-KATA Üben Sie diese Routine COACHING-ZYKLEN UNTER VERWENDUNG DER FÜNF TOYOTA KATA FRAGEN Coaching-KATA 1

2 ORIENTIERUNG Die Richtung verstehen Den Ist- Zustand erfassen Den nächsten Zielzustand festlegen PDCA auf dem Weg zum Zielzustand ACT CHECK Go and See PLAN DO Zielzustand Die 5 Fragen Durchführung der Coaching-Zyklen Diese Präsentation ist ein Ausschnitt aus der Online Beta-Version des Verbesserungs-Kata s, das auf der Toyota Kata Internetseite zum kostenlosen Download zur Verfügung steht. Diese Verbesserungs-Kata Präsentation untersteht der Creative-Commons-Lizenz, die einen nicht-kommerziellen Austausch mit Quellenangabe erlaubt. Coach Lernender Prozess Die Verbesserungs- KATA wird durch gecoachtes Üben vermittelt Coaching-KATA 2

3 DAS COACHING KATA BASIERT AUF TÄGLICHEN COACHING ZYKLEN Coaching-KATA 3

4 ZWEI GRUNDLEGENDE ROUTINEN ALS KERNPUNKT DER COACHING-ZYKLEN Der 5-Fragen Coaching Dialog Schnelle PDCA-Zyklen Fünf-Fragen-Karte, die vom Coach verwendet wird Aufzeichnung der PDCA- Zyklen durch den Lernenden Coaching-KATA 4

5 DIE FÜNF FRAGEN = EIN PDCA- ZYKLUS DIE FÜNF FRAGEN = EIN COACHING-ZYKLUS Ein Coaching-Zyklus ist eine Interaktion. Hierbei stellt der Coach dem Schüler die Fünf Fragen bezüglich des betreffenden Prozesses. Coaching-Zyklen werden angewendet, um einen Schüler durch die verschiedenen Schritte in Richtung des Zielzustands zu geleiten. Die Aufgabe des Coaches in diesem Stadium ist es sicherzustellen, dass der Lernende den richtigen Prozess verfolgt während sie/er mit dem Team Experimente durchführt. Coaching-Zyklen geben Geschäftsführern und Vorgesetzten eine standardisierte Herangehensweise, um (1) die Entwicklung von Fachwissen bezüglich der Verbesserungs-KATA in ihren Teams zu vereinfachen und (2) effektive Coaching- Routinen zu entwickeln. Die Fünf Fragen haben eine enorme Wirkung, wenn Sie wissen, wie man Sie stellt und wie man auf die erhaltenen Antworten reagiert. Coaching-KATA 5

6 COACHING ZYKLUS NACH JEDEM SCHRITT Zielzustand Lernender Ist- Zustand Coach Coaching-KATA 6

7 Der Coaching Kata Ansatz Leitfaden für VK Coaches Formulare für Coaching- Zyklen Instruktionen für den Coaching-Zyklus Instruktionen für den 2. Coach Coaching-KATA 7

8 Der Coaching Kata Ansatz Coaching-KATA 8

9 (-1-) VERBESSERUNG UND MANAGEMENT SIND EINS Obwohl die Verbesserungs-Kata eine Routine für kontinuierliche Verbesserung beschreibt, ist es dennoch eine Art Menschen täglich zu führen. Der Fokus liegt hier darauf die Verbesserungs-Kata und die Coaching-Kata in den täglichen Arbeitsablauf der mittleren Manager und Führungskräfte zu etablieren. Mittlere Manager und Führungskräfte machen zwei Dinge gleichzeitig die Fähigkeiten ihrer Mitarbeiter weiterentwickeln und Ziele erreichen. Durch die Arbeit an den richtigen Zielen, entwickeln sie ihre Leute weiter. Coaching-KATA 9

10 (-2-) SCHAFFUNG DEZENTRALER ABER ABGESTIMMTER VERBESSERUNGS BEMÜHUNGEN Viele Aktivitäten, die Verbesserung, Anpassungsfähigkeit und Innovation schaffen, finden im Prozessschritt statt. Komplexe und veränderbare Konditionen durch Lernen zu navigieren, erfordert schnelle Wiederholungszyklen bei den Arbeitsprozessen. Dies ist jedoch nicht möglich, wenn individuelle Bereich in der Organisation unabhängig operieren. Um dieses Problem zu lösen, müssen Manager einen dezentralisierten Prozess coachen, der durch eine gemeinsame Herausforderung als auch eine gemeinsame Arbeitsweise (Verbesserungs-Kata) verbunden ist. Coaching-KATA 10

11 (-3-) SIE BRINGEN DEM LERNENDEM BEI INNERHALB DES KATA KORRIDORS ZU BLEIBEN Sie lehren eine Denk- und Handlungsweise Coaching-KATA 10

12 Aufgaben des Verbesserungskata-Coaches Ihre Aufgabe ist es, festzustellen, ob der Lernende im Rahmen des durch die Verbesserungs-KATA festgelegten Korridors von Denken und Handeln übt. Des Weiteren sollten Sie Ihre verfahrensorientierten Kursberichtigungen je nach Bedarf einbringen. Übt der Schüler hier? Korridor der Denk- und Handlungsweise der Verbesserungs-KATA Oder hier? Wenn der Schüler aus dem Verbesserungskata-Korridor herausfällt, ist das Lernpotenzial hoch (um die Verbesserungskata- Fachkenntnisse des Schülers zu steigern). In diesem Fall können Sie entweder direkt verfahrensorientierten Input anbieten oder einen kleinen Fehler auftreten lassen und dann den Input geben. Coaching-KATA 12

13 DEN LERNENDEN KORRIGIEREN Nicht Übung macht den Meister, sondern korrekte Übung macht den Meister Es ist ganz natürlich, dass der Lernende in seine bestehenden Denkund Handlungsweisen zurückverfällt. Der Coach stellt sicher, dass der Lernende das richtige Muster korrekt übt, damit es zur Gewohnheit wird und jederzeit abrufbar ist. Fotos aus Karate Kid, 1984 Coaching-KATA 13

14 DIE INTENTION EINES COACHING- ZYKLUS IST NICHT KONTROLLE ODER REGELÜBERWACHUNG Es ist das......nicht das Zeigen Sie dem Lernenden, wie er das Spiel der stetigen Verbesserung spielen kann Coaching-KATA 14

15 EINE ROUTINE ODER DENKWEISE DURCH ÜBUNG ENTWICKELN An WAS Sie arbeiten: Der Fokus Prozess vermittelt den Inhalt. WIE Sie arbeiten: Die Verbesserungs-Kata gibt die Form vor Ist- Zustand Zielzustand Hinder-.. nisse Unklares Territorium Der Inhalt und die Hindernisse, an denen der Schüler arbeitet, sind situationsabhängig und variieren. Lernender Coach Coaching-Zyklen mit den 5 Fragen 5Q 5Q 5Q 5Q 5Q 5Q 5Q 5Q 5Q 5Q 5Q 5Q 5Q Die Verbesserungs-KATA gibt die Form vor, der fokussierte Prozess gibt den Inhalt vor Das Denk- und Handlungsmuster (die KATA) bleibt gleich und wiederholt sich. Das ist die Routine bzw. Denkweise die vermittelt werden soll. Coaching-KATA 15

16 VERWENDEN SIE DAS MUSTER DES COACHINGS Versuchen sie die Denkweise des Lernenden zu verstehen. (Der Coach ist in einer beobachtenden / fragenden Position) Vergleichen Sie dies mit dem gewünschten Muster dem Korridor festgelegt durch die Verbesserungs-KATA. (Der Coach ist in einer beurteilenden Situation) Regen Sie wenn nötig, eine Kurskorrektur an. (Der Coach ist in einer anweisenden oder anleitenden Position) Bitte erwarten Sie vom Lernenden, und erlauben Sie ihm, kleinere Fehler bei der Anwendung der Verbesserungs-KATA! Das Muster kann mehrfach innerhalb eines Coaching-Zyklus wiederholt werden Dies sind wichtige Momente, aus welchen der Übende lernt, wie er das Muster der Verbesserungs- KATA anwendet. Coaching-KATA 16

17 BEIM COACHING GEHT ES NICHT NUR UM DAS FRAGEN STELLEN Ein Coach kann beim Prozess weisungsgebend sein Mit Fehlern muss gerechnet werden und diese benötigen oft sofortige Berichtigung, um einer Verwirrung vorzubeugen. Es ist richtig, dass Sie als Coach für die Verbesserungs-KATA generell nicht leitend agieren sollten bezüglich an was der Lernende arbeitet. Hier sollte Raum für den Prozess der Entdeckung bleiben. Dennoch können Sie leitend agieren bezüglich der Art und Weise wie der Übende vorgehen sollte. Sie stellen die Fünf Fragen nicht, um den Übenden zu einer bestimmten Lösung hinzuführen (obwohl es ihm/ihr so vorkommen könnte). Vielmehr helfen Ihnen die Fragen zu erkennen, wie der Übende denkt und an die Situation herangeht. Nachdem Sie die Antworten des Schülers angehört haben, können Sie bei Bedarf gezielt korrigierend bezüglich der nächsten Schritte eingreifen. Dies dient dazu, ein Zeichen für die Vorgehensweise zu setzen oder dazu, in den Korridor der Verbesserungs-KATA zurückzugelangen. Behalten Sie im Hinterkopf, dass eine weitere sinnvolle Lehrtechnik ist, den Übenden nicht zu direkt zu korrigieren und kleinere Fehler zuzulassen. Dies kann zu einem hervorragenden Lernmoment führen. Sie müssen von Fall zu Fall entscheiden, wie Sie vorgehen. Coaching-KATA 17

18 DENKE WENN SIE COACHEN 1 Welches Denk-Muster möchten Sie an diesem Punkt sehen? Denken Sie an das Muster der Verbesserungs-KATA aus Ihrer Erfahrung, wenn Sie es anwenden. 2 Wie scheint der Schüler jetzt zu denken? Beobachten Sie, fragen Sie nach und hören Sie zu. 3 Ist eine Kurskorrektur notwendig? Welches Verhaltensmuster der Verbesserungs-KATA soll nach Ihrer Meinung als nächstes geübt werden? Geben Sie an diesem Punkt Anweisungen, oder lassen Sie den Übenden einen Fehler machen und geben Sie dann Anweisungen. Coaching-KATA 18

19 (-4-) QUALIFIKATIONEN, DIE EIN VERBESSERUNGS-KATA-COACH BENÖTIGT Da Sie in der Lage sein sollten, zu beurteilen ob der Lernende das Muster der Verbesserungs-KATA richtig befolgt, müssen Sie selbst Erfahrung in der Ausführung der Verbesserungs-KATA haben. Um die Verbesserungs- KATA zu lehren, müssen Sie diese gut kennen und beherrschen. Coachen üben Anwenden üben LEHREN können ANWENDEN können SICH darüber BEWUSST sein Sie müssen sich außerdem mit dem im Fokus stehenden Arbeitsprozess, der verbessert wird, gut auskennen. Allerdings können Sie sich dieses Wissen parallel zum coachen des Übenden aneignen. Sie müssen bereit sein, eine andere Herangehensweise an die Führung von Menschen zu erlernen und zu üben (die Coaching-KATA). Dies beinhaltet eher die Anleitung und die Vermittlung eines Prozesses als die einfache Steuerung des Inhalts der Handlungen des Lernenden. Coaching-KATA 19

20 Leitfaden für VK Coaches Coaching-KATA 20

21 GRUNDMUSTER DES COACHING- ZYKLUS 1 Zielzustand Was möchten wir erreichen? 4 Nächster Schritt Was ist unser nächstes Experiment? Was erwarten wir? 2 Ist- Zustand Wo stehen wir derzeitig? Reflektieren Sie über den letzten Schritt 3 Hindernis Auf welches Hindernis konzentrieren wir uns? Überlegen Sie nun: - Was war Ihr letzter Schritt? - Was haben Sie erwartet? - Was ist tatsächlich passiert? - Was haben Sie gelernt? Führen Sie nun das nächste Experiment durch 5 Experiment Wiederholung 1 Zielzustand 2 Ist- Zustand Eine Erwartung durch eine Handlung überprüfen 4 Nächster Schritt 3 Hindernis Basiert auf einem Diagramm von Don Clark Coaching-KATA 20

22 DIESES MUSTER BEINHALTET GROSSE UND KLEINE PDCA-ZYKLEN HANDLELN ÜBERPRÜFEN ODER ANALYSIEREN Go and See PLANEN TUN Illustration aus der Toyota Kata, Seite 144 Fragen 1 & 2 = Groß 1) Was ist der Zielzustand? 2) Was ist der derzeitige Ist-Zustand? PLAN ACT PLAN ACT PLAN ACT PLAN C ACT C ACT PLAN C C CHECK DO Fragen 4 & 5 = Klein 4) Was ist Ihr nächster Schritt? Was erwarten Sie? 5) Wann können wir sehen, was wir aus diesem Schritt gelernt haben? Als Coach müssen Sie sich darüber bewusst sein, dass Lernen, Verbesserung, Anpassung und Innovation aus vielen kleinen PDCA-Zyklen entsteht. Es sind besonders diese Zyklen, die Sie lehren werden. Diese kleinen Zyklen treten an den Wissensschwellen auf. Coaching-KATA 22

23 FÜHREN SIE JEDEN TAG COACHING-ZYKLEN DURCH Coaching-Zyklen benötigen üblicherweise Minuten. Wenn Sie kürzer oder länger sind, deutet dies eventuell auf eine Schwachstelle im Coaching hin. Der erste Coaching-Zyklus des Tages sollte am Vormittag stattfinden, dann kann der Lernende bereits an diesem Tag den nächsten Schritt (das nächste PDCA / Experiment) nehmen. Planen Sie einen regelmäßigen Coaching-Zyklus für jeden Lernenden und jeden Fokusprozess ein, zu einer festgelegten Zeit am Anfang des Arbeitstages. Unternehmen, die Coaching-Zyklen verwenden, planen üblicherweise keine Meetings vor 10 Uhr am Vormittag ein. Ein Tag Geplanter Coaching- Zyklus Zusätzliche Coaching- Zyklen nach Bedarf Nach dem Coaching-Zyklus am Morgen können Lehrer & Schüler an diesem Tag noch mehrere Coaching-Zyklen durchführen. Die PDCA-Zyklen des Schülers sollten so schnell wie möglich ablaufen. Über den Coaching-Zyklus hinaus kann der Coach auch entscheiden, den Lernenden im praktischen Teil des PDCA-Zyklus zu begleiten, um ihn in Aktion zu beobachten und weiteres Coaching zur Verfügung zu stellen. Coaching-KATA 23

24 FÜHREN SIE COACHING-ZYKLEN AM FOKUSPROZESS DURCH Sooft wie möglich 2. Coach (nicht immer anwesend) Lernender Füllt die PDCA Zyklen- Aufzeichnung aus Coach Stellt die fünf Fragen Coaching-KATA 24

25 EIN SCHRITT NACH DEM ANDEREN Der Lernende kann immer nur einen Schritt in Richtung des Zielzustands nehmen. Ebenso sollten Sie den Übenden nicht mit Ratschlägen überhäufen, bezüglich dessen, was zu üben ist. Denken Sie daran, dass der nächste Coaching-Zyklus bald folgt. Fragen Sie sich selbst in einem Coaching Zyklus welchen Aspekt oder welche zwei Aspekte der Verbesserungs-KATA sollte der Lernende als nächstes üben damit er den nächsten Schritt in Richtung des Zielzustands unternimmt? Coaching-KATA 25

26 HALTEN SIE AUSSCHAU NACH DER WISSENSSCHWELLE Coaching-KATA 26

27 SUCHEN SIE WÄHREND DES COACHING-ZYKLUS IMMER NACH DER AKTUELLEN WISSENSSCHWELLE Die Wissensschwelle ist der Punkt, an dem der Schüler keine Fakten oder Daten hat, sondern zu raten beginnt. Beispiel: Beispiel: Sie wissen nicht genau, wie das Wetter morgen wird. Sie planen einen Schritt, kennen das Ergebnis dieses Schritts aber nicht genau. Zustand Jetzt Aktuelle Wissensschwelle Unsicherheit / Lernzone??? Nächster Zielzustand Wo wir hinmöchten Es gibt Wissensschwellen in jedem Coaching-Zyklus. Wenn Sie an eine Wissensschwelle kommen, planen Sie den nächsten PDCA-Zyklus! Coaching-KATA 27

28 ACHTEN SIE AUF WISSENSSCHWELLEN Sie sind manchmal schwer zu erkennen Eine Wissensschwelle ist die Lernkurve und der Punkt, an dem das nächste Experiment des Lernenden (der nächste PDCA-Zyklus) liegt. Es kann zu jeder Zeit passieren, dass Sie beim Stellen der fünf Fragen bemerken, dass eine Wissensschwelle erreicht ist. Wenn die Antworten des Schüler ungenau werden ( Ich denke / vielleicht / könnte ), ist dies ein Zeichen dafür, dass eine Wissensschwelle erreicht wurde. Der Schüler gerät von der Beobachtung ins Raten. Konzentrieren Sie sich an dieser Stelle auf den Coaching-Zyklus und Ihren Coaching-Input. Nutzen Sie diese Worte als Hinweis dafür, die Dinge genauer zu betrachten. Der Übende sollte nicht versuchen, die Wissensschwelle mit Hilfe von Spekulationen zu überschreiten. Unterstützen Sie ihn dabei, durch experimentieren über den Tellerrand zu blicken. Lassen Sie den Lernenden ein weiteres PDCA-Experiment durchführen und führen Sie dann einen Coaching-Zyklus durch. Coaching-KATA 28

29 EIN COACHING-ZYKLUS SOLLTE ZU EINER ART PDCA-EXPERIMENT FÜHREN An der Wissensschwelle A P C D 1) Was ist der Zielzustand? 2) Was ist der Ist-Zustand jetzt? -- Drehen Sie die Karte um & reflektieren Sie über den letzten Schritt -- 3) Welche Hindernisse glauben Sie, dass Sie davon abhalten, den Zielzustand zu erreichen? Wählen Sie *eines* aus, dem Sie sich jetzt zuwenden. 4) Was ist Ihr nächster Schritt? (das nächste PDCA-Experiment) Was erwarten Sie? 5) Wann können wir sehen, was wir aus diesem Schritt gelernt haben? Rahmen Nachdenken Fokus Nächstes PDCA- Experiment Nächster Coaching- Zyklus Coaching-KATA 29

30 STICHPUNKTE FÜR DEN VERBESSERUNGS-KATA-COACH Sagen Sie dem Schüler, was Sie tun (ein Verhaltensmuster üben, damit es zur Routine wird). Viele Lernende üben mit mehr Interesse und mehr Motivation, wenn Sie wissen, was sie tun und warum. Verwenden Sie beim Gespräch im Coaching-Zyklus möglichst viele aktuelle Fakten und Daten. Ermutigen Sie den Lernenden, die notwendigen Daten vor dem Coaching-Zyklus zu sammeln und diese graphisch darstellen. Stellen Sie, wenn Sie mit dem Coaching beginnen, die Fragen genau so, wie Sie auf der 5-Fragen-Karte stehen. Bitte improvisieren Sie nicht, bevor Sie als Coach ein fortgeschrittenes Level erreicht haben. Sie können zu jederzeit, während Sie die 5 Fragen stellen, zusätzlich klärende Fragen stellen oder Feedback geben. Sie können Anfänger bitten, den Coaching-Zyklus von vorne zu beginnen, um das Muster zu wiederholen. Sie sollten immer wenn es möglich ist sehen, worüber der Schüler spricht. Zeigen Sie mir und Erzählen Sie mir mehr über sind immer nützliche Sätze. Bitten Sie den Schüler während dem Coaching-Zyklus, dass er Ihnen relevante und unterstützende Dokumente und Daten zeigt. Lassen Sie an bestimmten Punkten Fehler des Schülers zu und erklären Sie erst danach die richtige Vorgehensweise. Ein Lernender muss auch einmal über Fallstricke stolpern, um neue Fertigkeiten zu erlernen. Coaching-KATA 30

31 DIE FRAGE NACH DEM WARUM? BEHUTSAM STELLEN Die Lean-Gemeinschaft vertritt die Meinung Fünf Mal nach dem Warum fragen sei ein Mittel, im die Ursache eines Problems herauszufinden. Dies ist in Ordnung, wenn Sie sich selbst dieses Warum fragen. Wenn allerdings ein Coach einen Übenden nach dem Warum fragt, löst er eher einen Konfrontationskurs aus als konstruktiv zu wirken, besonders dann, wenn wiederholt nach dem Warum gefragt wird. Sie stellen Fragen, um das aktuelle Denkmuster des Schülers zu erkennen. Zu diesem Zweck ist es besser zu sagen: Erzählen Sie mir mehr über. Im Geiste der Verbesserungs-KATA: Betrachten Sie dies eher als Fünf Experimente und weniger als fünf Mal Warum Coaching-KATA 31

32 GE- UND VERBOTE im COACHING-ZYKLUS Planen Sie tägliche Coaching-Zyklen ein Führen Sie den ersten Coaching-Zyklus früh am Tag durch, damit der Schüler noch am selben Tag den nächsten Schritt (das nächste Experiment) durchführen kann Gehen Sie systematisch anhand der 5 Fragen vor Stellen Sie fest, ob sich der Übende innerhalb des Korridors der Verbesserungs-KATA bewegt Stellen Sie die fünf Fragen während Sie sich direkt am Prozess (Ort des Geschehens) befinden Coaching-Zyklen selten oder unregelmäßig durchführen Den Coaching-Zyklus gegen Ende des Tages durchführen Unstrukturierte und abschweifende, unorganisierte Diskussionen zulassen Fragen zur Überprüfung, ob der Lernende genau das tut, er gesagt hat, dass er es tun würde Fragen so stellen, dass im vorgegebene Lösungen suggeriert werden Die Coaching-Zyklen vom eigenen Schreibtisch aus durchführen Coaching-KATA 32

33 Lassen Sie den Lernenden auf die entsprechende Stelle auf dem Storyboard zeigen während er/sie redet Lassen Sie den Übenden jeden Tag die Ausgabe- Zyklen des Prozesses umdisponieren Denken Sie daran, in Frage 5 geht darum: Was lernen wir derzeitig? Nehmen Sie nur einen Schritt gleichzeitig und versuchen Sie, nur einen Parameter zu ändern. Beobachtern Sie dabei genau, was passiert Planen Sie den nächsten PDCA -Zyklus auf Basis dessen, was im letzten PDCA-Zyklus gelernt wurde Seien Sie sich darüber im Klaren, dass der Zielzustand (der bis zu einem bestimmten Zeitpunkt erreicht werden soll) die messbaren Erfolge und Ergebnisse bringt. Beenden Sie den Coaching-Zyklus sobald der nächste Schritt und die Erwartung klar sind und in der Dokumentation der PDCA-Zyklen aufgezeichnet wurden. Nur reden Alte Daten des Ist-Zustands verwenden Frage 5 in der Art stellen wie: Wann werden Sie fertig sein? Mehrere Variablen gleichzeitig verändern. Das Problem mit unzusammenhängenden Gegenmaßnahmen angehen Denken, dass jeder Schritt messbare Erfolge bringen muss. Viele Maßnahmen tun dies nicht, aber man lernt aus ihnen. Weitere Möglichkeiten diskutieren, nachdem der nächste experimentelle Schritt festgelegt wurde. Coaching-KATA 33

34 Formulare für den Coaching-Zyklus Coaching-KATA 30

35 DAS STORYBOARD DES LERNENDEN Beginnen Sie mit einem Brett das diese sechs Felder und Überschriften enthält Fokus Prozess: Herausforderung: In diesen leeren Feldern soll der Lernende Informationen hinzufügen oder erneuern während er/sie die Verbesserungs- Kata auf den Fokus- Prozess anwendet Soll-Zustand Verwirklicht bis: Ist-Zustand PDCA Zyklus Rekord Hindernisse Parkplatz Coaching-KATA 35

36 Blanko-Exemplare finden Sie im Anhang Formular Zielzustand 2er Coach Beobachtungsformular Coaching- Zyklus Schüler Coach Verlaufsdiagramme Plan/Nachverfolgung Coaching-Zyklus Parkplatz für Hindernisse PDCA- Zyklen- Aufzeichnung (Schlüsselroutin e Die fünf Fragen (Schlüsselroutinen ) Anhang Formulare 36

37 DIE ZWEI WICHTIGSTEN FORMULARE IM COACHING-ZYKLUS (1) Fünf-Fragen-Karte (2) Aufzeichnung PDCA-Zyklus Verwendung durch Coach Treffen Sie sich jeden Tag beim Fokus Prozess und verwenden Sie diese beiden Werkzeuge Verwendung durch Lernende Coaching-KATA 37

38 (1) DIE FÜNF-FRAGEN-KARTE Download möglich auf der Toyota-Kata-Webseite Rückseite der Karte Raum für Betrachtungen/Reflektion Über den letzten Schritt reflektieren Denn Sie wissen momentan nicht, wie das Ergebnis eines Schritts aussieht! 1) Was war Ihr letzter Schritt? 2) Was haben Sie erwartet? 3) Was passierte tatsächlich? 4) Was haben Sie gelernt? Die Karte wird umgedreht, um über den letzten Schritt nachzudenken > Umdrehen Coaching-KATA 38

39 ZWECK DER FÜNF-FRAGEN-KARTE Coachen & gecoached werden ist mit den Fünf Fragen einfacher Tragen Sie sie bei sich Das ist Ihr Drehbuch für die Durchführung von Coaching- Zyklen und hilft Ihnen, sich dieses Verhaltensmuster anzueignen Hilft einem Anfänger-Coach, das Muster beizubehalten Coaching-KATA 39

40 (2) DER PDCA ZYKLUS REKORD Für den Lernenden Der PDCA Zyklus Rekord hilft Ihnen einen effektiven Coaching Zyklus zu führen und wissenschaftliches Denken beim Lernenden zu generieren. Jede Reihe = ein Experiment. Stellen Sie sich dies als Kette von PDCA Zyklen vor, bei der jeder Schritt auf dem Gelernten aus dem letzten Schritt aufbaut. Coaching-KATA 40

41 VERWENDUNG DER AUFZEICHNUNG DER PDCA-ZYKLEN Das PDCA-Formular wird von links nach rechts gelesen. Jede Zeile = ein Experiment. Das Muster 1 2 des Formulars wird nach jedem Experiment wiederholt. Vor dem 1. Coaching-Zyklus schlägt der Lernende den 1. Schritt vor und was er/sie erwartet, auf der linken Seite des Formulars 2 Zeile 1 --> Zeile 2 --> 2 Auf Basis dessen, was im letzten Schritt gelernt wurde, schlägt der Übende den nächsten Schritt vor, und beschreibt, was er/sie von diesem Schritt erwartet auf der linken Seite des Formulars Die Informationen in der PDCA-Zyklen-Aufzeichnung trägt der Lernende vor dem nächsten Coaching-Zyklus ein. Während des nächsten Coaching-Zyklus wird der Coach entweder den vorgeschlagenen nächsten Schritt bestätigen oder dem Lernenden dabei helfen, den nächsten Schritt abzustimmen. 1 1 Sobald ein Schritt oder ein Experiment abgeschlossen ist, trägt der Lernende das Ergebnis und was gelernt wurde auf der rechten Seite des Formulars ein Coaching-KATA 41

42 VORTEILE DURCH DIE AUFZEICHNUNG DER PDCA-ZYKLEN Die Lernenden werden zur schriftlichen Dokumentation gezwungen (so lernen sie, dass sie für das Formular und dessen Aktualisierung verantwortlich sind). Zwingt die Lernenden, selbst darüber nachzudenken, was ein guter nächster Schritt wäre. Ermutigt die Lernenden wissenschaftlich zu denken, bezüglich dessen, was sie erwarten zu lernen oder was als Ergebnis des nächsten Schritts passieren könnte. Es bereitet die Lernenden auf den nächsten Coaching- Zyklus vor, mit durchdachten Informationen. Während des Coaching-Zykluses mit den fünf Fragen weiß der Übende was er/sie präsentieren wird, anstatt Dinge zurechtzulegen oder zu versuchen, sich daran zu erinnern. Hilft dem Coach dabei, sich auf PDCA anstatt nur auf die Fünf Fragen zu konzentrieren. Coaching-KATA 42

43 Fünf-Fragen, Schritt für Schritt So sieht ein guter Coaching-Zyklus aus... Coaching-KATA 43

44 BEGINNEN SIE EINEN COACHING-ZYKLUS INDEM SIE DEM LERNENDEN EIN GUTES GEFÜHL GEBEN Ein Coaching-Zyklus dient nicht der Beurteilung von Erfolg oder Misserfolg Sorgen Sie für einen guten Einstieg und begrüßen Sie sich gegenseitig per Handschlag. Stehen sie lieber neben dem Lernenden als ihm/ihr direkt gegenüber. Erklären Sie dem Lernenden zuerst die Coaching-Methode, so dass er/sie verstehen kann, was nun passiert. Ein Coaching-Zyklus Ist eine Interaktion, keine Überprüfung und auch kein überraschender Test. Der Lernende weiß, was der Coach fragen wird (die 5 Fragen) und bereitet die Informationen bereits vor dem Coaching-Zyklus vor. Neue Coaching-Kandidaten könnten das Coaching so wahrnehmen, als würden sie etwas falsch machen. Der Zweck besteht jedoch nicht darin, die Menschen zu kontrollieren oder sie dazu zu bringen das zu tun, was Sie sagen. Ein Coaching-Zyklus ist ein Dialog, keine Ausübung von Autorität. Es sollte sowohl beim Lernenden als auch beim Coach ein aufrichtiges Interesse am Zielzustand bestehen, den Sie erreichen möchten, und daran, was gelernt wird und was der nächste Schritt sein wird. Coaching-KATA 44

45 Questions 1 & 2 Rahmenbedingungen Orientieren Sie sich selbst 1) Was ist der Zielzustand? 2) Was ist der Ist-Zustand jetzt? -- Drehen Sie die Karte & denken Sie über den letzten Schritt nach -- A P C D 3) Welche Hindernisse glauben Sie, halten sie davon ab, den Sollzustand zu erreichen? Um welches *eine* davon kümmern sie sich gerade? 4) Was ist Ihr nächster Schritt? (Nächstes PDCA- Experiment?) Was erwarten Sie? 5) Wann können wir sehen, was wir aus diesem Schritt gelernt haben? Coaching-KATA 40

46 ECKPUNKTE FÜR DIE FRAGEN 1 & 2 (Zielzustand / Ist-Zustand) Übereinstimmung bezüglich sowohl des Zielzustands (Frage 1) als auch des derzeitigen tatsächlichen Zustandes (Frage 2) ist wesentlich, um endlose Diskussionen zu vermeiden. Was versuchen Sie zu erreichen und wo stehen Sie im Moment? Überspringen Sie die Fragen 1 & 2 nicht, auch wenn es ein wenig wie schauspielern wirkt. Gehen Sie in jedem Coaching-Zyklus alle 5 Fragen durch, denn Sie versuchen das Denkmuster in den 5 Fragen zu vermitteln. Bei Frage 1 sollte der Lernende konkret auf das Formular für den Zielzustand verweisen und die Zielkonditionen lesen. Frage 2 ist kein Überblick über die bisher gegangenen Schritte des Lernenden. Der Lernende sollte beschreiben, wie der Fokusarbeitsprozess aktuell abläuft und diesen relativ mit dem gewünschten Handlungsmuster vergleichen. Für die Frage 2 sollte der Lernende nicht zum Anfangszustand zurückgehen. Der Lernende sollte die letzten Kennzahlen für den aktuellen Zustand beschreiben, basierend auf der direkten Beobachtung. Coaching-KATA 46

47 DIE PROZESSKENNZAHL UND DIE ERGEBNISKENNZAHL ÜBERPRÜFEN Dies sind die wichtigsten Kennzahlen, die in Frage 2 überprüft werden Lassen Sie den Übenden diese Daten in Verlaufsdiagrammen aufzeichnen Prozesskennzahl: Ergebniskennzahl: Wird verwendet, um das Prozessmuster in Echtzeit zu überprüfen. Beispiel: Ausgabe-Zyklen von Stück zu Stück. Zur periodischen Überprüfung, ob Verbesserungsanstrengungen den erwünschten Gesamteffekt haben. Beispiel: Teile pro Schicht Coaching-KATA 47

48 COACHING-SÄTZE FÜR DIE FRAGEN 1 & 2 (Zielzustand / Ist-Zustand) Frage 1: Lesen Sie bitte die Zielkonditionen durch. Was sind die angestrebten Prozessschritte, ihre Reihenfolge sowie die geplanten Zeiten. Was ist die Prozesskennzahl und welchen Wert soll es haben? "Was ist die Ergebniskennzahl und welchen Wert soll es haben? Frage 2: Was sind die neuesten Fakten und Daten für das aktuelle Prozessmuster. Woher wissen Sie das? Bitte zeigen Sie mir das. Coaching-KATA 48

49 REFKLEKTIEREN 1) Was ist der Ziel-Zustand? 2) Wie ist der Ist-Zustand jetzt? -----(Drehen Sie die Karte & denken Sie über den letzen Punkt nach)--> A P C D 3) Welche Hindernisse glauben Sie, halten sie davon ab, den Zielzustand zu erreichen? Um welches *eine* davon kümmern Sie sich gerade? 4) Was ist Ihr nächster Schritt (Nächstes PDCA-Experiment)? Was erwarten Sie? 5) Wann können wir sehen, was wir aus diesem Schritt gelernt haben? Coaching-KATA 49

50 BETRACHTEN SIE IMMER DIE ERGEBNISSE DES LETZTEN SCHRITTES Dies ist Überprüfungs-Teil des kleinen PDCA Zykluses. Bevor Sie es nicht überprüfen, können Sie das Ergebnis eines Schrittes nicht mit Sicherheit kennen. Bis zu diesem Punkt ist Ihre Erwartung, was passieren wird, reine Hypothese. Dies ist der Lernpunkt. Was Sie aus dem letzten Schritt lernen, hilft Ihnen dabei, Ihre nächste Wissensschwelle zu sehen und den nächsten Schritt (das nächste Experiment) festzulegen. Der Coach stellt die folgenden vier Fragen zur Reflektion: 1) Was war Ihr letzter Schritt? 2) Was haben Sie erwartet? 3) Was ist tatsächlich passiert? 4) Was haben Sie gelernt? Wenn Sie den letzten Schritt betrachten, tun sie das möglichst vor Ort. Coaching-KATA 50

51 BEZIEHEN SIE SICH AUF DIE RECHTE SEITE DER PDCA-ZYKLEN BEI DER BETRACHTUNGEN DES LETZTEN SCHRITTS Lassen Sie den Lernenden die Ergebnisse des letzten Schritts und was daraus gelernt wurde auf der rechten Seite der PDCA-Zyklen- Aufzeichnung eintragen, vor dem Coaching-Zyklus. Der Übende sollte auf die Spalte 3 und 4 deuten, während er/sie die Reflektions-Fragen beantwortet. Lassen Sie den Lernenden während des Coaching-Zyklus das Notierte, wenn nötig, anpassen. Coaching-KATA 51

52 KERNPUNKTE DER ÜBERLEGUNG Einige der besten Experimente haben ein unerwartetes Ergebnis eine Überraschung denn das ist es, wie Sie lernen, welche Schritte notwendig sind, um den Zielzustand zu erreichen. Ein Zielzustand wird durch viele kleine Lernschritte erreicht, von denen viele negative (aber äußerst nützliche) Ergebnisse hervorbringen. Der Lernende muss kleinere Fehler- erleben, um zu lernen. Hypothese Bestätigt Widerlegt Bestärkt bestehende Denkweisen Potenzial für neues Wissen, lernen, entdecken Coaching-KATA 52

53 KERNPUNKTE DER REFLEKTION Der Coach sollte die Experimente depersonalisieren Prognosefehler anzuerkennen und von ihnen zu lernen kann schwer sein, da es gegen unseren Instinkt läuft. Wenn der oder die Lernende sich durch das Problem bedroht sieht, geht er oder sie vielleicht zu schnell zu Gegenmaßnahmen über anstatt die Situation zu analysieren und davon zu lernen Die Idee ist Prognosefehler nicht zu verurteilen sondern von ihnen zu lernen. Auf diese Weise hinterlässt die Reflektion ein positives, herausforderndes Gefühl ohne Schuldzuweisungen. Es liegt in der Verantwortung des Coaches diese depersonalisierte Atmosphäre zu schaffen Der Coach sollte eine Unregelmäßigkeit weder positiv noch negativ bewerten, sondern lediglich als ein Vorkommnis, das uns vielleicht etwas über unser Arbeitssystem verraten kann. Natürlich sollte der Lernende schnell weiter experimentieren und lernen, um den Soll-Zustand bis zu dem festgelegten Termin zu erreichen. Coaching-KATA 53

54 Frage 3 FOKUS AUF - EIN HINDERNISS NACH DEM ANDEREN 1) Was ist der Zielzustand? 2) Wie ist der Ist-Zustand jetzt? (Drehen Sie die Karte) > A P C D 3) Welche Hindernisse glauben Sie, halten sie davon ab, den Zielzustand zu erreichen? Um welches *eine* davon kümmern Sie sich gerade? 4) Was ist Ihr nächster Schritt (Nächstes PDCA- Experiment)? Was erwarten Sie? 5) Wann können wir sehen, was wir aus diesem Schritt gelernt haben? Coaching-KATA 54

55 LASSEN SIE DIE LERNENDEN BEZUG AUF IHRE HINDERNISSE PARKEN NEHMEN Markieren Sie immer das Hindernis, mit dem Sie sich aktuell beschäftigen Der oder die Lernende verwenden dieses Formular einfachheitshalber, um wahrgenommene Hindernisse aufzuzeichnen, die ihnen auf dem Weg zum Zielzustand begegnen. Es handelt sich nicht um eine Action Item List und der/die Lernende wird wahrscheinlich nicht alle aufgelisteten Hindernisse bearbeiten. Coaching-KATA 55

56 KERNPUNKTE FÜR FRAGE 3 Arbeiten Sie nur an einem Hindernis gleichzeitig. So gut wie immer wird mehr als ein Schritt benötigt, um das Hindernis zu durchbrechen, oft sogar mehr. Der Lernende kann einige Zeit an einem Hindernis arbeiten und eine ganze Reihe von Schritten (PDCA-Zyklen) in Bezug auf dieses Hindernis unternehmen. Das ist normal. Die Lösung für ein Hindernis wird über PDCA-Zyklen entwickelt. Sie überwinden Hindernisse indem Sie probieren, scheitern, etwas anpassen und es noch einmal versuchen. Indem man diese Schritte geht, werden Erfindergeist, Anpassung und Innovation aktiviert. Machen Sie sich keine Sorgen darüber, ob Sie sich das größte oder wichtigste Hindernis auswählen. Fangen Sie einfach an. Der Weg wird sich Ihnen eröffnen, sobald Sie experimentieren. Die größten Hindernisse werden auf Sie warten. Beginnen Sie mit neuen Coaching-Kandidaten nicht gleich mit den schwierigsten Hindernissen. Machen Sie die Lernenden erst über einige Zyklen mit dem Muster der Verbesserungs-KATA vertraut. Es steht dem Schüler frei, an jedwedem Hindernis zu arbeiten, allerdings sollte er nicht nur an Hindernissen arbeiten, von denen er/sie denkt, dass es Hindernisse sind. Halten Sie Ihre Augen offen dafür, welche Hindernisse tatsächlich entlang des Weges auftreten. Die Arbeit an einem Hindernis führt oft zu einem tieferen Punkt, der bis dahin nicht ersichtlich war. Coaching-KATA 56

57 TERMINOLOGIE Was Sie tun, um ein Hindernis oder ein Problem auf dem Weg zum Zielzustand überwinden, heißt Schritte, Experimente oder PDCA-Zyklen. Es bedarf fast immer mehr als eines Schrittes, um ein Hindernis zu überwinden. Wenn Sie ein Hindernis überwunden haben, bedeutet dies, dass Sie eine Lösung für ein Problem entwickelt haben. Erfindergeist, Anpassung und Innovation passieren auf dem Weg; da der Lernende sich Schritt für Schritt auf den Zielzustand hin bewegt. Er handelt auf der Basis dessen, was er aus den Experimenten gelernt hat. Wissensschwelle Hindernis oder Problem Nächster Zielzustand (Datum) Schritte "Experimente "PDCA-Zyklen Ist- Zustand Coaching-KATA 50

58 COACHING SÄTZE FÜR FRAGE 3 (Hindernis) Es ist eine gute Idee, zu fragen: Welche Hindernisse halten Sie davon ab, den Zielzustand bis zum anvisierten Datum zu erreichen? Dies bündelt den Dialog. Das Wort Problem impliziert schlechte Leistung. Verwenden Sie stattdessen das Wort Hindernis. Dies impliziert, dass Sie sich auf etwas zubewegen und es ist neutraler. Verwenden und lehren Sie den Satz Was hält den Mitarbeiter davon ab, nach dem gewünschten Verhaltensmuster zu arbeiten? Diese Sichtweise hilft Ihnen dabei, sich auf den Arbeitsprozess zu konzentrieren. Neueinsteiger sehen Hindernisse oft als Grund, den Kurs zu ändern; oder gar den Zielzustand zu ändern. Der Coach sollte fragen Ist dies ein Grund dafür, unseren Zielzustand nicht mehr weiter zu verfolgen, oder ist es lediglich ein Hindernis davor? Coaching-KATA 58

59 1) Was ist der Zielzustand? 2) Wie ist der Ist-Zustand jetzt? Frage 4 PLANEN DES NÄCHSTEN PDCA-EXPERIMENTS Stellen Sie sicher, dass der Lernende ein gutes Experiment aufbaut (Drehen Sie die Karte) > 3) Welche Hindernisse glauben Sie, halten sie davon ab, den Zielzustand zu erreichen? Um welches *eine* davon kümmern sie sich gerade? A P C D 4) Was ist Ihr nächster Schritt (Nächstes PDCA-Experiment)? Was erwarten Sie? 5) Wann können wir sehen, was wir aus diesem Schritt gelernt haben? Coaching-KATA 59

60 WENN SIE DEN NÄCHSTEN SCHRITT BESPRECHEN, BEZIEHEN SIE SICH AUF DIE LINKE SEITE DER AUFZEICHNUNG DER PDCA-ZYKLEN Lassen Sie den Lernenden seinen/ihren vorgeschlagenen nächsten Schritt und seine Erwartung auf der linken Seite der PDCA-Zyklen-Aufzeichnung beschreiben und zwar vor dem nächsten Coaching-Zyklus. Der Schüler sollte auf Spalte 1 und 2 deuten, wenn er/sie Frage 4 beantwortet. Bewerten Sie entweder den vorgeschlagenen, nächsten Schritt oder helfen Sie dem Lernenden, diesen Schritt abzustimmen. Falls notwendig, lassen Sie ihn/sie das anpassen, was aufgeschrieben wurde, bevor der Coaching-Zyklus endet. Nächstes Experiment Planungsabschnitt Letztes Experiment Coaching-KATA 60

61 CHECKLISTE Helfen Sie dem Lernenden ein gutes Experiment zu planen Das Experiment wird basierend auf der aktuellen Wissensgrenze ausgeführt. Die Vorhersage kann sofort und schnell geprüft werden. Ein Fehlschlag wird nicht gefährlich sein. Es ist messbar. Sie werden anhand von Fakten und Daten bestimmen können, ob die Prognose korrekt war oder nicht. Der Lernende hat festgelegt, was er/sie glaubt was eintreten wird ohne jedoch zu wissen was passieren wird. Der nächste Schritt/ das nächste Experiment ist Teil der Kette; es entspringt aus dem Gelerntem des vorherigen Experiments. Coaching-KATA 61

62 ECKPUNKTE FÜR FRAGE 4 Coach und Lernender müssen die aktuelle Wissensschwelle identifiziert haben, bevor der nächste Schritt festgelegt wird. Die aktuelle Wissensschwelle definiert das nächste Experiment. Wichtig Der Lernende merkt es vielleicht nicht, wenn er vom Wissen zur Spekulation übergegangen ist. Dies ist der Punkt an dem der Coach den Lernenden in den Korridor zurückbringen kann, der durch die Verbesserungs-KATA festgelegt ist. Spekulieren Sie nicht, sammeln Sie Fakten und Daten. Das nächste Experiment in Richtung Zielzustand durchzuführen ist die optimale Gelegenheit, Prozessmitarbeiter mit einzubeziehen und Ideen von diesen zu erhalten. Idealerweise führen Sie den Schüler an die Erstellung einer Kette aus PDCA-Zyklen heran. Hierbei basiert der nächste Schritt auf dem, was im letzten Schritt erlernt wurde. Erstellen Sie ihr Experiment so das Fehler und unterwartete Ergebnisse den Kundenprozess nicht stören. In vielen Coaching-Zyklen ist der nächste Schritt noch keine Prozessänderung. Handlungen wie das Planen des nächsten Schritts oder weitere Analyse können auch ein nächster Schritt sein. Das ist normal. Coaching-KATA 62

63 ECKPUNKTE FÜR FRAGE 4 Zu Beginn tendieren viele dazu die PDCA Zyklen zu groß zu gestalten, d.h., die Schritte sind zu groß. Dies übersteigt oft die Wissensgrenze und erschwert das Lernen. Leiten Sie den Lernenden hinzu PDCA Zyklen, die je nach Situation möglichst klein und schnell sind. Ihr Ziel sind keine große Sprünge. Ihr Ziel ist ein gutes Experiment. Achtung: Wenn Sie Ihre Coaching Zyklen nicht täglich abhalten, tendieren die Lernschritte dazu zu groß zu werden. Der Lernende wird viele Änderungen einführen bis Sie wieder kommen. Erste Experimente beinhalten oft wechselnde Arbeitselemente, um ein Arbeitsmuster zu finden, das funktioniert. Bitte bedenken Sie, dass dies nur ein Verschieben von existierenden Arbeitsweisen ist, anstelle einer wahren Verbesserung. An einem bestimmten Punkt sollte der Coach den Lernenden darauf hinweisen, dass die reine Änderung von Arbeitselementen nicht länger akzeptabel ist und dass es Zeit ist, für wahres Kaizen in Richtung des Zielzustands. Dies ist der Punkt, wo es hart auf hart kommt und die Verbesserung real wird. Sobald der nächste Schritt (nicht eine Liste von Schritten) klar ist, erreicht der Coaching Zyklus sein Ende. Es ist nicht nötig vorab über diesen Punkt hinaus zu schauen und zu diskutieren. Denn nun ist es an der Zeit es zu probieren und möglichst schnell umzusetzen Coaching-KATA 63

64 WAS ERWARTEN SIE? Finden Sie heraus, was der Lernende vom Experiment erwartet, bevor das nächste PDCA-Experiment durchgeführt wird. Um wissenschaftlich vorzugehen, muss der Lernende vorab festlegen was er/sie vom nächsten Schritt erwartet. Dies wird als Prüfung dienen und erst der Vergleich führt zu einer Überraschung und einem Lerneffekt. Den Lernenden zu fragen was er erwartet hilft Ihnen zu erkennen, ob der Lernende systematisch und wissenschaftlich denkt oder wahllos an das Hindernis herangeht. Was erwarten Sie? ist die Frage, mit der Sie den Lernenden hinter die Schwelle von Wissen und Vorhersage führen möchten. Hier ist es in Ordnung zu sagen ich glaube dies wird passieren... Coaching-KATA 64

65 DIE ERWARTUNG HÄNGT VON DER ART DES EXPERIMENTS AB Art des Experiments Gehen Sie und sehen Sie Beobachten und Daten sammeln, ohne etwas zu ändern, um mehr über einen Prozess oder eine Situation zu erfahren. Untersuchendes Experiment Eine Änderung in einen Prozess einführen, um durch direkte Beobachtung zu sehen, wie der Prozess reagiert. Eine Hypothese überprüfen Eine Änderung einführen, idealerweise einen einzigen Faktor, mit einer Vorhersage bezüglich dessen, was passieren wird. Was der Lernende erwarten kann Die Lernenden sollten erwarten, dass sie Informationen darüber erhalten, wie etwas aktuell funktioniert. Die Lernenden sollten erwarten, mehr zu lernen als über direkte Beobachtung allein. Der Lernende muss das Ergebnis der Änderung vorhersagen. Dies ist die Hypothese, die überprüft werden muss. Coaching-KATA 65

66 COACHING-SÄTZE FÜR FRAGE 4 (Das nächste Experiment) Sagen Sie nicht Lassen Sie uns ausprobieren und schauen wir mal, ob es funktioniert" denn das etwas zu einer Sache des Erfolgs oder Misserfolgs. Sagen Sie Lassen Sie es uns ausprobieren und sehen, was wir lernen." Verwenden Sie die Frage Warum? nicht übermäßig. Wenn ein Coach Warum fragt, kann dies streitlustig wirken. Oft ist es besser, Erzählen Sie mir mehr über zu fragen. Untersuchende Fragen für den nächsten Schritt des Lernenden: Nachdem Sie dies gelernt haben, was ist Ihr nächster Schritt? Nachdem Sie das nun gelernt haben, was müssen wir als nächstes tun? Was bewegt Sie, diesen Schritt zu unternehmen? Was glauben Sie aufgrund dieser Daten und Beobachtungen? Untersuchende Fragen bezüglich dessen, was der Schüler erwartet: Erzählen Sie mir mehr darüber, was Sie vom nächsten Schritt erwarten. Wie sollen wir das messen? Coaching-KATA 66

67 Frage 5 VORBEREITUNG AUF DEN NÄCHSTEN COACHING-ZYKLUS 1) Was ist der Zielzustand? 2) Wie ist der Ist Zustand jetzt? (Drehen Sie die Karte) > 3) Welche Hindernisse glauben Sie, halten Sie davon ab, den Zielzustand zu erreichen? Um welches *eine* davon kümmern sie sich gerade? A P C D 4) Was ist Ihr nächster Schritt (Nächstes PDCA Experiment)? Was erwarten Sie? 5) Wann können wir sehen, was wir aus diesem Schritt gelernt haben? Coaching-KATA 67

68 ECKPUNKTE FÜR FRAGE 5 Frage 5 kann knifflig sein. Neue Coaches denken oft fälschlicherweise, dass sie fragen Wann werden Sie es fertig haben? Allerdings zielt die Frage 5 mehr auf die Planung des nächsten Coaching-Zyklus ab, um zu sehen Was lernen wir? Achtung! Selbst wenn der Coach Frage 5 mit der richtigen Intention stellt, könnte der Lernende dennoch denken, dass er/sie gefragt wird Wann werden sie es fertig haben? Ideen als Hypothesen behandeln, die überprüft werden müssen, hilft Teams, das eigene Ego hinter sich zu lassen. Experimente sollten so günstig und so schnell wie möglich durchgeführt werden. Der Lehrer sollte fragen Können wir diesen Schritt jetzt gehen? Da weder der Coach noch der Lernende das Ergebnis des nächsten Schrittes genau kennen, müssen beide vor Ort (go and see) im nächsten Coaching-Zyklus überprüfen, was passiert ist. Coaching-KATA 68

69 Instruktionen für den zweiten Coach Den Coach coachen Coaching-KATA 69

70 DIE WICHTIGE ROLLE DES ZWEITEN COACHES Die offensichtliche Einfachheit der fünf Fragen führt zu dem Anschein, dass Coaching einfacher zu erlernen sei, als es in Wirklichkeit ist. Wir unterschätzen, was alles dazugehört, was es braucht, um es zu erlernen. Es bedarf erheblicher Übung und regelmäßiger Reflektion, um die Intention und das Muster der Coaching-KATA zu bewältigen. Für den Coach sind Coaching-Zyklen nicht nur ein Mittel zum Unterrichten der Verbesserungs-KATA sondern auch ein PDCA-Zyklus, wobei der Coach die Ergebnisse seines/ihres letzten Unterrichts überprüft und überdenkt. Wenn ein Lernender die Verbesserungs-KATA nicht lernt oder ein Team seine Zielzustände nicht erreicht, liegt das Problem normalerweise im Coaching. Mit anderen Worten: Der Coach übt die Coaching-KATA und benötigt daher jemanden mit Coachingerfahrung, um ihn regelmäßig zu beobachten, wie er Coaching-Zyklen ausführt und ihm Feedback zu geben den Coach coachen) Dies ist die Rolle des zweiten Coaches. Die regelmäßige Anwesenheit eines erfahrenen zweiten Coaches ist wesentlich, wenn Sie Führungskräfte mit der Fähigkeit zum effektiven Coaching entwickeln möchten. Coaching-KATA 70

71 DER ZWEITE COACH 2ter Coach Periodische Teilnahme (z.b. einmal pro Woche) Aufmerksamkeit besonders auf Coach (coacht den Coach) Coach (Manager) Coach ist verantwortlich für Lehre der Verbesserungs- Kata, und für die Ergebnisse Lernender Lernender & Team haben ihren eigenen Soll-Zustand, den sie erreichen wollen Prozess Die Rolle des zweiten Coaches ist es sicherzustellen, dass das mittlere Management die Verbesserungs-Kata richtig lehrt/coacht. Der zweite Coach tut dies vor allem durch Beobachtung des Coaching Zykluses eines Managers. Coaching-KATA 70

72 Die Aufgaben des zweiten Coaches (A) COACHING-ZYKLEN BEOBACHTEN Der zweite Coach hilft dem Coach, die Fertigkeiten zur effektiven Vermittlung der Verbesserungs-KATA zu üben und zu erlernen. Ein Weg dies zu tun, ist die Coaching-Zyklen regelmäßig in Aktion zu beobachten und dem Coach sofort Feedback zu geben. Der zweite Coach muss nicht jeden Coaching- Zyklus des Coaches beobachten. Legen Sie die Häufigkeit gemäß den aktuellen Fähigkeiten und Bedürfnissen des übenden Coaches fest. Das Beobachtungsformular für den Coaching-Zyklus kann vom zweiten Coach zu diesem Zweck verwendet werden. (Sie finden das Formular im Anhang). Um die Coaching-Zyklen, die er/sie beobachtet, einfacher zu bewerten, sollte sich der zweite Coach auf bestimmte Punkte in den Anweisungen für den Coaching-Zyklus in diesem Kapitel beziehen. Coaching-KATA 72

73 ACHTEN SIE AUF HÄUFIGE FEHLER BEI DER FRAGESTELLUNG DURCH DEN COACH Art der Fehler in der Fragestellung 1) Geschlossene Frage 2) Lösungs- orientierte Frage 3) Nach der einzig wahren Frage suchen 4) Abschweifende Frage 5) Interpretierende Frage 6) Rhetorische Frage 7) Heranführende Frage 8) Nicht unterbrechen 9) Unterbrechen 10) Streitlustige Warum"- Frage Beschreibung Einfach mit Ja oder Nein zu beantworten. Versteckter Rat (Lösung) in der Frage. Versuch, die perfekte Frage zu stellen. Zu viel auf einmal erreichen wollen. Dieselbe Frage wiederholt auf unterschiedliche Art stellen. Zu viel Interpretation des Gesagten. Meinung des Coaches ist in die Frage eingearbeitet. Den Schüler auf eine Option hinweisen, die der Coach im Kopf hat. Zu schüchtern, um zu unterbrechen und den Dialog wieder zur fokussieren Kommentierend während der Lernende noch spricht Den Anschein erwecken, die Motive und Handlungen des Schüler herausfordern zu wollen Feedback / Gegenmaßnahme Beginnen Sie die Frage mit was oder wie. Dehnen Sie die Frage aus. Sie müssen dem Lernenden nur bis zum nächsten Schritt helfen (nächstes PDCA). Seien Sie für einen Moment still während Sie Ihre Frage formulieren. Beziehen Sie die Worte des Lernenden in Ihre Frage ein Ändern Sie Ihren Standpunkt. Eröffnen Sie Optionen in der Diskussion. Werfen Sie eine Frage ein, die den Coaching-Zyklus auf den Fokus zurück bringt. Zählen Sie bis 2,nachdem der Lernende aufgehört hat zu sprechen. Ersetzen sie Warum durch Was oder Erzählen Sie mir mehr über... Auszug aus Coaching Questions: A Coach's Guide to Powerful Asking Skills, von Tony Stoltzfus, Pegasus Creative Arts, 2008 Coaching-KATA 73

74 Aufgabe des zweiten Coaches (B) FORTSCHRITT DES COACHES VERFOLGEN Zusätzlich zu den Beobachtungen der Coaching-Zyklen sammelt der zweite Coach im Laufe der Zeit Diagrammdaten, um Variablen herauszufinden, an denen der Coach arbeiten sollte. Der zweite Coach sucht nach Ursache und Wirkung zwischen den Handlungen des Coaches und der Erhöhung der Fertigkeiten des Lernenden unter Anwendung des Musters der Verbesserungs-KATA. Zum Beispiel bezieht sich der zweite Coach auf die Aufzeichnung der Coaching-Zyklen. Punkte, die der zweite Coach im Laufe der Zeit messen und nachverfolgen kann beinhalten: Fortschritt in Richtung der Herausforderung. Sind die einzelnen Prozessebenen der Zielzustände verbunden mit einer Herausforderung auf höherer Ebene (Durchlaufzeit, Produktivität,etc.), und ist ein Fortschritt zu verzeichnen? Fortschritt in Richtung der Zielzustände. Relevante Kennzahl(en) können direkt vom Zielzustand des Teams entnommen werden. Entwicklung der Fähigkeiten des Lernenden. Wie gut sind die Coaches bei der Entwicklung der Fähigkeiten der Lernenden im Umgang mit der Verbesserungs-KATA? Verwenden Sie die Dreyfus-Ebenen, um das Fertigkeitsniveau zu bewerten. Häufigkeit und Dauer der Coaching-Zyklen. Verfolgen Sie die Anfangs- und Endzeiten der Coaching-Zyklen eines jeden Coaches. Coaching-KATA 74

75 Zweiter Coach (C) FINALE REFLEKTION LEITEN Bald nach dem Soll-Zustand Termin sollte der zweite Coach eine finale Reflektion leiten, um zu vergleichen was Geplant war und was tatsächlich auf dem Weg davon erreicht wurde. Dies hilft dem Coach und Lernenden ihren Ansatz für das nächste Mal zu verbessern. Dann beginnt der Zyklus von neuem mit dem nächsten Soll-Zustand auf dem Weg der Herausforderung. Der nächste Zielzustand wird auf der Ist-Situation zu diesem Zeitpunkt basieren. Coaching-KATA 75

76 --- Schlussfolgerung--- MIT DER RICHTIGEN EINSTELLUNG KÖNNEN SIE EIN GUTER COACH SEIN Es bedarf ein wenig mehr als der Verinnerlichung der Routinen der Verbesserungs- KATA und der Coaching-KATA, um ein effektiver Coach zu werden. Für einen Coach ist es leicht, sich wichtig oder gar überlegen zu fühlen, aufgrund seiner Erfahrung und seines Wissenstands. Überprüfen Sie als Coach auf jeden Fall: Wie fühlen Sie sich, während Sie Coaching- Zyklen mit Lernenden durchführen.? Fühlen Sie sich als wären Sie in einer ehrwürdigen und einflussreichen Position ganz oben oder fühlen Sie sich wichtiger und fähiger als die anderen oder fühlen Sie sich als Teil eines größeren Teams, das zusammenarbeitet, um eine Herausforderung zu bewältigen? Idealerweise lehren Sie mit der Wahrnehmung, dass auch Sie lernen. Sie sind nicht an der Spitze, sondern genau wie jeder andere auf einem Weg. Und der Weg, auf dem Sie sich befinden, ist ein toller Weg! Coaching-KATA 76

77 TRAINIEREN SIE STÄNDIG IHRE COACHING- UND LEHRFÄHIGKEITEN! Jede Führungsperson ist ein Lehrer, der die nächste Generation entwickelt. Indem Sie das Muster der Coaching-KATA üben, entwickeln Sie für das Management Vorgehensweisen und Denkweisen, um die Zukunft voranzutreiben. Wenn Sie sich in Ihrer Organisation voran arbeiten, in Ihrer Organisation hoch oder zu einem anderen Unternehmen, nehmen Sie die Verbesserungs-Kata und die Coaching- Kata mit. Sobald sie einmal das Muster gelernt und es sich zur Gewohnheit gemacht haben, können diese in jedem Level angewendet werden. Coaching-KATA 70